RUTruteplanlægningsvejledning Folkekirkens Nødhjælp Sogneindsamling 2015
Indhold 1. Introduktion til RUT... 2 1.1 Om vejledningen... 2 2. Log på RUT... 4 3. Sådan planlægger du ruter... 6 4. Sådan finder du eksisterende ruter... 7 4.1 Import af andre humanitære organisationers ruter... 7 4.2 Gem og valider nye ruter... 9 5. Sådan opretter du distrikter... 11 6. Sådan opretter du ruter... 13 7. Sådan får du overblik over din rutedækning... 15 7.1.Rutedækning... 15 7.2. Rutedækningskort... 16 8. Sådan redigerer du dine ruter/distrikter... 18 8.1. Rediger ruter... 18 8.2. Slet eksisterende ruter... 19 8.3 Flyt rute... 19 8.4 Genberegn vejdata... 20 9. Sådan printer du ruter og kort... 22 9.1. Overblik over dine ruter... 22 9.2. Print rutekort... 23 10. Næste år... 28 1
1. Introduktion til RUT RUT er et fælles online ruteplanlægningssystem for de humanitære organisationer med husstands- og landsindsamlinger. I RUT kan du oprette, redigere, gemme, flytte og udskrive ruter. Formålet med RUT er, at du som indsamlingsleder let kan organisere og fordele ruterne under årets sogneindsamling. RUT hjælper dig med at få: - Overblik over alle gader og hustande du skal dække - Planlagt dine ruter bedst muligt - Overblik over, i hvor høj grad du dækker dit sogn Med RUT kan du lave rutekort og rutebeskrivelse til hver enkelt indsamler i dit sogn. Systemet er let at bruge og med lidt øvelse er det muligt at oprette op til 30 ruter på en times tid. Det er desuden let at genbruge eller redigere ruterne år efter år og derfor også nemt for nye indsamlingsledere at overtage. RUTs vejdata opdateres hvert år, så nye boligområder og husstande kommer med derfor er det en god ide at opdatere jævnligt, så ruterne fortsat stemmer overens med virkeligheden. 1.1 Om vejledningen Denne guide beskriver, hvad du gør, hvis der ingen ruter er planlagt i dit sogn, altså hvordan du: - Opretter distrikter og ruter - Kontrollerer din rutedækning - Printer rutekort Ligeledes beskrives, hvordan du gør dine ruter endnu bedre for indsamlerne, altså hvordan du: - Tjekker ny vejdata - Redigerer og sletter ruter Vejledningen er et redskab, som du kan bladre rundt i og bruge efter dine behov ved hjælp af indholdsfortegnelsen. Afsnit 1-3 vil omhandle generel information om RUT og planlægning af ruter. Herefter vil vejledningen beskrive, hvordan du konkret i systemet opretter og redigerer ruter og distrikter. 2
Hvis du har brug for hjælp kan du benytte funktionen 'hjælp' i øverste venstre hjørne eller du kan kontakte Folkekirkens Nødhjælp, som har en gruppe medarbejdere tilknyttet Sogneindsamlingen, der er klar til at hjælpe dig. Du kan altid skrive til sogneindsamling@dca.dk eller ringe til os på 33 18 77 66. 3
2. Log på RUT RUT understøttes bedst af browseren Firefox, mens Internet Explorer som mange bruger som standardbrowser, kan være meget langsom. Andre browsere, såsom safari og chrome kan også snildt bruges. Du logger på RUT ved at starte med at logge ind i SIA. Start med at gå ind på www.sogneindsamling.dk/servicecenter. Klik på linket LOG IND I SIA nederst til højre. SIA s login side ser ud som vist nedenfor: Du skal logge ind med dit brugernavn og din adgangskode som du fik med nyhedsbrevet i oktober. Når du er logget ind i SIA, ser din side ud som vist nedenfor: 4
For at få adgang til ruteplanlægningssystemet RUT, skal du klikke på linket Ruteplanlægning i menuen til venstre, som vist nedenfor. Består dit distrikt af flere små sogne, kan du vælge, hvilket sogn du vil redigere i først. 5
3. Sådan planlægger du ruter En god rute består oftest af veje og gader, der ligger tæt på hinanden. Hvor mange husstande en indsamler kan nå, afhænger blandt andet af, hvor tæt disse husstande ligger i forhold til hinanden, og derfor afhænger ruteplanlægningen i høj grad af lokalkendskab til sognene. Som udgangspunkt kan en indsamler på 2-3 timer nå at besøge ca.: - 150 lejligheder i etagebyggeri eller - 100 parcelhuse eller - 50 huse i landdistrikter I forbindelse med ruteplanlægningen er det vigtigt at være opmærksom på, om der i dit sogn er steder, hvor det kunne være en god idé at have placeret indsamlere. Dette kan for eksempel være foran søndagsåbne indkøbscentre og butikker, ved togstationer, sportsarrangementer eller andre steder, hvor der kan være mange mennesker. På denne måde nås en del af de mennesker, som ikke er hjemme under indsamlingen. Folkekirkens Nødhjælp indhenter de nødvendige tilladelser og listen med centrale samarbejdsaftaler kan findes på sogneindsamling.dk og opdateres løbende. 6
4. Sådan finder du eksisterende ruter I tilfælde af, at der ikke er oprettet nogle distrikter i dit sogn og du derfor ikke har nogen ruter, vil dit skærmbillede se ud som vist nedenfor: 4.1 Import af andre humanitære organisationers ruter Inden du går i gang med at oprette dine egne ruter, kan du med fordel undersøge, om der i andre organisationer er oprettet ruter lige præcis i dit område. Vi deler, som nævnt, RUT med andre humanitære organisationer og har en indbyrdes aftale om, at vi deler vores ruter og distrikter. Derfor kan flere af de andre humanitære organisationer allerede have oprettet ruter, som ligger i dit sogn. Sådanne ruter kan du importere til din side og dermed lette ruteplanlægningen. Import af andre organisationers distrikter skal ses som en inspiration til din egen ruteplanlægning, og du er fri til at redigere ruterne som du finder bedst eller blot oprette helt nye ruter. For at importere et distrikt fra en anden organisation skal du blot klikke på linket Importer distrikt i menuen til venstre. Vælg den organisation som du vil importere ruter fra, f.eks. Mellemfolkelig Samvirke og tryk Vis distrikter. Du får nu en liste over distrikter i dit område fra Mellemfolkelig Samvirke, som vist herunder: 7
Det er her meget vigtigt at notere sig distriktets område. KOM er kommune-distrikter, POST er distrikter oprettet under postnumre og SOGN er sogne-distrikter. I eksemplet vælges både et kommune-distrikt og et distrikt oprettet under postnummer. De samme ruter er ikke nødvendigvis oprettet i de samme distrikter, så du kan med fordel importere flere distrikter fra flere organisationer og derefter sortere overlappende ruter fra. Du sætter et flueben ved alle områder inden for f.eks. kommunen og trykker Importér. Det er kun de ruter, som ligger inden for dit sogn, der vil blive importeret og altså ikke alle ruter i hele kommunen. Efter import af distrikter vil dit sogn se ca. således ud: 8
4.2 Gem og valider nye ruter Du vil nu kunne bruge alle de ruter som tidligere er blevet lavet af Mellemfolkelig Samvirke, Kræftens Bekæmpelse m.fl. Men før ruterne er tilknyttet dit sogn skal ruterne først gemmes og valideres enkeltvis, for hvert enkelt importeret distrikt. I dette eksempel, altså både for kommune- og postnummer-distriktet. Ruterne valideres ved først at klikke på Ruter, som vist nedenfor: Herefter klikker du på Rediger rute og derefter Gem/Valider, som vist på de to nedenstående billeder: 9
Systemet kan melde fejl, når du forsøger at validere en rute. En fejlmelding kan typisk være, at det angivne husnummer ikke findes (enten Husnr fra eller Husnr til ). Dette kan skyldes at boligområdet er ændret, siden ruten sidst blev opdateret i RUT. Se mere under afsnit 6 om oprettelser af ruter. Når alle ruter i de importerede distrikter er gemt og valideret, er der flere muligheder for at undersøge i hvor høj grad, dine ruter dækker dit sogn. Til dette kan du se mere under afsnit 7 om rutedækning. 10
5. Sådan opretter du distrikter Hvis dit sogn er meget stort eller du dækker et større område, kan det for overblikkets skyld give mening at inddele området i flere distrikter. Dette er helt op til dig, da det kan være lige så nemt blot at have et distrikt med alle ruterne. Hvis du ønsker flere distrikter gøres det ved at klikke på Opret distrikt i menuen til venstre: Du skal nu indtaste følgende oplysninger for at oprette et nyt distrikt: - Distrikt nr.: Skriv distriktets nummer - Betegnelse: Skriv navnet på distriktet - Overskriften vil være ens for alle ruter du oprettet i distriktet o Skriv en valgfri tekst, fx Sogneindsamling 2015 - Bundteksten er ligeledes éns for alle ruter i distriktet o Skriv valgfri tekst, fx hvordan man kontakter indsamlingslederen, hvis der skulle opstå problemer på ruten og/eller sluttidspunkt. o Nedenstående billede viser vores løbende eksempel. Det er ikke nødvendigt at indtaste en adgangskode. Til gengæld skal man sige ja til at tillade eksport, da det, som tidligere nævnt, er en aftale blandt de humanitære organisationer, som deler RUT, at vi deler vores ruter og distrikter. 11
Klik afslutningsvis på Gem i nederste højre hjørne og du er nu klar til at oprette ruter i dit nye distrikt. 12
6. Sådan opretter du ruter Du kan oprette nye ruter, uanset om du allerede havde ruter i forvejen eller om du har importeret ruter fra en anden organisation. Når du vælger det distrikt, som du vil oprette en rute i, kan du derefter klikke på 'Opret rute' i menuen til venstre. Du vil nu kunne udfylde de tomme felter med de oplysninger, du ønsker: - Rute nr.: Skriv rutens nummer. o Det er vigtigt at ruten gives et nummer og ikke et bogstav, eftersom RUT ikke kan gemme ruten, hvis der er blandede bogstaver og tal. - Note til rute: Skriv en valgfri tekst, eller lad feltet stå tomt. o I feltet kan du skrive en kommentar til den enkelte rute, fx 'Pas på hunden i nr. 18 - Note til administrator: Skriv en valgfri tekst eller lad feltet stå tomt o Feltet er et internt felt til Indsamlingslederen. Denne tekst kommer ikke med på rutekortene, og det er kun indsamlingslederen der har adgang til at skrive i dette felt. 13
- Vejnavn: Skriv vejens navn. o Ved kun at skrive vejnavnet delvist for eksempel 'Ribela' får du en liste over lignende gadenavne i området, hvor du skal vælge den gade du skal bruge, altså Ribelandevej. - Husnummer: Man kan vælge at lade vejen dække helt eller delvist af en rute. o Hvis hele vejen ønskes dækket, skal du ikke udfylde husnumrene, da systemet finder dem helt af sig selv, når du trykker 'Gem/Validér'. o Hvis vejen ønskes opdelt i specifikke husnumre skriver du manuelt husnumrene i felterne Husnr til og Husnr fra. o Du kan også dele vejen i lige og ulige numre, hvis det fx er en lang vej eller en stor vej, som er svær at krydse. I så fald markerer du blot om du ønsker lige eller ulige dækket. Afslutningsvis gemmer du ruterne ved at klikke Gem/Valider. 14
7. Sådan får du overblik over din rutedækning Når du har oprettet dine ruter kan du med fordel undersøge, i hvor høj grad ruterne dækker dit sogn. Dette gøres ved hjælp af rutedæknings-værktøjerne (rutedækningslisten og rutedækningskortet) som beskrives i de næste afsnit. 7.1.Rutedækning Når du opretter og redigerer dine ruter, kan du med fordel klikke på linket Rutedækning i menuen til venstre. Dette link giver adgang til, at du kan kontrollere, hvor godt dine ruter dækker dit sogn. Linket åbner nedenstående vindue som giver dig et godt overblik over sognets samlede rutedækning, samt om hver enkel vej er dækket af en rute. I dette eksempel dækker ruterne totalt 65% af sognet. Bl.a. Adelvej og Blåbjergvej er dækket 100%, så dem behøver vi derfor ikke gøre mere ved. Andre veje, såsom Abildvej og Ahornvej er slet ikke dækket og disse veje skal derfor inkluderes i en rute eller der må oprettes en ny rute til dem. Rutedækningskortet kan 15
benyttes til at afgøre, om en ikke-dækket vej ligger tæt på en allerede oprettet rute, som den i så fald kan inkluderes i. Læs mere i næste afsnit. 7.2. Rutedækningskort Vi har nu oprettet nye ruter, og vi ved også hvilke ruter, der enten er dækket eller ikke er dækket. For at få et overblik over, hvilke ruter de ikke-dækkede veje med fordel kan inkluderes i, kan vi se på nedenstående kort: De blå gader, er gader som er dækket 100%. Grønne gader er godt dækket, brune gader er dårligt dækket og røde gader har ingen dækning. 16
Ved at zoome ind på kortet er det muligt at se, at fx Brændevej slet ikke er dækket. Vejen ligger meget tæt på Sølstedvej, som er dækket rimelig godt og vi kan derfor overveje om ikke Brændevej kan lægges til ruten med Sølstedvej. Ruteoversigten (som findes under Vælg rute i menuen til venstre) viser, at Sølstedvej er en del af rute 2, som dækker 46 hustande. Derfor kan denne rute også sagtens indeholde Brændevej, da indsamlerne sagtens kan gå ruten inden for de 2-3 timer. Hvordan du redigerer ruten til også at indeholde Brændevej, kan du læse om i afsnit 8 for redigering af ruter. På denne vis fortsætter du, indtil alle veje er indeholdt i en rute. Du kan også oprette nye ruter (som vist i afsnit 6), hvis du ikke har eksisterende ruter, som du kan tilknytte dine manglende veje. 17
8. Sådan redigerer du dine ruter/distrikter Du har mulighed for at rette i de informationer, der er blevet knyttet til et distrikt eller en rute, da den blev oprettet. Ønsker du at redigere i et distrikt, klikker du på Vælg distrikt i menuen til venstre og derefter ret tekster. 8.1. Rediger ruter Ønsker du derimod at rette i en rute klikker du i stedet på Vælg rute i menuen til venstre. Der vil nu fremkomme en liste over alle distriktets ruter. Find den rute, du vil rette og klik på Rediger rute. Det er også under Rediger rute, at du kan tilføje og slette veje i ruterne. Nye veje tilføjes ved at oprette dem som vist under afsnit 6 om oprettelse af ruter. Du kan se, hvordan du udfylder de nødvendige oplysninger under afsnit 5 og 6 om henholdsvis oprettelse af distrikt og rute. 18
8.2. Slet eksisterende ruter Hvis du vil slette en rute skal du markere den eller de ruter, du ønsker at slette med et flueben og derefter trykke på 'Slet' i øverste højre hjørne. Det er illustreret på billedet nedenfor. Det er ikke muligt at fortryde sletning af en rute. I så fald må man oprette ruten på ny. 8.3 Flyt rute Med denne funktion kan du hente ruter fra et distrikt til et andet. Bemærk at funktionen kun er mulig, hvis du har flere distrikter. Klik på Flyt rute i menuen til venstre. Vælg det distrikt hvortil ruten skal overføres. Dette gør du ved at markere distriktsnummeret og klikke på Vis ruter. Nu skal du blot markere den eller de ruter du gerne vil flytte og klikke på Flyt rute 19
8.4 Genberegn vejdata Ved at benytte genberegningsfunktionen har du mulighed for at kontrollere, om der er sket ændringer i husstandene i dit sogn, siden sidste indsamling. Markér det distrikt du ønsker at genberegne og klik derefter på Genberegn øverst i højre hjørne. 20
Der vil nu fremkomme en liste med alle dine vejnavne og ændringer i hustande pr. vej, Du kan derefter gå ind og rette ruterne til, på baggrund af de opdaterede data. Ruterne rettes som beskrevet i afsnit 8. 21
9. Sådan printer du ruter og kort Du kan hurtigt få et overblik over alle dine ruter ved hjælp af ruteoversigten og rutekortet, som beskrives i dette afsnit. 9.1. Overblik over dine ruter Ruteoversigt For at få et overblik over alle dine nu færdige ruter, kan du med fordel printe en ruteoversigt, som du finder ved at klikke Ruteoversigt nederst i menuen til venstre. Ruteoversigten ser sådan ud: 22
Rutedækningskort Du kan også printe ruteoversigten på kort. Den findes ved, som tidligere nævnt, at klikke på Rutedækningskort i menuen til venstre, hvor alle dine veje nu gerne skulle være blå, som det ses nedenfor: 9.2. Print rutekort Når du printer dine ruter forud for indsamlingsdagen, er det vigtigt, at du er logget på RUT med browseren Firefox, da du ellers kan få problemer under print. Der er tre muligheder for print: 1. Print alle ruter 2. Print en enkelt rute 3. Print flere specifikke ruter 23
Print alle ruter Hvis du vil printe alle ruter på en gang, så skal du trykke på Vælg rute i venstre menulinje. Sæt et flueben i den øverste boks ud for Rute nr. og alle ruter bliver markeret med et flueben. Klik derefter Print. Hvis du har flere distrikter, skal du gøre dette for alle ruter i hvert distrikt. 24
Når du har klikket print vil følgende billede komme frem på din skærm: Her skal du klikke af, at du gerne vil have store billeder, at det skal være et kort og at du gerne vil have tegnet vejene. Du skal ikke tegne husene, da det ser meget forvirrende ud og altså ikke har et pædagogisk formål. Computeren åbner nu et nyt vindue, hvor du har alle dine ruter beskrevet med vejnavne og tegnet på et kort. Alle ruterne er samlet i dette vindue. Når du printer vil ruterne blive printet på hver sit ark papir, som du derefter kan give til dine indsamlere. Siden ser ud som vist nedenfor: 25
26
Print en enkelt rute Hvis du blot ønsker at printe en enkelt rute, skal du klikke på Vælg rute i venstre menulinje. Markér den rute du gerne vil printe med et flueben. Tryk på 'Print' i øverste højre hjørne. Et printervenligt billede kommer frem. Når du som før har klikket af i tegn veje kan du printe. Print flere specifikke ruter Hvis du eksempelvis kun skal printe nogle få specifikke ruter og ikke alle ruterne, er det samme procedure, som hvis du kun skal printe en enkelt rute. Du markerer, som før, de ønskede ruter med et flueben og trykker 'Print'. Når du ligesom før hakker af i tegn huse kan nu printe. 27
10. Næste år Når alle dine ruter ligger i RUT, kan du let bruge dem igen næste år. Det eneste du skal gøre er at undersøge under 'rutedækning', om der er kommet nye veje/husstande i kommunen siden sidste, som du skal have med på en rute. God fornøjelse! 28