Boligselskabet Farumsødal Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 15. september 2015 kl. 17.00 På Nordtoft, Farum Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Farumsødal... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra administrationen... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Afdelingernes økonomi... 3 3.5 Status ny forretningsføreraftale... 5 3.6 Vedligeholdelse af mandskabs- og maskinfacilieterne i afdelingerne... 6 3.7 DV-plan for Nordtoft samt fordelingsnøgle... 6 3.8 Sikring af materiel ved indbrud.... 7 4 Boligorganisationens afdelinger... 7 4.1 Orientering om afdelingerne... 7 5 Mødeplanlægning... 8 6 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Henning Thomsen, Formand Karin Beyer, Næstformand Bjarne Kraufeldt Pia Arslev Henning Østerbye(afbud) Arne Blom Mogens Dalboe Niels Bjerre Degn(afbud) Ursula Sandberg Øvrige deltagere: Jacob Seiling Olsen, Domea Michael H. Jørgensen, Domea Troels Kjær-Madsen, Domea Udsendt den 25. september 2015
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har den 17. juni udsendt referatet fra organisationsbestyrelsesmøde den 11. juni 2015. Det indstilles, at referatet godkendes. Referat: Bestyrelsen godkendte referatet. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev givet på mødet og taget til efterretning. 3.2 Orientering fra administrationen Herunder orientering om: Status på ombygning af Nordtoft og udlejning af 1. sal. Status på indførelse af Easyprojekt og nyt IT. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Jacob orienterede om, at ombygningen vil overskride budgettet. De sidste regninger er endnu ikke kommet. Udlejning af 1. sal: Der er mulige lejere. Det undersøges om en istandsættelse af plankegulvene er muligt, hvis ikke udskiftes gulvene. Domea.dk forhandler lejekontrakt på plads. Easyprojekt: Medarbejdere undervises i slutningen af september, systemet igangsættes pr. 1. oktober. Fordeling via easyprojekt opstartes dog først i budgetåret 16/17 It og mobiltelefoner er udleveret til alle medarbejdere. Nyt telefonsystem er igangsat. Bolig-job-ordning kan nu benyttes af lejere i almene boliger. BL har udarbejdet et skriv om emnet, som kan læses på BL hjemmeside. Side 2 af 8
https://bl.dk/bl-informerer/2015/9/4615-genindfoerelse-afboligjobordningen/ Furesø kommune ønsker et møde med formandsskabet omkring håndtering af flygtninge. Forslag til dato er endnu ikke kommet. Michael orienterede om, at Domea.dk har indgået en platformsaftale med Bo-vest, der har ca. 12.000 boliger. Ligeledes oplever domea.dk stor tilgang af nybyggeri. Orienteringen blev til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Intet at berette 3.4 Afdelingernes økonomi Ved seneste budgetopfølgning den 30/6 kan det konstateres, at de budgetter der er vedtaget på afdelingsmøderne ikke kommer til at holde. Se vedlagte bilag. Vi har gennemgået referaterne fra organisationsbestyrelsesmøderne igennem de to seneste år. Her er en kort oplistning over beslutninger, der har indflydelse på afdelingernes økonomi. 04-12- 2013 Beslutning om at ansætte en servicekoordinator samt flytte en medarbejder til beboerservice. 3 medarbejdere er blevet lønreguleret. 15-01- 2014 Beslutning om at hjemtage grønt og hvidt arbejde i Lillevang plejecenter. Herunder beslutning om at ansætte en mand. 17-03- 2014 Beslutning om fordelingsnøgle på 2020 08-05- 2014 Beslutning om at udbetale overarbejde for 32.797,50 kr. 26-06- 2014 Beslutning om at indkøbe robotklippere. (Fredes fordelingsnøgle kan herved ænders), Beslutning om at bevillige kr. 50.000,- til udbetaling af overarbejde. Beslutning om at løn til Flemming Sørensen skal tages fra arbejdskapitalen. 29-09- 2014 20-11- 2014 Arbejdskapitalen har givet et tilskud til de afdelinger der har betalt Flemmings løn. Men udgiften til lønnen belaster forsat konto 114. Beslutning om at Jens-Christian Hansen ikke skulle have forlænget sin kontrakt. Ny ejendomsmester rekrutterings proces påbegyndes. Side 3 af 8
20-11- 2014 Beslutning om at bruge kr. 40.000 på ekstra hjælp til at scanne papir på ejendomskontoret. Da budgettet i de enkelte afdelinger blev vedtaget inden ovenstående beslutninger blev eksekveret, er budgettet i de enkelte afdelinger nødvendigvis overskredet. Det kommende års budget viser, at der afsat flere midler på konto 114. Men beslutningen om at ansætte endnu en medarbejder som substitut for Niels Vand vil belaste næste års konto 114. Vi forventer forsat, at Niels Vand vælger at gå på pension til august 2016. På sidste bestyrelsesmøde orienterede Domea.dk om, at niveauet for udgifter til drift i Farumsødals afdelinger ligger på et relativt lavt niveau sammenlignet med andre almene afdelinger. Selvom, der følge af ovenstående sker en stigning, så ligger udgifterne til ejendomspersonale mv. (konto 114) fortsat lavere end sammenlignelige afdelinger. Pt. forventes det gennemsnitlige forbrug på konto 114, at blive på kr. 5.500 pr. lejemål (hertil kan for en god ordens skyld tillægges udgifter til Nordtoft via konto 118 på kr. 1.100 pr. lejemål). Gennemsnittet af almene familieboligafdelinger i Region Hovedstaden er ifølge Landsbyggefondens huslejestatistik på kr. 7.448 pr. lejemål. Organisationsbestyrelsen har 3 mulige senarier at vælge imellem. 1. For at hjælpe afdelingerne har organisationsbestyrelsen mulighed for, at give et driftstilskud fra dispositionsfonden. (udviklingen i dispositionsfonden er vedlagt som bilag) 2. Afdelingerne må få et underskud og må selv afvikle det over 3 år. 3. Der reduceres i omkostningerne på Ejendomskontoret. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om hvordan underskuddet skal håndteres. Referat: Generelt en god drøftelse af hvordan vi sikrer en god økonomistyring. Budgetter kan godt tilrettes efter afdelingsmødets godkendelse, men det kræver så et ekstraordinært afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen er ansvarlig for økonomien og dermed antallet af medarbejdere. Men det er god skik, at orientere afdelingsbestyrelserne om konsekvensen af beslutningerne. Den kvartalsvise budgetopfølgning sendes, kommenteret fra drift eller økonomi, til de enkelte afdelingsbestyrelser og til organisationsbestyrelsen. Konteringer på konto 115 vil blive gennemgået med henblik på, at flytte evt. planlagt vedligeholdelse til konto 116. Der er et ønske om at få adresse på bilagsoverskriften. Domea.dk undersøger. Det blev besluttet, at dispositionsfonden dækker overforbrug på konto 114. for regnskabsåret 2014/15 Dette vil blive tilbageført ved regnskabsårets afslutning, pr. 30/9 med tilbagevirkende kraft for indeværende år. Side 4 af 8
Hvad angår det kommende budgetår orienterede Domea om, at der med den nuværende bemanding kan forventes en budgetoverskridelse på ca. kr. 500.000 på konto 114 i selskabets afdelinger. En mulig løsning herpå kunne være, at inhouse de grønne opgaver som pt. er udliciteret. Jacob har udarbejdet et oplæg som vil blive drøftet med de berørte afdelinger på et møde d.1/10. Herudover vil formandsskabet afholde møder om driften med Jacob. For en god ordens skyld skal det præciseres at der ikke vil blive ansat yderligere medarbejdere når Niels Vand ønsker at gå på pension. Herunder er en sammenskrivning af de fordelingsnøgler som der i dag anvendes til fordeling af medarbejdernes lønomkostninger. 2001 EF Vejg 2002 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2014 2020 Sonny Olesen 100,00% 100,00% Niels Sørensen Vand 100,00% 100,00% Bent Gustavsen 60,00% 40,00% 100,00% Finn Jensen 60,00% 20,00% 20,00% 100,00% Jan Hedberg 100,00% 100,00% Anders Pflug 17,49% 14,67% 5,64% 4,29% 2,26% 1,24% 11,85% 12,08% 5,30% 1,02% 3,05% 21,11% 100,00% Heidi Egholm 17,49% 14,67% 5,64% 4,29% 2,26% 1,24% 11,85% 12,08% 5,30% 1,02% 3,05% 21,11% 100,00% Frede Björnstad 6,49% 6,49% 6,49% 6,49% 6,49% 6,49% 20,79% 6,49% 6,49% 6,50% 20,79% 100,00% Martin Gjellebøl Madsen 18,81% 19,40% 7,46% 5,67% 2,99% 1,64% 15,67% 15,97% 7,01% 1,34% 4,04% 100,00% Jimmi Klitland 18,81% 19,40% 7,46% 5,67% 2,99% 1,64% 15,67% 15,97% 7,01% 1,34% 4,04% 100,00% Anders og Heidi er fordelt efter antallet af lejemål. Det bør overvejes, om Martin og Jimmi skal fordeles på samme måde. Ligeledes bør det overvejes, hvordan Frede Björnsted skal fordeles. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om fordelingsnøglen skal ændres. Referat: Fordelingsnøglen for medarbejdere på Nordtoft tilrettes. Frede vil blive fordelt med 25 % på hhv. afd. 2008 & 2012. De resterende 50 % fordeles efter lejemål. Dette reguleres også ved regnskabsårets afslutning pr. 30/9 med tilbagevirkende kraft for indeværende år. Fordelingen tages op igen, når der sker ændringer. 3.5 Status ny forretningsføreraftale Forhandlingsudvalget har afholdt møde med Domea.dk den 26. august 2015. Der er god dialog og fremdrift i forhandlingen. Ydelseskatalog er tilsendt organisationsbestyrelsen i papirform. Ny forretningsføreraftale forventer klar til underskrift på næste organisationsbestyrelsesmøde den 3. november Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 8
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der er et ønske om, at få oplyst ventelisternes sammensætning. Hvem søger bolig? Er det familier eller hvordan ser det ud? Hvad er kravene til den fleksible udlejning? Det blev aftalt, at tage det som et punkt på et af de kommende møder. 3.6 Vedligeholdelse af mandskabs- og maskinfacilieterne i afdelingerne Formandskabet ønsker, at dette fremadrettet skal finansieres via fordelingsafdelingen 2020 Nordtoft. Det drejer sig konkret om følgende mandskabs- og maskinfaciliteter. Vejgårdspark, Hesselbækpark, Æblelund, Lillevangspark, Plejecenteret, Nordtoft. Opgørelsen af lejeværdien. 1. Vejgårdspark. 10.000,- kr./år 2. Hesselbækpark. 10.000,- kr./år 3. Æblelund. 10.000,- kr. /år 4. Lillevangspark. 10.000 kr. / år 5. Plejecenteret. 10.000 kr./år Det indstilles, at bestyrelsen beslutter hvordan mandskabs- og maskinfaciliteterne fremadrettet finansieres. Referat. Begrundet oplæg fremlægges på næste møde. 3.7 DV-plan for Nordtoft samt fordelingsnøgle DV-plan vedlagt som bilag. Herunder er fordelingsnøglen. 2020 bliver fordelt efter antallet af lejemål. 2001 EF Vejg 2002 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2014 2020 17,49% 14,67% 5,64% 4,29% 2,26% 1,24% 11,85% 12,08% 5,30% 1,02% 3,05% 21,11% Det indstilles, at bestyrelsen godkender DV-plan og fordelingsnøgle. Referat: Der skal udarbejdes to fordelingsnøgler. Én for alle generelle ydelser fra 2020 og én til fordeling af gartner ydelser. I den sidste fordelingsnøgle skal 2007, 2010 og 2011 ikke indgå i fordelingen. Troels udarbejder et oplæg. DV-plan skal gennemgås. Fremover ønskes det belyst om det er mest fordelagtigt at lease maskiner fremfor af købe. Der udarbejdes et eksempel som grundlag for videre drøftelse. Side 6 af 8
3.8 Sikring af materiel ved indbrud. Vi har haft indbrud i mandskabsskuret i Lillevænget. Vi er heldigvis forsikret, men forsikringsselskabet melder tilbage at disse indbrud er organiseret og at tyvene ofte vender tilbage når vi har indkøbt nyt grej. De forslår derfor nogle tiltag som vil medvirke til at sikre vores materiel og dermed også sikre, at vi kan holde vores forsikringspræmie på et rimeligt niveau. Vi har prissat forslagene: 10 stk. GPS trackere til vores traktorer og græsslåmaskiner. Kr. 1.295,- * 10= kr. 12.950,- kr. ex. moms. Oprettelse af GPS trackere. Kr. 150,- * 10 = kr. 1.500,- kr. ex. moms. Årligt abonnement. Kr. 325,- * 10 = Kr. 3.250,- kr. ex. moms. Installering af alarm på Lillevænget 1. Kr. 0 Årligt abonnement på alarm. Kr. 450,- * 12 = Kr. 5.400,- kr. inkl. Moms Herud over bør der etableres forstærkning af dør og lås samt fastlåsning af materiel med kæde i nedstøbt jern Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal investeres i sikring af materiel. Referat: Bestyrelsen besluttede, at tiltræde forslagene om at sikre materielet. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Orientering om afdelingerne 2001: Problematikken vedrørende våde gavle er højaktuel. Vi er pt. ved at udbedre fugtskader i nr. 127. 2002: Større projekt/undersøgelse vedrørende udskiftning af vinduer og døre er igangsat 2004: Større malerarbejde i hele afdelingen er blevet gennemført. Større tagrenovering står for døren. 2005: 2006: 2007: 2008: Der har været indbrud på værkstedet. Forsikringen kræver en alarm monteret, så dette er igangsat. 2009: Niels Vand er tilbage på arbejde igen efter sit hjertestop, dog ikke fuld tid endnu. Vi forventer at der går 6 uger endnu, inden Niels er på fuld tid. 2010: Større malerarbejde ud mod p-pladsen er gennemført. 2011: Tagene er blevet afrenset for alger og andet. Side 7 af 8
2020: Ombygningen er stort set færdig. Der mangler at blive monteret en skydedør ud til køkkenet. Det indstilles til bestyrelsen, at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2001 Spørgsmål omkring hvorfor vi genhuser på Farumpark. Jacob undersøger. Retssag advokat regning betales af organisationen. 2002 Møde omkring udskiftning af vinduer mm. forestår. 2004 Tagrenovering er under planlægning. 5 Mødeplanlægning Bestyrelsen har planlagt følgende møder frem til næste repræsentantskabsmøde: Bestyrelsesmøder: 15. september 2015 3. november 2015 2. marts 2016 Alle dage kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde afholdes den 15. marts 2016 Herudover er der planlagt et BL-kursus den 20.-21. november 2015 Kurset afholdes på Hotel Højby Sø - www.hotelhoejbysoe.dk Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Indkaldelse til BL-kursus udsendes snarest. Kurset forventes, at starte fredag den 20. november omkring kl. 15,00 og slutte lørdag den 21. november sidst på eftermiddagen. 6 Eventuelt Side 8 af 8