Referat Innovations- og Medborgerskabsudvalget Tid Mandag den 3. marts 2014 kl. 15:30 Sted Mødelokale 4 Afbud Fraværende Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden...1 2. 14/4812 Workshop for Innovation og Medborgerskabsudvalget og Visionsgruppen for Aktivt Medborgerskab...1 3. 12/5114 By- og landsbyambassadører...2 4. 13/31214 Henvendelsesstrategi...4 5. 14/4287 Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere...6 6. 13/31019 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi...7 7. 14/1922 Eventuelt...9 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Den omdelte dagsorden blev godkendt. 2. 14/4812 Workshop for Innovation og Medborgerskabsudvalget og Visionsgruppen for Aktivt Medborgerskab Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 1 af 10
Indstilling: Direktøren indstiller at Innovations- og Medborgerskabsudvalget drøfter det videre arbejde med aktivt medborgerskab på workshop. Beslutningstema: Drøftelse af aktivt medborgerskab. Sagsfremstilling: Visionsgruppen for Aktivt Medborgerskab er inviteret til at deltage i en workshop sammen med Innovations- og Medborgerskabsudvalget i forbindelse med dagens møde. Formålet med workshoppen er at få en første drøftelse af hvordan det videre arbejde med aktivt medborgerskab skal tilrettelægges. Der er sat 1½ time af til workshoppen med start kl. 15.30, og program for workshoppen er vedlagt som bilag. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: Program for workshop Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Input fra workshoppen sammenskrives som grundlag for at lave en plan for det fremtidige arbejde med aktivt medborgerskab. 3. 12/5114 By- og landsbyambassadører Indstilling: Direktionen indstiller: at budgetmidler til drift af By- og landsbyambassadørkorps overføres til Innovations- og Medborgerskabsudvalget ved førstkommende budgetopfølgning. at Innovations- og Medborgerskabsudvalget tager orienteringen om ambassadørordning til efterretning. Beslutningstema: Sagen forelægges Innovations- og Medborgerskabsudvalget som orienteringssag. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 2 af 10
Sagsfremstilling: Historik I 2012 afsatte Økonomiudvalget i forbindelse med budgetbehandlingen for 2013 midler til markedsføring af Assens Kommune. I en samlet sag blev der afsat midler til tre indsatser: Tilflytter portal FritidsPas Ambassadørordning. Der skete ikke reel fremdrift på udvikling af ambassadørordningen fra ultimo 2012 til ultimo 2013 på grund af udskiftning i landdistriktskoordinator stillingen. I oktober 2013 godkendte direktionen i Assens Kommune en revideret plan for ambassadørordningen. Denne godkendelse omhandlede: Borgermøde for alle interesserede i ambassadørordningen oktober 2013 Igangsætning af forsøg med ambassadører primo 2014 Evalueringer i juni og december 2014. Status Der er pt. tilknyttet 22 ambassadører til ordningen. Ambassadørerne repræsenterer både små landsbyer og landdistrikter, samt større byer som Aarup, Haarby og Glamsbjerg. Der er nedsat to arbejdsgrupper af ambassadører, der fokuserer på henholdsvis lokale tiltag og mere overordnede tilgange. I nedenstående tidsplan ses oplægget til indsatser i første halvår af 2014. Tidsplan 2013-2014: Oktober 2013 Åbent borgermøde om ambassadørindsatsen. November 2013 Møde for interesserede og nedsættelse af arbejdsgrupper Januar 2014 Møder i arbejdsgrupper Igangsætning af informations- og kontaktindsamling blandt samarbejdsparter. Februar 2014 Møder med samarbejdsparter i Assens Kommune Overordnet projektbeskrivelse godkendes i Direktionen Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 3 af 10
Marts 2014 Orientering i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Udarbejdelse af materialer og support til ambassadørerne April 2014 Ambassadørerne går i gang Juni 2014 Første delevaluering af ambassadørordningen og evt. tilretning. December 2014 Anden evaluering af ambassadørordningen og eventuel tilretning. For yderligere oplysninger og baggrund om ambassadørordningen henvises til den overordnede projektbeskrivelse, der er godkendt i direktionen den 5. februar 2014, samt den mundtlige fremlægning på udvalgsmødet (se bilag). Lovgrundlag: Kommunalfuldmagten. Økonomi: By- og landsbyambassadørordningen er en del af den samlede bosætningsstrategi under Vision 2018. Der er i årene 2013-2015 afsat i alt 600.000 kroner, hvor der resterer omkring 300.000 kroner i 2014 (200.000 for 2014 + overførsel på 100.000 kroner fra 2013), og 200.000 kroner i 2015. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: PowerPoint, februar 2014 Endelig overordnet projektbeskrivelse Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Overførsel af budgetmidler anbefales. Orienteringen taget til efterretning med de faldne bemærkninger. 4. 13/31214 Henvendelsesstrategi Indstilling: Direktionen indstiller, at henvendelsesstrategien godkendes. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 4 af 10
Beslutningstema: Innovations- og Medborgerskabudvalget skal tage stilling til godkendelse af henvendelsesstrategien. Sagsfremstilling: Af e2012-målene fremgik det, at hver kommune var ansvarlig for at få udviklet en kommunal kanalstrategi inden udgangen af 2012 i henhold til Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi (jf. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi). Det mål levede Assens Kommune op til med vores lokale kanalstrategi. Strategien er nu blevet opdateret og har ændret navn til en henvendelsesstrategi. Assens Kommune lever dermed fortsat op til kravet i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi punkt 1.3. Kanalstrategien skal indeholde strategiske overvejelser om, hvordan kommunikationen med hhv. borgere, virksomheder og andre myndigheder skal foregå. Målet er, at kommunikationen flyttes til de henvendelseskanaler, der er mest omkostningseffektive for kommunen, samtidig med, at borgeren eller virksomheden stadigvæk oplever at få en god service. I Assens har vi valgt, at kanalstrategien skal ændre navn til en henvendelsesstrategi, fordi strategien netop har fokus på henvendelsesmønstret mellem kommune og hhv. borgere og virksomheder, og vi mener derfor, at strategien lægger større vægt på selve henvendelsesmønsteret end hvilke kanaler, vi specifikt vil anvende. Fokus på henvendelsesmønsteret betyder samtidig, at strategien skal tages til efterretning hver gang, der tænkes i åbning af nye henvendelseskanaler til kommunikation med borgere og virksomheder. Den nye henvendelsesstrategi er rent indholdsmæssigt udformet som en overordnet ramme, så den kan bruges til alle typer af handlingsplaner. Strategien skal derfor ikke opdateres til hvert enkelt projekt, hvor en ny henvendelseskanal indgår, men udstikker mere overordnede retningslinjer. Lovgrundlag: Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: Assens Kommunes henvendelsesstrategi.docx Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 5 af 10
Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Strategien udbygges med et par eksempler, ligesom der skal være fokus på hvilke muligheder der er for at få digital vejledning. Strategien videresendes til Ældrerådet og Handicaprådet. Med de faldne bemærkninger er strategien godkendt. 5. 14/4287 Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere Indstilling: Direktionen indstiller, at retningslinjerne for fritagelse til Digital Post for borgere godkendes. Beslutningstema: Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere. Sagsfremstilling: I 2012 blev Lov om Offentlig Digital Post vedtaget, og den sikrer bl.a. at alle borgere får en digital postkasse pr. 1. november 2014. Retsvirkningen på Digital Post sidestilles med fysisk post. I nogle tilfælde vil borgere kunne fritages fra Digital Post, og der kan søges om fritagelse fra den 1. marts 2014. Retningslinjerne for fritagelse fremgår af bilaget. Lovgrundlag: Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi fra 2011 pkt. 1.1: Digital Post til alle borgere i 2014 samt Lov om Offentlig Digital Post fra 2012. Beslutningskompetence: Innovations- og Medborgerskabsudvalget. Bilag: Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Beslutningskompetence til behandling af ansøgning om fritagelse delegeres til Borgerservice- og digitaliseringschefen. Udvalget orienteres om antal og resultatet af ansøgninger om fritagelse til maj, september og december 2014. Strategien videresendes til Ældrerådet og Handicaprådet. Retningslinier godkendt. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 6 af 10
6. 13/31019 Status på Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi Indstilling: Direktionen indstiller, at status på de 32 digitaliseringsprojekter tages til efterretning. Beslutningstema: Status tages til efterretning. Sagsfremstilling: KL s bestyrelse vedtog i november 2010 en fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2010-2015 og Assens Kommune besluttede at tilslutte sig strategien. Til understøttelse af strategien er der udarbejdet en handlingsplan med 32 digitaliseringsprojekter, der sætter dagsordenen for digitalisering til og med 2015. Følgende projekter indgår i handlingsplanen: Digital borgerbetjening 1.1 Obligatorisk digital service 1.2 Effektiv digital selvbetjening 1.3 Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling 1.4 Kommunalt indhold på "min side" på borger.dk 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 1.6 Optimering af Digital Post og Fjernprint Beskæftigelsesområdet 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet 2.2 Digital a-kasse kommunikation 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole 3.2 It-infrastruktur i folkeskolen 3.3 Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen 3.4 Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud 3.5 Det digitale bibliotek 3.6 DUBU - digitalisering af området for udsatte børn og unge Social- og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata 4.5 Velfærdsteknologi 4.6 Kommunerne på sundhed.dk 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 7 af 10
Teknik og miljøområdet 5.1 Min digitale byggesag (MDB) 5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet 5.3 Digitalisering af planer - delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer - delprojekt om lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet Sammenhængende it og konkurrence 6.1 Program for sammenhængende it uden monopoler 6.2 Konkurrence på monopolområderne 6.3 FLIS Den fælleskommunale digitaliseringsstrategis 32 projekter er implementeret i de enkelte direktørområder. Projekterne er forankret hos fagområderne med den enkelte fagchef, som ansvarlig for gennemførelsen. I hvert projekt er udpeget ligeledes en tovholder. Tovholderens rolle afhænger af projektets størrelse. Status Økonomiudvalget fik i august 2013 forelagt status på den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Efterfølgende er der arbejdet videre i de projekter, hvor det har været muligt og projektlederne på de 32 projekter i Assens Kommune har nu igen afgivet status på egen tidsplan i de enkelte projekter. Status viser, at vi i Assens Kommune er rigtig godt i gang med projekterne. Der en del projekter, som endnu ikke er overgivet til kommunerne men pt. forberedes i KL og KOMBIT, i de projekter følger projektlederne med i arbejdet via hjemmesider nyhedsbreve mm. Fra centralt hold har Assens Kommune løbende dialog med KL og KOMBIT om deres status i projekterne. Statusrapporteringen på de 32 projekter fremgår af bilaget. Særligt vedrørende projekt 1.1 Obligatorisk digital service bemærkes, at bølge 2 blev gennemført pr. 1. december 2013, hvor 13 selvbetjeningsløsninger blev implementeret. Bølge 3 træder i kraft den 1. december 2014. Der arbejdes godt med projektet, så det bliver klar. Projekt 6.2 konkurrence på monopolområderne bemærkes, at udbudsplanen for monopolområdet skal frigøre kommunerne fra KMD"s monopol på it-løsninger på kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik/partskontakt. Planen vil også skabe konkurrence på de tværgående støttesystemer, der skaber itsammenhæng i form af den fælleskommunale Rammearkitektur. Efter aftale mellem KL og regeringen er det indskrevet i økonomiaftalen for 2013, at ovenstående systemer bedst udvikles som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. Således afløftes Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 8 af 10
udbudspligten samlet for alle landets kommuner. Kommunernes udbudsplan er besluttet af KL s bestyrelse og koordineres af KOMBIT. Projektet løber frem mod 2018. I Assens Kommune er der nedsat en overordnet styregruppe, som varetager den strategiske planlægning og koordinering af projektet i kommunen. Lovgrundlag: Der bliver løbende udarbejdet lovgivning på fagområderne i forbindelse med gennemførelsen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Økonomi: Der bliver løbende udarbejdet nationale business-cases for projekterne, som skal omsættes til lokale forhold i Assens Kommune. Beslutningskompetence: Økonomiudvalget. Bilag: Rapportering - december 2013/januar 2014 Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Taget til efterretning. 7. 14/1922 Eventuelt Beslutning Innovations- og Medborgerskabsudvalget den 03-03-2014: Den kommende direktør for innovation og netværk Rikke Berg deltager i næste udvalgsmøde. Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 9 af 10
Underskriftsside Henning Jensen Bodil Boesgaard Tage Kiltang Bartholin Ena Nørgaard Charlotte Christiansen Leif Rothe Rasmussen Lars Søgaard Møde i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mandag den 03. marts 2014 Assens Kommune, 10 af 10
Bilag: 2.1. Program for workshop Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 03. marts 2014 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 47860/14
Program for workshop den 3. marts 2014 Innovations- og medborgerskabsudvalget og visionsgruppen for aktivt medborgerskab 1. Velkomst v. Charlotte Christiansen 2. Præsentation 3. To oplæg om konkrete medborgerskabsprocesser v. hhv. Steen Søgaard og Mette Pedersen 4. Miniworkshop v. Mette Pedersen 5. Opsamling den videre proces v. Charlotte Christiansen
Bilag: 3.1. PowerPoint, februar 2014 Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 03. marts 2014 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 37453/14
By- og landsbyambassadører i Assens Kommune Forsøgsprojekt 2013-2015
12.2.2014 Idégrundlag Markedsføring af Assens Kommune OG de enkelte lokalsamfund Modtagelse af nytilflyttede i lokalsamfundene Fastholdelse af nuværende borgere (Udbrede det aktive medborgerskab)
12.2.2014 Udvikling af indsatser Ikke et færdigt projekt med definerede indsatser Alle ambassadører bidrager/har bidraget med ideer Der skal være plads til forskelle Alle indsatser tæller med!
12.2.2014 Indsatser Primære indsatser: Promovering af Assens Kommune gennem aftaler med ejendomsmæglere, tilflytterportalen og ved personlig kontakt. (Opsøgende arbejde overfor potentielle tilflyttere) Gennem personligt at byde nytilflyttere velkommen til lokalsamfundet og Assens Kommune. Uddeling af informationsmaterialer, (fribilletter og små gaver). Ved at bistå tilflyttere med at skabe netværk i lokalsamfundet. Sekundære indsatser: Virke som lokale Goodwill ambassadører, der bidrager til det lokale fokus på lokalsamfundets ressourcer og potentialer. (Fastholdelse af nuværende borgere). Virke som forbilleder for det aktive medborgerskab.
12.2.2014 Status, marts 2014 22 tilknyttede ambassadører fra Dreslette, Aarup, Haarby, Brylle, Magtenbølle, Glamsbjerg, Jordløse, Barløse/Turup, Thorøhuse, Andebølle, Skalbjerg, Verninge, Helnæs. Borgermøde i oktober 2013 med omkring 40 interesserede Arbejdsmøder med ambassadørerne i november 2013, januar og februar 2014. Møder med interne samarbejdsparter i februar 2014. God pressedækning på projektet. Ambassadørerne er selvstændigt gået i gang med lokale indsatser og informationsindsamling. Eksempelvis Åben Højfyn i april 2014.
12.2.2014 Forventninger & ideer Ambassadørernes forventninger til Assens Kommune: (Udsagn fra spørgeskemaundersøgelse, januar 2014) Økonomisk støtte til udarbejdelse og trykning af materialer. Koordination af ambassadørerne, herunder arrangere fælles erfaringsmøder Overordnet styring af projektet Netværksskabende og konsulent funktion. Sikre koordinering med andre kommunale indsatser og tiltag! Ideer til fremtidige indsatser Udvikling og produktion af App. i samarbejde med ejendomsmæglere. App en skal indeholde gode historier om huse til salg, lokalsamfundet etc. Fremstød på store virksomheder i Odense, i Assens og andre kommuner. Hjemmesider for de enkelte lokalsamfund.
12.2.2014 Foråret 2014 Budget udfærdiges Produktion af materialer om Assens Kommune Produktion af lokale materialer i samarbejde med lokale ambassadører Lokale aftaler om modtagelsesgaver. Afklaring vedrørende brug af www.flyttilassens.dk Afklaring vedrørende procedure for udlevering af oplysninger om nytilflyttede Modtagelse af nytilflyttede i lokalsamfundene Videreudvikle indsatserne
Bilag: 3.2. Endelig overordnet projektbeskrivelse Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 03. marts 2014 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 30625/14
By- og landsbyambassadører i Assens Kommune 2013 2014 Projektets navn Baggrund By- og landsbyambassadører i Assens Kommune Assens Kommune er presset på indbyggertallet, der gennem en årrække har været faldende. Lokale forskelle til trods, er det især de mindre landsbysamfund og landdistrikterne, der er pressede. Forskelle i udviklingen i de tidligere centerbyer ses tydeligst ved, at det især er byerne mod nord v motorvejen og vest mod Odense, der oplever vækst i indbyggertallet. Assens Kommune har med Vision 2018 sat fokus på tilflytning, medborgerskab, erhvervsudvikling og uddannelse til alle. Som en del af indsatsområdet tilflytning er der i oktober 2013 taget initiativ til oprettelse af et ambassadørkorps af lokale ildsjæle fra lokalsamfundene i Assens Kommune. Formål Formålet med by- og landsbyambassadørerne er, at markedsføre de enkelte lokalsamfund og Assens Kommune overfor både aktive og potentielle tilflyttere. Ambassadørerne kan desuden bidrage til at fastholde nuværende indbyggere gennem fokus på lokalsamfundenes værdier. Mål og succeskriterier Mål: Det er et mål, at der skabes og fastholdes et engageret og aktivt korps af lokale ambassadører. Det er et mål, at ambassadørkorpset bliver en fast del af Assens Kommunes bosætningsindsats. Det er et mål, at ambassadørerne aktivt engagerer sig i udviklingen, gennemførelsen og udførelsen af ambassadørkorpsets opgaver. Succeskriterier: Det er et succeskriterie, at ambassadørerne i 2014 kontaktes af potentielle og/eller reelt nytilflyttede til minimum 5 af de deltagende lokalsamfund. Det er et succeskriterie, at der produceres materialer, der både lokalt og på kommuneplan beskriver Assens Kommunes attraktioner og værdi som
tilflytterkommune. Det er et succeskriterie, at der etableres en ny (under)hjemmeside til www.assens.dk, der kan bruges af ambassadørkorpset. Siden skal indeholde materialer og information om Assens Kommune som helhed, og de enkelte lokalområder. Det bør undersøges hvorvidt der kan skabes sammenhæng med hjemmesiden www.flyttilassens.dk Det er et succeskriterie, at der etableres et bredt og forpligtigende samarbejde med en række interessenter, herunder ejendomsmæglere. Tids- og aktivitetsplan Oktober 2013: Åbent borgermøde om ambassadør projektet. November 2013: Første fælles arbejdsgruppemøde. November 2013: Nedsættelse af temaarbejdsgrupper. Projektorganisation Januar 2014: Møder i temaarbejdsgrupper Januar 2014: Igangsætning af indsamling af informationer, kontakter til samarbejdsparter. Marts 2014: Præsentation og status i Innovations- og Medborgerskabsudvalget Juni 2014: Første evaluering Politisk refererer Projekt By- og landsbyambassadører til Innovations- og medborgerskabsudvalget. Overordnet ejes Projekt By- og landsbyambassadører af direktøren for Innovation og netværk i Assens Kommune. Projekt By- og landsbyambassadører er forankret hos landdistriktskoordinatoren i Plan & Kultur. Andre kommunale samarbejdsparter er: Kommunikationsafdelingen Kultur Borgerservice (IT) Derudover består projektorganisationen af de til enhver tid tilknyttede ambassadører. Projektgruppe Der nedsættes en tværgående projektgruppe, der består af repræsentanter fra følgende kommunale afdelinger: Plan og Kultur 2 personer (Landdistriktskoordinator og Kultur- og
Fritidskonsulent) Kommunikation Borgerservice Deltager(ne) fra kommunikation forventes at bidrage med assistance til udfærdigelse af skriftligt informationsmateriale, opsætning af hjemmeside, PR og erfaringsdeling. Interessenter Kommunikation Ressourcer Deltager fra Borgerservice forventes at bidrage med viden og løsningsforslag vedrørende ambassadørernes arbejde i lokalsamfundene. Det kan være udlevering af oplysninger vedrørende nytilflyttere til kommunen, fællesarrangementer for tilflyttere, fælles kommunikation, eksempelvis via hjemmesider og Fritidspas. Udover de tilknyttede ambassadører og Assens Kommune er der følgende interessenter: Lokale foreninger Lokale virksomheder Lokale aktivitetssteder Lokale institutioner Ejendomsmæglere Almene og private udlejere Oktober 2013: Promovering af borgermøde på facebook, via hjemmeside, Nyhedsbrev og lokale medier. November 2013: Opsamling på borgermødet via facebook og lokale medier. Omtale på landdistrikternes fællesråds hjemmeside. December 2013: Nyhedsbrev januar 2014: Opsamling på temaarbejdsgrupper via facebook, lokale medier. Herefter aftales PR fremstød iblandt ambassadørerne og i projektgruppen. Der er givet bevilling til ambassadørordning i sag nr. 12/5114 med et samlet budget på ca. 300.000 kroner i 2013-2014. Desuden stiller Assens Kommune med landdistriktskoordinatoren, der afsætter den fornødne tid til projektet. Der skal forefindes/etableres support via hjemmeside, til (produktion af) materialer mm. Evaluering Rollefordeling Indsatsen i 2013-2014 evalueres første gang i sommeren 2014. Assens Kommune:
Koordination af ambassadørernes indsatser Facilitere netværk mellem ambassadørerne Udvikling af ambassadørernes indsatser gennem information, koordination, udarbejdelse af materialer, processtøtte, ad hoc assistance etc. Se også punktet budget. Ambassadørerne: Budget Står til rådighed for tilflyttere før og efter en flytning til byen med informationer, viden og netværk. Deltager aktivt i udvikling af ambassadørstrategien. Deltager aktivt i udvikling af materialer til brug for ambassadørerne Deltager aktivt som lokal kontaktperson for Assens Kommune. Efter møder i januar og februar 2014 med arbejdsgrupperne og interne samarbejdsparter, vil der blive udfærdiget et budget for ambassadørindsatsen i 2014.
Bilag: 4.1. Assens Kommunes henvendelsesstrategi.docx Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 03. marts 2014 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 261886/13
ASSENS KOMMUNES HENVENDELSESSTRATEGI Henvendelsesstrategien i Assens Kommune er at flytte henvendelser fra de dyrere analoge kanaler til de digitale kanaler, når det er hensigtsmæssigt for borgere, virksomheder og Assens Kommune. VISION Assens Kommune kommunikerer digitalt med alle borgere og virksomheder, og alle borgere og virksomheder kommunikerer digitalt med Assens Kommune. VORES RETTESNOR Henvendelsesstrategien indeholder fire principper, som vi skal forholde os til, hver gang vi overvejer at åbne en ny kanal. Vi prioriter den digitale kanal Vi afslutter henvendelser ved første kontakt (straksafklaring) Vi giver borgerne mulighed for at betjene sig selv hele vejen (fuld selvbetjening) Vi har få kanaler for hver service når vi åbner nye digitale kanaler, reducerer vi adgangen til de analoge kanaler. Digitalisering og Velfærdsteknologi Januar 2014
FOKUS PÅ DE DIGITALE Regeringen, regionerne og at forbedre og modernisere den betyder, at Assens Kommune har vores ressourcer bedst muligt, tidssvarende service. Beregninger fra Kommunernes digitale henvendelseskanaler i traditionelle, analoge kanaler. Så meget koster det i gennemsnit, henvender sig: Personligt fremmøde Papirpost (alm. brev) E-mail og digital post Telefonisk henvendelse Papirblanket (modtaget via e-mail el. papirpost) Selvbetjening uden integration til fagsystem Selvbetjening med integration til fagsystem KANALER kommunerne er i fuld gang med offentlige sektor og service. Det stor fokus på, hvordan vi udnytter samtidig med at vi tilbyder en Landsforening (KL) viser, at de gennemsnit er billigere end de når borgere og virksomheder 97 kr. 93 kr. 84 kr. 61 kr. 91 kr. 41 kr. 21 kr. VI FØLGER DE OFFENTLIGE DIGITALISERINGSSTRATEGIER Retningen for vores arbejde er sat af nogle nationale digitaliseringsstrategier, som vi er forpligtet til at følge. Derfor vil du opleve, at vi bruger flere digitale løsninger både i vores daglige arbejde og i vores kontakt med borgere og virksomheder dels fordi det er billigt og dels fordi det ofte er det mest effektive for alle parter. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Alle kommuner har en politisk vedtaget kanalstrategi Det betyder forandringer for både borgere og medarbejdere i den måde vi kommunikerer på. I Assens Kommune støtter vi selvfølgelig vores borgere og kolleger i at bruge de nye digitale kanaler. Arbejdet med dette er beskrevet i en såkaldt kanalstrategi, som vi her hos os kalder en henvendelsesstrategi. HVAD ER EN HENVENDELSESSTRATEGI? En henvendelsesstrategi er en plan for, hvilke henvendelseskanaler vi ønsker Digitalisering og Velfærdsteknologi Januar 2014
Eksempler på analoge og digitale henvendelses Telefon Hjemmeside App Brev Mail Selvbetjening Personligt fremmøde borgere og virksomheder bruger, bruger, når vi kontakter dem. En også en plan for, hvordan vi bedst I Assens Kommune vil vi bruge styringsværktøj og den hjælper os henvendelseskanaler, vi vil bruge for kommunikationen med når de kontakter os, og hvilke vi henvendelsesstrategi indeholder udnytter henvendelseskanalerne. henvendelsesstrategien som vores med at prioritere hvilke fremadrettet for at nå vores mål borgere og virksomheder. Digitalisering og Velfærdsteknologi Januar 2014
Bilag: 5.1. Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere Udvalg: Innovations- og Medborgerskabsudvalget Mødedato: 03. marts 2014 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 44825/14
Retningslinjer for fritagelse til Digital Post for borgere Med virkning fra 1. november 2014 er alle borgere i Danmark fra 15 år og derover med et personnummer og en fast bopæl i Danmark, forpligtet til at have en digital postkasse tilknyttet CPR-nummeret, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder. Der er dog mulighed for at få fritagelse. Fritagelse kan søges fra 1. marts 2014. Der er flg. fritagelsesgrunde: Kognitiv funktionsnedsættelse, hvor funktionsnedsættelsen hindrer personen i at anvende Digital Post- løsningen. Fysisk funktionsnedsættelse, hvor funktionsnedsættelsen hindrer personen i at anvende Digital Post- løsningen. Manglende adgang til computer i eget hjem eller opholdssted. Med manglende adgang til computer sidestilles det forhold, at personen ikke i eget hjem eller opholdssted har adgang til at bruge en computer. Personen er registreret i Det Centrale Personregister (CPR) som udrejst af Danmark. Personen er ikke længere registreret med fast bopæl eller fast opholdssted i CPR, jf. CPR-lovens 6, stk. 1 og 2, men er registreret som værende uden fast bopæl i CPR, jf. CPR-lovens 6, stk. 4. Sproglige barrierer bestående i manglende beherskelse af dansk, der gør det svært for personen at anvende Digital Post-løsningen. Praktiske vanskeligheder ved at skaffe den offentlige digitale signatur NemID (fx på grund af udlandsophold med lang afstand til en dansk repræsentation, hvor NemID kan udleveres). Personens bopæl er beliggende i et område, hvor der ikke er adgang til en bredbåndsforbindelse med en beregnet downstreamhastighed på mindst 512 kbit/s. Ansøgning om fritagelse kan indgives ved personlig henvendelse i kommunen, hvor ansøger skal afgive erklæring om at være omfattet af en af ovenstående fritagelsesgrunde. Borgeren skal legitimere sig ved fremvisning af f.eks. sundhedskort eller personligt fremmøde af en repræsentant, som ansøgeren har givet fuldmagt til at søge om fritagelse. Repræsentanten medbringer fritagelsesblanket, som skal være underskrevet af fuldmagtsgiveren, og repræsentanten skal legitimere sig ved fremvisning af f.eks. sundhedskort og skal underskrive erklæring om, at han/hun repræsenterer fuldmagtsgiveren. Hvis fuldmagten er givet til en juridisk enhed, skal repræsentanten endvidere forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed. Undtagelse Kommunalbestyrelsen kan træffe afgørelse om fritagelse uden afgivelse af underskrevet erklæring om fritagelse, hvis der f.eks. er tale om en person, der på grund af varig svækkelse eller lignende tilstand ikke er i stand til at give personligt fremmøde og ikke kan afgive en fuldmagt.
I disse tilfælde kan afgørelse om fritagelse træffes på grundlag af kommunens kendskab til den pågældendes forhold. Der kan f.eks. være tale om visse persongrupper, der bor i kommunens institutioner og plejecentre, men også om unge handicappede, der stadig er hjemmeboende. Der vil blive indgået aftaler med kommunens relevante institutioner om procedure for fritagelse af disse persongrupper. Der er desuden særlige regler for indsatte i kriminalforsorgens institutioner. Læseadgang En borger, der er tilsluttet Digital Post kan tildele en anden person eller en juridisk enhed læseadgang til post, der er sendt til eller fra den digitale postkasse. Også her kræves personligt fremmøde eller fuldmagt som ved ansøgning om fritagelse. Der er dog skærpede krav til en evt. repræsentants legitimation, som skal bestå af samme legitimation som ved straks udstedelse af NemID sædvanligvis gyldigt pas eller kørekort. Afgørelse Kommunalbestyrelsen (i praksis Borgerservice) træffer afgørelse om fritagelse på grundlag af anmodning herom og den foreviste legitimation. Det skal ikke dokumenteres eller efterprøves om en af fritagelsesbetingelserne er opfyldt. Hvis betingelserne for fritagelse ikke er opfyldt meddeles afslag på begæring herom skriftligt. Afgørelsen kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. Registrering Fritagelsen skal registreres i Digital Post Administrationsportalen og borgeren modtager en kvittering, når registreringen er foretaget. Fritagelsen gives som hovedregel for en periode på 2 år. I tilfælde hvor det vurderes, at ansøgeren permanent er omfattet af en af fritagelsesgrundende, kan fritagelsen dog og gives permanent. Proces 01.03.2014 - Fritagelse kan søges Sommeren 2014 Brev til alle berørte om at de 1. november får tilknyttet en digital postkasse og mulighederne for fritagelse 01.11.2014 Tilslutning til Digital Post for alle borgere på 15 år og derover, der ikke har fået fritagelse Efterfølgende Ved første brev, der sendes til den digitale postkasse, sendes samtidig et fysisk brev til borgeren om, at der er post i den digitale postkasse Borgerservice 21.02.2014