NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration Bolig Grundmodul Brugervejledning Opkrævning med EAN-nummer BOULEVARDEN 19E 7100 VEJLE LERSØ PARKALLE 101 2100 KØBENHAVN Ø TLF. 76 42 11 00 WWW.UNIK.DK
Indholdsfortegnelse Indhold... 3 Hvad er et EAN-nummer... 3 Indtastning af EAN-nummeret på kontakter... 4 Fornavn og efternavn er indtastet på samme linje på kontakten... 4 Fornavn og efternavn er indtastet på hver sin linje på kontakten... 5 Debitor - Adresser... 5 Hvad er kravet til en EAN-faktura... 6 Generelle krav... 6 Øvrige oplysninger til faktura... 6 Debitor Fakturering... 7 Nyt postnummer... 8 Opkrævning uden brug af Nets/Betalingsservice... 9 Opsætning af forretningsgang til opkrævning... 12 Hvad skal der til for at opfylde fakturakravene... 12 Specielt om CVR-nummer... 13 Udskrivning af indbetalingskort... 14 Opkrævningsguiden... 15 FAQ omkring elektronisk fakturering... 16 Hvornår skal virksomheder fakturere elektronisk?... 16 Hvordan kan jeg indsende en regning elektronisk?... 16 Hvordan får jeg den offentlige myndigheds EAN-nummer?... 16 Hvad er et Læs Ind-bureau... 16 Hvor lang tid skal Læs Ind-bureauet bruge på at omdanne regningen?... 16 2 af 16
Indhold Denne vejledning beskriver hvordan du kan danne opkrævning med EAN-nummer - enten ved at sende opkrævningen via Nets eller ved selv at udskrive opkrævningen og sende den til et Læs Ind-bureau, der kan omdanne opkrævningerne til det elektroniske format. Hvad er et EAN-nummer Et EAN-nummer kan sammenlignes med en adresse, der fortæller, hvor det elektroniske postvæsen (VANS) skal aflevere regningen. EAN-nummeret er unikt på verdensplan og helt centralt i elektronisk fakturering. EAN-nummeret er 13-cifret og skrives uden bindestreger, punktummer, kommaer eller lignede. Det skal skrives i én talrække. (EAN-nr. starter altid med 579, når det er en offentlig institution.) En elektronisk faktura uden EAN-nummer svarer til et brev uden adresse og derfor kommer regningen ikke frem til modtageren, hvis EAN-nummeret ikke er korrekt. 3 af 16
Indtastning af EAN-nummeret på kontakter Hvis der skal opkræves via EAN-numre, anbefaler vi at EAN-nummeret indtastes i feltet Adresse1 på nye kontakter, da EAN-nummeret dermed bliver placeret korrekt i forhold til opkrævning til Betalingsservice, uanset hvordan man benytter kontaktkartoteket. Dermed menes om fornavn og efternavn tastes i samme linje (Navn1) i kontaktkartoteket eller om fornavn tastes i Navn1 og efternavn i Navn2. Det vil dog fortsat blive korrekt, hvis det følger nedenstående: Fornavn og efternavn er indtastet på samme linje på kontakten Hvis der under Generelt Kontakter Kontaktlinjer privat er markering i feltet Navn1 og Navn 2 på separate linjer, kan EAN-nummeret indtastes på kontakten i enten Navn1 eller Navn2, da de 2 felter IKKE bliver trukket sammen i forbindelse med dannelse af opkrævningsfilen. Dette benyttes typisk hvis kontakterne i Unik Bolig oprettes således at fornavn og efternavn indtastes i samme linje på kontakten (Navn1). EAN-nummeret kan også placeres i Adresse1 på kontakten, hvilket vi anbefaler. 4 af 16
Fornavn og efternavn er indtastet på hver sin linje på kontakten Hvis der under Generelt Kontakter Kontaktlinjer privat ikke er markering i feltet Navn1 og Navn 2 på separate linjer, skal EAN-nummeret indtastes på kontakten i Adresse1. Det må IKKE tastes i hverken Navn1 eller Navn2, da de 2 felter bliver trukket sammen i forbindelse med dannelse af opkrævningsfilen. Dette benyttes typisk hvis kontakterne i Unik Bolig oprettes således at fornavn indtastes i Navn1 og efternavn indtastes i Navn2. Vi anbefaler generelt at fornavn indtastes i Navn1 og efternavn indtastes i Navn2, hvorfor EAN-nummeret skal indtastes i Adresse1. Debitor - Adresser Såfremt Debitor modulet benyttes, anbefaler vi ligeledes at benytte Adresse1 til EAN-nummeret. 5 af 16
Hvad er kravet til en EAN-faktura Generelle krav Alle offentlige myndigheder har fået tildelt et entydigt EAN-nummer. For at Nets og eventuelle Læs Ind Bureauer kan afløfte fakturaoplysningerne korrekt i forbindelse en EANopkrævning, er det vigtigt at den opkrævning de modtager fra Unik Bolig 4, indeholder oplysninger om - Fakturatype (Faktura eller Kreditnota), - Dit firmas CVR-nr., et SE-nr. eller et CPR-nr. - Din kundes EAN-nummer - Din kundes navn og adresse - Postnummeret på lejerbetaler-kontakten skal være 0555 - Fakturanummer - Fakturadato - Betalingsdato - Momsbeløb - Totalbeløb Alle ovennævnte oplysninger skal være opfyldt uanset om det drejer sig om momsfrie eller momspligtige opkrævninger. Se afsnit om opsætning af forretningsgang. Øvrige oplysninger til faktura Såfremt I har modtaget et ordre-/rekvisitionsnummer, en eller anden form for reference (referenceperson eller andet) og/eller et kontonummer fra den offentlige myndighed skal disse oplysninger fremgå af fakturaen. Disse oplysninger kan indtastes i feltet Betalingsmeddelelse opkrævning på lejeren under Stamdata 2 Økonomi. 6 af 16
Debitor Fakturering Ved fakturering på debitorer i debitormodulet kan disse oplysninger indtastes i feltet Faktura Toptekst enten i forbindelse med fakturering i bogføringskladden eller under Debitor Fakturering. 7 af 16
Nyt postnummer For at kunne danne en EAN-opkrævning via Nets og Betalingsservice skal postnummeret som tidligere nævnt være 0555. Hvis postnummeret ikke er oprettet, kan det oprettes under Generelt Tilpasning Postnr.-by. Derefter kan postnummeret vælges på kontakten. 8 af 16
Opkrævning uden brug af Nets/Betalingsservice Såfremt I selv ønsker at udskrive opkrævningen, og sende den til et Læs Ind-bureau skal I oprette en separat opkrævningsmetode til dette formål. Der findes forskellige standard brevskabeloner til FI-kort/Indbetalingskort i Unik Bolig 4, disse kan tilpasses til jeres specifikke ønsker. Opret den nye opkrævningsmetode under Generelt Tilpasning Kodetabel. 9 af 16
Klik på Opret og indtast navnet på den nye opkrævningsmetode og vælge kodetabelgruppen Indbetalingskort. 10 af 16
Denne nye opkrævningsmetode skal indtastes på lejeren under Lejer Stamdata. Opkræves i stedet via Betalingsservice skal opkrævningsmetoden være PBSBetaling. 11 af 16
Opsætning af forretningsgang til opkrævning Uanset om der opkræves via Betalingsservice eller om I selv udskriver indbetalingskort og sender dem videre til et Læs Ind-bureau er der som tidligere nævnt visse krav, der skal være opfyldt for at der kan blive dannet en korrekt elektronisk faktura. Hvad skal der til for at opfylde fakturakravene Når opkrævningen skal sendes til et EAN-nummer som elektronisk opkrævning, skal det som tidligere nævnt, fremgå af opkrævningen, hvorvidt det er en Faktura eller Kreditnota. Derudover skal dit firmas CVR-nr., et SE-nr. eller et CPR-nr. også vises sammen med et fakturanummer, fakturadato, betalingsdato, momsbeløb og totalbeløb. Dette er gældende på alle opkrævninger også momsfrie opkrævninger. For at opfylde disse krav, skal forretningsgangen til opkrævning være udfyldt korrekt. Forretningsgangen findes under Generelt Tilpasning - Definition af forretningsgang. I nedenstående skærmprint er de felter, der specielt skal tages stilling til, markeret. Hvis der opkræves til EAN-numre, må der ikke være markering i feltet Udskriv lejers CVR-nr. når det kendes. Skulle der være behov for at få oplyst lejers CVR-nr. kan det indsættes i betalingsmeddelelsen (se afsnit omkring Øvrige oplysninger til faktura) med ledeteksten Betalers CVR-nr.. 12 af 16
Specielt om CVR-nummer Der skal være markering I feltet Specificer CVR-nr./virkhedsnummer (fra ejendommen)? CVR-nummeret indtastes på ejendommen under Bolig Ejendom Stamdata 2 Bogføring i feltet CVR-nr. Hvis der skal benyttes et andet CVR-nr. til momsfrie lejere, skal det pågældende CVR-nr. indtastes under Bolig Ejendom Stamdata 2 Opkrævning i feltet CVR-nr. til specifikation. 13 af 16
Udskrivning af indbetalingskort Såfremt I selv ønsker at udskrive EAN-opkrævningerne til offentlige debitorer skal opkrævningsguiden ændres til at kunne håndtere dette. Forretningsgangen til opkrævning findes under Generelt Tilpasning - Definition af forretningsgang. Data vedrørende fasen indbetalingskort I feltet Skal der dannes indbetalingskort i guiden? skal der sættes en markering hvis I selv ønsker at udskrive indbetalingskort i Opkrævningsguiden. Indbetalingskort, type 1 (evt. et af de efterfølgende afsnit 07-11, hvis I allerede bruger Indbetalingskort) I feltet Opkrævningsmetode vælges den nye opkrævningsmetode samt nummeret på den brevskabelonen der ønskes brugt som indbetalingskort. 14 af 16
Opkrævningsguiden I Opkrævningsguiden vil der nu være en ekstra fase Indbetalingskort Du kan nu vælge mellem at Udskrive eller Vise Indbetalingskortene. 15 af 16
FAQ omkring elektronisk fakturering Hvornår skal virksomheder fakturere elektronisk? Det skal virksomheder fra den 1. februar 2005, hvor alle offentlige myndigheder i stat, amter og kommuner indfører elektronisk fakturering. Hvordan kan jeg indsende en regning elektronisk? Du kan fremsende regningen i papirformat til et såkaldt Læs Ind-bureau. Dette læs Ind-bureau omformer regningen til elektronisk format og sender den efterfølgende til den offentlige myndighed, som I har handlet med. Hvordan får jeg den offentlige myndigheds EAN-nummer? Den offentlige myndighed skal oplyse EAN-nummeret ved afgivelse af ordre eller rekvisition. Det betyder, at det er den offentlige myndighed, der har ansvaret for, at leverandøren har det korrekte EAN-nummer. EAN-nummeret bruges til at sikre, at den elektroniske regning når frem til rette modtager. Det er derfor absolut nødvendigt, at den enkelte institution oplyser dette nummer til leverandøren senest ved afgivelse af ordre eller indgåelse af aftaler. Hvad er et Læs Ind-bureau Et Læs Ind-bureau er en privat virksomhed, som er blevet certificeret til at håndtere konverteringen af almindelige papirregninger til e-fakturaer. Læs Ind-bureauerne er oprettet for at hjælpe de små og mellemstore virksomheder, der ikke har teknologien til selv at sende e-fakturaer. Når du sender din papirfaktura til et Læs Ind-bureau, klarer de resten - hvis blot regningen opfylder alle krav. Få yderligere oplysninger på www.oes.dk. Hvor lang tid skal Læs Ind-bureauet bruge på at omdanne regningen? Læs Ind-bureauet har fem hverdage til arbejdet. 16 af 16