Operationelle retningslinjer til indkøbspolitikken i Region Syddanmark 31. januar 2007 Sagsnr.: 06/862 Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle 76631000 Procedurer og retningslinjer for indkøb i Region Syddanmark for medarbejdere (bilag til indkøbspolitikken) PROCEDURER OG RETNINGSLINJER FOR INDKØB I REGION SYDDANMARK FOR MEDARBEJDERE (BILAG TIL INDKØBSPOLITIKKEN)...1 1. INDLEDNING...2 2. INCITAMENTSSTRUKTUR...2 3. MÅLSTYRING...2 4. BEBOERNES EGNE PENGE...3 5. ORGANISERING...3 5.1 Placering...3 5.2 Disponering...3 5.3 Aftaleområder...3 5.4 Éngangskøb...3 5.5 Aftalens tilgængelighed...4 5.6 Brugergrupper...4 5.7 Regnskab og Finans...5 6. EFFEKTIV ELEKTRONISK SAMHANDEL...5 1
1. Indledning For at sikre operationelle retningslinjer for indkøb i Region Syddanmark er der udarbejdet Procedurer og retningslinjer for indkøb i Region Syddanmark, som bilag til indkøbspolitikken. Bilaget vedligeholdes løbende af indkøbsafdelingen. Væsentlige ændringer afstemmes med Koncernledelsen/driftsdirektørerne. 2. Incitamentsstruktur Fordelene ved at anvende fællesindkøbsaftaler tilfalder sygehusene og institutionerne. Med andre ord er den reelle nettopris tilbudt fra leverandørerne lig den pris der faktureres. For at understøtte hensigtsmæssige disponeringer vil der både lokalt og centralt være mulighed for opfølgning. 3. Målstyring For at synliggøre resultater og status på indkøbsområdet er der fastlagt mål, som Indkøbsafdelingen løbende vil følge op på. Indkøbsafdelingen har fastlagt følgende KPI (resultatindikatorer): Besparelser (og øvrige fordele) 1. Opgørelse af besparelse (og øvrige fordele) der er opnået ved forhandling/udbud i forhold til tidligere aftale. 2. Opgørelse af den realiserede besparelse (og øvrige fordele) der er opnået i forhold til de disponeringer, der er foretaget. Aftaledækning 1. % af Region Syddanmarks samlede indkøbsområde, der er dækket af aftaler. 2. % af Region Syddanmarks samlede indkøb foretages på aftalerne. Antal fejl i indkøbet 1. % fejl mellem ordre og faktura Brugertilfredshed 1. Brugere (end-user f.eks. handskebærer, brugergruppe, disponenter, varemodtager) 2. Leverandører 3. Andre interessenter. 2
4. Beboernes egne penge Indkøbsaftalerne gælder kun for regionens institutioner. De gælder ikke for det indkøb beboerne på institutionerne foretager for egne penge. Såfremt leverandørerne er indstillet på at tilbyde beboerne indkøb til samme konditioner, som for regionen, skal dette køb afregnes kontant med den enkelte leverandør. 5. Organisering 5.1 Placering Indkøbsfunktionen i Region Syddanmark er en centralt placeret strategisk afdeling, som bl.a. sikrer indgåelse af fællesaftaler, gennemførelse af EU-udbud, leverandøropfølgning samt Region Syddanmarks fælles indkøbs- og lagersystem. Indkøbsfunktionen refererer til økonomidirektøren. 5.2 Disponering Indkøbet disponeres som hovedregel decentralt - dvs. at regionens institutioner selv foretager bestilling af varer/tjenesteydelser iht. Region Syddanmarks fællesaftaler. 5.3 Aftaleområder For hvert definerede aftaleområde udpeges en indkøbsområdeansvarlig som kontaktperson for interne og eksterne henvendelser vedr. aftaleområdet. På Region Syddanmarks hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandørportal fremgår, hvilke opgaver den indkøbsområdeansvarlige er ansvarlig for. For sygehusspecifikke aftaleområder kan den indkøbsområdeansvarlige også blive udpeget fra et sygehus, såfremt sygehuset ønsker at varetage funktionen. 5.4 Éngangskøb Ved éngangskøb (typisk større anskaffelser af f.eks. medicoteknisk udstyr samt indkøb på vare-/serviceområder, der ikke er dækket af fælles indkøbsaftaler) skal indkøbspolitikken også følges ved valg af produkt/tjenesteydelse(serviceydelse) og leverandør. Indkøbsafdelingen bidrager med konsulentstøtte. 3
5.5 Aftalens tilgængelighed Indkøbsafdelingen sikrer, at indkøbsaftalerne er tilgængelige og opdaterede for alle i organisationen, samt at øvrig relevant information omkring indkøb rettidigt formidles videre i organisationen. Til information internt i organisationen benyttes Region Syddanmarks intranet og det elektroniske aftalekatalog (aftalekatalog etableres ultimo 2007). Til information eksternt benyttes Region Syddanmarks leverandørportal på www.regionssyddanmark.dk/leverandørportal. 5.6 Brugergrupper For at sikre, at indkøbsaftalerne bedst muligt dækker de behov, der er hos brugerne, nedsættes der brugergrupper for hvert aftaleområde. Brugergruppen skal i samarbejde med den indkøbsområdeansvarlige sikre udarbejdelse af en kravspecifikation, tilbudsvurdering, afprøvning, produktudvælgelse, formidling samt løbende evaluering af aftalerne. For ikke sygehusspecifikke aftaleområder udpeges deltagerne af ledelsen i samarbejde med indkøbsafdelingen efter kompetence og interesse for de enkelte aftaleområder. For de sygehusspecifikke aftaleområder kan hver sygehusledelse på regionens 6 sygehusdriftsenheder udpege en repræsentant fra hver driftsenhed til de respektive brugergrupper. Gennem udpegningen forpligter sygehusledelserne sig til at give brugergruppedeltagerne mandat til at finde en fælles løsning for regionens aftalegrundlag. Repræsentanterne er ansvarlig for at orientere egen sygehusledelse. Det er brugergruppernes opgave at nå til fælles regional enighed omkring aftalegrundlag (kravspecifikation, tildelingskriterier, udvælgelse af produkter m.m.) og sikre opbakning til beslutningerne omkring aftalen på de respektive sygehusdriftsenheder. Såfremt der er tale om brugergrupper til specialeområder, som ikke er repræsenteret på alle 6 sygehusdriftsenheder, udpeges kun deltagere fra de driftsenheder, hvor specialerne er repræsenterede. Brugergruppernes sammensætning og størrelse revideres efter behov. Der kan blive tale om at supplere brugergrupperne med repræsentanter fra miljø- og sikkerhedsområderne, hvor det er relevant. 4
5.7 Regnskab og Finans Regnskab og Finans understøtter Indkøb i Region Syddanmark med en hotline, hvor interne og eksterne kan få hjælp i forbindelse med elektronisk indkøbsbestilling og fakturering. 6. Effektiv elektronisk samhandel For at sikre let adgang til at disponere på de indgåede fællesaftaler etableres et fælles indkøbs- og lagersystem for hele regionen. Aftaler, der er indgået centralt for Region Syddanmark, vil som hovedregel være oprettet i det fælles elektroniske indkøbs- og lagersystems aftalekatalog. Alle indkøb skal foretages elektronisk i Region Syddanmarks fælles indkøbs- og lagersystem (når det er implementeret) for at sikre regionen et samlet, tilgængeligt og detaljeret overblik over det indkøbte. Regionens indkøbs- og lagersystem vil (når det er implementeret) være tilgængeligt for alle indkøbsområdeansvarlige og varebestillere i hele regionen. Såfremt en efterspurgt vare eller serviceydelse ikke er oprettet i varekataloget, kan indkøbsafdelingen kontaktes på indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Detaljerede beskrivelser af de elektroniske forretningsgange m.m. samt oplysninger om Region Syddanmarks e-handelsløsning og de systemmæssige krav til udveksling af data med regionen kan hentes på www.regionsyddanmark.dk/leverandørportal. Indkøbsafdelingen vedligeholder bilaget løbende. 5