Grundkursus 2009
Indholdsfortegnelse Startside, navigationsrude og områdeside... 4 Startsiden... 4 Navigationsruden... 5 Foretrukne... 8 Områdesiden... 11 Opsætning af skærmbilleder... 12 Søgning... 15 Filtrer efter markering... 15 Filtrer efter gitter... 15 Avanceret filtrering/søgning... 16 Højreklik funktioner... 16 Portalen - bogfør elektroniske fakturaer og kreditnotaer... 17 Fakturapuljen - bogfør elektroniske fakturaer og kreditnotaer... 26 Finanskladder - Udgiftsbilag... 30 Posteringsbilag... 37 Korriger bilag... 38 Ret posteringstekst på postering... 43 Opret debitor - og fritekstfaktura... 44 Udfyld fakturaen... 47 Intern Faktura... 50 Kreditnota... 53 Forespørgsler på posteringer... 57 Søgning på Kreditorer / leverandører... 58 Vis postering... 60 Er fakturaen betalt?... 60 Søgning på fakturanummer... 61 Søgning på beløb... 61 Hvornår er fakturaen betalt / hvordan er den udlignet... 62 Søgning på bruttobeløb... 62 Økonomirapport... 64 Dynamiske rapporter... 64 Side 2 af 87
Økonomirapport... 64 Vælg afgrænsning... 65 Hvis du vil ændre på rapportens udseende... 66 Hvordan skal rapporten sorteres... 67 Indstil Økonomirapport... 68 Hvis du vil arbejde med din udskift i fx Excel... 69 Autorapport... 71 Opsætning af autorapport... 72 En anden måde at udskrive fra Posteringer på bilag... 79 Oprette Excel filer... 80 Ved forespørgsler/udsøgninger... 80 Fra udskrifter... 80 Genvejstaster og søgetegn... 81 Genvejstaster... 81 Søgetegn i Prisme... 82 Kontoplanens opbygning... 83 Opgaver... 85 Side 3 af 87
Startside, navigationsrude og områdeside Startsiden Beskrivelse af startsiden Når Prisme åbner, ser du startsiden som det første - dette kaldes også det rollebaseret område. Området er tilpasset 5 forskellige grupper af brugere: o Materielgården o Almindelige brugere o Ledere o Økonomiafdelingen o Administratorer De forskellige rollecentre er standard rollecentre, som vi har valgt udseendet af. Der er som standard lagt relevante links på de enkelte webdele. Har du brug for andet, er du altid velkommen til at kontakte Prisme Supporten, som vil hjælpe med at sætte det op hos netop dig. Side 4 af 87
Navigationsruden Navigationsruden ligger som en dynamisk menu i venstre side i skærmbilledet. Det er muligt at vælge, om den skal vises hele tiden eller skjules, når den ikke bruges. Dette kan du ændre ved tryk på dobbeltpilene. Det er også muligt at trække i navigationsrudens højre side for at gøre den større eller mindre. Foretrukne Steder Forms Sektionsknapper Side 5 af 87
Navigationsruden er delt op i 4 dele. Fortrukne - Liste med selvvalgte genveje Steder - Indeholder genveje ti listesider Forms - menupunkter i det modul du har valgt Sektionsknapper (moduler) - er de moduler du kan vælge mellem Du kan selv vælge, hvor mange af disse 4 dele, du vil have åbne. Du vælger til og fra via Microsoft knappen i værktøjslinjen. Sæt flueben ved de ruder, du vil have vist. Det er muligt at trække de 4 dele større og mindre med musen. Side 6 af 87
Du har mulighed for selv at vælge, hvilke moduler du vil se i din navigationsrude. Ved at klikke på de nederste dobbeltpile, får du adgang til at se/vælge alle de moduler, du har adgang til. Ønsker du at ændre på opsætningen af disse moduler: Klik på Indstillinger for navigationsrude Vælg moduler til og fra ved fjerne eller sætte flueben Du kan ændre rækkefølge med knapperne til højre Klik OK, når du er færdig med at redigere Side 7 af 87
Foretrukne Her kan vi oprette nogle genveje til de billeder/funktioner, vi ofte bruger - ligesom du kender det fra Internettet, hvor du har foretrukne hjemmesider. Det er muligt at have flere foretrukne grupper, som hver især kan være opdelt i mapper og/eller punkter som vi kender dem fra mappelisten. En af fordelene ved at oprette menuer under dine fortrukne er, at du har mulighed for at tilknytte en afgrænsning. Det vil sige, at du kun får det frem, du selv har valgt at se. Herunder eksempel hvor kontoplanen afgrænses til en bestemt afdeling og derefter oprettes som menu under foretrukne. Start med at lave den afgrænsning du vil have. Forespørgsel Gå til kontoplan og udfør din søgning - og gem den med relevant tekst Side 8 af 87
Føj til listen Gå til områdesiden: højreklik på den menu du vil tilføje (fx kontoplan) Klik på Føj til foretrukne Kontoplanen ligger sig nu som et punkt under foretrukne. Tilknyt forespørgsel Du skal nu have tilknyttet en forespørgsel til din menu. Klik på Foretrukne Klik på Arranger Foretrukne Klik på Rediger forespørgsel Side 9 af 87
Vælg den forespørgsel du har brug for - og klik på OK. Du har med knappen Arranger altid mulighed for at ændre på rækkefølgen af dine mapper, omdøbe dem og indholdet i dem, oprette nye mapper, tilføje forespørgsler, mv. Side 10 af 87
Områdesiden Når du vælger et af modulerne i Navigationsmenuen - fx Kreditor eller Debitor - så skifter indholdet i højre side af skærmen. Der åbner sig en masse muligheder under hver område/modul. Dette kaldes Områdesiden, og den bruges til at tilgå de enkelte funktioner i Prisme, som du ikke allerede har lagt på din startside. De enkelte dele på områdesiden kan lukkes ned alt efter, hvad du benytter dig mest af. Jo flere ruder du har lukket - jo mere overskuelig bliver din side. Du klikker blot på den lille pil i øverste højre hjørne på det område, du vil gemme væk - og du kan altid åbne det igen ved at klikke på pilen igen. Side 11 af 87
Opsætning af skærmbilleder Skærmbillederne indeholder som udgangspunkt en mængde oplysninger, hvoraf nogle kan være uden interesse for den enkelte bruger. Som bruger har du derfor mulighed for at vælge kun at se de kolonner, som du ønsker. TIP! Markøren skal have form som en lodret streg, før du kan højreklikke. Hvis markøren er en pil, åbner højreklik blot en rullemenu til cellen. Skjule en kolonne Højreklik på en celle i den kolonne der skal skjules. Vælg Skjul. Fortryde skjul af kolonne Hvis du har skjult en kolonne og fortryder dette, kan du naturligvis vælge at få den vist igen. Højreklik i en vilkårlig kolonne. Vælg Vis og klik derefter på navnet på den kolonne, som du vil se igen - eller vælg Vis alt hvis du vil tilbage til udgangspunktet Side 12 af 87
oktober 2014 Flytte en kolonne Kolonner i et skærmbillede kan flyttes rundt, så informationerne præsenteres på en måde, som den enkelte bruger foretrækker. Før: Efter: Lad markøren hvile på kolonneoverskriften Mens venstre musetast trykkes ned, flyttes kolonnen til den ønskede placering. Nulstil skærmopsætning / vent tilbage til udgangspunktet Hvis du har lavet nogle ændringer i din skærmopsætning, som du er utilfreds med, kan det nogle gange være hurtigere at vende tilbage til Prismes standardopsætning - og så lave ændringerne forfra ud fra dette. Højreklik i en vilkårlig kolonne. Vælg Opsætning og klik derefter på knappen Nulstil Gemme en skærmopsætning, så den kan bruges igen Prisme husker automatisk den skærmopsætning, du har skabt til næste gang, når du forlader billedet. Der er dermed intet krav om, at du skal gemme en indstilling, for at kunne bruge den igen Faciliteten giver mulighed for at gemme forskellige skærmopsætninger og skifte mellem dem eller lade dine kollegaer bruge en god opsætning. Højreklik i en vilkårlig kolonne Klik på Opsætning Klik på knappen Gem Navngiv din opsætning. Hente skærmopsætning fra en anden bruger En god skærmopsætning kan genbruges af flere brugere. Side 13 af 87
Det kræver blot at opsætningen gemmes med et navn, så den efterfølgende kan hentes af andre brugere, jf. punktet ovenfor. Højreklik i en vilkårlig kolonne Klik på Opsætning Klik på knappen Hent fra bruger Dobbeltklik på den bruger du vil hente fra Dobbeltklik på den opsætning du vil hente. Side 14 af 87
Søgning Når du skal søge i Prisme, kan du gøre det på forskellige måder - du kan fx bruge ikonerne i værktøjslinjen (Filtrer efter markering, Filtrer efter gitter og Avanceret filtrering/søgning), du kan bruge genvejstaster eller højreklik med musen. Filtrer efter gitter kan dog ikke startes ved højreklik. Filtrer efter markering Denne søgemulighed filtrerer/søger på netop det, du står på. Filtrer efter gitter Klikker du på ikonet til Filtrer efter gitter (gittersøgning), får du en linje øverst i billedet, hvor du kan indtaste alle de ting, du vil søge på i de forskellige kolonner. Du kan selv skrive diverse søgetegn, eller du kan også få systemet til at hjælpe dig ved at klikke på pilen til højre i feltet du vil søge i. Gittersøgning giver dig mulighed for søge på flere kolonner/oplysninger på én gang - i kontoplanen kan du fx søge på dele af kontonummeret og en del af kontoens navn samtidig. Side 15 af 87
Avanceret filtrering/søgning Klik på Avanceret filtrering/søgning og du får følgende billede, som du så udfylder med dine søgekriterier i felterne under Afgrænsning. Højreklik funktioner Når du højreklikker, kan du typisk vælge en af følgende Anvend filter - bruge dine allerede gemte filtre samt sidst anvendte. Filtrer efter felt - svarer til søgning med Ctrl+k Gem filter som - gemme din søgning, uden at gå via tragten Side 16 af 87
Portalen - bogfør elektroniske fakturaer og kreditnotaer Fra 31. marts 2014 overgik indkøb af varer og kontering af disse indkøb til det nye indkøbssystem Rakat. Fakturaer på varer, der er bestilt via Rakat, skal behandles i Rakat - alle andre fakturaer skal konteres i Prisme - enten i Portalen eller i Klienten. Når du skal betale fakturaer, skal du på Startsiden i Prisme klikke på Attester/konter bilag under Portal Links. Herefter kommer du til oversigten med fakturaer. Side 17 af 87
Du skal nu vælge, hvilke fakturaer du gerne vil se dine, din afdelings eller alle fakturaer i kommunen. Klik på Vis og vælg Bruger - hvis du vil se de fakturaer, der ligger i dit brugerid Afdeling - hvis du vil se alle fakturaer i din primære afdeling Alle - hvis du vil se alle fakturaer i Varde Kommune Se fakturaer for flere afdelinger Skal du se fakturaer for flere afdelinger, skal du vælge Alle - og supplere det med en søgning på de afdelingsnumre, som du vil se fakturaer fra. Det gør du ved at klikke på Redigér filter Når du har valgt Rediger filter, skal du vælge, hvad du vil søge efter - afdelingsnummer, brugerid, faktura, mv. Side 18 af 87
Klik på pilen efter Vælg felt og på listen - der nu kommer frem - skal du vælge, hvad du vil søge på fx Afdeling Du skal nu indtaste de afdelingsnumre, som du skal se fakturaer for Herefter skal du trykke på ENTER på dit tastatur - og Prisme søger fakturaerne i disse afdelinger frem til dig. Du kan altid ændre i søgningen (skrive andre afdelingsnumre) eller nulstille den Side 19 af 87
Kontering af fakturaer Når du skal betale en faktura, klikker du på det blå bilagsnummer ud for fakturaen Fakturaen åbner sig nu - så du kan kontere den Inden du går videre med at sætte kontonummer på og bogføre fakturaer, anbefaler vi, at du foretager nogle standard-indstillinger den første gang du skal bogføre i portalen. Side 20 af 87
Klik først på Vis vælg Udvidet - er du ansat på Materielgården - vælger du i stedet Projekt Herefter anbefaler vi, at du fjerner de felter på konteringslinjen, som du ikke skal bruge. Det gør du ved at klikke på den lille møtrik Herefter klikker du på Opsætning i højre side af billedet - lige under konteringslinjen Du får nu en liste med alle de felter, som står på konteringslinjen. Fjern nu fluebenet ud for de felter, som du ikke skal bruge - fx som vist nedenfor Afslut med Gem og luk Prisme har nu fjernet de felter, som du valgte fra. Får du fjernet for mange eller for få felter, eller kommer du senere til at mangle nogle felter så klikker du igen på møtrikken og vælger Opsætning. Så kan du ændre dine tidligere til-/fravalg. Side 21 af 87
Kontering - fortsat Nu er du klar til at sætte kontonummer op posteringstekst på din faktura - husk at du ikke behøver at skrive firmanavn i posteringsteksten, da firmanavnet automatisk kommer med, hvis du senere søger på posteringer i Prisme klienten. Udfyld kontonummer og posteringstekst Skal du have udgiften fordelt på flere konti, retter du beløbet til det, som skal bogføres på det kontonummer, du lige har skrevet - herefter trykker du på ENTER, og Prisme opretter en linje med restbeløbet, som du så skal sætte kontonummer og posteringstekst på. Når du har sat kontonummer og posteringstekst på - skal du attestere fakturaen. Du skal klikke på knappen Kontering og vælge Attester Når du har klikket på Attester - kommer du automatisk tilbage til oversigten med alle dine fakturaer (med mindre der er fejl i kontonummeret eller lignende). Når du er tilbage i oversigten, kan du se, at fakturaen nu er markeret som attesteret. Prisme henter alle attesterede og konterede fakturaer ca. hvert 15. minut, hvorefter de bliver bogført på plads. Så du kan sagtens har flere fakturaer stående på oversigten, som er attesteret de forsvinder af sig selv, når Prisme afvikler bogførings-jobbet hver kvarter. Side 22 af 87
Åbn flere fakturaer til bogføring Skal du bogføre mange fakturaer, kan du med fordel markere en række fakturaer i oversigten - og så så tage dem med ind til kontering på én gang. Det gør du ved at sætte flueben ud for de fakturaer på oversigten, som du vil behandle Herefter klikker du på Handlinger og vælger Åbn Du får nu vist den første faktura på skærmen - og øverst på siden får du nu nogle bladre pile - så du kan bladre frem og tilbage mellem de fakturaer, du valgte ud. Når du har sat kontonummer og posteringstekst på den 1. faktura, klikker du på Kontering og Attester - herefter hopper Prisme automatisk videre til næste faktura. Når alle fakturaerne er attesteret - kommer du automatisk tilbage til oversigten med alle fakturaer - og de fakturaer, du tog med ind, er nu alle markeret som Attesteret af dig. Prisme henter - som nævnt ovenfor - de fakturaer, som er konteret og attesteret hvert 15. minut - og når det sker, forsvinder de fra oversigten. Side 23 af 87
Indtil da kan du selv bladre videre til næste side med fakturaer via sidenumrene øverst eller nederst på oversigten. Du kan altid komme tilbage til oversigten ved at klikke på Attester/konter bilag i menuen i venstre side af skærmen. Side 24 af 87
Flytning af faktura til anden afdeling Har du en faktura, som du skal flytte til en anden afdeling - skal du sætte flueben ud for den, og derefter klikke på Masse ændring Kender du afdelingsnummeret på modtageren, så skriver du nummeret ud for Ret afdeling - og klikker på Opdater Kender du i stedet brugernavn/brugerid på modtageren, kan du skrive dette ud for Ret attesteres af - og herefter klikke på Opdater. Side 25 af 87
Fakturapuljen - bogfør elektroniske fakturaer og kreditnotaer Vi anbefaler, at du bogfører dine fakturaer og kreditnotaer i Portalen, som beskrevet på siderne ovenfor men du kan også bogføre elektroniske fakturaer i Klienten. Kontering af elektroniske bilag i klienten foregår i Fakturapuljen. Klik på Fakturapulje under Klientlinks på startsiden Højreklik i afdeling og vælg filtrer efter felt Side 26 af 87
Indtast nu dit afdelingnr. og tryk OK Klik på den faktura du vil behandle så linjen bliver blå, klik herefter på knappen Dokumentation for at se fakturaen. Side 27 af 87
Når man har set det, man skal på fakturaen, lukkes dokumentationsbilledet på krydset eller med Esc. Konteringen foregår i den nederste del af skærmen. Der indtastes som udgangspunkt altid kontonr. og posteringstekst - derudover skal der tastes cpr. nr. i feltet Ydelsesmodtager, hvis kontoen kræver det - og feltet Oplysningspligt udfyldes, hvis det er honorar eller kørsel. Hvis man anvender bærer og/eller formål, skal det også indtastes her. Når man har udfyldt de felter der er nødvendige trykkes der på knappen Attester. Fakturaen bliver bogført efter ca. 15 minutter. Side 28 af 87
Så længe du kan se fakturaen på din oversigt, har du mulighed for at annullere attestationen, rette i kontonummer og/eller posteringstekst, mv. Inden man begynder, vil det være en god ide at hente en brugeropsætning. (Du kan vælge mellem flere). For hjælp - se afsnittet Opsætning af skærmbilleder. OBS! Er du ansat i afdeling Drift (Materielgården) anvender I Projekt. Her skal du skifte til Projekt i kontotype, og der skal indberettes projektnummer og art. Der findes en opsætning med projektkontering, som du kan hente - se afsnittet om Opsætning af skærmbilleder. Side 29 af 87
Finanskladder - Udgiftsbilag Finanskladder benyttes til at lave udbetalinger til personer eller virksomheder, som det ikke kan lade sig gøre at modtage en elektronisk faktura fra. Når du laver udbetalinger til Cpr.nr., skal du være opmærksom på, om der er oplysningspligt på udbetalingen - altså om du udbetaler honorar, befordring/kørsel. Finanskladder benyttes også til omposteringer, eller når du opretter korrektionsbilag. Klik på Finanskladde på din startside Lav ny linje med Ctrl + n Skriv kladdenavn i feltet Navn (Navn = afd.nr.) eller vælg det fra listen (på pilen) tryk på tabulatorknappen Klik nu på knappen Linjer Side 30 af 87
Husk altid at lukke bogføringsbillede op i fuld størrelse Selve bilaget består af 2 linjer: en kreditorlinje, som fortæller, hvem pengene skal gå til - og en finanslinje, som fortæller, hvilket finanskontonr. pengene skal tages fra vælg 3 (Kreditoropslag) under kontotype (tryk på den lille pil) NB! Ser dit billede ikke ud som ovenstående, kan du hente ny opsætning. (Du skal bruge den, der hedder meje og Kladde uden debitor) For hjælp se afsnittet Opsætning af skærmbilleder. Side 31 af 87
Under feltet Konto - skal du indtast CVR.nr. eller CPR.nr. på den virksomhed eller person, du skal udbetale penge til. Brug Tabulator-tasten på dit tastatur til at hoppe videre til næste felt Hvis der ikke tidligere er udbetalt penge til denne virksomhed eller person, vil du blive bedt om at oprette vedkommende som kreditor o Klik OK til denne boks og OK igen i den næste boks o Bliver du ikke bedt om at oprette en kreditor, fremkommer dette billede ikke - og du kan springe frem til næste punkt Side 32 af 87
Udfyld feltet Posteringstekst Brug Tabulatorknappen til at hoppe videre (hopper så selv til kreditbeløb) Du skal nu udfylde oplysninger til modtageren, så de ved, hvad der bliver udtalt penge for: o Udfyld altid feltet Faktura evt. med, hvis du ikke har andet o Udfyld evt. feltet Læselinje (skal indeholde i alt 17 tal) samt Kontonr. Som svarer til det 8 cifrede tal efter læselinjen o Udfyld evt. betaling tekst (hvis du ikke har benyttet læselinje eller fakt.nr.) o Klik på kreditorlinjen igen Side 33 af 87
Brug Pil ned (den på tastaturet) - og du får nu en ny linje (finanslinjen) Udfyld feltet Finans med det finanskontonr., hvor I skal have taget pengene fra Side 34 af 87
Klik på knappen Kontroller Vælg Kontroller bilag o Klik Luk - hvis Infolog fortæller, at bilaget er OK o Hvis ikke bilaget er OK (som vist her) - skal du rette fejlen og kontrollere igen (måske mangler du at kontere, eller du har påført fakturanr. på den forkerte linje) Når bilaget er OK, skal du bogføre kladden Vælg Bogfør - og Bogfør igen Side 35 af 87
Klik OK Kladden er nu bogført Side 36 af 87
Posteringsbilag Når du vil bogføre et posteringsbilag, skal du oprette en ny finanskladde - vælge Finanskladde under Klientlinks på startsiden, og opret en ny kladde med Ctrl+n Bogføringen foregår i kladdelinjer, og her skal der kun bruges finanslinjer - og den første er altid delvist udfyldt, når du åbner kladden - felterne Dato, Bilagsnr og Kontotype Finans er udfyldt HUSK - at når du vil have en ny linje i en kladde, skal du trykke på PIL NED på tastaturet. og du udfylder det ønskede antal linjer med registreringskontonumre og beløb. Du vil hele tiden skubbe restbeløbet foran dig indtil bilaget går i 0. OBS! Udgifter bogføres i Debet og indtægter i Kredit - så er det en udgift, du flytter fra én konto til en anden, skal beløb stå i minus Debet på kontoen, du flytter fra og så skal det stå i plus Debet på linjen med kontoen, du flytter udgiften til. Bemærk, at bilagsnummeret skifter, når posteringen går i 0. En kladde kan godt overnatte - det vil sige, at oplysningerne bliver gemt, når du går ud af kladden. Det er dog en betingelse, at der er både kontonummer og beløb i alle linjerne. De linjer, hvor disse 2 ting ikke er udfyldt, bliver slettet, når du lukker kladden. Kontrol af kladden Du kan på hvilket som helst tidspunkt, når du står i kladden, kontrollere om der er fejl. Du kan kontrollere enten det ene bilagnr., du står på - eller hele kladden. Tryk på knappen Vælg mellem Er kladden OK, kan du bogføre den - eller starte på et nyt bilag Side 37 af 87
Bogfør Når du ikke vil lave mere i kladden, skal du have den bogført. Tryk på knappen boks, der kommer frem og vælg Bogfør igen. Endelig skal du klikke på OK i den lille Korriger bilag Inden du går i gang, skal du bruge bilagsnr. på det/de bilag, du vil rette. OBS!! Hvis bilagsnummeret starter med 910-* eller 911-* kan bilaget kun korrigeres fra posteringer se hvordan på side 40. På startsiden vælger du Finanskladde Du står nu i oversigten over finanskladder Opret en ny kladde Lav en ny linje med Ctrl + n Vælg kladde 901 og tryk på tabulator Klik på knappen Linjer Side 38 af 87
Hent kladdelinjer Klik på knappen Hent kladdelinjer Du skal nu hente bilaget, du vil korrigere Der kommer en lille dialogboks, hvor du taster bilagsnr. på det bilag, du vil rette Tryk på OK Systemet åbner automatisk en kladde hvor de valgte posteringer allerede er sat ind med modsat fortegn. slet kreditorlinjen lad finanslinjen stå Tryk på PIL NED på dit tastatur for ny linje Udfyld linjen med de ønskede korrektioner Side 39 af 87
Bogføring af korrektion Når du har tilføjet de rigtige oplysninger, er du klar til at kontrollere og bogføre kladden. Tryk på knappen Er kladden OK - er du klar til at bogføre den Tryk på knappen boks, der kommer frem og vælg Bogfør igen. Endelig skal du klikke på OK i den lille Korrektion af bilag fra posteringsoversigt på kontonummer Korrektion af bilagsnumre, der starter med 910- eller 911- Søg først posteringen frem, som du vil korrigere - du kan søge på enten kontonummer eller bilagsnummer, hvis du kender det. Klik på Finansposteringer under Klientlinks på startsiden Side 40 af 87
Søg nu på det du kender - fx bilagsnummer og/eller kontonummer Klik herefter på OK Alt efter, hvad du søger på, får du nu resultatet vist har du kun søgt på bilagsnummer, får du kun det ene bilagsnummer vist, som du skal bruge (se eksempel herunder) har du søgt på kontonummer, får du alle posteringer på det kontonummer, du har søgt på Det er vigtigt at målrette søgningen - især hvis man kun søger på kun på et kontonummer/flere kontonumre - så kan det være en fordel, at man samtidig med kontonummeret søger på et datointerval, hvis man ca. ved, hvornår man har bogført det, man vil rette. Det vil begrænse den liste man får vist med resultater. Nu er du klar, til at kunne korrigere dét (eller de) bilag, som du har søgt ud. Marker den postering, som du skal rette og klik på knappen Korriger bilag i højre side af skærmen. Side 41 af 87
I den lille boks, som nu kommer frem, skal der stå 901 ud for kladdenavn Hvis der er flueben ud for Behold original dato, skal du fjerne det Klik herefter på OK Prisme danner nu en kladde til dig, hvor den automatisk har kopieret kontonummer, posteringstekst med over - ligesom fortegnet på beløbet er blevet vendt. Med pil ned på tastaturet skal du nu lave linje 2, og her skriver du det kontonummer, som beløbet skal flyttes til. Side 42 af 87
Herefter er kladden klar til at blive bogført. Ret posteringstekst på postering Når du søger posteringer fra på en konto - opdager du måske,... at der helt mangler posteringstekst på en postering at posteringsteksten er forkert - eller at der skal stå noget mere Du har nu mulighed for at rette posteringsteksten til - så den ser rigtig ud fremover Markér det bilag, hvor du vil rette posteringsteksten - og klik på knappen Posteringstekst Der åbnes nu en lille boks, hvor den nuværende posteringstekst er markeret med blåt og du kan nu vælge at skrive teksten helt om, eller bare tilføje noget mere tekst. Når du har skrevet den posteringstekst, der skal stå - klikker du på OK Side 43 af 87
Opret debitor - og fritekstfaktura - Der skal ALTID oprettes en ny debitor/kunde for hver faktura, du skal lave. Medmindre du skal lave en intern faktura - se afsnittet om interne fakturaer Sådan gør du: Når du skal oprette en debitor/kunde, skal du på startsiden til Prisme vælge Debitorer under Klientlinks. Du får nu en fuld oversigt over alle debitorer, der er oprettet i kommunen. Klik i handlingsruden Nye på Debitor (ikonet med den lille dame) Du får nu et billede, hvor der er oprettet en ny linje - som du nu skal oprette din debitor/kunde i. Brug Tabulatorknappen på tastaturet til at hoppe fra felt til felt Side 44 af 87
Du skal nu udfylde følgende felter På fanen Oversigt CPR/CVR. nr. Debitorgruppe (betalingsart - hver afdeling har sine egne debitorgruppe-numre, så spørg din kollega eller Opkrævningen om hjælp, hvis du ikke kender nummeret) Særligt ved fakturaer, der skal sendes til et EAN-nummer Kontaktperson (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer til EAN-nummer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Detaljer om kontaktperson. Du får nu en boks op, hvor du skal oprette en kontaktperson hos modtageren af fakturaen. Tryk på Ctrl+n på tastaturet for at lave en linje til at oprette kontaktpersonens oplysninger i. Indtast navn og telefonnummer på kontaktperson Har du ikke et navn på en kontaktperson hos modtageren, så kan du vælge at indtaste afdelingens navn i stedet - eller bare et tilfældigt tegn under Kontaktperson. Hvis du eller en anden i Varde Kommune tidligere har oprettet en tilsvarende kontaktperson på en debitor i Prisme, kan du opleve, at Prisme slår op i en lang liste - som vist nedenfor - når du tabulerer videre til feltet telefon Sker dette, skal du med musen klikke oppe i linjen med den kontaktperson, som du er ved at oprette - så forsvinder opslaget igen. Når du har udfyldt alle de oplysninger, som du har på kontaktpersonen - skal du lukke boksen ned på krydset. Side 45 af 87
EAN-nummer (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer til EAN-nummer) Klik på knappen Opsætning i højre side af skærmen - og vælg Eksterne koder Skriv EAN-nr. i feltet i feltet Værdi (feltet med den røde bølgede linje) Det er en god ide også at udfylde Beskrivelse ud for EAN-værdien. Det gør det nemmere senere at identificere det enkelte nummer Når du har indtastet EAN-nummer og evt. Beskrivelse, lukker du boksen på krydset. TIPS Hvis du får brug for at slette et EAN-nr. igen - så skal du bruge sletteknappen (ALT+F9). Indholdet kan ikke slettes med Delete-knappen. Du kan have mere end en kontaktperson - eller mere end et EAN-nummer tilknyttet den samme Debitor. Når du efterfølgende opretter faktura, kan du vælge mellem de angive værdier. Du har nu oprettet din debitor og kan gå videre til at oprette en faktura (se Opret fritekstfaktura på næste side) Side 46 af 87
Opret fritekstfaktura Når du har oprettet din debitor, som beskrevet ovenfor - kan du hoppe direkte videre til oprettelse af fritekstfaktura ved at klikke på knappen Fritekstfaktura i højre side af skærmen Der åbner sig nu et nyt billede, hvor der står Gitteret er tomt. Her trykker du på Ctrl+n på tastaturet- og du får nu fakturaen frem Prisme har automatisk hentet alle oplysninger fra Debitorregistret, som du lige har oprettet ligesom den udfylder fakturadatoen (Dato-feltet) med dags dato + forfaldsdatoen (Forfald-feltet) Udfyld fakturaen Når du står på din faktura - skal du have udfyldt den med oplysninger på de forskellige faner Fanen Oversigt Her har du mulighed for at ændre Dato, hvis fakturadatoen skal være en bestemt dag i måneden. Fanen Faktura (skal kun udfyldes ved elektroniske fakturaer til EAN-nummer) Angiv Debitorrekvisition (kan være en *) - og vælg kontaktperson og EAN-nummer, hvis der er tale om elektronisk faktura. Fanen Dimension (afsender-afdeling på fakturaen) Side 47 af 87
Udfyldes KUN hvis fakturaen laves for anden afdeling end den, du er tilknyttet. Fanen Fakturalinjer (skal ALTID udfyldes) Skriv evt. en indledningstekst til fakturaen (dette er frivilligt). I feltet Beskrivelse, skriver du den tekst, som skal stå på fakturaen ud for de enkelte beløb - teksten bliver også posteringsteksten på den konto, hvor du får indtægten ind. Herefter angiver du det registreringskontonr., hvor du/i skal have pengene ind (det skal ALTID være en art 7.9 konto (en indtægtskonto), når du sender fakturaen til en ekstern modtager). Skriv herefter evt. antal og stk. pris - eller bare det totalbeløb, som fakturaen skal lyde på. Endelig kan du på den enkelt linje rette på den endelige fakturatekst, hvis der er behov herfor - fx hvis der skal stå mere, end der var plads til i Beskrivelses-feltet Opdater fritekstfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Herved bogfører du fakturaen - og du udskriver eller sender den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Side 48 af 87
Hvis du ikke ændrer i udvælgelsen, så får du bogført og udskrevet din egen faktura. Tjek, at der er flueben i Udskriv/send Klik OK Du vil nu få fakturaen vist på skærmen, så du kan skrive den ud på fakturapapir eller sende den via Doc2Mail. HUSK at alle fakturaer til private virksomheder og foreninger samt til alle borgere skal fra 1. november 2014 skal sendes elektronisk dette gør du via Doc2Mail Du kan finde en vejledning til at sende fakturaer via Doc2Mail på startsiden i Prisme under Delte dokumenter Skal fakturaen sendes elektronisk, sker dette automatisk, når der er sat EAN-nummer og kontaktperson på. Alle offentlige myndigheder skal have deres fakturaer via EAN - og enkelte private firmaer har også EAN-numre, så spørg altid til dette og har de ikke et EAN-nummer, så sender du fakturaen via Doc2Mail. Se hvordan du laver en intern faktura på de næste sider Side 49 af 87
Intern Faktura (fakturaer til andre virksomheder/afdelinger i Varde Kommune) HUSK - når du skal oprette en Intern Faktura, skal du ALTID vælge en debitor, som allerede er oprettet i Prisme med debitorgruppe 1000. Du må ALDRIG selv oprette en debitor til interne fakturaer!!! - de skal oprettes på en bestemt måde, så derfor er det kun Prisme Supporten, der må oprette debitorer til Interne fakturaer Når du skal oprette en intern faktura, skal du på startsiden til Prisme vælge Fritekstfakturaer - Find bogførte fakturaer - under Klientlinks. Du står nu i et oversigtsbillede med alle oprettede fakturaer Klik på Ctrl + n - og der bliver dannet ny linje til dig Klik på den lille pil i kolonnen Debitorkonto, og der dukker en boks frem med debitorer lige nedenfor Side 50 af 87
Højreklik nu i et felt under kolonnen Navn og vælg Filtrer efter felt I den nye boks søger du på afdelingsnavn - HUSK at skrive * foran og bagved navn. Klik herefter på OK - og Prisme søger nu afdelingen frem til dig Klik på nu den afdeling du vil sende til (VIGTIGT - debitorgruppen skal altid hedde 1000 ved interne fakturaer) Gå nu til fanebladet Faktura o Udfyld Debitorrekvisition og Kundereference, evt. med - (bindestreg), hvis du ikke har andet Felterne Kontaktperson og EAN-nummer er oftest allerede udfyldt - men er felterne med kontaktperson og EAN-nummer ikke udfyldt, så klik i felterne og klik herefter på den knækkede pil og vælg hhv. en kontaktperson og et EAN-nummer på listen. Gå herefter til fanebladet Fakturalinjer o Udfyld: Beskrivelse (teksten, som indtægten får på din konto) Finanskontornr. - der, hvor du/i skal have pengene ind - HUSK, at det skal være en art 4.0 konto ved interne fakturaer Evt. antal Evt. stk. pris Beløb Fakturatekst Opdater friteksfaktura Når du har udfyldt de ønskede felter på fritekstfakturaen, skal du opdatere den. Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen Side 51 af 87
og vælg Fritekstfaktura Du får nu bogført og udskrevet din faktura. Sæt flueben i feltet Udskriv/send - og klik på OK Du får nu bogført og udskrevet/sendt din faktura. Klik OK Efter nogle sekunder vil du få en kvittering i Prisme på, at fakturaen er bogført og hvilket fakturanummer, fakturaen har fået i Prisme. Dermed er fakturaen også sendt til den interne virksomhed, som du havde valgt som modtager af fakturaen. Side 52 af 87
Kreditnota Når du skal oprette en kreditnota til en faktura, som er oprettet via Prisme - skal du på startsiden vælge Opret kreditnota under Klientlinks. Du kommer nu ind på en oversigt med alle de fakturaer, som er oprette i Prisme i kommunen Her skal du nu søge den faktura frem, som du skal oprette en kreditnota til. Fakturaen kan fx søges frem via fakturanr. eller initialer/brugernavn. Sådan søger du: Højreklik i et af felterne i kolonnen Faktura (hvis du skal søge på fakturanr.) - eller i kolonnen Oprettet af (hvis du skal søge på initialer/brugernavn) og vælg Filtrer efter felt I boksen der nu kommer frem, indtaster du fakturanummer eller initialer/brugernavn - alt efter hvad du søger på. Herefter klikker du på OK. Side 53 af 87
Har du søgt på Fakturanummer, så har du nu kun 1 linje tilbage på skærmen. Har du derimod søgt på initialer/brugernavn under Oprettet af, kan du have flere linjer. Har du en længere liste, skal du finde fakturaen på listen og markere den, ved at klikke på linjen. Klik herefter på knappen Funktioner i højre side af skærmen og vælg Opret kreditnota Der kommer nu en ny boks frem på skærmen Datoen på kreditnotaen skal være i indeværende måned - så den retter du til. Forfaldsdatoen skal være lig med forfaldsdatoen på fakturaen (så den skal du ikke røre ved). Klik herefter på OK. Nu er kreditnotaen oprettet.. og hvis du har søgt ud på fakturanummer, får du følgende besked Klik nu på teksten i info-loggen. Side 54 af 87
og du får nu vist en Vis-knap nederst i info-loggen, som du skal klikke på. Der vil i billedet være oprettet en ny linje uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet. Søgte du i stedet fakturaen frem via fx initaler/brugernavn eller debitornummer, får du denne besked Tryk på Luk Der vil i billedet være oprettet en ny linje uden fakturanr. - og det er din kreditnota. Kreditnotaen er markeret med blåt i billedet Opdater kreditnota Nu har du oprettet kreditnotaen, og du mangler blot at opdatere den. Herved bogfører du kreditnotaen - og du kan udskrive fakturaen til din skærm. Er det en kreditnota til en elektronisk faktura, bliver kreditnotaen også sendt elektronisk. Side 55 af 87
Tryk på knappen Opdatering i højre side af skærmen og vælg Fritekstfaktura Husk at sætte flueben i feltet Udskriv/send Klik på OK Du får nu bogført og udskrevet/sendt en kreditnota til kunden. TIPS Du kan godt ændre i den automatisk oprettede kreditnota - hvis du fx bare vil lave en delvis kreditnota. Side 56 af 87
Forespørgsler på posteringer Når du vil lave en forespørgsel på posteringer, klikker du på Finansposteringer under Klientlinks på Startsiden i Prisme Du får nu et søgebillede i stil med dette Du kan nu indtaste de oplysninger, som du vil søge på under Afgrænsning fx et eller flere kontonumre, en enkelt dato eller en periode, mv. Du kan tilføje nye linjer efter behov... enten ved at trykke Ctrl+n - eller ved at trykke på pil ned på dit tastatur. Side 57 af 87
Når du har tastet de oplysninger, du vil søge på, klikker du på OK - og Prisme finder nu de oplysninger, som du har bedt om. Får du et billede/resultat frem, hvor der står Gitteret er tomt så skyldes det, at der ikke findes nogen oplysninger i Prisme, der matcher det, du har afgrænset/søgt på. HUSK -når du søger på beløb via Finansposteringer/Posteringer på bilag - så skal det være nettobeløb Gem en forespørgsel Hvis du ofte foretager en søgning med samme afgrænsning, kan du vælge at gemme din forespørgsel, så du senere kan foretage en hurtigere søgning. Når du står i søgebilledet og har udfyldt dine søgekriterier, skal du klikke på knappen Vælg Gem som i højre side af billedet Navngiv din forespørgsel - og klik på OK Hent en forespørgsel Du henter dine gemte forespørgsler øverst på forespørgselsbilledet Tryk på pilen og vælg derefter den gemte forespørgsel, du ønsker at bruge. Når du har valgt din forespørgsel, kan du altid rette den til hvis du har bruge for at søge på nogle andre, flere eller færre kriterier, end det søgningen er gemt med. Når du har foretaget dine evt. rettelser, klikker du på OK, og Prisme foretager søgningen for dig. Søgning på Kreditorer / leverandører Når du skal lede efter en faktura fra en bestemt leverandør - fx for at se, om vi har modtaget den, er den betalt, hvilket kontonummer er den bogført på, mv. - så skal du ind på leverandøren i Prisme og søge på posteringer. Side 58 af 87
For at komme ind til leverandørerne skal du kan klikke på Leverandører under Klientlinks på Startsiden i Prisme Du kommer nu til en oversigt i stil med dette Det er en oversigt over alle kreditorer, der er oprettet i Prisme - det vil sige alle de virksomheder, offentlige myndigheder og borgere, som vi har betalt penge til via Prisme. Du kan nu søge den kreditor/leverandør frem, som du har brug for at arbejde med. Kender du deres CVR-nummer - så kan du søge på det i kolonnen CVR/CPR-nummer. firmaets navn, så kan du søge på det i kolonnen Navn søg evt. kun på en del af navnet med stjerner (*) omkring, så du ikke begrænser dig for meget. OBS!!! Firmaets navn i Prisme stammer fra det landsdækkende CVR-register så måske hedder firmaet noget andet i daglig tale, end det gør i Prisme derfor er det en god idé at søge kun på en del af navnet med stjerner omkring. Side 59 af 87
Når du vil søge, højreklikker du i den kolonne, du vil søge i fx CVR/CPR-nummer - og vælg nu Filtrer efter felt og indtast det, du skal søge på Klik OK - og Prisme vil nu vise den eller de leverandører, der passer til det, du søgte på. Søgte du på CVR/CPR, så bør der kun være én linje tilbage i billedet - men søgte du på Navn med stjerner omkring, så kan du få flere linjer vist, hvor du så skal vælge den, du har brug for. Vis postering Når du skal udsøge de fakturaer, som vi har modtaget, betalt, mv. til leverandøren - skal du klikke på leverandøren, og derefter på knappen Posteringer til højre i billedet Er fakturaen betalt? Du kan hurtigt få et overblik over, om vi har fakturaer liggende, der ikke er betalt. Hvis du sætter flueben i Vis kun åbne, ser du kun de fakturaer, der ikke er betalt Side 60 af 87
Hvis bilaget ikke er betalt, kan man trykke på knappen Analyser bilag. Du vil nu se en info-log, hvor der står, hvorfor den ikke er betalt... der kan fx stå, at den ikke er forfalden endnu, at vi netto har penge tilgode hos leverandøren, osv. I stedet for at vinge Vis kun åbne af som beskrevet på forrige side kan du vælge at bruge Gittersøgning eller Filtrer efter felt (via højreklik i en kolonne), når du skal søge på kreditoren. Kender du fx fakturanummeret eller beløbet, så har du mulighed for at søge på disse i hhv. kolonnerne Faktura og Beløb valuta. Søgning på fakturanummer Ved søgning på fakturanummer, kan det være en idé at søge med en stjerne (*) efter fakturanummeret, da I så vil få vist, hvis fakturaen er modtaget flere gange. Søgning på beløb Vil du søge på et fakturabeløb, skal du huske af søge på beløbet i minus ved fakturaer - mens kreditnotaer søges som positive beløb. Skal du søge på fakturabeløb med ører, skal du huske at adskille kroner og ører med et punktum (.) - da komma i Prisme svarer til søgetegnet for OG. Side 61 af 87
Skal du fx søge på en faktura på 650,53 kr. - skal du altså søge i kolonnen Beløb valuta på - 650.53 - mens en kreditnota på 524,25 kr., skal søges som 524.25 Hvornår er fakturaen betalt / hvordan er den udlignet Når du har fundet den faktura eller kreditnota, du var på jagt efter kan du i kolonnen Rest værdi se, om den er udlignet i Prisme eller ej. Står der et beløb, så er den ikke betalt - og så kan du via knappen Analyser bilag finde årsagen. Står der i stedet 0,00 kr. i kolonnen Restværdi, så er den udlignet - det vil sige, at den i de fleste tilfælde er betalt, eller måske bare er udlignet med en kreditnota eller er annulleret. Du kan se, hvordan den er udlignet via knappen Udligningsposteringer Når du klikker på knappen, får du vist, hvordan fakturaen er udlignet får du et bilagsnummer, der starter med 100, så er fakturaen betalt (hævet i vores bank) den dato, der står lige efter bilagsnummeret. Tjek at beløbet er det samme som på fakturaen er den ikke det, så kan du ved at klikke på knappen Udligningsposteringer igen, se hvilke andre fakturaer eller kreditnotaer, der er betalt sammen med den faktura, som du søgte. Står der i stedet et bilagsnummer, der starter med 900 - så er den måske udlignet med en kreditnota eller annulleret i Prisme. Kan du ikke selv, gennemskue, hvad der er sket så kontakt din økonomikonsulent eller Prisme Supporten for hjælp. Søgning på bruttobeløb Er du i tvivl om, hvilken kreditor fakturaen er fra du har måske kun et fakturanummer eller et beløb, så kan du søge på Kreditorposteringer. Side 62 af 87
Vælg Kreditorposteringer under Klientlinks på startsiden i Prisme Du får nu dette billede frem på skærmen Højreklik i den kolonne, du vil søge - fx Beløb valuta - og vælg Filtrer efter felt. Indtast bruttobeløb (eller hvad du nu vil søge på) i den lille boks, der kommer frem og klik på OK HUSK - hvis det er en faktura, du vil finde, skal du skrive et - (minus) foran beløbet. Søger du beløb med ører - så husk at skrive punktum mellem kr. og ører i beløbet. Side 63 af 87
Økonomirapport Dynamiske rapporter Når du danner rapporter i Prisme, er der mulighed for at bore ned i de oplysninger, der er i den enkelte rapport. Det du kan bore ned i har en orangerød farve. Højreklik på det du vil bore ned i. Eksempler: i en Økonomirapport kan du bore ned til Finanssaldi i en Autorapport på kreditorposteringer kan du bore ned til kreditorkonto. Økonomirapport Økonomirapporten i Prisme er et godt redskab til at trække rapporter på tværs af forskellige områder, foretage beregninger, udskrive kontoplaner og lave opfølgning. Når du vil lave en Økonomirapport, klikker du på Økonomirapport under Klientlinks på Startsiden i Prisme Side 64 af 87
Du starter med at vælge den rapport på listen, som du ønsker at danne Marker rapporten du ønsker at afvikle, så linjen bliver blå Vælg afgrænsning Når du vælger en afgrænsning, vil der åbne sig et søgebillede som du kender fra tidligere, hvor du kan definere det område af kontoplanen som du er interesseret i at trække data på. Klik på knappen Udvælg midt på siden. Udfyld de felter under Afgrænsning, som du vil søge efter fx reg.kontonummer, U3, S2, osv. Klik på OK Side 65 af 87
En hurtig genvej til at tilpasse forespørgselsbilledet, så alle felter i kontoplanen fremgår, kan gøres ved at klikke på pilen i feltet vælg forespørgsel, og vælge (Alle) Kontoplan Så får du en skabelon, som du kan bruge til indberetning af afgrænsninger. Hvis du vil ændre på rapportens udseende Hvis der er kolonner eller oplysninger, som du ikke vil have med i udskriften af rapporten, kan du selv rette det til Klik på fanen Kolonner Hvis du fx ikke ønsker at få kontonr. udskrevet på rapporten, fjerner du fluebenet ud for kontonummer. Side 66 af 87
De ændringer - du laver - gælder kun for denne ene gang, du danner rapporten... næste gange du åbner rapporten, ser den igen ud som før ændringen. Hvordan skal rapporten sorteres Alle rapportskabeloner er født med en præsentation. Præsentationen fortæller hvordan rapporten bliver sorteret. På fanen Rapport-versioner, kan du se hvordan rapporten sorteres. Denne rapport sorteres først på T1 (udvalg), derefter U3 (afdeling) og derefter V1 (udenfor/inden- for rammen) osv. Ønsker du en anden sortering, klik på Præsentation og vælg fra listen. Side 67 af 87
Indstil Økonomirapport Under knappen Indstil bestemmer du, hvordan økonomirapporten skal udskrives - om det er til skærm, direkte til printeren, osv. Du kan vælge mellem: Skærm E-mail modtager (Meddelelsesformat PDF) Fil (til excel skal filformat være ASCII + filnavn, der ender på.xls) Udskriftsarkiv Printer Det er altid en god idé først at vælge udskrift til skærm, så du har en chance for at kontrollere om rapporten har den form og indhold, du ønsker. OBS! Prisme husker, dit seneste valg så valgte du fil sidste gang, så vil Prisme også skrive til fil næste gang så husk at tjekke, hvad du har af indstillinger, inden du klikker på udskriv/ok. Side 68 af 87
Din økonomirapport er nu klar til at blive dannet. Klik på OK Hvis du har dannet den til skærm, og du kan se, at rapporten skal se anderledes ud, er blank eller skal indeholde noget andet - så starter du bestillingen og tilretningen af rapportens udseende på ny. Hvis du vil arbejde med din udskift i fx Excel Du kan vælge, at du vil have din rapport dannet som en Excel-fil - så du kan arbejde videre med tallene. Vil du det, skal du igennem ovenstående, indtil du når til Knappen Indstil. Den klikker du på - og du skal nu vælge Fil som udskriftsmulighed og filformatet skal være ASCII. Klik derefter på den gule mappe Side 69 af 87
Klik på din computers Skrivebord Navngiv dokumentet. Husk at navnet skal slutte med.xls, for at danne en Excel-fil. Klik på knappen Gem Klik på OK i boksen med Printeropsætning - og du er nu tilbage ved rapport-bestillingen. Husk at afslutte med OK. Prisme generer nu en Excel-fil, som kommer til at ligge på din PCs skrivebord. Der kan naturligvis også gemmes andre dokument-typer fra Prisme. Samme fremgangsmåde kan benyttes dog uden efternavnet.xls. Word-dokumenter har efternavnet.doc, mens PDF-dokumenter hedder.pdf. Du kan nu åbne filen fra skrivebordet og arbejde videre med tallene. Side 70 af 87
Autorapport Du kan danne en Autorapport fra alle skærmbilleder i Prisme. En Autorapport er en hurtig måde at få en pæn udskrift af den forespørgsel, du netop har foretaget. Til forskel fra et almindeligt skærmprint kan du i Autorapporten sortere og gruppere dine tal - ligesom du kan få foretaget en summering på total og grupperinger. Du kan få vist, hvordan autorapporten/printet vil se ud, hvis du klikke på det lille ikon Vis udskrift Herefter kommer rapporten op på skærmen - og ser den OK ud, kan du printe den med det samme fra via print-ikonet. Første gang du vil skrive posteringer ud, anbefaler vi, at du laver din egen opsætning af, hvordan rapporten kommer til at se ud - bl.a. for at du får vist bruttobeløb og navnet på kreditor. Side 71 af 87
Opsætning af autorapport På de næste sider gennemgår vi, hvordan du skræddersyr din autorapport, så den indeholder netop de kolonner, som du har brug for Vi kan ikke beskrive alt - så vi tager udgangspunkt i, at vi vil tilføje en kolonne med leverandørnavn samt vi vil have vist totaler på beløbskolonnerne. Sådan gør du: Når du har søgt posteringer i Prisme - fx via Posteringer på bilag som beskrevet i afsnit 1.1 - så har du mulighed for at printe det ud på papir. Dette print kaldes en autorapport. Når du står på siden med dine posteringer, skal du klikke på Printer-ikonet I boksen der kommer frem klikker du på knappen Rediger - og herunder vælger du Ny Side 72 af 87
Prisme starter nu Guide til oprettelse af en auto-rapport Klik på Næste Du skal nu give din rapport et navn, som fortæller, hvad du får vist på dit udskrift det kunne fx være Posteringsudtræk med leverandørnavn Herefter klikker ud på Næste Side 73 af 87
Nu skal du vælge, hvilke felter/kolonner du vil have med i din rapport og i hvilken rækkefølge I venstre side har du alle de felter, som du kan tilføje - i højre side står de felter, der er valgt på nuværende tidspunkt Du kan tilføje eller fjerne felter ved at markere dem, og herefter klikker du på pilene < (fjern) eller > (tilføj) Hvis du markerer et felt i højre side, kan du flytte det op og ned i rækkefølgen med knapperne Op og Ned nederst. Du kan også fjerne eller tilføje et felt fra venstre eller højre side ved at dobbeltklikke på feltnavnet i den række, hvor det skal fjernes fra Side 74 af 87
Vi foreslår, at du tilretter de Valgte felter - så den ligner nedenstående i indhold og rækkefølge Feltet Navn giver dig leverandørens/kreditorens navn Klik herefter på Næste Du skal nu dobbeltklikke på først Beløb valuta og herefter på Bruttobeløb Side 75 af 87
De bliver nu flyttet over i rammen til højre tjek at der er flueben ud for Summer i alt Klik på Næste Tjek at der er sat markering udfor Tabel, Auto og at skabelonen er FrontPage - som herunder Klik på Udfør Side 76 af 87
Klik nu på knappen Indstil Tjek, at det er navnet på din standard-printer, der står her Vælg nu, om rapporten skal sendes til Printer eller direkte til Skærm Vælger du Printer, bliver rapporten/udtrækket altid sendt direkte til printeren vælger du i stedet Skærm, så får du vist rapporten/udtrækket på skærmen første, og så kan du efterfølgende klikke på printerikonet. Fordelen ved at få vist rapporten på skærmen først er, at du kan nå at tage stilling til, om den ser ud, som du gerne vil have det og hvor mange sider rapporten fylder. Svarer den ikke til dine forventninger, kan du lukke rapporten, tilrette kolonnerne og udskrive til skærm igen. Dermed kan du undgå unødig papirspild. Så vi anbefaler, at du vælger Skærm. Når du har valgt, klikker du på OK Side 77 af 87
Herefter skal du på klikke på OK - og så får du din rapport op på skærmen (eller på printeren) Du kan nu klikke på printer-ikonet, hvis du er tilfreds med rapportens udseende. Er du ikke tilfreds, lukker du rapporten - klikker på printer-ikonet igen, og så kan du redigere din rapports udseende, felternes placering, mv. som beskrevet ovenfor Side 78 af 87
En anden måde at udskrive fra Posteringer på bilag Lav en forespørgsel i Posteringer på bilag. Når du har resultatet på skærmen, skal du klikke på Udskriv og vælge Posteringsudtræk. Du får nu en boks op med Printeropsætning - her vælger du Skærm, og klikker på OK Du får nu posteringsudtrækket op på skærmen Side 79 af 87
Oprette Excel filer Det er muligt at oprette Excel filer direkte fra Prisme med de data man måtte ønske. Ved forespørgsler/udsøgninger Klik blot på Excel ikonet i værktøjslinjen Prisme lægger nu automatisk de valgte data ind i et Excel regneark. Fra udskrifter Har du allerede bedt om en udskrift til skærmen, kan du stadig vælge at sende data til Excel. Klik på printerikonet Vælg Indstillinger Vælg Fil Klik på Den gule mappe Vælg, hvor du vil gemme filen Navngiv dokument Skriv.xls efter navnet Klik på Gem Side 80 af 87