Referat fra økonomiudvalgets ekstraordinære møde den 12. juni 2006 kl. 8.30 på Aars Rådhus Indholdsfortegnelse PUNKTER VEDR. VESTHIMMERLANDS KOMMUNE 66. Budgetopfølgning pr. 30. april 2006 for de 4 kommuner 67. Fastsættelse af regler for økonomistyring 68. Organisering af økonomisk forvaltning GODKENDELSER AF BESLUTNINGER I DE FIRE KOMMUNER 69. Godkendelser af overførsler fra 2005 til 2006 i de fire kommuner 70. LUKKET MØDE Afbud: Per Bisgaard Palle Jensen Bemærkninger til dagsorden:
Punkt 66. Budgetopfølgning pr. 30. april 2006 for de 4 kommuner J. nr. 00.30 Sammenlægningsudvalget besluttede på møde den 24. april 2006 (punkt 44) at pålægge de 4 byråd/kommunalbestyrelser af udføre budgetopfølgning pr. 30. april 2006. Aars Kommune Aars Kommune har som led i den sædvanlige procedure om budgetopfølgning udarbejdet en økonomivurdering pr. 31. marts 2006. Økonomivurderingen viser, at der forventes en afvigelse på driften på 3.180.00 kr.. Heraf vedrører de 2.180.000 kr. servicerammen. Den totale afvigelse er på 2.930.000 kr., idet der er en positiv afvigelse på anlæg på 250.000 kr. Økonomiudvalget har behandlet økonomivurderingen på møde den 10. maj 2006 med følgende beslutning: Til efterretning. Stillingtagen til at give en tillægsbevilling afventer den næste økonomivurdering pr. 30. juni 2006. Løgstør Økonomivurderingen pr. 30. april 2006 viser en afvigelse på driften på 6.711.860 kr. Heraf vedrører de 3.780.000 kr. servicerammen. Den totale afvigelse er på 7.111.860 kr. idet der er en afvigelse på anlæg på 400.000 kr. Økonomivurderingen er endnu ikke behandlet i Kommunalbestyrelsen. Farsø Økonomivurderingen pr. 31. marts 2006 viser, at budgettet holder. Der bliver endog tale om en positiv tillægsbevilling på 387.000 kr., der tilføres kassen. Det bemærkes, at økonomivurderingen alene vedrører driften. Der vil senere blive taget stilling til anlæg, specielt færgeprojektet. Økonomivurderingen behandles af Farsø Kommunes Økonomiudvalg den 6. juni 2006. Aalestrup Økonomivurderingen pr. 30. april 2006 viser en afvigelse på driften på 2.235.000 kr. Den totale afvigelse er på 3.013.000 kr. Byrådet har den 1. juni 2006 godkendt følgende tillægsbevillinger - dødsbobeskatning: Merindtægt på 440.000 kr. - tilskud fra IM til kommunedeling: Merindtægt på 2.900.000 kr. - lån til kommunedeling: Mindreindtægt på 650.000 kr. Økonomivurdering pr. 31. marts 2006 fra Aars Kommune (kun forside) Budgetopfølgning pr. 30. april 2006 fra Løgstør Kommune Økonomivurdering drift fra Farsø Kommune Budgetkontrol pr. 30. april 2006 fra Aalestrup Kommune - orienteringen tages til efterretning. - at der foretages en yderligere budgetopfølgning i efteråret. Økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at: - de 4 gamle kommuner opfordres til at iværksætte et arbejde så overskridelsen af servicerammen som p.t. efter budgetopfølgningen er på ca. 9 mio. kr. minimeres mest muligt.
- samtidig anmoder sammenlægningsudvalget om, at de 4 kommuner udarbejder en administrativ budgetopfølgning pr. 30. juni 2006. - de 4 kommuner opfordres til helt generelt at arbejde for overholdelse af de fastlagte budgetter. Punkt 67. Fastsættelse af regler for økonomistyring J. nr. Sammenlægningsudvalget skal i 2006 fastsætte de nærmere regler for indretningen af den nye kommunes kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ. Forvaltningen har i samarbejde med konsulentafdelingen i Kommunernes Revision udarbejdet et hovedregulativ Regulativ for økonomistyring. Regulativet indeholder det overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi, ligesom det er grundlaget for Økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold. Regulativet har til formål at sikre Tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi Korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen Præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar Tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko Der er til regulativet knyttet en lang række bilag. Nogle af bilagene skal godkendes af Sammenlægningsudvalget mens de mere administrative bilag alene skal godkendes af økonomichefen. De bilag, som Sammenlægningsudvalget skal godkende vil senest blive medtaget på Sammenlægningsudvalgets møde i oktober måned. Regulativet vil blive tilgængelig på Vesthimmerlands Kommunes intranet, hvor der via links vil være on-line adgang til de forskellige bilag. Lovgrundlag Inddelingslovens 19, stk. 5, jfr. styrelseslovens 42, stk. 1. Regulativ for økonomistyring. - at regulativet godkendes. Økonomiudvalgets møde, den 12. juni 2006 Økonomiudvalget indstiller, at regulativet godkendes med følgende tilretning: - at regulativets punkt 9.8 de sidste 2 linier Aftaler om transporter. slettes. - at regulativets punkt 2.1 Selve regelsættet, 3. afsnit Såfremt der er tale om slettes og erstattes af: Øvrige ændringer til regelsættet skal altid forelægges økonomiudvalget og byrådet.
Punkt 68. Organisering af økonomisk forvaltning J. nr. 81.01 Afdelingschefstillinger blev godkendt af sammenlægningsudvalget på møde den 23. januar 2006 (punkt 27). Her var medtaget 2 afdelingschefer en for budget og en for regnskab. I løbet af februar og marts måned er en række små-funktioner blevet placeret i Økonomisk Forvaltning. På baggrund at de nye funktioner er organiseringen i Økonomisk Forvaltning revurderet. Forvaltningen opdeles herefter i 3 afdelinger på hver 12-14 medarbejdere. Afdelingscheferne får både det faglige og personalemæssige ansvar for de opgaver/medarbejdere, der er tilknyttet afdelingen. Der henvises til bilag over organisationen. Organisationsdiagram for Økonomisk Forvaltning. - at Økonomisk Forvaltning organiseres i 3 afdelinger. De 3 afdelingschefer refererer til forvaltningschefen. - at dette sendes i høring i MTSU og MTHSU inden endelig politisk godkendelse. Økonomiudvalget den 8. maj 2006 Administrationens indstilling godkendt. Bjarne Jensen og Palle Jensen var ikke tilstede. Høringssvar fra MTHSU vil foreligge ved mødets start. Den ændrede organisationsplan for økonomiforvaltningen indstilles godkendt. Som konsekvens heraf opfordres Farsø og Løgstør Kommune til at opsige aftalerne på ældreboligområdet. GODKENDELSER AF BESLUTNINGER I DE FIRE KOMMUNER. Punkt 69. Godkendelse af overførsler fra 2005 til 2006 i de fire kommuner. J. nr. 00.01K09 Som led i den almindelige procedure har udvalgene i de 4 kommuner anmodet om overførsel af uforbrugte midler fra 2005 til 2006. Aalestrup De samlede overførsler er på 3.240.000 kr. der fordeler sig således: Drift 821.000 kr. Anlæg 7.820.000 kr. Lån -5.402.000 kr. I alt 3.240.000 kr.
Aalestrup Kommune anmoder Sammenlægningsudvalget for Vesthimmerlands Kommune om at godkende overførsler fra 2005 til 2006 for i alt 3.240.000 kr. Farsø De samlede overførsler er på 74.500 kr., der alle vedrører driften. Overførslerne er endnu ikke behandlet i kommunalbestyrelsen. Løgstør De samlede overførsler er på 2.000.000 kr., der alle vedrører driften (der er tidligere foretaget genbevilling vedrørende anlæg). Økonomiudvalget tager stilling til genbevilling på møde den 7. juni 2006. Aars De samlede overførsler er på 11.043.000 kr., der fordeler sig således: Drift 4.633.000 kr. (heraf serviceramme 4.633.000 kr.) Anlæg 15.510.000 kr. Lån - 9.100.000 kr. I alt 11.043.000 kr. Aars Kommune anmoder Sammenlægningsudvalget for Vesthimmerlands Kommune om at godkende overførsler fra 2005 til 2006 for i alt 11.043.000 kr. Lovgrundlag Bekendtgørelse nr. 1462 af 19. december 2005 om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006 med tilhørende ændringsbekendtgørelse af 22. marts 2006. Specifikation af overførsler Aalestrup Udskrift af Børne- og kulturudvalgets protokol - Farsø Udskrift af byrådets mødeprotokol - Aars - at overførslerne godkendes Økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at de 4 gamle kommuner tilskrives som følger: - Overførslerne fra 2005 til 2006 godkendes. - Der henstilles til alle institutioner, at der overføres et beløb fra 2006 til 2007, der mindst udgør samme beløb som fra 2005 til 2006. Dette sker af hensyn til ønsket om et mindre forbrug på den samlede serviceramme. - Institutioner der har overført et negativt beløb fra 2005 til 2006 skal søge at indhente dette beløb i løbet af 2006. Mødet sluttet kl. 11.00