Forberedelse fremmer I dette kapitel beskrives nogle af de faser og opgaver, hvor byggeprojektets aktører kan forbedre deres forberedelse og opgavestyring. Der er til dette vedlagt en folder der beskriver de områder der behandles i dette kapitel, folderen er også gengivet i appendiks O. 10.1 Fremmende forberedelse... 102 10.2 Programfasen... 102 10.3 Forslags- og projekteringsfasen... 104 10.4 Udførelsesfasen... 104 10.5 Generelt for alle faser... 106 10.5.1 Projektgranskning... 106 10.5.2 De syv strømme... 106 10.6 Folder... 107 101
10.1 Fremmende forberedelse 10.1 Fremmende forberedelse Hypotesen i dette projekt er at forberedelse fremmer processen. I de to foregående kapitler blev der udarbejdet et forslag til et system til udarbejdelse af et byggeprogram. Det er tanken med dette system, at det skal forbedre de efterfølgende processer. Et godt forberedt byggeprogram er dog ikke den endegyldige løsning. Derfor er det vigtigt at alle i byggeprocessen forbedrer og forbereder sig bedre. I dette kapitel opstilles der en række områder, der kan gøre de involverede aktører i byggeprocessen bedre til at forberede og dermed forbedre deres opgaver, jf. figur 10.1. figur 10.1. Til venstre på figuren er faserne i byggeprocessen vist. Til højre to områder der indgår i alle faser. Områderne, hvor aktørerne kan forbedre deres forberedelse for hver af faserne, beskrives herunder. 10.2 Programfasen Inden og under programarbejdet er der flere opgaver, der kan forberedes, for at gøre et byggeprogram til et godt grundlag for de efterfølgende processer. Disse punkter er vist på figur 10.2. figur 10.2. Opgaver der kan forberedes til at forbedre programarbejdet. 102
10 Forberedelse fremmer De enkelte opgaver, der kan medvirke til et bedre programarbejde, er uddybet herunder: Tidsplan: Hvis der udarbejdes en tidsplan, hvor der er afsat rimelig tid til at aktørerne kan bearbejde projektet, uden at det skal afsættes for meget tid, vil dette kunne medvirke til, at projektmaterialet kan gennemarbejdes mere og at entreprenørerne ikke slækker på kvaliteten på grund af tidspres. Undersøgelse af forudsætninger: For at undgå eventuelle lovmæssige komplikationer under og efter opførelsen af byggeriet, er det nødvendigt at undersøge alle forudsætninger for byggeriet. Dette kan eksempelvis være byggeopgavens lovgrundlag, lokalplaner, fredningsplaner eller andre lovmæssige restriktioner, der kan have indflydelse på placeringen, størrelsen, den konstruktive udformning med mere. Totaløkonomi: For at bygherren kan få et overblik over byggeriets totaløkonomi, kan der i programfasen tages stilling til, om der skal udarbejdes en totaløkonomisk beregning af byggeriet, samt hvilke krav der stilles til beregning og hvilke områder beregningen skal omfatte. Plan for kvalitet, miljø og drift: Tages der allerede før programmeringen stilling til hvad bygherren eller brugerne forventer af kvaliteten af byggeriet, vil dette kunne forberede de projekterende og udførende med hensyn til, hvilke kvalitetshensyn de skal tage i deres arbejde. Ligeledes bør bygherren tage stilling til og undersøge eventuelle miljømæssige krav til byggeriet, både under udførelsen og i driften. En effektiv kvalitetssikring vil ofte medføre en god drift af byggeriet, men den gode drift kan allerede planlægges under programarbejdet. Opstilles der krav til planen for drift og vedligeholdelse i byggeprogrammer, ved de projekterende og udførende, hvad de skal medtage i deres drifts- og vedligeholdelsesvejledning. Brug af professionel programleder: Har bygherren ikke forudsætningerne til at udarbejde et byggeprogram eller ressourcerne, kan der entreres ekstern bistand i form af en professionel programleder. Denne har forudsætningerne til at medtage alle nødvendige og ønskelige punkter i byggeprogrammet, og vejlede bygherren i at få opstillet krav og ønsker til byggeriet, rammebudgettet, tidsplan med mere. Programoplæg: Forud for byggeprogrammet udarbejdes der forskellige programoplæg. Disse kan også udarbejdes af brugerne af byggeriet. o Anlægsbudget: Opstilling af anlægsbudgettet er vigtigt for byggeriet, idet dette angiver de økonomiske rammer for byggeriet. Det er også vigtigt at bygherren har gennembearbejdet budgettet, således at der under projekteringen eller udførelsen ikke skal foretages sparerunder eller lignende. Det kan ikke forventes at det i programfasen opstillede anlægsbudget overholdes 100 %, idet det er sandsynligt, at der vil kunne forekomme ekstra arbejder og uforudsete udgifter i forbindelse med projekteringen og udførelsen. o Krav og ønsker: Det er vigtigt at alle bygherrens og brugernes krav og ønsker er opstillet. Derfor bør programoplæggene fra alle involverede grupper indeholde deres specifikke krav og ønsker til byggeriet. Disse krav og ønsker kan have karakter af både arkitektoniske eller funktionelle vilkår. o Brugerinddragelse: Et byggeri hvor brugerne af byggeriet ikke er inddraget i beslutningsprocessen vil kunne medføre, at brugernes arbejdsvilkår forringes og dermed nedsættes deres effektivitet. Brugerne bør inddrages med hensyn til byggeriets arkitektur og funktionalitet. Et 103
10.3 Forslags- og projekteringsfasen eksempel kan være, at brugerne tager billeder af eksisterende bygningers arkitektur og indretning. Således kan brugernes ønsker og visioner visualiseres. 10.3 Forslags- og projekteringsfasen Ligesom for programfasen er der for forslags- og projekteringsfasen en række områder, der kan forbedre arbejdet i disse faser. Områderne der fokuseres på er illustreret på figur 10.3. figur 10.3. Opgaver der kan forberedes til at forbedre projekteringsarbejdet. De enkelte opgaver, der kan medvirke til et bedre projekteringsarbejde, er uddybet herunder: Videreformidling: En fejlgruppe, der kan forekomme under projekteringsarbejdet er, at en ændring foretaget af en part ikke bliver videreformidlet til alle parter. Dette medfører at ændringer enten ikke medtages eller også kan ændringen skabe en konflikt. Det skal derfor sikres at alle projekterende videreformidler deres ændring og modtager andres parters ændringer. Erfaringsudveksling: En løbende erfaringsudveksling under projekteringsarbejdet vil kunne eliminere nogle af de fejl, der kan forekomme på grund af at den projekterende ikke havde kendskab til et eventuelt problemområde. Eksempelvis kan erfaringer vedrørende grænseområderne mellem entrepriserne udveksles mellem de projekterende, for at undgå disse problemer i udførelsen. Projekteringsmøder: De projekterende bør forberede sig til projekteringsmøderne således, at eventuelle spørgsmål og forvirring omkring en anden parts arbejde kan afklares. Forståelse af program: Det er vigtigt, at de projekterende har forstået byggeprogrammets intentioner, således at alle krav, ønsker og visioner fra bygherren og brugerne kan formidles til et konkret projekt. Det er vigtigt at eventuelle spørgsmål og misforståelser af byggeprogrammet elimineres inden projekteringen påbegyndes. 10.4 Udførelsesfasen Møderne i udførelsesfasen er et område, hvor alle parter kan forbedre deres forberedelse for at optimere møderne således, at der ikke bruges unødige ressourcer på mødevirksomhed. Møderne er opdelt i to grupper, projektgennemgangsmøder og byggemøder på alle plan, det vil sige fra møder med byggeledelsen, underentreprenører 104
10 Forberedelse fremmer til formands-/sjakbajsmøderne. På figur 10.4 er indsatsområderne opstillet for både projektgennemgangs- og byggemøderne. figur 10.4. Opgaver der kan forberedes til at forbedre udførelsen. De enkelte opgaver, der kan medvirke til at effektivisere møderne i udførelsesfasen, er uddybet herunder: Projektgennemgangsmøder: o Sikre at alle relevante personer medvirker: For at opnå en optimal projektgennemgang, er det en forudsætning, at alle relevante personer deltager i mødet. Dette gælder både projekterende og entreprenører. o Forberedt afklaringer til projektmaterialet: Ligeledes er det en forudsætning for et optimalt projektgennemgangsmøde, at de deltagende aktører i projektgennemgangen, har forberedt eventuelle afklarende spørgsmål. På projektgennemgangsmøderne er det sidste mulighed for, at for få afklaret eventuelle misforståelser og uklarheder inden arbejdet påbegyndes. Dermed fordyres og forringes arbejdet, hvis der opstår et problem der kunne have været afklaret på projektgennemgangsmødet. o Gennemlæst projektmaterialet: For at kunne forberede afklaringer til projektmaterialet, er det en forudsætning, at alle har gennemlæst og bearbejdet projektmaterialet. o Har alt projektmateriale: For at kunne gennemlæse og bearbejde projektmaterialet, er det nødvendigt, at entreprenøren har alt relevant materiale for denne entreprise. 105
10.5 Generelt for alle faser Byggemøder: o Økonomiafklaringer der vedrører alle: De økonomiafklaringer der skal behandles på byggemøderne, bør vedrøre alle deltagere, ellers bør afklaringerne tages efter mødet eller løbende i byggeforløbet. Det er derfor vigtigt at mødedeltagerne på forhånd har afgjort og forberedt, hvilke økonomiafklaringer der skal behandles på mødet. o Projektafklaringer der vedrører alle: Ligesom for økonomiafklaringer bør der kun fremlægges projektafklaringer, der vedrører alle deltagere på byggemødet. Øvrige afklaringer bør tages når afklaringsproblemet fremkommer. Mødedeltagerne skal derfor inden mødestarten have forberedt, hvilke projektafklaringer der skal behandles på mødet. o Opdateret bemandingsplan: Hvis entreprenørerne på forhånd har opgjort bemandingen for deres entrepriser, vil dette punkt kunne afklares på papirform hurtigt i starten af mødet. o Opdateret staderapport: Ligesom for bemandingen bør entreprenørerne på forhånd have en opdateret staderapport for deres entreprise og arbejder udarbejdet på forhånd. o Opdateret byggepladsplan: Er der ændringer i byggepladsplanen, bør disse fremlægges til byggemødet løbende. På denne måde undgås det at der skal laves en gennemgribende og tidskrævende revidering på et senere tidspunkt. o Opdateret tidsplan: Hvis alle deltagere har en opdateret tidsplan for deres entreprise og arbejder, vil den rullende planlægning og LPS kunne udføres. 10.5 Generelt for alle faser De to sidste områder hvor byggeprocessen kan forbedres er løbende projektgranskning og en overholdelse og gennemgang af de syv strømme, jf. figur 10.5. Disse to områder bør indgå i alle faser af byggeprocessen. 106 figur 10.5. Opgaver der kan forberedes til at forbedre alle faser. 10.5.1 Projektgranskning For at optimere det aktuelle projektmateriale og for at forberede aktørerne på fremtidige byggeprojekter, bør der afholdes løbende projektgranskninger. På denne måde kan eventuelle fejl eller mangler i projektmaterialet anskueliggøres og rettes i rette tid. Det er også vigtigt, at der i udførelsesfasen gennemføres en projektgranskning også efter projektgennemgangsmøder. På denne måde kan de projekterende medtage nogle af entreprenørernes erfaringer og viden i fremtidige projekter. 10.5.2 De syv strømme De syv strømme der benyttes i Lean Construction konceptet, benyttes primært i udførelsesfasen, men de syv strømme kan benyttes på alle opgaver og faser i byggeprocessen. I kapitel 2 Beskrivelse af byggeprocessen blev figur 2.12 opstillet. Figuren henvender sig til styringen af byggepladsen og aktiviteterne på pladsen.
10 Forberedelse fremmer Figuren kan gøres generel således at de syv strømme kan benyttes på alle opgaver og faser i byggeprocessen, ved at strømmen byggepladsen til det mere generelle fasen/arbejdspladsen. For enhver fase eller opgave gælder det, at de syv strømme skal være opfyldt for at aktiviteten er sund. Materialer Mandskab figur 10.6. Illustration over de syv forudsætninger ved Lean Construction. Frit efter [15, side 3]. 10.6 Folder Vedlagt denne rapport er en folder med råd til de opgaver i byggeprocessen der er beskrevet i dette kapitel. Folderen henvender sig til alle involverede i byggeprocessen. Meningen med folderen er, at den skal benyttes som et opslagsværk, hvor brugeren kan få et overblik over, hvad han kan gøre for at optimere arbejdet. Folderen er også vedlagt i appendiks O. 107