Ansvar og opgaver i Omsorgssystemet vedrørende Sam:Bo og elektronisk korrespondance September 2012 Version 6 Visitatorer Hjemmepleje, sygepleje, terapeuter Ansvar Gør således Særlig OBS på Diverse Borger indlagt - Der læses adviser minimum 1 gang i starten af hver vagt modtaget indlæggelsesadvis Hjemmepleje, centre, sygepleje. terapeuter Hver faggruppe har ansvar for sit eget faneblad Borgerstatus ændres til indlagt på sygehus - midlertidig inaktiv (kan gøres på førstkommende hverdag, men pr. korrekt dato) Planlagte besøg på T-kort tavlen annulleres. sende advis til samarbejdspartnere som ikke modtager MedCom advis Obs. send besked (advis) til køkken, daghjem. Der afsendes automatisk indlæggelsessvar fra Omsorgssystemet til sygehuset. Modtaget advis Flyttet til sygehusafd Er til orientering kræver ikke handling Modtaget udskrivelsesadvis Der læses adviser minimum 1 gang i starten af hver vagt Hjemmepleje, centre, sygepleje. terapeuter Hver faggruppe har ansvar for sit eget faneblad Borgerstatus ændres til Henvist af sygehus aktiv På sygeplejefanen vælges henvist af sygehus + relevant afd aktiv (kan gøres på førstkommende hverdag, men pr. korrekt dato) Besøg på T-kort tavlen aktiveres Obs. send besked (advis) til køkken, daghjem. Virksomhederne vil via forløbsplaner være varslet om udskrivelse. Ved indlæggelse under 48 timer er der telefonisk henvendelse fra sygehuset inden udskrivelsen. Dokumentnr: 957226/12 1
send advis til samarbejdspartnere som ikke modtager medcom advis Modtaget advis med patientstatus Mors Der læses adviser minimum 1 gang i starten af hver vagt Hjemmepleje, centre, sygepleje. terapeuter Borgerstatus ændres til Mors inaktiv Besøg på T-kort tavlen stoppes Borgerstatus slår igennem på alle faneblade inkl. Stamdata og borgeren forsvinder fra oversigten over aktive borgere Indlæggelser over 24 timer- i region Syddanmark Sende Indlæggelsesrapport Kommunen skal fra det elektroniske omsorgssystem inden for det første døgn efter indlæggelsen sende en manuelt aktiveret ajourført indlæggelsesrapport. Det er personalet, der hvor borgeren står aktiv, der har ansvaret for at sende rapporten, men der skal kun sendes 1 rapport også når flere faggrupper er involveret. Plejecentrene sender rapporter på egne beboere. Er borgere i hjemmeplejen aktiv flere steder gælder følgende Prioriterede rækkefølge 1. Sygeplejen Først sikres at journalen er ajourført. Opret en korrespondancemeddelelse tilknyt en indlæggelsesrapport. Der kan slettes og tilføjes i indlæggelsesrapporten inden den sendes. Indlæggelsesrapporten logges automatisk i journalen når den sendes Fjern derfor fluebenet i Log i journal så undgår vi at den logges 2 gange. Indlæggelsesrapporten skal indeholde oplysninger om 1. Plejebehov (omfang af hjemmepleje og praktisk bistand) 2. Aktuel medicin 3.Fysisk/psykisk/social funktionsevne 4. Evt. brug af hjælpemidler 5. Boligens forhold 6. Evt. vaner der bør tages hensyn til 7. Særlige forhold, der komplicerer udskrivning 8. Pårørende og ressourcer i omgivelserne 9. Kontaktperson i kommunen. Udveksling af oplysningerne i en indlæggelsesrapport kræver borgerens samtykke. Det indhenter sygehuset inden de åbner den elektroniske rapport. Dokumentnr: 957226/12 2
2. Hjemmeplejen Personlig pleje 3. Hjemmeplejen praktisk bistand Private Leverandører sender Indlæggelsesrapport på de borgere, som kun er aktive hos dem. Er borgeren aktiv i sygeplejen (dag, aften, nat eller weekend) sender sygeplejen rapporten og øvrige grupper sender ikke. Er borgeren aktiv i hjemmeplejen, men ikke i sygeplejen sender hjemmeplejen rapporten Beboere på øvrige institutioner i Varde Kommune. Når personale varetager enkelte opgaver hos beboere på institutioner, som ikke er på Omsorgssystemet skal indlæggelsesrapporten kun omfatte hjemmeplejens/sygeplejens opgaver og der skal henvises til institutionens navn og tlf. nummer for yderligere oplysninger. Funktionen Handle på Alle virksomheder er ansvarlige for at der bliver handlet på alle korrespondancer og funktionen skal hjælpe til at sikre dette. Alle Korrespondancer skal markeres Handlet på senest 1 døgn efter modtagelsen. (OBS: der er særlige Det markeres at man handler på en korrespondance ved at højreklikke på korrespondancen og vælge Handlet på Initialer på den person der handler på vises i kolonnen Handlet og rækken skifter farve Indeholder korrespondancen elementer, som involverer flere faggrupper sikres koordinering med de øvrige involverede f.eks. via advis Korrespondancen markeres handlet på Det anbefales ikke at bruge Videresend men at kopiere teksten til Alle korrespondancer skal handles på så det bliver let at se i oversigten hvilke der er behandlet og se om nogen mangler. Alle virksomheder skal følge op på at der bliver handlet på alle korrespondancer senest 1 døgn efter Dokumentnr: 957226/12 3
regler for visitationen - forløbsplaner, genoptræningsplaner og korrespondancer på ukendte) almindelig advis som giver mulighed for at tilføje bemærkninger om årsag og forventninger til hvad samarbejdspartneren skal gøre. Journaldokumentation af kontakten til andre faggrupper vil ofte være relevant. modtagelsen. Procedure: Den enkelte virksomhed vælger èn konkret person, der dagligt tjekker om der er handlet på alle korrespondancer. Korrespondance med overskriften Forløbsplan Alle Forløbsplaner, som er modtaget imellem klokken 8-15.30 på hverdage behandles samme dag. Øvrige forløbsplaner behandles på 1. efterfølgende hverdag Forløbsplanen skal besvares med enten accept eller ønske om udvidet koordinering. Forløbsplanen markeres handlet på af visitator Det er altid en Visitator der behandler Forløbsplaner De logges automatisk i borgerens journal og kan læses der. Forløbsplaner modtaget udenfor visitationens åbningstid besvares efterfølgende af Visitationen De må ikke besvares eller handles på af andre. Korrespondance på ukendte Borgere Visitationen behandler disse De er markeret gule i oversigten Ukendte borgere er borgere som ikke er aktive i hjemmepleje, sygepleje eller træning. Visitationen modtager og behandler korrespondancer på Ukendte borgere De markeres handlet på som beskrevet ovenfor Korrespondance med overskriften Genoptræningsplan Visitationen behandler alle genoptræningsplaner Borgeren gøres aktiv og visiteres. Behandles altid af Visitationen men ikke nødvendigvis inden 24 timer Dokumentnr: 957226/12 4
Korrespondance på kendte borgere Amb. Korrespondance Indlagt korrespondance Udskrivningsrapport Alle involverede faggrupper får korrespondancen. Visitationen behandler Forløbsplaner og genoptræningsplaner - alle øvrige behandles af leverandørerne. Alle involverede faggrupper får udskrivningsrapporten og orienterer sig i forhold til det, der er relevant for dem. Alle korrespondancer logges automatisk i borgerens journal Korrespondancen vurderes og behandles udfra indholdet. Den markeres handlet på som beskrevet ovenfor Vurdere indholdet og markere Handlet på Man kan på advisoversigten se om der er sendt svar Er markeret med flueben i feltet Svar sendt Det er vigtigt at markere korrespondancen Handlet på inden 24 timer efter modtagelsen Korrespondancen kan komme fra sygehuse, gerontopsyk, ambulatorier Der bør ikke være ønsker om indsatser, som ikke er visiteret på baggrund af forløbsplanerne. Hvis det sker, skal der rettes henvendelse til visitationen. Dokumentnr: 957226/12 5
Øvrig Korrespondance - som ikke er omfattet af Samboaftalen Korrespondance fra læger og apoteker Alle aktive faggrupper på borgeren (Hjemmepleje, sygepleje, træning) får korrespondancen Man skal være særlig opmærksom på om relevante faggrupper i forhold til indholdet, er aktive (fanebladet er rødt) på borgerens stamkort. Ellers modtager de ikke korrespondancen. Er de ikke det, har Leverandøren, der modtager den, ansvar for at handle f. eks ved at kopiere og sende korrespondancen til relevante samarbejdsparter f. eks visitationen, sygeplejen eller andre. Korrespondancen vurderes og behandles udfra indholdet. Markeres Handlet på Kræver henvendelsen at der skal visiteres nye indsatser kontaktes visitationen. Det anbefales ikke at bruge Videresend men at kopiere teksten til almindelig advis som giver mulighed for at tilføje bemærkninger om årsag og forventninger til hvad samarbejdspartneren skal gøre. Da lægerne ikke altid ved hvilke faggrupper, der er involveret kræver disse korrespondancer særlig opmærksomhed på om de relevante faggrupper modtager den Dokumentnr: 957226/12 6