Estimering af administrative omkostninger. Estimering af administrative omkostninger i forbindelse med udbetaling af et engangsbeløb til nuværende og tidligere lejere i Århus Kommune som led i afvikling af den oparbejdede overdækning. AffaldVarme Århus 18. februar 2009
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Baggrund og formål... 4 1.2 Analysens formål... 4 1.3 Dokumentets disponering... 5 1.4 Analysens usikkerheder... 5 1.5 Sammenfatning... 6 1.6 Datagrundlag... 8 2. AVÅ's estimat... 11 2.1 Deloittes vurdering af AVÅ's estimat... 13 3. Deloittes estimat... 17 3.1 Deloittes beregningsmetodik Activity Based Costing... 17 3.2 Gennemgang af forudsætninger... 19 4. Bilag... 31 4.1 Bilag 1: AVÅ's enhedsomkostninger... 31 4.2 Bilag 2: AVÅ's varmeregnskaber... 33 4.3 Bilag 3: Deloittes varmeregnskaber... 34 4.4 Bilag 4: Estimat efter ABC-modellen... 35 4.5 Bilag 5: Oversigt over interview... 38 4.6 Bilag 6: Deloittes estimat nr.2... 41 4.7 Bilag 7: Deloittes estimat nr.3... 42 4.8 Bilag 8: Deloittes estimat nr. 4a... 43 4.9 Bilag 9: Deloittes estimat nr. 4b... 44 4.10 Bilag 10: Usikkerheder i estimatet... 45
1. Indledning 1.1 Baggrund og formål Baggrunden for den udførte opgave er, at AffaldVarme Århus har akkumuleret en overdækning på 557 mio.kr. siden 2000. Administrativ praksis i sådanne sager er afvikling af overdækning gennem takstreduktioner. Aftale herom er indgået med Energitilsynet, og overdækningen er påbegyndt reduceret. Et flertal i Århus Byråd ønsker ud fra et retfærdighedsprincip at lade afviklingen ske gennem engangsudbetaling til de tidligere og nuværende kunder, der har bidraget til overdækningen. De administrative omkostninger ved udbetaling til de indirekte kunder er af AffaldVarme Århus mfl. vurderet til 200 mio.kr. - blandt andet fordi der skal genåbnes et meget stort antal regnskaber over for de indirekte kunder, og fordi en betydelig andel af sidstnævnte må forventes at være flyttet. Omkostningerne vil umiddelbart forventes at fragå den akkumulerede overdækning, så engangsudbetalingerne reduceres med ca. 200 mio.kr. Omkostningerne hidrører imidlertid især fra håndtering af indirekte kunder, hvilket rummer et vist konfliktpotentiale, for så vidt angår de direkte kunder, der muligvis vil anse disse omkostninger for uvedkommende. Omkostningernes størrelse skaber også en vis usikkerhed i forhold til, om de kan medregnes som omkostninger i varmeforsyningslovens forstand, så de enten fratrækkes overdækningen eller tillægges taksten fremadrettet. 1.2 Analysens formål Formålet med denne analyse er verificering af AffaldVarme Århus' estimat på knap 200 mio.kr. for afvikling af overdækning gennem engangsudbetalinger til nuværende og tidligere kunder. Estimatet på de knap 200 mio.kr. bygger på indsamlede oplysninger fra en arbejdsgruppe bestående af blandt andre almene boligforeninger og private ejerforeninger om de underliggende aktiviteter og udgifter herved.
1.3 Dokumentets disponering Dokumentet tilrettelagt således, at der indledningsvist tages udgangspunkt i AffaldVarme Århus' estimat på 198.520.000 kr. Igennem dokumentet vil dette beløb enten blive videreført eller justeret, efterhånden som forudsætningerne og beregningsmetodikken verificeres. Dette gøres for at illustrere, hvor der eventuelt er forskel mellem AffaldVarme Århus' estimat og Deloittes estimat. Dette dokument består ud over indledningen og sammenfatningen af 3 dele: I første del vurderer Deloitte AffaldVarme Århus estimering af de administrative omkostninger. Denne del afsluttes med de forhold ved AffaldVarme Århus' beregningsmetodik, som Deloitte vurderer værende uhensigtsmæssige. I anden del gennemgås Deloittes estimering, som baserer sig på metoden Activity Based Costing og på de dybdegående interview, som Deloitte har gennemført med udlejere. Denne del gennemgår trin for trin Deloittes estimat og afsluttes med Deloittes vurdering af niveauet for de administrative omkostninger i forbindelse med udbetaling af et engangsbeløb til nuværende og tidligere lejere i Århus Kommune. I den tredje del bilagene - er opsamlet de beregninger, der ligger til grund for analysens vurderinger. 1.4 Analysens usikkerheder Denne analyse af de administrative omkostninger i forbindelse med udbetaling af engangsbeløb til lejere har mundet ud i et estimat. Når der estimeres en administrativ omkostning, er det forbundet med en række usikkerheder. Estimatet er blevet til på baggrund af 20 dybdegående interviews med udlejere, administratorer og varmemålerfirmaer. Deres vurdering af de administrative omkostninger er foretaget med udgangspunkt i deres situation i oktober 2008. Usikkerhederne er grundlæggende, at data er tilvejebragt med udgangspunkt i en begrænset stikprøve, der herefter udbredes til at dække alle indirekte kunder i populationen. Usikkerhederne er håndteret på forskellige måder. For det første er der i dataindsamlingen lagt vægt på indsamling af tidsestimater på forholdsvist detaljeret niveau for at skabe et godt grundlag for kritisk og udtømmende drøftelse af de nødvendige aktiviteter og deres omkostninger. For det andet er de indsamlede data efterfølgende valideret i stikprøven, hvorved deltagere i undersøgelsen har haft
lejlighed til at gennemgå data endnu en gang og foretage korrektioner. For det tredje er der i de efterfølgende beregninger og opregninger generelt anvendt simple modsat vægtede gennemsnit for at udjævne betydelige forskelle mellem eksempelvis højeste og laveste estimat. For det fjerde er der generelt ikke angivet ét præcist estimat, men i stedet et interval for de forventede omkostninger baseret på de indsamlede data. Det afspejler, at datagrundlaget på den ene side giver et godt grundlag for opregning. På den anden side afspejler datagrundlaget også visse forskelle i tilrettelæggelsen af det administrative arbejde blandet med hensyn til graden af involvering af målerfirmaer; forskelle der ikke kan elimineres fuldstændig ud fra en stikprøve med 20 deltagere. I relation hertil skal det bemærkes, at der i relation til de største forskelle er gennemført efterfølgende telefoninterviews i et forsøg på at indsnævre forskellene. Analysens usikkerheder er beskrevet i bilag 10, hvor også konsekvenserne af disse usikkerheder samt deres håndtering er beskrevet. 1.5 Sammenfatning Deloitte har gennemgået AffaldVarme Århus' estimat af de administrative omkostninger i forbindelse med udbetaling af et engangsbeløb til nuværende og tidligere lejere i perioden 2003-2006 i Århus Kommune. AffaldVarme Århus estimerer disse administrative omkostninger til at være 198.520.000 kr. Deloitte vurderer, at dette estimat indeholder visse uhensigtsmæssigheder, der efter Deloittes vurdering overestimerer ressourceforbruget. Dette skyldes følgende forhold: 1. AffaldVarme Århus benytter én enhedsomkostning. Denne enhedsomkostning estimeres blandt andet med udgangspunkt i, at omkostninger til check, kopialier mv. varierer direkte med antal varmeregnskaber. 2. Enhedsomkostningen bygger på beregning af totale omkostninger ved en fiktiv adresse, herunder inklusivee fraflyttere. Fraflyttere indgår også i beregning af antal varmeregnskaber, der skal genåbnes. 3. AffaldVarme Århus anvender fraflyttere som cost driver til at estimere udgiften til varmemålerfirma. 4. AffaldVarme Århus antager, at der skal sagsbehandles 5 varmeregnskaber, når afregningsperioden ikke følger kalenderåret. Der skal efter Deloittes vurdering kun sagsbehandles 4 varmeregnskaber. 5. Ved beregning af antal varmeregnskaber, der skal gennemgås, er der taget udgangspunkt i, at fraflyttere genererer fle-
re varmeregnskaber på lige fod med almindelige lejemål. Det er Deloittes vurdering, at antallet af varmeregnskaber derved overestimeres. 6. Antallet af lejemål beror på en overordnet gennemgang af eksisterende data med hensyn til, hvor mange boliger der er beboet af ejer henholdsvis lejer. Deloitte har baseret på data fra Danmarks Statistik kunnet præcisere antallet af boliger. 7. Opgørelsen af lejemål tager ikke højde for udlejningsejendomme, der er blevet handlet i perioden, hvilket skaber et behov for yderligere sagsbehandling af tilbagebetalingen af varmepenge. Med udgangspunkt i AffaldVarme Århus' data og forudsætninger anvender Deloitte metoden Activity Based Costing til at estimere de administrative omkostninger. Med AffaldVarme Århus' data opstillet efter Activity Based Costing er de administrative omkostninger reduceret til knap 172 mio.kr. Deloitte justerer dernæst antallet af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles, til 4 i stedet for 5. Endvidere baseres de videre beregninger på en mere præcis opgørelse over antallet af lejemål i Århus Kommune samt antallet af handler, der ligesom flytninger medfører yderligere sagsbehandlinger. Dette giver en reduktion af de administrative omkostninger til knap 141 mio.kr. Deloitte har gennemført 20 dybdegående interviews med udlejere, hvorigennem der kan beregnes en gennemsnitlig timesats, fordelt på forskellige boligtyper. Disse timesatser anvendes i estimatet, hvilket i næste beregningstrin giver en reduktion af de administrative omkostninger til knap 113 mio.kr. Igennem interviewene med udlejerne er Deloitte blevet oplyst om en række mindre udgifter end dem, som AffaldVarme Århus regner med. Det drejer sig om anvendelsen af varmemålerfirmaer til udarbejdelse af varmeregnskaber, udgifter til søgning af fraflyttere samt udgifter til porto, kopier mv. Deloitte har fået en række forskellige udgiftsniveauer, hvilket gør, at der anvendes et højt og et lavt interval i dette estimat. Det skal understreges, at der særligt i relation til involveringen af varmemålerfirmaer er betydelig usikkerhed. Derfor har intervallet for omkostninger til varmemålerfirmaer et forholdsvist stort spænd. Med de nye forudsætninger inddraget, vurderer Deloitte, at udbetaling af engangsbeløb til nuværende og tidligere lejere i perioden 2003-2006 i Århus Kommune, samlet vil koste mellem ca. 73,7 mio.kr. og 90,7 mio.kr. i administrative omkostninger. Dette estimat er ikke ændret væsentligt i forhold til det, der den 17. november 2008 blev præsenteret for Teknisk Udvalg i Århus Kommune.
1.6 Datagrundlag Deloittes estimat er fremkommet på baggrund af udleveret materiale fra AffaldVarme Århus og på baggrund af interview foretaget med udlejere og administratorer. Deloitte har benyttet det udleverede materiale fra AffaldVarme Århus til at genskabe AffaldVarme Århus' estimat på de ca. 198 mio.kr., hvor forudsætninger og beregningerne er gennemgået. Interviewene bliver benyttet til at efterprøve, om de processer, tider og omkostninger, som AffaldVarme Århus baserer deres estimat på, er korrekte og i overensstemmelse med de reelle tider og omkostninger, som udlejerne har. 1.6.1 Udleveret materiale fra AffaldVarme Århus Deloitte har modtaget de anvendte Excel-regneark fra AffaldVarme Århus, der indeholder data, beregninger af enhedsomkostninger og antallet af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles. Endvidere har Deloitte modtaget de relevante byrådsindstillinger om varmesagen. Det drejer sig om: Byrådsindstilling + Bilag til d.18. september 2006 Byrådsindstilling + Bilag til d. 22. maj 2008 Ud fra disse materialer samt dialog med AffaldVarme Århus har Deloitte været i stand til at genskabe og vurdere AffaldVarme Århus' oprindelige estimat. 1.6.2 Interview Deloitte har gennemført 20 interviews med udlejere og administratorer i Århus Kommune. Disse er udvalgt efter et væsentlighedskriterium og et spredningskriterium: Væsentlighedskriteriet indebærer, at boligtyper med flest lejemål skal fylde mest i stikprøven. Dette indebærer, at der er udvalgt flest udlejere i kategorien almene boligforeninger og private udlejere. Spredningskriteriet indebærer, at både store og små udlejere skal være repræsenteret i stikprøven. For at tilstræbe et repræsentativt billede i stikprøven, der afspejler de forskellige udlejeres vilkår og professionalisme, er der gennemført interview med både store og mindre udlejere. Dette sker ud fra den antagelse, at der er forskel på professionaliseringsgraden, hvor mindre udlejere vil skulle bruge mere tid til sagsbehandlingen i forhold til større udlejere, og at de administrative omkostninger bliver højere.
Deloitte har på baggrund af en udleveret kundeliste fra AffaldVarme Århus kontaktet udlejere og administratorer med henblik på interview. Dette har ført til følgende fordeling af interviewede udlejere og administratorer: Tabel 1: Fordeling af interview Private udlejere 4 Almene boligforeninger 7 Ejerforeninger 3 Kollegier 1 Andelsforeninger 0 Offentlige institutioner 0 Administratorer 3 Varmemålerfirmaer 2 I alt 20 Disse 20 interviewede repræsenterer ca. 40% af de udlejede boliger i Århus Kommune, der forsynes med fjernvarme fra AffaldVarme Århus. Denne dækningsgrad er vist i nedenstående tabel. Tabel 2: Interviewenes dækningsgrad ift. antal lejemål i Århus Kommune Stikprøve 1 Population 2 fordeling i% Stikprøvens Populationens fordeling i% Private udlejere og administratorer 5.705 29.725 18,2 38,2 Almene boligforeninger 21.621 30.100 68,9 38,7 Ejerforeninger 59 6.798 0,2 8,7 Kollegier 3.996 4.200 12,7 5,4 Andelsforeninger 0 4.992 0,0 6,4 Offentlige institutioner 0 1.955 0,0 2,5 I alt 31.381 77.769 100 100 1 antal lejemål, der er repræsenteret gennem stikprøvens udlejere 2 antal lejemål i Århus Kommune, der forsynes med fjernvarme fra AffaldVarme Århus Stikprøven kan ikke siges at være statistik repræsentativ i forhold til populationen. Der er en overrepræsentation af de almene boliger, og en underrepræsentation af private udlejere. Det har ikke været muligt på grund af den komprimerede undersøgelsesperiode at få flere private udlejere til at deltage i interview trods gentagne forsøg. Det er lagt til grund, at offentlige institutioner, der fylder meget lidt i populationen, har en omkostningsstruktur svarende til de almene boligforeninger. Det er endvidere lagt til grund, at andelsforeninger har en omkostningsstruktur svarende de private ejerforeninger. Det er ikke vurderingen, at der herved sker en systematisk skævvridning af data.
Det er Deloittes vurdering, at interviewene er et anvendeligt og værdifuldt input til at verificere AffaldVarme Århus' oprindelige estimat. Inden interviewene sendte Deloitte et brev, der beskrev formålet med interviewet samt hvilke typer af oplysninger og dokumenter, Deloitte gerne ville have indsigt i. Endvidere blev der forespurgt, om udlejerne ville gennemgå konkrete sagsbehandlinger for at få indblik i de processer, som sagsbehandlingen skal igennem, og hvor lang tid sagsbehandlingen vil tage. Interviewene foregik alle hos udlejerne med udgangspunkt i en procesbeskrivelse for sagsbehandlingen, og en interviewguide med opfølgende spørgsmål. Deloitte fremlagde procesbeskrivelsen og bad udlejerne om at 1) kvalificere denne med flere eller færre procestrin og 2) angive tidsestimater på hver procestrin. Hvor udlejerne har haft svært ved at sætte præcise tidsangivelser, har de i stedet angivet intervaller. Den generiske procesbeskrivelse er vedlagt som bilag 5. Interviewene tog ca. 2 timer pr. udlejer, hvor udlejerne beredvilligt svarede på spørgsmålene og kvalificerede den oprindelige viden om sagsbehandlingen. Udlejerne blev tilbudt et vederlag for deltagelse i interviewet, hvilket 16 af de 20 interviewede tog imod. Efter interviewene behandlede Deloitte svarene og beregnede en timesats baseret på det oplyste tidsforbrug og den oplyste timeløn, som udlejerne vil tage for at løse opgaven. De enkelte svar og timesatser blev derefter sendt til bekræftelse hos de 20 udlejere. Alle 20 udlejere svarede tilbage nogle med mindre justeringer og bekræftede svarene og de estimerede timesatser. Ud fra disse interview har Deloitte været i stand til at nuancere og justere AffaldVarme Århus' oprindelige estimat.
2. AVÅ's estimat I det følgende gennemgås AffaldVarme Århus' metodik til at beregne de administrative omkostninger. Derefter giver Deloitte en vurdering af denne beregningsmetodik efterfulgt af Deloittes estimering af de samlede administrative omkostninger. AffaldVarme Århus' estimat består grundlæggende af enhedsomkostninger, der ganges med det antal varmeregnskaber, der skal genåbnes og sagsbehandles for hver boligtype. I overblik ser det således ud: AffaldVarme Århus' beregningsmetodik Antal varmeregnskaber benyttes som cost driver til at estimere omkostningerne ifm. sagsbehandlingen. Sagsbehandlingen af varmeregnskaber foretages for at beregne varmeforbruget og det beløb, som skal betales tilbage. For at finde antallet af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles, findes først antallet af lejemål. Antallet af lejemål korrigeres for flyttefrekvens. Da denne analyse kun estimerer de administrative omkostninger ved de indirekte kunder - dvs. lejere - fratrækkes det antal, der har et direkte afregningsforhold med Fjernvarme Århus. AffaldVarme Århus ganger derefter antallet af lejemål med 5, svarende til det antal varmeregnskaber, der forventes genåbnet med skæv afregningsperiode, og med 3 svarende til det antal varmeregnskaber, der skal genåbnes med afregningsperioden svarende til kalenderåret. Enhedsomkostninger antal varmeregnskaber = Samlede administrative omkostninger AffaldVarme Århus estimerer enhedsomkostningerne til de private udlejere til gennemsnitlig 650 kr. pr. lejemål og enhedsomkostningerne til almene udlejere til gennemsnitlig 200 kr. pr. lejemål. Metoden, hvorpå AffaldVarme Århus fremkommer til disse enhedsomkostninger, fremgår af bilag 1. AffaldVarme Århus' beregningsmetodik med enhedsomkostninger 650 kr. antal varmeregnskaber = Samlede administrative omkostninger 200 kr. antal varmeregnskaber = Samlede administrative omkostninger
AffaldVarme Århus forudsætter, at der skal åbnes 5 varmeregnskaber, hvor varmeregnskaberne ikke følger kalenderåret. Derved lægges til grund, at der skal genåbnes varmeregnskaber for perioder udover kalenderårene 2004, 2005 og 2006. Antallet af varmeregnskaber estimeres for hver boligtype. AffaldVarme Århus estimerer, at der skal åbnes følgende antal varmeregnskaber: Tabel 3: AffaldVarme Århus' estimering af antal varmeregnskaber, der skal sagsbehandles Boligtype: Antal varmeregnskaber, der skal sagsbehandles Almene boligforeninger 167.294 Kollegie- og ungdomsboliger 30.435 Offentlige institutioner 12.226 Private udlejere + erhverv 125.849 Private ejerforeninger (ejerlejligheder) 87.214 Private andelsboligforeninger 27.752 I alt 450.770 Metoden hvortil AffaldVarme Århus fremkommer til dette antal varmeregnskaber fremgår af bilag 2. Disse varmeregnkaber er den faktor, der driver omkostningen, en såkaldt cost driver. Denne cost driver ganges på enhedsomkostningerne, hvorved de samlede omkostninger fremkommer. Tabel 4: AffaldVarme Århus' beregningsmetodik med enhedsomkostninger og varmeregnskaber Enheds omkostning Antal varmeregnskaber Samlede omkostninger Private udlejere: Private ejerforeninger Private andelsboliger Almene boligforeninger Kollegie- og ungdomsboliger Offentlige institutioner I alt 650 kr. 125.849 = 81.802.158 kr. 650 kr. 87.214 = 56.688.839 kr. 650 kr. 27.752 = 18.038.715 kr. 200 kr. 167.294 = 33.458.721 kr. 200 kr. 30.435 = 6.086.922 kr. 200 kr. 12.226 = 2.445.118 kr. 198.520.473 kr.
AffaldVarme Århus estimerer således, at de samlede administrative omkostninger i forbindelse med udbetaling af engangsbeløb til lejere vil være: 198.520.464 kr. 2.1 Deloittes vurdering af AVÅ's estimat Det er Deloittes vurdering, at estimatet kan angives mere præcist ved hjælp af mere nuancerede enhedsomkostninger og cost drivers. Der er flere grunde til, at estimatet kan angives mere præcist. 1 Enhedsomkostningen estimeres blandt andet med udgangspunkt i, at omkostninger til check, kopialier mv. varierer direkte med antal varmeregnskaber. Det vurderes ikke at være tilfældet. Omkostninger til check, kopialier mv. vurderes i stedet at variere med antallet af personer, der skal modtage et beløb og ikke med antal varmeregnskaber, der skal åbnes. Med udgangspunkt i antal varmeregnskaber, overestimeres denne omkostningstypes andel af enhedsomkostningen betydeligt. Enhedsomkostningen bygger på beregning af totale omkostninger ved en fiktiv adresse, herunder inklusivee fraflyttere. 2 Fraflyttere indgår også i beregning af antal varmeregnskaber, der skal genåbnes Det vurderes, at flyttefrekvens dermed 'medtages to gange'. Flyttefrekvens indgår i den oprindelige beregning af enhedsomkostninger, idet de totale omkostninger ved den enkelte adresse - herunder inklusivee 2 fraflyttere - fordeles på antal lejemål og ikke antal beboere, herunder fraflyttere. Dernæst identificeres antal varmeregnskaber med udgangspunkt i antal lejemål, herunder justeret som følge af flyttefrekvens. Dette sidste trin i kombination med beregning af enhedsomkostninger ud fra antal lejemål inklusivee fraflyttede betyder, at flytninger medregnes to gange. 3 Udgiften til varmemålerfirmaer bygger på et estimat, hvor også fraflyttere indgår som cost driver. Det vurderes, at dette estimat bør nuanceres af flere grunde, da en antagelse om 250 kr. pr. lejemål på tværs af lejemål overestimerer den reelle omkostning. For det første har de enkelte direkte kunder generelt datagrundlaget fra varmemålerfirmaerne i analogt format, således at varmemålerfirmaet ikke nødvendigvis skal involveres. For det andet er der direkte kunder, hvor aktiviteterne forbundet med tilbagebetaling kan forventes delt mellem den direkte kunde og varmemålerfirmaet, så omkostningen til varmemålerfirma nok stiger, men modsvares af et lavere tidsforbrug hos den direkte kunde.
4 Ved de varmeregnskaber, der ikke følger kalenderåret, estimeres der med, at der skal åbnes 5 varmeregnskaber for årene 2003, 2004, 2005, 2006 og 2007 Det vurderes ikke at være tilfældet, da varmeregnskaberne er overlappende mellem årene, og da der derfor kun skal åbnes 4 varmeregnskaber. For at beregne forbruget og tilgodehavendet for 2004-2006, skal der kun åbnes varmeregnskaber for følgende perioder: 2003/04, 2004/05, 2005/06 og 2006/07. 5 Ved estimering af antal af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles, anvendes fraflyttere også som cost driver på lige fod med antallet af lejemål Det vurderes ikke at være korrekt, da en fraflytning ikke i sig selv skaber et nyt varmeregnskab, da antallet af varmeregnskaber er konstant 4 varmeregnskaber pr. lejemål i perioden 2004 og til 2006 ved en skæv afregningsperiode. Ved at inddrage fraflyttere overestimeres antallet af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles. 6 Estimering af antal lejemål beror på antagelser af, hvor mange boliger der er hhv. beboet af ejer eller er lejet ud Den anvendte opgørelse vurderes ikke at være tilstrækkelig pålidelig til at estimere antallet af varmeregnskaber. For at finde antallet af varmeregnskaber, der skal sagsbehandles, findes først antallet af lejemål. AffaldVarme Århus data om antal lejemål stammer fra Århus Kommunes Statistiske Årbog 2007 under: Bolig Bygningsanvendelse Boligforhold. Tallene er fra 1. januar 2006. 146.259. Tabel 5: AffaldVarme Århus opgørelse af antal boliger i Århus Kommune Stue- og Parcelhuse Række-, kæde og dobb.huse Andre boliger Etageboliger Døgninstitutioner Sommerhuse Boliger i alt Kollegier Ejerforhold Privatpersoner inkl. I/S 36.619 7.945 12.590 11 287 3 512 57.967 Almene boligselskaber 308 7.634 32.437 1.847 7 1 1 42.235 A/S, ApS og andre selskaber 308 558 8.150 123 116 1 1 9.257 Private andelsboligforeninger 145 3.261 3.281-10 - 1 6.698 Offentlige institutioner 130 521 1.352 512 28 578 2 3.123 Ejerlejligheder 122 2.258 18.619 101 63 105 8 21.276 Andet el. uoplyst 184 252 2.095 3.042 56 71 3 5.703 Samtlige boliger i alt 37.816 22.429 78.524 5.636 567 759 528 146.259
Denne oversigt opdeler samtlige boliger i Århus Kommune efter hvem, der ejer boligen, og hvilken boligtype der er tale om. Denne oversigt mangler dog information om, hvorvidt boligen bebos af ejeren selv eller af lejer. Da det er nødvendigt at identificere antal lejere, foretager AffaldVarme Århus en egen opdeling af privatejede boliger, der henholdsvis bebos af ejeren selv og lejes ud. Dette indebærer, at AffaldVarme Århus antager, at de 21.276 ejerlejligheder bebos af ejeren selv og repræsenteres af en ejerforening. Endvidere antages det, at de 12.888 boliger, der ejes af privatpersoner, er udlejet (summen af de tre værdier, der i tabel 5 er markeret med grøn farve). Disse antagelser og opdeling har Deloitte ikke kunnet genskabe, hvorfor Deloitte har bestilt et særtræk af Danmarks Statistik, der opdeler boliger i Århus Kommune efter boligkategori, ejerforhold og udlejningsforhold. Tabel 6: Danmarks Statistiks opgørelse af antal boliger i Århus Kommune Stuehuse og parcelhuse Række-, kæde, og dobb.huse Kollegier Andre boliger Etageboliger Døgninstitutioner Sommerhuse Boliger i alt Ejerforhold Øvrige ejerboliger 34.788 7.268 745 0 34 0 76 42.911 Private lejeboliger 1.433 2.103 29.970 2.832 293 117 277 37.025 Almene boligselskab 308 7.634 32.437 1.847 7 1 5 42.239 Private andelsboligforeninger 145 3.260 3.281 0 10 0 3 6.699 Offentlige institutioner 130 521 1.352 512 28 578 14 3.135 Ejerlejligheder 106 1.401 7.606 3 3 0 3 9.122 Øvrige og uoplyst 691 280 3.347 442 100 63 64 4.987 Samtlige bolig i alt 37.601 22.467 78.738 5.636 475 759 442 146.118 Denne tabel giver efter Deloittes vurdering en mere valid opgørelse over antallet af lejeboliger i Århus Kommune. Tabellen adskiller sig fra AffaldVarme Århus' opgørelse blandt private, hvor der er væsentlige færre ejerlejligheder, der bebos af ejeren, men væsentlige flere private lejeboliger. I tabel 5 opgøres antallet af ejerlejligheder til at være 21.276, hvor tabel 6 viser, at det kun er 9.122, der både ejer og bor i ejerlejligheden. Den resterende del 12.154 er således lejet ud. Samlet er det dog Deloittes vurdering, at denne præcisering har begrænset betydning for det opregnede estimat. 7 Opgørelsen af lejemål tager ikke højde for, at private ejendomme handles med yderligere sagsbehandlinger til følge. I perioden 2004-2006 er der handlet en del private ejendomme samt forretnings- og fabriksejendomme, der lejes ud. Deloitte har bestilt et særtræk ved Danmarks Statistik, der opgør, hvor mange
private etageboliger, fabrikker og forretningsbygninger, der er blevet handlet i 2004-2006. Udfra denne opgørelse udregnes der en handelsprocent, der benyttes som estimat for det ekstra antal sagsbehandlinger, der skal gennemføres som følge af handler med private etageboliger samt fabriksog forretningsbygninger. Tabel 7: Antal private etageboliger og forretningsbygninger samt antal handler 2004 2005 2006 Gennemsnit Etageboligbebyggelse 6.031 6.128 6.174 6.111 Anden helårsbeboelse 290 75 85 150 Fabrikker, værksteder o.l. 1.842 1.838 1.812 1.830 Kontor, handel, lager, mv. 3.241 3.281 3.286 3.269 Samlet antal 11.404 11.322 11.357 11.361 Antal handler i alt 413 617 485 505 Handelsprocent 3,62% 5,45% 4,27% 4,44% Kilde: Danmarks Statistikbank samt særkørsel fra Danmarks Statistik Deloitte vurderer således, at der skal foretages gennemsnitligt 4,44% flere sagsbehandlinger af varmeregnskaber på grund af handler med private etageboliger, fabrikker og forretningsbygninger. Ovenstående 7 punkter afspejler, at der er mulighed for i højere grad at tage højde for de forskellige omkostningstypers forskellige variabilitet for derigennem at sikre et mere præcist estimat. Omkostningerne varierer således med antal lejemål, antal varmeregnskaber, der skal sagsbehandles samt antallet af fraflyttere, hvor disses nuværende adresse skal findes.
3. Deloittes estimat Deloitte vurderer, at der gennem anvendelse af flere enhedsomkostninger og forskellige cost drivers er god mulighed for at tilvejebringe et estimat for de samlede omkostninger, der er mere retvisende. Deloitte foreslår således, at beregningen deles mere specifikt op efter principperne i Activity Based Costing-modellen (ABCmodellen). 3.1 Deloittes beregningsmetodik Activity Based Costing Activity Based Costing (ABC) er et princip til beregning af enhedsomkostninger for specifikke produkter, services og ydelser. Gennem anvendelsen af principperne i en ABC-analyse, fremkommer en opgørelse, hvor servicer og ydelser er relateret til processens aktiviteter og disse afledte ressourceforbrug. ABC-analysen benyttes således til at nedbryde AffaldVarme Århus' estimat i flere aktiviteter, der hver har en afledt omkostning. Det indebærer, at aktiviteterne specificeres og kobles til omkostningerne for at kunne gennemføre udregning af tilgodehavendet, finde personen og udbetale tilgodehavendet. Det er således aktiviteterne, der driver omkostninger, hvor antallet af lejemål og antallet af fraflyttere samt antal varmeregnskaber anvendes som cost driver. I nedenstående tabel gives en oversigt over de anvendte cost drivers og udgifter dertil. Tabel 8: De anvendte cost drivers i Deloittes analyse Aktivitet Cost driver Udgift Sagsbehandling af varmeregnskaber Sagsbehandling vedr. fraflyttere Antal varmeregnskaber der skal sagsbehandles Antal fraflyttere i 3 år, udregnet efter en flyttefrekvens, opgjort pr. udlejertype Timesats (inkl. pension, ATP mv.) pr. udlejertype forbrugt tid pr. sagsbehandling Timesats (inkl. pension, ATP mv.) pr. udlejertype forbrugt tid pr. sagsbehandling Udgift til varmemålerfirmaer Antal lejemål i Århus Kommune, opgjort pr. udlejertype Gennemsnitlig takst udregnet ud fra Techam og Brunatas takster 250 kr. CPR-søgning fraflytter af Antal fraflyttere i 5 år, udregnet efter en flyttefrekvens, opgjort pr. udlejertype. Der ganges med fraflyttere for 5 år, da der foruden en CPRsøgning for 2004, 2005 og 2006, også skal laves CPRsøgning for 2007 og 2008. Udgift pr. CPR-søgning på 52 kr.
Porto, kopier mv. Antal lejemål pr. ejerkategori + fraflyttere i 3 år i denne ejerkategori Udgift til porto, kopier, konvolutter på i alt 25 kr. For at illustrere forskellen i AffaldVarme Århus' beregningsmetodik og Deloittes anvendelse af ABC-analysen vises et eksempel i nedenstående tabel. I nedenstående tabel er vist, hvordan de samlede udgifter for de private udlejere vil være ved ABC-modellen i forhold til den metodik, som AffaldVarme Århus benytter. I denne tabel er der ikke ændret i forudsætninger, men kun opdelingen er anderledes. Tabel 10: Estimering af administrative omkostninger for private udlejere efter ABC-tilgangen Udgift til sagsbehandling vedr. varmeregnskaber (antal varmeregnskaber der skal sagsbehandles) Udgift til sagsbehandling vedr. fraflyttere (antal fraflyttere i 3 år med en flyttefrekvens på 15%) Udgift til varmemålerfirmaer (antal private lejemål i Århus Kommune) Udgifter til CPR-søgning af fraflyttere (antal fraflyttere i 5 år med en flyttefrekvens på 15%) Udgifter til porto, kopi mv. (antal lejemål + fraflyttere i 3 år) Deloitte Antal Omkostning I alt 125.851 350 kr. 1) = 44.047.850 kr. 8.280 350 kr. = 2.898.000 kr. 63.473 250 kr. = 15.868.270 kr. 13.800 2) 52 kr. = 717.600 kr. 26.678 25 kr. = 706.950 kr. AffaldVarme Århus 125.851 650 kr. I alt 64.238.670 kr. 81.803.150 kr. 1 De 350 kr. fremkommer ved, at der for AffaldVarme Århus påregnes en timepris på 700 kr. og et tidsforbrug på 0,5 time. 2) Der ganges med fraflyttere for 5 år, da der foruden en CPR-søgning for 2004, 2005 og 2006, også skal laves CPRsøgning for 2007 og 2008. Af ovenstående tabel ses en stor difference mellem AffaldVarme Århus' estimat og Deloittes estimat for de private udlejere. Der er udregnes lignende estimat for de øvrige udlejertyper: Private ejerforeninger Private andelsboligforeninger Almene boligselskaber Offentlige institutioner Kollegie- og ungdomsboliger
Disse estimater ligger i bilag 4. Når ABC-modellen anvendes på de øvrige boligkategorier, giver det følgende forskelle. Tabel 11: Forskel mellem AffaldVarme Århus og Deloitte Nr. 1 ABC med Udgangspunkt i AffaldVarme Århus' forudsætninger Udlejere Private udlejere (inkl. erhverv) Private andelsboligforeninger AffaldVarme Århus 81.802.158 18.038.715 Deloitte ABC-modellen 65.463.547 15.523.922 Private ejerforeninger 56.688.830 47.142.833 Almene boligforeninger Offentlige institutioner Kollegie- og ungdomsboliger 33.458.721 2.445.118 6.086.922 35.264.195 6.477.849 2.045.561 I alt 198.520.473 171.917.906 Ovenstående tabel viser, at anvendelse af ABC giver et i dette tilfælde lavere og også mere retvisende billede af omkostningerne i kraft af differentierede enhedsomkostninger og cost drivers. Forskellen mellem de to metoder giver således en forskel på 26,6 mio.kr. 3.2 Gennemgang af forudsætninger Deloitte har gennemgået AffaldVarme Århus' forudsætninger for beregning af estimatet. Disse forudsætninger er: Antal varmeregnskaber, der skal sagsbehandles Timesatsen hos de forskellige udlejere Anvendelsen af varmemålerfirmaer Udgifter til søgning af fraflytteres adresse Udgifter til porto, kopier, konvolutter mv. De to første forudsætninger behandles særskilt, da de har stor indflydelse på det samlede omkostningsestimat. De sidste 3 forudsætninger behandles under ét, da der anvendes intervaller for estimering af disse udgifter.
3.2.1 Antal varmeregnskaber der skal sagsbehandles Antallet af varmeregnskaber bruges som cost driver til at estimere omkostningerne i forbindelse med sagsbehandling for at kunne udregne det beløb, som skal betales tilbage til lejeren. AffaldVarme Århus har beregnet, at der skal sagsbehandles 5 varmeregnskaber ved de lejemål, hvis varmeafregning ikke følger kalenderåret. Deloitte vurderer, med baggrund i dybdegående interviews med udlejere, at der kun skal sagsbehandles 4 varmeregnskaber ved de lejemål, hvis varmeafregning ikke følger kalenderåret. Endvidere vurderer Deloitte, at særkørsel fra Danmarks Statistik kan sikre et mere retvisende billede af antallet af lejemål, der som cost driver er kritisk for det opregnede estimat. Deloitte indregner ikke fraflytter på lige fod med antal lejemål, således som AffaldVarme Århus gør det. Det er Deloittes vurdering, at en fraflytning ikke i sig selv skaber et nyt varmeregnskab, da antallet af varmeregnskaber er konstant på 4 varmeregnskaber pr. lejemål i perioden 2004 og til 2006 ved skæve afregningsperioder. Dette giver følgende forskelle i antallet af varmeregnskaber: Tabel 12: Forskel i estimering af varmeregnskaber der skal sagsbehandles Oprindeligt estimat - 5 varmeregnskaber Deloittes nr. 1-4 varmeregnskaber Deloittes nr. 2-4 varmeregnskaber - uden fraflyttere Deloittes nr. 3-4 varmeregnskaber - uden fraflyttere - ny population - ekstra pga. handler Almene 167.294 144.594 117.992 117.992 boligforeninger Kollegie- og ungdomsboliger 30.435 28.860 16.464 16.464 Offentlige 12.226 11.074 7.662 7.662 institutioner Private udlejere + erhverv 125.849 105.644 88.680 131.789 Private 87.214 75.380 61.455 26.647 ejerforeninger Private andelsboligforeninger 27.752 23.986 19.569 19.569 I alt 450.770 389.538 311.822 320.123 Af tabellen ses, at antallet af varmeregnskaber gradvis reduceres som følge af færre varmeregnskaber pr. lejemål, og at fraflyttere ikke inddrages. Når der indregnes en ny population i form af antal lejemål, sker der en forskydning mellem boligkategorierne, hvor der bliver flere i kategorien private udlejere og erhverv, mens der bliver færre i kategorien private ejerforeninger, som repræsenterer ejerboliger.
Endvidere er der kommet flere sagsbehandlinger på grund af handler med etageboliger og forretningsejendomme. Når det ændrede antal varmeregnskaber uden fraflyttere, ny population og ekstra sagsbehandlinger pga. handler indregnes, giver det endnu en reduktion i estimatet, hvilket fremgår af nedenstående tabel. Tabel 13: Forskel mellem AffaldVarme Århus og Deloitte Nr. 2 - udgangspunkt i 4 varmeregnskaber, ny population og ekstra pga. handler AffaldVarme Århus Deloitte - ABC-modellen Deloitte - ABC-modellen - 4 varmeregnskaber - ekstra pga. handler - ny population Private udlejere (inkl. erhverv) 81.802.158 65.463.547 78.933.455 Private andelsboligforeninger 18.038.715 15.523.922 12.312.760 Private ejerforeninge 56.688.830 47.142.833 16.771.960 Almene boligforeninger 33.458.721 35.264.195 26.148.718 Offentlige institutioner 2.445.118 6.477.849 2.058.163 Kollegie- og ungdomsboliger 6.086.922 2.045.561 5.498.345 I alt 198.520.473 171.917.906 141.723.400 Med det ændrede antal varmeregnskaber og ny population indregnet i ABC-modellen giver det endnu en reduktion i estimatet, hvor forskellen bliver 56,8 mio.kr. 3.2.2 Timesatsen hos udlejerne Deloitte har estimeret, hvad udlejernes timesats er for at udføre det administrative arbejde med at udregne og udbetale tilgodehavende samt finde fraflyttere. Timesatsen er timelønnen gange det forbrugte tid i forbindelse med sagsbehandlingen: I afsnit 2 og i bilag 1 fremgår AffaldVarme Århus' estimering af enhedsomkostningerne til private og almene udlejere på hhv. gennemsnitligt 650 kr. pr. lejemål og 200 kr. pr. lejemål. Disse estimater har Deloitte efterprøvet igennem 20 dybdegående interviews med udlejere samt efterfølgende telefoninterview for at indhente nye informationer.
Interviewene foregik hos udlejerne og havde til formål at gennemgå arbejdsgangen trin for trin med beregning af tilgodehavendet, finde lejere og udbetale tilgodehavendet. Igennem disse dybdegående interviews satte udlejerne tid på de enkelte procestrin, som er vist i nedenstående figur. Ved halvdelen af interviewene gennemgik udlejerne en konkret sagsbehandling, som der blev taget tid på, for at kunne efterprøve og eventuelt korrigere tidsangivelserne. Figur 1 Proces for sagsbehandling Nr. Procestrin 1 Modtage beløb fra AffaldVarme Århus 2 Bogføre beløb 3 Fremfinde fordelingsregnskab 4 Indtaste fordelingsregnskab 5 Beregne tilgodehavende 6 Finde beboernes adresse 7 Kontrol og afstemning 8 Sende brev og tilgodehavende 9 Telefonisk kontakt Eventuelt udført af varmemålerfirma Endvidere blev udlejerne bedt om at fremkomme med timelønnen for den person, der skal udføre sagsbehandlingen. Der blev både spurgt til timeløn og eventuelt takst for overarbejde, der forventes aktualiseret i størstedelen af tilfældene. Såfremt udlejerne ikke skønnede at have tilstrækkelig kapacitet, angav de i stedet omkostningerne ved ekstern sagsbehandling, der således i nogle tilfælde optræder i beregningerne. Udlejerne blev ligeledes anmodet om at angive det honorar, de vil tage sig betalt for at foretage sagsbehandlingen, såfremt dette i interviews viser sig at adskille sig fra det rene omkostningsestimat. Der har primært vist sig en forskel mellem omkostninger og honorar for de kommercielle aktører. I bilag 5 er tallene fra disse interviews udspecificeret. Deloitte har ud fra disse interviews udregnet timesatser for hver udlejer. Denne udregning er efterfølgende sendt til hver interviewet udlejer for en bekræftelse. Timesatserne er vist i nedenstående søljediagram, figur 1:
Som det fremgår af søljediagrammet, er der stor forskel på udlejernes timesatser - også inden for de enkelte boligtyper. Der er to outliers i den høje ende på hhv. 500 kr. og 400 kr. samt en outlier i den lave ende på 25 kr. Deloitte udregner derefter et simpelt gennemsnit af timesatserne fordelt på boligtype. Private udlejere Private ejerforeninger Almene boligforeninger Kollegier Det simple gennemsnit er anvendt i stedet for et vægtet gennemsnit, fordi omkostningsstrukturerne må forventes at være forholdsvis forskellige og for at undgå underestimering af de samlede omkostninger i populationen. Private andelsboliger og offentlige institutioner er ikke repræsenteret i stikprøven pga. deres lille antal. I stedet anvendes timesatsen for private ejerforeninger til private andelsboligforeninger og timesatsen for almene boligforeninger anvendes til offentlige institutioner. Dette giver følgende gennemsnitlige timesatser: Tabel 13: Gennemsnitlige timesatser Boligtype Timesats i kr. Private udlejere 256 Private andelsboligforeninger 171 Private ejerboligforeninger 171 Almene boligforeninger 67 Offentlige institutioner 67 Kollegie- og ungdomsboliger 217
Med disse nye timesatser reduceres estimatet, hvilket fremgår af nedenstående tabel. Tabel 14: Forskel mellem AffaldVarme Århus og Deloitte Nr. 3 - udgangspunkt i 4 varmeregnskaber, ny population og ekstra pga. handler og nye timesatser Private udlejere (inkl. erhverv) Private andelsboligforeninger Private ejerforeninger Almene boligforeninger Offentlige institutioner Kollegie- og ungdomsboliger AffaldVarme Århus Deloitte - ABC-modellen Deloitte - ABC-modellen - 4 varmeregnskaber - ekstra pga. handler - ny population Deloitte - ABC-modellen - 4 varmeregnskaber - ekstra pga. handler - ny population - nye timesatser 81.802.158 65.463.547 78.933.455 54.791.816 18.038.715 15.523.922 12.312.760 6.988.217 56.688.830 47.142.833 16.771.960 9.515.826 33.458.721 35.264.195 26.148.718 30.150.806 2.445.118 6.477.849 2.058.163 8.972.200 6.086.922 2.045.561 5.498.345 2.370.037 I alt 198.520.473 171.917.906 141.723.401 112.788.902 Med de nye timesatser indregnet giver det endnu en reduktion i estimatet, hvor forskellen bliver ca. 85 mio.kr. 3.2.3 Dokumentation af udregning af tilgodehavende I ovenstående estimat af timesatser, er der ud fra oplysninger fra de dybdegående interviews - indregnet tid til udarbejdelse af dokumentation for, hvordan beregning af tilgodehavendet er foretaget. Denne dokumentation vil fremgår som en del af et bilag eller udvidet følgebrev. Den vil først og fremmest omfatte oprindeligt betalt beløb, oprindeligt forbrug, den reducerede takst, revideret beløb til betaling samt tilgodehavende. Efter interviewenes gennemførelse har de almene boligforeninger, via en arbejdsgruppe med deltagelse af AffaldVarme Århus, meddelt, at de agter at udarbejde et egentlig varmeregnskab for 2004, 2005 og 2006. Begrundelsen for at udarbejde 3 varmeregnskaber er, at det vurderes at sikre den bedst mulige dokumentation i tilfælde af uoverensstemmelser om tilgodehavendet. Det er Deloittes umiddelbare vurdering 1, at der ikke i lovgivningen er stillet krav om, at der skal udarbejdes nye varmeregnskaber. For- 1 med udgangspunkt i lejeloven (lbk. 188 af 27.02.2007), kapitel VII., specielt reglerne om efterbetaling 41-45, samt cirkulæret om lejeloven (cirkulære 213 af 04.12.1979)
holdet kan berigtiges ved skriftlig meddelelse. Det er således ikke et lovkrav, at der skal udarbejdes nye varmeregnskaber. For leverancer til private udlejere, er varmeforsyningens pligt ophørt ved tilbagebetaling med specifikation til udlejer, der herefter omfattes af reglerne om varmeregnskaber. For kommunens egne lejere kan kommunen nøjes med at fremsende skriftlig meddelelse med specifikation af betalingen til de enkelte lejere. Når der ikke er et formelt og lovmæssigt krav om udarbejdelse af nye varmeregnskaber i forbindelse med udbetaling af tilgodehavender, kan boligforeningernes ønske om at udarbejde egentlige varmeregnskaber ses som ikke strengt nødvendig. Det kommer til udtryk ved, at det tidsmæssigt vil tage lidt længere tid at udarbejde egentlige varmeregnskaber i forhold til ét udvidet følgebrev. Det vil påvirke timesatsen og det samlede estimat for almene boligforeninger. For at kunne estimere, hvor stor denne påvirkning er, er det nødvendigt at gennemgå, hvad der indholdsmæssigt og procesmæssigt adskiller et varmeregnskab fra et udvidet følgebrev eller berigtigelse. Det er Deloittes vurdering baseret på interview, at de almene boligforeninger selv vil stå for beregningen af tilgodehavender på baggrund af eksisterende varmeregnskaber for 2004, 2005 og 2006, som de almene boligforeninger i forvejen har. Det vil således ikke være nødvendigt at inddrage varmemålerfirmaer yderligere i den henseende. Deloitte har foretaget et estimat, der indebærer udarbejdelsen af et udvidet følgebrev, hvori beregningen af tilgodehavendet er udspecificeret. I nedenstående tabel er oplistet, hvad et udvidet følgebrev forventes at indeholde baseret på interviews. Ligeledes i nedenstående tabel er oplistet, hvad et varmeregnskab indeholder. Listen er opstillet på baggrund af udleverede varmeregnskaber fra almene boligforeninger. Tabel 15: Forskelle mellem udvidet følgebrev og 3 varmeregnskaber Udvidet 3 varmefølgebrev regnskaber Navn Adresse Måler nr. Regnskabsperiode 1 - samlet for 2004, 2005 og 2006 3 - opgjort for hhv. 2004, 2005 og 2006 Ejendomsnummer Afdelingsnummer Lejlighedsnummer
Specifikation af lejerens udgifter Energi til varmt vand Faste andele - haneandele og pris pr. andel Målere - målerenheder og pris pr. andel Opvarmning Faste andele - haneandele og pris pr. andel Målere - målerenheder og pris pr. andel Lejerens indbetalte beløb Beregning af lejerens tilgodehavende Specifikation af ejendommens samlede udgifter Energi til varmt vand Faste andele - haneandele og pris pr. andel Målere - målerenheder og pris pr. andel Opvarmning Faste andele - haneandele og pris pr. andel Målere - målerenheder og pris pr. andel Lejerens udgift pr. m 2 Ejendommens gennemsnitlige udgift pr. m 2 Metode til afregning af tilgodehavende Ejernes eller administrators navn Tabellen overfor illustrerer, at det udvidede følgebrev forventes at omfatte størstedelen af de informationer, der indgår i et egentligt varmeregnskab for perioden, idet følgebrevet dog primært rummer informationer vedrørende det enkelte lejemål. De 3 genskabte varmeregnskaber vil indeholde 3 separate beregninger og specifikationer, hvor der også vil være informationer om ejendommens samlede forbrug. Der er således begrænsede indholdsmæssige afvigelser mellem et udvidet følgebrev og 3 varmeregnskaber. Rent arbejdsmæssigt er det Deloittes vurdering, at det vil tage i gennemsnit 2 minutter ekstra i sagsbehandling, idet datagrundlaget vedrørende ejendommens samlede udgifter og forbrug indgår i beregningerne og sagsbehandlingen. Disse 2 minutter går til at udspecificere beregninger på de enkelte år samt brevflette data til 3 dokumenter i stedet for et. Hvis man antager, at det tager 2 minutter ekstra til sagsbehandling blandt de almene boligforeninger, vil det medføre en ekstra udgift på ca.
1,1 mio.kr. Det skal understreges, at dette skøn er forbundet med betydelig usikkerhed, dog er det lagt til grund, at de ekstra oplysninger er til stede som forudsætning for at fordele tilgodehavendet til de enkelte lejere. Ved de efterfølgende gennemgange af forudsætninger anvendes intervaller. Dette gøres, da det ikke har været muligt præcist at estimere et tal for disse forudsætninger. 3.2.4 Anvendelse af varmemålerfirmaer AffaldVarme Århus har i sit estimat antaget, at 100% af udlejerne anvender varmemålerfirma til at beregne tilgodehavendet. Deloitte har ikke kunnet finde belæg for, at 100% af udlejerne benytter varmemålerfirmaer. Det har ikke været muligt at fastlægge et præcist niveau for anvendelse af varmemålerfirmaer, hvilket medfører, at der benyttes et interval for hver boligtype. Disse intervaller er opstillet med udgangspunkt i interviewene, hvor udlejerne er blevet spurgt, om de vil anvende varmemålerfirmaer til at beregne tilgodehavendet. Interviews med de største varmemålerfirmaer i Århus Kommune har suppleret disse oplysninger med varmemålerfirmaernes markedsandele i Århus Kommune. Derved er der fremkommet indikationer på anvendelsen af varmemålerfirmaer, som benyttes som udgangspunkt for estimeringen af udgifterne til varmemålerfirmaer. De intervaller, som benyttes for at estimere anvendelsen af varmemålerfirmaer, er: Tabel 16: Estimering af anvendelse af varmemålerfirmaer AffaldVarme Deloitte - Deloitte- Århus Lav estimat Høj estimat Almene boligforeninger 100% 30% 45% Private udlejere 100% 40% 55% Kollegie- og ungdomsboliger 100% 30% 45% Offentlige institutioner 100% 40% 55% Private Andelsboliger 100% 40% 55% Private ejerforeninger 100% 40% 55% Det er gennem opfølgende telefoninterviews søgt at indsnævre spændet i intervallerne for anvendelse af varmemålerfirmaer. Op-
følgende interviews viser imidlertid fortsat spredning med hensyn til, hvor mange inden for en boligtype, der vil anvende varmemålerfirmaer. På den baggrund er spændet i intervallet fastholdt. 3.2.5 Udgifter til søgning af fraflytters adresse Udgifterne til søgning af fraflyttere påvirker de administrative udgifter på to måder: Jo flere fraflyttere, des mere administrativ tid vil udsøgning af fraflytters adresse tage, og des flere udgifter vil der være til opslag i CPR. Udgiften ved at finde fraflytters adresse er indregnet i de nye timesatser i tabellen. Den viser forskellen mellem AffaldVarme Århus' og Deloittes datagrundlag. Tabel 17: Forskel i udgifter til CPR-udgifter (kr.) AffaldVarme Deloitte - Deloitte- Århus Lav estimat Høj estimat Almene boligforeninger 52 0,52 3,87 Private udlejere 52 0,52 3,87 Kollegie- og ungdomsboliger 52 0,52 3,87 Offentlige institutioner 52 0,52 3,87 Private andelsboliger 52 0,52 3,87 Private ejerforeninger 52 0,52 3,87 I ovenstående tabel ses, at AffaldVarme Århus regner med en udgift på 52 kr. pr. adresse. Dette er udgiften for at få oplyst en adresse ved henvendelse til Folkeregistret i Århus Kommune. Det koster kun 45 kr. pr. adresse, hvis der ønskes oplyst 20 adresser. Deloitte er igennem de dybdegående interview med udlejere blevet oplyst om, at udlejerne agter selv at søge adresserne, da de har abonnement på søgning i det Centrale Person Register, der ligger i Velfærdsministeriet. Deloitte har taget kontakt til CPR-kontoret, hvor det blev oplyst, at CPR tilbyder to forskellige former for abonnement: CPR Søg: Abonnementet koster 900 kr. i oprettelse og 289 kr. pr. måned. Hver søgning koster 3,87 kr. Søger direkte via internettet
Kræver: fornavn/efternavn/ fødselsdato/cpr-nummer og evt. tidligere adresse. CPR Direkte Match: abonnementet koster 5.000 kr. i oprettelse og 1.500 kr. pr. måned. Hver søgning koster 0,52 kr. Søger i en database, som man selv kan programmerer Kræver: fornavn/efternavn/fødselsdato/cpr-nummer og evt. tidligere adresse. Der er forskel på, hvilken type abonnement udlejerne har, hvilket gør, at der udregnes et estimat med et interval, der benytter hhv. 0,52 kr. som det lave estimat og 3,87 kr. som det høje estimat. Det skal understreges, at de oprindeligt anvendte 52 kr. også omfatter udlejers tidsforbrug med at klargøre og afslutte opslag i CPR udover selve betalingen til CPR. Dette tidsforbrug er i Deloittes metode medtaget som del af det administrative tidsforbrug. 3.2.6 Udgifter til kopi, porto mv. Disse udgifter dækker over udgifter til kopier af følgebreve og dokumentation, konvolutter og porto. AffaldVarme Århus' har i deres estimat opgjort en gennemsnitlig udgift for henholdsvis almene udlejere og private udlejere. Disse gennemsnitlige udgifter fremgår af nedenstående tabel. Tabel 18: Forskel i udgifter til kopi, porto mv. (kr.) AffaldVarme Deloitte - Deloitte- Århus Lav estimat Høj estimat Almene boligforeninger 75 20 35 Private udlejere 50 20 35 Kollegie- og ungdomsboliger 75 20 35 Offentlige institutioner 75 20 35 Private andelsboliger 50 20 35 Private ejerforeninger 50 20 35 Deloitte er gennem de dybdegående interviews med udlejere blevet oplyst, at de påregnede udgifter til porto, kopier mv. er væsentlig mindre end AffaldVarme Århus' estimat. Det afspejler blandt andet,