Bilag 1 Generelle vilkår for annonceringen [1]
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 1.1. Generelt...3 1.2. Annonceringens bestanddele...3 1.3. Ordregiver...4 1.4. Kontaktperson...4 2. Kravspecifikation...5 3. Besigtigelsesmøde...6 4. Aflevering af tilbud...7 4.1. Udforming af Leverandørens tilbud...7 4.2. Alternative bud og forbehold...7 4.3. Fortrolighed...8 4.4. Skriftlige spørgsmål...8 5. Tilbudsevaluering...9 5.1. Tildeling, underretning og indgåelse af Leveringsaftalen...9 6. Behandling af tilbud...10 7. Aflysning af annonceringen...11 8. Forhandling...12 9. Tidsplan...13 [2]
1. Indledning Leverandøren bør indledningsvis læse det samlede annonceringsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. 1.1. Generelt Nærværende bilag indeholder en nærmere beskrivelse af proceduren for afholdelse af forstående annoncering vedrørende Rackinstallation KUBE2. Indgåelse af en Leveringsaftale med Leverandøren sker, dersom Ordregiver vurderer, at Leverandøren har afgivet det bedste tilbud på grundlag af tildelingskriteriet anført i punkt 5. Annonceringen gennemføres på følgende vis: 1) Ordregiver fremsender en opfordring til at afgive tilbud til leverandørerne efter Tilbudslovens regler. 2) Ordregiver afholder besigtigelsesmøde, jf. punkt 4 3) Leverandørerne afgiver tilbud, jf. punkt 4. 4) Ordregiver vurderer tilbuddene, jf. punkt 5 5) Ordregiver orienterer Tilbudsgiverne om, hvem Leveringsaftalen indgås med, jf. punkt 5.1. 6) Ordregiver underskriver Leveringsaftalen, jf. punkt 5.1. 1.2. Annonceringens bestanddele Annonceringsmaterialet indeholder følgende dokumenter: Kontrakten Bilag 1 Generelle vilkår for annonceringen Bilag 2 Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse o Bilag 2.1 Placering og størrelse af KUBE2 o Bilag 2.2 Principskitse af rørføring o Bilag 2.3 Principskitse af etape 1 Bilag 3 Pris Bilag 4 Tidsplan Underbilag Change processer [3]
1.3. Ordregiver Annonceringen gennemføres af Region Syddanmark i det følgende benævnt Ordregiver. 1.4. Kontaktperson I forbindelse med Annonceringen er følgende kontaktperson: Navn: Lars Falkenberg Rasmussen Titel: Facility Manager Telefon: 29201180 Email: Lars.Falkenberg.Rasmussen@rsyd.dk [4]
2. Kravspecifikation En nærmere beskrivelse af varen/tjenesteydelsen fremgår af Kravspecifikationen, bilag 2. [5]
3. Besigtigelsesmøde Hver virksomhed har mulighed for at deltage med op til 2 personer. Alle deltagere fra virksomheden skal tilmeldes besigtigelsen. Tilmelding foregår via Lars.Falkenberg.Rasmussen@rsyd.dk. Tilmeldingen skal være Lars i hænde senest mandag den 22. oktober 2013 kl. 16:00 Informationsmødet foregår tirsdag den 23. oktober 2013 kl. 13:00 på adressen Østergade 74, 6700 Esbjerg. Vi gør opmærksom på, at der ikke bliver mulighed for at stille spørgsmål til annonceringen eller annonceringsmaterialet på besigtigelsesmødet. [6]
4. Aflevering af tilbud Leverandøren udarbejder tilbuddet i det nedenfor angivne antal eksemplarer. Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den i invitationen fastsatte tilbudsfrist. Tilbud modtaget efter tilbudsfristen er ikke konditionsmæssige og vil derfor blive afvist. Tilbuddet mærkes "Annoncering Rackinstallation KUBE2 - må ikke åbnes" Tilbuddet bedes indleveret i 1 Word og 1 PDF fil hvor PDF filen i tvivlstilfælde vil være den gældende. Region Syddanmark vil gerne, at tilbuddet kun afleveres i en elektronisk version på USB eller CD-rom. Ordregiver kan ikke stilles til ansvar for, at dokumenter på USB-stik eller en CD-rom ikke kan læses, ligesom at ordregiver ikke kan forventes at kunne modtage filer i andre formater end de i annonceringsmaterialet anvendte. Seneste frist for aflevering af tilbud er mandag den 28. oktober 2013 kl. 12:00 Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller telefax. Fremsendte tilbud registreres ved deres modtagelse. Leverandørerne er forpligtet af deres tilbud i 3 måneder fra tilbudsafgivelse. 4.1. Udformning af Leverandørens tilbud Leverandøren udarbejder sit tilbud ved udfyldelse af: - Bilag 2 Kravspecifikation - løsningsbeskrivelse - Bilag 3 Pris - Bilag 4 Tidsplan (leverandøren laver selv bilaget). Tilbud skal være affattet på dansk. I det omfang et tilbud ikke indeholder de krævede dokumenter eller ikke efterlever opstillede mindstekrav, er tilbuddet ukonditionsmæssigt med den konsekvens, at ordregiver er forpligtet til ikke at tage tilbuddet i betragtning. 4.2. Alternative bud og forbehold Hver Leverandør er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud. [7]
Leverandørerne kan ikke udforme deres tilbud, således at de i annonceringsmaterialet fastsatte vilkår for afgivelsen af tilbud fraviges. Såfremt leverandørens tilbud indeholder forbehold overfor annonceringsmaterialet, herunder kontrakten med evt. bilag, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. I bilag 3 Pris må leverandøren kun skrive i de felter der er markeret med gult og kun det som er blevet anvist. Ved manglende overholdelse af dette, vil blive betragtet som et forbehold fra leverandørens side og ordregiver er forpligtet til ikke at tage tilbuddet i betragtning. 4.3. Fortrolighed Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Leverandørens kendskab i forbindelse med gennemførelsen af nærværende annoncering. Annonceringsmaterialet skal behandles fortroligt, og Leverandøren er uberettiget til at anvende annonceringsmateriale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Leverandørens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i annonceringsprocessen i form af annonceringen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Leverandøren derfor angive dette i et følgebrev til annonceringen. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 4.4. Skriftlige spørgsmål Leverandør har mulighed for at få supplerende oplysninger om annonceringsmaterialet og den annonceret vare/ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk til kontaktpersonen anført i afsnit 1.4. Spørgsmål fremsendes pr. e- mail med angivelse af følgende: Annoncering Rackinstallation KUBE2 att. Lars Falkenberg Rasmussen, spørgsmål. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via email. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Spørgsmål, der modtages efter torsdag den 24. oktober 2013 kl. 15:00 vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål der fremkommer rettidigt vil være besvaret senest fredag den 25. oktober 2013 kl. 12:00 [8]
5. Tilbudsevaluering Tildeling sker på grundlag af kriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud 1. Pris (25%): Nettopris (fratrukket rabat) (75%) Timepris (25%) 2. Teknisk kvalitet (50%) Nedenstående underkriterier vægtes i prioriteret rækkefølge Funktionalitet Kapacitet Robusthed og sikkerhed 3. Leverance kvalitet (25%) Nedenstående underkriterier vægtes i prioriteret rækkefølge Leveringsydelser Erfaring 5.1. Tildeling, underretning og indgåelse af Leveringsaftalen Når Ordregiver har truffet afgørelse om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandørerne ved e-mail. Underretningen vil angive en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Leveringaftalen vil blive underskrevet efter tildeling. [9]
6. Behandling af tilbud Leverandørerne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Leverandørerne. Ordregiver anser ikke annonceringen for afsluttet, før Leveringsaftalen er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse annonceringen. Uanset om Leveringsaftalen tildeles andre Leverandører, er Leverandøren bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Leveringsaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 4. Leverandørernes omkostninger i forbindelse med annonceringen er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse annonceringen uden kontraktindgåelse. [10]
7. Aflysning af annonceringen Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse hele eller dele af annonceringen, såfremt ordregiver vurderer, at der foreligger en saglig grund til aflysning. [11]
8. Forhandling Det skal fremhæves, at Ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Leverandørerne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Leverandørerne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at Leveringsaftalen vil kunne indgås mellem Ordregiver og Leverandør uden forudgående drøftelser mellem Leverandør og Ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. [12]
9. Tidsplan Fase Dato Udsendelse af annonceringen 17. oktober 2013 Besigtigelsesmøde 22. oktober 2013 kl. 13:00, Esbjerg Frist for modtagelse af spørgsmål 24. oktober 2013 kl. 15:00 Tilbudsfrist 28. oktober 2013 kl. 12:00 Udsendelse af tildeings- og afslagsbreve Senest uge 45 Underskrivelse af leveringsaftale Umiddelbart efter tildeling. [13]