#JobInfo Criteria=KABside1# Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 15. februar 2011, kl.17.00 på boligselskabets kontor, Grønnegade 4B Til stede: Poul-Erik Poulsen, Henning Bros, Jette Nørskov, Bertel Rønne, Karen-Lis Mohr, Dorte Davidsen, Anna Marie Mason, Anette Fogh, Marianne Stadager samt Erik Nielsen Fra administrationen: Bjarne Wiingaard og Ingo Hvid Afbud: Niels B. Schmidt, Klaus O. Larsen Indholdsfortegnelse Sager til behandling...3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøder...3 2. Det endelige beslutningsgrundlag for sammenlægning af boligorganisationerne og Boligselskabet AKB, Nordsjælland...3 3. Revisionsprotokol...4 4. Meddelelser fra formanden...4 5. Bestyrelsens sammensætning...4 Til beslutning...5 6. Valg af næstformand...5 7. Bestyrelseshonorar 2010/11...5 8. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2011...6 Til orientering...7 1/14
9. Fordeling #JobInfo af midler...7 Criteria=KABside1# 10. Nyt fra afdelingerne samt ejendomskontoret...8 11. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne...10 12. Orientering om selskabets økonomiske situation...11 13. Beboerklagenævnssager...13 14. Mødeplanlægning...13 15. Eventuelt...13 Bilag 1: Beboerklagenævnssager...13 2/14
Sager til #JobInfo behandling Criteria=KABside1# 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøder Referat fra Boligselskabet AKB, Nordsjællands organisationsbestyrelsesmøde den 14. september 2010. Referat fra s organisationsbestyrelsesmøde den 31. maj 2010. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Det endelige beslutningsgrundlag for sammenlægning af boligorganisationerne Frederiksborg Boligselskab og Boligselskabet AKB, Nordsjælland På fælles organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde i Boligselskabet AKB, Nordsjælland og den 2. november 2010 besluttede organisationsbestyrelserne og repræsentantskaberne at opløse Boligselskabet AKB, Nordsjælland og sammenlægge boligorganisationen med. Som referat fra mødet er fremsendt det endelige beslutningsgrundlag, der er udarbejdet på baggrund af de drøftelser, der har fundet sted i løbet af 2010 senest på det fælles organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Som en del af beslutningen skulle foretages et såkaldt proklama. Der har været indrykket annonce i Statstidende med orientering om opløsningen af Boligselskabet AKB, Nordsjælland. Der er ikke indkommet reaktioner herpå. Administrationen vil på organisationsbestyrelsesmødet orientere yderligere om forskellige forhold i forbindelse med den nye boligorganisation. at organisationsbestyrelsen godkender det fremsendte beslutningsgrundlag. Organisationsbestyrelsen godkendte det fremsendte beslutningsgrundlag med kommentar fra Dorte Davidsen, at beslutningen om sammenlægning burde have været delt således, at beslutning om sammenlægning og beslutning om kontorets placering burde have været adskilt. 3/14
3. Revisionsprotokol #JobInfo Criteria=KABside1# Revisionsprotokollen fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er tilføjelser til protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Anette Fogh orienterede fra KAB s netop afholdte bestyrelsesseminar om overvejelser i forbindelse med KAB s målsætningsprogram for de kommende 3 år og om overvejelser i KAB s bestyrelse, der kunne mindske KAB s meget store portoudgifter. Anette Fogh omtalte det forhold, at folketinget havde lovgivet mod den mulighed, der på et tidspunkt havde vist sig i forbindelse med undgåelse af moms ved indbetaling af administrationshonorar i 2010. Udgivelse af nyt revideret oplag af administrationshåndbogen blev yderligere omtalt. Under punktet bad Henning Bros om ordet. Henning Bros rejste sig, og ønskede at rette en tak til Poul-Erik Poulsen for hans mangeårige virke både som formand for en afdelingsbestyrelse fra 1971-2005 og fra 1977 og som formand for boligselskabet helt frem til årsskiftet 2010/2011, hvor det nye blev dannet. Henning Bros sluttede med at omtale Poul-Erik som en pioner fra starten af beboerdemokratiet. Poul-Erik takkede for opmærksomheden og supplerede med at nævne, at han egentlig var aktiv i boligsektoren allerede i 1960 erne. Det var da de almennyttige boligselskaber var garantiselskaber med kommunal repræsentation i ledelsen. 5. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har efter sammenlægningen af Boligselskabet AKB, Nordsjælland og pr. 1. januar 2011 og indtil repræsentantskabsmødet i efteråret 2011 følgende sammensætning. 4/14
#JobInfo Criteria=KABside1# På valg Formand Anette Fogh 2011 Medlem Poul-Erik Poulsen 2011 Medlem Henning Bros 2011 Medlem Jette Nørskov 2011 Medlem Anna Marie Mason 2011 Medlem Karen-Lis Mohr 2011 Medlem Erik Nielsen 2011 Medlem Marianne Stadager 2011 Suppleant Klaus O. Larsen 2011 Suppleant Bertel Rønne 2011 Suppleant Dorte Davidsen 2011 Suppleant Niels B. Schmidt 2011 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Til beslutning 6. Valg af næstformand På det fælles organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 2. november 2010 blev Anette Fogh valgt som formand for det nye. Det blev besluttet, at valg af næstformand kunne finde sted på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen vælger ny næstformand. Henning Bros anbefalede Jette Nørskov som næstformand for. Jette Nørskov blev valgt med akklamation. 7. Bestyrelseshonorar 2010/11 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar 2011. 5/14
Reguleringsindekset #JobInfo Criteria=KABside1# for september 2010 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 71,49 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 42,89 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen beslutter om bestyrelsen jævnfør de nævnte regler vil have udbetalt bestyrelseshonorar for regnskabsåret 2011 og om fordelingen deraf. Organisationsbestyrelsen besluttede, at bestyrelseshonorar skal udbetales og fordeles ligeligt blandt alle bestyrelsens medlemmer, dog ønskede Karen-Lis Mohr ikke at modtage honorar. 8. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2011 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2010 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2011. 253 beboere ønskede i 2010 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 31 voksne og 37 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2011 fastholdes en kapacitet, så i alt 300 kan deltage i Beboerhøjskolerne. Der forventes en yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan ikke fastsættes endeligt for nuværende primo september 2010, da de igangværende finanslovsforhandlinger kan komme til at betyde en ændring af priserne i form af mindre tilskud til Højskolerne. Med udgangspunkt i de priser, vi kender for 2010, vil priserne næste år være omkring 3.300 kr. for voksne og 1.800 kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2011 endnu ikke indgået nogen fast aftale for Familiehøjskolerne mens Seniorhøjskolen er booket på Skarrildhus ved Herning. 6/14
Beboerhøjskoleudvalget #JobInfo Criteria=KABside1# skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere mulighed for deltagelse i Beboerhøjskolerne 2011, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Deltagelse er så enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilskud fra boligorganisationen Der indførtes fra 2009 en ny fordeling af udgifterne. Hvorefter alle boligorganisationer, der i 2010 tilmeldte sig ordningen, betalte et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål. Dette beløb fastholdes uforandret i 2011, hvilket vil muliggøre, at deltagere via Arbejdsmarkeds Feriefond ikke længere skal have 1.000 kr. i tilskud fra de enkelte boligorganisationer. Basisbidraget dækker i øvrigt omkostninger til udsendelse af informationsmateriale herunder breve til beboerne og plakater til de enkelte afdelinger. Herudover skal den enkelte boligorganisation i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt 3 Beboerhøjskoler. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2011. Til de der får opholdet igennem Arbejdsmarkeds Feriefond, vil der ikke længere skulle ydes tilskud. I 2010 deltog ingen beboere fra Boligselskabet AKB, Nordsjælland. Samme år ønskede Frederiksborg Boligselskab ikke at yde tilskud til beboerhøjskolen. Basisbidraget til Beboerhøjskolen for vil i 2011 være 5 kr. pr. lejemål. Hertil kommer udgiften til det antal pladser à 1.000 kr., som boligorganisationen ønsker at råde over. at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris à 5 kr. pr. lejemål samt en betaling på 1.000 kr. pr. plads, undtagen for deltagere der kan opnå tilskud fra Arbejdsmarkeds Feriefond. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange boligorganisationen skal råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede at give 4 beboere mulighed for at deltage i Beboerhøjskolen i 2011. Karen-Lis Mohr ønskede ikke, at boligorganisationen tilbyder Beboerhøjskolen. Til orientering 9. Fordeling af midler I beslutningsgrundlaget fra mødet den 2. november 2010 fremgår følgende: s dispositionsfond og arbejdskapital har en saldo pr. 31. december 2009 på henholdsvis 1.876.187 kr. og 973.289 kr. 7/14
Boligselskabet #JobInfo Criteria=KABside1# AKB, Nordsjællands dispositionsfond og arbejdskapital har en saldo pr. 31. december 2009 på henholdsvis 370.754 kr. og 156.567 kr. Som drøftet i de to organisationsbestyrelser indsætter de to boligorganisationer hver identiske beløb i dispositionsfond og arbejdskapital, beregnet ud fra antallet af lejemålsenheder, i den nye sammenlagte boligorganisation. Med dette udgangspunkt vil det nye sammenlagte pr. 1. januar 2011 have et indestående på dispositionsfonden på ca. 677.000 kr. og et indestående på arbejdskapitalen på ca. 280.000 kr. Der reserveres på den baggrund ca. 1.570.000 kr. fra den nuværende s dispositionsfond til renovering og forbedringsopgaver i Hillerødsholm, Stutterivænget, Havrevangen og Grønnegade Ældreboliger. Som første prioritet i denne sammenhæng er det besluttet, at reservere 98.000 kr. til isolering af lofter i Hillerødsholm, at henlægge 300.000 kr. til Stutterivænget på konto 401, at henlægge 25.000 kr. til aktiviteter for beboerne i Grønnegade Ældreboliger samt henlægge 150.000 kr. til etablering af nyt gulv i fælleshuset i Havrevangen. Ligeledes reserveres ca. 850.000 kr. fra det nuværende s arbejdskapital til kommende opgaver i Hillerødsholm, Stutterivænget, Havrevangen og Grønnegade Ældreboliger. I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab for 2010 vil de endeligt udarbejdede reservationer fremgå. Dette materiale vil snarest blive fremsendt til organisationsbestyrelsens og afdelingsbestyrelsernes orientering. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den oplysning fra administrationen, at det var muligt, allerede nu, at begynde at anvende en del af midlerne. 10. Nyt fra afdelingerne samt ejendomskontoret Hillerødsholm I forbindelse med budget 2010 har boligafdelingen fået skiftet vinduer og døre i opgangene, lagt ny belægning på stier og p-pladser samt ny legeplads. I forbindelse med 2011 skal afdelingen have gennemgået altaner. Der vil blive ansat en rådgiver til at løse denne opgave. 8/14
#JobInfo Criteria=KABside1# Stutterivænget Intet nyt. Havrevangen I forbindelse med budget 2011 skal arbejdet med maling af døre og vinduer samt reparation af hegn omkring haver fortsættes. Grønnegade Ældreboliger I Grønnegade Ældreboliger er Jørgen Kærgård Hansen opsagt fra sin stilling som servicemedarbejder på grund af sygdom. Han vil fratræde dette job med udgangen af juli måned 2011. Arbejdet i afdelingen varetages midlertidigt af ejendomsleder Ingo Hvid. Renholdelse af området varetages af servicemedarbejder Martin Hvid. Nyhuse Udskiftningen af altaner har været stoppet på grund af sne. Arbejdet genoptages pr. 31. januar 2011. Mosehusene I forbindelse med budget 2011 skal der på konto 116 males skure samt lægges ny asfalt på hele området. Arbejdet finder sted i samarbejde med Hillerød Kommune jævnfør gældende driftsaftale. Løngangshuset Intet nyt. Ålholmhjemmet I forbindelse med budget 2011 skal der på konto 116 lægges ny asfalt på stier og kørearealer. Dette vil ske i samarbejde med Hillerød Kommune, jævnfør gældende driftsaftale. Sophienborgvænget Intet nyt. Hammarshøj Der er indkaldt til stiftende generalforsamling i grundejerforeningen torsdag 3. februar 2011. Der er ligeledes indkaldt til det første afdelingsmøde den 24. februar 2011. I forbindelse med budget 2011 udføres arbejder i kælderen, hvor mureren har været i gang med gulve og vægge. Efterfølgende bliver lofter og vægge malet. Vi er i dag i den glædelige situation, at der kun mangler at udlejes fire lejemål. Der har løbende igennem det sidste år været en til to fremvisninger om ugen. 9/14
I forbindelse #JobInfo Criteria=KABside1# med udearealer disse ved at være færdige, man mangler dog at Nordicom skal gøre beplantningen færdig i Murergade. Administrationen har forgæves rykket Nordicom adskillige gange. Generelt I forbindelse med den store snemængde har vi været så uheldige, at der i perioden har været fire servicemedarbejdere fraværende på grund af sygdom. Dette har betydes et meget stort ekstraarbejde for de få medarbejdere, der har været tilbage. I en periode på syv uger havde både ejendomsleder og servicemedarbejdere kun en enkelt fridag. I forbindelse med indkøb af salt er budgetterne overskredet for alle afdelinger i 2010. Det har måtte konstateres, at der har været saltmangel. Da der igen var salt at købe på markedet var priser steget fra 35 kr. pr. sæk til 75 kr. pr. sæk. I forbindelse med det store overarbejde, der har været i alle afdelinger, vil der finde afspadsering sted, når arbejdet muliggør det. Der er udarbejdet nye administrative systemnumre til de tidligere AKB Nordsjællands afdelinger samt bestilt nye vaskekort med de nye systemnumre. Der er bestilt nye skilte til opsætning ved Grønnegade samt nedgangen til ejendomskontoret. Disse forventes at komme på plads i løbet af 14 dage fra dags dato. I forbindelse med personalesituationen skal der i september måned 2011 ansættes nyt personale i Grønnegade Ældreboliger og Nyhuse. Servicemedarbejder Kim Freddy Olesen er pr. 1. februar 2011 ansat i 30 timer i Sophienborgvænget og syv timer i Hammershøj. I forbindelse med omstruktureringen af personalet var planlagt, at servicemedarbejder Mikael Olsen skulle arbejde på Ålholmhjemmet med rengøring. Han har ikke ønsket dette job, og vil med udgangen af maj måned 2011 fratræde stillingen. Der har været holdt MUS-samtaler med personalet. Samtlige medarbejdere udtrykte tilfredshed og glæde i forbindelse med sammenlægningen af boligorganisationerne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med den supplerende kommentar, at der også bliver opført nye udhuse i Nyhuse. 11. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab 10/14
på fraflyttere #JobInfo Criteria=KABside1# til inkasso. Der opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende kommentar: at administrationen på kommende organisationsbestyrelsesmøde vil orientere nærmere om tomgang i de lejemål, der fremsendes til kommunal anvisning, samt om forhold i forbindelse med ny folkeregisterregistrering ved fraflytning fra bolig i boligorganisationen. 12. Orientering om selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: 11/14
Danske #JobInfo Capital Criteria=KABside1# SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 4,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,20 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,00 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,60 %. Resultatet for 2010 endte lavere end de foregående år, i det sidste kvartal af 2010 endte med en negativ værdiudvikling på ca. 1,60 % for porteføljeforvalterne grundet frygten for inflation og stigende renter. Pr. 1. januar 2011 er Boligselskabet AKB, Nordsjællands investeringsbeviser overført til Frederiksborg Boligselskab. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 25. januar 2011 (kurs 100) Indre værdi 1. januar 2010 (efter udlodning) Indre værdi 25. januar 2011 4.377.169 102,47 107,14 SEB 3.112.336 98,91 103,72 Nykredit 3.138.459 100,36 105,14 Ændring af indre værdi 4,67 %- point 4,81 %- point 4,78 %- point Indre værdi 1. januar 2010 (efter udlodning) er udtryk for korrigeret indre kursværdi pr. 1. januar 2010 efter udbetaling af udlodning for regnskabsåret 2009. 12/14
Der #JobInfo er pr. 23. Criteria=KABside1# februar 2010 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2009 fra Danske Capital, 5 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i det tidligere i perioden 2008-2011. Bilag 1: Beboerklagenævnssager at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Mødeplanlægning Onsdag den 25. maj 2011, kl. 17.00 - Organisationsbestyrelsesmøde - (Regnskab) Onsdag den 25. maj 2011, kl. 18.00 - Repræsentantskabsmøde Torsdag den 3. november 2011, kl. 17.00 - Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 3. november 2011, kl. 18.00 ekstraordinært repræsentantskabsmøde at organisationsbestyrelsen drøfter mødetidspunkt og datoer for fremtidige møder og godkender mødeplanen. Det blev besluttet, at mødedatoer, hvor der både bliver afholdt organisations- og repræsentantskabsmøde, bliver begge møder indkaldt til kl. 17.00. 15. Eventuelt Poul Erik Poulsen orienterede om lovgivningens krav til offentliggørelse af referater. Det blev i den forbindelse besluttet at indføre fast punkt på organisationsbestyrelsens dagsorden med det formål, at drøfte om mødet havde haft personfølsomme sager på dagsordenen, med et fortroligt referat til følge. 13/14
Boligbutikken #JobInfo Criteria=KABside1# blev drøftet. Det blev besluttet at træffe beslutning om deltagelse i Boligbutikken på kommende møde. 14/14