Contents. WorkZone Process 2013

Relaterede dokumenter
Indhold. WorkZone Process2013 R3

1. Onlinehjælp til WorkZone Process Nyheder Kom godt i gang Tip til opgaver fra brugergrænsefladen 12

WorkZone Mobile Onlinehjælp

1. Onlinehjælp til WorkZone Process 2016 R Nyheder Kom godt i gang Tip til opgaver fra brugergrænsefladen 14

1. Onlinehjælp til WorkZone Mobile Nyheder Kom godt i gang Brug WorkZone Mobile Log på og log af 10

Contents. WorkZone for Office 2.3

Indhold. WorkZone for Office3.1

Indhold. WorkZone Client 2.0

1. Release Notes for WorkZone Content Server 2014 og Captia Web Client Ny og ændret funktionalitet Rettet i denne version 7

WebGT Graveansøgning. Brugervejledning. 25. september Udgave 1.0

Workzone hjælp I denne Quickguide kan du finde hjælp til de mest almindelige funktioner i Workzone

Kvikmanual til FacilityNet

Indhold. WorkZone for Office3.2

Symantec Enterprise Vault

Indhold. WorkZone Client2.1

Symantec Enterprise Vault

QUICKGUIDE TIL XMEDIA

Nyhedsmodul brugermanual

Navision Stat 7.0. Kvikguide om tilpasning af rollecenteret. Overblik. Side 1 af 29. ØSY/STO 18. maj 2015

Hvordan arbejder jeg med praktikforløbet?

WorkZone Mobile2016. Indhold. 1. Hent WorkZone Mobile Vilkår og betingelser 5

VEJLEDNING SCANJOUR (20-22) SCANJOUR Rediger personsag 32 SCANJOUR Rediger akt på personsag 33

Skifte til Outlook 2010

Netværkslicens, Læs mig

LinkGRC. Kontrol. Brugermanual

NAVOKAT 2014 Kom godt i gang

DPSD undervisning. Vejledning til rapport og plan opsætning

Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner

Udbud.dk Brugervejledning til leverandører

Vejledning til Google Apps på Øregård Gymnasium

Manual til overføring af fotografier fra kamera til harddisk.

ASB signatur. Figur a: eksempel. og hent filen asb_signatur.zip.

3.3 HF03. Onlinehjælp

ASB signatur. ASB signatur. Vejledning til opsætning af signatur IKT - Februar 2008

Mini brugermanual CMD 5.1

sådan gør du... [Joblog på Jobnet.dk]

Brugervejledning. Android

Pronestor Catering. Modul 6. At bruge Pronestor Catering Side Catering manager At bruge Bestillinger Side 6.1

MailMax / Web v4.1. Brugsvejledning til webmail. Copyright 2003 Gullestrup.net

LinkGRC. Dokumenter. Brugermanual

Avanceret Outlook integration Indholdsfortegnelse

Anklagemyndighedens Vidensbase

Netprøver.dk. Brugervejledning til Eksamensansvarlige

Vejledning til Blackboards portfolio værktøj

Novell Teaming 2.1. Novell. 19. januar Hurtig start. Starte Novell Teaming. Lære Novell Teaming-brugergrænsefladen og funktionerne at kende

2014 R2. Onlinehjælp

1. Onlinehjælp til WorkZone Process Nyheder Kom godt i gang Om WorkZone Process 16

Outlook 2010 Exchange-opsætning

Opret og godkend betalinger i mapper

Novotek Planning Systems A/S 2013 Version 1.0 Jan 2013 ROB-EX 4.2

Opgavestyring i Elevplan Vejledning. Pædagogisk IT kørekort Mentorforløb

ENK Manual for Entreprenør

Dynamicweb Exchange Opsætning

Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu.

Indberetning af VVM-redegørelse med tilhørende ramme

Beregn gennemsnitlig BMI

VITAS Digital ansøgning

Manual for installation og brug af Ad-aware version 2007

Sitecore - basisvejledning Version 2. September 2010

Captia - kvik guide Personalesager

ESDH-VEJLEDNING TIL BRUGERE AF SCANJOUR CAPTIA 4.5 PÅ AARHUS UNIVERSITET

Opsætning af Ikketilstedeassistent, Opbevaringspolitik og omdirigering af post fra Windows Live til alternativ konto.

Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet

Installér din Officepakke 2013

Novell Vibe 4.0. Marts Hurtig start. Start af Novell Vibe. Lære Novell Vibe-grænsefladen og funktionerne at kende

Udbud.dk. Brugerdokumentation, formidler. Vejledning til at anvende Udbud.dk

Indholdsfortegnelse. Indholdsfortegnelse.. side 2. Adgang til webgraf 3. Opslag adresse Styring af layout.. 5. Zoom funktioner..

GENERELT PATIENTADMINISTRATION

Påkrævede ændringer til mailklient I forbindelse med omlægning af Nordby antenneforenings mailserver 2013.

1. Onlinehjælp til WorkZone for Office Nyheder Kom godt i gang Arbejde med Word-dokumenter Opret dokumenter på sager 13

Vejledning til Køreprøvebooking. Borgerservice

JAR Øvelse nr. 2. JAR-Manual, Version 1.0. Avanceret søgning. Regionsvejledning

BIM Shark brugervejledning v1 Februar 2016

Opstartsvejledning til ipad. Tinderhøj Skole

PSYKIATRIENS VIKARCENTER. MinTid. Quickguide. Version 6.0

RUTruteplanlægningsvejledning. Folkekirkens Nødhjælp Sogneindsamling 2015

Brugervejledning. til Waoo!

Vejledning: Oprettelse af en læringsaktivitet - E-læring

Opgavestyring Workflow:

Vejledning. TEA Grønland. Prøveafvikling Trin for trin. skoleåret 2013/14

Gem Et billede som skrivebordsbaggrund Vil du bruge dit eget billede som baggrundsbillede på skrivebordet.

Axiell Danmark. facebib. en vejledning

Læsehuset hjælp. Læsehuset 1.0. Mikro Værkstedet A/S

IT-VEJLEDNING TIL MAC

Bogbyggeren på HVAL.DK

Håndbog i brugen af Mødrehjælpens webmail

Excel-4: Diagrammer og udskrift

Sådan får du Salmebogen på CD-ROM til at fungere i Internet Explorer 7 både under Windows XP og Windows Vista

ISO 27001/27002:2013 i SecureAware Policy TNG

KMD Brugeradministration til Navision og LDV

Diagrammer visualiser dine tal

Sådan gør du Microsoft Word 2013

Onlinemanual. Start Klik på knappen "Start".

Installation og opsætning af Outlook klient til Dynamics CRM

For at du kan indsende din ansøgning, skal du have tilknyttet et markkort til skemaet. Markkortet indtegnes i Internet Markkort (IMK).

Redigering af Billeder i Picasa. Enkle forbedringer og justeringer.

Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen

Skrivebordet Windows 10

Transkript:

2013 Onlinehjælp

WorkZone Process 2013 Contents Onlinehjælp til WorkZone Process 2013 3 Dokumenthistorik 4 Nyheder 5 Sådan starter du processer 6 Start proces i Captia Web Client 7 Start proces på basis af en e-mail 8 Start proces uden en e-mail 9 Opret ny sag til din proces 10 Søg efter sag til din proces 11 Sådan gemmer du e-mail på en sag 12 Vælg dokumenter 12 Angiv hoveddokument 12 Om procesikoner 13 Sådan forelægger du sager til godkendelse 15 Om at forelægge sager til godkendelse 16 Forelæg sag til godkendelse 17 Flere forelæggelser samtidigt 18 Om mappen Procesvisninger 19 Om mappen Procesvisninger 20 Om processer 21 Få vist aktive processer 22 Gem visning 23 Ryk frem eller tilbage mellem faser 24 Rediger tidsfristen for en proces 25 Om gensendte opgaver 25 Afslut en proces 26 Opgaver 27 Redigering af dokumenter 28 Versionering af dokumenter 29 Sådan søger du 29 Videresend en opgave 30 Vilkår og betingelser 31 Fejlfinding 32 2

Onlinehjælp Onlinehjælp til WorkZone Process 2013 Onlinehjælpen viser dig, hvordan du bruger WorkZone Process. Nyheder i WorkZone Process WORKZONE PROCESS Start proces i Outlook Få vist aktive processer Rediger tidsfrist for proces Videresend en opgave LINKS ScanJours website ScanJours hjælpeportal 3

WorkZone Process 2013 Dokumenthistorik Version Dato Kommentar 2.0 April 2013 Onlinehjælp for WorkZone Process 2.0 oprettet. 2.1 Juni 2013 Produktnavnet er ændret fra ScanJour APF til WorkZone Process. 3.0 September 2013 Om procesikoner i Outlook er opdateret. 4

Onlinehjælp Nyheder Læs om nyheder i ScanJour WorkZone Process 2013. Overblikket Forretningsprocesser i Outlook: Du kan nu udvide og skjule alle subprocesser i overblikket Processer. Når en tidsfrist for en subproces er overskredet, bliver subprocessens ikon rødt. Nyt produktnavn: Navnet på dette produkt er ændret fra ScanJour APF til WorkZone Process. Dokumentversionering: Versionering, som introduceret i WorkZone Content Server 2013 SP1, understøttes nu af WorkZone Process. Hermed benyttes den tidligere måde at versionere på ikke længere. Hvis versionering ikke er sat på et dokument, når du åbner det fra en smartmail, bliver du bedt om at slå versionering til eller fra. Se Redigering af dokumenter. Procesikoner: Nogle af procesikonerne i Outlooks procesvisninger er ændret. Se de nye og opdaterede ikoner her. 5

WorkZone Process 2013 Sådan starter du processer I Microsoft Outlook kan du starte en proces baseret på e-mails, du har modtaget. Eller du kan starte en proces uden en e-mail. I Captia Web Client kan du starte en proces baseret på en sag. Når du starter en proces i Outlook, skal du knytte processen til en eksisterende sag eller oprette en ny, som du knytter processen til. Herefter kan du gemme e-mailen og eventuelt vedhæftede dokumenter på sagen. Der oprettes automatisk en udløbsdato for processen, men du kan ændre denne manuelt. Når du har sat gang i en proces, underrettes sagsbehandleren og andre procesaktører gennem en smartmail, hvor de skal udføre en handling. 6

Onlinehjælp Start proces i Captia Web Client I ScanJour Captia kan du starte en proces baseret på en e-mail. Når du starter en proces, modtager sagsbehandleren en smartmail i Microsoft Outlook, hvor sagsbehandleren skal udføre en handling, for eksempel tage ejerskab over sagen. FORUDSÆTNINGER Før du starter en proces, skal du vælge en sag, som ikke allerede indgår i en igangværende proces. Du kan også oprette en ny sag. 1. På sagsdetailsiden, klik > Start APF proces. 2. Vælg en procestype. 3. Hvis du vil ændre tidsfristen for processen, så klik og angiv dato og tid. 4. Indtast en beskrivelse. 5. Klik Start. Note: I Outlook kan du få vist processen under Processer (i navigationspanelet, klik Forretningsprocesser). 7

WorkZone Process 2013 Start proces på basis af en e-mail Denne procedure beskriver, hvordan du starter en proces på basis af en e-mail, som herefter kan gemmes på en sag. Hvis du vil starte en proces uden at basere den på en e-mail, se Start en proces uden en e-mail. Hvis e-mailen bliver vist i læseruden, er det valgfrit at gemme e-mailen på en sag. Hvis du åbner e-mailen (ved at dobbeltklikke), er det obligatorisk at gemme e-mailen på en sag. 1. På fanen Startside, vælg en e-mail og klik Processer. En liste med processer vises. eller På fanen Meddelelse, åbn en e-mail (ved at dobbeltklikke) og klik Processer. En liste med processer vises. 2. Vælg en proces. Dialogboksen Sæt proces i gang åbnes. E-mailens emne indsættes automatisk i feltet Titel. 3. Du kan eventuelt ændre processens tidsfrist. 4. I feltet Sagsnummer, vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. eller Opret ny sag. eller Søg efter sag. 5. I feltet Sagsbehandler er dit navn automatisk sat ind. Du kan om nødvendigt vælge en anden person, der skal være ansvarlig for processen og sagsbehandlingen. Gem eventuelt e-mailen på en sag. 6. Klik Start proces i dialogboksen Sæt proces i gang. Processen sættes i gang. 8

Onlinehjælp Start proces uden en e-mail Du kan starte en proces uden først at vælge eller åbne en e-mail. Senere kan du vælge at gemme den på en sag. FORUDSÆTNINGER E-mailmappen, der er valgt i navigationsruden skal være tom. Vælg for eksempel mappen Udbakke. For at starte en proces uden en e-mail: 1. På fanen Startside, klik Processer. En liste med processer vises. 2. Vælg en proces. Dialogboksen Sæt proces i gang vises. 3. Indtast en titel til processen. 4. I feltet Sagsnummer, vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. eller Opret en ny sag. eller Søg efter en sag. 5. I feltet Sagsbehandler, vælg den person, der skal være ansvarlig for processen og for at behandle sagen. 6. Klik Start proces i dialogboksen Sæt proces i gang. Processen sættes i gang. 9

WorkZone Process 2013 Opret ny sag til din proces Når du sætter en proces i gang, kan du oprette en ny sag. Hvis du startede processen på basis af en e-mail, kan du gemme e-mailen på sagen. 1. Klik Opret ny sag i dialogboksen Sæt proces i gang. Dialogboksen Ny sag vises, hvor e-mailens emne er indsat i feltet Titel. 2. Vælg en sagstype i feltet Sagstype (valgfri). 3. Indtast søgeord i feltet Sagsgruppe for at få vist forslag. -eller- Klik og vælg en sagsgruppe. Dialogboksen Vælg sagsgruppe vises. 4. Vælg en undergruppe i feltet Undernr., hvis den er aktiv. 5. Klik den næste -knap for at vælge facetter. Dialogboksen Vælg facet vises. 6. Klik Vælg... for at tilføje sagsparter. Dialogboksen Tilføj parter vises. 7. Når du har tilføjet sagsparter og lukket dialogboksen, så klik Adgang til sagen for at angive adgangsrettigheder for sagen. 8. Klik Opret sag eller tryk Enter. E-mailen gemmes på sagen, du lige har oprettet. 10

Onlinehjælp Søg efter sag til din proces Når du sætter en proces i gang, kan du søge efter en sag. Hvis du startede processen på basis af en e-mail, kan du gemme e-mailen på sagen. 1. Vælg Søg efter sag i feltet Sagsnummer. Dialogboksen Vælg sag vises. 2. Indtast eller vælg søgekriterier. 3. Klik Søg. Søgeresultaterne vises i den nederste rude. 4. Vælg en sag og klik OK. Note: Se Sådan søger du, hvis du vil vide mere om søgning. 11

WorkZone Process 2013 Sådan gemmer du e-mail på en sag Når du sætter en proces i gang på basis af en e-mail, du har modtaget, skal du gemme e- mailen og eventuelt vedhæftede dokumenter på sagen. Dialogboksen Gem e-mail åbnes fra dialogboksen Sæt proces i gang. Se Sådan starter du processer, hvis du vil have flere oplysninger om at sætte en proces i gang. Udfør opgaverne i denne rækkefølge: 1. Vælg dokumenter. 2. Angiv hoveddokument. 3. Tilføj eller fjern dokumentparter. Vælg dokumenter E-mailen og eventuelt vedhæftede dokumenter vises i dialogboksens øverste rude som dokumenter, der skal gemmes på sagen. Som standard er e-mailen og alle vedhæftede dokumenter markeret. 1. Hvis du vil udelukke et dokument, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 2. Gentag dette trin for hvert uønsket dokument. 3. Angiv hoveddokument. Angiv hoveddokument Hoveddokumentet gemmes direkte på sagen. Alle andre dokumenter gemmes som bilag til hoveddokumentet. Hvis din e-mail skal være hoveddokumentet, skal du ikke foretage dig noget, fordi e-mailen automatisk gøres til hoveddokumentet. 1. Hvis du vil angive et andet hoveddokument end e-mailen, så klik på det relevante dokument. Dokumentet markeres. 2. Klik Vælg som hoveddokument. 3. Tilføj eller fjern dokumentparter. eller 1. Hvis alle vedhæftede dokumenter skal gemmes på sagen som hoveddokumenter, så klik Gem alle som hoveddokumenter. 2. Tilføj eller fjern dokumentparter. 12

Onlinehjælp Om procesikoner I Microsoft Outlook kan du se en række ikoner i forskellige farver. Ikonerne bruges til at illustrere processernes forløb og status på de enkelte faser og opgaver. Ikonerne findes i oversigten over processer, subprocesser, i listen med e-mails og i de enkelte smartmails. OVERSIGT OVER PROCESSER Iko n Type Procesikon Subprocesiko n Subprocesiko n Subprocesiko n Subprocesiko n Faseikon Faseikon Faseikon Faseikon Faseikon Faseikon Faseikon Opgaveikon Opgaveikon Opgaveikon Rækkeikon Rækkeikon Beskrivelse Processen er i gang. Subprocessen er i gang. Subprocessen er afsluttet. Subprocessen er stoppet. Subprocessens frist er overskredet. Fasen er i gang. Fasen er afventende. Fasen er lukket. Datoen og tidspunktet for tæt-på-udløbsfristen er overskredet. Fasen er afsluttet, og at datoen og tidspunktet for tæt-påudløbsfristen er overskredet. Datoen og tidspunktet for udløbsfristen er overskredet. Fasen er afsluttet, og at datoen og tidspunktet for udløbsfristen er overskredet. Opgaven er aktiv og afventende. Opgaven er blevet udført. Opgaven venter på, at den foregående opgave bliver udført. Rækken er skjult. Rækken er udvidet. OVERSIGT OVER SUBPROCESSER Iko n Type Subprocesiko n Beskrivelse Processen er en subproces. 13

WorkZone Process 2013 SMARTMAILS Iko n Type Opgaveiko n Opgaveiko n Opgaveiko n Beskrivelse Forekommer i listen med smartmails. Viser, at opgaven er blevet udført. Forekommer inde i smartmailen. Viser, at smartmailen indeholder en opgave. Forekommer inde i smartmailen. Viser, at opgaven er åben. 14

Sådan forelægger du sager til godkendelse Onlinehjælp 15

WorkZone Process 2013 Om at forelægge sager til godkendelse Med Ministerbetjening installeret kan du forelægge en sag til godkendelse i Captia Web Client. For at kunne gøre dette, skal sagen indgå i en igangværende proces uanset, hvilken fase processen er i. En forelæggelses livscyklus ser typisk således ud: 1. En proces startes i Captia Web Client eller Microsoft Outlook. 2. I Microsoft Outlook påtager personen, der er sat på sagen (sagsbehandleren), sig ejerskab på sagen. 3. Sagsbehandleren behandler sagen. 4. I Captia Web Client forelægger en person med adgang til sagen, for eksempel sagsbehandleren, sagen til godkendelse enten en foreløbig eller en endelig godkendelse. 5. De personer, der er udpeget til at godkende sagen, modtager en smartmail i Microsoft Outlook, hvor de skal godkende, afvise, springe over eller videresende opgaven til en anden. 6. Hvis samtlige godkender, bekræfter sagsbehandleren, at sagen er blevet godkendt. 16

Onlinehjælp Forelæg sag til godkendelse Når du forelægger en sag til godkendelse i Captia Web Client, skal du angive, hvem der skal godkende sagen, herunder hvilken i rækkefølge, godkendelserne skal foregå. Du kan også vedhæfte et eller flere sagsdokumenter og -henvisninger til processen. FORUDSÆTNINGER Pakken Ministerbetjening er installeret. Sagen indgår i en igangværende proces i behandlingsfasen. Sagen må ikke indgå i andre forelæggelser. For at forelægge en sag til godkendelse: 1. På sagsdetailsiden, klik > Start APF forelæggelse. 2. I feltet Resumé, indtast en kort beskrivelse af sagen, eller vælg et resumédokument. 3. I ruden Aktører, klik Tilføj til liste for at tilføje en person til at godkende. En dialogboks åbnes. 4. Indtast søgekriterier og vælg en person, der skal godkende. 5. Angiv en tidsfrist og klik OK. Udfør trin 3-5 for hver person, der skal godkende sagen. 6. Hvis du vil gemme listen over personer til at godkende og rækkefølgen, så klik Gem som... Listen kan herefter genbruges og vælges i feltet Forløbsmaske. 7. I ruden Dokumenter, klik Tilføj til liste for at tilføje en eller flere sagsdokumenter. 8. I ruden Henvisninger, klik Tilføj til liste for at tilføje en eller flere dokumenthenvisninger. 9. Hvis du vil forelægge sagen til midlertidig godkendelse, klik Start forelæggelse. eller Hvis du vil forelægge sagen til endelig godkendelse og aflevering klik Start forelæg. med aflevering. Note: Til godkendelse af sagen kan du kun vælge blandt personer med adgang til sagen. 17

WorkZone Process 2013 Flere forelæggelser samtidigt Du kan have flere forelæggelser kørende samtidig på den samme proces, for eksempel en proces af typen Lovforslag. Det kan du gøre uanset, hvilken fase processen befinder sig i. At køre parallelle forelæggelser er kun muligt for almindelige forelæggelser, det vil sige forelæggelser uden aflevering. For at starte en forelæggelse med aflevering, skal processen være i behandlingsfasen. Når først processen er startet, er den i sin afleveringsfase, og det er ikke muligt at starte nye forelæggelser med aflevering for den samme proces. Se Forelæg sag til godkendelse, hvis du vil vide, hvordan man forelægger en sag til godkendelse. 18

Onlinehjælp Om mappen Procesvisninger I Microsoft Outlook findes der under mappen Procesvisninger to oversigter - én over processer og én over subprocesser. Du kan se de processer, hvor du har adgang til de tilknyttede sager. Du kan også manuelt rykke frem og tilbage mellem faser, afslutte en proces, ændre deadline og gemme visninger, som er baseret på filtre. Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om procesikoner. 19

WorkZone Process 2013 Om mappen Procesvisninger I Microsoft Outlook findes der under mappen Procesvisninger to oversigter - én over processer og én over subprocesser. Du kan se de processer, hvor du har adgang til de tilknyttede sager. Du kan også manuelt rykke frem og tilbage mellem faser, afslutte en proces, ændre deadline og gemme visninger, som er baseret på filtre. Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om procesikoner. 20

Onlinehjælp Om processer I oversigten Processer (hovedprocesser), kan du udvide de enkelte processer og se: deres forløb og tidsfrist. de tilknyttede subprocesser. opgaverne og deres rækkefølge. hvem, der har afventende opgaver. enheden for personen med afventende opgaver. startdatoen for processer, subprocesser og opgaver. hvornår en opgave er blevet afsluttet. Du kan udvide og skjule alle hovedprocesser ved at højreklikke på en proces i oversigten og vælge Udvid Alle Processer eller Skjul Alle Processer. Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om, hvad ikonerne betyder. FLERE OPLYSNINGER OM FASER Når du vælger en proces i oversigten Processer, vises panelet Faser nederst i visningen. Her kan du se: processens faser. fasernes tilstand, for eksempel Opgave venter. hvornår fasen blev afsluttet. fasens tidsfrist. Du kan også få ekstra oplysninger om faser ved at holde musen over en bestemt række i kolonnen Faser. Så vises et værktøjstip med oplysninger om den nuværende fase. 21

WorkZone Process 2013 Få vist aktive processer Du kan få vist en liste over aktive processer og subprocesser og følge status på hver proces. Listen indeholder: Procestypen Processens navn Sagsbehandleren med ejerskab over processen Den nuværende fase og fasens status Processens start- og slutdato I oversigten Procesvisninger kan du også få vist eventuelle subprocesser og opgaver, der er knyttet til processerne, herunder deres status og historik. 1. Hvis du vil se oversigten over processer, så klik på folderen Processer. 2. Hvis du vil se oversigten over subprocesser, så klik på folderen Subprocesser. Note: Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om procesikoner. 22

Onlinehjælp Gem visning I procesoversigten Processer kan du gemme en bestemt visning. Det vil sige de processer, der vises, når du har anvendt et filter. Du anvender et filter ved at højreklikke i procesoversigten og vælge et filter (under Filtrer på procestype). Når du gemmer en visning, kan du se den i mappen Mine visninger. Denne mappe oprettes først, efter du har gemt en visning. For at gemmen visningen efter du har anvendt et filter: 1. Højreklik i procesoversigten. 2. Vælg Gem visning. Visningen får automatisk en titel. 3. Indtast eventuelt et andet navn for visningen. 4. Klik OK. 23

WorkZone Process 2013 Ryk frem eller tilbage mellem faser Du kan manuelt rykke frem til den næste fase i en proces eller rykke tilbage til den forrige. Dette gælder for alle aktive processer, som vises i oversigten Processer: Hvis du rykker frem til den næste fase, sættes eventuelt tilknyttede subprocesser og opgaver for denne fase i gang. Hvis du rykker tilbage til den forrige fase, sættes eventuelt tilknyttede subprocesser og opgaver for denne fase i gang. For at rykke frem eller tilbage: 1. Vælg en proces, som beskrevet i Få vist aktive processer. 2. Højreklik på processen. 3. Vælg Ryk frem eller Ryk tilbage. Fasens ændrede status vises i kolonnen Faser. 4. Højreklik en proces og vælg Opdater for at opdatere hele procesoversigten. Note: Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om de ikoner, du ser i kolonnen Faser. 24

Onlinehjælp Rediger tidsfristen for en proces I oversigten Processer kan du ændre tidsfristen (og titlen) for en proces eller subproces. Du kan enten flytte tidsfristen frem eller tilbage i tiden, men du kan kun vælge en dato, der falder samtidigt eller senere end dags dato. For at redigere tidsfristen for en proces eller subproces: 1. I procesoversigten, dobbeltklik på en proces eller subproces. eller Højreklik og vælg Rediger. 2. Foretag ændringer. Hvis det er en proces, du ændrer, kan du i samme dialogboks ændre de tilknyttede subprocesser. 3. Klik Gem. Note: Når en tidsfrist for en subproces ændres, gensendes afventende opgaver til brugerne. Hvis du ændrer tidsfristen for en proces, og den udløber før en tilknyttet subproces, vises subprocessen med en rød boks. Det betyder, at du skal ændre tidsfristen. Det skal du også gøre, hvis tidsfristen for en subproces falder tidligere end dags dato. Om gensendte opgaver Smartmails med opgaver gensendes, når der eksisterer en subproces med en afventende opgave, og nogen ændrer tidsfristen for denne subproces. Forestil dig, at en proces er blevet startet, og den har en eller flere subprocesser med en opgave. Når subprocessen startes, bliver en smartmail sendt til nogen, som herefter forventes at udføre dens opgave. Indtil personen udfører opgaven, er den afventende. Hvis nogen i mellemtiden for eksempel procesejeren ændrer tidsfristen for subprocessen, så gensendes smartmailen. I smartmailens afsnit Historik vises den ændrede tidsfrist, og opgavens status er Gensendt. 25

WorkZone Process 2013 Afslut en proces Du kan afslutte en aktiv proces i oversigten Processer. 1. Vælg en proces, som beskrevet i Få vist aktive processer. 2. Højreklik på processen. 3. Vælg Afslut. Processen forsvinder fra oversigten. 4. Højreklik en proces og vælg Opdater for at opdatere oversigten Forretningsprocesser. Note: Se Om procesikoner, hvis du vil vide mere om de ikoner, du ser i oversigten. 26

Onlinehjælp Opgaver Opgaver sendes til dig som smartmails, hvor du bliver bedt om at gøre noget, for eksempel tage ejerskab over en sag eller godkende et sagsdokument. Når du har udført en handling i en smartmail, ændres dens status til Afsluttet. Derefter kan processen fortsætte. Hvis du har modtaget en opgave, og nogen ændrer tidsfristen for den relaterede subproces, så bliver opgaven sendt til dig igen. Se Om gensendte opgaver, hvis du vil have flere oplysninger. 27

WorkZone Process 2013 Redigering af dokumenter Når du modtager en smartmail, kan du redigere Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-præsentationer, hvis dokumentet har tilstanden udkast (UÅ). Hvis dokumentet er arkiveret (ARK), lukket (AFS) eller låst (UL), kan du ikke redigere det. SLÅ DOKUMENTVERSIONERING TIL ELLER FRA Hvis din organisation arbejder med versionering af dokumenter, så kan du slå versionering til eller fra på de enkelte dokumenter. For et dokument kan versionering slås til, fra eller ikke være sat. Se mere information om versionering i WorkZone for Office. Hvis du åbner et dokument til redigering fra en smartmail, og versionering ikke er sat på det dokument, bliver du spurgt om du vil slå versionering til eller fra. 28

Onlinehjælp Versionering af dokumenter Diagrammet illustrerer, hvordan redigering af et dokument via en smartmail virker: BESKRIVELSE AF DIAGRAM Hvis dokumentet senest er blevet redigeret af dig, tjekker systemet, om dokumentet er låst: Dokumentet er låst en ny version af dokument oprettes, som du kan redigere. Dokumentet er ikke låst du kan redigere den nuværende version af dokumentet. Hvis dokumentet senest blev redigeret af en anden bruger, tjekker systemet, om dokumentet er et udkast: Dokumentet er et udkast dokumentet låses, og en ny version af dokumentet oprettes, som du kan redigere. Dokumentet er ikke et udkast en ny version af dokumentet oprettes, som du kan redigere. Sådan søger du Når du starter en proces, kan du søge efter sager og dokumentparter ved hjælp af søgedialogbokse. Dialogboksene Vælg sag og Vælg parter indeholder både tekstfelter, et fritekstfelt og på forhånd definerede søgefiltre, som du kan bruge til at indsnævre din søgning. Du kan bruge søgeoperatorer til at gøre dine søgninger mere præcise. Det har ingen betydning, om du skriver søgeoperatorer med små eller store bogstaver. For flere oplysninger, åbn hjælpen fra den dialogboks, hvor du vil foretage søgningen. 29

WorkZone Process 2013 Videresend en opgave Du kan videresende opgaver til andre medlemmer af din afdeling, organisatoriske enhed eller myndighed, men kun til personer med adgang til den sag, som er knyttet til processen. Disse personer vises i Sagsbehandler-listen i smartmailens nederste del. For at videresende en opgave: 1. Vælg en sagsbehandler. 2. Klik Videresend. 30

Onlinehjælp Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører ScanJour. Oplysningerne heri må ikke kopieres, bruges eller videregives uden for denne sammenhæng til andet end forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, hvis de er fremskaffet på en måde, hvor der ikke er angivet nogen begrænsninger. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, men ScanJour kan ikke garantere for dette. ScanJour forbeholder sig ret til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel, og ScanJour og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. ScanJour er et indregistreret varemærke, der anvendes af ScanJour A/S på licens. Alle øvrige logoer, varemærker og servicemærker tilhører de respektive tredjeparter. Copyright ScanJour A/S 2013. Alle rettigheder forbeholdes. 31

WorkZone Process 2013 Fejlfinding Klik på et emne nedenfor for at se løsningen. Historik-dokumentet for forelæggelse vises ikke korrekt i Captia Web Client Når du åbner historik-dokumentet for en forelæggelse i Captia Web Client, overlapper teksten. Løsning: Højreklik på dokumentet og vælg Vis > Normal eller Udkast. 32