SEPTEMBER 2014 Adjunktansættelser og lektorkvalificeringicering Ny stillingsstruktur Tværgående Uddannelsesudvikling, Kirsten Larsen HR og Kommunikation, jura&forhandling
Adjunktansættelser i UCL Adjunktansættelser i UCL Adjunkter ansættes som udgangspunkt i et samarbejde mellem 2 områder i UCL, hvoraf det ene betragtes som hovedområdet, der kan varetage 50 % af adjunktforløbet. Ved ansættelse af en adjunkt drøftes og aftales procedure for ansættelse på fællesmøde mellem 2-3 vicedirektørområder, f.eks. en grunduddannelse og Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler, hvorefter ansættelsesforløbet i adjunktperioden aftales. Alle UCL s vicedirektørområder har et fælles ansvar for at medvirke til kvalificering i adjunktperioden. Det kan undtagelsesvis komme på tale, at der på grund af den særlige medarbejderprofil må beskrives en adjunktplan, der ikke involverer andre områder end den ansættende afdeling. Den hovedansvarlige uddannelseschef / afdelingschef står for ansættelsesprocedure og uddannelseschef/ afdelingschef for den anden medvirkende afdeling deltager i ansættelsesudvalget og i beslutninger vedr. ansættelsesforløbet i øvrigt. Evt. aftale om merit ift. afkortelse af periodens længde skal være afsluttet senest 1 måned efter adjunktens ansættelse og skal altid medføre revurdering af den overordnede plan. De 1-2 ansættende afdelinger dækker som udgangspunkt min 75 % af ansættelsen. De sidste 25 % aftales så tidligt som muligt. Hovedansvaret for initiativ ift. Aftaler vedr. denne del påhviler den afdeling, der varetager de 50 % af ansættelsen. Ledelsesansvar Adjunktansættelsen forankres ledelsesmæssigt i den afdeling, som tager initiativ til stillingsopslag og hvor adjunkten ligeledes får sin ansættelse efter endt lektorkvalificering. Denne afdeling betragtes som den hovedansvarlige afdeling og har det fulde personaleansvar for adjunkten. Når adjunkten varetager opgaver i anden afdeling jf. aftaler i adjunktplanen har anden afdeling det daglige ansvar og ledelsesretten ift. allokering af opgaver. Løn Alle afdelinger betaler for de andele af adjunktforløbet, man har ansvar for. Der kan undtagelsesvis aftales anden fordeling af lønudgift fx begrundet i adjunktens arbejdsværdi for den pågældende afdeling. Adjunktplan Ledelsesopgaven vedr. adjunktplanen er et fælles ansvar for de 2 afdelinger og skal være aftalt senest 3 måneder efter ansættelsen. Lederen med hovedansvaret for adjunkten er ansvarlig for udarbejdelse af adjunktplan og koordinering knyttet til dette. Opgaver i det tredje område tilføjes så snart det er aftalt. Ansvar Alle vicedirektørområder har et fælles ansvar for aftaler vedr. adjunktansættelse og for at der så vidt muligt kan opnås alle de påkrævede kompetencer i adjunktforløbet. Såfremt det er umuligt at tilgodese alle tre områder (Grunduddannelser, Forskning og Innovation,
Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler) i adjunktperioden påhviler det den hovedansvarlige afdeling at justere adjunktplanen ift. dette. Evaluering Aftalen om adjunktansættelser evalueres efter 1 år. Tværgående Uddannelsesudvikling er ansvarlig for evalueringen. Ikrafttrædelse Dette regelsæt træder i kraft efter opslag den 1. april 2014 vedtaget af Strategisk Ledelsesforum. Administration På vicedirektørernes ordinære møder som afholdes hver 14. dag aftales de konkrete fremtidige ansættelser. Punkter vedr. drøftelse af adjunktforløb indsendes til Bianca Hyre, bdhy@ucl.dk, som led i den ordinære dagsordensprocedure. Administrativ koordinator for adjunktprogrammet og HR-konsulent (jura) vil såfremt der skønnes behov herfor ad hoc blive indkaldt til drøftelser på disse møder. Der afholdes 1/2 årlige møde med deltagelse af vicedirektører, administrativ koordinator og HR-konsulent mhp. status og opfølgning ift. ovenstående aftale. Administrativ koordinator er ansvarlig for indkaldelse og sekretariatsbetjening. Aftaler om benyttelse af medarbejdere i andre afdelinger end den personaleansvarlige Denne aftale supplerer tidligere aftaler om køb af medarbejder til arbejde i anden afdeling end den personaleansvarlige. Udgangspunktet for denne retningslinje er, at der aftales delt anvendelse af medarbejderressourcer, hvor der minimum lægges 30% af årsværket i den anden afdeling end den personaleansvarlige. Mindre andele aftales som hidtil via eksisterende retningslinjer for intern køb. Aftaler udformes for 1 år ad gangen og aftales typisk i perioden august-september som led i budgetlægning. Afdelingerne har det fulde ansvar for opgaveallokering for den del af stillingen de selv betaler. I forbindelse med ansættelse af medarbejdere i to afdelinger vil der blive anvendt delt kontering. Bemærk at den hovedansvarlige grunduddannelse/ afdeling bevarer personaleansvaret for medarbejderen. Ved delt kontering betales de reelle udgifter for medarbejderen til den hovedansvarlige grunduddannelse/ afdeling. Grunduddannelsen/ afdelingen får samtlige udgifter til denne medarbejder (løn, ferie og pension) dækket herved i forhold til den procentsats der er aftalt.
Procedure ved delt kontering Den personaleansvarlige iværksætter aftaler vedrørende delt kontering. Delt kontering effektueres ved et tillæg til medarbejderens ansættelsesaftale. Enheden/ afdelingen der købes fra tager initiativ til kontakten til personaleafdelingen med henblik på iværksættelse af tillægget til ansættelsesaftalen. Personaleafdelingen udformer tillæg til ansættelsesaftalerne og administrerer ift. løn. Cheferne for de to afdelinger underskriver tillægsaftalerne vedr. delt kontering som efterfølgende sendes til økonomiafdelingen til orientering. Transport ved delt kontering Transport for medarbejderen afregnes med den personaleansvarlige afdeling efter UCL s gældende retningslinjer for kørsel- og befordringsgodtgørelser mv. Medarbejdere med flere tjenestesteder (dvs. når det står i en ansættelsesaftale) ydes som udgangspunkt ikke time og befordringsgodtgørelse ved at udføre tjeneste på flere tjenestesteder. Time- og befordringsgodtgørelse kan bevilges, hvis det af hensyn til arbejdets planlægning og udførelse afstedkommer, at medarbejderen skal udføre tjeneste på flere tjenestesteder samme arbejdsdag. Godtgørelsen ydes ud fra en betragtning om forbrugt mertid og merudgift. Typer af adjunkter knyttet til adjunktprogrammet Gammel ordning Ny ordning 2013 Ny ordning 2014 Datoer De der er ansat før De der er ansat efter De der er ansat efter 1. august 2013 1. august 2013 1. februar/april 2014 slut 31. juli 2017 + de der er overgået fra gammel ordning Ansættelse Et ansættelsessted Et ansættelsessted To ansættelsessteder Arbejdsfordeling vedr. lektorkvalificering Uddannelseschefer Økonomi & Personale (Personaletemaet) HR og Kommunikation Tværgående uddannelsesudvikling I det følgende beskrives kun de opgaver, der har berøringsflader til uddannelsescheferne og er af betydning for samspillet mellem uddannelseschefer og aktørerne på det centrale niveau.
Uddannelseschefer Det er ansættelsesinstitutionens ansvar at skabe reelle muligheder for adjunktens kvalificering til lektorbedømmelse. Det gør den personaleansvarlige uddannelseschef ved at sikre samarbejdet med øvrige afdelinger: at adjunkten tildeles konkrete opgaver og aktiviteter med henblik på at kvalificere sig til lektor, herunder supervision og relevant efteruddannelse, at der senest 3 måneder efter adjunktperiodens begyndelse er udarbejdet en individuel adjunktplan i samarbejde med adjunkten, at der er udpeget en vejleder, som skal følge adjunktens arbejde gennem adjunktforløbet og vurdere, om adjunktplanen og arbejdsopgaverne giver adjunkten reel mulighed for at kvalificere sig til lektorbedømmelse, at der bliver nedsat et lektorbedømmelsesudvalg på tre medlemmer, når en adjunkt anmoder om lektorbedømmelse. Uddannelseschef og adjunkt har mindst 2 samtaler om året: Her kan den årlige mussamtale være den ene. Ved disse samtaler gøres status på adjunktplan og adjunktens deltagelse i adjunktprogram drøftes. Adjunkten møder op med en opgørelse over forbrugt tid på deltagelse i refleksionsgruppe og kursus mv. Uddannelseschefen har endvidere ansvar for at nedsætte og udpege medlemmer til et bedømmelsesudvalg, der skal vurdere og bedømme adjunktens kompetencer, orientere adjunkten om bedømmelsesudvalgets sammensætning samt at videresende anmodningen til bedømmelsesudvalget. Personaleteamet Personaleteamet samarbejder med uddannelseschefer omkring ansættelser og ansættelsesvilkår f. eks.: Adjunktperiodens længde De 2 ansættelsesområder og skiftende tjenestesteder skal fremgå af ansættelsesaftalen Konsekvens ved negativ bedømmelse eller manglende overholdelsesfrist indskrives ligeledes i ansættelsesaftalen HR og Kommunikation Jura og forhandlingsteamet (Gitte Bastholm, Odense og Lene Synnøve Andersen, Vejle) f.eks.: Vejledning if. ansættelse som adjunkt med mulighed for lektorkvalificering Viden om regelgrundlag for stillingsstrukturen Vurdering af stillingsindhold for stillinger indenfor og udenfor stillingsstrukturen Administrativ støtte if. ved afskedigelse af adjunkter der undlader at aflevere eller bliver negativt lektorbedømt
HR-teamet (Tine Secher) varetager administrative opgaver i forbindelse med adjunktprogrammets gennemførelse: Outlook-indkaldelser til kursusdeltagere Alle udsendelser til alle adjunkter eller alle kursusdeltagere Tilmelding til adjunktprogrammet Ajourføring af samlet oversigt over adjunkter og grupper Fronter: Ajourføring af adgang til rummet og lægger materiale ind på fronter Køb af arbejdstimer til lektorgruppen (sende timesedler ud til underviserne) Afdelingernes betaling for adjunktprogrammet ved undervisnings årets afslutning Tværgående uddannelsesudvikling Kirsten Larsen er ansvarlig for udvikling og koordination if. UCL s adjunktprogram. Opgaven indebærer: Ledelse af lektorudvalg og dettes aktiviteter dvs. planlægning og fortsat udvikling af kursus, program, indhold og tilrettelæggelse Introduktion af nye medarbejdere og uddannelseschefer Vejleder ledere og adjunkter i individuelle spørgsmål Samarbejder med HR og kommunikation jf. ovenstående Står endvidere for planlægning og tilrettelæggelse af de halvårlige VD-møder vedr.- lektorkvalificering Vil fremover også vejlede i forhold til meritvurderinger, fravigelse af krav om efter-og videreuddannelse/ grunduddannelse, procedurer og nedsættelse af lokale bedømmelsesudvalg jf. ny ordning Timer/ opgaveområder Adjunkten skal deltage i opgaver og aktiviteter på følgende tre opgaveområder: Opgaver ved erhvervsakademi- og/eller professionsbacheloruddannelser, Opgaver ved efter- og videreuddannelser i tilknytning hertil og på mindst samme niveau, Udvikling af institutionernes videngrundlag gennem forsknings- og udviklingsaktiviteter UCL har valgt at opfyldelse af kvantitetsreglen opgøres i tid i forhold til en nettonorm på 1643 årligt, dog vil der skulle skønnes individuelt i forhold til opgaveløsninger også. Timer til adjunktens deltagelse i adjunktprogram og vejleder aftales lokalt med den personaleansvarlige uddannelseschef. Mere information Se ny vejledning om lektorkvalificering og lektorbedømmelse godkendt af professionshøjskolernes rektorkollegium (juli 2014) udsendt af Jørgen Thorslund. Kan også findes på Fronter og mit.ucl.dk/hr og Kommunikation/Stillingsstruktur i UCL.
Har du spørgsmål: Kontakt Tværgående Uddannelsesudvikling, Kirsten Larsen, 63183657 HR og Kommunikation, Gitte Bastholm, jura&forhandling@ucl.dk