MICROSOFT DYNAMICS NAV. LESSOR-Portalen

MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse Indledning... 4 1.0 Oversigt Profiler/Roller... 5 2.0 Firmabrugeren... 7 3.0 Opsætning... 8 3.1 Forbered Registreringsgrupper... 8 3.1.1 Farvekategorier... 9 3.1.2 Fravær... 9 3.1.3 Kørsel... 11 3.1.4 Steder... 12 3.1.5 Løndele... 13 3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper... 14 3.2 Saldi... 19 3.2.1 Saldoperioder... 20 3.2.2 Sammensatte saldi... 21 3.2.3 Saldooversigt... 22 3.3 Godkendere... 25 3.3.1 Godkendere... 25 3.4 Firma... 26 3.4.1 Arbejdskalendere... 27 3.4.2 Generelt... 29 3.4.3 Stamdataopsætning... 33 3.4.4 Dimensioner... 35 3.5 Forside... 36 3.6 Intranet... 37 3.7 Rejse... 39 3.7.1 Generelt... 40 3.7.2 Rejsearter... 41 3.7.3 Valutakurser... 42 3.7.4 Momskoder... 43 3.7.5 Finanskonti... 44 3.7.6 Finansfilopsætning... 45 3.7.7 Diætsatser... 48 4.0 Systemaktivitet... 48 4.1 E-mails... 49 4.2 Søg brugere... 49 5.0 Medarbejdere... 49 5.1 Alle medarbejdere... 50 5.2 Saldooversigt... 57 5.3 Indtast saldi... 57 5.4 Intern kommunikation... 58 6.0 Registreringer... 60 6.1 Registreringsperioder... 60 6.2 Registreringstyper... 61 6.2.1 Kørsel... 62 6.2.2 Løndele... 63 6.2.3 Fravær... 63 6.2.4 Komme/gå... 64 6.3 Overførsler... 65 6.4 Manglende godkendelser... 66 6.5 Annullering af registreringer... 67 6.6 Indlæs fil... 68 6.7 Stikprøver... 74 7.0 Godkendelse... 75 8.0 Lønkørsler... 75 9.0 Rejser... 76 9.1 Alle Rejseafregninger... 77 9.2 Manglende godkendelser... 77 9.3 Godkendte rejseregistreringer... 78 9.3.1 Efterbehandling af godkendte rejseregistreringer... 78 9.4 Finansoverførsler... 80 9.5 Bankoverførsler... 83 9.6 Stikprøve kontrol... 85 V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1

Vejledning for firmabrugeren: LESSOR-Portalen Formålet med denne vejledning er, at firmabrugerne af LESSOR-Portalen får en specifik vejledning i anvendelsen af systemet, således at de er i stand til at foretage den fornødne opsætning og efterfølgende vedligeholdelse. 27. januar 2016 V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2

BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og rets mangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og indirekte skader hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse. Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde. De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene. COPYRIGHTPÅTEGNING Copyright 2014 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder. VAREMÆRKE De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller, er enten Microsoft Business Solutions varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og BackOffice er derimod indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder. Udgivet af LESSOR A/S. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3

Indledning LESSOR-Portalen er en internetbaseret medarbejderportal for virksomheder, som vil optimere processer vedrørende stamdataopdatering, registrering af kilometerregnskab, løndele, registrering af fravær samt komme- og gå registreringer. Samtidig med at processerne optimeres, lettes og forbedres dialogen med den enkelte medarbejder. Denne vejledning beskriver firmabrugerrollen. Det er muligt, at en bruger har flere roller. Således kan en leder for eksempel være både Firmabruger og Godkender. I de tilfælde vil brugeren på én gang have den funktionalitet til rådighed, som er beskrevet under de pågældende roller i de pågældende vejledninger. Vejledningen gennemgår de enkelte felter og den funktionalitet, som en bruger med den valgte rolle har til sin rådighed. Flere steder i denne vejledning anvendes begrebet Hovedsystemet. Hovedsystemet er i denne sammenhæng det løn-, tid- eller HR-system fra LESSOR A/S, som din virksomhed anvender og som leverer og modtager data fra LESSOR-Portalen. Hovedsystem Løn Tid HR LESSOR-PM X X LESSOR-5 X LESSOR-4 X X Dynamics AX X Dynamics NAV X X X LESSOR-SP X danløn X Denne vejledning er underlagt regler om copyright og må kun udleveres til de medarbejdere i virksomheden, der arbejder med LESSOR-Portalen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4

1.0 Oversigt Profiler/Roller Herunder kan du se hvilken brugerprofil i LESSOR-Portalen, der har hvilke roller. Brugerprofil Beskrivelse Eksempel Opgaver Tip Kontobruger Kontobrugeren kan oprette og nedlægge Kontobrugere, Firmabrugere, Supergodkende re, Godkendere og derudover købe nye klippekort. Hvis firmaet opererer i flere lande, kan det være nødvendigt at oprette en godkender, der ikke samtidig er medarbejder i virksomhedens lønafregning. Typisk vil det være kontobrugeren, der er ansvarlig for opstart af systemet og fornyelse af klippekort. Gem brugernavn og adgangskode et sikkert sted. Firmabruger Firmabrugeren kan foretage opsætning for et eller flere firmaer og tilog afmelde medarbejdere i LESSOR- Portalen. Firmabrugeren kan se alle registreringer for alle medarbejdere. Der skal være tilknyttet en firmabruger til et firma. I modsat fald kan der ikke laves den nødvendige opsætning. Ud over opsætning vil det være den løbende administration i LESSOR- Portalen, der varetages af firmabrugeren. Begræns antallet af firmabrugere. Supergodkender Godkender Supergodkenderen kan lave nye registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer samt godkende registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer. Godkenderen kan være Medarbejder eller en Firmabruger. Godkenderen kan lave nye registreringer for medarbejdere i et firmaer samt godkende registreringer for alle medarbejdere i et firmaer. Hvis en Godkender er ude af huset og ikke har mulighed for at godkende det, der skal med i lønnen, kan Supergodkenderen godkende/afvise de ikke allerede godkendte registreringer. En Godkender har ansvaret for at godkende registreringer for den eller de medarbejdere, denne er Godkender for. Supergodkenderen har ingen faste opgaver, men vil kunne bruges i de tilfælde, hvor den nærmeste foresatte ikke får foretaget registreringerne eller godkendelserne. Godkenderen foretager egne og medarbejdernes registreringer. Godkenderen godkender medarbejderes registreringer. Godkenderen udpeger en stedfortræder blandt andre godkendere. Afdelingsledelsen er typisk Godkendere. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 5

Medarbejder Medarbejderen kan se egne lønsedler, foretage registreringer og se egne saldi. Læg flere egne brugere sammen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 6

2.0 Firmabrugeren Denne rolle giver mulighed for at foretage opsætning af et eller flere firmaer, ligesom det er muligt at tilmelde og afmelde medarbejdere i LESSOR-Portalen. Når du er logget ind, ser du nedenstående skærmbillede: I venstre side af skærmbilledet har du en række valgmuligheder: Firmaer Hvis du har rettigheder til at arbejde i flere firmaer kan du vælge hvilket firma du ønsker at arbejde med ved at aktivere Vælg firma. Status Under status kan du se aktuel status på forskellige funktioner og processer, som du evt. kan tage aktion på. For eksempel ny-tilmeldte medarbejdere, overblik over medarbejdere der mangler tilmelding m.m. Vejledninger Her vil du altid kunne finde den seneste version af vejledningerne der er skrevet specifikt til den enkelte rolle i LESSOR-Portalen. Vejledningerne findes i pdf-format, bortset fra vejledningen til medarbejderne der findes i Word-format. Årsagen til dette er at dette giver din virksomhed mulighed for at tilføje virksomhedsspecifikke vejledninger og kommentarer til medarbejderne. I den midterste del af skærmbilledet kan du læse nyheder og information, som er rettet mod dig som firmabruger og medarbejder. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7

Under menupunktet Profil i øverste højre hjørne kan du se og ændre rollens oplysninger omkring sikkerhedsspørgsmål. 3.0 Opsætning Når du skal bruge systemet første gang, vil menupunktet Opsætning være det første, du skal vælge. 3.1 Forbered Registreringsgrupper Registreringsgrupper kan beskrives gennem følgende eksempler: Medarbejdere ansat på timebasis, der skal kunne registrere deres præsterede timer, samt sygdom og ferie med klokkeslæt, hvor registreringerne skal overføres til hovedsystemet, der er et LESSOR tidsregistreringssystem. Øvrige medarbejdere, der skal kunne registrere fravær, kørsel og diæter. Det vil i dette tilfælde give god mening at oprette to registreringsgrupper. En registreringsgruppe til fx Timeløn, hvor feltet Komme/gå er valgt, og en anden registreringsgruppe fx Funktionær til de øvrige medarbejdere. For at effektivisere arbejdsgangene mest muligt er udgangspunktet, at der skal oprettes så få registreringsgrupper som muligt, da disse skal tilknyttes den enkelte medarbejder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet. Feltnavn: Navn Anvend komme/gå Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med det ønskede navn for registreringsgruppen. Feltet kan markeres, hvis medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen, skal have adgang til at registrere komme-/gå i LESSOR-Portalen. Dette kræver, at hovedsystemet er et tidsregistreringssystem. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8

Anvend sekunder på komme/gå Anvend rejseafregning Feltet skal markeres, hvis det ønskes at de medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen skal registrere komme/gå med både timer, minutter og sekunder. Feltet kan markeres, hvis medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen, skal have adgang til at registrere rejseafregningsmodulet. Dette kræver, at der er købt adgang til rejseafregningsmodulet. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og registreringsgruppen er oprettet. 3.1.1 Farvekategorier Her kan du oprette farvekoder til eksempelvis ferie, sygdom, feriefridage mv. Formålet med farverne er at give den enkelte godkender et hurtigt visuelt overblik over fraværet i en given periode. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Farvekategorier på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Navn Farve Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med det ønskede navn, fx sygdom, ferie, afspadsering. Feltet skal aktiveres og den ønskede farve fra farvepaletten skal vælges. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og farvekategorien er oprettet. 3.1.2 Fravær Her kan du oprette de fraværskoder, som det skal være muligt at registrere fravær på i din virksomhed. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 9

Bemærk, at fraværsopsætningen skal foretages for hvert enkelt firma. Endvidere er det vigtigt, at der er overensstemmelse mellem kodeværdien i LESSOR-Portalen og den fraværskode, du anvender i hovedsystemet. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunkter Fravær på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Kode Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en fraværskode. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og hovedsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Syg. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Fraværstype. Type Farvekategori I feltet skal det vælges, om fraværskoden skal registreres i timer, dage eller både i timer og dage. I feltet kan vælges en af de farvekategorier, du allerede har oprettet. Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at fraværet skal indgå i en eller flere saldi. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 10

Vis i fraværsplan Feltet kan markeres for at vise fraværet i systemets fraværsplan. Når fravær vises i fraværsplanen, kan alle medarbejdere se hinandens fravær af denne type, fx planlagt ferie, men ikke eksempelvis sygdom og barn syg. Vær opmærksom på, at man kun kan vise fraværsplanen, hvis feltet Benyt Fraværsplan er markeret under Opsætning, Firma, Generelt. Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at fraværskoden er aktiv. Fjernes markeringen, vil fraværskoden ikke kunne anvendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fraværskoden er oprettet. 3.1.3 Kørsel Her opretter du den eller de koder, som medarbejderen skal bruge til at registrere kørsel med. Systemet er sat op således, at det lever op til de krav, SKAT stiller til udarbejdelse af kørselsregnskab med henblik på opnåelse af skattefri godtgørelse herfor. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Kørsel på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Kode Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en kode (beskrivelse), der giver mening for medarbejderne, der skal indtaste kørte kilometer. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og hovedsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Kilometer i år. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 11

for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Kørselstype. Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at kørslen skal indgå i en eller flere saldi. Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at kørselsopsætningen er aktiv. Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørselsopsætningen er oprettet. 3.1.4 Steder Her kan du oprette faste destinationer, hvis der er behov for det. Stederne kan efterfølgende vælges af medarbejderen. Medarbejderen skal selv oprette de steder, der ikke er oprettet som generelle steder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Steder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Betegnelse Adresse Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en betegnelse (beskrivelse), der giver mening for medarbejderne. Feltet skal udfyldes med vejnavn og vejnummer på adressen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 12

Postnummer Land Vis i liste Feltet skal udfyldes med postnummer på adressen, hvorefter feltet til højre automatisk udfyldes med byen. Feltet skal udfyldes med landet, hvor adressen findes. Feltet kan markeres for få stedet til at fremgå af den liste, der stilles til rådighed for medarbejderne. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedet er oprettet. 3.1.5 Løndele Her opretter du de løndele, som medarbejderne skal have mulighed for at benytte i LESSOR-Portalen. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Løndele på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Kode Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en lønartskode. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og lønsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Timeløn. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Lønregistreringstype. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 13

Type Vend fortegn ved overførsel Saldoperioder I feltet skal vælges typen i form af enten beløb, enheder, timer eller dage. Feltet kan markeres for at styre, om timer og beløb skal lægges til eller trækkes fra, når data sendes til hovedsystemet. Feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at løndelen skal indgå i en eller flere saldi. Optjening/Afholdelse Aktiv Feltet vises hvis værdien i feltet Saldoperioder er forskelligt fra (Anvender ikke saldoperioder). I feltet skal man vælge, hvorledes løndelen skal påvirke en eventuel saldo. Du kan vælge mellem værdierne Optjening og Afholdelse. Værdien vil typisk være Optjening, men anvender man fx løndele til håndtering af flextid og afspadsering, vil værdien være Afholdelse, hvis koden er til udbetaling af afspadsering. Feltet markeres automatisk. Feltet markeres for at stille løndelen til rådighed for medarbejderne. Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de løndele er oprettet. 3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper Du skal nu tilknytte de forskellige registreringsmuligheder til de registreringsgrupper, du har oprettet, og tage stilling til, hvad den enkelte registreringsgruppe skal gøre det muligt at registrere. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Vælg en registreringsgruppe ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet. Kørsel Aktiver knappen Kørsel, derefter knappen Ny og udfyld feltet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 14

Feltnavn: Kørselstype Beskrivelse: I feltet skal der vælges en af de kørselstyper, som du tidligere har oprettet. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørsel for registreringsgruppen er nu tilknyttet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. Løndele Aktiver knappen Løndele, derefter knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Lønregistreringstype Saldovalidering Beskrivelse: I feltet skal vælges en af de lønregistreringstyper, som du tidligere har oprettet. Feltet vises kun, hvis man har valgt en saldoperiode på koden. I feltet kan du vælge hvilken besked medarbejderen skal have, hvis en saldo bliver mindre end 0. Du kan vælge mellem værdierne Ingen validering, Advarsel ved overskridelse og Fejl ved overskridelse V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 15

Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der kontrolleres, om saldoen er større end 0. Når du vælger en saldovalidering, vil feltet Validering imod fremkomme, og der vælges, hvilke saldoperioder, som der skal valideres i mod. Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og de løndele der kan vælges for registreringsgruppen er nu tilknyttet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. Fravær Aktiver knappen Fravær, derefter knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Fraværstype Timer En dag Flere dage Uafsluttet Komme/gå Beskrivelse: I feltet skal vælges en af de fraværsregistreringstyper, som du tidligere har oprettet. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i timer. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i enkelte dage. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere periodevis. Feltet skal markeres, hvis fraværet kan registreres uden slutdato. Feltet skal markeres, hvis fraværet skal kunne registreres med klokkeslæt. Feltet er kun tilgængeligt, hvis registreringsgruppen er oprettet med markering i feltet Komme/gå. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 16

Kalender I feltet skal vælges den arbejdskalender, du anvender til dit fravær. Feltet vises kun, hvis du under Opsætning, Firma, Generelt har markeret feltet Anvend sekundær kalender. Timer/Dage Saldovalidering I feltet skal det vælges, om saldoen skal vises i timer, dage eller både i timer og dage. I feltet kan der vælges, hvilken besked medarbejderen evt. skal have, hvis en saldo overskrides. Du kan vælge mellem værdierne Ingen validering, Advarsel ved overskridelse og Fejl ved overskridelse Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der kontrolleres, om saldoen er større end 0. Vælges der en saldovalidering vil feltet Validering imod fremkomme, og der vælges, hvilken saldoperioder, som der skal valideres i mod. Bemærk, at minimum et af felterne Timer, En dag, Flere dage og Uafsluttet skal udfyldes. Hvis Komme/gå er valgt kan der ikke vælges Timer og omvendt. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fravær for registreringsgruppen er nu oprettet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. Dimensioner Denne funktionalitet vil kun være synlig for brugeren, når feltet Anvend filtrering på dimensioner er udfyldt under Opsætning, Firma. Er funktionaliteten aktiveret, vil det være muligt, at begrænse/filtrerer medarbejdernes valgmuligheder mellem de oprettede dimensioner. Må medarbejderne på en registreringsgruppe eksempelvis kun registrere løndele på en eller nogle bestemte afdelinger, selvom der i andre situationer er mulighed for at registrere på flere, så kan denne filter funktion anvendes. Aktiver knappen Løndele, derefter knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 17

Feltnavn: Vælg registreringstype Beskrivelse: I feltet skal vælges en af registreringstyperne: Løndele, Fravær, Kørsel, Komme/gå og rejseafregning. Vælg dimension I feltet skal vælges den dimension, som der ønskes oprettet et filter for. Skjulte dimensioner Når registreringstype og dimension er valgt vises alle de mulige dimensioner i kolonnen Skjulte dimensioner. Er der eksempelvis i Vælg dimension valgt Afdeling, så vises i kolonnen Skjulte dimensioner alle de afdelinger, der er oprettet i dimensionen. Fx Administration, Lager, Bogholderi, Kantine, Salg osv. Viste dimensioner I kolonnen Skjulte dimensioner markeres den eller de ønskede dimensioner og knappen med en højre pil aktiveres, hvorefter dimensionerne flyttes til kolonnen Viste dimensioner. Er der eksempelvis mulighed for at vælge mellem afdelingerne: Administration, Lager, Bogholderi, Kantine og Salg, men hvor medarbejderne, der er tilknyttet den pågældende registreringsgruppe kun må registrere fx fravær på afdelingskoderne Lager og Salg, så vælges koden Lager og som derefter flyttes til kolonnen Viste dimensioner. Alle medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen og som skal registrere fravær vil således kun kunne se og vælge Lager eller Salg. Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og filteret er nu oprettet for den valgte registreringstype. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 18

Vis på forside Du kan for hver enkelt registreringsgruppe opsætte de saldi, som medarbejderen skal se på forsiden, når de logger på LESSOR-Portalen. Aktiver knappen Vis på forside. Feltnavn: Vis på forside Beskrivelse: Feltet skal markeres for at vise saldoen på forsiden, når medarbejderen logger ind i systemet. For overskuelighedens skyld er det vigtigt, at der vises så få saldi på forsiden som muligt, og der er maksimalt mulighed for at vise fem saldi pr. registreringsgruppe. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoen bliver nu vist på forsiden. 3.2 Saldi Under opsætning finder du menupunktet Saldi. Menupunktet anvendes til oprettelse af sammensatte saldi, således at man har mulighed for at sammensætte en saldo bestående af forskellige saldi, der tilmed kan være afgrænset af forskellige saldoperioder. Kørsel Under kørsel kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Fravær Under fravær kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Løndele V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 19

Under løndele kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Hvorledes man opretter saldoperioderne, som fremgår af feltet Saldoperiode, kan du læse om i nedenstående afsnit om saldoperioder. 3.2.1 Saldoperioder Saldoperioder anvendes som en datoafgrænsning af saldi. Saldoperioder kan anvendes både i forbindelse med kørsel, løndele og fravær. I forbindelse med fravær og for eksempel flextid eller afspadsering anvendes saldoperioder til at styre, hvornår retten til fraværet er optjent, og hvornår fraværet kan afvikles. Ved oprettelse af et nyt firma bliver saldoperioderne Dansk ferie, Norsk ferie, Saldo uden datoafgrænsning og Kalenderår oprettet automatisk, og vil blive vedligeholdt af LESSOR. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Saldoperioder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet. Feltnavn: Navn Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver, hvad Saldoperioden dækker over, fx Ferie optjent 2013 eller Timer i 2014. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet, eller knappen Perioder aktiveres med henblik på at tilknytte datointervaller for optjening og afholdelse. Ved aktivering af skruenøglen er det muligt at ændre sine egne allerede oprettede saldoperioder. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 20

Oprettelse af Perioder Aktiver knappen Perioder og derefter knappen Ny, hvorefter datoafgrænsningerne for saldoperioden kan oprettes. Feltnavn: Navn Optjening startdato Optjening slutdato Afholdelse startdato Afholdelse slutdato Aktiv Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med navnet på saldoperioden. I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien opspares. I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien opspares. I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles. Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi, skal feltet ikke udfyldes. I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles. Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi, skal feltet ikke udfyldes. Feltet markeres for at kunne anvende perioden. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet. Hvis saldoen skal bestå af yderligere en periode, oprettes den på samme måde som beskrevet ovenfor. 3.2.2 Sammensatte saldi Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Sammensatte saldi på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 21

Feltnavn: Navn Saldoperioder Saldi-dele Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver den sammensatte saldo. Det er vigtigt, at navnet beskriver saldoen, idet feltet kan anvendes i forbindelse med visning af sammensatte saldi på medarbejderens forside. I feltet skal vælges den ønskede saldoperiode. I feltet kan du vælge de ønskede saldi-dele, der skal indgå i saldoen. Bemærk, at saldoen skal bestå af mindst to saldi-dele. Saldi-dele kan bestå af løndele, fraværsdele eller kørsel. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den sammensatte saldo er oprettet. 3.2.3 Saldooversigt Når der er defineret saldoperioder, kan du oprette en saldooversigt. Saldooversigten vil give godkenderne et hurtigt og effektivt overblik over restdage/timer på ferie, feriefridage, kilometer, løntimer mv. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Saldooversigt på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 22

Feltnavn: Navn Aktiv Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med et sigende navn, der beskriver, hvad saldooversigten dækker over, fx Ferie 2014. Feltet er automatisk markeret, således at saldooversigten er aktiv. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldooversigten er oprettet. Rediger Kolonner Når saldooversigten er oprettet, skal saldoen have en kolonne tilknyttet på oversigten. Vælg den ønskede saldo i oversigten og aktiver derefter skruenøglen for at redigere. Aktiver derefter knappen Rediger kolonner. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 23

Du kan nu oprette det antal kolonner, du ønsker, til visning af saldi. Aktiver knappen Ny, og du får adgang til at opsætte, hvilke saldi der skal vises i hvilke kolonner. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Titel Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en sigende titel, der beskriver indholdet i kolonnen, fx Ferie 2012/2013. Kolonne I feltet skal vælges, hvilken kolonne saldoen skal figurere i. Type Saldoperioder I feltet skal vælges, om saldoen skal vises i timer, dage, enheder, beløb eller km. I feltet kan vælges en af de allerede definerede perioder. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kolonneopsætningen er nu oprettet. Bemærk, at du selv vælger, hvor mange forskellige saldi du vil have med i den samme saldooversigt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 24

3.3 Godkendere Under Godkendere kan man definere, hvem af de tilmeldte medarbejdere de forskellige godkendere og stedfortrædere skal godkende for. 3.3.1 Godkendere I forbindelse med opsætningen af systemet er det vigtigt at være opmærksom på følgende: 1. Medarbejdere der skal være godkendere, skal først være tilmeldt LESSOR-Portalen (dvs. have status Tilmeldt i LESSOR-Portalen) og samtidig have markering i feltet Godkender under medarbejderens oplysninger (se mere i afsnittet Rediger medarbejder i 5.1 Alle medarbejdere. Er der oprettet godkendere, der ikke er medarbejdere (eksempelvis en leder i en svensk afdeling, der afdeling, der skal godkende fravær for medarbejdere i den danske afdeling), kan du først tildele tildele godkenderen til medarbejderne, når de er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne type medarbejdere medarbejdere skal være oprettet som firmabrugere, men kun med markering i feltet Godkender. Godkender. Tilmelding af medarbejdere til LESSOR-Portalen beskrives i afsnittet Tilmeld Hvis der er markeret i feltet Benyt godkendelse pr. dimension under Opsætning, Firma, Generelt vil dimensionsværdierne, som fx afdeling, projekt mv. være tilgængelige under Opsætning, Godkendere, Godkendere og kan tilføjes under den enkelte godkender på samme måde som en medarbejder. Godkendere Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og menupunktet Godkendere på 3. niveau. Vælg Godkender og derefter tilgængelig medarbejder og flyt denne til boksen med udvalgte medarbejdere ved hjælp af knapperne mellem de to bokse. Feltnavn: Beskrivelse: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 25

Tilgængelige Udvalgte I boksen vises alle tilgængelige medarbejdere eller dimensioner, der kan tilknyttes godkenderen. I boksen vises alle de medarbejdere og dimensioner, som godkenderen skal godkende for. Når boksen Udvalgte er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og godkenderen er nu oprettet. Stedfortrædere Under Stedfortrædere er det muligt at udpege en midlertidig stedfortræder, der kan overtage godkenderrollen som godkender i forbindelse med ferie, sygdom osv. Det er også muligt for godkenderne selv at oprette en stedfortræder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og menupunktet Stedfortrædere på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Stedfortræder Fra dato Til dato For godkender Rykker modtager Beskrivelse: I feltet skal vælges den medarbejder, der skal være den midlertidige godkender. I feltet skal vælges den første dato, hvor stedfortræderen skal være godkender. I feltet skal vælges den sidste dato, hvor stedfortræderen skal være godkender. I feltet skal vælges den godkender, der skal afløses af stedfortræderen. I feltet skal vælges, hvem der skal modtage emails, hvis der er registreringer til godkendelse. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedfortræderen er nu oprettet. 3.4 Firma Under Firma under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle medarbejdere i hele firmaet. Der er mulighed for stamdataopsætning, opsætning af dimensioner og arbejdskalendere. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 26

3.4.1 Arbejdskalendere Hvis ikke løn-eller tidsregistreringssystemet har arbejdskalendere tilknyttet medarbejderne, kan du oprette nye kalendere her. En arbejdskalender er den eneste mulighed for at få beregnet korrekt antal dage eller timer ved fravær. I flere af LESSORs hovedsystemer er arbejdskalendere allerede oprettet og tilknyttet medarbejderne. Disse skal derfor vedligeholdes og synkroniseres fra lønsystemet. Følgende hovedsystemer behøver ikke opsætning af arbejdskalendere i LESSOR-Portalen: LESSOR-4, LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV. Tilføj ugeplan Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet, aktiver knappen Tilføj ugeplan og udfyld felterne. Feltnavn: Vælg periode Fra/Til Vælg Timer Dage Overskriv eksisterende data Beskrivelse: I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at oprette ugeplan for. I felterne skal vælges den eller de berørte ugedage i den valgte periode. Ved markering af felterne bliver det muligt at indtaste værdier i felterne Timer og Dage. Feltet skal udfyldes med det antal arbejdstimer, dagen udgør. Feltet skal udfyldes med det antal dage, dagen skal tælle for (værdien er typisk 1). Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data som eventuelt allerede findes i den valgte periode. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og ugeplan er oprettet. Tilføj helligdage V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 27

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet, aktiver knappen Tilføj helligdage og udfyld felterne. Feltnavn: Vælg periode Fra/Til Helligdagskalender Overskriv eksisterende data Beskrivelse: I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at oprette helligdage for. I feltet skal du vælge den ønskede helligdagskalender. Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data i perioden. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og helligdagene er oprettet. Skulle du have behov for at fjerne eller tilføje arbejdsdage på grund af fx firmaspecifikke helligdage, kan du altid slette eller rette enkelte dage. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Aktiver skruenøglen ved den ønskede kalender og herefter knappen Kalender. Alle de oprettede dage fremkommer og kan herefter redigeres. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 28

Redigeringen foregår således, at den ønskede dato udvælges, hvorefter skruenøglen aktiveres. Data vedrørende den valgte dato fremkommer øverst i skærmbilledet og kan nu rettes: Feltnavn: Dato Timer Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med helligdagens dato. Feltet skal udfyldes med antallet af arbejdstimer, som datoen tæller for (evt. 0). Dage Feltet skal udfyldes med antallet af dage, som datoen tæller for (evt. 0). Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en beskrivelse af datoen. 3.4.2 Generelt Under Generelt er der en række parametre, som du skal tage stilling til, da de har stor betydning for, hvorledes systemet arbejder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Generelt på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 29

Feltnavn: Autogodkend kørselsregistreringer Beskrivelse: Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle kørselsregistreringer. Autogodkend lønregistreringer Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle lønregistreringer. Autogodkend komme/gå registreringer Vis medarbejdernavn som: Efternavn, Fornavn Vis medarbejdernavn som: Medarbejdernr. (medarbejdernavn) Godkendere kan se og uploade dokumenter for deres medarbejdere Standardarbejdskalender Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle komme-/gå-registreringer. Feltet skal markeres hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte medarbejder således: Jensen, Jens (1000) Værdien i parentes er medarbejdernummeret. Feltet skal markeres, hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte medarbejder således: 1000 (Jens Jensen) Feltet skal markeres, hvis du ønsker at godkendere kan se og uploade dokumenter for deres medarbejdere. I feltet kan vælges den kalender, som de fleste af medarbejderne anvender. I forbindelse med tilmeldingen af medarbejderen i LESSOR-Portalen vil alle medarbejdere som udgangspunkt blive tilknyttet denne kalender. Valget af kalender kan dog altid ændres i forbindelse med tilmelding af medarbejderen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 30

Anvend sekundær kalender Feltet skal markeres for at anvende en sekundær kalender. Muligheden herfor afhænger af hovedsystemet. I LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV findes der en sekundærkalender, som anvendes ved afholdelse af ferie. Standardregistreringsgruppe I feltet kan vælges den gruppe, som oftest vil blive anvendt. De medarbejdere, der ikke skal tilknytte den valgte gruppe, kan håndteres individuelt. Kontaktperson, anvendes i e- mails til medarbejdere Feltet skal udfyldes med navnet på den person, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. Kontaktpersonen vil typisk være firmabrugeren. Kontaktpersons e-mail, anvendes i e-mails til medarbejdere Feltet skal udfyldes med den e-mailadresse, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. E-mailadressen vil typisk være firmabrugerens e-mailadresse. Kontakttelefon, anvendes i e- mails til medarbejdere Feltet skal udfyldes med det telefonnummer, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. Telefonnummeret vil typisk være firmabrugerens telefonnummer. Bilag i e-mail ved tilmelding af medarbejder I feltet kan vælges eventuelt bilag, som medarbejderen vil modtage i forbindelse med tilmeldingsmail. Gyldighed for engangsadgangskode ved tilmelding (timer) Feltet skal udfyldes med det antal timer, som engangsadgangskoden ved tilmelding er gyldig i. Medarbejderen skal aktivere sin konto inden for det angivne antal klokketimer. Autogodkend fraværsregistreringer Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende fraværsregistreringer. Autogodkend ændringer i medarbejderstamdata Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende ændringer i stamdata, som medarbejderen selv har foretaget. Anvend HR Anvend rejseafregning Anvend fraværsplan Feltet kan markeres og hvis der anvendes et LESSOR HR system, vil det være muligt at se og vedligeholde udvalgte HR-data i LESSOR- Portalen. Følgende LESSOR moduler understøtter pt. denne funktionalitet: LESSOR-PM HR Basis og LESSOR Human Resources til Microsoft Dynamics NAV. Feltet kan markeres og hvis der er købt adgang til rejseafregningsmodulet og der er givet adgang via registreringsgrupperne vil det være muligt at se, oprette, godkende, efterbehandle og overfører rejseafregninger til finanssystem og bank. Feltet skal markeres, hvis alle medarbejderne i virksomheden skal kunne se hinandens fravær. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 31

Anvend ugeplan Feltet skal markeres for at give medarbejdere adgang til et registreringsbillede med mulighed for at redegøre for en hel uges forløb. Funktionen anvendes typisk ved projektarbejde. Anvend komme/gå Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan registrere komme- og gåtider. Anvend mobil-app Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan tilgå LESSOR-Portalen via LESSORs APP-løsning. LESSOR-APP er gratis og downloades i App Store eller Google Play. Anvend fravær(app) Anvend kørsel(app) Anvend løndele(app) Anvend komme/gå(app) Anvend rejser(app) Send e-mails ved manglende komme/gå registreringer for alle medarbejdere Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer fravær via LESSOR-APP. Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer kørsel via LESSOR-APP. Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer løndele via LESSOR-APP. Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer komme/gå via LESSOR-APP. Markeres feltet vil det være muligt for medarbejderne at registrerer, tilføje og korrigere rejseregistreringer på allerede oprettede rejseafregninger via LESSOR-APP. Feltet skal markeres for at få LESSOR-Portalen til automatisk at sende meddelelse til medarbejderne, når der ikke er stemplet komme eller gå på en dag. Valget er generelt, men kan undertrykkes individuelt ved at markere feltet Send e-mails ved manglende komme-/gå registreringer på medarbejderens stamkort. Anvend godkendelse per dimension Feltet skal markeres for at give en bruger mulighed for at godkende registreringer vedr. den dimension, som er angivet under Vælg dimension som benyttes til godkendelse Vælg dimension som anvendes til godkendelse Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail for alle medarbejdere Anvend dagpengerefusion Feltet angiver den dimension, der kan anvendes til godkendelse af en udvalgt medarbejder. Værdierne under den valgte dimension vil nu bliver synlig under Opsætning, Godkendere. Når man tilmelder en medarbejder til LESSOR-Portalen sendes der automatisk en e-mail til medarbejderen med Brugernavn og Adgangskode. Af sikkerhedsmæssige årsager, ønsker nogle virksomheder ikke at denne type oplysninger bliver sendt elektronisk. Feltet kan markeres og oplysningerne vil i stedet blive sendt til udskrift i printer, hvorefter virksomheden har mulighed for at sende oplysningerne med posten eller udlevere dem personligt til den ansatte. Hvis kundens LESSOR-Portal konto hos LESSOR A/S er tilmeldt NemRefusion, vil det være muligt i det enkelte firma, at afgøre om dagpengerefusioner skal ske via LESSOR-Portalen. Funktionaliteten aktiveres ved at markere feltet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 32

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den generelle opsætning er oprettet. 3.4.3 Stamdataopsætning Under Stamdataopsætning kan du ved hjælp af en række parametre bestemme, hvilke muligheder medarbejderne har for at ændre deres stamdata. Vær opmærksom på, at ikke alle LESSORs hovedsystemer pt. understøtter IBAN og BIC/SWIFT. Det kan således være fornuftigt at skjule disse felter. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Stamdataopsætning på 3. niveau. Feltnavn: CPR-nummer Stillingsbetegnelse Fornavn Mellemnavn Efternavn Initialer Adresse Beskrivelse: I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 33

Adresse 2 Postnr. og by Land Reg.nr. Kontonr. IBAN BIC/SWIFT Telefon (privat) Telefon (arbejde) Telefon direkte (arbejde) Mobil (privat) Mobil (arbejde) E-mail (privat) E-mail (arbejde) Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Fødselsdato Person SE-nummer Ekstra trækprocent Medarbejdernr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules Kan ses betyder, at medarbejderen kan se oplysningen Kan ændres betyder, at medarbejderen kan ændre oplysningen Skjules betyder, at medarbejderen ikke kan se oplysningen Påkrævet betyder, at feltet skal udfyldes Når felterne er udfyldt aktiveres knappen Gem, og stamdataopsætningen er oprettet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 34

3.4.4 Dimensioner Under dimensioner kan du oprette de dimensioner, medarbejderen skal oplyse ved registrering af henholdsvis kørsel, løndele, fravær eller ved stamdataændringer. Sætter du ikke noget op her, vil hovedsystemet anvende de stamdimensioner, som medarbejderen er oprettet med i hovedsystemet. Det er muligt, at anvende op til 12 forskellige dimensioner i LESSOR-Portalen. Dette er dog i praksis begrænset af antallet af mulige dimensioner i hovedsystemet. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet dimensioner på 3. niveau. Feltnavn: Anvendelse ved kørsel Anvendelse ved fravær Anvendelse ved løndele Anvendelse tidregistrering Anvendelse ved rejser Anvendelse for medarbejder Beskrivelse: I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felter kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes, Anvendes ikke Anvendes betyder, at dimensionen anvendes til den pågældende registreringstype Anvendes ikke betyder, at dimensionen ikke anvendes til den pågældende registreringstype Valgfri betyder, at der kan angives dimensioner for den pågældende registreringstype Påkrævet betyder, at der skal angives dimensioner for den pågældende registreringstype Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og reglerne for dimensioner er oprettet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 35

Når reglerne for dimensioner er oprettet er det muligt, at aktivere en af de dimensioner, der anvendes til registrering, hvorefter værdierne vises. Hvis der sammenhæng mellem den valgte dimension og de tilknyttede dimensioner vises dette også. 3.5 Forside Udseende Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og menupunktet Udseende på 3. niveau. Her kan du uploade firmaets logo. Bemærk, at størrelsen ikke må overskride 56 Kb. Ved at aktivere knappen Gennemse kan du pege på din logo-fil og derefter uploade den i systemet. Alle almindeligt forekommende formater understøttes, såsom: GIF, TIFF, BMP, JPEG, PNG. Det uploadede Logo vises efterfølgende øverst på alle skærmbilleder. Feltnavn: Logo Vis firmanavn sammen med logo Beskrivelse: Logo kan uploades ved at aktivere knappen Gennemse og vælge filen, der indeholder logo. Feltet skal markeres for at vise firmanavn sammen med logo. Hvis markeringen fjernes, vises kun logo. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 36

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og logoet er uploadet i systemet. Genveje Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og menupunktet Genveje på 3. niveau. Her kan du oprette forskellige generelle menu-genveje. De oprettede genveje vil blive vist for alle medarbejdere i firmaet på deres forside. Feltnavn: Genvej 1 Genvej 2 Genvej 3 Genvej 4 Genvej 5 Beskrivelse: I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de valgte genveje er nu oprettet. 3.6 Intranet Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Intranet på 2. niveau og menupunktet Grupper på 3. niveau. LESSOR-Portalen giver mulighed for at uploade både firmadokumenter, medarbejderdokumenter og dokumenter specifikt målrettet til udvalgte grupper i virksomheden. Disse grupper kaldes Intranetgrupper. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 37

Inden du kan anvende disse grupper skal de oprettes under dette menupunkt. Grupper Når du anvender LESSOR-Portalen første gang er den født med 2 grupper: Firmabruger-gruppe Alle i virksomheden Firmabruger-gruppe Alle medarbejdere der er oprettet som firmabrugere i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen. Firmabrugergruppen fungerer således, at alle der er medlem af denne automatisk kan se de dokumenter, som uploades til gruppen. Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Firmabruger-gruppen. Alle i virksomheden-gruppe Alle medarbejdere der er oprettet i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne gruppe fungerer i princippet som Firmabruger-gruppen, men er tænkt som firmaets mulighed for at stille dokumenter til rådighed for alle virksomhedens medarbejdere. For eksempel generelle arbejdsgangsbeskrivelser, personalehåndbog mv. Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Alle i virksomheden-gruppen. Der er ofte også behov for en gruppe til for eksempel topledelsen, mellemlederne, forskellige faggrupper (fx henholdsvis konsulenterne og programmørerne osv.) Du kan oprette et ubegrænset antal Intranetgrupper. I det kommende afsnit kan du læse hvordan. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 38

Feltnavn: Navn Medlem Administrator Beskrivelse: I feltet skal angives gruppens navn Ønskes det at medarbejderen er medlem af gruppen skal feltet markeres udfor den valgte medarbejder. Ønskes alle medarbejdere markeret markeres kolonnens første felt. Et medlem har udelukkende læserettigheder til mappen og de underliggende mapper. Er medarbejderen administrator af gruppen skal feltet udfor den valgte medarbejder markeres. Ønskes alle medarbejdere markeret, markeres kolonnens første felt. Administratoren kan uploade dokumenter i hovedmappen og dens underliggende mapper, ligesom administratoren kan oprette nye mapper under hovedmappen, samt skrive meddelelser til grupper. En gruppe kan eksempelvis være en ledergruppe, hvor en eller flere af medlemmerne har rettigheder til at skrivemeddelelser og oprette mapper, mens de øvrige er medlemmer og dermed kun har læserettigheder. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og gruppen er oprettet. 3.7 Rejse Under Rejse kan du oprette rejsearter, valutakoder, momskoder og finanskonti, der skal anvendes for at man kan oprette en rejseafregning i LESSOR-Portalen og få den afregnet og dannet fil til økonomisystemet korrekt. Det er endvidere muligt at se de aktuelle diætsatser. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 39

3.7.1 Generelt Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Generelt på 3. niveau. Under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle rejseafregninger i hele firmaet. Feltnavn: Standard betalingsmåde Standard valuta Dan fil til økonomisystem Dan finansfil på baggrund af bankfil Beskrivelse: I feltet skal angives hvilken betalingsmåde der skal foreslås som default, når man opretter en rejseafregning. Valgmulighederne er: Eget udlæg og Firma udlæg. Her angives den standardvaluta, som virksomheden anvender i forbindelse med rejseafregninger. Markeres dette felt dannes der finansposter/finansfil på alle registreringer der indtastes i rejsemodulet uanset om det drejer sig om registreringer som medarbejderen har lagt ud for eller det drejer sig om registreringer betalt af firmaet. Markeres feltet kan der kun dannes finansposter/finansfil på baggrund af de registreringer der er afregnet. Der dannes ikke bankdata på firmabetalte registreringer, da disse ikke skal refunderes til medarbejderen. Opsætning for rejsenummer Opsætning for bankoverførsels-id Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til automatisk nummerering af rejseafregningerne. Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til automatisk nummerering af de dannede bankoverførsler. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 40

Opsætning for finanskørsels-id Reg.nr Kontonr. Dataleverandørens CVR-nr. Betalingsafsenderens CVR-nr. Anvend advisering på NETS-overførsler Anvend diætberegning Diætberegningsland Rejseart for kost diæter Rejseart for logi diæter Skal udfyldes med et tal på mellem 1 og 10 cifre. Tallet anvendes til automatisk nummerering af de dannede finansfiler. Skal udfyldes med registreringsnummer på den bank hvorfra rejseafregningsbetalingerne skal trækkes. Skal udfyldes med kontonummer på den konto hvorfra rejseafregningsbetalingerne skal trækkes. Angiv CVR-nr. på betalingsafsender selv eller en anden virksomhed, som betalingsafsender har overdraget udvekslingen af data med Nets. Angiv CVR-nr. på betalingsafsender der er den virksomhed, der indgår en aftale med sit pengeinstitut om at anvende OverførselsService til overførsel af beløb (rejseafregninger) til sine beløbsmodtagere (medarbejdere). Ønskes oplysning om rejsenummer medtaget i betalingsfilen til NETS markeres feltet Markeres feltet er det muligt, at få rejsemodulet til at beregne diæter i forbindelse med rejser. Diæterne beregnes på baggrund af de gældende regler. Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg mellem Danmark og Tyskland afhængig af hvilket regelsæt der skal afregnes efter. Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg en rejseart, hvorpå kost diæterne skal registreres. Feltet vises kun, når feltet Anvend diætberegning er markeret. Vælg en rejseart, hvorpå logi diæterne skal registreres. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og opsætningen under Generelt er oprettet. 3.7.2 Rejsearter Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Rejsearter på 3. niveau. Rejsearterne svarer til en lønart i et lønsystem eller en finanskonto i et finanssystem. Rejsearten indeholder opsætning af hvilken momskode der default skal anvendes på rejseregistreringen, hvilke finanskonti registreringen skal bogføres på, ligesom der er mulighed for at angive om registreringstypen kræver, at der registreres hvem der har deltaget i forbruget, der vedrører registreringen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 41

Feltnavn: Art Betegnelse Momskode Finanskonto debet Finanskonto kredit Angiv deltagere Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver den rejseomkostning, som skal registreres på arten. Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden anvendes til Feltet skal udfyldes med den momskode, der bogføringsmæssigt skal anvendes i forbindelse med denne kode. I feltet skal angives hvilken finanskonto rejseudgiften skal debiteres på. I feltet angives hvilke finanskonto rejseudgiften skal krediteres på Nogle former for rejseudgifter kræver, at der i forbindelse med registrering af bilaget også redegøres hvor hvem der har deltaget. Dette gælder for eksempel udgifter til restaurants besøg. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede rejseart er nu oprettet. 3.7.3 Valutakurser Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Valutakurser på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 42

Valutakurserne anvendes i forbindelse med omregning af registreringer i udenlandskvaluta til for eksempel danske kroner. Tabellen opdateres automatisk på alle hverdage med Nationalbankens officielle valutakurser. Feltnavn: Kode Beskrivelse Kurs Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en kode der beskriver Valutaen. De fleste valutaer har en 3 bogstavs forkortelse, som for eksempel DKK, USD osv. Det anbefales at anvende disse. Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver valutakoden og i hvilket land eller område valutaen anvendes Feltet bør oprettes og vedligeholdes med den kurs, der er gældende på dagen. Systemet henter automatisk de mest anvende kurser fra Danmarks Nationalbank på daglig basis. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede valuta er nu oprettet. 3.7.4 Momskoder Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Momskoder på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 43

Der er forskellige regler for momsfradrag på forskellige udgiftstyper. Eksempelvis er der forskellige regler for momsfradrag på hotelophold, bespisning ude i byen, bespisning i virksomhedens lokaler, når der er deltagelse af forretningsforbindelser i middagene osv. Med henblik på at understøtte håndteringen af disse komplicerede regler korrekt i virksomhedens finanssystem er det muligt allerede ved kilden at få registreret omkostningen på den rigtige rejseart, hvorpå der er tilknyttet en gældende momskode. Feltnavn: Kode Betegnelse Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med en kode der eventuelt beskriver momskoden. Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver koden og hvad koden anvendes til. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede momskode er nu oprettet. 3.7.5 Finanskonti Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Finanskonti på 3. niveau. I forbindelse med afregning af rejseafregningerne er det muligt, at udtrække en finansfil som vil kunne indlæses i økonomisystemet. I den forbindelse kan man oprette relevante finanskonti, som anvendes i forbindelse med rejseafregning. Finanskontiene opsættes på rejsearterne, således at de forskellige rejsearter har mulighed for at blive posteret forskelligt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 44

Feltnavn: Nummer Betegnelse Summeres i finansfil Beskrivelse: Feltet skal udfyldes med et tal Feltet bør udfyldes med en tekst der beskriver nummer og hvad nummeret anvendes til. Markeres feltet bliver alle posteringer, hvor den valgte finanskonto optræder summeret til en linje. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede finanskonto er nu oprettet. 3.7.6 Finansfilopsætning Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Finansfilopsætning på 3. niveau. I forbindelse med dannelse af finansfil er det muligt, at opsætte indhold og rækkefølge af kolonnerne, således at filen passer til det økonomisystemet hvori data skal indlæses. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 45

Feltnavn: Kolonne1-30 Beskrivelse: Feltet kan udfyldes med følgende værdier: Medarbejder Medarbejderens navn Medarbejdernr. Medarbejderens personalenummer Finanskonto Finanskontoens kode Bogføringsdato Bogføringsdato (posteringsdatoen) Beløb (kredit) Beløb der står i kredit (danske kroner) Beløb (debet) Beløb der står i debet (danske kroner) Momskode Registreringens momskode Valuta Registreringens valutakode Finansoverførsels-id Unikt id tildelt af LESSOR-Portalen Bilagsnummer Finansfilens bilagsnummer. Værdien er sat manuelt ved dannelse af filen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 46

Beskrivelse (finansfil) Beskrivelse der er indsat i forbindelse med dannelse af finansfil Beskrivelse (rejse) Beskrivelse der er indsat i forbindelse med oprettelse af rejse Beskrivelse (registrering) Beskrivelse der er indsat i forbindelse med oprettelse af rejseregistrering Dimensioner (1-12) Muligt at vælge de dimensioner, som det er valgt, at der skal anvendes i forbindelse med rejseafregninger. Rejsenummer Nummer på rejseafregning Beskrivelse (finanskonto) Beskrivelse der er indsat i forbindelse med oprettelse af finanskonto Blank Kan indsættes, hvis der skal indgå en blank kolonne i finansfilformatet. Beløb Posteringens beløb. Hvis beløbet skal krediteres er der foranstillet -. Er der intet fortegn debiteres beløbet. Titel 1-30 Præfiks værdi 1-30 Feltet udfyldes med den tekst, som skal fremgå af finansfilens header. Ønskes ingen header, så udfyldes felterne ikke. På alle felter* er det muligt at tilføje et præfiks til feltets værdi. Eksempelvis, hvis man ønsker at afdelingskoder begynder med værdien DK-, så skrives DK- i feltet. *undtagen: Finanskonto, Beløb (debet), Beløb (kredit), Beløb (Kredit/debet) Fast værdi 1-30 Vælges Fast værdi i kolonnen Værdi, vil det være muligt, at angive en fastværdi i en kolonne i finansfilen. Ønskes eksempelvis indsat en fast omkostningscenter i en kolonne, når finansfilen dannes indsættes koden i feltet. Indsættes eksempelvis DK-20625, så vil alle records indeholde den valgte værdi. Suffiks værdi På alle felter* er det muligt at tilføje et suffiks til feltets værdi. Eksempelvis, hvis man ønsker at afdelingskoder slutter med værdien -DK, så skrives -DK i feltet. *undtagen: Finanskonto, Beløb (debet), Beløb (kredit), Beløb (Kredit/debet) Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den ønskede Finansfilopsætning er nu oprettet. Opsætningen, der er vist i ovenstående skærmbillede medfører nedenstående finansfil, der er dannet på baggrund af demo-data. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 47

3.7.7 Diætsatser Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Rejser på 2. niveau og menupunktet Diætsatser på 3. niveau. I forbindelse med afregning af diæter anvendes statens satser for diæter vedr. kost og logi. Disse satser vedligeholdes centralt af LESSOR A/S, men gældende, tidligere og kommende satser (når de er offentliggjort) kunne ses her. Aktiveres Vis deltaljer vil det endvidere være muligt, at få oplyst hvor meget diæterne bliver reduceret med, når medarbejderen modtager betalt morgenmad, frokost eller aftensmad. 4.0 Systemaktivitet Under menupunktet Systemaktivitet findes en række værktøjer, der kan give dig information om mailaktiviteten, hvornår en bruger sidst har været logget ind osv. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 48

4.1 E-mails Under E-mails kan du se den mailaktivitet, der har fundet sted mellem LESSOR-Portalen og medarbejderne. Det er et godt værktøj til at tjekke, om medarbejderne har fået tilsendt mails. 4.2 Søg brugere Under Søg brugere kan du finde alle de personer, der er tilmeldt LESSOR-Portalen. Under Vis detaljer kan du blandt andet se, hvornår de sidst har været logget ind. Værktøjet kan bruges til at følge op på, om alle har tilmeldt sig. 5.0 Medarbejdere Under menupunktet Medarbejdere kan du administrere alle de medarbejdere, som er oprettet i det valgte firma. Eksempelvis kan du markere de medarbejdere, som skal være godkendere, og styre de oplysninger, som skal sendes til medarbejderne mv. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 49

5.1 Alle medarbejdere Under Alle medarbejdere kan du administrere til- og afmelding af dine medarbejdere i LESSOR- Portalen. Medarbejderen skal være tilmeldt, før de kan anvende systemet. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle medarbejdere på 2. niveau. Du kan afgrænse visningen i skærmbilledet ved at anvende medarbejderfilteret eller statusfilteret i titellinjen øverst i skærmbilledet. Du kan udvide afgrænsning yderligere ved at aktivere knappen Udvidet søgning. I kolonnen Status vises medarbejderens aktuelle status. Feltet kan antage følgende værdier: Ikke registreret: Afventer data: Tilmeldt: Afmeldt: Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med hovedsystemet, men at medarbejderen endnu ikke er tilmeldt LESSOR-Portalen. Dette betyder, at medarbejderen er tilmeldt, men der afventes data fra hovedsystemet. Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med hovedsystemet, og at medarbejderen er tilmeldt LESSOR-Portalen. Dette betyder, at medarbejderen er blevet afmeldt LESSOR-Portalen og således ikke længere kan anvende systemet. Tilmeld medarbejdere Du kan tilmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Tilmeld nederst i skærmbilledet. Medarbejderen vil blive tilmeldt og samtidig få tilsendt en e-mail med en velkomstbesked og en engangsadgangskode. Afmeld medarbejdere Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 50

medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere data eller lignende. Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på klippekortet. Endvidere kan det være en god ide, at medarbejderen ændrer mailadressen, som er registreret på medarbejderen, således at eventuelle beskeder fra LESSOR-Portalen sendes direkte til medarbejderen og ikke til medarbejderens mailadresse i virksomheden, som formodentlig ofte bliver nedlagt ved fratrædelse. Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af ikke-godkendte registreringer vedr. medarbejderen. Send registreringspåmindelse Du kan sende en registreringspåmindelse til en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Send registreringspåmindelse. Registreringspåmindelsen, der skal minde medarbejderen om at tilmelde sig LESSOR-Portalen, bliver sendt til medarbejderen på en e-mail. Opdater medarbejdere Du kan opdatere registreringsgruppe og arbejdskalender på en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Opdater medarbejdere. Når du aktiverer knappen, fremkommer der et skærmbillede, hvor du har mulighed for at indsætte de ønskede værdier for de udvalgte medarbejdere. Rediger medarbejder Ved at aktivere skruenøglen ud for den enkelte medarbejder får du mulighed for at redigere data, sende nyt engangsadgangskode, indsætte saldi, uploade dokumenter osv. Der fremkommer en række delvist redigerbare data. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 51

Feltnavn: Medarbejdernr. CPR-nummer Afregningsgruppe Navn E-mail (arbejde) Registreringsgruppe Godkender Arbejdskalender Sekundær kalender Ingen kørselreg. påmindelser Ingen lønreg. påmindelser Ingen fraværsreg. påmindelser Send e-mails ved manglende komme/gå registreringer Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail Beskrivelse: Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. I feltet vælges en af de oprettede registreringsgrupper. Feltet markeres for at give medarbejderen rollen som godkender. En godkender, kan godkende andre medarbejderes registreringer. Godkenderen vil typisk være en afdelingsleder, værkfører, afdelingssekretær eller lign. I feltet vælges en af de oprettede arbejdskalendere. I feltet vælges en eventuel sekundær arbejdskalender. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er registreret kørsel i en periode. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er foretaget lønregistreringer i en periode. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er registreret fravær i en periode. Feltet vises kun, hvis feltet Send e-mails ved manglende komme/gå registreringer for alle medarbejdere er markeret under firmaopsætningen. Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udsendt reminder e- mails fra LESSOR-Portalen, hvis der mangler Komme/gå registreringer i en periode. Feltet markeres automatisk, hvis feltet Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail for alle medarbejdere er markeret under firmaopsætningen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 52

Status Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udskrevet et tilmeldingsbrev med adgangskode på den tilsluttede printer. Er feltet ikke markeret sendes tilmeldingsbrevet som e-mail. Feltet kan ikke redigeres. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og data er oprettet. Ny adgangskode Ved at aktivere knappen Ny adgangskode vil medarbejderen få tilsendt en ny engangsadgangskode på e-mail. En ny engangsadgangskode fungerer kun i den periode, som er angivet under Opsætning, Firma, Generelt hvorefter den vil være ugyldig. Det vil sige, at det er vigtigt at modtageren hurtigst anvender den nye adgangskode og i den forbindelse opretter en ny permanent adgangskode. Der gælder særlige regler for Kontobrugeren og Firmabrugeren. Deres engangsadgangskode er kun gyldig i 48 timer og påvirkes ikke af opsætningen. Det er således ikke muligt, at ændre denne frist. Dokumenter Ved at aktivere knappen Dokumenter får du mulighed for at uploade dokumenter i medarbejderens dokumentmapper. Tilmeld Det er muligt at tilmelde en enkelt medarbejder til LESSOR-Portalen. Hvis medarbejderen ikke tidligere har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Tilmeld være synlig. Ved at aktivere knappen vises følgende muligheder: 1. Opret ny bruger 2. Anvend eksisterende bruger Opret ny bruger: Feltnavn: Opret ny bruger Beskrivelse: Feltet skal markeres for at oprette en ny bruger. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 53

Navn Brugernavn E-mailadresse Sprog Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et brugernavn. Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse. I feltet vælges det ønskede sprog. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt og modtage en e- mail med brugernavn og engangsadgangskode. Anvend eksisterende bruger: Feltnavn: Anvend eksisterende bruger Navn Brugernavn Portal-ID Beskrivelse: Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen). Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt. Gentilmeld Hvis medarbejderen er eller tidligere har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Gentilmeld være synlig. Ved at aktivere knappen Gentilmeld kan du tilmelde en medarbejder, som allerede har login-oplysninger til LESSOR-Portalen. Ved at aktivere knappen vises følgende muligheder: 1. Opret brugeren som en ny bruger i systemet 2. Genanvende eksisterende brugernavn Opret brugeren som ny bruger i systemet: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 54

Feltnavn: Opret ny bruger Navn Tidligere brugernavn Tidligere e- mailadresse Nyt brugernavn Ny e-mailadresse Sprog Beskrivelse: Feltet markeres for at oprette en ny bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet er udfyldt med medarbejderen tidligere brugernavn. Feltet er udfyldt med medarbejderens tidligere e-mailadresse. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn. Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse. I feltet vælges det ønskede sprog. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt og modtage en e-mail med brugernavn og engangsadgangskode. Den eksisterende bruger vil ikke længere have adgang til systemet. Anvend eksisterende bruger: Feltnavn: Beskrivelse: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 55

Anvend eksisterende bruger Navn Brugernavn Portal-ID Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen). Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt. Ret brugernavn/e-mailadresse Har du fået oprettet en medarbejder med forkert brugernavn eller e-mailadresse, kan du rette fejlen ved hjælp af funktionen Gentilmeld. Brugeren oprettes som ny bruger i systemet med nyt brugernavn og ny e-mailadresse. Afmeld brugere Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere oplysninger eller lignende. Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på klippekortet. Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af egne ikke-godkendte registreringer. Saldi Ved at aktivere knappen Saldi kan du se medarbejderens saldi pr. saldotype. Aktiver evt. ikonet Vis til højre for registreringen. Du vil herefter få vist de enkelte registreringer, som ligger bag saldoen. Du kan endvidere aktivere knappen Ny øverst i skærmbilledet og dermed få mulighed for at oprette en registrering, der kan fungere som korrektion til saldoen. Bliver der vist saldi i skærmbilledet, som ikke længere er aktuelle, vil de også blive vist for medarbejderen, hvorfor det kan være en god ide at fjerne saldovisningen. Fjern saldi fra oversigt En saldo fjernes fra skærmbilledet ved at vælge menupunktet Opsætning, Saldi, Saldoperioder. Vælg en saldoperiode, fx Kalenderår, aktiver ikonet Rediger (skruenøglen) og derefter knappen Perioder. Vælg en af de perioder, som du ønsker at deaktivere, fx 2012, aktiver derefter ikonet Rediger (skruenøglen), fjern markeringen i feltet Aktiv og aktiver knappen Gem. Herefter vil saldi, som er oprettet med saldoperioden Kalenderår og saldokoden 2012, ikke længere fremgå af oversigten. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 56

5.2 Saldooversigt Under Saldooversigt kan du se aktuelle fraværssaldi pr. fraværstype pr. medarbejder. Ved at aktivere pileknapperne kan du bladre mellem de oprettede fraværstyper, og i oversigten nederst i skærmbilledet kan du se den enkelte medarbejders saldi. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Saldooversigt på 2. niveau. 5.3 Indtast saldi Under Indtast saldi kan du indtaste saldi vedr. fravær, kørsel eller løndele pr. medarbejder. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Indtast saldi på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Medarbejder Dato Type Beskrivelse: I feltet vælges den medarbejder, der skal indsættes saldi på. I feltet vælges datoen for posteringen i LESSOR-Portalen. I feltet vælges mellem typerne: Fravær, Kørsel og Løndel V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 57

Fraværstype Kørselstype Lønregistreringstype Ny saldo Beskrivelse Hvis Type sættes til Fravær vises feltet og fraværstype kan vælges Hvis Type sættes til Kørsel vises feltet og kørselstype kan vælges Hvis Type sættes til Løndel vises feltet og lønregistreringstype kan vælges Feltet udfyldes med den nye saldo Feltet udfyldes med en eventuel beskrivelse. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldi er oprettet. Når saldi for alle ønskede medarbejdere er tastet, kan du ved at aktivere knappen Excel afstemme i forhold til dine grundbilag. Ved at aktivere knappen Bogfør saldi, bliver saldiene synlige i LESSOR- Portalen. 5.4 Intern kommunikation Systemet giver mulighed for at uploade interne dokumenter, ligesom det er muligt at skrive målrettede meddelelser til udvalgte medarbejdergrupper (Intranetgrupper) Interne dokumenter Under dette menupunkt har du mulighed for at uploade dokumenter, som kan anvendes af de grupper af medarbejdere, som dokumenterne er stillet til rådighed for. Opret mappe: Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at oprette endnu en mappe, aktiver knappen Opret mappe og udfyld feltet med det ønskede navn på mappen i feltet Mappenavn. Opret dokument i mappe: Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at oprette et dokument, aktiver knappen Gem dokument i mappe og udfyld feltet Titel med det ønskede navn på dokumentet og vælg det ønskede dokument ved at aktivere knappen Gennemse... V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 58

Du opretter de mapper og dokumenter, du ønsker, og sletter dem igen ved at aktivere det røde ikon med et hvidt kryds (som bliver synlig, når du vælger mappen eller filen). Meddelelser Under Intern kommunikation har du mulighed for at oprette meddelelser, som vises for den Intranetgruppe der vælges i feltet Intranetgruppe. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Meddelelser på 3. niveau. Aktiver knappen ny og udfyld feltet Intranetgruppe (modtagere) og Titel på meddelelsen. Skriv meddelelsen og afslut med at aktivere knappen Gem og derefter Luk. Meddelelsen er nu gemt og vises for den udvalgte Intranetgruppe. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 59

6.0 Registreringer Under Registreringer har du fx mulighed for at overføre registreringer til hovedsystemet og se alle medarbejdernes registreringer. 6.1 Registreringsperioder Registreringsperioder anvendes til at åbne tidsrum, som medarbejderen må registrere for. Registreringsperioderne er med andre ord tilladte perioder for registrering. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Registreringsperioder på 2. niveau. Aktiver knappen Rediger (skruenøglen) for at ændre eller udfylde perioderne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 60

Feltnavn: Fravær start Beskrivelse: I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere fravær. Fravær slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere fravær. Kørsel start Kørsel slut Løndele start Løndele slut Komme/gå start Komme/gå slut I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere kørsel. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere kørsel. I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere løndele. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere løndele. I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må foretage komme/gå-registreringer. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må foretage komme/gå-registreringer. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og datoerne er oprettet. Tip: Når du ønsker at rette en periode, fx en måned frem, kan du nøjes med at aktivere knappen +1 md. en enkelt gang. Ønsker du at sætte en dato et år frem, aktiverer du blot knappen + 1 år en enkelt gang, hvorefter datoen er rykket et år frem. Husk at aktivere knappen Gem, inden du forlader skærmbilledet. 6.2 Registreringstyper Under Registreringstyper kan du se de detaljerede registreringer vedr. kørsel, Løndele, Fravær og Komme/gå foretaget af medarbejderne. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Registreringstyper på 2. niveau. Vælg mellem typerne Kørsel, Løndele, Fravær og Komme/gå V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 61

6.2.1 Kørsel Under Kørsel kan du se de detaljerede registreringer vedr. kørsel foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kørsel på 2. niveau. Bemærk, at registreringer, som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke vil blive overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 62

6.2.2 Løndele Under Løndele kan du se de detaljerede registreringer vedr. løndele foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Løndele på 2. niveau. Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. 6.2.3 Fravær Under Fravær kan du se de detaljerede registreringer vedr. fravær foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Fravær på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 63

Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. 6.2.4 Komme/gå Under Kom/gå kan du se de detaljerede registreringer vedr. komme-/gå-tider foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kom/gå på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 64

6.3 Overførsler Under Overførsler kan du oprette overførsler, som skal foretages til hovedsystemet. En overførsel er altid knyttet til en afregningsgruppe. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Overførsler på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Afregningsgruppe Beskrivelse: I feltet skal vælges den ønskede afregningsgruppe. Navn Feltet skal udfyldes med overførslens navn. Kørsel indtil I feltet kan vælges slutdatoen for kørsel (kørsel medtages til og med den angivne dato). Fravær indtil I feltet kan vælges slutdatoen for fravær (fravær medtages til og med den angivne dato). Løndele indtil I feltet kan vælges slutdatoen for løndele (løndele medtages til og med den angivne dato). Rykkerdatoregistreringer* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for registreringer. Der sendes automatisk en mail til medarbejderen på det angivne tidspunkt og klokkeslæt, hvis der ingen registreringer er for perioden. Mailen udsendes til de omfattede medarbejdere med angivelse af den automatiske lukkedato for registreringer (Aut. lukkedatoregistreringer) V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 65

Aut. lukkedatoregistreringer* I feltet kan vælges lukkedatoen for registreringer. Det vil sige, at registreringer foretaget efter den angivne dato ikke medtages i overførslen. Udfyldes feltet vil det endvidere bevirke, at de omfattede registreringer bliver sat til godkendelse, når lukkedatoen oprinder. Rykkerdato godkendelse* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for godkendelse af registreringer. Der sendes automatisk en mail til godkendere på det angivne tidspunkt og klokkeslæt, hvis der er registreringer, der ikke er godkendt. *De tre datoer skal figurere i kronologisk rækkefølge (Rykkerdatoregistreringer -> Aut. lukkedatoregistreringer -> Rykkerdato godkendelse). Man kan undlade en eller flere datoer, men det giver fx ikke mening at rykke for registreringer, efter at overførslen er sat til godkendelse. Endvidere vil det typisk heller ikke give mening at sende rykker for godkendelse, så længe der fortsat kommer nye registreringer, som senere skal godkendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og overførslen er oprettet. En overførsel kan have status af Åben, Til godkendelse, Klar til overførsel og Overført. Firmabrugerens opgave er at skifte status på overførsel således: Status Status ændres af Medarbejdere kan registrere til overførselsperioden Åben Firmabruger Ja Ja Til godkendelse Firmabruger (2) Nej (1) Ja Klar til overførsel Firmabruger Nej (1) Nej Overført LESSOR-Portalen Nej Nej Klar til genoverførsel Firmabruger Nej Nej Genoverført LESSOR-Portalen Nej Nej Godkendere kan godkende/afvise til overførselsperioden (1) Medarbejderen kan godt registrere (såfremt registreringsperioden tillader dette), men registreringerne kommer ikke med i den overførsel, men må vente til en senere overførsel. (2) Status ændres af LESSOR-Portalen hvis feltet Aut. Lukkedato registreringer er udfyldt på overførslen. Når registreringerne er overført til hovedsystemet, skifter overførslens status automatisk til Overført. Før du lukker en overførsel, kan du få et overblik over manglende godkendelser ved at vælge Registreringer. 6.4 Manglende godkendelser Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over udestående godkendelser pr. godkender. Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail. Dette er naturligvis ikke nødvendigt, hvis du under Registreringer, Overførsler har valgt dato og klokkeslæt for, hvornår dette skal ske automatisk. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 66

Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende godkendelser på 2. niveau. 6.5 Annullering af registreringer Har du fået overført en registrering ved en fejl, fx hvis en medarbejder har tastet en feriedag, der ikke er blevet afholdt, har du mulighed for at annullere registreringen. Vælg menupunktet Registreringer på øverste niveau og menupunktet Kørsel, Løndele eller Fravær på 2. niveau, alt efter hvilken type registrering det drejer sig om. Find den pågældende medarbejder ved at sætte filter på godkendte registreringer og aktiver skruenøglen. Du har nu mulighed for at annullere den pågældende registrering samt påføre en eventuel kommentar til annulleringen. Annulleringen vil blive medtaget i næste overførsel til hovedsystemet. Annulleringen gennemføres ved at aktivere knappen Annuller. Bemærk: Annullering af Komme/gå registreringer er ikke muligt, og skal annulleres i tidsregistreringssystemet. Alle andre registreringer inklusiv fravær med komme/gå kan annulleres. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 67

6.6 Indlæs fil Under Indlæs fil har du mulighed for at indlæse en kommasepareret fil (CSV format dannes typisk fra Microsoft Excel) direkte i registreringskladderne vedr. kørsel, fravær, løndele og komme/gå. CSV-filen skal igennem en valideringsproces, således at dataintegriteten opretholdes i portalen. Valideringsprocessen gennemlæser den valgte CSV-fil og hvis der findes fejl afbrydes processen, og du får en tilbagemelding og intet bliver indlæst. Tilbagemeldingen forekommer som en fejlbesked, hvori du gøres opmærksom på hvilken linje som fejler, og hvilket element som er årsagen til at linjen fejler. Hvis CSV-filen gennemgår valideringsprocessen, uden fejl, oprettes registreringerne i portalen. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Indlæs fil på 2. niveau. Formatet af CSV-Filen CSV-filens første linje bruges til at beskrive firmaet, således at registreringerne oprettes under det rigtige firma på de dertilhørende medarbejdere. Hvis denne linje ikke optræder som første linje, afbrydes indlæsnings- og valideringsprocessen. Denne første linie kaldes startrecorden og består af følgende felter: [Company_identification;Kunde A/S] Feltnavn Beskrivelse V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 68

Type Company_identification (Kunde A/S) Fastværdi Company_identification, som skal indsættes på første position i startrecorden Firmanavnet på firmaet, som skal modtage de efterfølgende registreringer Startrecorden er det eneste element, i CSV-Filen, som er påkrævet. Der er intet krav om rækkefølge af elementerne. Det er således muligt at indlæse i elementerne i vilkårlig rækkefølge - eksempelvis: fravær, kørsel, fravær, løndel, kørsel, løndel osv. Nedenfor ses et billede af strukturen. Company_identification type (absence) type (varpay) type (mileage) type (timeregistration) Typerne: Fravær, løndele, kørsel og komme/gå har varierende længde, det vil sige afhængigt af registreringstypen skal der benyttes et forskelligt antal attributter (feltnavne) for at oprette de forskellige typer. Herunder vil der være en kort gennemgang af fravær, kørsel, løndele og komme/gå. Gennemgående for de 4 typer er at alle attributterne [Type], [Employee_identification], [Registration_code] og [Date]. Disse fire attributter er påkrævet for at oprette registreringerne. [Type] identificere hvilken type registrering som skal oprettes, [Employee_identificaiton] identificere medarbejderen som registreringen skal oprettes for, [Registration_code] identificere hvilken kode registreringen skal oprettes med, og [Date] er datoen for registreringen. Fravær: En fraværsregistrering består af elementerne [absence], [Employee_identificaiton], [Registration_code], [Date], [Hours], [Days], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12] Et eksempel på et fraværsobjekt vil se således ud: [absence;lpe0001;2300;01-05-2014;7,4;1;afdelinga,sektionb;;;;;;;pakning;;;] Beskrivelse af de enkelte fraværs elementer i filen: Feltnavn Type (absence) Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (2300) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en fraværsregistrering Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Fraværskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende fraværsopsætning V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 69

Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal Hours (7,4) Antallet af timer, som fraværet er på, denne attribut er påkrævet hvis man i fraværsopsætningen i Portalen har specificeret timer, eller timer/dage Days (1) Antallet af dage som fraværet er på. Denne værdi kan ikke overstige 1, hvis man ønsker at fravær strækker sig over flere dage skal man tilføje et fraværselement for hver dag i fraværet. Værdien kan være eksempelvis være 0,5, som svarer til en halv dag. Dim1 Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser. Eksempel: [absence;lpe0001;2300;01-05-2014;7,4;1;;;;;;;;;pakning;pap;;] Kørsel: En kørselsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date], yderligere har den elementerne [From_street], [From_zip], [From_country_code], [To_street], [To_zip], [To_country_code], [KM], [Registration_number], [Purpose], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12]. Et eksempel på et kørselsobjekt vil se således ud: [mileage;lpe0001;7100;01-05-2014;gydevang 46;3450;DK;Gothersgade 100;1123;DK;32,0;EX13254;konsulentassistance; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;] Beskrivelse af de enkelte kørsels elementer i filen: Feltnavn Type (mileage) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en Kørselsregistrering Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (7100) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Lønarten som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende kørselsopsætning Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal From_street (Gydevang 46) Anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 70

From_zip (3450) Postnummer, der anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. From_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. To_street (Gothersgade 100) Anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. To_zip (1123) Postnummer, der anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. To_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. KM (32) Registration_number (EX 12354) Antallet af kilometer som er foretaget på kørselsregistreringen. Denne værdi er påkrævet, hvis denne ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen Registreringsnummeret på køretøjet, som medarbejderen har foretaget kørslen i. Dette element er påkrævet, hvis feltet ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen Purpose (konsulentassistance) Formålet for kørselsregistreringen, eksempelvis kunne formålet være kundemøde i Vejle. Dette element er påkrævet, hvis denne ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen. Feltet kan maksimalt indeholde 255 tegn. Dim1 Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 71

Eksempel: 100;1123;DK;32,0;EX13254;konsulentassistance;;;;;;;;;Pakning;Pap;;] Løndele: En løndelsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date], yderligere har registreringen elementerne [Unit], [Amount], [Hours], [Days], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12]. Herunder 4 eksempler på hvorledes en løndelsregistrering ser ud, således at den kan indlæses: [varpay;lpe0001;1010;01-05-2014;5;;; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;] [varpay;lpe0001;7450;01-05-2014;;250;; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;] [varpay;lpe0001;3300;01-05-2014;;;14; ; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;] [varpay;lpe0001;3000;01-05-2014;;;;1; AfdelingA;SektionB;;;;;;;Pakning;;;] Beskrivelse af de enkelte løndelselementer i filen: Feltnavn Type (varpay) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en løndelsregistrering Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (1010) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Løndelskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende løndelsopsætning Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal Units (5) Værdien indikerer antallet af enheder, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til enheder Amount (250) Værdien indikerer beløbet der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til beløb Hours (14) Værdien indikerer antallet af timer, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til timer Days (1) Værdien indikerer antallet af dage, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til dage V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 72

Dim1 Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes eksempelvis kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser. Eksempel: [varpay;lpe0001;1010;01-05-2014;5;;;;;;;;;;;;;pakning;pap;;] Komme/gå registrering Bemærk, at denne del kun er tilgængelig hvis hovedsystemet indeholder en tidsregistreringsfunktion. For yderligere information om hvilke af LESSORs tidsregistreringsmoduler der understøtter LESSOR- Portalen henvises til denne vejlednings indledning. En komme-/gå registrering består af type og medarbejderidentifikation og består yderligere af registreringens elementerne [Begin date], [Begin timestamp], [End date], [End timestamp], [Dim1], [Dim2], [Dim3], [Dim4], [Dim5], [Dim6], [Dim7], [Dim8], [Dim9], [Dim10], [Dim11], [Dim12]. Herunder et eksempel på hvorledes en komme-/gå registrering ser ud, således at den kan indlæses: [timeregistration;lp01;01-05-2015;08:01;05-01-2015;14:00;afdelinga;sektionb;;;;;;;pakning;;;] Beskrivelse af de enkelte komme-/gå elementer i filen: Feltnavn Type (timeregistration) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en komme-/gå registrering Employee indentification (LPE0001) Begin date (01-05-2015) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Datoen for Kom -registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformatet dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal Begin timestamp (08:30) Feltet skal indeholde klokkeslettet for Kom -registreringen End date (01-05-2015) Datoen for Gå -registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformatet dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal End timestamp (16:30) Feltet skal indeholde klokkeslettet for Gik -registreringen Dim1 Dim12 Op til 12 dimensioner kan angives i indlæsningen. Anvendes eksempelvis kun dim9 og dim10, så angives et ; (semikolon) på de tomme pladser. Eksempel: [timeregistration;lp01;01-05-2015;08:01;05-01-2015;14:00;;;;;;;;;pakning;pap;;] V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 73

Herunder kan du se et eksempel på en CSV-fil (vist i Microsoft Excel) med registreringer vedr. fravær, kørsel og løndele. 6.7 Stikprøver Under Stikprøver har du mulighed for at få en oversigt over rejsebilag og kørselsregistreringer der er blevet kontrolleret af fx intern kontrol. Det er hensigten, at oversigten skal tjene som dokumentation for gennemført egen kontrol. Det kan eksempelvis være SKAT eller virksomhedens revision, der kan være interesseret i denne dokumentation. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Stikprøver på 2. niveau. På rejseregistreringer og kørselsregistrer er det muligt at notere, at der er foretaget en stikprøvekontrol af bilag og registreringen. Disse kontroller foretages ved at aktivere knappen Foretag stikprøve på henholdsvis rejseregistreringer der er afregnet og kørselsregistreringer der er godkendt. Læs mere om stikprøvekontrol i afsnittet Stikprøve kontrol i denne vejledning. For at få en oversigt over hvilke registreringer der har gennemgået en stikprøvekontrol i en bestemt periode udfyldes datointerval i felterne Dato (fra-til). Registreringstyperne Kørsel og/eller Rejseafregning skal endvidere markeres, hvis begge typer skal fremgå af listen. Aktiver derefter knappen Søg og oversigten vil blive vist på skærmen. Ønskes oversigten udskrevet kan Excel knappen aktiveres. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 74

7.0 Godkendelse Under godkendelse kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er godkendt, er afvist eller evt. er annulleret. Du kan vælge mellem registreringstyperne: Komme-/gå og Stamdata. Ved at anvende den udvidede søgning kan du filtrere de data som du får vist i din forespørgsel fx således at kun data for en bestemt periode vises. 8.0 Lønkørsler Under Lønkørsler afspejles de lønkørsler, der er blevet synkroniseret mellem hovedsystemet og LESSOR-Portalen. I forbindelse med synkroniseringen tildeles lønkørslerne et Lønkørsels-ID af LESSOR- Portalen. Beskrivelse, Fra-dato og Til-dato vil være data, som du finder i hovedsystemet. Vælg menupunktet Lønkørsler i menuen på øverste niveau. Ved at aktivere knappen Rediger (skruenøglen) ud for den enkelte lønkørsel kan du se flere deltaljer. Blandt andet kan du få en oversigt over alle de medarbejdere (ved at aktivere knappen Vis medarbejdere), som har været omfattet af den pågældende lønkørsel. Du har endvidere mulighed for at V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 75

slette de lønsedler, som er blevet dannet i forbindelse med lønkørslen (ved at aktivere knappen Slet alle lønsedler), hvis du ikke ønsker dem vist. Ved at aktivere knappen Vis medarbejdere får du vist en oversigt over de medarbejdere, som er omfattet af lønkørslen. Det er endvidere muligt at få vist medarbejderens lønseddel ved at aktivere ikonet for pdf-format. 9.0 Rejser Under Rejser er det muligt, at få et overblik over alle rejseafregninger, uanset deres status. Det er endvidere muligt, at få overblik over registreringer på rejseafregninger, som mangler at bliver godkendt og samtidig sende en reminder til godkenderen. Det er endvidere muligt, at danne finansfil til firmaet økonomisystem, ligesom det er muligt at danne en bankfil med de betalinger, som rejseafregningerne har medført. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 76

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau. 9.1 Alle Rejseafregninger Under Alle rejseafregninger kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er godkendt, er afvist, er afregnet eller evt. er annulleret. Du kan endvidere filtrere på medarbejder (navn og eller nummer), samt for hvilken periode data skal vises for. Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle Rejseafregninger på 2. niveau. 9.2 Manglende godkendelser Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over manglende godkendelser pr. godkender. Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail. Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende godkendelser på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 77

9.3 Godkendte rejseregistreringer Under godkendte rejser kan du få et overblik over alle rejser og de tilhørerende registreringer. Det er endvidere muligt i skærmbilledet at anvise eller modificere godkendte registreringer. Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Godkendte rejser på 2. niveau. 9.3.1 Efterbehandling af godkendte rejseregistreringer Når du aktiverer svensknøglen i skærmbilledet Godkendte rejseregistreringer er det muligt, at anvise en registrering til betaling, redigere eller eventuelt helt annullere registreringen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 78

Anvis Inden en registrering kan udbetales til medarbejderen og eventuelt finansbogføres skal registreringen anvises. En anvisning er en yderligere godkendelse af et allerede godkendt bilag. I forbindelse med anvisningen er det muligt, at ændre registreringen og opdele registreringen i flere registreringer, hvis et bilag for eksempel indeholder registreringer af flere typer. Det er muligt, at anvise flere registreringer på en gang. Dette gøres ved at markere de ønskede registreringer og derefter aktivere knappen Anvis. Annuller Kan en registrering ikke anvises kan den annulleres, hvorefter den fortsat vil eksistere i modulet, men registeringen vil ikke kunne viderebehandles og vil således ikke kunne finansposteres eller udbetales automatisk fra modulet. Rediger V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 79

Det er muligt at redigere registreringen, således at den eksempelvis bliver registreret på en anden dimension end dem som medarbejder eller godkender har angivet. Alle tidligere indtastede registreringer vil kunne redigeres. Registreringer der er anvist, afregnet eller annulleret kan ikke længere redigeres. Opdel registrering Det er endvidere mulig at opdele registreringen i flere registreringer, hvis et bilag eksempelvis dækker over flere rejsearter. Dette gøres ved at aktivere knappen Opdel registrering. Når knappen aktiveres fremkommer et skærmbillede, hvor det er muligt at angive hvor mange nye registreringer registreringen skal opdeles i. Den originale registrering bliver annulleret og de nye registreringer bliver oprettet som fuldstændige kopier af originalen, bortset fra at beløb i org. valuta nulstilles. I forbindelse med opdeling af registeringen er det muligt at angive en kommentar til hvorfor registreringen opdeles. Denne kommentar påføres originalregistreringen. 9.4 Finansoverførsler Når en eller flere registreringer er anvist kan der dannes finansfil og bankfil. Finansfilen dannes på baggrund af de finanskonti, som er opsat på Rejsearterne og registreringerne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 80

Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Finansoverførsler på 2. niveau. Dan finansfil Hvis rejseafregningsmodulet er sat op til at danne finansfiler på baggrund af bankoverførslerne, vil der ikke kunne dannes en finansfil før bankfilen er dannet. Dannes finansfil på baggrund af bankoverførslerne Hvis finansforslag dannes på baggrund af en allerede afviklet bankoverførsel, angives nummeret på den valgte bankoverførsel i feltet Overførsels-id. Alle de afregnede rejseafregninger i den valgte bankoverførsel vil nu ligge som forslag til finansfilen. Efterfølgende markeres de rejseafregninger der ønskes medtaget i finansfilen. Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes. Dannes finansfil på baggrund af tildato Et finansforslag dannes på baggrund af den anførte tildato, hvor alle endnu ikke afregnede rejseafregninger og de tilhørerende registreringer hentes til og med den anførte tildato. Efterfølgende markeres de rejseafregninger der ønskes medtaget i finansfilen. Aktiver knappen Dan finansfil og skærmbilledet finansoverførsler åbnes. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 81

Udfyld felterne og aktiver knappen Dan finansfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et netværksdrev. Finansfilens format kan opsættes individuelt pr. firma under Opsætning, Rejseafregning, Finansfilopsætning. Feltnavn Finansoverførsels-id Beskrivelse Til dato Bilagsnummer Bogføringsdato Beskrivelse Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse af finansfil. Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens indhold, periode eller lign. Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget rejseregistreringer i finansbogføringen. Feltet kan eventuelt udfyldes med et bilagsnummer, der medtages i finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i finanssystemet. Feltet kan eventuelt udfyldes med en bogføringsdato, som medtages i finansfilen og som således bliver registreret på posteringerne i finanssystemet. Gendan finansfil Finansfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan finansfil. Specifikation Efter at Finansfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knappen Specifikation(pdf). Specifikationen fungerer som dokumentation for indholdet af finansfilen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 82

9.5 Bankoverførsler Alle registreringer der er anvist og hvor betalingsmåden er eget udlæg, vil kunne danne grundlag for en bankoverførsel. Vælg menupunktet Rejser i menuen på øverste niveau og menupunktet Bankoverførsler på 2. niveau. Dan bankfil Indledningsvis dannes et betalingsforslag på baggrund af den valgte til dato hentes alle endnu ikke afregnede rejseafregninger og de tilhørerende registreringer. Efterfølgende markeres de rejseafregninger der ønskes afregnet. Aktiver knappen Dan bankoverførsel og skærmbilledet Bankoverførsler åbnes. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 83

Udfyld felterne og aktiver knappen Dan bankfil. Filen bliver dannet og kan efterfølgende gemmes på et netværksdrev. Feltnavn Overførsels-id Beskrivelse Til dato Bankdispositionsdato Beskrivelse Nummeret er unikt og udfyldes automatisk i forbindelse med dannelse af bankfilen. Feltet kan udfyldes med en sigende beskrivelse af eksempelvis filens indhold, periode eller lign. Feltet skal udfyldes med den dato hvortil der ønskes medtaget rejseregistreringer i bankfilen. Feltet kan eventuelt udfyldes med en bankdispositionsdato. Det vil sige en dato for hvornår betalingen skal gennemføres i banken. Gendan bankfil Bankfilen kan til en hver tid gendannes ved at aktivere knappen Gendan bankfil. Specifikation Efter at bankfilen er blevet dannet er det muligt at aktivere knapperne Specifikation(pdf) og Specifikation (Excel). Specifikationerne fungerer som dokumentation for de betalinger som den enkelte overførsel har genereret. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 84

9.6 Stikprøve kontrol Af hensyn til revisionen kan det være nødvendigt at dokumentere, at der er foretaget intern stikprøvekontrol i forbindelse med rejseregistreringer og kørselsregistreringer. Det er begge områder, hvor der hersker særlige regler, hvorfor særlig kontrol kan være påkrævet. Det er således muligt, at registrere på et rejseregistrering og en kørselsregistrering, at der har været foretaget stikprøvekontrol. Rejser Under menupunktet Godkendte rejser vælges en rejseafregning og derefter en registrering, som ønskes kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres knappen Foretag stikprøve. Når knappen Foretag stikprøve aktiveres registreres det samtidig hvem der har foretaget stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 85

Kørsel Under menupunktet Godkendelse, Registreringer, Registreringer vælges Samlet godkendelse og en godkendt kørselsregistrering, som ønskes kontrolleret. For at dokumentere stikprøven aktiveres knappen Foretag stikprøve. Når knappen Foretag stikprøve aktiveres så registreres det samtidig hvem der har foretaget stikprøvekontrollen og på hvilken dato og tidspunkt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 86