Vejledning til Debitor Light. Benyttes til oprettelse af fakturaer samt oprettelse/ændring af debitorer. Indholdsfortegnelse Ansvarsområde i ØSS.... 2 Fremsøgning af en eksisterende debitor 3 Oprettelse af en ny adresse på en debitor.. 5 Oprettelse af en ny debitor/dansk. 7 Oprettelse af en ny debitor/engelsk... 9 Oprettelse af almindelig faktura (UK 10-90) RF-Light........ 11 Oprettelse af Udenlandsk faktura (UK 10-90) RF-Light. 17 Oprettelse af FIK-faktura (UK 95-97) FIK- Light........ 21 Søgning i Fakturaindtastning..... 23 Kontodetaljer: Betalingsstatus på en bestående faktura 24 Dokumentportalen: Fremsøgning af en udskrevet faktura.. 27 Handlinger som ikke kan/må udføres i Debitor Light... 29 1. Termin En periodes salg og andre tilgodehavender faktureres snarest og senest den sidste arbejdsdag i måneden med henblik på at få posterne med i korrekt periode. (Det er vigtigt at sikre at der udstedes faktura umiddelbart efter at indtægten er berettiget) Det indskærpes, at der i forbindelse med fakturering af indtægtsdækket virksomhed sker korrekt placering af egen- og fremmedfinansiering inden en periodes afslutning. 1
Debitor Light Oprettelse/ændring af debitorer og Oprettelse af fakturaer Log ind i ØSS. Vælg ansvarsområde: Decentral Debitorbruger -- Debitor Light. Skærmbilledet Debitor Light åbner sig. Vælg Menupunkt: Fakturaindtastning. 2
Alle indtastninger i Debitor Light sker i dette skærmbillede. Start fakturering med enten fremsøgning af en eksisterende debitor, og evt. ajourføring af denne eller oprettelse af en ny debitor. 3
Fremsøgning af en eksisterende debitor: Åben værdilisten til højre i feltet Kundenavn. Indtast debitornavn -- eller søg på en del af navnet. Vær opmærksom på at f.eks. Aarhus Universitet er med Aa og ikke Å. Der fremkommer nu den del af kundelisten du har søgt på. Find den pågældende debitor (findes denne ikke så Annuller) og tryk på knappen Ny kunde Se side 7 eller 9. Hvis der skal faktureres til f.eks. et Institut på Aarhus Universitet, er kunden Aarhus Universitet og ikke Instituttet. Instituttets navn skal stå i adressefeltet, ellers vil Aarhus Universitet få rigtig mange kundenumre, hvis hvert institut skal have et kundenr. Det samme gælder for Kommuner eller andre virksomheder der har flere adresser. NB. NB. Debitornr. Der starter med S og B henholdsvis STADS og AUB debitorer MÅ KUN BRUGES AF STADS OG AUB 4
Oprettelse af ny adresse Tryk på de 3 prikker og dette skærmbillede fremkommer. EAN Nr. Er adressen ikke korrekt -- Åben adresselisten (til højre i Adresselinje 1). Vælg fra adresselisten hvis der er flere adresser -- og tryk OK. Hvis adressen ikke er der så tryk på Annuller og derefter på knappen Ny adr. (vær opmærksom på, hvis det er en udenlandsk kunde se side 9 Et nyt billede bliver aktiveret, måske skal det findes på Proceslinjen nederste på skærmen. 5
Skriv den nye adresse og postnummer, vælg sprog Dansk eller Engelsk. Boxen med EAN nr. MÅ IKKE BRUGES!! (EAN nr. skal påføres ved oprettelsen af fakturaen) Til alle offentlige kunder skal der sendes Elektronisk-Faktura. I disse tilfælde påføres EAN nr. ved oprettelsen af fakturaen, se side 11. Sæt hak i Primær og tryk på færdig 6
Oprettelse af en ny debitor: Søg først om kunden er oprettet, vær meget omhyggeligt med dette, så der ikke bare bliver oprettet et nyt kundenr. Nedenstående eksempel, viser hvordan en kunde kan være oprettet 3 gange. Her vil jeg fortrække at man vælger kundenr. 5011. Hvis kunden ikke er oprettet. Tryk på knappen: Ny kunde i feltet Kundenavn. Et nyt billede bliver aktiveret, måske skal det findes på Proceslinjen nederste på skærmen. 7
Udfyld evt. Navn og CVR. nr / VAT nr. Profilklasse skal altid være Alm.debitorer. Udfyld adr. og sprogkode. Sæt hak i Primær. Tryk derefter på Gem og Tilføj detaljer. Denne funktion findes både øverst og nederst på skærmbilledet. Boxen med EAN nr. MÅ IKKE BRUGES!! (EAN nr. skal påføres ved oprettelsen af fakturaen) 8
Engelsksproget Debitor. Udfyld evt. Navn og VAT nr.(skal udfyldes til kunder i EU-lande) Profilklasse skal altid være Alm.debitorer. Danmark skal i første omgang blive stående. Udfyld adr. og vælg sprogkode engelsk også selvom, det er til Norge eller Sverige. Sæt hak i Primær. Tryk derefter på Gem og Tilføj detaljer. Denne funktion findes både øverst og nederst på skærmbilledet. 9
Tryk derefter på detaljer. Ændre nu Danmark til det ønskede Land og tryk derefter på Gem. 10
Oprettelse af dansk faktura: Søg den aktuelle debitor frem -- eller opret en ny jvf. tidligere. EAN nr. Udfyld evt. Attention person. -- og tab videre, et billede åbner sig og der kan udfyldes EAN nr. Man kan også Trykke på det lille [ ] felt til højre for Attention person og billedet åbner sig. Udfyld det der skal udfyldes og Tryk på ok. Feltet [] udfyldes med EAN nr., når fakturaen så bliver udskrevet, sendes der automatisk en elektronisk faktura til kunden og der kommer ikke en faktura ud til sælger, men den kan findes i dokumentportalen og udskrives derfra. Har du glemt at påfører EAN nr. kan du sende en mail til: les@adm.aau.dk hvor du skriver, hvilket faktura nr. det drejer sig om og EAN nr. som skal påføres. Til alle offentlige kunder skal der sendes E-Faktura - derfor er det meget vigtigt, at EAN nr. i dette felt er korrekt, så fakturaen bliver sendt til den rette debitor! 11
Tab. Videre til adresse oplysninger -- kontroller om adressen er korrekt --eller opret ny. Jvf. tidligere. Hvis kunden har flere adresser, tryk på de 3 prikker og vælg en anden adr. Tab til Fakturaheader: I Trans.kilde vælges RF Light -- I Trans.type vælges RF Light. (Hvis det er FIK-faktura se s. 21) Skal fakturaen udstedes i en anden valuta -- ændres i feltet valuta til den pågældende valutakode. Tab videre til Kontaktperson og fremsøge dig selv, ved at skrive dit fornavn og derefter % og tab. Husk at der altid skal være en kontaktperson. Hvis dit navn ikke er der, så send mail til: les@adm.aau.dk 12
Tab. -- og udfyld Kontostrengen -- NB husk der bruges indtægtskonti: til UK10 bruges F.eks. 21xxx eller 29xxx, til Uk 90 bruges indtægtskonto 218031. Projektnr. -- tryk OK. Når du har trykket OK til konteringen fremkommer automatisk Editor. Her kan du vælge at skrive det, som skal stå i Fakturalinjer eller bare trykke OK. 13
Fakturalinien færdiggøres med antal og pris -- der vælges ja/nej til moms. Skal der skrives flere fakturalinier brug piletasterne ned til linje 2. 14
Tryk på Opret faktura og tryk OK. Der er nu Automatisk tildelt et fakturanummer. Tryk OK 15
Er man kommet til at få en ekstra linje, der ikke skal bruges. Får man denne fejlmeddelelse. Stil cursor i linjen der skal slettes, gå op i værktøjslinjen vælg Rediger og Slet. Tryk derefter på knappen F10 for at gemme rettelsen, og tryk nu på opret faktura. Fakturaen er oprettet -- læg mærke til den ændrede status i feltet Status: Oprettet. Fakturaen udskrives ved at trykke på Udskriv faktura, ellers kommer fakturaen ikke ind i dokumentportalen. Ved oprettelse af fakturaer med EAN nr., skal der også trykkes udskriv. Fakturaen bliver nu sendt elektronisk til kunden og der kommer ikke en faktura ud på din printer. Kopi kan hentes i dokumentportalen. Der kan gå ca. 10 minutter før fakturaen bliver udskrevet og kommer ind i dokumentportalen. Brug piletast ned for at oprette næste faktura. 16
Oprettelse af udenlandsk faktura: Søg den aktuelle debitor frem eller opret en ny se side 9. Husk at udfylde kundens vat nr. Tryk ok Tab videre til Fakturaheader: I Trans.kilde vælges RF Light -- I Trans.type vælges RF Light. (Hvis det er FIK-faktura se s. 21) Skal fakturaen udstedes i en anden valuta -- ændres i feltet valuta til den pågældende valutakode. Tab videre til Kontaktperson og fremsøge dig selv, ved at skrive dit fornavn og derefter % og tab. Husk at der altid skal være en kontaktperson. Hvis dit navn ikke er der, så send mail til: les@adm.aau.dk Tab videre Tryk OK til denne boks 17
Tryk ok Tab. -- og udfyld Kontostrengen -- NB husk der bruges indtægtskonti: til UK10 bruges 21xxx eller 29xxx, til Uk 90 bruges indtægtskonto 218031.og projektnr. Når du har trykket OK til konteringen fremkommer automatisk Editor. Her kan du vælge at skrive det, som skal stå i Fakturalinjer eller bare trykke OK. 18
Fakturalinjen færdiggøres med antal og pris -- der vælges ja/nej til moms. Skal der skrives flere fakturalinjer brug piletasterne ned til linje 2. Husk altid VAT nr. på, hvis det er til en kunde i et andet EU land. Derefter tryk på Opret faktura og OK. 19
Der er nu Automatisk tildelt et fakturanummer. Tryk OK Fakturaen er oprettet -- læg mærke til den ændrede status i feltet Status: Oprettet. Fakturaen udskrives ved at trykke på Udskriv faktura. Der kan gå ca. 10 minutter før fakturaen bliver udskrevet og kommer ind i dokumentportalen. Brug piletast ned for at oprette næste faktura. 20
Oprettelse af en FIK-FAKTURA UK 95-97. (Fakturering til et projekt) Samme fremgangsmåde som ved en almindelig faktura. Undtaget: Trans.kilde: FIK Light og Trans.type: FIK Light. Kontostreng udfyldes altid med UK 10 og artskonto 971023 resten skal være nuller. -- Tab.videre. Feltet Projektnr. som nu fremkommer, udfyldes med det aktuelle projektnummer. Fakturalinjen færdiggøres med antal og pris -- der vælges ja/nej til moms. Husk at undersøge om projektet er momspligtigt eller ej inden fakturaen oprettes. På projektoprettelses skemaet fremgår det om projektet er med eller uden moms. HUSK at der kun må faktureres til bevillingsgiveren. 21
Fakturaen gøres færdig -- jvf. Almindelig faktura -- oprettes og udskrives. 22
Fremsøge en faktura i Fakturaindtastning: (f.eks. hvis der blev glemt at trykke på udskriv under oprettelse). Vælg menulinien: Fakturaindtastning. Stå i Kundenavn og tryk F7 indtast f.eks. Faktura nr. i feltet Trans.nr, kundenr. i Kundenummer feltet eller navn eller en del af navnet i Kundenavn feltet -- derefter F8. Kundens fakturaer kommer nu frem, og du kan bladre frem og tilbage med piletasterne. Ved brug af søgetasterne F7 og F8 kan der på samme måde søges i andre felter (f.eks. kundenr. faktura nr. eller kontaktperson). Her kan Trykkes på Udskriv faktura, hvis dette blev glemt, da fakturaen blev oprettet. Der kan gå ca. 10 minutter før fakturaen bliver udskrevet og kommer ind i dokumentportalen. 23
Fremsøge en debitor: se hvilke fakturaer + status på fakturaer den pågældende debitor har: (kontrol af betalingsstatus). Vælg Kontodetaljer. 24
Skriv fakturanummer i feltet Transaktionsnr. tryk Søg Du kan nu se om fakturaen er betalt. Er den betalt eller krediteret skal saldoen være på 0,00 og Status Lukket. Er du i tvivl om faktura er krediteret eller betalt, kan du vælge Aktiviteter. 25
I Klasse vil der stå Betaling hvis den er betalt eller kreditnota hvis den er krediteret. 26
Fremsøgning af en tidligere udprintet faktura i Dokumentportalen. Hvis dokumentportalen se sådan ud, når den bliver åbnet, tryk på Faktura lige over Log på. Udfyld Fakturanr. og tryk på knappen: Fremsøg bilag eller Enter. Det er kun fakturaer, som er blevet udskrevet, man kan søge i Dokumentportalen. Har man glemt at trykke på udskriv (se side 23) 27
Fakturaen kan udskrives igen, ved at trykke på printer Ikonet. Denne boks fremkommer når du trækker cursor henover skærmbilledet. Hvis fakturaen skal sendes pr. mail, vælg der Adobe Acrobat tegnet. Vælg kuverten og derefter Attach, der kommer nu en boks frem vælg Send Copy. 28
Handlinger som ikke kan/må udføres i Debitor Light Frikøb (løn refusion) Projekter som ikke er oprettet endnu, men har fået et RF nr. fra Projektøkonomi Vedrørende ovenstående skal der udfyldes en Debitor følgeseddel (findes på vores hjemmesidde) og sendes til Bogholderiet Debitor - Lene Søndergaard eller Lene Mouritsen. Kan også sendes pr. mail til debitor@adm.aau.dk, husk at debitorfølgesedlen skal være underskrevet. Ved Bestilling af Kreditnotaer 2 underskrifter I henhold til krav fra revisor og almindelig regnskabspraksis skal der nu være to personer til at godkende udstedelse af kreditnota ved fremsendelse til udfærdigelse til ØA. Kreditnota Hvis der skal laves en Kreditnota, skal der i henhold til krav fra revisor og alm regnskabspraksis sendes en mail til bestilling af Kreditnota som følger: o Sekretær skal sende mail - indeholdende faktura nr., årsag til krediteringen og om kreditnotaen skal sende ud til en anden anvisningsbemyndiget medarbejder. (her skal debitor@adm.aau.dk ikke med på CC). o Denne anvisnings bemyndiget medarbejder skal sende mail med besked ok (godkendt) videre til debitor@adm.aau.dk og CC: til den udstedende Sekretær. 29