Antal fremmødte: 13 eksl. bestyrelsens 3 medlemmer Valg af dirigent og referent Dirigent: Christina Referent: Camilla Budget gennemgang + godkendelse Bestyrelsen har hos kollegiekontoret godkendt budgettet for det næste år. Budgettet indebærer huslejestigning. Huslejestigningen bliver for 1-værelseslejligheder 148,00 kr., således at huslejen bliver 2.680,00 kr. For 2-værelseslejligheder er stigningen 223,00 kr. således at huslejen bliver 5.090,00 kr. Stigningen træder i kræft pr. 1. august 2013. Nedenfor følger årsager til denne huslejestigning. Energi: Energi Aarhus har ændret deres takster, og dette er en af hovedårsagerne til at energiposten er stedet. Der er et stadigt stigende forbrug af energi. Energi er en af de ting, hvor vi selv kan gøre noget, for at huslejen ikke stiger. Derfor: spar på vand, varme og el. Selv om man ikke får en regning på el, vand og varme, indgår det stadig i huslejen, og huslejen stiger når man bruger mere end der er budgetteret med. Derfor opfordrer vi folk til at spare på vand og varme, samt at slukke for el-apparater der ikke er i brug. Rengøring: Her er der kommet en stigning på 44 %, fordi vi har fået en aftale med Måtte Expressen. Betalingsvaskeri: Her er der en stigning på 24 %, fordi der købes store mængder sæbe ind af gangen. Der købes til lange perioder, så det er ikke sikkert at beløbet er ligeså højt i det næste budget. Den obligatoriske rente er i bund, og vi får ikke længere den samme høje rente, som vi plejer at få. Dette betyder at vi ikke har en lige så høj indtjening på renter som tidligere år. Antennebudgettet er steget, fordi vi de sidste år er blevet opkrævet for lidt. Det skyldes at Stofas budgetår ligger forskudt med vores. Vi har tidligere betalt for lidt, og derfor er dette en stor ændring i budgettet. Kollegiekontoret har lavet en ny aftale med Stofa om, at de ikke kan ændre opkrævningerne midt i et budgetår, så noget som dette ikke sker igen. Spørgsmål til budgettet? Udgiften til forsikring er faldet med 39%, fordi der er blevet indhentet et nyt, og billigere, tilbud. Forsikringen dækker kun fællesarealer, hvorfor at lejerne stadig selv skal sørge for deres egen indbo-forsikring. Ved de nye huslejeændringer kan man i 1-værelseslejemål prøve at søge boligstøtte. Hvis det går igennem kan man informere de andre beboere om dette. Godkendelse af budgettet De fremmødte beboere godkendte budgettet. Side 1 af 5
Bestyrelsen fremlægger Facebook Det er dejligt, at der er mange, der er medlem af siden og bruger den til at hjælpe hinanden, sælge ting osv. Kommunikation: Tal pænt til hinanden. Opslag, kommentarer m.m. der virker stødende vil blive slettet omgående af bestyrelsen. Den bedste måde at løse en konflikt på er ved personlig henvendelse. Henvend dig til personen direkte, hvis du har et problem, i stedet for at skrive det på Facebook-gruppen. Ansvar: Mangler der støvsugerposer, er der sprunget en pære på fællesområderne eller i din lejlighed eller lignende så kontakt selv Svend i stedet for at skrive det på Facebook. Det er ikke bestyrelsen opgave at videresende opgaver til Svend. Svends kontaktoplysninger findes på opslagstavlerne (begge?) Har du spørgsmål til bestyrelsen ønsker vi at: du skriver en mail til vores mailadresse, henvender dig til os, eller lægger en seddel i vores postkasse (indgang vest, mærket beboerrådet ). Kontakt til bestyrelse mm. Der oprettes mailadresser til bestyrelse, de forskellige ansvarsposter og udvalg. Mailadresserne vil blive at finde på hjemmesiden samt på opslagstavlerne. Tyveri Vi har haft en del problemer med tyveri indenfor kollegiets vægge. Vi opfordrer derfor folk til at være opmærksomme på mistænkelig adfærd: o Notér tidspunkter for hvornår du observerer mistænkelig adfærd, hvornår du sidst var i fællesrummet eller tørrerummet, og hvornår du opdagede at dine ting var væk. Derved kan bestyrelsen via chippen se, hvem der har været i rummet i det pågældende tidspunkt. Brug af chip: Ved at notere tidspunkt/tidsrum for evt. tyveri kan bestyrelsen se, hvem der har været i rummet. Dette giver en mulighed for at se, om der evt. er en sammenhæng blandt de forskellige tyverier. Luk yderdørene efter dig! For at vi kan tjekke, hvem der har låst sig ind i rummet med chippen, kræver det, at man lukker alle døre efter sig. Diskussion om evt. løsning og overvågning kommer i punkt 8-9. Nye regler/sedler Der er lavet nye retningslinjer omkring rengøring samt for brug og leje af fællesrum. De nye retningslinjer for rengøring beskriver udførligt hvordan rengøring skal udføres, når man har rengøringstjansen. Kontrakten til leje af fællesrummet samt de generelle regler til leje af fællesrummet er ligeledes blevet opdateret. Sedler med retningslinjer for alt dette er hængt op på opslagstavlerne, og vil komme på Christiansbjergkollegiets hjemmeside. Leje af fællesrummet: Lejen er steget til 50 kr. Derudover er depositummet steget til 600 kr. Der er lavet en tjekliste for rengøringen i fællesrummet. Denne er til hjælp for at lejer samt fællesrumsansvarlig nemt kan se hvad der skal gøres rent, samt hvad det koster at undlade at gøre dette rent. Beløbet vil blive modregnet i depositummet, og mangler af oprydning samt rengøring kan betyde udelukkelse fra at bruge og/eller leje fællesrummet i fremtiden. Side 2 af 5
Brug af fællesrum: Hvis man ikke rydder op efter sig selv eller lign. i fællesrummet, kan man blive udelukket fra at kunne leje fællesrummet og lejlighedens chip vil derudover blive blokeret til fællesrummet i en karantæneperiode. Ugentlig rengøring: Tilføjelser til dette er bl.a. at lejemålet med det ugentlige ansvar for rengøring, har ansvaret for at lægge måtter på plads, samt at stille støvsugere mm. på plads i henholdsvis rengøringsrum (findes på 1. sal i øst fløjen overfor lejlighed 1.3) og fællesrum (rengøringsartiklerne findes i skabet på toilettet). Køkken Som nævnt til vinterens beboermøde skal vi til sommer have renoveret køkkener i alle lejligheder. Renoveringen er påregnet til at spænde over ca. 5 arbejdsdage, hvilket betyder at man i disse 5 dage ikke kan bruge sit eget køkken. Fællesrummet vil i renoveringsperioden derfor ikke være muligt at booke, da fællesrummets køkken vil blive stillet til rådighed for dem der ikke kan bruge deres køkken. Det vil i denne forbindelse være en god idé at arrangere fællesspisning med de andre, der heller ikke kan bruge deres køkken, for at lette presset. Om renoveringen: Renovation i køkkenerne: Ny bordplade lidt mørkere end den tidligere, den blå bagplade skiftes ud med klinker, stålkant ved vasken, større og dybere vask, nyt lys under overskabene, nye lamper i køkkenet ved vinduerne, hylder opsættes i 1-værelseslejlighederne, muligvis nye skabslåger. Inden renoveringen påbegyndes skal man tømme alt i sine underskabe, og bordpladen skal være ryddet. De der selv har sat hylder, skabe og lign. op i køkkenerne i 1- værelseslejlighederne skal fjerne disse. Der bliver lavet en liste så man kan se hvornår køkkenerne bliver renoveret. Har man eksamen eller lign. i den periode, hvor køkkenrenovationen står på i ens lejlighed, kan man aftales indbyrdes med Svend og tømrerne, så at der kan findes et bedst muligt passende tidspunkt for renoveringen. Rengøringsdag Sommeren står for døren, og derfor er det tid til en fælles rengøringsdag. Det er især udendørsarealerne og fællesrummet, der trænger til en kærlig hånd. Denne dag afsluttes med fællesspisning, spil og evt. banko. Nærmere information følger. Nyt fra kollegiekontoret Bolignet-Aarhus har lavet deres pakker om, så vi får hurtigere internet. I forbindelse med omlægning af pakker og opkrævning blev det midlertidigt blevet besluttet at vi skulle køre efter kollektiv opkrævning. Ved kollektiv opkrævning, bliver beløbet opkrævet over huslejen. Ved individuel opkrævning, opkræves beløbet den enkelte beboer. Denne form for opkrævning, har en merudgift på 50 kr. for den samme forbindelse. Der forelægges mulighed for at skifte til individuel opkrævning. Ingen af de fremmødte ønskede individuel opkrævning. Det nedstemmes at købe flere stemmer. Side 3 af 5
Nyt fra udvalg Festudvalg Der arbejdes på, at arrangere en social begivenhed inden sommerferien. Medlemmer af festudvalget er: Christina st. 10, Jes st. 5, Morten st. 23, Niels 1.14 og Line 1.8 Fællesspisningsudvalg Næste fællesspisning: hold øje med opslag på dørene og på Facebook. Medlemmer af udvalget er: Jes st. 5, Jais st. 14, André 1.1, Camilla st. 17. Haveudvalg Lise st. 7 er haveansvarlig og står for at gøre haven klar til sommer. Nyt fra ansvarsposter Rengøring De nuværende rengøringsansvarlige stopper, og der skal findes nye. Findes der ikke en ny fællesrumsansvarlig, diskuteres dette og der findes en anden løsning. - Nyt tiltag: Vask af klude overgår fra fællesrumsansvarlig til rengøringsansvarlig. Kollegiet stiller et vaskekort til rådighed til vask af klude. Vask af klude foregår ca. 1-2 gange om måneden. Når kludene vaskes tages kludene i rengøringsrummet og klude (inkl. viskestykker og håndklæder i fællesrummet). - Folk er blevet dårligere til at gøre rent dette betyder at nye rengøringsansvarlige skal være opmærksomme på dette. Fællesrum Den nuværende fællesrumsansvarlige stopper og der søges derfor en ny fællesrumsansvarlig. Findes der ikke en ny fællesrumsansvarlig, diskuteres dette og der findes en anden løsning. Valg til ansvarsposter Rengøring Valg af ny(e) rengøringsansvarlig(e). Ingen melder sig, til at tage posten alene. Som noget nyt foreslår bestyrelsen en ordning med flere rengøringsansvarlige, således at man kun skal have ansvaret som rengøringsansvarlig i eks. 2 måneder. o 6 personer melder sig til at deltage som rengøringsansvarlig og ordningen kan derfor iværksættes. Hver person skal kun have posten i 2 måneder. Der kan naturligvis byttes internt. Ved overdragelsen af rengøringsmappen osv. kan man arrangere en kageaften eller lign. hvor man kan introducere den nye rengøringsansvarlige og gennemgå procedure osv. med denne. I tilfælde af, at der ikke blev fundet nogen rengøringsansvarlig, ville vi være nødsaget til at at ansætte rengøringshjælp. Dette ville have medført huslejestigning. Side 4 af 5
Fællesrum Den nuværende fællesrumsansvarlig foreslår at ansvarsposten er fordelt på 2 personer, gerne 2 fra samme lejlighed. Hvis ingen melder sig som fællesrumsansvarlig, kan lokalet ikke udlånes i weekenderne. 2 personer melder sig. Nye fællesrumsansvarlige er: Jes st. 5, Niels 1.14 Valg til bestyrelsen samt 2 suppleanter Den nuværende bestyrelse modtager genvalg. Ingen andre opstiller til bestyrelsen. Nye suppleanter skal vælges. Morten st. 23 og Line 1.8 opstiller. Line tager posten som 1. suppleant mens Morten tager posten som 2. suppleant. Diskussion evt. Tyveriproblem løsninger, tanker etc. Diskussion om overvågning. Der diskuteres for og imod. Det nedstemmes pga. prisen. Hvis der er enkelte kameraer i kælderen til en billigere pris er der 3 der stemmer for. Andet Forslag om intelligent termostat i fællesrummet. o Dette forslag er blevet givet videre til Svend. Han vil låse termostaten, så den ikke kan skrues helt op. Senere vil vi se på, om det er nødvendigt med en termostat der kan måle temperaturen i fællesrummet og derefter regulere den. Forslag om bedre/pænere lys i fællesummet. o Igangværende projekt. Forslag om at der bliver skiltet med, at man bliver smidt ud og politianmeldt ved tyveri. Det vil gøre folk opmærksom på, at det har en konsekvens og at vi på ingen måde tolererer det på kollegiet. Forslag om chip på døren i kælderen ud til cyklerne, således at man ikke kan komme ind til cyklerne uden at det bliver registreret. Døren skal samtidig påføres auto-smæk for at dette kan have en betydning. Yderdøren til cykelkælderen skal samtidig kun kunne åbnes med chip-lås og ikke manuelt med nøgle, for at sikre at alle besøg i cykelkælderen registreres. Døren der kan åbnes manuelt med nøgle skal så skiftes til yderdøren fra terrassen, så at vi i tilfælde af nedbrud på chipsystemet, har en dør der kan låses op med almindelig nøgle. o Bestyrelsen tager dette op til overvejelse. Forslag om, at der skiltes i hobbyrummet med, at der på den anden side af gangen, overfor fryserummet, findes en håndvask og Super Plum sæbe. Forslag om chip på de to udvendige cykelskure. o Bestyrelsen tager dette op til overvejelse. Side 5 af 5