Kommunalteknisk Chefforening MDM/06.01.2005 Omkostningsregistrering af veje i kommunerne SAMKOM-workshop på Vejforum 2004 Knud Erik Andersen, Vejdirektoratet indledte med at byde velkommen til workshoppen. Formålet med OBR 1 nyt bogholderisystem eller strategisk værktøj? Oplæg ved Susanne Juhl, Økonomichef, Vejdirektoratet Susanne Juhl (SJ) indledte med at fortælle overordnet om Vejdirektoratets (VD) baggrund for og arbejde med omkostningsbaseret regnskab. Vejdirektoratet har valgt at være pilotinstitution for omkostningsbaseret regnskab i staten bl.a. for derved at tilgodese SAP-systemet. Langt de fleste i staten bruger nemlig Navision. VD har i 2004 udarbejdet et omkostningsbaseret regnskab, mens resten af staten følger efter i 2005. Herigennem har VD draget nogle erfaringer. I starten var der en del debat om, hvordan man skulle håndtere vejinfrastrukturen. Skulle den med i åbningsbalancen eller ej? VD mente, at det var vigtigt at få værdien af infrastrukturen med, så investeringer i veje og bygværker synliggøres. Dilemmaet ved at medtage infrastrukturen er, at en synliggørelse af værdien kan medføre, at der rejses et bevillingskrav for at kunne bevare infrastrukturens værdi. Fra 2007 bliver bevillingerne ligeledes omkostningsbaseret dog ikke på vejområdet. Indførelse af OBR kort introduktion til den praktiske proces med fokus på Vejdirektoratets erfaringer Oplæg ved Dennis Andersen, Projektleder, Vejdirektoratet Dennis V. Andersen (DVA) indledte med at give en kort præsentation af, hvordan OBR er blevet gennemført i Vejdirektoratet. DVA opdelte processen i 5 hovedpunkter: 1. Forberedelse af projektet 2. Organisering af projektet 3. Implementeringsprocessen 4. Principper for infrastruktur i OBR 5. Opgørelsesmetoder af infrastrukturen 1 OBR står for OmkostningsBaseret Regnskab. Der er lidt begrebsforvirring omkring brugen af termerne. Staten anvender betegnelsen omkostningsbaseret regnskab, hvorimod kommunerne bruger betegnelsen omkostningsregistrering for veje i åbningsbalancen. 1
Der blev etableret en styregruppe i slutningen af 2003. DVA pointerede, at det er vigtigt at få en god start for at processen kan gennemføres. Processen blev opstartet ved fastlæggelse af en plan, der indeholdte forskellige milepæle. Planen indeholdte både en interessentanalyse, der indeholder overvejelser omkring, hvem der skal vide hvad, på hvilket tidspunkt samt en risikoanalyse. Selve organiseringen af projektet kan ses i figuren. Styregruppe Bestod af 8 personer herunder 3 afdelingsledere og 4 områdechefer udover økonomichefen, som er projektejer. infrastruktur Styregruppe Projektgruppe Bestod af projektlederen og 3 personer (en fra hver af økonomiafdelingens afdelinger (Regnskab, Budget og SAP-enhed) herudover havde regnskabslederen og økonomichefen løsere tilknytning. Projektleder Projektgruppe Interessenter Delprojektgrupper Som følge af VDs decentrale organisering har det været nødvendigt at benytte delprojektgrupper, der referere til dels til projektgruppen og dels til styregruppen. Infrastruktur og ITsystemer var f.eks. delprojektgrupper under styregruppen. I de enkelte områder var der udpeget kontaktpersoner som forestod organiseringen og indsamlede af informationer til brug for projektgruppen. For at sikre at processen bliver en succes, er det vigtigt at projektet har ledelsesmæssig forankring. I Vejdirektoratet var det et ledelsesmæssigt ønske at VD deltog i forsøgsordningen med OBR. I løbet af processen har man erfaret at tidsfaktoren spiller en væsentlig rolle for en så omfattende registrering, og man er nød til at erkende at hele processen tager tid! I forløbet var der 3 udfordrende faser: Værdiansættelse (alle aktiver med en værdi over 25.000 kr., dog vil denne minimumsgrænse blive 100.000 kr. for kommuner) Udarbejdelse af åbningsbalance Håndtering af infrastrukturen Infrastrukturen afgrænses til følgende: Selve vejen og dens udstyr, minus banesignaler, minus fællesbroer (Banestyrelsen), går på tværs af formål (Drift og vedligeholdelse/trafik), infrastruktur = produktionsapparat. Overgangen af anlæg fra igangværende arbejde til drift håndteres således, at anlægget betragtes som igangværende arbejder indtil en officiel indvielse, hvorefter anlægget tilføjes i anlægskartoteket. Opgørelsesmetode for infrastrukturen De fleste aktiver er registreret i managementsystemer Aktiver optages til genanskaffelsespriser, (forventet levetid opgøres) Restlevetidsværdi (genanskaffelsespris) kan opgøres Efterfølgende kvalitetssikring 2
Målet var at skabe sammenhæng mellem afskrivninger og bevillinger, så efterslæbet kunne følges. Desværre var der for mange vilkårlige faktorer til at sikre pålideligheden og afskrivningsmodellen blev derfor fravalgt. Åbningsbalancen hvordan kan den se ud og hvordan kan den reguleres? Oplæg ved Anette Jensen, SAMKOM-sekretariatet Anette Jensen (ANE) indledte med at fortælle kort om OBR projektets baggrund i SAMKOM. Formålet med projektet er, at etablere en relativ ensartet frivillig standard i forbindelse med indførelse af OBR på vejområdet for bl.a. at sikre mere økonomisk gennemsigtighed. Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for 5 kommuner og Vejdirektoratet. I forbindelse med arbejdet om OBR nævnte ANE 3 væsentlige spørgsmål, som det er vigtigt at forholde sig til. Hvad skal registreres? Hvordan opgøres værdien? Og hvordan reguleres værdien? Hvad skal registreres? Arbejdsgruppen har udarbejdet et forslag til en struktur for de aktiver, der skal medtages i åbningsbalancen, se figuren. Arbejdsgruppen vil ligeledes udarbejde et forslag til underinddeling af de 7 emner. Generelt skal aktiverne have en minimumsanskaffelsespris (100.000 kr. for kommuner) og en minimumslevetid (1 år). Veje (offentlige) Pladser og torve Stier Vejanlæg Bygværker Inventar/Udstyr Afvanding Arealer Hvordan skal værdien opgøres? Aktiverne kan værdisættes efter forskellige metoder: Forsikringsværdi Oprindelige byggeomkostninger Historisk værdi Markedsværdi Samfundsøkonomisk værdi Genanskaffelsesomkostninger (samme materialer) Udskiftningsomkostninger (tidssvarende materialer) Arbejdsgruppen har valgt at konsentrere sig om historiske værdier (også kaldet historisk kostpris) og genanskaffelsesomkostninger. 3
Hvordan skal værdien reguleres over tid? ANE nævnte de to væsentligste metoder til værdiregulering 1. Afskrivningsmodellen, se figur 1 2. Vedligeholdelsesmodellen, se figur 2. Afskrivningsmodel værdi Vedligeholdelsesmodel værdi tid Figur 1 Figur 2 tid Forskellige måder at afskrive aktiver på Lineære afskrivninger Degressive afskrivninger Progressive afskrivninger Produktionsintensitetsafskrivninger Ved denne model antager man at aktivet kan være evigt ved normal vedligeholdelse, og gennemgås periodisk (f.eks. hvert 5 år) for at vurdere aktivets tilstand og herefter justere værdien. Vedligeholdelsesmodellen tager på den måde hensyn til aktivets faktiske tilstand ift. afskrivningsmodellen, hvor der sker løbende afskrivninger. Det er også en mulighed at kombinere de to modeller. Ved at kombinerer de to modeller kan fordelene fra begge modeller bruges. En fordel ved afskrivningsmodellen er den løbende afskrivning og en fordel vedligeholdelsesmodellen er at den afspejler virkeligheden (dog ikke i de mellemliggende perioder). Benchmarking mulighederne i kølvandet på OBR Oplæg ved Karsten Thorn, Sæby Kommune Karsten Thorn (KT) indledte med kort at fortælle om Betænkning 1369 der vedrører. Det fremtidige Budget- og regnskabssystem, hvor der skal ske en registrering af fysiske aktiver, udarbejdelse af en åbningsbalance og en omkostningsregistrering. Denne registrering giver et overblik over, hvilke aktiver kommunen har, værdien af disse og dermed også et billedet af nedslidningen af de forskellige aktiver. Det betyder øget fokus på mere langsigtet anvendelse af de økonomiske ressourcer, der knytter sig til de forskellige aktiver. Det er derfor vigtigt at få lavet en åbningsbalance, da ingen kan se sammenhængen i budget/regnskab mellem vedligeholdelsesindsatsen og vejkapitalens bevarelse/nedskrivning, hvis den årlige afskrivning ikke sættes i forhold til vedligeholdelsesudgifterne. Formålet med omlægningen af budget- og regnskabssystemet er bl.a. at etablere en fortegnelse over kommunens aktiver at synliggøre de reelle omkostninger, der er forbundet med at producere kommunale serviceydelser at forbedre grundlaget for økonomisk styring 4
at muliggøre økonomiske sammenligninger med såvel private som andre kommunale udbydere at kunne foretage en mere retvisende opgørelse af kommunernes egenkapital KT fortsatte med at argumentere for, hvorfor det er en god ide at indføre OBR i kommunerne. OBR vil bl.a. synliggøre at drift og vedligehold bør holdes adskilt, og at OBR skaber mulighed for at eftervise en økonomisk effekt af den daglige vedligeholdelse. I dag er der ingen synlig økonomisk gevinst i det kommunale regnskab ved at vedligeholde vejnettet. Dette er et problem. Sæby Kommune har i samarbejde med Carl Bro udbygget RoSys vejvedligeholdelsessystem med et Asset Managementsystem (AM), så systemet også indeholder belægninger, sideanlæg, rabatter og grøfteanlæg, fortove, skilte, lysanlæg, gadelys osv. Hermed vil det blive muligt at udregne det økonomisk optimale serviceniveau. Ved et Asset Management er det muligt at konsekvensberegne og planlægge en optimal indsats i målsætnings-, strategi- og budgetfasen. KT afrundede med at pointere, at OBR og AM kan bruges som politisk og administrativ ledelses- og styringsværktøj, hvilket vil styrke dokumentationen af f.eks. konsekvenser af besparelser samt kan anvendes til optimering af den daglige drift og vedligeholdelse. Kommentarer til oplægene og afsluttende debat OBR kræver dobbelt bogføring indtil bevillingerne bliver omkostningsbaseret. I Tyskland beregnes foruden anlægssummen også vedligeholdelses- og driftssummen over evig tid. F.eks. i form af fremtidens omkostninger for en rundkørsel. Der eksisterer en tysk vejregel, der omhandler fremskrivning af driftssummen. På den måde synliggør man fremtidige omkostninger og kan sikre penge til vedligeholdelse af anlægget over tid. Hvis man skal kunne bruge tallene fra OBR til sammenligning, er det en betingelse, at der er sammenhæng mellem åbningsbalancen og økonomisystemet samt at kontoplanen er ens i kommunerne. Det mest optimale er, at ressourcestyringssystemet er bundet op på økonomisystemet. Opsamling ved Knud Erik Andersen Arbejdsgruppen arbejder videre med projektet og hen mod en frivillig standard. Kontoplanen bliver nok ikke standardiseret selvom, der skal være en sammenhæng mellem kontoplanen og åbningsbalancen for at kommunerne kan bruge tallene til sammenligning. 5