Releasebeskrivelse KMD Sag Version 14.5 Nyheder og ændringer i KMD Sag & KMD Sag EDH August 2015 Version 14.5
1 LÆSEVEJLEDNING... 3 2 GENERELT... 3 2.1 Indstilling for gem fællessøgning som defaultvisning... 3 3 SAGER... 4 3.1 Max tilgængelighedstid er øget... 4 3.2 Advarsel hvis sag oprettes uden primær part... 4 3.3 Problem ved massebehandling af ESDH-konverterede sager (ikke tilgængelig)... 5 4 Advis... 5 4.1 Ikke muligt at tilknytte fremmed sagsbehandler på erindringer... 5 5 EDH... 5 5.1 Dokument kan ikke længere oprettes uden om en sag... 5 5.2 Løs tilknytning fjernet, fremadrettet altid fast tilknytning... 6 5.3 Genvejstast til accept af modtagelse... 8 5.4 Afdeling forsvandt i brugerindstillinger... 9 5.5 Gem Vedhæftet jpg-fil som eneste underdokument... 9 5.6 Administration - Advarsel ved sletning af dokumentskabelon... 9 6 DAGSORDEN... 10 6.1 Installationsfejl krævede installation af Politikerweb... 10 7 Udfasning af gamle KMD Fagsystemer (konkurrenceudsættelse af TSA-området.?)... 10 7.1 (IX) en ny type sager... 11 7.1.1 Opret et journalnotat på en indekssag... 12 7.1.2 Opret et journalnotat uden en indekssag... 13 7.1.3 Send et dokument til et andet modtagersystem... 14 7.2 Advis om oprettelse af dokument eller journalnotat på indekssag fejler... 15 KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 2 af 17
1 LÆSEVEJLEDNING Som bruger af KMD Sag Basis, bør du læse afsnit 1-5, samt første del af afsnit 7. Hvis du er interesseret i detaljeret viden om, hvordan du fremadrettet vil kunne arbejde med indekssager, kan du læse afsnit 7.1 og 7.2. Hvis du arbejder med EDH eller Dagsorden, bør du også læse afsnit 5 og 6. 2 GENERELT 2.1 Indstilling for gem fællessøgning som defaultvisning Det er nu muligt at angive under Gemte søgekriterier (både for Sager, Adviser og Dokumenter), at fællessøgninger skal medtages som standard, når man foretager en ny søgning. Opsætningen finder sted inde fra billedet over opsætning af gemte søgninger (Funktioner/Indstillinger/Gemte søgninger). Advis: Dokument: KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 3 af 17
Hvis man har valgt dette, vil søgebilledet som eksempelvis Søg dokumenter, som standard vises med flag sat i feltet Vis fælles. Hvis man således altid ønsker at kunne vælge blandt forskellige fælles søgninger, kan man spare at sætte hak i feltet Vis fælles forud for hver søgning. 3 SAGER 3.1 Max tilgængelighedstid er øget Den maksimale tilgængelighedstid er øget fra 50 til 150 år af hensyn til behovet for at kunne tilgå ejendoms- og miljøsager i systemet i længere tid. Ændringer kan opsættes både i Administrationsmodulet Sagstypeplan og ajourføres af brugeren på den enkelte sag. 3.2 Advarsel hvis sag oprettes uden primær part Der gives nu en advarsel, hvis en sag oprettes uden at feltet Sag vedr. er udfyldt. Det er dog muligt at ignorere advarslen og oprette sagen uden en primær part. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 4 af 17
Svares der Nej (standardvalg) i popuppen, returneres til sagen og man kan indtaste primær part i feltet Sag vedr. Hvis der tastes Ja, vil sagen blive gemt uden primær part. Hvis man redigerer en eksisterende sag og bevidst fjerner Sag vedr., kommer der ikke nogen advarsel. 3.3 Problem ved massebehandling af ESDH-konverterede sager (ikke tilgængelig) Nogle gamle ESDH-konverterede sager fejlede ved massebehandling af sagstypeskift. Fejlmeldingen var at sagerne ikke kunne ændres, da de ikke var tilgængelige. Fejlteksten var forkert, men fejlen skyldtes, at der manglede tekniske oplysninger om ansvarlig_afdeling_styret af. Fejlen er nu løst. (Serviceticket: 117010441, 11701823) 4 Advis 4.1 Ikke muligt at tilknytte fremmed sagsbehandler på erindringer Det er ikke længere muligt ved erindringsadviser at vælge en sagsbehandler, som kommer fra en fremmed organisation. Ændringen er også foretaget ved massebehandling af adviser. (Serviceticket: 116992638) 5 EDH 5.1 Dokument kan ikke længere oprettes uden om en sag Det er ikke længere muligt at oprette nye dokumenter og dagsordenspunkter i KMD Sag EDH, uden at det sker via sagens dokumentfane. Derfor er menupunktet Opret dokument fjernet fra dokumentoversigten og dokumentdetaljebilledet. Ændringen sker på baggrund af ønske fra mange kunder. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 5 af 17
Før: Nu: Også i menuen Filer og højremenu på Oversigt over dokumenter er funktionen Opret dokument fjernet. OBS: Det er fortsat muligt at importere dokumenter fra filsystem, Outlook, IO manager/digital post og skanning, uden at de fra starten ligger på en sag. 5.2 Løs tilknytning fjernet, fremadrettet altid fast tilknytning Fra og med denne version er det kun muligt at lave én slags tilknytning mellem sag og dokument, og det er en fast tilknytning, som ikke kan ophæves igen uden særskilt autorisation. Selv om der er tale om en fast tilknytning, ændres teksten på knappen til fremadrettet at være Tilknyt. Dette gælder både på Oversigt over dokumenter der kan tilknyttes til sag og omvendt på Oversigt over Sager der kan tilknyttes. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 6 af 17
Når et dokument oprettes inde fra sagen, vil det automatisk blive fast tilknyttet. Derfor kan man ikke længere anvende knapperne Tilknyt fast og Godkend og Fast tilknyt på nyoprettede dokumenter. I stedet skal knappen Godkend anvendes. Knappen Godkend og fast tilknyt er beregnet til tidligere tilknyttede dokumenter, som ikke er blevet fast tilknyttet. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 7 af 17
Hvis en mail trækkes ind på en sags dokumentfane, bliver den automatisk fast tilknyttet. Hvis et dokument importeres til en sags dokumentfane fra filsystemet, bliver det også automatisk fast tilknyttet. Billeder fra tidligere version med de to knapper Tilknyt og Tilknyt fast. 5.3 Genvejstast til accept af modtagelse Der indføres genvejstast på dokumentoplysningsbilledet (Alt-C) til Accept af modtagelse. Husk at genvejstasterne først kan ses, hvis man taster Alt. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 8 af 17
5.4 Afdeling forsvandt i brugerindstillinger Hvis brugeren ændrede sine oplysninger om afdeling i brugerindstillinger, gemte og lukkede indstillingsvinduet og dernæst åbnede vinduet igen og derpå ændrede andre brugerindstillinger, forsvandt oplysningen om afdeling. Fejlen er nu rettet. (Serviceticket:116985276, 116986752, 117080630) 5.5 Gem Vedhæftet jpg-fil som eneste underdokument Hvis vedhæftet bilag var jpg eller et andet billedformat og der kun var vedhæftet bilag af denne filtype, kunne knappen Gem ikke aktiveres. Fejlen er nu rettet. (Serviceticket: 117075678) 5.6 Administration - Advarsel ved sletning af dokumentskabelon Der gives en advarsel ved forsøg på sletning af dokumentskabelon, så man kan verificere, at det er korrekt at slette skabelonen, før sletningen foretages. Der gives ligeledes advarsel ved sletning af indholdselementer. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 9 af 17
6 DAGSORDEN 6.1 Installationsfejl krævede installation af Politikerweb En installationsfejl, som blev introduceret i 14.4 er fjernet. Fejlen bestod i at der blev forlangt, installation af Politikerweb. Det gav problemer hos dagsordenskunder, der ikke anvender Politikerweb. (Serviceticket: 117062038 og 117062697). 7 Udfasning af gamle KMD Fagsystemer KOMBIT har gennem den seneste tid gennemført en række udbud af de områder, der indtil nu har været understøttet af KMD-systemer (de såkaldte monopolsystemer). Resultatet er, at en række af KMD s eksisterende systemer over en årrække skal udfases. Det kommer til at betyde store ændringer både i den kommunale IT-infrastruktur og i KMD s systemer, der skal sameksistere med nye løsninger. I forbindelse med udfasningen har KOMBIT og KMD indgået en række aftaler om ændringer af KMD s systemer, så overgangen til den nye verden kan ske så let som muligt. En del af de aftaler, betyder, at der kommer til at ske en række ændringer i KMD Sag og en stor del af de ændringer er indført i version 14.5. En af de store ændringer, der kommer til at ske er, at alle de nye fagsystemer bliver sagsog dokumentbærende. For at en bruger kan få et samlet overblik, skal alle fagsystemer derfor aflevere kopier af sags- og dokumentinformationer til Sags- og Dokumentindeks, som er en del af det fælles kommunale system, Støttesystemer. Herfra kan andre systemer hente disse oplysninger. KOMBIT og KMD har aftalt, at der skal ske en synkronisering mellem Støttesystemerne og KMD Sag. Derfor opstår der en ny type sager i KMD Sag, Indekssager (markeret med IX). Indekssagerne er en kopi af de sager, som de nye fagsystemer har afleveret til Sagsindeks. Derved kan man stadig få et samlet overblik i KMD Sag. Det bliver muligt at oprette Journalnotater og Dokumenter i KMD Sag på indekssager, som egentlig hører hjemme i de nye fagsystemer, i denne sammenhæng kaldet Modtagersy- KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 10 af 17
stemer. Journalnotater og Dokumenter vil automatisk (via Fordelingskomponenten) blive gemt på den relevante sag i det fagsystem som ejer sagen. Det er vigtigt at understrege, at selvom ændringerne er en del af denne KMD Sag version, vil funktionaliteten først være tilgængelig, efterhånden som de nye fagsystemer og Støttesystemerne er i drift. Hvis du ønsker at vide mere, er den del af funktionaliteten, der allerede nu er kendt, beskrevet nedenfor. Du vil modtage yderligere information, efterhånden som det bliver relevant. 7.1 (IX) en ny type sager I forbindelse med monopolbruddet sker der en række ændringer i systemarkitekturen. Som en del af Støttesystemerne etableres Sags- og Dokumentindeks, som er to siloer, der indeholder alle sager og dokumenter i de kommunale fagsystemer, som er tilknyttet Støttesystemerne. Det betyder, at der vil være to typer af sager: sager, der er oprettet via de KMD fagsystemer, som er tilknyttet KMD Sag og sager, som er oprettet i de fagsystemer, som er tilknyttet Støttesystemerne Se figuren nedenfor. KMD Fagsystem KMD Fagsystem KMD Fagsystem KMD Sag Sags- og Dokindeks KMD Fagsystem Fagsy- KMD Nyt Fagsystem stem (KY, KSD, ) Indekssager (IX) For at man, som bruger af KMD Sag, stadig kan have det fulde overblik over en persons aktive sager vil alle de sager, der på sigt etableres i de nye fagsystemer, også kunne ses i KMD Sag. Disse nye sager, som oprettes i de nye fagsystemer, kaldes indekssager og de bliver i sagslisten i KMD Personoverblik markeret med (IX) forrest i sagens overskrift. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 11 af 17
Indekssager vises til information for brugeren af KMD Sag, men sagerne kan ikke redigeres. Det er dog muligt at tilføje journalnotater og dokumenter på sagerne i KMD Sag og disse vil herefter blive sendt til det fagsystem, som ejer sagen, modtagersystemet. Hvis der ikke allerede findes en relevant sag i et modtagersystem, er det også muligt at oprette journalnotater og dokumenter uden en tilhørende indekssag. De forskellige scenarier er beskrevet i de følgende afsnit. 7.1.1 Opret et journalnotat på en indekssag Når et journalnotat skal oprettes på en indekssag, skal indekssagen vælges i sagslisten på KMD Personoverblik og knappen Opret journalnotat aktiveres. Herefter åbnes et vindue, hvor det er muligt at vælge et modtagende system fra en dropdown liste. Listen indeholder de modtagersystemer, som understøtter sager med den kombination af KLE og handlingsfacet, som den valgte indekssag har. Hvis der kun er et modtagersystem, som matcher KLE og handlingsfacet, vil dette automatisk være valgt. Når modtagersystemet er valgt gives journalnotatet en overskrift og en tekst. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 12 af 17
Når journalnotatet gemmes, vil det blive lagt på indekssagen, som et midlertidigt journalnotat og derefter sendt til det valgte modtagersystem. Når modtagersystemet kvitterer for journalnotatet, vil det midlertidige journalnotat blive slettet på indekssagen og modtagersystemet sikrer, at det modtagne journalnotat bliver vist på den endelige sag, som efterfølgende opdateres i KMD Sag. Bemærk at modtagersystemet kan vælge at placere journalnotatet på en anden sag end den valgte indekssag. Hvis modtagersystemet afviser at modtage journalnotatet, vil der blive dannet et infoadvis, se afsnit 7.2. 7.1.2 Opret et journalnotat uden en indekssag Når der skal oprettes et journalnotat uden at der i forvejen er en sag i det relevante modtagersystem, dvs. uden at der er en indekssag i sagslisten i KMD Personoverblik, skal knappen Opret journalnotat uden sag aktiveres. Herefter åbnes et vindue, hvor der skal angives KLE og handlingsfacet. Herefter vælges det relevante modtagersystem fra en dropdown liste. Listen vil være baseret på den valgte kombination af KLE og handlingsfacet. Bemærk at der skal angives et fuldt KLE-nummer (xx.xx.xx). KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 13 af 17
Når journalnotatet gemmes, vil der blive oprettet en midlertidig indekssag i KMD Sag, markeret med (IX) Midlertidig efterfulgt af titlen på KLE-emnet, fx (IX) Midlertidig Kontante ydelser i almindelighed. Efterfølgende vil journalnotatet blive sendt til det valgte modtagersystem. Den midlertidige indekssag vil vise journalnotatet på sagens journalnotatfane. Når modtagersystemet har modtaget journalnotatet, vil den midlertidige sag blive slettet og erstattet af den sag modtagersystemet opretter eller opdaterer, som følge af det modtagne journalnotat. Hvis modtagersystemet afviser at modtage journalnotatet, vil der blive dannet et infoadvis, se afsnit 7.2. 7.1.3 Send et dokument til et andet modtagersystem Et dokument oprettet eller modtaget i KMD Sag kan sendes til et andet modtagersystem, og derigennem tilknyttes en sag i modtagersystemet. Dokumentet fremsøges i EDH i Oversigt over dokumenter. Send til andet modtagersystem kan vælges enten fra højrekliks-menuen eller under menupunktet Rediger. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 14 af 17
Derved fremkommer et vindue, hvor det er muligt at vælge KLE og emnefacet, samt efterfølgende modtagersystem fra drop-downlisten. Når modtagersystem er valgt trykkes Gem og dokumentet sendes til det valgte modtagersystem. Dokumentet bliver kopieret, godkendt og fast tilknyttet en midlertidig indekssag. Når modtagersystemet accepterer modtagelse af dokumentet, bliver dokumentet og den midlertidige indekssag slettet, og dokumentet vil efterfølgende fremgå af den indekssag, hvortil modtagersystemet har besluttet at knytte dokumentet. Hvis modtagersystemet afviser at modtage dokumentet, vil der blive dannet et infoadvis, se afsnit 7.2. 7.2 Advis om oprettelse af dokument eller journalnotat på indekssag fejler Når et journalnotat eller dokument sendes til et andet modtagersystem, vil informationen være tilgængelig i KMD Sag, indtil modtagersystemet har accepteret journalnotatet eller dokumentet. Hvis modtagersystemet afviser at modtage journalnotatet eller dokumentet, vil der blive dannet et infoadvis. Adviset skal åbnes fra Oversigt over adviser med dobbeltklik eller via menupunktet Filer Åbn. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 15 af 17
Når adviset åbnes, vil det indeholde informationen om, at journalnotatet eller dokumentet er afvist af det modtagende system. Det betyder, at der skal ændres enten på KLE, handlingsfacet eller modtagersystem. Der skal trykkes på Fagmodul m. sagstypen. Hvorved der vises et vindue med mulighed for at rette på sagens opsætning og sende sagen til et andet modtagersystem. Alternativt er det muligt at hoppe direkte fra Oversigt over adviser til redigeringsvindue via højremuse-klik + Åbn fagmodul (KMD Sager) med sagstypen. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 16 af 17
I det åbnede vindue er det muligt at ændre Sagstype, Handlingsfacet og Modtagersystem. Hvis der ikke er et relevant fagsystem, kan sagen gemmes som en manuel sag i KMD Sag. Bemærk muligheden for at vælge at oprette en manuel sag i KMD Sag forudsætter, at kommunen har købt licens til manuelle sager i KMD Sag. Hvis kommunen ikke har licens til manuelle sager, vil knappen ikke blive vist. KMD Sag Ændringer i vers. 14.5 Copyright KMD A/S 17 af 17