Flettebreve og Doc2mail Denne vejledning beskriver hvordan du kan sende flettebreve via Doc2mail. I vejledningen er der vedlagt en række skabeloner du kan benytte til dette. Vejledningen er rettet mod almindelige brugere af Doc2mail. Version: 1 Udarbejdet: marts 2011 Udarbejdet af: Anders Krabbe Møller.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Introduktion til flettebreve og Doc2mail... 3 3. Tilretning af skabeloner... 4 3.1. Tilretning af brevets kontaktoplysninger... 4 3.2. Tilretning af printkoden... 5 4. Brevfletning til Doc2mail... 9 4.1. Brevfletningen... 9 4.2. Brugergrænsefladen til Doc2mail - masseforsendelse... 16 4.3. Brevet som det ser ud i POST på www.borger.dk... 20 Bilag I Flettebreve til Doc2mail... 22 Bilag II Regneark til brevflet til Doc2mail... 23
1. Indledning Næstved Kommune (NK) har vedtaget en omfattende plan om at udfase papirbreve og overgå til elektroniske brevforsendelser i så stor udstrækning det kan lade sig gøre. Formålet med overgangen til elektronisk brevforsendelse er at NK hermed kan spare betydelige midler, både i form at reducerede omkostninger til print, kuvertering og forsendelse af papirbreve, og i form af sparet arbejdstid ved hurtigere og mere effektiv elektronisk brevforsendelse. Centralt i denne strategi står produktet Doc2mail fra KMD. Doc2mail er et såkaldt output management system. Systemet bestemmer ud fra borgernes tilmeldinger om et brev skal sendes til print i et printcenter, eller det skal sendes til digitalt post. I takt med at arbejdet skrider frem får vi identificeret flere og flere udfordringer, og heldigvis også løsninger på mange af dem. En af de udfordringer vi har arbejdet med er håndtering af flettebreve. Denne udfordring har vi nu løst, og denne vejledning beskriver, hvordan du håndterer flettebreve når du sender via Doc2mail. Det forudsættes at du har læst vejledningen: Vejledning til brug af Doc2mail privat Se: ERNA / Praktisk / It og telefoni / Programmer og systemer / Doc2Mail / Vejledninger. S i d e 2
2. Introduktion til flettebreve og Doc2mail Du kan godt sende flettebreve 1 oprettet med Words brevflettefunktion via Doc2mail. Langt hen af vejen er der ingen forskel overhovedet i arbejdsgangen, når du opretter et flettebrev, der skal sendes via Doc2mail, og et der printes lokalt. Den centrale forskel er naturligvis, at du ikke behøver at printe og kuvertere brevene, når du sender via Doc2mail, ligesom Doc2mail vil kunne sende brevene som digital post, hvis dette er muligt. At sende flettebreve via Doc2mail kræver dog en smule forarbejde. Modsat den normale Doc2mail brugergrænseflade, som kan kaldes fra et hvilket som helst Word dokument, kræver det at du bruger opmærkede skabeloner, hvis du vil kalde den specielle brugergrænseflade, som Doc2mail benytter når flettebreve skal håndteres. Til det formål er der udviklet fire skabeloner: 1. Flettebrev med NK layout uden svarmulighed i digital post - B post 2. Flettebrev med NK layout og svarmulighed i digital post - B post 3. Flettebrev med NK layout uden svarmulighed i digital post - A post 4. Flettebrev med NK layout og svarmulighed i digital post - A post Som det fremgår sendes 1 og 2 som B post og 3 og 4 som A post. Med og uden svarmulighed koder for om der skal indsættes en returpostkasse som borgerne, der modtager flettebrevet som digital post, kan returnere evt. spørgsmål eller oplysninger til. Vi vender tilbage til dette i næste afsnit. Du finder disse skabeloner vedlagt i Bilag I. Ligeledes er der lavet et regneark, som kan anvendes når du laver flettefilen. Du finder dette regneark i Bilag II. 1 Enslydende breve der sendes til en række modtagere. S i d e 3
3. Tilretning af skabeloner De udviklede skabeloner er generiske og vil derfor skulle tilrettes i større eller mindre omfang. Hvordan dette gøres gennemgås nedenfor. Af praktiske grunde tages udgangspunkt i skabelonen Flettebrev med NK layout og svarmulighed i digital post - A post. Vejledningen kan også bruges til de andre skabelontyper. 3.1. Tilretning af brevets kontaktoplysninger Figur 1. I figur 1 vises den synlige del af den generiske skabelon. Denne være ens for alle skabeloner. Du ændrer de dele af skabelonen som ønsker at tilrette. Hvis du ikke ønsker at vise f.eks. CPR, så sletter du bare denne del af skabelonen. Ligeledes indsætter du blot de informationer, du ønsker at vise borgerne/virksomhederne. Et eksempel på hvordan dette ser ud er vist i figur 2. S i d e 4
Figur 2. Hvis alle breve blev sendt til print kunne du stoppe her. Imidlertid vil en del breve blive sendt som digital post, og for at styre disse forsendelser, vil du skulle rette den printkode, der er indsat i brevskabelonerne. 3.2. Tilretning af printkoden Du skal rette to ting i printkoden: Brevets titel. Den returpostkasse, der følger med når du sender via de skabelontyper, som medsender en returpostkasse. Igen skal det understreges, at dette ikke er relevant for de skabeloner, der ikke medsender returpostkasser. For at rette i printkoden skal du først kalde den frem. Du finder printkoden i dokumentfrisen øverst i dokumentet. Du skal trykke på Alt+F9 på samme tid for at få vise Words dokumentkoder. Dette er illustreret i figur 3. S i d e 5
Figur 3. I figur 3 kan du se printkoden (Rød boks) som delvist skjult bag kommunens navnetræk Grøn boks: Du skal klippe kommunens navnetræk ud for at få adgang til at redigere printkoden. Du kan blot klippe/klister navnetrækket til et tomt Word dokument, og gemme det her medens du retter koden. Figur 4. Figur 4 viser: Grøn boks: den titel som borgere, der modtager brevet som digital post, vil se i deres indbakke. Rød boks: det ID nummer, som koder for hvilken postkasse i digital post, der skal stå som modtagerpostkasse ved evt. borgersvar. Titlen på brevet kan rettes til så brevet får en sigende titel, men i princippet behøver du ikke rette denne oplysning til - i så fald kommer brevet blot til at få den neutrale titel Brev fra Næstved Kommune. I dette tilfælde har jeg rettet titlen til: Dette er bare et flettebrev til test. Dette er illustreret i figur 5. Figur 5. S i d e 6
IDen er lige så enkel at skifte ud. Du retter blot koden til den postkasse ID, der passer bedst til dine organisationelle tilhørsforhold. Du kan læse mere om brugen af postkasser i vejledningen: Vejledning i integration til Doc2mail privat fra brevskabeloner som du finder på ERNA. 2 I denne vejledning finder du i Bilag I postkasser og postkasse Ider en liste med postkasser og deres IDer. Et udsnit af disse postkasser er vist i figur 6. Figur 6. Som eksempel udskifter vi nu den postkasse (skriv til Næstved Kommune) som default er sat ind i koden ud med Folkeregister med IDen 57. Dette er illustreret i figur 7. 2 Se indledning for stien til hvor du finder denne vejledning. TIP! Tilføj vejledningen til Mine genveje S i d e 7
Figur 7. Du sætter nu kommunens navnetræk tilbage (ved klippe/klister) og trykker på Alt+F9 på samme tid. Koderne i dokumentet bliver nu skjult igen. Gem skabelonen og du er parat til at lave selv brevet og brevfletningen. Dette ser vi på i næste afsnit. S i d e 8
4. Brevfletning til Doc2mail 4.1. Brevfletningen Når du har en færdigredigeret skabelon til brevfletning klar, kan du udarbejde teksten til flettebrevet. Dette er illustreret i figur 8. Figur 8. Du kan nu bruge det regneark Regneark til brevflet til Doc2mail som du finder i bilag II. Gem en lokal kopi og indsæt de personer eller virksomheder du ønsker at sende til. Dette er illustreret i figur 9. Uanset om du bruger dette regneark, eller laver et selv, er det meget vigtigt at kolonneoverskrifterne hedder nøjagtigt det som de hedder i Regneark til brevflet til Doc2mail. Gør de ikke det fejler koden. Figur 9. S i d e 9
Som det ses i figur 9 er der sat én modtager ind med CPR og én uden. Dette gøres for at illustrere, at Doc2mail godt kan håndtere en blanding af modtagere med og uden CPR. Men det skal understreges, at hvis det overhovedet er muligt at få fat i CPR numre, er det meget vigtigt at disse påføres regnearket, for at sikre at så mange breve som muligt sendes digital. Følger der ikke et CPR med, kan Doc2mail ikke aflevere brevet som digital post. Figur 10. Du starter nu brevfletningen. Du finder en guide til hvordan du gør under fanebladet Forsendelser. Klik på Start brevfletning og vælg Guiden Trinvis Brevfletning. Dette er illustreret i figur 10. S i d e 10
Figur 11. Figur 11 viser første trin i brevfletningen. Du lader Dokumenttype stå som Brev og klikker på Næste: Start dokument (rød boks). Figur 12. S i d e 11
I næste trin som er vist i figur 12 lader du blot indstillingen Brug det aktuelle dokument stå, og klikker på Næste: Vælg modtagere (rød boks). Figur 13. Figur 13: klik på Gennemse (rød boks) og find det regneark som du har oprettet med navne, adresser og CPR numre. Figur 14. I figur 14 er Excel filen Test til brevflet II valgt (rød boks). Filens åbnes ved at klikke på Åbn knappen (blå boks). S i d e 12
Figur 15. Vælg tabel dialogboksen kommer frem. Klik på OK knappen (rød boks). Dette er vist i figur 15. Figur 16. Brevfletning modtager dialogboksen kommer frem. Her kan du se om du har fat i den rigtige datakilde. Som det ses er der CPR på én modtager men ikke på den anden (rød boks). Klik på OK knappen (blå boks). Dette er vist i figur 16. S i d e 13
Figur 17. Du vender nu tilbage til brevet. Klik på Næste: Skriv brevet (rød boks). Dette er vist i figur 17. Figur 18. Hvis du ikke allerede har skrevet brevet kan du gøre det nu. I vores eksempel er brevet allerede skrevet. I så fald klikker du blot på Næste: Gennemse brevene (rød boks). Figur 19. Figur 19 viser det færdige resultat efter at adresse informationerne er flettet ind i flettebrevet. Første brev i listen vises (blå boks). Det er muligt at bladre mellem S i d e 14
brevene ved hjælp af >> (frem) og << (tilbage) knapperne (rød boks). Hvis du ikke ønsker at ændre noget klikke du på Næste: Afslut brevfletningen (grøn boks). Figur 20. Du kommer nu til sidste skridt i brevfletningen. Klik på Udskriv (rød boks). Det er meget vigtigt at du udskriver via denne knap og ikke printer som normalt for ellers fejler printet. En lille dialogboks kommer nu frem. Klik på OK knappen (blå boks). Figur 21. S i d e 15
Vælg Doc2mail Privat som printer. Klik på OK knappen (rød boks). Doc2mail masseforsendelse åbner. 4.2. Brugergrænsefladen til Doc2mail - masseforsendelse Figur 22. Figur 22 viser den specielle Doc2mail masseforsendelse brugergrænseflade som benyttes til flettebreve. Som det ses er det meget begrænset hvad du kan rette. Normalt vil du blot klikke på Send alle knappen (rød boks). Du har imidlertid også mulighed for at få vist hvordan det enkelte brev ser ud. Dette gør du ved at klikke på knappen Vis udskrift (blå boks). For illustrationens skyld vil vi gøre dette. S i d e 16
Figur 23. I figur 23 vises første brev. Dette brev vil blive sendt til digital post, hvad du kan se ved at der ikke er indsat returadresse over modtageradresse, og ruden på KMDs kuverter ikke er markeret med blå. Du sender brevet ved at klikke på Send knappen (rød boks). S i d e 17
Figur 24. Som det ses af 24 vender du nu tilbage til hovedsiden. Dokument nr. 1 (brev et) er sendt og dokument nr. 2 er klar til behandling (rød boks). Du kan se dette brev ved at klikke på Vis udskrift (blå boks). S i d e 18
Figur 25. Figur 25 viser andet brev. Har var der ikke et CPR med, og brevet vil derfor blive sendt til print i KMDs printfabrik. Du kan se dette ved at der er sat en returadresse ind over modtageradressen og konvolutruden er vist. Du sender brevet. Figur 26. S i d e 19
Når du har sendt alle breve får du en kvittering. Som det ses er det ingen fejlmeldte breve. Du afslutter ved at klikke på Afslut knappen (rød boks). Dette er illustreret i figur 26. 4.3. Brevet som det ser ud i POST på www.borger.dk. Figur 27. Figur 27 viser indbakken i digital post på www.borger.dk (brevet ville se ud på samme måde i e-boks indbakke). Skærmprintet er taget få minutter efter brevet blev sendt og forsendelsen af flettebreve er altså lige så hurtig (10-20 sek.) som individuelle breve der sendes via Doc2mail. Du kan se at den titel vi hardkodede ind i printkoden i brevet er blevet overført. Se afsnit 3.2. Tilretning af printkoden. Figur 28. S i d e 20
Figur 28 viser selve flettebrevet. Brevet kan besvares ved at klikke på Besvar knappen (rød boks). Figur 29. Som det ses af figur 29 er den postkasse der modtager en evt. borgerhenvendelse Folkeregister som vi satte ind i koden se afsnit 3.2. Tilretning af printkoden. S i d e 21
Bilag I Flettebreve til Doc2mail A post Flettebrev med NK layout uden svarmulighed i digital post - A post.docx Flettebrev med NK layout og svarmulighed i digital post - A post.docx B post Flettebrev med NK layout uden svarmulighed i digital post - B post.docx Flettebrev med NK layout og svarmulighed i digital post - B post.docx S i d e 22
Bilag II Regneark til brevflet til Doc2mail Regneark til brevflet til Doc2mail.xlsx S i d e 23