Referat organisationsmøde 11. februar 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Herning den 11. februar 2011 kl. 10.00 på Pejsegården i Brædstrup Deltagere: Formand Lilian Mortensen, Knud-Erik Hansen, Leif Bønding, Ane-Marie Harringer, Bo Lindtner Lundt. Fra administrationen deltog: Forretningsfører Ebbe Johansson, Økonomikonsulent Kirsten Bräuner, projektleder Michael Friis Nielsen samt sekretær Britt Juelsgård, der optog referat af mødet. Formand Lilian Mortensen bød velkommen til mødet. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Nybyggeri/renovering 4. Godkendelse af ny aftale om tildeling af pendlerboliger 5. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Ebbe Johansson oplyste, at de kommende dialogmøder mellem kommunerne og boligorganisationerne fortsat er meget i fokus. Landsbyggefonden er klar med ITmodellen, der skal sammenfatte alle de oplysninger, der skal indgå i dialogmøderne. I Landsbyggefondens database er der for hver enkelt afdeling og boligorganisation et oplysningsskema en slags selvangivelse som kommer ind på alle væsentlige sagsområder, der findes i boligorganisationerne og afdelingerne. Nogle af oplysningerne skal man selv levere, mens andre især nøgletal automatisk vil blive føjet ind i skemaet via Landsbyggefondens database. Oplysningsskemaet færdiggøres af boligorganisationen i samarbejde med administrationen umiddelbart efter, at årsregnskabet er godkendt, og så vil den samlede dokumentationspakke være grundlaget for dialogmødet med kommunen. Arbejdet med dokumentationspakken skal ikke bare være en pligtmæssig afrapportering til kommunerne. Det skal også være et redskab for de enkelte bestyrelsers arbejde med udviklingen på alle vigtige punkter i deres boligorganisationer, såsom økonomi og drift, beboerdemokrati, udlejning og boligområdernes trivsel. Det er i styringsreformen en forventning, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle disse områder. Bestyrelserne skal inden for hvert område give deres egen vurdering af udfordringerne. Endelig skal bestyrelserne være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og efterfølgende give en vurdering af, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er gået i gang. Det sker typisk ved, at der først holdes et fællesmøde for kommunalpolitikere, embedsmænd, beboerdemokrater og administrationer. Efterfølgende holdes det egentlige dialogmøde, hvor der fra kommunens side typisk kun medvirker embedsmænd, men hvor vi fra Lejerbos side så vidt muligt møder med både organisationsformand og forretningsfører. Der har været møde med Herning kommune, hvor Ebbe Johansson og formanden deltog. Der har efterfølgende været møde vedr. udlejningen og et møde omkring driften af afdelingerne, bl.a. omkring krav til henlæggelser.
Generelt har møderne været meget positive, også at de ikke har været politiske, men alene på embedsmænd niveau. Ebbe Johansson meddelte, at der i et par år har været stilstand på nybyggeri-siden, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi ved årsskiftet fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Der er en undersøgelse i gang omkring behovet for ungdomsboliger i Herning. Kommunen mener der stadig er behov, udover det der allerede er sat i gang. Bestyrelsen opfordrer administrationen til at være opmærksomme på muligheder for kommende byggerier i Herning. Problematikken omkring ungdomsboligerne i Museumsgade blev diskuteret. Drøftelse af kommunens planer om nybyg i området mellem Snejbjerg og Gødstrup, hvor det nye sygehus skal opføres. Ebbe Johansson nævnte herefter, at det ikke kun er nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten en mia. kr. Helt præcist for 949,8 mio. kr. Samtidig har vi renoveringsarbejder under udførelse for godt 526 mio. kr. og sager under projektering for 687 mio. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Efterårets boligaftale mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale indebærer, at der de kommende 3 år sættes ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Herudover er der afsat 500 mio. kr. til fondens andel af kapitaltilførsel ved evt. nedrivning i udsatte områder. Endelig fastholdes beløbsrammen til de boligsociale projekter på 440 mio. kr. årligt. Der har været undersøgelser i gang vedr. pcb, men minimalt hvad der er konstateret i vores region. En del af boligaftalen handler om indsatsen mod de såkaldte ghettoer. Ghettoområder er nu et officielt begreb - defineret i lovgivningen, og Socialministeriet har endda opstillet en liste med angivelse af 26 ghetto-områder. I Lejerbo er 5 afdelinger eller områder med på listen. Ud over de nævnte økonomiske støttemuligheder til renovering, nedrivning og boligsociale projekter, er der gennemført en række lovændringer på udlejningsområder, der skal medvirke til at reducere antallet af ghettoer. Vi er i administrationen i gang med et meget omfattende arbejde med omlægning af Lejerbos IT-systemer. Vores økonomisystem SAP skal over på en ny version. I den sammenhæng skal ikke blot budget- og regnskabshåndtering men alle hovedprocesser også udlejning, lønbehandling, drift og vedligeholdelse samt byggestyring - over på SAPløsninger. Fra midten af 2010 har vi gennemført første fase og fastsat kravene til de nye systemer og godkendt løsningsmodellerne. Nu går næste fase med den egentlige tilpasning og udvikling af systemerne i gang. Vi gennemfører herefter omfattende tests, planlægger overgangen til de nye systemer nøje og gennemfører undervisning af alle brugere. Vi håber herved at kunne sikre, at der bliver mindst mulige gener og driftsforstyrrelser. Hele projektet er planlagt til at slutte i april 2012.
I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2010/2011) kr. 40.268 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Herning. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at beløbet skal fordeles med 2 andele til formanden og 1 andel til hver af de andre bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Bestyrelsen besluttede, at fordeling af vederlag fortsætter uændret. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Forud for mødet er udsendt regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/10 2009 til 30/9 2010, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2009 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/10 2011 til 30/9 2012. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/10 2009-30/9 2010, dels budget for afdelingerne for perioden 1/10 2011-30/9 2012 og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskaber som budgetforslag i de afdelinger, hvor der er etableret afdelingsbestyrelse og/eller afholdt afdelingsmøde. I afdelingerne 160-0, 231-0, 296-0, 304-0, 358-0, 366-0, 374-0, 402-0, 414-0, 550-0, 653-0, 725-0, 725-1 og 725-2 var der på regnskabstidspunktet ingen afdelingsbestyrelse og der mødte ingen op til de indkaldte afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen skal derfor tage stilling til regnskab og budget for disse afdelinger. I beretningen forrest i regnskabet - side 2 til 6 hvor der er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. Det største underskud i regnskabsåret 2009/10 er i afd. 231-0, Ilskov. Underskuddet udgør kr. 129.093. Bestyrelsen drøftede forskellige løsningsmodeller for afdelingen og hvorledes man fremover kan fastholde beboerne, da mange flytter efter kort tid. Administrationen udarbejder til oplæg på, hvad udgiften vil være for nye køkkenlåger/køkkener, da de trænger til en udskiftning. Bestyrelsen skal på næstkommende møde drøfte mulighederne for tilskud til nye køkkener fra dispositionsfonden. Da afdelingen har modtaget driftsstøttelån, skal disse dog forsøges tilbagebetalt, inden midlerne går i dispositionsfonden. Afdelingen er færdige med kreditforeningslån i 2011, hvorefter der i stedet skal indbetales dispositionsfonden. Regnskabsafdelingen undersøger nærmere til næste bestyrelsesmøde, hvor meget der vil blive indbetalt til dispositionsfonden. Der foreligger tre indstillinger til organisationsbestyrelsen om godkendelse af tilskud fra dispositionsfonden. Det er kr. 250.000 til afdeling 231-0, Ilskov, kr. 43.000 til afdeling 304-0, Museumsgade samt kr. 44.000 til afdeling 374-0, Snejbjerg. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til disse. Bestyrelsen godkendte ovennævnte tilskud.
I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 164, 165 og 166 supplerende oplysninger til forhold i afdeling 75-0, 160-0, 198-0, 231-0, 304-0, 374-0, 402-0, 414-0, 461-0 og 550-0. På side 5 og 6 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Ebbe Johansson gennemgik ligeledes overskud i organisationen samt indestående i dispositionsfonden og arbejdskapitalen. De enkelte konti vil blive gennemgået nærmere på repræsentantskabsmødet den 22. februar 2011. Bestyrelsen tog herefter bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. Navn Gældende leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i % 75-0 Spiren 495,06 504,85 9,79 1,98 86-0 Valdemarsvej 581,25 598,53 17,28 2,97 160-0 Fasterholt 678,28 700,35 22,07 3,25 198-0 Sydgaden 599,55 615,02 15,47 2,58 198-1 Labyrinten 428,81 433,19 4,38 1,02 231-0 Ilskov 720,90 738,40 17,49 2,43 Fam.bol. 231-0 Ilskov 619,77 637,26 17,49 2,82 283-0 Snejbjerg 605,41 625,38 19,98 3,3 296-0 Gl. Skolevej 745,42 761,21 15,79 2,12 Fam.bol. 296-0 Gl. Skolevej 659,00 674,78 15,79 2,4 304-0 Museumsgade 636,78 656,26 19,48 3,06 313-0 Munkgårds 733,04 747,39 14,35 1,96 Fam.bol. Alle 313-0 Munkgårds 759,35 773,70 14,35 1,89 Alle 358-0 Knuthenborgvej 839,04 859,87 20,83 2,48 366-0 Studsgård 757,83 766,16 8,33 1,1 374-0 Snejbjerg 895,08 927,60 32,52 3,63
402-0 Museumsgade 885,83 910,59 24,76 2,8 414-0 Sinding 691,93 715,53 23,60 3,41 461-0 Alhedeparken/ 743,98 757,85 13,87 1,86 Skelhøje 550-0 Kastaniebo 789,38 819,72 30,34 3,84 584-0 Casa Nova 789,10 797,47 8,37 1,06 653-0 Tietgensgade 894,28 914,18 19,90 2,23 694-0 Engholm 694,11 703,63 9,52 1,37 707-0 Smedegården 782,53 794,35 11,82 1,51 725-0 Thrigesvej 788,86 808,20 19,34 2,45 725-1 Thrigesvej Ældrebol. Bofællesskab 725-2 Thrigesvej Serviceareal 834,40 856,90 22,50 2,7 672,91 672,91 Uændret Uændret Vedrørende afdeling 550-0, Kastaniebo skal nævnes, at lejen er steget pr. 1. oktober 2010 fra kr. 756,70 pr. m² til kr. 789,38 pr. m² på grund af forhøjede ejendomsskatter. Udlejningssituationen Ebbe Johansson meddelte, at der i Lejerbo, Herning er 711 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 861 er opskrevet til en ungdomsbolig. Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 1.176 ansøgere opnoteret til familieboligerne og 1.163 opnoteret til ungdomsboligerne. Vedrørende familieboligerne søger 35 personer en 1-rums bolig, 298 søger en 2-rums bolig, 514 søger en 3-rums bolig, 327 søger en 4-rums bolig og 2 personer søger en 5- rums bolig. Vedrørende ungdomsboligerne søger 606 personer en 1-rums bolig og 557 søger en 2- rums bolig. En fraflytningsstatistik for boligorganisationens familieboliger viser, at der i regnskabsåret 2010/2011 har været 102 fraflytninger fra boligorganisationens i alt 723 familieboliger, svarende til en fraflytningsprocent på 14,11. På landsplan ligger fraflytningsprocenten for familieboliger på 15,19. Der har i alt været 166 fraflytninger af boligorganisationens i alt 925 lejemål, svarende til en fraflytningsprocent på 17,95. Landsgennemsnittet er her 18,32. Udlejningssituationen kan betegnes som stabil. Men der er dog ind imellem problemer med udlejningen af ungdomsboliger både i Munkgårdkvarteret og Museumsgade. Desuden er der p.t. ledige boliger på Østerskovvej i Ilskov og Sinding Hovedgade. Boligerne i disse 2 afdelinger er generelt svære at udleje. Ordningen med boliger til tilflyttere uden om ventelisten (pendler-ordningen) 20 boliger årligt:
Der er anvendt 1 bolig i afd. 075.0 Spiren til denne ordning i perioden. Herning kommunes anvisningsret til ledige familieboliger (14 stk. årligt): Denne ordning fungerer upåklageligt. Vi har et godt samarbejde med Herning kommune. Kommunen har gjort brug af 8 boliger (4 boliger i afd. 086.0 Valdemarsvej og 4 boliger i afd. 313.0 Munkgårds Allé) i perioden. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 160-0, 231-0, 304-0, 358-0, 366-0, 374-0, 402-0, 414-0, 653-0, 725-0, 725-1 og 725-2, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afd. 160-0, 231-0, 304-0, 358-0, 366-0, 374-0, 402-0, 414-0, 653-0,725-0, 725-1 og 725-2. Ad 3. Nybyggeri/renovering Afd. 825-0 og 825-1, Sabroesvej Opførelse af 21 ældreboliger med tilhørende serviceareal. Byggeriet forløber jf. tidsplan endnu med forbehold for vejrlig men vi arbejder stadig med indflytning pr. 1. juli 2011. 2 nye mulige sager: Der arbejdes pt. på et projekt med 128 ungdomsboliger på Museumsgade i Herning der pågår forhandling med kommunen og LFB- snarest (Kvote 2010) Der arbejder 2 rådgivere på projektet begge med organisationens godkendelse. Pt. ingen udvikling på sagen! Der arbejdes også med et bofællesskab på Thrigesvej ( kvote 2010) - ca. 25 boliger. Der pågår forhandlinger med kommunen snarest. Pt. ligger sagen hos forretningsfører Ebbe Johansson, som overvejer situationen i samråd med kommunen. Der blev spurgt til Smedegade omkring projektet på p-pladsen. Der mangler stadig investorer til projektet, så der er endnu ikke besluttet noget. Der har været møde med driftschefen fra DGI-Huset sammen med afd. 550-0 Kastaniebo, pga. lugtgener fra klor. DGI er opmærksomme på problemet, og forsøger at finde en løsning. Ad 4. Godkendelse af ny aftale om tildeling af pendlerbolig Der er udsendt bilag om aftale om tildeling af pendlerbolig. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til aftalen. Bestyrelsen godkendte den nye aftale om tildeling af pendlerbolig.
Ad 5. Eventuelt Der skal være mere fokus på konto 401, 402 og 405 henlæggelseskonti - da overskud fremover skal på konto 407, Opsamlet resultat. Konto 407 bliver en samlingskonto for hhv. overskud og underskud. Mødet hævet.