AAB Silkeborg Afdeling 35 Referat af ordinært afdelingsmøde afholdt den 27. august 2019 Deltagere: Antal beboere: 17 Organisationsbestyrelse: Driftskontor: Administration: Tage Johansen Claus Hansen Torben Bennekov Jf. Dagsordenen udsendt d. 16. august 2019 Dagsorden 1/ Valg af dirigent og referent 2/ Beretning og budget 2a Afdelingsbestyrelsens beretning - drøftelse af det seneste års arbejde i afdelingen og i boligorganisationen, samt bud på ønsker for fremtiden. 2b Budget for 2020 hvor huslejen for det kommende år godkendes. 3/ Indkomne forslag Vita Rasmussen, Jan Rasmussen, Alexine Smed, Mia Pallesen, Ebba Skovbo, Arne Skovbo, Irma Nissen, Eva Laursen og Leif Laursen fremsætter følgende forslag: a) at rygning fremover ikke vil være tilladt for ny tilflyttere (med indflytningsdato efter den 1. september 2019) samt deres gæster i egen bolig. Det vil dermed stadig være tilladt for nuværende beboere at fortsætte med at ryge i egen bolig. Forslaget indarbejdes i afdelingens husorden. Afdelingsbestyrelsen fremsætter følgende forslag: b) Tilladelse til opsætning af markise For forslaget gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen, at arbejdet skal udføres af fagfolk og at det
er egenfinansieret råderet med reetablering ved fraflytning. Forslaget råderetskatalog. c) Vedtagelse af ny husorden for afd. 35 (husordenen er vedlagt i sin fulde ordlyd) For forslaget gælder, at ny husorden træder i kraft pr. 27. august 2019. (se i øvrigt forslag i) P-vilkår) d) At AAB hvert år gennemfører algebehandling af stof på altaner og repos. Teamleder Claus Hansen redegør for de økonomiske konsekvenser heraf. e) At AAB algebehandler beton på repos mellem 4D og 4F 1 gang årligt? Teamleder Claus Hansen redegør for de økonomiske konsekvenser heraf. f) At den enkelte lejer selv skal sørge for algebehandling af altan og eventuelt opsat markise. For forslaget gælder, at der ikke må spules på altaner samt at forslaget vedligeholdelsesreglement. g) At den enkelte lejer må opsætte kummefryser i kælderrum. For forslaget gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen, at omkostninger til eventuel etablering af 230 volt stikkontakt skal afholdes af lejer med en merhusleje på kr. 10,- pr. måned samt at elforbrug til kummefryseren afregnes i henhold til AABs gældende regler. Forslaget råderetskatalog. h) At punkt vedr. ventilation indarbejdes i afdelingens vedligeholdelsesreglement: Ventilation: Hver lejlighed er forbundet til et fælles ventilationssystem. Luftes
suges ud i badeværelse og i emhætte ved komfur. Frisk luft pustes ind i stue og de små luftkanaler i soverum samt kanaler i vinduer mod gård. Emhætten skal med jævne mellemrum renses. Specielt de to filtre. Dette gøres med grundrens i en spand. En opvaskemaskine kan også rengøre filtrene. Luftkanal i stue og i badeværelse rengøres med en lang støvbørste og støvsuger samt rengøringsmiddel til rosetten. Det er ikke tilladt at tilstoppe udluftningsventiler. i) At punkt vedr. regler og vilkår for parkering husorden (forslaget er vedlagt i sin fulde ordlyd) j) Vedr. afdelingens 2 p-pladser på nabogrunden: At nuværende lejekontrakt opsiges og en ny kontrakt tilbydes med startleje på kr. 250,- pr. måned pr. plads i alt 500,- pr. måned for 2 pladser. 3 måneders varsel af lejepris og 1 måneds opsigelse fra begge parter. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. k) Carporte: At prisen sættes op med 25,- kr. til 125,- pr. måned. Intern leje har 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. l) Ekstern leje af carport: At en eventuel ekstern udlejning af carport skal koste kr. 500,- pr. måned, 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. m) P-pladser med nummerpladevisning: At lejepris for fast p-plads med nummerpladevisning er kr. 75,- pr. måned. Samt at afdelingen betaler for opsætning af stander. Nummerpladeskilt
og opsætning af skilt betales af lejer og bestilles gennem AAB. 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. Vita Rasmussen, Lyngbygade 4E fremsætter følgende forslag: n) At trappevask ændres til hver 14. dag 4/ Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal i samarbejde med administrationen på Borgergade og driftskontoret bl.a. sikre at beslutninger på beboermøderne bliver gennemført. Alle beboere over 18 år kan vælges. a. 1 afdelingsbestyrelsesmedlem (Preben Sand Andersen er på valg modtager genvalg) b. 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen (Alexine Smed og Jan Rasmussen hverken Alexine eller Jan modtager genvalg) 5/ Eventuelt 1. Valg af dirigent og referent Vita foreslog TJ som dirigent og TJ blev enstemmigt valgt som dirigent. Derefter foreslog Vita Jan som referent og Jan blev enstemmigt valgt som referent. Vita ville gerne, om referatet blev læst op efter hvert punkt. Dirigenten fortalte, at dagsordenen var lovligt indvarslet og læste den op. Vi skal markere, når vi vil sige noget. Lyt til, hvad folk siger. 2. Beretning og budget 2a Afdelingsbestyrelsens beretning - drøftelse af det seneste års arbejde i afdelingen og i boligorganisationen, samt bud på ønsker for fremtiden. 2b Budget for 2020 hvor huslejen for det kommende år godkendes. 2a Vita oplæste beretningen, som kan ses i forlængelse af referatet. Beretningen blev taget til efterretning. 2b TB fremlagde budget for 2020. TB gennemgik budgettet og fortalte om de reguleringer, der skal foretages. Huslejen fastholdes på nuværende niveau. Der blev
spurgt til carportpriser. Kommer under punktet carportprisregulering. CH gennemgik langtidshenlæggelser. Skurrenovering, renovation af lejligheder blev fremhævet i gennemgangen. Beboerne hæfter selv for udgifter, som kan opfattes som fejlkonstruktion ved byggeriet. Budgettet blev enstemmigt godkendt. 3. Indkomne forslag Vita Rasmussen, Jan Rasmussen, Alexine Smed, Mia Pallesen, Ebba Skovbo, Arne Skovbo, Irma Nissen, Eva Laursen og Leif Laursen fremsætter følgende forslag: a) at rygning fremover ikke vil være tilladt for ny tilflyttere (med indflytningsdato efter den 1. september 2019) samt deres gæster i egen bolig. Det vil dermed stadig være tilladt for nuværende beboere at fortsætte med at ryge i egen bolig. Forslaget husorden. Afdelingsbestyrelsen fremsætter følgende forslag: b) Tilladelse til opsætning af markise For forslaget gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen, at arbejdet skal udføres af En beboer fremkom med et papir med nejstemmer. Udsagn: Man kan ikke kræve at beboere, der flytter ind, er ikke rygere. Nye lejere kender betingelserne for at leje en ikke rygerlejlighed. Man kan ikke få folk til at leje en ikke rygerlejlighed. En beboer kræver skriftlig afstemning, hvor hver lejlighed har 2 stemmer. TB nævner mulige afstemningsmuligheder. Urafstemning, skriftlig afstemning på mødet eller almindelig håndsoprækning. Torben Bennekov gennemgår og forklarer forslaget. Vita vil foreslå, at der foretages afstemning med håndsoprækning. Torben Bennekov kom frem med nye oplysninger under mødet, som AAB ikke har rådgivet om, nemlig, at det også indebærer rygeforbud på altan. Forslaget udsættes og tydeliggøres af AAB, hvorefter der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor eneste punkt er revideret rygeforslag til afstemning. Mødet skal varsles med minimum 14 dage. Tilføjet referat efter mødet: Forslagsstillerne har besluttet at frafalde forslaget om rygeforbud og der indkaldes derfor ikke til et ekstraordinært afdelingsmøde. Vita orienterede om, at det der skal stemmes om skal ses som en samlet pakke. De er nødt til at blive stillet enkeltvis, da de skal placeres forskellige steder ved vedtagelse. Nogle forslag skal indføjes i husorden, andre i vedligeholdelsesreglement, råderetsregler m.m. Nogle forslag lovliggør noget vi gør uden at
fagfolk og at det er egenfinansieret råderet med reetablering ved fraflytning. Forslaget indarbejdes i afdelingens råderetskatalog. have vedtaget det. Nogle forslag handler om Udvendig vedligeholdelseskontrakt, som skal laves med AAB. Alt hænger sammen også økonomisk, f.eks. parkeringsleje for afdelingen og dermed din husleje, som ikke stiger i år. c) Vedtagelse af ny husorden for afd. 35 (husordenen er vedlagt i sin fulde ordlyd) For forslaget gælder, at ny husorden træder i kraft pr. 27. august 2019. (se i øvrigt forslag i) P- vilkår) d) At AAB hvert år gennemfører algebehandling af stof på altaner og repos. Teamleder Claus Hansen redegør for de økonomiske konsekvenser heraf. e) At AAB algebehandler beton på repos mellem 4D og 4F 1 gang årligt? Teamleder Claus Hansen redegør for de økonomiske konsekvenser heraf. f) At den enkelte lejer selv skal sørge for algebehandling af altan og eventuelt opsat markise. For forslaget gælder, at der ikke må spules på altaner samt at forslaget vedligeholdelsesreglement. g) At den enkelte lejer må opsætte kummefryser i kælderrum. For forslaget gælder, at der skal søges skriftlig tilladelse i administrationen, at Claus redegjorde for, at der skal være opbakning blandt beboere for, at arbejdet bliver udført. Repos er offentligt tilgængeligt adgangsareal (adgangsparti) og derfor skal det rengøres af AAB og ikke beboeren selv. Der var spørgsmål til rengøring af terrasser. Det skal beboerne selv gøre.
omkostninger til eventuel etablering af 230 volt stikkontakt skal afholdes af lejer med en merhusleje på kr. 10,- pr. måned samt at elforbrug til kummefryseren afregnes i henhold til AABs gældende regler. Forslaget råderetskatalog. h) At punkt vedr. ventilation vedligeholdelsesreglement: Ventilation: Hver lejlighed er forbundet til et fælles ventilationssystem. Luftes suges ud i badeværelse og i emhætte ved komfur. Frisk luft pustes ind i stue og de små luftkanaler i soverum samt kanaler i vinduer mod gård. Emhætten skal med jævne mellemrum renses. Specielt de to filtre. Dette gøres med grundrens i en spand. En opvaskemaskine kan også rengøre filtrene. Luftkanal i stue og i badeværelse rengøres med en lang støvbørste og støvsuger samt rengøringsmiddel til rosetten. Det er ikke tilladt at tilstoppe udluftningsventiler. i) At punkt vedr. regler og vilkår for parkering husorden (forslaget er vedlagt i sin fulde ordlyd) j) Vedr. afdelingens 2 p- pladser på nabogrunden: At nuværende lejekontrakt opsiges og en ny kontrakt tilbydes med startleje på kr. Jan redegjorde for forslaget, som indebærer, at alle 14 lejligheder maksimalt kan gøre krav på 1 p-plads til egen bil. AAB har lavet en aftale uden mulighed for regulering af lejepris. Derfor skal ny kontrakt tilbydes. Forslaget blev enstemmig vedtaget.
250,- pr. måned pr. plads i alt 500,- pr. måned for 2 pladser. 3 måneders varsel af lejepris og 1 måneds opsigelse fra begge parter. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. k) Carporte: At prisen sættes op med 25,- kr. til 125,- pr. måned. Intern leje har 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. l) Ekstern leje af carport: At en eventuel ekstern udlejning af carport skal koste kr. 500,- pr. måned, 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. m) P-pladser med nummerpladevisning: At lejepris for fast p-plads med nummerpladevisning er kr. 75,- pr. måned. Samt at afdelingen betaler for opsætning af stander. Nummerpladeskilt og opsætning af skilt betales af lejer og bestilles gennem AAB. 1 måneds opsigelse fra begge parter og 3 måneders varsling af lejepris. Lejepris bestemmes af afdelingsmødet. Der var opklarende spørgsmål om omkostninger ved carporte. Beboere, der ikke benytter carporte skal ikke betale for vedligeholdelse af carporte. Der blev redegjort for forslaget. Sidste år på afdelingsmødet kom snakken på, efter at et forslag om opførelse af 2 nye carporte blev frafaldet, at der skulle oprettes nummerpladevisningspladser, som endte med at afdelingen betalte stander og nummerpladeskilt. Der blev ikke fastsat nogen lejepris på det møde. Forslaget blev vedtaget. 1 stemme imod. Vita Rasmussen, Lyngbygade 4E fremsætter følgende forslag:
n) At trappevask ændres til hver 14. dag Bestyrelsen har på et bestyrelsesmøde besluttet at bakke 100% op om formandens forslag. 4. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen skal i samarbejde med administrationen på Borgergade og driftskontoret bl.a. sikre at beslutninger på beboermøderne bliver gennemført. Alle beboere over 18 år kan vælges. a. 1 afdelingsbestyrelsesmedlem (Preben Sand Andersen er på valg modtager genvalg) b. 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen (Alexine Smed og Jan Rasmussen hverken Alexine eller Jan modtager genvalg) Alle beboere bakker op om forslaget. TJ spurgte, om der var andre, der havde lyst til at stille op til punkt a) eller b). Vita ønsker en suppleant i bestyrelsen. Preben begrunder det med, at suppleanten er med til møderne, dog er det frivilligt om man vil være med til møderne. Det er et meget interessant arbejde. Preben Sand blev genvalgt. a) Bestyrelsen består af Irma Nissen, Lyngbygade 6 1.tv (bestyrelsesmedlem, kasserer), Preben Sand Lyngbygade, 2 st. tv. (bestyrelsesmedlem), Vita Bruun Rasmussen Lyngbygade 4E (bestyrelsesformand). b) 1. suppleant: Aase Stærmose, Lyngbygade 4 D. 5. Eventuelt a) Når nogen flytter ind, så skal indflyttere have buket og ved dødsfald udleveres også en buket. Bestyrelsen behandler punktet. b) Preben: Fællesrum i kælder. Er det en god ide? Kom med ideer! c) Plexiglasplader til pavillon er opsat. Varmelamper kommer der tilbud på. Beboerne oplyses, når tilbuddet foreligger. d) Leif: Hvornår låses yderdøre? Preben skaber kontakt til driften. Tidspunkter oplyses til bestyrelsen, som oplyser beboere. e) Preben: sorteringsskrald: Madcontainer skal vendes rigtigt med håndtag udad. Ref.: Jan Bruun Rasmussen Godkendt af formand Vita Bruun Rasmussen Referatet gøres tilgængeligt på www.aab-silkeborg.dk på afdelingsniveau/referater
a) I løbet af året har vi hygget os i gården og afholdt julefrokost i Indelukket, som vi plejer. Vi holdt også en lille afdelingsfest d. 24. maj, hvor vi fik pizza. Siden sidste afdelingsmøde har vi fået 3 nye beboere. Velkommen til jer. Efter opstart af en helt ny bestyrelse 2018, besluttede vi, at der skulle ryddes op i regnskabet, så unødige udgifter blev fjernet. Formålet var/er, at der kunne blive luft til at få nye gulve, skabe og køkkener i alle lejligheder, i første omgang ved fraflytning, og stadig opretholde en fornuftig husleje. Vi fik AAB overbevist om, at vores bud på henlæggelser og økonomiske betragtninger var solid, og andre ideer til finansiering var holdbare. Alle aftaler er nu på plads. Godkendelse fra Dispositionsfonden om tilskud til arbejdet er kommet. Vi får tilskud på 35.000, - pr. lejlighed. Beslutninger om skabe, køkkener og gulve sker i samarbejde med AAB. Et andet område, som trængte til nye øjne, var vedligeholdelsesreglement og råderetsregler. Disse er nu ajourført. Husorden, parkeringsregler og andre forhold skulle tilpasses vores afdeling og er nu opdateret og godkendt af bestyrelsen i et samarbejde med AAB. Vi håber selvfølgelig, at alle de dokumenter, som hænger sammen i en pakke, bliver vedtaget i dag på afdelingsmødet, så pengene passer. Vi ønskede også, at affaldssortering blev gjort let for den enkelte beboer. Derfor ligger der nu en vejledning på AAB`s hjemmeside, og der er også hængt skilte op på og i skurene. Vi er vildt gode til at affaldssortere her hos os! Vi ville også lave en velkomstfolder. I stedet har vi lavet et dokument: Når du flytter ind!, som bliver medsendt lejekontrakt. Den ligger også på hjemmesiden. Vi afventer stadig at få udført små opgaver, som er besluttet på markvandringer, men en omlægning af arbejdsprocesser og en rokering af personale hos AAB, har åbenbart forsinket udførelse af disse mindre opgaver. Dette gælder også i forhold til at få renoveret vores skure, men vi ser, at Claus Hansen og Allan Oldenburg går konstruktivt til arbejdet og opgaverne er sat i gang. Nu er vaskeriet omsider permanent nedlagt (tørlagt). Tørretumbler og strygerulle er fjernet, og der er blevet ryddet, så rummet står klar til indretning. Målet er at indrette et fælles rum i det gamle vaskeri. Der er kommet ideer frem, f.eks. en bogreol med bøger, man kan låne. Vi vil gerne fortsat modtage ideer til rummet. Næste opgave er at oprette en udvendig ydelseskontrakt med AAB om det udvendige arbejde havearbejde, oprydning, rengøring m.m. Dette er en bestyrelsesopgave. Hver afdeling skal fremover beskrive ydelser i detaljer, og afdelingen skal selv betale for alt arbejde, der udføres i afdelingen. Det er positivt, da vi bliver bevidst om omkostningerne. Bestyrelsen har grundigt bearbejdet omfanget og lavet en ydelsesbeskrivelse, som passer til os og vores økonomi. Den danner grundlag for en aftale med AAB, når den skal laves i efteråret. Mere om det senere. Bestyrelsen har også fået lovning på fra AAB, at medarbejdere, der skal syne lejligheder, overholder reglerne, specielt også i forhold til vedligeholdelsesreglement og råderetsregler samt eventuel overdragelse af indbo før fraflytning. Bestyrelsen har besluttet, at der opsættes varmelamper i pavillon. Dette arbejde er søsat. Vi vil også gerne sige tak til Alexine og Jan for deres deltagelse i bestyrelsen.