Referat for: Roskilde Domprovstiudvalg PU møde 2. februar 2016. Kl. 17:00-20:00 Mødested: Domprovstegården Afbud fra Børge Dahslund Anne-Sophie Olander Christiansen deltog fra kl. 17:50 (konfirmandtræf) Mødepunkt 1 Godkendelse af referat fra sidste møde Sag: Provstiudvalgsmøde 11.12.15 (1009) Godkendelse af referat fra PU-møde 11.12.15 Referatet blev godkendt. Referat 2 Fra Kirkeministeriet: Høring om menighedsråds valgret og valgbarhed Sag: Menighedsrådsarbejde generelt (1000) Høringsfristen var 18. januar 2016, derfor er punktet blot til orientering. 17.12.15 Høring vedr. udkast af bekendtgørelse om valgret og valgbarhed ved flytning mellem menighedsrådskredse i et pastorat og ved oprettelse af nye flersognspastorater mm Der blev orienteret om punktet. Talen faldt derefter på menighedsrådsvalget 2016, annoncering, betaling for dette mm. Merete Ramsbæk-Jensen undersøger til næste gang. Menighedsrådvalg 2016 er punkt på næste mødes dagsorden. 3 Kirkehøjskole forår 2016 Sag: Kirkehøjskole (813) Der er pr. 27. januar 2016 74 tilmeldte. Orienteringspunkt Der er pr. 2. februar 2016 81 tilmeldte. Atter i år er det en succes. 06.01.16: Til distribution: Kirkehøjskolen Forår 2016 4 ChurchDesk - provstihjemmeside Sag: Churchdesk/Web-kommunkation - Fælles hjemmesideløsning 2013 (648) Oplæg fra Merete om mulig hjemmeside for provstiet via ChurchDesk - vil et eller flere PUmedlemmer være med i et lille hjemmesideudvalg? 12.01.16: Fra ChurchDesk: En uforligtende snak om dit provsti? Den nuværende web-administrator er Bo Nygaard Larsen. Mulighed for selv at opdatere på provstiets hjemmeside blev drøftet, og det blev aftalt at invitere ChurchDesk til kommende provstiudvalgsmøde. ChurchDesk administrerer i dag alle sognenes hjemmesider, bortset fra Roskilde Domsogns, og kan tilbyde en løsning, hvor sognenes hjemmesider linkes til provstiets. 18.11.15 ChurchDesk dialog om platformen 22.12.15: I år er julen kommunikeret digitalt som aldrig før! Vi har sendt over 100.000 e- mails og SMS'er. Referat,02-02-2016 Side: 1
5 AMEN - evaluering Sag: AMEN - Fælles kirkemagasin (798) Fra redaktionsgruppen i AMEN 11.01.16 Evaluering af AMEN og indstilling vedr. 2016 6 Kirkerup kirke med i Kirkefondsprojekt Sag: Kirkerup kirke i Kirkefondsprojekt (1025) - Kirkerup Sogn Er der evt. PU-medlemmer, der ønsker at deltage i projektgruppen? Provstiudvalget besluttede at fastholde den oprindelige bevilling på kr. 750.000 i 2016, hvoraf de 65.000 kr. allerede er brugt ultimo 2015, idet første nummer ikke kunne holde det budgetterede beløb. Der er derfor 685.000 kr. tilbage af bevillingen. De 750.000 kr. blev bevilget af menighedsrådene i fællesskab på budgetsamrådet i august 2015. Provstiudvalget ønsker at mødes med AMENs redaktionsgruppe umiddelbart efter udgivelsen af næste nummer med henblik på at drøfte og evaluere kommende udgivelser og økonomien til dette. Provstiudvalgets medlemmer gav udtryk for glæde over at blive spurgt, men kan ikke afse den fornødne tid til at deltage i en projektgruppe. Provstiudvalget vil følge projektet med interesse. 04.01.16: Kirkerup kirke med i Kirkefonds - projekt 7 Kirkegårdskonferencen 2016 i Nyborg 10. marts 2016 Sag: Kirkegårdskonferencen 2016 (1029) Indtil videre har Hans-Jørgen Skovgaard, Anne Rosendal, Henning Hansen, Børge Dahlslund, Poul Kortegaard og Erik Larsen givet tilsagn om deltagelse. Deadline for tilmelding til Merete er 11. feb. 2016 Provstisekretær Merete Ramsbæk-Jensen sørger for timelding og betaling, og videregiver navnene på de tilmeldte til Henning Lektonen, som arrangerer transporten. 18.01.16: Invitation til Kirkegårdskonferencen 2016 8 Temadag om kirkegårde, Vilvorde Roskilde 2. og 3. februar 2016 Sag: Temadag om kirkegårde (1019) Orientering. Poul Kortegaard deltager 3. febr. 2016. Orienteret. Invitation til temadag om kirkegårde 2. februar Videresendt: Invitation til temadag om kirkegårde 2. februar 14.01.16: EKSTRA DAG: Invitation til temadag om kirkegårde 2. februar 9 Folkekirkens Udviklingsfond Sag: Folkekirkens Udviklingsfond (1026) Der hersker uklarhed om, hvilket beløb Roskilde Domprovsti skal bidrage med. Ligeledes ønsker Referat,02-02-2016 Side: 2
Sag: Folkekirkens Udviklingsfond (1026) Jens Arendt orienterer. 05.01.16: Til PU: Ansøgning til Folkekirkens udviklingsfond Domprovsti skal bidrage med. Ligeledes ønsker Provstiudvalget generelt mere information om projektet, og tydeligere indikation af, om det er relevant for borgere i Roskilde Domprovsti. Jens Arendt vil indhente mere information, og punktet sættes på dagsordenen til kommende provstiudvalgsmøde. 10 Svogerslev Sognegård - Aften om Cambodja 3. marts 2016 Sag: DIVERSE 2016 (1027) Orientering. Anne Rosendal meddelte, at datoen er sammenfaldende med generalforsamling i Distriktsforeningen, Landsforeningen for Menighedsråd. 07.01.16: Invitation til MHR: Spændende aften om Cambodja den 3. marts 2016 i Svogerslev Sognegård 11 Gundsømagle - lokalplanforslag 633 Sag: LOKALPLANER og matrikulære ændringer (679) Orientering, Provstiudvalget havde ingen bemærkninger. Ændringerne ses ikke at påvirke kirkelige arealer og bygninger. 17.12.15 Fra ST: Lokalplanforslag 633 - Gundsømalge 18.12.15 Lokalplanforslag 633 - Gundsømagle 12 Gundsømagle - menighedsråd/klager På lukket dagsorden 13 Gundsømagle - Stiftets svar på begæring om aktindsigt På lukket dagsorden 14 Gundsømagle - klage fra Georg Holm Petersen På lukket dagsorden 15 Gundsømagle - svar fra menighedsråd på div. klager Sag: Gundsømagle - AB klager div. (614) - Gundsømagle Sogn Drøftet og taget til efterretning. 28.01.16 Fra Gundsømagle MHR til ST: Svar på klage 16 Jyllinge - årsregnskab 2014 Sag: Årsregnskaber 2014 (932) Årsregnskab godkendt. Orientering efter møde med Jyllinge MHR den 4.1.16 Drøftet og taget til efterretning. Referat,02-02-2016 Side: 3
15.12.15 Til Jyllinge MHR. Møde om årsregnskab 2014 16.12.15 Jyllinge - Svar fra Provstiudvalget - regnskab 2014 07.01.16: Jyllinge Årsregnskab 2014 godkendt 17 Jyllinge - ansøgning om overførsel af midler Sag: Overførsel af midler (1016) Ansøgning om at restbeløb kr. 50.000 fra bevilling på kr. 150.000 til dræning og forsegling ved præstegårdens nordvæg kan anvendes til øvrige vedligeholdelsesopgaver på præstegård og sognegård Provstiudvalget besluttede at imødekomme ansøgningen om, at det overskydende beløb af bevillingen kan anvendes til øvrige vedligeholdelsesopgaver på præstegård og sognegård. 20.01.16: Ansøgning fra Jyllinge MHR - ansøgning om overførsel af bevilling til andet formål (dræning og forsegling ved præstegård) 18 Jyllinge - ansøgning om frigivelse til ny maskine på kirkegård Sag: Frigivelser 2016 (1030) Jyllinge MHR ansøger om frigivelse af opsparing på kr. 150.000 til indkøb af ny maskine på kirkegården. Provstiudvalget besluttede at imødekomme ansøgningen om frigivelse af opsparingen på de 150.000 kr. 20.01.16: Ansøgning fra Jyllinge MHR om frigivelse - ny maskine til kirkegården 19 Jyllinge - ansøgning om frigivelse af opsparing til nyt stråtag sognegård Sag: Frigivelser 2016 (1030) Ansøgning om tilladelse til at anvende kr. 150.000 som er sidste del af opsparing på kr. 600.000 til finansiering af nyt stråtag på hhv. Laden og Kirkestræde 7. Provstiudvalget besluttede at imødekomme frigivelsen af den sidste del af opsparingen til finansiering af nyt stråtag på hhv. Laden og Kirkestræde 7. 20.01.16: Ansøgning fra Jyllinge MHR - frigivelse af opsparing til nyt stråtag 20 Roskilde Domprovsti - kasseeftersyn 12.11.15 Sag: Revision (816) 14.01.16: Til ST: Provstirevision - kasseeftersyn 2015 De respektive kirkekasser blev gennemgået og drøftet. Generelle problemstillinger som manglende registrering af ferie og fravær samt for sen indsendelse af kvartalsrapporter vil blive taget op på det forberedende budgetsamrådsmøde den 15. marts 2016. Anne Rosendal meddelte, at der er taget de fornødne tiltag til at rette op på kritikken fra Referat,02-02-2016 Side: 4
01.02.16: Fra Roskilde Domsogn: Vedr. behandling af revisionsprotokollat 21 Roskilde Domsogn: Salg af Svend Estridsens Vej 4 Sag: Roskilde Domsogn (1003) - Roskilde Domsogn Til orientering revisionsfirmaet, som det også fremgår af bilag/skrivelse fra administrationschef Lars Bang Petersen. Et menighedsråd har indgået en fem-årig kontrakt med firma omkring kalkning, med fast månedlig betaling. Provstiudvalget ønsker at se denne kontrakt. Punktet udgår. 21.01.16 Vedr. Svend Estridsens Vej 4 22 Roskilde Søndre Sogn - ny menighedsrådsnæstformand Sag: Søndre Sogn (974) - Roskilde Søndre Sogn Taget til efterretning. Der ledes efter et nyt medlem til Skole- Kirketjenestens forretningsudvalg. 23.12.15: Ny valg af næstformand 23 Vor Frue-Vindinge Styring af anlægsaktiviteter Sag: Vor Frue-Vindinge - nyt sognehus (968) Erik Larsen orienterer. 29.01.16 Styring af anlægsaktiviteter Vor Frue- Vindinge Sognegård 24 Kvartalsrapporter 2. kvartal 2015 Sag: Kvartalsrapporter pr. 30.6.15 (987) 15.01.16: Syv Sogn Med henblik på at kunne følge de bevilgede midler til anlægsprojekter i sognene har Erik Larsen udarbejdet forslag til skema, hvor kirkekasserne bedes oprette 4-cifret formålskontonummer til bogføring af de bevilgede midler. Det blev besluttet, at Merete Ramsbæk-Jensen og Erik Larsen skriver ud til samtlige kirkekasser med henblik på bogføring af bevillingerne i årsregnskab 2015 og fremover. Da der laves årsregnskaber i øjeblikket, skal brevene helst sendes ud i denne uge. Kvartalsrapport ikke rettidigt indsendt. De skal indsendes til provstiudvalget seneste to måneder efter udløbet af et kvartal. Taget til efterretning. 25 Kvartalsrapporter 3. kvartal 2015 Sag: Kvartalsrapporter pr. 30.09.15 (1007) Ikke rettidigt indsendt kvartalsrapport. Taget til efterretning. 21.12.15 Fra ST: Provstiudvalgskassens kvartalsrapport 3. kvt. 15.01.16: Syv Sogn Referat,02-02-2016 Side: 5
26 Budget 2017 - ligningsbeløb 2016 Sag: Budget 2016 - endelig udmelding ligningstal (997) Taget til efterretning. 21.01.16 Svar til ST: Ligningsbeløb udbedes 27 Høring inden udbud af provstirevision Sag: Revision (986) Høring inden der sker udbud af provstirevisionen Provstiudvalget tilkendegav stor tilfredshed med Beierholm Revision. Merete Ramsbæk-Jensen vil udfylde det tilsendte skema. 22.01.16: Høring inden udbud af provstirevisionen 22.01.16 Til PU: VS: Høring inden udbud af provstirevisionen 28 Diverse kasseeftersyn Sag: Revision (816) Samlet oversigt efter kasseeftersyn i sognenes kasser. Behandlet under punkt 20. 26.01.16 Samlet liste over protokolbemærkninger fra kasseeftersyn 2015 29 Forberedende budgetsamråd 15. marts 2016 Sag: BUDGET 2017 (1028) Planlægning af forberedende budgetsamråd - dagsorden mm. 11.01.16: Forberende budgetsamråd 12.01.16 SV: Forberende budgetsamråd 30 Provstesyn 2012-2105 samt forår 2016 Sag: PROVSTESYN 2016 (1033) Til orientering 26.01.16 Fra Bahn: Provstesyn i Roskilde Domprovsti 2012-2015 samt forår 2016 Provstiudvalget vil på det forberedende budgetsamråd den 15. marts 2016 udmelde, at driftsrammen 2017 bliver på niveau med det udmeldte i år. Det bør understreges, at budgetrammen er midlertidig, dvs. at det ikke kan forventes, at den er identisk med den endelige udmelding. Man vil lave en runde på det forberedende budgetsamråd, hvor man ønsker at høre menighedsrådenes ønsker til anlægs- og driftsbudget. Økonomiudvalget i PU laver modelberegningsskema og endelig dagsorden. Merete Ramsbæk-Jensen udsender dagsordenen i god tid inden mødet. Jens Arendt påtænker at tage på provstesyn i Himmelev, Jyllinge, Gundsømagle og Ågerup- Kirkerup-Hvedstrup i foråret 2016. Jens melder datoer ud, og derefter kan interesserede provstiudvalgsmedlemmer tilmelde sig. 31 Ansøgning til PU fra Domprovsten - studietur Sag: Provst (1037) Ansøgningen blev tiltrådt. Referat,02-02-2016 Side: 6
01.02.16 Ansøgning: Studietur til London - ansøgning til PU og program 32 Stiftsdagen 2016 Sag: DIVERSE 2016 (1027) Evt. tilmeldinger fra PU? Evt. provstiudvalgsmedlemmer, der ikke tilmelder sig via eget menighedsråd, kan tilmelde sig via Merete Ramsbæk-Jensen - deadline 1. marts 2016. 26.01.16 Stiftsdagen 2016 33 Eventuelt Den nye kirke i Trekroner er et flot kirkeprojekt. Afskedsgudstjeneste for Jens Arendt bliver søndag den 26. juni 2016 kl. 10 med efterfølgende reception. Om aftenen er der middag, hvor provstiudvalget deltager. 34 Næste møde Maj-mødet, 3. maj 2016, bliver afholdt hos Anne- Sophie Olander Christiansen. Referat,02-02-2016 Side: 7