Baggrundsnotat, Nyt styringskoncept i Vejen Kommune 2016 Version 4, den 18-04 -16 Indledning Styring i Vejen Kommuner er en del af i direktionens strategiplan 2016-2017. Et nyt styringskoncept er en del af en samlet strategisk indsats for at ruste Vejen Kommune til den dagsorden, der i stigende grad styrer i forhold til samfundsnormen, nemlig tanken om det aktive medborgerskab eller samskabelse, som nogle teoretikere og kommuner anvender som den ramme eller begrebsliggørelse kommunerne skal agere i. Det betyder for eksempel at Vejen Kommune vil se på den nuværende mission, vision og værdier. Måden vi beskæftiger os med ledelse på, det økonomiske råderum og hvordan det skabes og ikke mindst fælles kommunale løsninger. Det er denne kontekst som et nyt styringssystem skal bevæge sig indenfor. Målet, er at der med udgangen af 2016 er formuleret et grundlag for styring i Vejen Kommune, som giver mulighed for politisk og økonomisk styring og indsigt, sammenhæng mellem politikområder og plads til faglighed og motivation i organisationen generelt. Processen tager udgangspunkt i tre spørgsmål: Hvorfor vil vi have styring i Vejen Kommune? Hvilken værdi (eller værdier) kan styringen give? Hvad skal indholdet i styringen være? Der er til styringsprocessen knyttet yderligere to dokumenter. Et dokument der beskriver forslag til kommissorium for en arbejdsgruppe, der skal udarbejde koncept vedr. styring og et dokument, der skitserer en proces for udarbejdelsen af styringskonceptet. Hvorfor vil vi have styring i Vejen Kommune? Direktionen vil i dette strategipapir give sit strategiske syn på styring. Papiret skal danne grundlag for udarbejdelsen af et egentlig styringsgrundlag, som vil bestå af de processer og dokumenter, som organisationen skal bruge til politikdannelse og implementering af politikken. Vejen Kommune befinder sig inden for en lovgivningsmæssig ramme besluttet af EU og folketinget, en lokalpolitisk besluttet ramme, en række forventninger fra borgere og virksomheder og begrænsede ressourcer. Derfor er det nødvendigt hele tiden at være opmærksom på, hvad Vejen Kommune beskæftiger sig med, så vi kan realisere det, som er vores opgave. Det er det styring skal medvirke til. 1. Politisk styring og indsigt Styring i Vejen Kommune har et dobbeltrettet formål. Den skal medvirke til, at byrådet kan formulere visioner, mål og politikker for Vejen Kommune. Samtidig med at styringen skal medvirke til, at kommunens ledelse og medarbejdere arbejder for og gennemfører byrådets visioner, mål og politikker. Og at dette ses tydeligt for byrådet. [1]
De politiske beslutningers indhold, vores måde at omsætte dem på og vores ledere og medarbejderes fagligheder er afgørende for, at vi kommer i mål med styringen. Visioner, mål og politikker, der giver mening for de, som udsættes for dem har en større chance for at blive realiseret. Det betyder, at byrådet har en opgave med at formulere målene, og at dette skal ske i samspil med borgerne, brugerne og medarbejderne. Dermed får politikerne både input ude fra som er behovsbestemt og inde fra som er faglig funderet. 2. Økonomisk styring og indsigt Styringen i Vejen Kommune har også til formål at sikre, at der sker en tydelig og retfærdig fordeling af ressourcerne. Derfor skal tilrettelæggelsen af økonomistyringen sikre en tydelig og gennemsigtelighed, som giver byrådet mulighed for at beslutte og følge op på beslutninger, så de understøtter visioner, mål og politikker. Samtidig skal styringen sikre, at ledere og medarbejdere kender de økonomiske rammer for deres arbejde og kan arbejde inden for disse. 3. Sammenhæng mellem politikområderne Styringen skal håndtere de mange tværgående sammenhænge, som eksisterer i visioner, mål og politikker. Samtidig med, at der er en funktionel fordeling af ansvaret og opgaverne. Derfor skal styringen tilrettelægges, så de mange tværgående sammenhænge står tydeligt for byrådet, ledere og medarbejdere. Vejen Kommune er en del af samfundet. Vi reguleres i vores arbejde af samfundsudviklingen, lovgivningen, lokale beslutninger, borgernes forventninger, ønsker og krav og vores ressourcer. Samtidig består Vejen Kommune af et byråd, en række institutioner, ledere og medarbejdere, som har hver deres særlige udgangspunkt, faglige baggrund og egne værdier. Styringen skal adressere alt det og afbalancere det, så vi når vores mål. Det er ikke nødvendigvis en let opgave, idet der kan både kan være modsatrettede mål, krav og ønsker, og der kan være højere forventninger end vi kan tilgodese. 4. Plads til faglighed og motivation i organisationen Styringen lykkes, hvis vi kan motivere vores ledere og medarbejdere til at arbejde for vision, mål og politikker. Dette opnås ved, at vi husker på, at medarbejderne selv motiveres ved at gøre noget godt for andre. Medarbejderne skal derfor have rum og plads til at bruge deres faglighed og tilrettelægge deres indsats. Vi skal derfor både styrke fagligheden og udfordre denne, så vi får en fælles faglighed, der sikrer nye løsninger på komplekse udfordringer. Derfor vil vi arbejde bevidst i vores styring med at [2]
inddrage medarbejdernes faglighed og samtidig udfordre denne ved at lade forskellige fagligheder mødes. Åbenhed, dialog og helhedsorientering er nøgle ord for medarbejdernes tilgang til opgaveløsningen. Til gengæld ved vi også, at motivation ikke kan stå alene og at vores ledere og medarbejdere også ønsker de rette værktøjer til at styre. Derfor bruger vi også forskellige opfølgningssystemer som led i vores styring. Opfølgningssystemer, som hjælper medarbejderne til at se rammen for, hvad de skal og kan gøre, men også opfølgningssystemer som hjælper medarbejderne med at se, hvor langt de er i forhold til at realisere målene. Vi laver kun opfølgning, hvor det giver værdi for målopfyldelsen. Og opfølgningen udvikles i et tæt samspil med vores ledere og medarbejdere, så det giver mening for ledere og medarbejderne. Værdien af styring New Public Management (NPM) & New Public Governance (NPG) Mange der arbejder i den offentlige sektor kender til New public management, der er kendetegnet ved fokus på resultatorienteret ledelse og markedsstyring i den offentlige servicelevering. (Greve, Carsten s. 1) New public management er stærkt inspireret af den private sektor og handler om at minimere og effektivisere brugen af offentlige midler og herudover at synliggøre anvendelsen af midlerne i form af resultatopfølgning altså er det leverede resultat tilfredsstillende ud fra de opstillede kriterier. New public management har været styrende for skiftende regeringer i mange år. New Public Governace er en betegnelse for at organisationer samarbejder om fælles udfordringer i netværk, partner skaber eller fælles innovationsfora. Udgangspunktet er at opgaverne ikke kan løses af en enkelt enhed. Vi er nødt til at samarbejde eller at samvirke. Vi kan ikke tale om samskabelse/samvirke uden at tale om New Public Governance er nogle forskere synspunkt. Til at skelne mellem de to perspektiver har KORA udarbejdet nedenstående model 1 : 1 Modellen er hentet fra præsentation af temamøde den 06.05.2015 arrangeret af KORA http://www.kora.dk/arrangementer/praesentationer/samskabelse-i-kommunerne-helle-hygum-espersen/ [3]
Både New public management og New public Governance er væsentlige perspektiver i den offentlige styring og kan medvirke til at skabe den linje eller ramme vi gerne vil have omkring et nyt styringskoncept i Vejen Kommune. Ifølge Carsten Greve og Niels Ejersbo, der har skrevet baggrundspapiret til produktivitetskommissionen, så er det væsentligt at der ses på, hvad der er væsentlige styringsparametre, og hvilke der ikke tilfører værdi, så det ikke kommer til at betyde, at der blot tilføres flere styringselementer. De skriver: Den offentlige styring har udviklet sig historisk over tid. Lag på lag er der blevet føjet til styringen. Det samlede billede er derfor et stadigt mere komplekst styresystem, som ikke kan reduceres til kun at være markedsbaseret styring, koordinering og samarbejdsstyring eller hierarkisk og bureaukratisk styring. Nye styringstiltag er blevet lagt ovenpå de eksisterende lag. Der foretages ikke altid en oprydning i mængden af styringstiltag. (Greve & Ejersbo, s. 17) Det der er væsentligt at holde sig for øje i opbygningen af et nyt styringskoncept er, at det skal understøtte de øvrige strategiske markører, der er i Vejen Kommune. Det væsentlige er at finde ind til kernen af styringens formål og se på, hvad det er styringen skal bibringe kommunen. Vejen Kommune styring I dag findes der mange forskellige styringsdokumenter og værktøjer i Vejen Kommune, der tilsammen udgør en kompleks styringsmodel for Vejen Kommune og som indeholder et bredt forgrenet netværk, der kan være udfordrende at styre efter. Styringskonceptet er løbende udarbejdet på baggrund af krav fra EU, Folketing, skiftende regeringer, lokalpolitiske ønsker og forskellige tiders hit i styringskoncepter. Kravene til styring kommer fra mange sider og har i de seneste 20 år udviklet sig mere og mere i retning af dokumentation, målbarhed og et ønske om at synliggøre den offentlige sektors opgaver og ikke mindst hvordan den offentlige sektor forvalter skattekronerne. I nogle perioder har der været politisk ønske om decentralisering og udvikling af styringskoncepter, der kan matcher dette behov. I andre perioder er der behov for central styring og udvikling af styringskoncepter, der kan medvirke til dette. Et eksempel på behov for central styring i sidste årti har været vedtagelsen af lov om servicestrategi, som I Vejen Kommune fik betegnelsen temastrategi. Herudover er Vejen Kommune styret af vision, mission, [4]
værdier, lovgivning, budget, planstrategi, politikker, sektorplaner, helhedsplaner, kommuneplan, drift- og udviklingsaftaler, handleplaner og strategier. Mening i styring Værdien af disse styringselementer er løbende til diskussion og har også været drøftet i lederforum. Der er bred enighed om, at der er behov for styring, men at styringen med fordel kan forenkles. Det handler om, at styring skal give mening for ledere og medarbejdere. Dette understøttes af forskning og generelle samfundstendenser, der går i retning af at re-tænke og i nogen grad at forenkle styringen af den offentlige sektor. Ifølge produktivitetskommissionen er Formålet med styringen af den offentlige sektor har været at forny og forbedre den offentlige service overfor borgere og virksomheder indenfor de kendte ressourcemæssige rammer. I 00 erne voksede de ressourcemæssige rammer, så der kunne leveres mere offentlig service. Nu er vi i en tid, hvor det mere handler om at forny og forbedre den offentliges service eller blot at bevare serviceniveauet for færre ressourcer end vi har i dag. Formålet er i dag delt i tre: 1) At skabe en effektiv og tidssvarende offentlig sektor. 2) At holde de økonomiske rammer, (som senest budgetloven sørger for). 3) At sikre en robust offentlig sektor, der kan møde fremtidens udfordringer. (Kilde: Greve & Ejersbo, s. 6) Det handler særligt om den offentlige sektors evne til koordinering og samarbejde - både internt i kommunen, i forhold til samarbejdet med borgerne, virksomheder mv. men også i forhold til koordinering og samarbejde eksternt i forhold til samarbejde med andre kommuner, institutioner, region, stat og alle de øvrige partnere, som kommunen har og er en del af. Her spiller relationel koordinering en væsentlig rolle og er et parameter, som Vejen Kommune også arbejder strategisk med at udvikle. Forsker Lotte Bøgh Andersen har problematiseret, at styringsredskaber og resultatmål igennem et par årtier er vokset meget kraftigt, men der er meget lidt fokus på, hvordan det udførende led opfatter dem. Medarbejdernes opfattelse af, hvordan de bliver styret, er nemlig vigtig for deres motivation og arbejdsindsats og dermed for, om institutionen når de mål, som beslutningstagerne har sat, siger hun i en artikel i Djøfbladet i april 2014. Hun sætter spot på, hvilken værdi, styringskoncepterne giver for medarbejderne, som er det udførende led for de beslutninger, som træffes politisk via forskellige styringsmekanismer. Dermed tager hun fat i en væsentlig problemstilling: Hvordan skabes den meningsfulde sammenhæng mellem politiske prioriteringer/mål og det outcome, der produceres i alle led af den kommunale sektor. Med andre ord: Hvilke styringsmekanismer understøtter bedst at politisk fastsatte mål implementeres og hvilke muligheder har politikerne for at følge op på, at målene er nået uden at vi taber den væsentligste ressource undervejs nemlig medarbejdernes motivation? Hvad er det for en viden, der er væsentlig at genere for at kunne styre kommunen? Hvad er det Vejen Kommune skal styres efter? Hvordan måler vi om vi lever op til de krav vi stiller i styringen og hvad skal styring bruges til? Litteratur Christensen, Jørgen Grønnegård, Arbejdsdelingen mellem politikere og embedsmænd. Notat til Produktionskommissionen, maj 2013 [5]
Greve, Carsten & Niels Ejersbo, Udviklingen i styringen af den offentlige sektor. Baggrundspapir til Produktivitetskommissionen Greve Carsten, NPM eller/og NPG- Hvad kan de bruges til?, artikel i væksthus for ledelse 16.11.2012 Lerborg Leon, Styringsparadigmer i den offentlige sektor, artikel væksthus for ledelse 16.08.2011 Lønstrup, Lars, Dyrk medarbejdernes motivation, Artikel Djøfbladet den 26.01.2014 [6]