Retningslinjer i forhold til stress Retningslinjer i forhold til stress...1 Formål...3 Forebyggelse, identificering og håndtering af stress et fælles ansvar...4 Centrale initiativer...4 Lokale initiativer...6 Stressramt hvad så?...8 Stressramte...8 Kolleger til stressramte...8 Arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant...8 Ledere på alle niveauer...8 Tilbagevenden til arbejde efter sygemelding som følge af stress...9 Før opstart...9 Opstart af arbejde...9 1
Retningslinjer i forhold til stress understøtter Trivselspolitik for Helsingør Kommune i arbejdet med at være en attraktiv arbejdsplads, hvor alle ansatte trives og oplever stolthed ved at udføre kerneopgaven. Helsingør Kommune ønsker at være en stress-ansvarlig organisation. Derfor har vi fokus på forebyggelse af stress og tager stress alvorligt, hvis den opstår. Vi arbejder ud fra, at høj trivsel forudsætter et fælles ansvar og en fælles indsats. Forebyggelse af stress er derfor også et fælles ansvar og en fælles indsats af os alle i Helsingør Kommune. Stress er en tilstand hos den enkelte, som kan opstå, når man gennem længere tid oplever, at der ikke er balance mellem de udfordringer, man står overfor og muligheder for handling samt støtte til handlinger. Oplevelsen af ubalance kan give såvel fysiske, psykiske som adfærdsmæssige reaktioner. Ubalancen kan både opleves af den enkelte eller af flere på arbejdspladsen. Udfordringerne kan eksempelvis være: En længerevarende ubalance mellem ressourcer og kompetencer på den ene side og arbejdsopgaver og forventninger på den anden side Problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvor man som ansat ikke føler sig anerkendt fagligt og menneskeligt. Stress og travlhed er to forskellige ting. Hvornår travlhed bliver til stress er meget individuelt og kan hænge sammen med både arbejdsmæssige og private forhold. Det er den enkeltes samlede og oplevede livssituation, der er udslagsgivende. Stress er en alvorlig tilstand, der kan kræve professionel hjælp. Læs mere om, hvad stress er og om symptomer på stress, på portalen for Trivsel og Arbejdsmiljø Psykisk-arbejdsmiljø og stress på Kilden. Her finder du også en række nyttige links samt en vejledning til at vurdere, om du har travlt eller er stresset. 2
Formål Stressforebyggelse er en del af at være en kommune i trivsel. Helsingør Kommune ønsker at være en arbejdsplads, hvor ingen rammes af arbejdsrelateret stress. Vi ønsker gennem forebyggelse og åbenhed at gribe stress i opløbet. Formålet med Retningslinjer i forhold til stress er: At forebygge stress og fremme trivsel blandt alle ansatte i Helsingør Kommune At præsentere Helsingør Kommunes initiativer til forebyggelse, identificering og håndtering af stress At sætte rammerne for, hvordan organisationen i fællesskab forebygger, identificerer og håndterer stress. Alle har ansvar for at bidrage til trivslen på arbejdspladsen. Alle skal være opmærksomme på hinanden og tage hånd om hinanden. Alle skal bidrage til at skabe en kultur med rummelighed i forhold til, at det er individuelt, hvordan stress kommer til udtryk og individuelt hvilke behov, vi har til håndtering af stress. Den rette sammenhæng imellem opgaver, kompetencer, ressourcer og organisering af opgaver skabes i dialog på arbejdspladsen. Retningslinjer i forhold til stress lægger op til at gøre det muligt og legalt at tale åbent om forholdene på arbejdspladsen samt at sikre, at dialogen bliver en del af dagligdagen. Retningslinjer i forhold til stress giver afslutningsvis anvisning på, hvordan vi efter behov tilbyder kollegial, ledelsesmæssig eller professionel hjælp, hvis stress alligevel opstår samt anvisninger på, hvordan en stresssygemeldt ansat vender tilbage til arbejdet igen. Målet med retningslinjer i forhold til stress er, at den gennem sine virkemidler via initiativer og ansvarsområder skal bidrage til at forebygge, identificere og håndtere arbejdsrelateret stress og dermed yde et væsentligt bidrag til at fremme trivsel. 3
Forebyggelse, identificering og håndtering af stress et fælles ansvar Indsatsen for at forebygge stress og fremme trivslen er et fælles ansvar og forudsætter en fælles indsats. Initiativer er delt op på centrale og lokale initiativer. Centrale initiativer Forebyggelse og identificering af stress På Helsingør Kommunes obligatoriske lederuddannelse arbejdes med personlig lederskab, lederstil og medarbejdertyper som afgørende fokusområder i forebyggelse af stress. Udvikling, Kommunikation og Erhverv, Helsingør Kommune kan rekvireres til ledersparring i forhold til forebyggelse og håndtering af stress. Helsingør Kommune gennemfører Trivselsundersøgelse for alle ansatte hvert trejde år. En fuldt dækkende psykisk arbejdspladsvurdering, herunder afdækning af stress, er indeholdt i Trivselsundersøgelsen. I forbindelse med opfølgning på Trivselsundersøgelsen rettes ved behov særlig opmærksomhed på forebyggelse og håndtering af stress. I Helsingør Kommunes MUS (medarbejderudviklingssamtaler), LUS (lederudviklingssamtaler) og TUS (teamudviklingssamtaler) koncepter, er der spørgsmål, der peger i retningen af forebyggelse, identificering og håndtering af stress. I Helsingør Kommune er den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse for alle arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere forlænget med en ekstra uddannelsesdag om stressforebyggelse og stresshåndtering. Udvikling, Kommunikation og Erhverv arrangerer i samarbejde med H-MED en del af Arbejdsmiljøorganisationens efteruddannelse (Arbejdsmiljørepræsentanter og Arbejdsmiljøledere), hvor forebyggelse og håndtering af stress er mulige temaer, hvis dette efterspørges af organisationen. I Helsingør Kommune udbydes en række kurser, der vedrører personlig udvikling, herunder redskaber til håndtering af egne stressreaktioner. Udvikling, Kommunikation og Erhverv kan rekvireres til facilitering af workshop vedr. Lokal udmøntning af Retningslinjer i forhold til stress, herunder hvordan vi sikrer åben dialog og fællesskab omkring forebyggelse og håndtering af stress. H-MED evaluerer i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse Helsingør Kommunes samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Eventuelt behov for nye centrale initiativer igangsættes på baggrund af dette. 4
Stressramte inviteres via nærmeste leder til en samtale med en konsulent fra Udvikling, Kommunikation og Erhverv om, hvad arbejdspladsen kunne have gjort for at forebygge stress. Samtalen er på frivillig basis. Herigennem opnås læring og erfaringer med stresshåndtering på tværs i organisationen med henblik på eventuelle nye initiativer. HR formidler i anonymiseret form denne viden videre til H-MED i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. På portalen for Trivsel og arbejdsmiljø, Trivsel og Psykisk arbejdsmiljø og stress på Kilden findes: o Generelle anbefalinger til forebyggelse af stress o Værktøjer til fremme af trivsel o Værktøjer til stressforebyggelse og stresshåndtering o Dialogværktøj 4R-modellen: Retning, Rammer, Råderum og Relationer Håndtering af stress Center for Job og Uddannelse tilbyder ansatte, der er bosat i Helsingør Kommune, råd og vejledning hos fastholdelseskonsulent, hvis den ansatte er i risiko for at blive sygemeldt blandt andet på grund af stress. Fastholdelseskonsulenten vil sammen med den stressramte vurdere, hvilke muligheder der findes på arbejdspladsen, som vil kunne bidrage til at undgå sygemelding. Helsingør Kommune har en samarbejdsaftale med Psykologgruppen af 1984, hvor kriseramte medarbejdere kan komme i kontakt med psykologer, jf. Personalehåndbogen Retningslinjer for psykologisk krisebehandling. Udgiften til psykologsamtaler afholdes inden for egen totalramme lokalt, og nærmeste leder vurderer, hvorvidt stressramte skal tilbydes psykologsamtaler, ligesom nærmeste leder anviser kontakten. 5
Lokale initiativer Det grundlæggende arbejde med forebyggelse, identificering og håndtering af stress foregår lokalt. Med afsæt i konkrete forhold og arbejdsopgaver drøfter lokale MED-udvalg, hvordan retningslinjer i forhold til stress udmøntes på arbejdspladsen. Drøftelserne skal have fokus på såvel forebyggelse som identificering og håndtering af stress. Kontakt lederen fra Udvikling, Kommunikation og Erhverv hvis: I har behov for at få en konsulent fra Udvikling, Kommunikation og Erhverv til at facilitere en workshop vedr. Lokal udmøntning af Retningslinjer i forhold til stress, herunder at sikre en åben dialog og fællesskab omkring forebyggelse og håndtering af stress Du som leder har behov for sparring fra en konsulent fra Udvikling, Kommunikation og Erhverv i forhold til forebyggelse og håndtering af stress I forbindelse med jeres lokale drøftelser bør I tage stilling til: 1. Hvordan og hvornår taler vi om stress? Åbenhed og ærlighed er vigtigste forudsætning for at arbejde målrettet med stress. Der er særlig to faldgrupper, I skal være opmærksomme på, nemlig risikoen for at tie stress ihjel og risikoen for at tale stress op uden at gøre noget ved det. 2. Hvor er vores stresskilder? Beslut hvordan I løbende vil afdække de forhold, der udgør stressrisici. Det kan I fx gøre via: o APV (Arbejdspladsvurdering) og Trivselsundersøgelse o Medarbejderudviklingssamtaler (MUS), Teamudviklingssamtaler (TUS) og Lederudviklingssamtaler (LUS) o Personalemøder, teammøder mv. Gå i dialog om fx opgavemængde, kvalitetsniveau i opgaveløsning, kompetenceniveau, rolleafklaringer. Opsøg viden om stress; fx på portalen for Trivsel og arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø og stress på Kilden. 3. Håndterer vi stress som et fælles anliggende? Håndtering af stress i fællesskab på vores lokale arbejdspladser skal foregå på fire niveauer ud fra følgende retningslinjer: o Hvad kan og skal den enkelte gøre, herunder Hvilket ansvar har den enkelte overfor sig selv? o Alle i gruppen har et medansvar i forhold til at have fokus på den fælles trivsel og ansvar for at reagere på omstændigheder, hvor trivslen trues, eller 6
hvor der opstår mistanke om begyndende stress. Hvordan håndteres dette? o o Arbejdsmiljørepræsentant (AMR), Tillidsrepræsentant (TR) og Arbejdsmiljøleder (AML) har et særligt ansvar for at tilrettelægge indsatser, der fremmer trivsel samt forebygger, identificerer og håndterer stress, tilpasset jeres lokale behov på arbejdspladsen. Hvordan sikres dette arbejde? Ledelsen skal have fokus på alle ansatte i forhold til forebyggelse af stress, og ledere har både pligt og ret til at tage hånd om ansatte, som udviser tegn på mistrivsel, eller hvor der er mistanke om begyndende stress. Hvordan sikres at dette sker? Hvilke centrale initiativer skal understøtte dette arbejde? Kan der være mekanismer, der risikerer at trække os væk fra at håndtere stress i fællesskab, fx o De fleste oplever det at blive ramt af stress som et nederlag, skamfuldt og som selvforskyldt, og vil derfor prøve at dække over det, at løse det selv og måske trække sig fra fællesskabet o Nedgang i ressourcer hos en person kan medføre øget belastning for andre, hvilket kan være svært at rumme og acceptere i en travl arbejdsdag. Derfor risikerer det at have indflydelse på vurderingen af hinanden Tag stilling til, hvordan I vil undgå, at fx ovennævnte mekanismer trækker jer væk fra at håndtere stress i fællesskab. 4. Hvordan sikres at Retningslinjer i forhold til stress drøftes løbende? Lokale MED-udvalg drøfter i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse arbejdspladsens samlede indsats for at fremme trivsel og forebygge, identificere og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Eventuelle nye forslag til centrale initiativer til fremme af trivsel og forebyggelse af stress sendes videre til H- MED via dokumentationsskemaer for den årlige arbejdsmiljødrøftelse, se portalen for Trivsel og Arbejdsmiljø under Årsplan og opgaver På Kilden, Min arbejdsplads, Trivsel og arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø og stress findes inspirationspunkter til uddybende drøftelser af punkt 1-4 7
Stressramt hvad så? Stressramte Sig højt til en kollega eller leder, hvordan du har det. Få fokus på de stresskilder, der påvirker dig. Tag imod støtte og hjælp. Tag signaler og symptomer alvorligt. Tag kontakt til din læge. Kolleger til stressramte Vær lyttende og giv den nødvendige omsorg og støtte i nuet. Inddrag nærmeste leder. Arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant Vær lyttende og giv den nødvendige omsorg og støtte i nuet. Inddrag nærmeste leder. Revider sammen med arbejdsmiljølederen efterfølgende jeres Arbejdspladsvurdering inkl. udarbejdelse af handlingsplan med fokus på forebyggelse. Informer alle ansatte i jeres arbejdsområde om handlingsplanen. Ledere på alle niveauer Tag ansvar når en ansat er stressramt og afklar problemets omfang. Vis forståelse og vær støttende overfor stressramte. Undgå at personliggøre stressen. Hjælp med at tage hånd om stressramtes opgaver og overtag om nødvendigt ansvaret for opgaverne inklusiv eventuelle mailbokse og andre poster. Meld det ud til stressramte. Vær varsom med at tale drift med stressramte. Afstem med stressramte, hvad der skal meldes ud til kolleger og gør det. Få stressramte til at søge læge. Vurderer du, at stressramte har behov for psykologisk bistand, har du mulighed for at henvise stressramte til psykologsamtaler. Udgifterne til dette afholdes inden for egen totalramme, se kontaktoplysninger og aftale med psykologerne på portalen for Trivsel og Arbejdsmiljø. Ved sygemelding skal der bevares tæt kontakt med stressramte. Aftal hvornår og hvor ofte stressramte kontaktes under sygemeldingen. Se Retningslinjer i forbindelse med sygdom og fravær vedr. sygemelding og eventuelt mulighedserklæring (LINK) Ved stresssygemeldte ansatte, der er bosat i Helsingør Kommune, kan du sammen med stressramte tage kontakt til en fastholdelseskonsulent i Center for Job og Uddannelse med henblik på vurdering af eventuelle støttemuligheder for stressramte. Revider sammen med arbejdsmiljørepræsentanten efterfølgende jeres Arbejdspladsvurdering inkl. udarbejdelse af handlingsplan med fokus på forebyggelse. Informer alle ansatte i dit arbejdsområde om handlingsplanen. 8
Tilbagevenden til arbejde efter sygemelding som følge af stress Det kan være svært at skulle på arbejde igen efter at have været sygemeldt som følge af stress. Der kan være mange spørgsmål, og det kan være svært at overskue at genoptage arbejdet. Det er helt afgørende for en positiv proces, at der har været hyppig og rettidig dialog imellem stresssygemeldte og dennes leder undervejs, hvor man bl.a. taler sig frem til en god måde at vende gradvis tilbage på. Genopstart på nedsat tid og med passende skånevilkår giver oftest en hurtigere bedring end en langvarig, fuld sygemelding. At starte op på arbejde igen kan være en del af restitutionen. Det betyder dog også, at de fleste fortsat har en række symptomer, når arbejdet genoptages, og at man stadig er sårbar. Forløbet med at genoptage arbejdet skal derfor tilpasses helt individuelt. På den måde kan der arbejdes på, at stresssygemeldte fortsat kan få det gradvist bedre frem mod en fuld raskmelding. Før opstart Stresssygemeldte og nærmeste leder gennemgår sygemeldtes specifikke arbejdsopgaver med henblik på at finde ud af, hvad der har været belastende, og hvordan det kan tilrettelægges anderledes. Planen for genoptagelse af arbejdet skal være realistisk. De fleste, såvel ledere som medarbejdere, vil være tilbøjelige til at ville starte for hurtigt op af hensyn til kolleger. Det er en ledelsesmæssig opgave at forhindre dette. En god startplan kunne f.eks. være 2-4 timer om dagen 3-4 dage om ugen. Tilstræb: o Mest mulig struktur og forudsigelighed i arbejdsdagen o Flest mulige opgaver der er kendte og rutineprægede o Få opgaver ad gangen. Oftest tilrettelægges genoptagelsesforløbet i stresssygemeldtes egen stilling. I nogle tilfælde kan det dog være bedre, at forløbet sker et andet sted i Helsingør Kommune. Leder informerer teamet om den aftalte plan for tilbagevenden. Det gælder for såvel en stresssygemeldt leder som en stresssygemeldt medarbejder. Vær 100 % åben overfor stresssygemeldte om, hvad kolleger er blevet informeret om. Informer efter behov stresssygemeldte om, hvad der er sket på arbejdspladsen i sygemeldingsperioden. Opstart af arbejde Der holdes jævnlige evalueringssamtaler mellem tilbagevendte og nærmeste leder. Planen for genoptagelse af arbejdet tilpasses undervejs ud fra, hvordan det går, og hvor meget I sammen vurderer, at tilbagevendte kan magte. Hold fast i en eller flere ugentlige fridage så længe som muligt i genopstartsperioden og korte dage, hvis der er behov for det. Leder og kolleger vurderer løbende behov for sparring til tilbagevendte. Kolleger skal optræde opmærksomme og naturligt støttende uden at blive omklamrende. Arbejdsopgaver under optrapning kan inddeles i 3 kategorier: o GRØNNE: Rutineprægede opgaver og opgaver præget af forudsigelighed o GULE: Begyndende alene ansvar og mere komplekse opgaver, men med mulighed for at trække sig fra opgaven igen 9
o RØDE: Opgaver, der kræver overblik og fx mange samarbejdspartnere. Opgaver der kræver koncentration, korte deadlines eller tempokrav. Diffust beskrevne opgaver. Stressramte inviteres via nærmeste leder til en samtale med en HR konsulent i Helsingør Kommune, om, hvad arbejdspladsen kunne have gjort for at forebygge stress. Samtalen er på frivillig basis. Se mere om at vende tilbage efter stresssygemelding på portalen for Trivsel og Arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø og stress 10