Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: 27. januar 2005 B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. 7 Projekttitel Økonomistyring Deltagere i projektgruppen Ole Holdt Jensen, Brønderslev, formand Henrik Aarup-Kristensen, Brønderslev Hans Ove Christensen, Dronninglund Jørgen Faber, Dronninglund Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Projektgruppens arbejde er opdelt i en række overskrifter, hvorunder der er defineret en række opgaver. Nogle af disse opgaver løses af projektgruppen, mens andre løses ved nedsættelse af delprojektgrupper. Alle projekter er nummereret. Projektgruppens egne opgaver starter med projekt 7.1., mens delprojektgruppernes opgaver starter med projekt 7.21. Projektgruppens arbejde forventes endeligt afsluttet i løbet af 2007. Der er derfor behov for at foretage afrapportering til Administrativ styregruppe undervejs i processen. Projektgruppen foreslår, at første afrapportering foretages kort efter sommerferien, og at anden afrapportering foretages medio november 2005. Afrapporteringen sker i form af skema C for de enkelte delprojekter. De beskrevne grupper er ikke udtryk for en endelig liste. Der kan opstå behov for nye projekt undervejs i forløbet. Overskrifter for projektgruppens arbejde: 1. Tilvejebringe beslutningsgrundlag for en budgetprocedure for budget 2007 2. IT-systemer på økonomiområdet 3. Tilvejebringe beslutningsgrundlag for organisering og styring af økonomiområdet fra 1. januar 2007 4. Sikring af løbende drift, herunder udarbejdelse af regnskab pr. 31.12.2006. Side 1/10
1. Beslutningsgrundlag for budgetproceduren for budget 2007 Projektgruppen skal udarbejde forslag til, hvordan budget 2007 skal udarbejdes. Budget 2007 udarbejdes inden den nye kommune træder i kraft og inden den nye organisation er på plads. Beslutningsgrundlaget skal indeholde et forslag til de grundlæggende principper, som skal anvendes ved budgetlægningen, herunder forslag til tidsplan for den administrative og politiske proces. 2. IT-systemer på økonomiområdet Projektgruppen skal komme med forslag til, hvordan det fremover er muligt for den nye kommune at udarbejde budgetter, foretage budgetopfølgning og aflægge regnskab ved anvendelse af fælles økonomisystemer m.v. 3. Organisering og styring af økonomiområdet fra 1. januar 2007 Projektgruppen skal udarbejde forslag til økonomiske politikker og regler, som skal gælde i den sammenlagte kommune. De enkelte delprojekter fremgår af afsnittene Tidsplan for projektet og Organisering af projektet. Det er forudsat, at sektorområderne behandler egne økonomimodeller, fx tildeling af bevillinger i folkeskolen på grundlag af en timefordelingsplan, Forsyningsudvalgets betaling for administrative opgaver, fastsættelse af takster, gebyrer m.v. Projektgruppen vil forsøge at opstille en skabelon, som kan anvendes ved sektorområdernes udarbejdelse af økonomimodeller. Projektgruppen skal endvidere fremlægge forslag til, hvordan økonomisk afdeling/forvaltning skal struktureres fremover, herunder hvilke funktioner, der naturligt hører hjemme under afdelingen / forvaltningen. Desuden skal der udarbejdes forslag til personalenormering. Projektgruppen har desuden ansvaret for, at IT-systemerne på økonomiområdet harmoniseres og at data i fornødent omfang sammenkøres. 4. Sikring af løbende drift, herunder regnskab 2006 Regnskab 2006 for henholdsvis Brønderslev og Dronninglund Kommune aflægges i foråret 2007, dvs. efter den nye kommune er trådt i kraft. Arbejdsgruppen skal beskrive principper for afslutning af regnskab 2006. Principperne skal afspejle, at regnskaberne for de to forhenværende kommuner kun vil have yderst begrænset interesse hos det nye Byråd. Projektgruppen forudsætter, at budget 2006 og regnskab 2005 udarbej- Side 2/10
des i de to kommuner efter sædvanlig praksis. Tidsplan for projektet (incl. Milepæle). 2005 7.21. Fremtidig organisering af incasso-området 7.22. IT-systemer på økonomiområdet 7.23. Kontobro mellem de to kommuners budget og regnskab 7.24. Principper for opbygning af kontoplan 7.1. Økonomisk politik for den nye kommune 7.2. Økonomistyringsmodeller 7.3. Skabelon for opstilling af økonomimodeller 7.4. Beslutningsgrundlag for budgetproceduren for budget 2007 7.5. Budgetopfølgningsprincipper 7.6. Bevillingsregler (bindinger/frihedsgrader) 2006 7.25. Principper for regnskabsafslutning 2006 7.26. Principper for økonomistyring/kasse- og regnskabsregulativ 7.27. Revisionsregulativ 7.28. Indkøbspolitik 7.29. Udbud af revisionsopgaven 7.30. Udbud af opgaven som kommunens hovedbankforbindelse 7.31. Finansieringspolitik og udbud af rådgivningsaftale 7.7. Strukturering af økonomisk afdeling / forvaltning 2007 7.32. Fysiske aktiver Organisering af projektet Projektgruppen vil beskrive følgende opgaver: 7.1. Økonomisk politik for den nye kommune Projektgruppen skal beskrive forslag til en overordnet økonomisk politik for den nye kommune. Den økonomiske politik skal bl.a. indeholde målsætninger for den langsigtede gældsudvikling udviklingen i den gennemsnitlige kassebeholdning anlægsomfanget på det skattefinansierede område, fx som en andel af udskrivningsgrundlaget udviklingen i de forskellige skatte-satser, fx målt i forhold til gennemsnit i den nordjyske region Projektgruppen arbejder i perioden marts-april 2005. Gruppens arbejde Side 3/10
2005 ligger til grund for udarbejdelsen af beslutningsgrundlag for budgetproceduren for budget 2007. 7.2. Økonomistyringsmodeller Projektgruppen skal beskrive fordele og ulemper ved alternative økonomistyringsmodeller til brug for den centrale og decentrale styring af økonomien, herunder de nuværende kommuners økonomistyringsmodeller. I denne sammenhæng inddrages dermed også kommunernes nuværende erfaringer med decentralisering og intern kontraktstyring m.v. Projektgruppen skal desuden beskrive, hvordan de beskrevne modeller kan implementeres og vedligeholdes. Projektgruppen arbejder i perioden maj-september 2005. 7.3. Skabelon for opstilling af økonomimodeller Projektgruppen skal søge at beskrive en skabelon for opstilling af økonomimodeller på de forskellige sektorområder, således at andre projektgrupper har et hjælperedskab/checkliste ved opstilling af økonomimodeller, som regulerer bevillingstildelingen på sektorområderne. Projektgruppen arbejder i perioden marts-april 2005. 7.4. Beslutningsgrundlag for budgetproceduren for budget 2007 Projektgruppen skal udarbejde forslag til generelle budgetlægningsprincipper for 2007, herunder bemyndigelser til økonomisk afdeling / forvaltning til samkøring af de to kommuners budgetter samt udarbejde et teknisk budgetgrundlag samt forslag til tidsplan for udarbejdelse og politisk behandling af budget 2007. Principper for indregning af konsekvenser af ny lovgivning skal indgå i beslutningsgrundlaget. Projektgruppen arbejder i perioden september-oktober 2005. 7.5. Budgetopfølgningsprincipper Projektgruppen skal beskrive principper for den løbende budgetopfølgning rettet mod Byråd, udvalg, direktion/chefgruppe, afdelings-/forvaltningsledelse og decentrale ledere. Principperne skal indeholde forslag til opfølgningsfrekvens og opfølgningsmaterialets behandling i den politiske og administrative ledelse samt opfølgningsmaterialets udformning. Projektgruppen arbejder i perioden september-november 2005. 7.6. Bevillingsregler (bindinger / frihedsgrader) Projektgruppen skal udarbejde bevillingsregler, som uddyber og supplerer de bevillingsregler, som Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastlægger, således at lokalt aftalte bevillingsregler også fremgår af det Side 4/10
samlede regelsæt. Projektgruppen arbejder i perioden november-december 2005. 7.7. Strukturering af økonomisk afdeling / forvaltning Projektgruppen skal fremkomme med forslag til strukturering af økonomisk afdeling / forvaltning. Forslaget skal tage udgangspunkt i beslutningerne om den ønskede økonomistyringsmodel for den nye kommune. Projektgruppen suppleres med en afdelingsleder fra en af Brønderslev Kommunes fagforvaltninger, idet økonomiforvaltningen er spredt på en række forvaltninger i Brønderslev Kommune. Projektgruppen arbejder i perioden oktober-november 2005. Der foreslås nedsat følgende delprojektgrupper: 7.21. Fremtidig organisering af inkasso-området Delprojektgruppen skal udarbejde forslag til, hvordan arbejdsopgaver på inkasso-området, som ikke overføres til staten, skal placeres i organisationen. Projektgruppen skal herunder overveje fordele og ulemper ved en samlet organisatorisk placering henholdsvis kommunefordeling af de kommunale inkasso-medarbejdere, herunder forslag til organisatorisk placering. Delprojektgruppen arbejder i perioden juni-august 2005. Henrik Aarup, Brønderslev, formand Birgit Tipsmark, Brønderslev Hans Ove Christensen, Dronninglund Jonna Hermansen, Dronninglund 7.22. IT-systemer på økonomiområdet Delprojektgruppen skal forestå harmonisering af IT-systemer på økonomiområdet, herunder KMD-systemer, bank-systemer m.v. Gruppen skal fremkomme med forslag til harmonisering af historiske data fra Brønderslev og Dronninglund kommuner. Gruppen skal således sikre, at systemerne kan afvikles i den nye kommune. Gruppens arbejder i perioden april-november 2005, således at en ny kontoplan kan oprettes i økonomisystemet med henblik på udarbejdelse af budget 2007 kan foregå i det fusionerede økonomisystem. Side 5/10
Gruppen skal som sin første opgave lave en tidsplan med milepæle for sit arbejde. Tidsplanen skal koordineres med IT-projektgruppen. Jann Kristensen, Dronninglund, formand Anders Madsen, Dronninglund Karin K. Christensen, Brønderslev Birgit Kock, Brønderslev 7.23. Kontobro mellem de to kommuners budget og regnskab Delprojektgruppen skal udarbejde en kontobro mellem de to kommuners budgetter og regnskaber, således at det er muligt at få oversat Brønderslevs budget- og regnskabstal på efter Dronninglunds metode og omvendt. Kontobroen tager udgangspunkt i bevillinger / politikområder, men skal så vidt muligt være også kunne udtrækkes på et mere detaljeret niveau, således at de øvrige projektgrupper kan få budget- og regnskabstal, som er nogenlunde sammenlignelige. Såfremt ovenstående ikke viser sig muligt indenfor den afsatte tidsfrist, skal delprojektgruppen i stedet foretage de relevante udtræk med udgangspunkt i Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan. Der ønskes mulighed for at sammenstille budget 2005, budget 2006, regnskab 2004, regnskab 2005 og regnskab 2006. Delprojektgruppen arbejder i perioden marts-maj 2005. Susanne Mariegaard, Brønderslev, formand Birgit Johansen, Brønderslev Jørgen Faber, Dronninglund Jane Holdensen, Dronninglund 7.24. Principper for opbygning af kontoplan Delprojektgruppen skal fremkomme med forslag til principper for opbygning af en kontoplan, hvor der bl.a. kan tages højde for decentral styring af økonomien ønsker om ensartet tværgående registrering af bestemte typer udgifter bestemt af økonomisk afdeling/forvaltning en fleksibel opbygning af bevillinger/politikområder (som først vil blive kendt senere i processen) styring af udgifter fordelt på serviceudgifter, budgetgaranterede udgifter, øvrige overførsler, brugerfinansierede udgifter m.v. styring af overførte opsparingssaldi Side 6/10
Delprojektgruppen arbejder i perioden september-oktober 2005. Jane Holdensen, Dronninglund, formand Birthe H. Petersen, Dronninglund Anna Marie Jensen, Brønderslev Karin K. Christensen, Brønderslev 7.25. Principper for regnskabsafslutning 2006 Delprojektgruppen skal udarbejde principper og tidsplan for afslutning af regnskab 2006 for henholdsvis Brønderslev og Dronninglund Kommune. Principperne skal afspejle, at regnskaberne for de to forhenværende kommuner kun vil have yderst begrænset interesse hos det nye Byråd. Delprojektgruppen arbejder i perioden maj-juni 2006. Hans Ove Christensen, Dronninglund, formand Birgit Kock, Brønderslev 7.26. Principper for økonomistyring / kasse- og regnskabsregulativ Delprojektgruppen skal udarbejde principper for økonomistyring / kasse- og regnskabsregulativ, som kan træde i kraft den 1. januar 2007. Delprojektgruppen arbejder i perioden november-december 2005. Birgit Johansen, Brønderslev, formand Malene Horsholt, Brønderslev Hans Ove Christensen, Dronninglund Steen Olsen, Dronninglund 7.27. Revisionsregulativ Delprojektgruppen skal udarbejde et revisionsregulativ, som kan ligge til grund for det efterfølgende udbud af revisionsopgaven. Delprojektgruppen arbejder i perioden februar-marts 2006. Hans Ove Christensen, Dronninglund, formand Bithe Dolbak, Brønderslev 7.28. Indkøbspolitik Side 7/10
Delprojektgruppen skal fremkomme med forslag til politik for indkøb samt forslag til, hvordan kommunens indkøb skal organiseres fremover, herunder forslag til, i hvilket omfang kommunens institutioner skal benytte sig af obligatoriske og/eller frivillige indkøbsaftaler hvem disse obligatoriske og/eller frivillige indkøbsaftaler skal indgås med hvordan medarbejdere legitimerer sig i forbindelse med indkøb en plan for, hvordan indkøbsaftalerne kan forhandles på plads informationsstrategi vedrørende indkøbsaftalerne i organisationen og hos de handlende vurdere tilgængelige muligheder for e-indkøb og afdække, i hvilket omfang disse løsninger med fordel kan implementeres i den nye organisation Delprojektgruppen arbejder i perioden november-december 2005. Jann Kristensen, Dronninglund, formand Ole Holdt, Brønderslev 7.29. Udbud af revisionsopgaven Delprojektgruppen skal udarbejde et udbudsmateriale med udgangspunkt i revisionsregulativet til brug for EU-udbud af revisionsopgaven med henblik på, at den nye aftale tiltræder opgaven med virkning fra budgetåret 2007. Gruppen skal endvidere sikre, at de nuværende revisionsselskaber varetager revisionen af Brønderslev og Dronninglund kommunes regnskab 2006. Delprojektgruppen arbejder i perioden april-maj 2006. Herefter gennemføres selve udbudsproceduren. Anders Madsen, Dronninglund, formand Birthe Dolbak, Brønderslev 7.30. Udbud af opgaven som kommunens hovedbank-forbindelse Delprojektgruppen skal udarbejde et udbudsmateriale til brug for et EU-udbud af opgaven som kommunens hovedbankforbindelse. Udbudsmaterialet skal tage højde for, at der foretages et selvstædigt udbud af rådgivningen vedrørende kommunens aktiver og passiver. Aftalen om opgaven som hovedbank skal træde i kraft med virkning fra budgetåret 2007. Delprojektgruppen arbejder i perioden april-maj 2006. Herefter gennemføres selve udbudsproceduren. Side 8/10
Susanne Mariegaard, Brønderslev, formand Steen Olsen, Dronninglund 7.31. Finansieringspolitik og udbud af rådgivningsaftale Delprojektgruppen skal fremkomme med forslag til politik for forvaltning af kommunens aktiver og passiver, herunder forslag til vilkår for placering af en del af kassebeholdningen i obligationer eller anden form for renteoptimering vilkår for forvaltning af kommunens lån, herunder vilkår for optagelse af lån fordelt på kort og lang rente, optagelse af lån i anden valuta m.v. bemyndigelser til administrationen ved placering af aktiver og passiver Delprojektgruppen arbejder i perioden november-december 2005. Henrik Aarup-Kristensen, Brønderslev, formand Steen Olsen, Dronninglund 7.32. Fysiske aktiver Delprojektgruppen skal fremkomme med forslag til politik for opgørelse af fysiske aktiver, herunder tærskelværdier udarbejdelse af åbningsbalance pr. 1. januar 2007 for den sammenlagte kommune Delprojektgruppen arbejder i 2007. Anna Marie Jensen, Brønderslev, formand Birthe H. Petersen, Dronninglund Projektgruppens ressourcebehov (Økonomi og personale) Økonomi Der vil være behov for bevilling til dækning af IT-omkostninger ved samkøring af systemer, samt forventede merudgifter ved oprettelse af nyt kommunenummer med tilhørende oprettelse af ny kontoplan (de to kommuner får i en periode tre kontoplaner). Der kan evt. blive behov for konsulentbistand i mindre omfang i forbindelse med udbudsopgaverne. Personale Der vil være behov for træk på de personer, som fremgår af ovenståen- Side 9/10
de projektgruppe og delprojektgrupper. Deltagerfortegnelse Projektgruppe Brønderslev Ole Holdt Jensen, okohj@brslevkom.dk, 9945 4593 Henrik Aarup-Kristensen, okhak@brslevkom.dk, 9945 4570 Dronninglund Hans Ove Christensen, sohoc@dronninglund.dk, 9947 1165 Jørgen Faber, sojf@dronninglund.dk, 9947 1166 Delprojektgrupper Brønderslev Birgit Tipsmark, okbst@brslevkom.dk, 9945 4590 Karin K. Christensen, okkkc@brslevkom.dk, 9945 4584 Birgit Kock, okbik@brslevkom.dk, 9945 4580 Susanne Mariegaard, oksum@brslevkom.dk, 9945 4573 Birgit Johansen, okbij@brslevkom.dk, 9945 4572 Anne Marie Jensen, okamj@brslevkom.dk, 9945 4575 Malene Horsholt, okmah@brslevkom.dk, 9945 4431 Birthe Dolbak, okbid@brslevkom.dk, 9945 4583 Dronninglund Jonna Hermansen, rgjh@dronninglund.dk, 9947 1260 Jann Kristensen, rgjk@dronninglund.dk, 9947 1150 Anders Madsen, rgam@dronninglund.dk, 9947 1162 Jane Holdensen, rgjbh@dronninglund.dk, 9947 1164 Birthe H. Petersen, tfbhn@dronninglund.dk, 9947 1163 Steen Olsen, rgso@dronninglund.dk, 9947 1160 Side 10/10