Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) JANUAR 2016 28-01-2016
UDKAST TIL BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) SIDE 2 af 7 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om udbuddet, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af rammeaftale, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Nærværende udbudsbetingelser (BUT) gælder ifm udbud af rammeaftale om Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn. Udbuddet er benævnt Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn. Opgaver inden for rammeaftalen er nærmere beskrevet i YB, bilag A til Rammeaftalen. Der kan i medfør af rammeaftalen i aftaleperioden tilkomme andre bygherrerådgivningsopgaver i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn. Rammeaftalen har en varighed på 4 år. Rammeaftalen forventes indgået primo maj 2016. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Tjenesteydelsen udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsloven. Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. Der er indrykket Udbudsbekendtgørelse den 1. februar 2016 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Udbudsbekendtgørelsen, fremsendt den 1. februar 2016 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret Januar 2016 Udkast til rammeaftale, dateret Januar 2016 Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar offentliggjort i tilbudsfasen Ydelsesbeskrivelse (YB), dateret Januar 2016 (Bilag A til Rammeaftalen) Paradigme til rekvisition dateret Januar 2016 (Bilag B til Rammeaftalen) Tilbudsliste (TBL), dateret Januar 2016 3.3 Bedømmelsens faser og 2-kuvert system Dette udbud gennemføres ved anvendelse af to-kuvert systemet. Tilbudsgiveren skal derfor aflevere tilbuddet i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 6. Bedømmelsen sker i 2 faser:
3 af 7 Tilbudskuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter åbnes, og eventuelle ukonditionsmæssige tilbud forkastes og der foretages en bedømmelse af de kvalitative underkriterier, som beskrevet i afsnit 3.4. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til de bydende pr. mail. Kuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn, Del 1 Pris, åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af rammeaftale udsendes til de bydende. 3.4 Tildeling 3.4.1 Generelt Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Bedømmelsen sker på grundlag af afsnit 3.4.2 til 3.4.7 3.4.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Økonomisk underkriterie A Pris Kvalitative underkriterier B Opgaveløsningen C Projektchefen D Bemanding på opgaverne Der anvendes prismodellen; dvs. at der beregnes en samlet evalueringspris, som er summen af: Prisen iht. TBL Tillæg for eventuelle kapitalisérbare forbehold Omregningsbeløb for kvalitet, jf. neden for Omregningsbeløb for kvalitet beregnes for de 3 kvalitative underkriterier som (10-k) x Ob, hvor k er karakteren i en skala fra 0 til 10. Ob for de kvalitative underkriterier er: Kvalitative underkriterier Ob i tkr. B Opgaveløsningen 300 C Projektchefen 150 D Bemanding på opgaverne 150 Ved karakter på 10 er omregningsbeløbet 0 kr. Ved karakteren 0 pålægges det fulde omregningsbeløb, som fx for Bemanding på opgaverne er 10 x 150 tkr.= 1.500 tkr. kr. Ved karakteren 7 på Bemanding på opgaverne pålægges et omregningsbeløb på (10-7) x 150 = 450 tkr.kr. 3.4.3 Bedømmelse af underkriterium A - Pris Tilbudt sum skal fremgå af TBL, side 1. De anførte antal timer i TBL anvendes alene ifm. bedømmelsen af tilbuddene, og er ikke udtryk for et budget for alle opgaver iht. rammeaftalen. 3.4.4 Karakterskala ved bedømmelsen af underkriterierne B, C og D Ved bedømmelse af de kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10.
4 af 7 Bedømmelsen af de kvalitative underkriterier sker iht. følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. 3.4.5 Bedømmelse af Opgaveløsningen Ved bedømmelsen af tilbud på rammeaftalen lægges der vægt på: At rådgiveren skitserer og begrunder strategiske valg for projektets realisering, herunder strategier for udbud i totalentreprise og samarbejde med totalentreprenøren, jf. YB. At rådgiveren tilbyder relevante, konkrete og erfaringsunderbyggede anvisninger, metoder og processer til at sikre overholdelse af projektets økonomi, herunder styring af risici i alle projektets faser og samarbejdet med totalentreprenør. At rådgiveren demonstrerer forståelse for og indblik i de komplicerede udfordringer, som skal tackles ifm. udvidelse af Hanstholm Havn. At rådgiveren demonstrerer et fagligt kompetent greb på løsning af ydelserne i rekvisition nr. 1, jf. YB afsnit 3, og at rådgiveren herunder vedlægger et begrundet overslag på udførelse af rekvisition nr. 1 Til brug for bedømmelsen skal der vedlægges redegørelser - herunder overslag på rekvisition nr.1 - om ovennævnte emner, der lægges vægt på. Redegørelserne ønskes samlet ikke at overstige 30 A4 sider. 3.4.6 Projektchef Ved bedømmelsen af tilbud på rammeaftalen lægges der vægt på: At der tilbydes en særdeles fagligt kompetent projektchef, som er til rådighed på opgaven i hele projektets realisering. At det dokumenteres, at projektchefen opfylder de krav til kvalifikationer og kompetencer, som fremgår af YB afsnit 4. At projektchefen på præsentationsmødet (jf. afsnit 5.4) demonstrerer evne til at redegøre for intentioner og perspektiver for opgaveløsningen og bemandingen, herunder evnen til at svare sagligt og brugbart på afklarende spørgsmål, der stilles under præsentationen. At der tilbydes en kvalificeret bemandingsløsning, såfremt projektchefen får kortvarige forfald.
5 af 7 Ifm. bedømmelsen skal projektchefen opnå en karakter på min. 8 (dvs. bedre end god opfyldelse af underkriteriet ). Til brug for bedømmelsen skal der vedlægges: CV for projektchefen, som dokumenterer dennes konkrete kvalifikationer og erfaringer med udførelse af de opgaver, som fremgår af rammeaftalen iht. YB, herunder de krav til kvalifikationer og kompetencer, som fremgår af YB afsnit 4. Bemandingsløsning, såfremt projektchefen får kortvarige forfald (fx ifm. ferier og kortvarig sygdom). 3.4.7 Bedømmelse af Bemandingen på opgaveløsningen Ved bedømmelsen af tilbud på rammeaftalen lægges der vægt på: At den tilbudte bemanding har kompetencer og erfaringer mhp. at løse de opgaver, som Hanstholm Havn har og forventes at få behov for bistand til. At den tilbudte bemanding har kompetencer og erfaringer med at udføre conceptual design af havnebyggeri mhp. tidligt udbud. At den tilbudte bemanding kan klare eventuelle korttidsstigninger i opgavemængden. Til brug for bedømmelsen skal der vedlægges: CV for de tilbudte medarbejdere, som belyser medarbejdernes konkrete kvalifikationer og erfaringer med udførelse af de opgaver, som fremgår af rammeaftalen iht. YB. Et CV bedes ikke overstige to A4 sider (pr. medarbejder). For hver medarbejder, der indgår i tilbuddet, skal det oplyses, hvilken kategori medarbejderen tilhører. Kategorien skal anføres i medarbejderens CV og ved medarbejderens placering på oversigten over tilbudte medarbejdere i TBL. 3.5 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk www.mst.dk www.at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET OG ORIENTERINGSMØDE 4.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Hanstholm Havn senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til Torben Juul-Olsen, e-mail: tjo@portofhanstholm.dk med cc. til Mogens Høgsted, Vive Consult, e-mail: mh@viveconsult.dk. Hanstholm Havn vil offentliggøre spørgsmål og tilhørende besvarelse på http://www.portofhanstholm.dk senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af offentliggørelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål.
6 af 7 Hanstholm Havn forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Hanstholm Havns eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne. Udbuddets titel og spørgsmålets emne skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Spørgsmål vedr. Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn angående //emne og reference til udbudsdokument anføres//. Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade påhviler alene tilbudsgiver. 4.2 Orienteringsmøde Der afholdes orienterings- og besigtigelsesmøde den 17. marts 2016, klokken 13.00 til 16.00 på adressen Auktionsgade 39, Hanstholm. Hensigten med orienterings- og besigtigelsesmødet er at give de bydende lejlighed til at besigtige havnen, og at Hanstholm Havn orienterer om centrale emner, som bla. forventes at være: Generel orientering om havnens hidtidige historie, og om planerne for udvidelsen af Hanstholm Havn Tildelingsmodellen Spørgsmål bedes så vidt muligt stillet ved e-mail inden mødet, og spørgsmål, som stilles på mødet, bedes afleveret skriftligt på mødet. Der ønskes højst 3 deltagere fra hver tilbudsgiver og der anmodes om tilmelding af deltagere (navne) til mødet ved e-mail til Torben Juul-Olsen, e-mail: tjo@portofhanstholm.dk med cc. til Mogens Høgsted, Vive Consult, e-mail: mh@viveconsult.dk. 5. TILBUD 5.1 Alternativer Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at udbyder vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at udbyder vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold undgås. 5.3 Vedståelse Tilbud skal vedstås i 4 måneder. 5.4 Tidspunkt for aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i to lukkede kuverter/pakker. Hver tilbudskuvert (jf. neden for) skal indeholde ét eksemplar (papir) og endvidere tilbudsindhold på elektronisk form (USB eller andet) som pdf fil. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af uoverensstemmelser.
7 af 7 Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. De to kuverter skal mærkes således: Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn, Del 1 Pris og Må ikke åbnes i receptionen Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter og Må ikke åbnes i receptionen Tilbud skal inden udløb af frist for aflevering være modtaget hos: Hanstholm Havn Auktionsgade 39 7730 Hanstholm Frist for aflevering er den 8. april 2016, klokken 10.00. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Tidspunktet for åbning af kuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn, Del 1 Pris fastlægges efter gennemførelse af bedømmelsen af Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter. Tidspunktet meddeles tilbudsgiverne pr. mail. Åbning af kuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn, Del 1 Pris sker i overværelse af de tilbudsgivere, der måtte ønske at være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive oplæst ved åbning af tilbud. Der sker efterfølgende en bedømmelse af underkriteriet Pris, hvori indgår eventuelle kapitaliserede forbehold. Der udsendes meddelelse om tildeling af rammeaftaler til de bydende, jf. afsnit 3.3. 5.5 Præsentationsmøder Der afholdes præsentationsmøder, hvor alle tilbudsgivere hver for sig får lejlighed til en mundtlig forelæggelse af tilbuddet af ca. 60 minutters varighed. Ved den mundtlige forelæggelse skal hver tilbudsgiver deltage med den tilbudte ansvarlige projektchef. Den mundtlige forelæggelse og besvarelse af spørgsmål vil indgå i bedømmelsen af opfyldelse af underkriteriet Projektchef, jf. afsnit 3.4.6. Møder forventes afholdt den 12. og 13. april 2016. De bydende vil snarest efter tilbudsaflevering modtage oplysninger om mødetidspunkter. 6. DOKUMENTER, DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet på rammeaftalen. Kuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn, Del 1 Pris : Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (TBL). Kuvert mærket Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter : Redegørelser for opfyldelse af de kvalitative underkriterier, jf. afsnit 3.4.5, 3.4.6 og 3.4.7.