SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Procedure og tidsplan for budgetlægning 2014-2017 Til: Økonomi-, teknik- og miljøudvalget/byrådet Dato: 3. januar 2013 Sagsbeh.: AJ Journalnr.: 12/22224 Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 4 hovedaktiviteter: Budgetlægning for 2014-2017, Budgetopfølgning for 2013 Halvårsregnskab 2013. Regnskabsaflæggelse for 2012. Regnskab 2012 og opfølgning på politiske mål for 2012 Procedure og tidsplan for regnskabsaflæggelsen er udmeldt af Økonomiafdelingen på Solnettet i november 2012. Opfølgningen på de politiske mål indgår i Årsberetning 2012. Byrådet vil blive orienteret om regnskabsresultatet på Byrådets time den 18. marts 2013. Den politiske behandling af regnskabet vil ske på møderne i maj måned, hvor Byrådet oversender regnskabet til revisionen og samtidig godkender Årsberetning 2012 og Bilag til Årsberetning 2012 som grundlaget for revisionens arbejde. Den formelle godkendelse af regnskabet vil ske samtidig med behandling af den afsluttende revisionsberetning i september. Budgetopfølgning 2013 Den politiske budgetopfølgning for 2013 vil ske via budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 og budgetopfølgningen pr. 30. september 2013. Ved budgetopfølgningerne foretages et skøn over forventet regnskabsresultat for 2013 og overførsel af ØD-midler til 2014 samt en vurdering af om rammen til serviceudgifter i budget 2013 kan overholdes. Resultatet af budgetrevisionen vil blive politisk behandlet på møderne i maj og november. Halvårsregnskab 2013 Det er obligatorisk for kommunerne at udarbejde et halvårsregnskab for perioden 1. januar til 30. juni. Halvårsregnskab skal være ledsaget af bemærkninger om kommunens forventede årsregnskab for 2013. Som grundlag for udarbejdelse af halvårsregnskabet revurderer lederne pr. 31. maj 2013 skøn over forventet regnskab for 2013 og forventet overførsel af ØD-midler m.v. til 2014, og fremsender dette til Økonomiafdelingen inden sommerferien. C:\Temp\d34e4c85-5aff-4d45-928c-6e3f888cead6.doc
På baggrund af ledernes tilbagemeldinger udarbejder Økonomiafdelingen efter sommerferien halvårsregnskabet for 2013, der bliver behandlet i Familie- og Uddannelsesudvalget og Social-, sundheds- og fritidsudvalget den 12. august 2013, i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget den 19. august 2013 og i Byrådet den 26. august 2013. Budgetlægningen for 2014-2017 Den faseopdelte budgetlægning Kommunerne og Regeringen har gennem mange år indgået årlige aftaler for den kommunale økonomi, hvori bl.a. er aftalt rammer for serviceudgifter, anlægsudgifter og skatteudskrivningen. Gennem de seneste år har kommunerne, inden for rammerne af den faseopdelte budgetlægning, intensiveret det fælleskommunale samarbejde om at overholde de indgåede økonomiaftaler. Det forstærkede samarbejde har også i forbindelse med budgetlægningen for 2013 vist sin styrke, og resultatet for drift og anlæg overholder samlet den aftale, som kommunerne har indgået med Regeringen. Fokus i det fælleskommunale samarbejde på det økonomiske område er fra 2011 blevet udvidet til både at omfatte koordinering af budgetprocessen og regnskabsresultatet. Dette er sket som følge af, at sanktionslovgivningen med virkning fra 2011 er skærpet, så den både omfatter budgettet og regnskabet. Skøn over forventet regnskabsresultat for 2013 indberettes flere gange i løbet af året. Oplysninger om budgetoplæggene i de enkelte kommuner indberettes løbende til KL fra medio august 2013. Resultatet af indberetningerne drøftes derefter på borgmestermøder den 2. september 2013 og 19. september 2013. Budgetprocedure for budgetlægning 2014-2017 Budgetlægningen for 2014-2017 vil som de tidligere år blive opdelt i to faser. En faktafase, der går fra foråret og frem til slutningen af august, samt en politikfase fra slutningen af august og frem til budgetvedtagelsen. Aktiviteterne i politikfasen er fastlagt således, at Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender budgetforslaget til Byrådets 1. Behandling efter det første borgmestermøde, og at fristen for politiske ændringsforslag er fastsat efter det andet borgmestermøde. Der er følgende politiske aktiviteter i faktafasen og politikfasen: Faktafasen tilvejebringer information og viden til brug for politikfasen: Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Byrådets temamøde den 27. maj 2013. Byrådets godkendelse af halvårsregnskab 2013 og forventet regnskab 2013 på mødet den 26. august 2013. I politikfasen foregår den egentlige politiske drøftelse og vedtagelse af budgettet: Byrådets budgetkonference den 30. august 2013, hvor direktionens budgetoplæg præsenteres. Borgmestermøde i KL-regi den 2. september 2013. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender forslag til budget 2014-2017 til Byrådets 1. behandling den 9. september 2013. Høring af brugerbestyrelserne vedrørende 1. Behandlingsforslaget i perioden 11. 19. september 2013. Orienteringsmøde for alle brugerbestyrelser den 12. september 2013. 2
Byrådets 1. Behandling af budget 2014-2017 den 16. september 2013. Borgmestermøde i KL-regi den 19. september 2013. Aflevering af partiernes ændringsforslag den 23. september 2013. 2. behandling af forslag til budget 2014-2017 den 30. september 2013 i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget og den 7. oktober 2013 i Byrådet. De enkelte aktiviteter beskrives i det følgende. Tids- og aktivitetsplanen fremgår sidst i notatet. Udgangspunkt for budgetlægningen 2014-2017 Dansk økonomi står i de kommende år over for væsentlige udfordringer. Konkurrenceevnen er svækket og produktivitetsvæksten lav. Den demografiske udvikling betyder, at store årgange af ældre vil forlade arbejdsmarkedet i de kommende år. De store underskud på de offentlige finanser skærper kravene til at føre en ansvarlig og troværdig økonomisk politik. De økonomiske rammer for kommunerne i 2013 er fastsat under hensyntagen til EU-henstillingen og behovet for at konsolidere de offentlige finanser. Som følge af vedtagelsen af Budgetloven, vil rammerne for kommunernes økonomi i 2014-2017 blive fastsat af Folketinget i foråret 2013. I Solrød vil der i de kommende år blive flere ældre og færre børn, og de befolkningsmæssige ændringer skal klares indenfor uændret økonomisk ramme, da der må forventes nulvækst i de kommunale budgetter. Budget 2013-2016 overholder de aftalte rammer for kommunernes økonomi. Serviceudgifterne og anlægsudgifterne overholder de aftalte rammer, og der er uændret kommuneskatteprocent og grundskyldspromille i 2013. Der er også indarbejdet en såkaldt finansiel strategi, så gælden pr. borger igen kommer ned på landsgennemsnittet. Dette sker ved at undlade at optage nye lån og fortsætte afvikling af den nuværende lånegæld. Mål & rammestyring er fortsat det bærende princip for den politiske ledelse i Solrød Kommune, hvor der gives plads og rum til lederne, men også et tydeligt ansvar for at realisere Byrådets mål. Der skal være orden i kommunens økonomi og et stabilt serviceniveau, der også kan bibeholdes i de kommende år. Dette stiller krav til Byrådet om at tilpasse kommunens økonomi til den økonomiske formåen og indrette servicetilbuddene til den ændrede efterspørgsel og ændringen i befolkningens sammensætning, samt kontinuerligt at have fokus på effektivisering og udnyttelse af digitale muligheder. Økonomiske nøgletal fra budget 2013-2016 Den økonomiske udfordring kan illustreres af følgende nøgletal fra budget 2013-2016: Mio. kr. 2013 2014 2015 2016 Resultat af ordinær driftsvirksomhed -47,1-39,1-40,4-36,9 (overskud) Finansielt råderum (overskud) -32,7-15,1-25,5-21,5 Nettotræk på kassebeholdningen 28,1 22,3 Nettoforøgelse af kassebeholdningen -15,6-24,8 Samlet kassebeholdning ultimo ved budgetvedtagelsen 112,4 90,1 105,7 130,5 Der er et relativt stabilt finansielt råderum fra 2013 til 2016, men den politiske målsætning om finansiering af et anlægsniveau på det skattefinansierede område på 25 mio. kr. om året er ikke opfyldt i 2014 og 2016. Den politiske målsætning om en gennemsnitlig 3
kassebeholdning på mindst 3% af bruttodrifts- og anlægsudgifterne (ca. 42 mio. kr.) er opfyldt i alle årene. Resultat af ordinær driftsvirksomhed beregnes ved at trække nettoudgift til drift, renter og tilskud/udligning fra skatteindtægterne. Ved et positivt tal er der underskud og ved et negativt tal er der overskud. Det finansielle råderum beregnes ved at trække afdrag på lån fra resultat af ordinær driftsvirksomhed. Ved et positivt tal er der underskud og ved et negativt tal er der overskud. Nettotræk på kassebeholdningen/forøgelse af kassebeholdningen beregnes ved at trække anlægsudgifter og finansudgifter fra det finansielle råderum. Ved et positivt tal er der forbrug af kassebeholdningen, mens der ved et negativt tal er forøgelse af kassebeholdningen. I forhold til samlet kassebeholdning betyder et positivt tal, at der er penge i kassen, mens et negativt tal er udtryk for, at der mangler penge i kassen. En kommune skal have en positiv kassebeholdning i gennemsnit set over de sidste 365 dage, og kan derfor kortvarigt godt have en negativ kassebeholdning, men det vil ikke være holdbart permanent at have en negativ kassebeholdning. Udarbejdelse af administrativt budgetoplæg for drift og anlæg Det administrative arbejde med budgetforslag 2014-2017 integreres med den første budgetopfølgning pr. 31. marts 2013, således at den viden, der opsamles, når der udarbejdes skøn over forventet regnskab 2013 bliver kanaliseret videre til budgetforslaget for 2014-2017. Korrektionerne til budgetforslaget 2014-2017 vil indgå i Direktionens udarbejdelse af budgetforslag til budgetkonferencen. Udarbejdelse af politiske mål for 2014 Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet inden udgangen af april måned forslag til politiske mål for 2014, der behandles i de respektive fagudvalg i juni måned 2013. Den lokale MED-struktur Den lokale MED-struktur (lokale MED-udvalg/personalemøder) har mulighed for at komme med høringssvar og forslag til ændrede aktiviteter med angivelse af, hvorledes disse kan blive finansieret inden for det område, de repræsenterer. Høringssvarene skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Dialogmøderne har til formål at skabe en regelmæssig årlig dialog mellem det pågældende fagudvalg (de folkevalgte) og brugerbestyrelserne/råd (de brugervalgte) og ledere. Dialogmøder er primært placeret i foråret, således at drøftelserne kan benyttes som inspiration i budgetlægningen for det kommende år. Det overordnede formål med dialogmøderne er, at drøfte: Områdets vilkår og udvikling. Brugernes behov og ønsker. Brugernes syn på kvaliteten. 4
Nye tiltag og drøftelse af hvorledes disse kan blive finansieret. Med henblik på at sikre en sammenhæng mellem årsplanerne og dialogmøderne kan dialogen tage afsæt i: Fællestræk ved og evt. uddybning af områdets opfyldelse af de politiske mål fra året før. De politiske mål for indeværende år og institutionernes egne mål til at føre de politiske mål ud i livet. Områdets nuværende og kommende udfordringer og i forlængelse heraf aktuelle temaer. Konkret dagsorden, proces og metoder til dialog aftales i forhold til de enkelte områder. Det enkelte fagudvalgs møder med brugerbestyrelserne fremgår af tids- og aktivitetsplanen sidst i dette notat. Brugerbestyrelserne/råd har udover dialogmøderne mulighed for at indsende høringssvar og forslag til politiske handlemuligheder inden for brugerbestyrelsens område. Høringssvarene m.m. sendes via den enkelte leder senest tirsdag den 14. maj 2013 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høringssvarene fra brugerbestyrelserne/råd skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet. Byrådets temamøde den 27. maj 2013, kl. 12.00-18.00. Der er følgende emner: Fremlæggelse af oplæg på særlige politiske fokusområder jf. budgetaftalen: o Status på klimaplanen o Kortlægning af de eksisterende kulturelle aktiviteter i Solrød Kommunes regi o Status på arbejdet med øget digitalisering o Status på erhvervsområdet Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2013 Høringssvar fra brugerbestyrelser/råd og den lokale MED-struktur bliver uddelt på mødet. Direktionens budgetforslag Med baggrund i korrektioner til budgetgrundlaget som følge af regnskabsresultat for 2012, budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013, halvårsregnskabet pr. 30. juni 2013, høringssvar fra brugerbestyrelser og MED-struktur, samt Økonomi- og Indenrigsministeriets udmelding af tilskud, udligning og statsgaranteret udskrivningsgrundlag udarbejdes et tilrettet administrativt budgetoplæg. Direktionens budgetforslag bliver uddelt til Byrådet på byrådsmødet den 26. august 2013. Byrådets budgetkonference den 30. august 2013, kl. 8.30-19.00 Direktionen præsenterer budgetoplægget for 2014-2017. 1. behandling Administrationen udarbejder med baggrund i budgetkonferencen et oplæg til økonomi-, teknik- og miljøudvalgets budgetforslag til Byrådets 1. behandling. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter på mødet mandag den 9. september 2013 budgetforslag til Byrådets 1. Behandling den 16. september 2013. 5
Høring af brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur vedrørende 1. behandlingsforslaget Byrådet holder budgetorienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 12. september 2013 kl. 19. Høringsperioden for brugerbestyrelser løber fra den 11. 19. september, således at brugerbestyrelserne i forhold til det aktuelle budgetforslag, har mulighed for at supplere de synspunkter, de fremkom med i maj. Torsdag den 19. september 2013 kl. 12 er fristen for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høring af Hoved-MED-udvalget Der er møde i Hoved-MED-udvalget onsdag den 25. september 2013, kl. 13-15, således at Hoved-MED-udvalget har mulighed for at udtale sig på baggrund af de fremsendte høringssvar fra lokale MED-udvalg og personalemøder. Ændringsforslag fra partierne til budgetforslaget Ændringsforslag fra partierne skal sendes senest mandag den 23. september 2013, kl. 10.00. til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Byrådets 2. behandling af budget 2014-2017 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslagene til 2. behandlingen på mødet den 30. september 2013. Byrådet 2. behandler budgettet den 7. oktober 2013 og fastsætter samtidigt skatteprocent, grundskyldspromille og takster. 6
Tids- og aktivitetsplan Tidspunkt Aktivitet Procedure og tidsplan fastlægges 21. januar 2013 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2014-2017. 28. januar 2013 Byrådet behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2014-2017. 29. januar 2013 Procedure og tidsplan udsendes til ledere og Hoved-MED-udvalg Politiske mål for 2014-2017 udarbejdes 9. januar 1. februar 2013 Inden udgangen af april 2013 Lederne redegør for status for målopfyldelse på de politiske mål i budget 2012 i institutionens/afdelingens årsplan for 2013, således at status kan indgå i Årsberetning 2012. Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet forslag til politiske mål for 2014-2017. 3. juni 2013 Forslag til politiske mål for 2014-2017 behandles i Familie- og Uddannelsesudvalget og Social-, sundheds- og fritidsudvalget. 10. juni 2013 Forslag til politiske mål for 2014-2017 behandles i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget. Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser 15. april 2013 Økonomiafdelingen udsender høringsbrev til brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur, der beskriver grundlaget for høringen. 16. april 13. maj 2013 14. maj 2013, kl. 12 Høringsperiode for brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur. Aflevering til Økonomiafdelingen via e-post: Høringssvar fra brugerbestyrelserne. Høringssvar fra den lokale MED-struktur. Høringssvarene fra brugerbestyrelserne og den lokale MEDstruktur skal kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter, da de gives videre direkte til Byrådet. 7
Tidspunkt Aktivitet Faktafase Det enkelte fagudvalg afholder dialogmøde med brugerbestyrelser, råd og ledere indenfor udvalgets område. 4. februar 2013 4. marts 2013 11. marts 2013 11. marts 2013 15. april 2013 22. april 2013 13. maj 2013 3. juni 2013 2. september 2013 30. september 2013 2. december 2013 Familie- og uddannelsesudvalget: Skole og dagtilbudsafdelingen, kl. 18-19 Skolebestyrelsen Havdrup skole, kl. 19-21 Skolebestyrelsen Munkekærskolen, kl. 17-19 Skolebestyrelsen Uglegårdsskolen, kl. 19.15-21.15 Forældrebestyrelserne, Daginstitutioner, kl. 19-21 Dagplejen, kl. 19-21 Børn og Ungerådgivningen, kl. 17-19 Ungdomsskolens bestyrelse, kl. 19-21 Ungeforum, kl. 17-18 Skolebestyrelserne, kl. 17-19 Skolelederne og fagkonsulenter, kl. 17-19 14. januar 2013 4. februar 2013 4. marts 2013 15. april 2013 13. maj 2013 12. august 2013 2. september 2013 23. september 2013 11. november 2013 2. december 2013 Social-, sundheds- og kulturudvalget: Fritid og kultur, kl. 17-18 Ældreområdets afdelinger, kl. 17-18.30 Ældrerådet, kl. 17-18.30 Job- og Social Centeret, kl. 17-18 Solrød Idræts Union, kl. 18-19.30 Musikskolens bestyrelse, kl. 17-18 Handicaprådet, kl. 17-18 Ældrerådet, kl. 17-18 Bruger/Pårørende råd - Christians Have, kl. 17-18 Lokalarkivet, kl. 17-18 6. maj 2013, kl. 8.30 Møde i Beredskabskommission 21. maj 2013 Møde Økonomi-, teknik- og miljøudvalg og Hoved-MED-udvalg 27. maj 2013 kl. 12.00-18.00 (før Byrådsmøde) Byrådets budgettemamøde på Solrød Bibliotek i lokale 25A og 25B. Forberedelse af budgetlægning 2014-2017: Fremlæggelse af oplæg på særlige politiske fokusområder Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2013 Høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MEDstruktur (uddeles på mødet). Politikfase 26. august 2013 Direktionen udsender budgetmateriale til byrådskonferencen den 27. august 2013 (uddeles på byrådsmødet). 27. august 22. september 2013 Borgmesteren har politiske forhandlinger med henblik på indgåelse af budgetaftale for budget 2014-2017. 8
Tidspunkt Fredag 30. august 2013, kl. 08.30-19.00 Aktivitet Byrådets budgetkonference på Tune Kursuscenter Direktionen præsenterer budgetoplæg 2014-2017. 1. behandling 9. september 2013 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter budgetforslag til 1. behandlingen i Byrådet 11. september 2013 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling offentliggøres og sendes ud til høring. 11. september 2013 Orienteringsmøde for lederne, tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i Hoved-MED-udvalg (punkt på DIAdag). DIA-dag er fra kl. 9-12. 12. september 2013 kl. 19-21 16. september 2013, kl. 8.30 Byrådet holder orienteringsmøde for alle brugerbestyrelserne på Solrød Bibliotek, lokale 25A og 25B. Høringsmøde Beredskabskommission af 1. behandlingsforslag 16. september 2013 Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for 2014-2017. 2. behandling 19. september 2013, kl. 12.00 19. september 2013, kl. 16.00 23. september 2013, kl. 10.00 25. september 2013, kl. 13-15 Frist for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk De modtagne udtalelser fra brugerbestyrelser, lokale medarbejderudvalg og personalemøder udsendes elektronisk til byrådsmedlemmerne. Frist for indsendelse af ændringsforslag fra partier/partilister til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk Møde i Hoved-MED-udvalget vedr. høringssvar fra brugerbestyrelserne og ændringsforslag fra partier/partilister. 30. september 2013 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslag til byrådets 2. behandling af budgetforslaget 2014-2017 7. oktober 2013 Byrådets 2. behandling af budget 2014-2017, herunder fastsættelse af skatteprocent, grundskyldspromille og takster, samt særlige politiske fokusområder i 2014. 9