Udarbejdet af: IT-projektafdelingen Journal nr.: J.nr. 2-92-00038-2007 Dato: 7. maj 2007 Telefon: 6541 4306 Drejebog for implementering af EPJ-systemet, COSMIC på Odense Universitetshospital 2007-2009 Metoder, tidsplaner og aktiviteter Version 1.0 Side 1/ 34
Indholdsfortegnelse Del I Forord og læsevejledning... 4 1.1 Forord... 4 1.2 Læsevejledning... 5 2 Del II Managementresume... 6 2.1 EPJ-projektets organisering... 6 2.2 Status på EPJ-projektet pr 1.januar 2007... 6 2.3 EPJ-systemet, COSMIC... 6 2.4 Implementeringsmetoden... 7 2.5 Oversigt over implementeringen i afdelinger... 8 3 Del III Oversigtlig tidsplan for implementering af COSMIC på Odense Universitetshospital... 9 3.1 Tidsplan for afdelinger - oversigt... 9 3.2 Kort beskrivelse og tidsplan for infrastrukturprojektet.... 10 3.2.1 Etablering af El hovedforsyning og IT infrastruktur... 10 3.2.2 Tidsplan for etablering af infrastrukturprojektet - Oversigt... 11 4 Del IV Samlet oversigt over implementeringsaktiviteter i en afdeling... 12 4.1 Aktivitet 1: Opstart/forberedelse... 13 4.1.1 Opstartsmøde med afdelingsledelser i blokken [A-1.1]... 13 4.1.2 Afstemning af afdelingens organisatoriske enheder [A-1.2]... 14 4.1.3 Afklaring og afvikling af kurser i grundlæggende IT [A-1.3]... 14 4.1.4 Kick-off med nøglepersoner i blokken [A-1.4]... 14 4.1.5 Orienteringsmøder for afdelingens medarbejdere [A-1.5]... 15 4.1.6 Forberedelse og evt. undervisning af mellemledere/funktionsledere [A-1.6]... 15 4.1.7 Opstartsmøde og evt. undervisning af ressourcepersoner [A-1.7]... 15 4.2 Aktivitet 2: Gennemgang af arbejdsgange og tilpasning af COSMIC... 16 4.2.1 Uddannelse af workshopdeltagere [A-2.1]... 16 4.2.2 Gennemførelse af workshopforløb [A-2.2]... 16 4.2.3 Arbejdsmøder for sekretærer [A-2.3]... 17 4.2.4 Afstemning med afdeling [A-2.4]... 17 4.3 Aktivitet 3: Inventar og IT-udstyr... 18 4.3.1 Levering af borde, stole m.m. [A-3.1]... 18 4.3.2 Levering og installering af pc ere og IT-udstyr [A-3.2]... 18 4.4 Aktivitet 4: Uddannelse... 18 4.4.1 Uddannelse af ressourcepersoner [A-4.1]... 18 4.4.2 Uddannelse af slutbrugere [A-4.2]... 18 4.5 Aktivitet 5: Idriftsættelse... 19 4.5.1 Idriftsættelse af COSMIC [A-5.1]... 19 4.6 Aktivitet 6: Support... 19 4.6.1 Support i afdelingerne [A-6.1]... 19 4.6.2 Deltagelse i lægernes morgenkonferencer [A-6.2]... 20 4.6.3 Support workshops [A-6.3]... 20 4.6.4 Afslutning af supportperioden [A-6.4]... 20 4.7 Aktivitet 7: Daglig drift... 21 4.7.1 Driftsworkshops og slutevaluering [A-7.1]... 21 4.7.2 Kvartalsworkshops... 21 5 Del V Detaljeret plan for implementering i den enkelte afdeling i blokken... 22 5.1 Oversigt over implementering i blok 1B... 23 Side 2/ 34
5.2 Oversigt over implementering i blok 2... 28 5.3 Oversigt over implementering i blok 3... 34 5.4 Oversigt over implementering i blok 4... 34 5.5 Oversigt over implementering i blok 5... 34 5.6 Oversigt over implementering i blok 6... 34 5.7 Oversigt over implementering i blok 7... 34 5.8 Oversigt over implementering i blok 8... 34 Side 3/ 34
DEL I FORORD OG LÆSEVEJLEDNING 1.1 Forord Denne drejebog er henvendt til læsere som ønsker en generel eller specifik viden om den proces der gennemføres når Odense Universitetshospitals EPJ-projekt implementeres på hele sygehuset i Odense og Middelfart frem til medio 2009. EPJ-projektet er meget stort og mangefacetteret og drejebogens formål er dels at skabe et overblik over disse facetter, og kunne svare på spørgsmål som: Hvornår sker der hvad i min afdeling?, Hvilken proces sikrer, at EPJ vil kunne tilpasses min afdeling, Hvordan skal vi lære at anvende EPJ en i min afdeling?, Hvornår er ombygningerne på afdeling N afsluttede? eller Hvis der skal laves LEANprojekt i afdeling U, hvordan passer det med EPJ-projektet?. Drejebogen beskriver ikke EPJ-systemets funktionalitet og implikationer på arbejdsgange. EPJ-projektet håber med denne drejebog at give ledere, tillidsrepræsentanter, medarbejdere og andre interesserede en indgang til projektet og give et klarere billede af implementeringsprocessen. Dokumentet vil løbende blive ajourført på www.epj.dk, hvor det vil være at finde fra juni 2007. Odense d. 30. maj 2007 Jens Ole Henriksen EPJ-chef Side 4/ 34
1.2 Læsevejledning Opbygningen af dette notat er disponeret med en opdeling i fem overordnede dele. Hver del illustreres med en pyramideformet figur i dokumentets top, og man kan på figuren se hvilken del man aktuelt befinder sig i. Ved hver ny del, øges detaljeringsgrad og niveau. Der er indsat en række referencer, der peger længere ind i notatet, hvor yderligere detaljeringer kan læses. Læses dokumentet fra en pc er det muligt at klikke på referencerne og dermed springe direkte til det relevante sted i materialet. Notatets Del II managementresumeet beskriver i helt overordnede termer projektets vigtigste dele. Ved at læse dette kan man få et overblik, der beskriver, hvorledes implementeringen bliver gennemført. Model og tidsplaner ses her på et helt overordnet plan. I notatets Del III ses den overordnede tidsplan mere detaljeret end i del II, men uden de helt fine detaljer. Man kan her orientere sig om de væsentligste datoer, der vedrører de enkelte afdelinger både hvad angår den direkte EPJ-implementering, men også hvad angår planen for infrastruktur. I Del IV beskrives implementeringsmodellen for den enkelte afdeling mere detaljeret. Først vises en samlet oversigt over implementeringsaktiviteter i en afdeling - Kapitel 4.1. Derefter er der en kort beskrivelse af hver aktivitet. Alle aktiviteter har et nummer Fx [A-1.1]. Disse betegnelser refererer til den mere detaljerede kalenderplan for den enkelte afdeling i blokken i del V. Del V indeholder en detaljeret tids- og aktivitetsoversigt for implementeringen i den enkelte afdeling i en blok. Tidsplanen er deltaljeret til datoniveau for blok 1B og blok 2 efteråret 2007. Blok 3 8 er endnu udetaljerede, da der ikke er aftalt konkrete datoer med de respektive afdelingsledelser endnu. Side 5/ 34
2 DEL II MANAGEMENTRESUME 2.1 EPJ-projektets organisering Med nedlæggelsen af Fyns Amt overgik EPJ-projektet formelt til at være et Odense Universitetshospital projekt pr 1. januar 2007. Projektets styregruppe er Odense Universitetshospitals chefgruppe, med hospitalsdirektør Jens-Otto S. Jeppesen som formand. EPJ-projektet er forankret i IT-projektafdelingen under Servicecenteret med Jens Ole Henriksen som EPJ-chef, fire projektledere og 14 projektmedarbejdere i alt. I forhold til implementering af EPJ har afdelingen organiseret sig i et infrastruktur-, videns- og læringsspor. Hvert spor har en projektleder, og i videns- og læringssporerne er der endvidere knyttet et antal projektmedarbejdere. 2.2 Status på EPJ-projektet pr 1.januar 2007 Pr 1. januar 2007 er afdelingerne F, G og D overgået helt til at anvende EPJ som dokumentationsværktøj i den daglige drift. Med virkning pr 8. maj 2007 påbegyndes massiv implementering i resten af Odense Universitetshospitals afdelinger. Implementeringen er nogenlunde ligeligt opdelt i otte blokke, og den planlagte afslutning af implementeringen sker medio juni 2009. Dermed vil alle afdelinger og tværgående funktioner på Odense Universitetshospital anvende elektronisk patientjournal. Indholdsmæssigt sker der en supplering af den eksisterende EPJ-løsning i sommeren 2007 med et forsendelsesmodul til epikriser og ambulante notater, integration til klinisk mikrobiologi og forbedret funktionalitet i medicinmodulet og håndteringen af sikkerhed som de største og væsentligste nye funktioner. Næste indholdsforbedring sker i sommeren 2008 og igen i sommeren 2009. 2.3 EPJ-systemet, COSMIC EPJ-systemet er produceret af svenske Cambio Healthcare og forhandlet og leveret i Danmark af WM-data Healthcare A/S. Systemet hedder Cambio COSMIC. Fra sommeren 2007 indeholder systemet et notatmodul, et lægemiddelmodul, et rekvisitions- og svarmodul samt et forsendelsesmodul. Dertil kommer en lang række funktioner der binder systemet sammen og skaber anvendelighed og sammenhæng. Sikkerhedsmæssigt er der koblet et nødberedskab til, som hver time kopierer journaloplysninger for de sidste syv dage på alle indlagte patienter over på særligt udstyr der er tilkoblet nødstrømsanlæg. Der er indkøbt et bookingmodul som af ressource- og kapacitetsmæssige årsager først forventes sat i pilottest medio 2008. Der er integration fra COSMIC til FPAS kontaktregistrerings- og diagnose og procedureregistreringsdel, til sygehusapotekets lægemiddelsortiment, til at rekvirere og modtage svar fra hhv Røntgen og Klinisk Mikrobiologi, modtage svar fra klinisk kemi. Med eet klik er det muligt at springe fra COSMIC direkte til opslag på BAC-test i blodbanken, til indskannede papirjournaler i On-Base, til SUP-data (ejournal) og billeddatabasen Well-Multimedia. Side 6/ 34
2.4 Implementeringsmetoden Implementeringen sker i otte blokke, hvor der er flere afdelinger i hver blok. Der er i gennemsnit 700 medarbejdere i hver blok. Implementeringsmetoden indeholder en detaljeret plan for aktiviteterne i hver blok og en samlet tidsplan. Erfaringerne fra implementeringen af COSMIC på afdelingerne F og G fra september 2005 har medført en revidering af implementeringsmetoden. Implementeringsaktiviteterne er nu samlet i tre overordnede spor, der tilsammen fører frem til den endelige driftsituation: Forudsætningsspor Vidensspor Læringsspor Figur 1 Principmodel for implementering af COSMIC I forudsætningssporet indgår afklaring af samspillet mellem FPAS og COSMIC, bygningsmæssige ændringer, afklaring og levering af inventar og klientudstyr samt infrastruktur på netværk og el. Flere detaljer om denne del ses i kapitel 3. I videnssporet indgår afklaringer med afdelingerne om, hvorledes COSMIC kan møde afdelingernes behov for dokumentation i forhold til den eksisterende opsætning, gældende lovgivning, servicemål med mere. Afdelingens overordnede arbejdsgange justeres i forhold til den samlede EPJ-løsning og justeres i henhold til beslutninger truffet af Klinisk Fagligt Råd 1. Fra afdelingerne indgår specialeansvarlige og mellemledere i analyserne på en række workshops, og der er tæt samarbejde med de respektive afdelingsledelser. Flere detaljer om denne del ses i kapitel 4. I læringssporet sikres, at samtlige medarbejdere i en given afdeling, dels kan anvende de grundlæggende teknikker ved computerbrug, og dels modtager undervisning i brug og anvendelse af COSMIC. Hver medarbejder modtager således én dags undervisning i systemet. Ved driftstart sikres tæt support i afdelingerne, hvor der de første 14 dage er døgn-support, og de næste 14 dage er dagsupport. Fra afdelingerne udpeges ressourcepersoner, der hjælper med undervisningsopgaven og som indgår i supportperioden. Flere detaljer om denne del ses i kapitel 4. 1 Klinisk Fagligt Råd var et fælles råd på tværs af de to sygehusområder i Fyns Amt. Efter Fyns Amt er nedlagt har rådet ikke fungeret. Planen er at der etableres et tilsvarende på Odense Universitetshospital i løbet af 2007. Side 7/ 34
Når der har været support i fire uger, forlader projektet afdelingerne, og der afholdes tre-timers workshops fire gange efterfølgende med henblik på justeringer af EPJ-opsætningen og de erfaringer, der er opnået i praktisk drift. Når sidste workshop er afholdt overgår afdelingerne til justeringer på kvartalsmøder med repræsentanter fra alle involverede afdelinger. Afdelingerne kompenseres økonomisk fra projektet for de frikøbte medarbejdere. Kompenseringen er udregnet med udgangspunkt i frikøb af én person for hver 25 medarbejdere i afdelingen. 2.5 Oversigt over implementeringen i afdelinger De otte blokke er indholds- og tidsmæssigt fordelt efter nedenstående plan. Figur 2 Samlet tidsplan Figuren viser den tidsmæssige udstrækning af hver blok, hvilke afdelinger, der er i hver blok, samt (med en rød linie) tidspunkt for idriftsættelse af den enkelte blok. Flere detaljer ses i Del V. Side 8/ 34
3 DEL III OVERSIGTLIG TIDSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF COSMIC PÅ ODENSE UNIVERSITETSHOSPITAL 3.1 Tidsplan for afdelinger - oversigt Nedenstående oversigt viser hvilke afdelinger, der ligger i hvilke blokke, samt hvornår kick-off forventes afholdt, og hvor workshops påbegyndes umiddelbart bagefter. Dato for hvornår arbejdspladser er etableret, og hvornår det store personaletræk fra afdelingerne påbegyndes, i form af uddannelsen. Slutteligt listes idriftsættelsesdatoerne, hvorefter supporten iværksættes i fire uger. Den detaljerede tidsplan for hver blok ses i Del V. Blok Afdelinger Kick-off Opstart for uddannelse Arbejdspladser etableret Pilot Afdeling F og G - - - Blok 1A Afdeling D og D- anæstesi Tværgående Røntgendiagnostisk Afdeling Mammograficentret Nuklearmedicinsk Afdeling Afdeling for Biokemi, Farmakologi og Genetik (BFG) Klinisk Mikrobiologisk Afdeling (KMA) Klinisk Immunologisk Afdeling (KIA) Afdelingen for Klinisk Patologi Leverance fra leverandøren WM-data sommer 2007 Blok 1B Afdeling Z 30. april Anæstesi FEZK 2007 Høreklinikken Skriveadgang til tværgående afdelinger, Odense Universitetshospital Blok 2 Afdeling N Afdeling U Anæstesi U Demensklinikken Smerteklinikken Afdeling E Skriveadgang til tværgående afdelinger, Odense Universitetshospital Blok 3 Afdeling V OUH og Middelfart Afdeling O OUH og - - - - 9. maj 2007 20. august 2007 22. oktober 2007 20. aug. 2007 22. okt. 2007 7. jan. 2008 11. maj 2007 31. aug. 2007 9. nov. 2007 15. feb. 2008 Dato for idriftsættelse 12. sep. 2005 27. nov. 2006 23. maj 2007 17. sep. 2007 26. nov. 2007 3. marts 2008 Side 9/ 34
Blok Afdelinger Kick-off Middelfart Anæstesi O OUH og Middelfart Afdeling K Middelfart Serviceafdelinger Middelfart Blok 4 Afdeling C Afdeling I Afdeling M 17.december 2007 Leverance fra leverandøren WM-data sommer 2008 Blok 5 Psykiatrisk Afdeling 25. marts Det Børne- og Ungdomspsykiatriske Hus 2008 Klinisk Psykologisk Afdeling Arbejds- og Miljømedicinsk Klinik Blok 6 Afdeling B Afdeling T VITA Anæstesi T/ESE ambulatoriet Blok 7 Afdeling R Afdeling S Afdeling X Afdeling Y Palliativt Team Blok 8 Afdeling A Afdeling H Afdeling L Anæstesi A Afdeling K 1. september 2008 20. oktober 2008 Leverance fra leverandøren WM-data sommer 2009 5. januar 2009 31. marts 2008 18. aug. 2008 20. okt. 2008 5. jan. 2009 14. april 2009 Opstart for uddannelse Arbejdspladser etableret 2. maj 2008 29. aug. 2008 7. nov. 2008 6. feb. 2009 1. maj 2009 Dato for idriftsættelse 19. maj 2008 15. sep. 2008 24. nov. 2008 23. feb. 2009 18. maj 2009 3.2 Kort beskrivelse og tidsplan for infrastrukturprojektet. 3.2.1 Etablering af El hovedforsyning og IT infrastruktur IT infrastruktur omfatter etablering af El-hovedforsyning og netværk fra serverrum over hoved- og underkrydsfelter til stikket, hvor den kliniske IT arbejdsplads tilkobles. Infrastrukturen udbygges parallelt til den eksisterende EL- og netværks forsyning. Herved sikres, at forsyningssvigt, nedbrud i netværket ikke medfører, at Odense Universitetshospital mørklægges eller står uden mulighed for elektronisk databehandling. Denne forsyningsstruktur betegnes i daglig tale som redundans. Samtidig gennemføres betydelige ombygninger af medicin rum, operationsstuer og receptioner. Side 10/ 34
3.2.2 Tidsplan for etablering af infrastrukturprojektet - Oversigt Nedenstående skema viser, hvornår IT-infrastrukturen etableres i henhold til blokudrulningsplanen. Det tilstræbes, at IT infrastrukturen er etableret 10 uger før idriftsættelse af COSMIC. Blok Afdelinger Infrastruktur etableres Pilot Afdeling F og G 01-04-2005 30-09-2005 Blok 1A Afdeling D og D-anæstesi 26-11-2005 31-01-2007 Tværgående Røntgendiagnostisk Afdeling Mammograficentret Nuklearmedicinsk Afdeling Afdeling for Biokemi, Farmakologi og Genetik (BFG) 26-04-2006 30-04-2007 Klinisk Mikrobiologisk Afdeling (KMA) Klinisk Immunologisk Afdeling (KIA) Afdelingen for Klinisk Patologi Blok 1B Afdeling Z Anæstesi FEZK Skriveadgang til tværgående afdelinger, OUH Audiologisk afdeling Blok 2 Afdeling E Afdeling N Afdeling U Anæstesi-U Demensklinikken Smerteklinikken Skriveadgang til tværgående afdelinger, OUH Blok 3 Afdeling V OUH og Middelfart Afdeling O OUH og Middelfart Anæstesi O OUH og Middelfart Afdeling K Middelfart Serviceafdelinger Middelfart Blok 4 Afdeling C Afdeling I Afdeling M Blok 5 Psykiatrisk Afdeling Det Børne- og Ungdomspsykiatriske Hus Klinisk Psykologisk Afdeling Arbejds- og Miljømedicinsk Klinik Blok 6 Afdeling B Afdeling T VITA Anæstesi T/ESE ambulatoriet Blok 7 Afdeling R Afdeling S Afdeling X Afdeling Y Palliativt Team Blok 8 Afdeling A Afdeling H Afdeling L Anæstesi A Afdeling K * Er i udbud, men skal etableres inden 31-08-2007. ** Er i udbud, men afslutningsdato for etablering af IT-infrastruktur er endnu ikke kendt. *** IT-infrastruktur etableres i byggesagen vedr. HCA børnehospitalet. 26-04-2006 30-06-2007 - do - - do - Uafklaret * 30-08-2007 26-04-2006 30-06-2007 08-11-2006 Uafsluttet * 26-04-2006 30-08-2007 - do - Uafklaret * 30-08-2007 Uafklaret * 30-08-2007 26-04-2006 30-04-2007 22-01-2007 15-12-2007 09-11-2006 Uafklaret Uafklaret * Uafklaret * 01-09-2005 30-08-2007 Uafklaret ** Uafklaret ** Uafklaret ** 09-11-2006 18-09-2007 26-04-2006 18-09-2007 - do - - do - Uafklaret ** 09-11-2006 Uafklaret ** 01-03-2005 Uafklaret *** 09-11-2006 18-09-2007 09-11-2006 18-09-2007 26-04-2007 Uafklaret Side 11/ 34
4 DEL IV SAMLET OVERSIGT OVER IMPLEMENTERINGSAKTIVI- TETER I EN AFDELING Beskrivelsen indledes med en samlet oversigt over aktiviteterne, indholdet og hvem der er ansvarlige for gennemførelsen. Efter oversigten er en kort beskrivelse af aktiviteten og formålet med hver aktivitet. Skemaet nedenfor viser alle aktiviteter, der involverer en afdeling. Indholdet af hver aktivitet har et nummer, som fx [A-1.1], dette henviser til beskrivelse af aktiviteter nedenfor, samt til kalenderoversigten i notatets Del V. Aktivitet Indhold Ansvarlig Aktivitet 1: Opstart/forberedelse [A-1.1] Opstartsmøde med afdelingsledelser Projektledere fra vidensspor og læringsspor i blokken Aktivitet 2: Gennemgang af arbejdsgange og forberedelse til opsætning og ibrugtagning af COSMIC Aktivitet 3: Inventar og IT-udstyr Aktivitet 4: Uddannelse [A-1.1.1] Etablering af samarbejdsrelation med afdelingsledelsen [A-1.1.2] Kontaktperson/besøg i afdelingen [A-1.2] Afstemning af afdelingens organisatoriske enheder [A-1.3] Afklaring og afvikling af kurser i Grundlæggende IT [A-1.4] Kick-off med nøglepersoner i blokken [A-1.5] Orienteringsmøder for afdelingens medarbejdere [A-1.6] Forberedelse og evt. undervisning af mellemledere/funktionsledere [A-1.7] Opstartsmøde og evt. undervisning af ressourcepersoner [A-2.1] Uddannelse af workshopdeltagere [A-2.2] Workshopforløb [A-2.3] Arbejdsmøder for sekretærer [A-2.4] Afstemning med afdeling [A-3.1] Levering af borde, stole m.m. [A-3.2] Levering og installering af pc ere og IT-udstyr. [A-4.1]Uddannelse af ressourcepersoner [A-4.2] Uddannelse af slutbrugere Projektledere fra vidensspor og læringsspor Læringsspor Vidensspor Læringsspor Repræsentanter fra vidensspor og læringsspor Læringsspor Læringsspor Læringsspor Vidensspor Vidensspor Læringsspor Vidensspor Infrastrukturprojektet Infrastrukturprojektet Læringsspor Læringsspor Aktivitet 5: Idriftsættelse [A-5.1] Idriftsættelse med COSMIC Vidensspor og læringsspor Aktivitet 6: Support [A-6.1] Support i afdelingerne Læringsspor [A-6.1.1] Døgnsupport Læringsspor [A-6.1.2] Dagssupport Læringsspor [A-6.2] Deltagelse i morgenkonfe- Vidensspor Side 12/ 34
Aktivitet Indhold Ansvarlig rencer [A-6.3] Supportworkshops Vidensspor [A-6.4] Afslutning af supportperioden Læringsspor Aktivitet 7: Daglig drift [A-7.1] Driftsworkshops og slutevaluering Vidensspor [A-7.2] Kvartals workshops Vidensspor 4.1 Aktivitet 1: Opstart/forberedelse For at implementeringen kan påbegyndes, kræver det at afdelingerne i en blok er tilstrækkeligt orienterede om projektet så de har grundlag for at kunne træffe de bedst mulige beslutninger på de rigtige tidspunkter. Afdelingerne skal have mulighed for at kunne planlægge arbejdstidsplaner, og hvad der ellers kan indvirke på implementeringen. Informationen gives på flere niveauer, således den enkelte kan handle relevant i forhold til ansvar og rolle. 4.1.1 Opstartsmøde med afdelingsledelser i blokken [A-1.1] Møde med afdelingsledelsen sker for at gennemføre gensidig orientering om implementeringsmodellen samt gennemgang af aktiviteter og tidsplanen. Gennemføres af projektlederne for videns- og læringssporet. At afdelingsledelsen er fuldt orienteret om hvorledes implementeringen afvikles. Herunder sikres det at den overordnede plan for den samlede implementering er gennemgået og accepteret den økonomiske ressourcetilførsel for afdelingen er kendt. forudsætninger for udpegning af relevante workshopdeltagere og ressourcepersoner til de to hovedspor er forstået, jf. udleverede funktionsbeskrivelser. der etableres en kanal direkte til afdelingsledelsen med henblik på opfølgning mm. Kan alternativt være en lokal EPJ-styregruppe. Aftale for frist for liste med navne på workshopdeltagerne og ressourcepersonerne til ITprojektafdelingen. 4.1.1.1 Etablering af samarbejdsrelation med afdelingsledelsen [A-1.1.1] Det er nødvendigt med et ledelsesforum, hvor beslutninger om ændringer i arbejdsgange og dokumentationsmetodik entydigt kan afstemmes. Aktiviteten skal sikre, at der på de punkter, hvor det er nødvendigt, igangsættes initiativer i relation til en konsekvens af en beslutning. Afdelingsledelsen kan beslutte at oprette en lokal EPJ-styregruppe. I så fald skal relationen mellem styregruppen og ledelsen være klart defineret. - Afdelingsledelsen skal være vidende om beslutninger, som kræver handling og opfølgning i deres afdeling. - Afdelingsledelsen skal godkende og medvirke til gennemførelse af de ændringer, som afledes af afholdte workshops og som kan få konsekvens for arbejdsgange i afdelingen. - Ingen relevante beslutninger, som har konsekvens for afdelingens arbejdsgange, må være ukendte for ledelsen i en afdeling. Side 13/ 34
4.1.1.2 Kontaktperson/besøg i afdelingen [A-1.1.2] Der tilknyttes en EPJ-koordinator som kontaktperson til hver enkelt afdeling. Denne person kommer rundt i afdelingerne på aftalte datoer, for at opsamle fejl/mangler i forhold til infrastrukturen samt spørgsmål i forbindelse med implementeringen generelt. Afdelingen bedes om at udpege kontaktpersoner fra deres side, som samler spørgsmål og problemstillinger fra afdelingen. EPJ-koordinatoren dokumenterer og videreformidler problemstillingerne til de rette interessenter, samt følger op på at afdelingen får svar. Sikre at afdelingen har en kontaktperson, som de kan henvende sig til med alle typer af problemer vedrørende implementeringen. Sikre at implementeringen kommer til at glide så let som muligt. Sikre at afdelingerne føler, at de bliver hørt og har indflydelse. 4.1.2 Afstemning af afdelingens organisatoriske enheder [A-1.2] For at kunne etablere integration mellem det patientadministrative system, FPAS, og COSMIC skal afdelingens sengeafdelinger, ambulatorier med mere være præcist afstemt og op sat. Derfor gennemføres analyser med afdelingen for at sikre, at der overensstemmelse mellem systemerne og afdelingens aktuelle kategorier af organisatoriske enheder. At der er overensstemmelse mellem COSMIC organisationshierarki og afdelingens aktuelle og korrekte opdeling i afsnit og ambulatorier. 4.1.3 Afklaring og afvikling af kurser i Grundlæggende IT [A-1.3] Med henblik på, at medarbejdere, som er ansat i afdelingen har gode forudsætninger for at kunne modtage undervisning i COSMIC, tilbydes de medarbejdere i afdelingen, som har et behov, et endags kursus i grundlæggende IT. Kurserne afvikles i samarbejde med TietgenSkolen i Odense. For at kortlægge behovet for antallet af kurser udfylder alle medarbejdere et spørgeskema. Kurserne tilrettelægges i samarbejde med mellemlederne i afdelingen og gennemføres løbende forud for blokudrulningen. At medarbejderne har gode forudsætninger for at lære at anvende COSMIC At motivere medarbejdere, som ikke tidligere har arbejdet med IT, til at få interesse for området 4.1.4 Kick-off med nøglepersoner i blokken [A-1.4] Nøglepersonerne (Afdelingsledelse, funktionsledere, workshopdeltagere, ressourcepersoner og kontaktpersonerne) fra de respektive afdelinger i projektet, orienteres om projektets tidsplan og faser. De mest markante aktiviteter i faserne uddybes nærmere. Nøglepersonerne skal overordnet kende deres egen og de andre nøglepersoners funktion og rolle i de aktiviteter, der foregår. Officielt startskud for aktiviteter i den enkelte Bloks afdelinger At nøglepersonerne kender deres egen rolle i projektet og er bekendt med tids- og indholdsplanerne for den blok de er med i. At nøglepersonerne og de relevante aktører i projektet er præsenteret for hinanden Side 14/ 34
4.1.5 Orienteringsmøder for afdelingens medarbejdere [A-1.5] Gå-hjem møder, hvor afdelingens personale præsenteres for den konkrete plan for implementering af COSMIC i blokken, og hvor afdelingens medarbejdere præsenteres kort for COSMIC for første gang. Sikre et fælles udgangspunkt og et fælles engagement i projektet for ledere og medarbejdere i afdelingen. At afdelingens personale er introduceret til den proces, der igangsættes i afdelingen. At nøglepersoners navne i blokken præsenteres og deres rolle udmeldes. At der gives en kort appetitvækker til COSMIC. 4.1.6 Forberedelse og evt. undervisning af mellemledere/funktionsledere [A-1.6] Møde hvor fokus lægges på, hvordan den enkelte funktionsleder bedst muligt kan forberede sin enhed på den kommende implementering af den elektroniske patientjournal. Funktionslederen orienteres desuden om den forestående undervisnings- og udrulningsplan. De funktionsledere, som ikke er workshopdeltagere, tilbydes deltagelse i et COSMIC kursus af en dags varighed. Hvis antallet er under seks personer pr. blok tilbydes funktionslederne undervisning sammen med den foregående blok. Er antallet af funktionsledere over seks personer undervises gruppen af to EPJ-koordinatorer på den i planen afsatte dag. At funktionslederen får fokus på vigtigheden af, at personalet i enheden er forberedt på den forestående implementering af COSMIC. At funktionslederen oplever sig velinformeret om den forestående undervisnings- og udrulningsplan. At der på mødet bliver sat fokus på, hvordan organisationen bedst muligt tager hånd om de medarbejdere, der er svage i forhold til brug af it. At der indgås aftaler i forhold til planlægning af såvel undervisning som support. At der evt. udarbejdes en møderække, hvis der er behov for dette. At funktionslederen får viden om COSMIC på en sådan måde, at denne er i stand til at danne sig et billede af, hvad det nye dokumentationsredskab får af betydning for medarbejderne i enheden. 4.1.7 Opstartsmøde og evt. undervisning af ressourcepersoner [A-1.7] Møde for afdelingens ressourcepersoner, hvor ressourcepersonerne i blokken præsenteres for implementeringsplanen i afdelingen, samt deres opgaver/rolle i forhold til disse aktiviteter. Desuden præsenteres de for COSMIC. Ressourcepersonerne bliver informeret om deres opgave/rolle, vagtplanen samt planen for uddannelse. De får information om de praktiske forhold i forbindelse med ferie-/fridage og andet fravær i forbindelse med undervisnings- og supportperioden. De får mulighed for at møde hinanden. Spørgsmål samt forventningsafstemning. Ressourcepersonerne får en første introduktion til COSMIC (Hvis de ikke er workshopdeltagere også). Side 15/ 34
4.2 Aktivitet 2: Gennemgang af arbejdsgange og tilpasning af COSMIC Aktiviteterne leder frem til, at afdelingen i en blok kan journalføre i COSMIC. Aktiviteterne har til formål at afdække de særlige problemstillinger, der måtte være i en afdeling i forhold til de muligheder, der findes i COSMIC. Aktiviteterne skal føre frem til, at COSMIC kan opsættes korrekt i henhold til afdelingerne, og at aktiviteterne kan opsummeres og godkendes af deltagerne og afdelingsledelsen. Efterfølgende afholdes møde mellem videnssporet og læringssporet med henblik på at ruste EPJ-koordinatorerne i læringssporet, til at kunne gennemføre undervisningen af medarbejderne, og sikre at de har den fornødne viden til at kunne gennemføre supporten i afdelingen i forbindelse med driftopstart. 4.2.1 Uddannelse af workshopdeltagere [A-2.1] Der gennemføres to-dags undervisning for workshopdeltagerne, således at de kender COSMIC grundlæggende. At de kender og forstår, hvorledes standardarbejdsgangene skal anvendes, og at de ved, hvordan de forskellige dokumenter, der findes i det udarbejdede kompendium de får udleveret, skal anvendes og læses. Endelig skal det afklares, hvorledes beslutninger truffet på workshops, bringes tilbage i afdelingen og gennemføres. At workshopdeltagerne er undervist og introduceret så de har de rette forudsætninger for at kunne deltage i Workshopforløbet. 4.2.2 Workshopforløb [A-2.2] Deltagerne på workshops skal medvirke til at foretage de kliniske og arbejdsgangsmæssige vurderinger og analyser, som er nødvendige for at sikre, at COSMIC kan implementeres i de respektive afdelinger. At få udarbejdet det dokumentationsmateriale i forhold til COSMIC, der vedrører det daglige arbejde. Dette under hensyn til afdelingernes arbejdsgange, samt de krav, der er fra myndigheder, beslutninger fra Klinisk Fagligt Råd, og fra EPJ-projektet som helhed. Afvikling Workshops afholdes med de aktører og det indhold som ses nedenfor i skemaerne Læger Workshop Varighed Kommentar Medicinering 1 dag Afholdes sammen med plejepersonale. Visitation indlæggelse start ambulant forløb 2 dage Sekretærer med til gennemgang af standardarbejdsgange. Klinisk kontakt og assistance 1 dag Operation og invasive procedurer 1 dag Rekvisition og svar 1 dag Sekretærer med til gennemgang af standardarbejdsgange. Udskrivelse/afslut ambulant forløb 1 dag Sekretærer med til gennemgang af standardarbejdsgange. Dødsfald - hjertedød 1 dag Side 16/ 34
Plejepersonale sengeafsnit/ambulatorier Workshop Varighed Kommentar Medicinering 1 dag Afholdes sammen med læger Visitation indlæggelse start ambulant forløb 1 dage Sekretærer med til gennemgang af standardarbejdsgang Klinisk kontakt og Rekvisition og Svar 1 dag Udskrivelse/afslut ambulant forløb og Dødsfald - hjertedød 1 dag Plejepersonale OP Workshop Varighed Kommentar Medicinering 1 dag Afholdes sammen med læger Klinisk kontakt og Udskrivelse/afslut ambulant 1 dag forløb Operation og invasive procedurer 1 dag Sekretærerne skal deltage i følgende workshops Workshop Varighed Kommentar Visitation indlæggelse start ambulant forløb ½ dag Sammen med læger Visitation indlæggelse start ambulant forløb ½ dag Sammen med plejepersonale sengeafsnit og amb. Rekvisition og Svar ½ dag Sammen med læger Udskrivelse/afslut ambulant forløb ½ dag Sammen med læger 4.2.3 Arbejdsmøder for sekretærer [A-2.3] Der gennemføres møder for lægesekretærer afdelingsvis forud for implementering af COSMIC mhp. synliggørelse af ændrede arbejdsgange og aktiviteter i forbindelse med overgangen til elektronisk journalføring i COSMIC. At igangsætte en proces, der gør, at sekretærgruppen får forståelse for vigtigheden af at have fokus på nuværende og fremtidige arbejdsgange. Herunder - at de har fuld forståelse for nødvendigheden af de ændrede arbejdsgange - at de hurtigt kan omstille sig - at de selv er aktive i forhold til ændring af arbejdsgange 4.2.4 Afstemning med afdeling [A-2.4] Alle beslutninger opsamles løbende gennem referater, der efterfølgende godkendes. Når alle de planlagte workshops er gennemført, udarbejdes et statusnotat, som beskriver alle beslutninger og afledte konsekvenser fra de afholdte workshops. Der afholdes et halvdagsmøde, hvor notatet gennemgås og dagen afsluttes med en godkendelse af indholdet, eventuelt i revideret form. At såvel workshopdeltagere som afdelingsledelse får summen af beslutninger præsenteret, og disse godkendes og gennemføres af hhv. IT-projektafdelingen og afdelingen Side 17/ 34
4.3 Aktivitet 3: Inventar og IT-udstyr IT-infrastrukturprojektet opgraderer eksisterende IT-arbejdspladser med inventar og computerudstyr. Endvidere etableres der 2000 nye kliniske IT-arbejdspladser med inventar og computerudstyr. 4.3.1 Levering af borde, stole m.m. [A-3.1] Der leveres inventar i form af hæve/sænke borde, stuegangsvogne, stole og lamper. Endvidere fjernes gamle borde, som afdelingen har valgt ikke at genanvende. 4.3.2 Levering og installering af pc ere og IT-udstyr [A-3.2] Der leveres klientudstyr i form af stationære Pc er, bærbare pc ere, stregkodelæsere, stregkodeprintere og Personal Digital Assistant - PDA, borde, stole og lamper. Endvidere fjernes gamle Pc ere. At kliniske IT-arbejdspladser til COSMIC etableres i overensstemmelse gældende retningslinier på Odense Universitetshospital og i Region Syddanmark, specielt med henblik på overholdelse af hygiejniske retningslinier. Endvidere skal de kliniske IT-arbejdspladser være i overensstemmelse med gældende lovgivning, og der er taget specielt hensyn til arbejdsmiljølovgivningen. 4.4 Aktivitet 4: Uddannelse Der gennemføres målrettet uddannelse af de ressourcepersoner, som er udpeget fra afdelingen. Udover egen uddannelse I COSMIC, deltager ressourcepersonerne som hjælpere i forbindelse med uddannelse af medarbejdere fra blokkens afdelinger. Ressourcepersonerne skal kunne varetage support sammen med IT-projektafdelingens koordinatorer, i forbindelse med opstart af COSMIC i afdelingerne. Alle medarbejdere kaldet slutbrugere er på skolebænken en dag, hvor de introduceres til anvendelsen af COSMIC. Den efterfølgende oplæring sker i supportperioden, hvor koordinatorer og ressourcepersoner yder sidemandsoplæring. 4.4.1 Uddannelse af ressourcepersoner [A-4.1] Der gennemføres tre dages undervisning i COSMIC forud for undervisning af slutbrugere. Ressourcepersonerne undervises med udgangspunkt i den grundlæggende undervisning, som alle slutbrugere modtager. Undervisningen skal desuden sikre, at ressourcepersonerne får et grundigt kendskab til det enkelte modul, således at de er i stand til at fungere som hjælpere i den forestående undervisning af slutbrugere. Undervisningen er tværfaglig og skal sikre, at alle ressourcepersoner har et grundigt kendskab til alle faggruppers undervisning. At ressourcepersonerne opnår viden og indsigt i COSMIC, således at de er i stand til at fungere som hjælpere i undervisningen af slutbrugere uanset faggruppe. At ressourcepersonerne er informeret om undervisningens opbygning samt funktionen som hjælper. 4.4.2 Uddannelse af slutbrugere [A-4.2] Alle medarbejdere i blokken tilbydes en dags uddannelse i COSMIC med fokus på de store og mest centrale dele og funktioner i COSMIC. Side 18/ 34
Undervisningen gennemføres faggruppe inddelt, således at der kan tilgodeses fagspecifikke behov for gennemgang af særlige områder. Aktiviteten er desuden en del af ressourcepersonernes samlede undervisning mhp. at kunne varetage supportfunktionen i og med at de deltager i cirka otte slutbrugerkurser. At slutbrugeren er introduceret til COSMIC s anvendelses-muligheder At slutbrugeren efter undervisningen er i stand til under vejledning at anvende de funktioner i COSMIC, der oftest bruges i det daglige arbejde At slutbrugeren føler sig rustet til at arbejde videre med at sætte sig ind i COSMIC At ressourcepersonerne via funktionen som hjælpere, opnår et grundigt kendskab til COSMIC, således at disse bliver i stand til selvstændigt at varetage den efterfølgende supportfunktion. 4.5 Aktivitet 5: Idriftsættelse Idriftsættelsen er det officielle startskud for idriftsættelse af COSMIC i en blok. Idriftsættelsen er en vigtig milepæl for projektet, alle implicerede nøglepersoner, samt alle medarbejdere i afdelingen. 4.5.1 Idriftsættelse af COSMIC [A-5.1] Idriftsættelsen markeres med et møde for ledelserne i afdelingen, og alle implicerede nøglepersoner, herunder også IT-brugerservice. Idriftsættelsen for en blok foregår altid en mandag kl. 11. Fra denne dato og dette tidspunkt indlægges alle nyindlagte patienter i COSMIC, og afdelingen overgår til elektronisk dokumentation både på indlagte såvel som ambulante forløb. De patienter, som er indlagt på idriftsættelsestidspunktet forsætter på papir indtil udskrivelsen (medmindre afdelingen vælger andet). På denne måde oplever afdelingen en glidende overgang til COSMIC. At markere officielt, at COSMIC idriftsættes. At orientere såvel ledelse som supportere om praktiske forhold i forbindelse med supportperioden. At afdelingen fra denne dato kl. 11 overgår til elektronisk dokumentation i COSMIC. 4.6 Aktivitet 6: Support 4.6.1 Support i afdelingerne [A-6.1] De første 14 dage efter idriftsættelsen er der supportdækning hele døgnet alle ugens syv dage, herefter er der support fra 6.30 til 18.00 i en uge alle ugens syv dage, og herefter 6.30-16.00 den sidste uge, som slutter om fredagen. Supporterne bliver tildelt et fast tilhørssted og hjælper med spørgsmål/problemer. To supportere er i besiddelse af en vagttelefon, så de kan kontaktes af brugerne, hvis der ikke er en supporter i nærheden. Der afholdes fælles morgen og eftermiddagsmøder, hvor udveksling af viden, status på erkendte fejl og problemer og løsning kan drøftes og opsamles. 4.6.1.1 Døgnsupport [A-6.1.1] De første 14 dage efter idriftsættelsen er der supportdækning hele døgnet alle ugens syv dage. Side 19/ 34
Sikre at afdelingerne kommer godt i gang med at anvende COSMIC. Sikre at klinikerne får den hjælp/vejledning, der skal til for, at de kan komme af med/få oplysninger om patienterne. 4.6.1.2 Dagsupport kl. 6.30 til kl. 18.00 i en uge, alle ugens syv dage, og herefter fra kl. 6.30 til kl. 16.00 den sidste uge, som slutter om fredagen. Sikre at klinikerne får den hjælp/vejledning, der skal til, for at de kan komme af med/få oplysninger om patienterne. At afdelingens medarbejdere støttes i at blive selvstændige IT-brugere. 4.6.2 Deltagelse i lægernes morgenkonferencer [A-6.2] Erfaringen indtil nu er, at det er særdeles vigtigt, at alle forstår, hvad man skal gøre nu, og man rent faktisk også gør det. Deltagelse på lægernes morgenmøder kan medvirke til at fange potentielle problemer og modstand på et tidligt tidspunkt. At sikre, at beslutninger vedrørende centrale arbejdsgange overholdes og tages korrekt i anvendelse i afdelingen. At IT-projektafdelingen har mulighed for at følge implementeringen tæt, og imødekomme eventuelle problemer og uhensigtsmæssigheder i forhold til dokumentationen og anvendelsen af COSMIC. At imødegå, at små uhensigtsmæssigheder opfanges tidligt og afhjælpning aftales med ledelse eller andre relevante parter. 4.6.3 Support workshops [A-6.3] Når COSMIC går i drift, bliver teori og aftaler testet i praksis. Det giver anledning til vurdering af de eksisterende beslutninger og opsætninger. Det er nødvendigt, at ændringer mm. bliver behandlet hurtigt, og fagligt forsvarligt. Derfor afholdes en ugentlig halvdagsworkshop i de fire første uger af driftsperioden. Sikre at problemer og observationer indhentet fra afdeling og support bliver behandlet i overensstemmelse med beslutninger og hensigter fra workshops. 4.6.4 Afslutning af supportperioden [A-6.4] Den sidste dag i supportperioden afholdes der afslutning for alle supportere - ressourcepersoner og EPJ-koordinatorer i blokken. Denne aktivitet markerer, at afdelingen overgår til almindelig drift, og at al support herefter varetages af IT-brugerservice afdelingens Servicedesk. At markere en formel afslutning på undervisnings- og supportforløbet i afdelingen. At takke ressourcepersonerne for deres indsats. At få en tilbagemelding på ressourcepersonernes oplevelse af implementeringsforløbet og eventuelle forslag til ændringer. Side 20/ 34
4.7 Aktivitet 7: Daglig drift Denne aktivitet markerer, at afdelingen overgår til almindelig drift, og at al support varetages af Servicedesken i IT-brugerservice. 4.7.1 Driftsworkshops og slutevaluering [A-7.1] Når IT-projektafdelingen afslutter supporten i afdelingen efter en måned, er det erfaringen, at systemet også er rimelig velimplementeret. Alligevel kan der opstå behov for justeringer i opsætning og konfiguration, derfor afholdes der halvdags workshop hver 14. dag i otte uger fra idriftsættelsen. Sidste workshop er også evaluering af hele workshopforløbet. At sikre behov for ændringer opsamles systematisk og gennemføres At gennemføre en formel afslutning på vidensforløbet i afdelingen. 4.7.2 Kvartalsworkshops [A-7.2] Efter den sidste driftworkshop er der til stadighed brug for systematisk opsamling af behov for ændringsønsker fra igangværende afdelinger, og tillige behov for dialogbaseret orientering om nye tiltag, opstramning af anvendelsesmåder med mere fra EPJ-projektets side. Møderne afholdes én gang i kvartalet, og deltagerne er én repræsentant for afdelingens største og væsentligste medarbejdergrupper, dvs læger, sygeplejersker, sekretærer med flere. Når der er mange afdelinger i drift, afholdes der møder centervist. Sikre at den enkelte afdeling kan komme i direkte dialog med EPJ-projektet. Sikre at EPJ-projektet kan orientere nøglepersoner om emner af relevans. Side 21/ 34
5 DEL V DETALJERET PLAN FOR IMPLEMENTERING I DEN EN- KELTE AFDELING I BLOKKEN I det følgende findes en samlet overblikskalender for en afdeling i hver blok i udrulningsplanen (Blok 1B til og med blok 8). I forhold til de i alt otte blokke, er tidsplanen helt deltaljeret for blok 1B og blok 2 efteråret 2007, hvorimod de kommende blokke endnu ikke er helt detaljerede, da der ikke er aftalt konkrete datoer med de respektive afdelingsledelser endnu. Planerne indeholder aktiviteter fra vidensspor, læringsspor og fra infrastrukturprojektet (Levering og installering af IT-arbejdspladser). Aktivitetsnumrene, som fremgår at den samlede oversigt i kapitel 4, er medtaget i kalenderplanerne. Side 22/ 34
5.1 Oversigt over implementering i blok 1B Samlet overblikskalender for Blok 1 B. Periode: April 2007 December 2007 Omhandler: Afdelinger i Blok 1 B: Afd. Z, Anæstesi-FEZK og Høreklinikken
April 2007 Maj 2007 Juni 2007 [A-1.1] Møde med afdelingsledelsen 1 1 [A-1.2] Afstemning af afdelingens organisatoriske enheder 2 2 [A-1.3] Afklaring og afvikling af kurser i Grund IT 3 3 (Ovenfor nævnte aktiviteter er afviklet ca. 2 måneder før Kick-off) 4 St. Bededag 4 [A-2.2] Workshop 23 5 Skærtorsdag 5 5 Grundlovsdag 6 Langfredag 6 6 [A-2.3] Arbejdsmøde for sekretærer kl. 14 16 7 7 [A-1.5]Orienteringsmøde for medarbejdere kl.14-15 19 7 [A-2.2] Workshop 8 Påskedag 8 [A-2.1] Uddannelse af workshopdeltagere 8 [A-2.2] Workshop 9 2. påskedag 15 9 [A-2.1] Uddannelse af workshopdeltagere [A-1.1.2]EPJ-kontaktbesøg på afdelingen 10 10 9-10 11 11 11 [A-2.2] Workshop 24 12 12 12 13 13 13 14 14 20 14 [A-2.2] Workshop 15 15 [A-2.2] Workshop 15 [A-1.6] Møde med funktionsledere kl. 13-15 16 16 16 [A-2.2] Workshop 16 17 17 Kristi Himmelfartsdag 17 18 18 18 25 19 19 19 [A-2.3]Arbejdsmøde for sekretærer kl. 14-16 20 20 20 21 21 [A-2.2] Workshop 21 22 22 [A-2.2] Workshop 22 23 17 23 [A-2.2] Workshop 23 24 24 [A-2.2] Workshop 24 25 25 [A-1.1.1.]Midtvejsmøde med afdelingsledelserne 25 26 26 26, 27 og 28 26 27 29 [A-2.2] Workshop 22 27 [A-2.4] Afstemning vedr. systemopsætning med afdeling 28 [ A-1.7]Opstartsmøde med ressourcepersoner kl.13 15. 28 29 Evt. intro til COSMIC 9 12 29 30 [A-1.4] Kick-off for nøglepersoner kl. 14-16 18 30 30 31 [A-2.2] Workshop
Juli 2007 August 2007 September 2007 1 1 1 2 27 2 2 3 3 3 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 4 4 4 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 3 6 5 5 5 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 6 6 [A-3.2] Levering computerudstyr, lilla datoer 32 6 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 7 7 7 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 8 8 8 9 [A-3.1] Levering inventar, orange datoer 28 9 9 10 10 10 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 11 11 11 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere [A-1.1.1] Møde med afd. Ledelse 12 12 12 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 13 13 33 13 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 14 14 14 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 15 15 15 16 29 16 [A-1.1.1] Møde afd. Ledelse/styregruppen 16 17 17 [A-2.3] Arbejdsmøde for sekretærer 17 [A-4.1] Opsamling ressourcepersoner [A-5.1] Idriftsættelse kl. 11.00 [A-6.1.1] Døgnsupport 18 18 18 [A-6.1.1] Døgnsupport [A-6.2] Deltagelse i konferencer - blå datoer 19 19 19 [A-6.1.1] Døgnsupport 20 20 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 34 20 [A-6.1.1] Døgnsupport [A-6.3] Support workshop 1 21 21 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 21 [A-6.1.1] Døgnsupport 3 7 3 8
Juli 2007 August 2007 September 2007 22 22 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 22 [A-6.1.1] Døgnsupport 23 30 23 23 [A-6.1.1] Døgnsupport 24 24 24 [A-6.1.1] Døgnsupport 25 25 25 [A-6.1.1] Døgnsupport 3 9 26 26 26 [A-6.1.1] Døgnsupport 27 27 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere [A-1.1.2]EPJ-kontaktbesøg på afdeling 35 27 [A-6.1.1] Døgnsupport [A-6.3] Support workshop 2 28 28 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 28 [A-6.1.1] Døgnsupport 29 29 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 29 [A-6.1.1] Døgnsupport 30 31 30 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 30 [A-6.1.1] Døgnsupport 31 31 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere Oktober 2007 November 2007 December 2007 1 [A-6.1.2] Dagsupport 1 1 2 [A-6.1.2] Dagsupport 40 2 2 3 [A-6.1.2] Dagsupport 3 3 4 [A-6.1.2] Dagsupport 4 4 49 [A-6.3] Support workshop 3 5 [A-6.1.2] Dagsupport 5 5 [A-7.1]Driftsworkshop 4 /slutevaluering 6 [A-6.1.2] Dagsupport 6 45 6 7 [A-6.1.2] Dagsupport 7 [A-7.1]Driftsworkshop 2 7 8 [A-6.1.2] Dagsupport 8 8 9 [A-6.1.2] Dagsupport 41 9 9 10 [A-6.1.2] Dagsupport 10 10 11 [A-6.1.2] Dagsupport 11 11 50
Oktober 2007 November 2007 December 2007 [A-6.3] Support workshop 4 12 [A-6.1.2] Dagsupport 12 12 [A-6.1.4] Afslutning for ressourcepersoner 13 13 46 13 14 14 14 15 Efterårsferie 15 15 16 42 16 16 17 17 17 18 18 18 51 19 19 19 20 20 47 20 21 21 [A-7.1]Driftsworkshop 3 21 22 22 22 23 43 23 23 24 [A-7.1]Driftsworkshop 1 24 24 Juleaften 25 25 25 Juledag 52 26 26 26 2. juledag 27 27 48 27 28 28 28 29 29 29 30 44 30 30 31 31 Nytårsaften
5.2 Oversigt over implementering i blok 2 Samlet overblikskalender for Blok 2. Periode: Juni 2007 Februar 2008 Omhandler: Afdeling U, Anæstesi-U, Demensklinik, Smerteklinik, Afdeling E
Juni 2007 Juli 2007 August 2007 [A-1.1] Møde med afdelingsledelsen 1 1 [A-1.2] Afstemning af afdelingens organisatoriske enheder 2 27 2 [A-1.3] Afklaring og afvikling af kurser i Grund IT 3 3 (Ovenfor nævnte aktiviteter er afviklet 3-4 måneder før Kick-off) 23 4 4 5 Grundlovsdag 5 5 6 6 6 32 7 7 7 8 8 8 9 9 28 9 10 10 10 11 24 11 11 12 12 12 13 13 13 33 14 14 14 15 15 15 16 16 29 16 17 17 17 18 25 18 18 19 19 19 20 20 20 [A-1.4] Kick-off for nøglepersoner kl. 14-16 3434 21 21 21 22 22 22 [A-1.5]Orienteringsmøder for medarbejdere kl. 15-16 23 23 30 23 [A-1.6] Møde for funktionsledere kl. 13-16 24 24 24 [ A-1.7]Opstartsmøde med ressourcepersoner kl.13 15. Evt. 25 26 25 intro til COSMIC kl. 9 12 26 26 25/26 27 27 27 [A-2.1] Uddannelse af workshopdeltagere 28 28 28 [A-2.1] Uddannelse af workshopdeltagere 29 29 29 30 30 31 30 [A-2.2] Workshop [A-2.3] Arbejdsmøde for sekretærer kl. 14 16
31 31
September 2007 Oktober 2007 November 2007 1 1 [A-2.3] Arbejdsmøde for sekretærer 40 1 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 2 2 [A-1.1.2] EPJ-kontaktbesøg afdeling 2 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 3 [A-2.2] Workshop 36 3 3 4 [A-2.2] Workshop 4 4 5 [A-2.2] Workshop 5 5 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 45 6 [A-2.2] Workshop 6 6 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere EPJ-Kontaktbesøg i afdeling N 7 7 7 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 8 8 [A-2.4]Afstemning med afdeling N 41 8 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 9 9 9 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 10 37 10 10 11 [A-2.2] Workshop 11 11 12 [A-1.1.1] Midtvejsmøde for afdelingsled. 12 12 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 46 13 [A-2.2] Workshop 13 13 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 14 [A-2.3] Arbejdsmøde for sekretærer 14 14 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 15 15 [A-3.2] Levering computerudstyr, lilla dato 42 15 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 16 16 16 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 17 [A-2.2] Workshop. [A-3.1] Levering inventar, orange dato 38 17 17 18 [A-2.2] Workshop. 18 18 19 [A-2.2] Workshop. 19 19 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere Møde med Afd. Ledelse/styregruppen 20 [A-2.2] Workshop 20 20 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 21 21 21 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 22 22 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 43 22 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 23 23 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 23 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 47
September 2007 Oktober 2007 November 2007 24 [A-2.2] Workshop 39 24 [A-4.1]Undervisning af ressourcepersoner 24 25 25 25 26 26 26 [A-4.1] Opsamling ressourcepersoner 48 [A-5.1] Idriftsættelse kl. 11.00 [A-6.1.1] Døgnsupport 27 [A-2.2] Workshop 27 48 27 [A-6.1.1] Døgnsupport [A-6.2] Deltagelse i konferencer - blå datoer 28 28 28 [A-6.1.1] Døgnsupport 29 29 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 29 [A-6.1.1] Døgnsupport [A-6.3] Support workshop 1 30 30 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere 30 [A-6.1.1] Døgnsupport 31 [A-4.2] Undervisning af slutbrugere December 2007 Januar 2008 Februar 2008 1 [A-6.1.1] Døgnsupport 1 Nytårsdag 1 1 2 [A-6.1.1] Døgnsupport 2 2 3 [A-6.1.1] Døgnsupport 49 3 [A-7.1]Driftsworkshop 1 3 4 [A-6.1.1] Døgnsupport 4 4 6 5 [A-6.1.1] Døgnsupport 5 5 6 [A-6.1.1] Døgnsupport 6 6 [A-6.3] Support workshop 2 7 [A-6.1.1] Døgnsupport 7 2 7 8 [A-6.1.1] Døgnsupport 8 8 9 [A-6.1.1] Døgnsupport 9 9 10 [A-6.1.2] Dagsupport 50 10 10
December 2007 Januar 2008 Februar 2008 11 [A-6.1.2] Dagsupport 11 11 7 12 [A-6.1.2] Dagsupport 12 12 13 [A-6.1.2] Dagsupport 13 13 [A-6.3] Support workshop 3 14 [A-6.1.2] Dagsupport 14 3 14 [A-7.1]Driftsworkshop 4 15 [A-6.1.2] Dagsupport 15 15 16 [A-6.1.2] Dagsupport 16 16 17 [A-6.1.2] Dagsupport 51 17 [A-7.1]Driftsworkshop 2 17 18 [A-6.1.2] Dagsupport 18 18 8 19 [A-6.1.2] Dagsupport 19 19 20 [A-6.1.2] Dagsupport 20 20 [A-6.3] Support workshop 3 21 [A-6.1.2] Dagsupport 21 4 21 [A-6.1.4] Afslutning for ressourcepersoner 22 22 22 23 23 23 24 Juleaften 24 24 25 Juledag 52 25 25 9 26 2. juledag 26 26 27 27 27 28 28 5 28 29 29 29 30 30 31 Nytårsaften 31 [A-7.1]Driftsworkshop 3