Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden

ÆRØ KOMMUNE Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden Sagsnr: 492-2008-20946 1/21

Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 4 Brug af KMD Sag EDH og KMD Dagsorden... 4 Formål... 4 Mål i forhold til borgere... 4 Mål i forhold til politikere... 5 Mål internt i organisationen... 5 Hvem har adgang til hvad?... 5 Adgang og misbrug... 6 Journalisering... 7 Postmodtagelse... 8 Post fra posthuset og rådhusets postkasse (papirpost)... 8 E-mail... 8 Post der afleveres personligt... 8 Fax... 8 Materiale der ikke scannes:... 9 Behandling af papirdokumenter efter scanning... 9 Fordeling af post i de enkelte afdelinger... 9 Postfordelerens opgave... 9 Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med indscannet post.... 9 Post fordelt forkert... 9 Dokumenter... 10 Dokumenttyper... 10 Interne dokumenter... 10 Godkendelse af dokumenter... 11 Udfyldelse af dokumentoplysninger... 11 Sager... 12 Definition på en sag... 12 Organisatoriske sager... 12 Oprettelse af sag... 12 Journalisering... 12 Kassationskode... 12 Udfyldelse af sagsforside... 13 Fanebladet Erindring/advis.... 14 Håndtering af interne dokumenter (mellem afdelinger)... 15 Afslutning af sager... 15 Udvalgsbehandling KMD Sag Dagsorden... 16 Møder der er omfattet af dagsordensystemet... 16 Oprettelse af medlemmer til de enkelte udvalg... 16 Oprettelse af udvalg og møder... 16 Dagsordenspunkter... 16 Dagsorden... 16 Beslutninger og referat... 16 Sager der overgår fra et udvalg til et andet... 16 2/21

Sletning... 17 Sletning af sager... 17 Sletning af dokumenter... 17 Overgang til ny sagstype... 17 Åbne postlister... 17 Superbrugere... 18 Vedligeholdelse og evaluering af håndbogen... 18 Bilag 1... 19 Liste over poståbnere og scanningsoperatører... 19 Bilag 2... 19 Liste over postfordelere/stedfortrædere... 20 Bilag 3... 21 Liste over superbrugere... 21 Opdateret oktober 2013 pga. systemændringer i KMD Sag Edh. 3/21

Indledning I forbindelse med konvertering af DOCSOpen til KMD Sag EDH i Ærø Kommune ultimo 2008 er der nedsat en arbejdsgruppe for at forberede en god konvertering og start for KMD Sag EDH i Ærø Kommune. Håndbogen, som udarbejdes af arbejdsgruppen, indeholder de emner og bilag, som gruppen på nuværende tidspunkt har fundet hensigtsmæssige, men det pointeres, at håndbogen af gode grunde ikke er færdigudviklet. Kommunen vil altid være i udvikling, hvorfor en sådan håndbog aldrig vil være endelig. Håndbogen er tænkt som et arbejdsredskab til den enkelte medarbejder i forbindelse med arbejdet med KMD Sag EDH. Men den er også et vigtigt element ved introduktion af nye medarbejdere. En af håndbogens grundpiller er, at det fra ledelsens side forudsættes, at der ikke ligger og/eller arbejdes med dokumenter uden for KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden. Brug af KMD Sag EDH og KMD Dagsorden KMD Sag EDH skal anvendes af alle i administrationen på Ærø Rådhus, samt de decentrale enheder som er tilknyttet systemet. Alle skal følge de administrative retningslinjer i denne håndbog, og man må ikke arbejde uden for systemet eller helt undlade at bruge det i den daglige sagsbehandling. Formål Formålet med at anvende KMD Sag EDH i Ærø Kommune tager afsæt i nedenstående delmål for tre væsentlige, men også tre meget forskellige målgrupper: borgere, politikere og organisationen. Mål i forhold til borgere Bedre service til borgerne idet alle ansatte, hvis de har behov for det i sagsbehandlingen, kan få overblik over borgernes dokumenter og sager. Alle i afdelingen kan besvare telefoniske henvendelser og personlige henvendelser om en sag uden først at skulle finde sagsbehandleren. En hurtigere sagsbehandling af de lette og ukomplicerede sager. Dokumenterer sagsforløb gennem elektronisk oversigt. Mindsker risikoen for bortkomst af dokumenter og sager. 4/21

Mål i forhold til politikere Give borgmester og kommunalbestyrelsesmedlemmer mulighed for at modtage dagsorden/referat og bilag elektronisk. Mål internt i organisationen Gøre postgangen og den interne kommunikation hurtigere. Understøtte læring og vidensdeling ved, at alle brugere lettere og hurtigere får overblik over sager og dokumenter. Opnå en mere ensartet sagsbehandling og dermed en højere kvalitet i sagsbehandlingen. Mindske behov for fysisk arkivplads. Gøre arbejdstilrettelæggelse fleksibel ved at alle medarbejdere, hvis de har behov for det i sagsbehandlingen, har adgang til sager og dokumenter. Give adgang til systemet fra hjemmearbejdspladser. Give kollegaer og nærmeste ledelse overblik over sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden. Der vil en gang om året blive fulgt op på målene og vores opfyldelse af disse. Dette foretages af superbrugergruppen. Hvem har adgang til hvad? For at alle i administrationen på Ærø Rådhus, samt de decentrale enheder som er tilknyttet systemet kan betjene borgerne hurtigt og effektivt, er der så stor åbenhed som muligt i EDH. Der er oprettet følgende sikkerhedsmæssige enheder: Ærø Samlede dagsordener Direktionen Ledelse Løn- og Personalesager Sociale fagsystemer Ældre og sundhed Jobcenter Ærø omfatter alle brugere og al korrespondance der ikke er personnummerrelateret. Samlede Dagsordener omfatter de brugere og dagsordensamlerne, der har lov til at se lukkede punkter på dagsordener/referater. 5/21

Direktionen omfatter direktionen. Dette giver direktionen mulighed for at afskære andre for at se sager og dokumenter, hvor der er behov for at begrænse adgangen. Løn- og Personalesager omfatter brugere, der arbejder med personalesager. Alle ledere får adgang til disse sager, der skal dog være en arbejdsmæssig begrundelse for adgangen. Sociale fagsystemer omfatter brugere som arbejder med sociale sager der er personnummerrelateret. Ældre og sundhed omfatter brugere som arbejder med sociale sager der er personnummerrelateret. Job og voksencenter omfatter brugere som arbejder med sociale sager der er personnummerrelateret. Alle ledere omfatter samtlige chefer/ledere. Dette giver mulighed for chefer/ledere at afskære andre for at de kan se sager og dokumenter, hvor der er behov for at begrænse adgangen. Oprettelse af nye brugere sker hos den ansvarlige for linieorganisationssystemet (LOS). Liste opbevares på It-kontoret. Brugere må ikke slettes i systemet. Adgang og misbrug Som udgangspunkt er alt åbent for alle bortset fra lovgivningsmæssige krav, f.eks. personalesager, socialsager. Selvom der er åbenhed, har den enkelte bruger af systemerne ikke lov til at gå ind i sager, der ikke er relevant for ens arbejde, jf. Forvaltningslovens 32: Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Hvis man uforvarende kommer til at åbne en sag/dokument, der ikke vedrører ens arbejde, skal man rette henvendelse via mail til it-kontoret, på mailadressen fejlåbning@aeroekommune.dk. It-kontoret opbevarer disse mails i en sag som dokumentation af den uforvarende brug af dokumentet/sagen. Hvis man misbruger sin adgang til systemet, kan det medføre påtale eller i særlige tilfælde disciplinære foranstaltninger, jf. Forvaltningslovens 27. 6/21

Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. borgerlig straffelov 152 og 152 c-152 f, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Journalisering Administrationens journalisering og sagsstyring er bygget op omkring KLjournalplanen for så vidt angår organisatoriske sager. KL-journalplanen vil fremover blive ajourført via KMD Sag EDH. Alle nye sager skal oprettes i EDH I forbindelse med sagsbehandlingen kan der være behov for registrering af papirdokumenter, der ikke kan scannes. Disse registreres på den elektroniske sag som et papirdokument. Herudover registreres det på sagen, hvor papirdokumentet opbevares. KL- Journalplan skal anvendes på alle organisatoriske sager undtagen personalesager. Vigtigt: At det klart fremgår af den elektroniske sag, hvis der er en papirsag. Der kan evt. udskrives en sagsforside fra EDH, der arkiveres i papirsagen. At det er den elektroniske sag, der er hovedsagen og derfor indeholder en fuldstændig fortegnelse over alle dokumenter og bilag i sagen. Det kan eventuelt være i form af et papirdokument, der henviser til at evt. tegning ligger i papirsagen. Hvis man genoptager en gammel papirsag, skal der oprettes en ny sag i KMD Sag. Her kan relevante bilag fra papirsagen scannes, og der henvises på KMD Sag sagen til, at der findes en papirsag med tidligere dokumenter i. At et hvert dokument er angivet med den korrekte tilstand. Alle dokumenter, der er afsendt, skal være godkendt og fast tilknyttet. Herved angives, at dokumentet er afsendt og derfor ikke kan rettes. Alle papirsager arkiveres som hidtil efter de gældende arkiveringsregler for papirarkivalier. De elektroniske sager arkiveres ved, at sagen gøres passiv (afsluttes). Der vil senere blive udarbejdet retningslinjer for arkivering af elektroniske sager og dokumenter. En passiv sag kan altid gøres aktiv igen. 7/21

Postmodtagelse Poståbning, e-mail, scanning, fordeling m.v. Ansvar for postfordelingen ligger i Sekretariat- og Borgerservice. Post fra posthuset og rådhusets postkasse (papirpost) Kommunens hovedpostadresse er Rådhuset, Statene 2, 5970 Ærøskøbing. Posten afhentes på posthuset og postkassen ved Rådhusets indgang tømmes. Fax en tømmes én gang dagligt og fordeles sammen med dagens post. Posten åbnes, sorteres centralt, datostemples og scannes til postfordeleren i de enkelte afdelinger, der herefter fordeler til sagsbehandler. For hver afdeling er der tilknyttet en postfordeler/stedfortræder til at fordele posten til sagsbehandlerne, se bilag 2 over postfordelere. Når der er check eller kontanter lægges det straks i kassebog til indskrivning (orange bog - ligger i skuffen ved postsorteringen). Anbefalede breve kvitteres ved afhentning på posthuset. Licitationsmateriale, brevstemmer, post, der er mærket fortroligt og lægepapirer åbnes ikke, men sendes direkte til postfordeler. E-mail E-mail, der modtages i fælles/sikker mail postkasser, skal videresendes til rette afdeling som gemmer det i EDH. Overskriften skal være Dagens post, i beskrivelse tilføjes Dagens post, og sagsbehandler rettes til postfordeler. De fælles postkasser tømmes mindst 1 gang dagligt og senest kl. 12.00. Hvis det omhandler sikkerpost, som skal ind over Kommunaldirektøren, skal sendes direkte til Kommunaldirektøren med CC til Anne Bille. Det er modtagerens ansvar, at E-mail, modtaget i egen postkasse, der vedrører en sagsbehandling, bliver tilknyttet en sag i KMD Sag. Dette skal ske senest næste dag kl. 10.00. Post der afleveres personligt Det er modtagerens ansvar at sørge for, at personligt afleveret post datostemples og scannes. Dokumenter, der lægges til central scanning, skal være forberedt til scanning, det vil sige, at clips og hæfteklammer skal være fjernet, hvorefter skilleblade skal lægges imellem de enkelte dokumenter. Fax Det er modtagerens ansvar, at fax scannes og tilknyttes en sag. Scanning foretages som anført under post der afleveres personligt. 8/21

Materiale der ikke scannes: Materiale, der ikke scannes, såsom brochurer, aviser, reklamer, sorteres afdelingsvis i en postbakke til hver afdeling. Se bilag 1: Liste over poståbnere og scannere Se bilag 2: Liste over postfordelere og stedfortrædere Licitationsmateriale, brevstemmer, post, der er mærket fortroligt og lægepapirer åbnes ikke, men sendes direkte til postfordeler Behandling af papirdokumenter efter scanning Alle scannede dokumenter gemmes decentralt i datoorden. Dokumenterne kasseres efter 3 måneder. Dokumenter fra januar kasseres 1. maj og så videre. Originaldokumenter, såsom skøder, garantierklæring, opholdstilladelser, kontrakter mv., fremsendes til den enkelte postfordeler umiddelbart efter scanning. Sagsbehandleren sørger for den rette opbevaring. Fordeling af post i de enkelte afdelinger Postfordelerens opgave Det er postfordelerens opgave at læse og sende dokumentet videre til sagsbehandleren. Dette gøres ved at ændre sagsbehandlerens initialer. Ved sagsbehandlerens fravær udføres navngivning af postfordeler/stedfortræder. Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med indscannet post. Det er sagsbehandlerens opgave at læse dokumentet, navngive og påføre afsender. Alle dokumenter skal være navngivet næste arbejdsdag kl. 10.00. Dokumentet skal herefter tilknyttes en sag. Dokumentet tilknyttes en allerede eksisterende sag, eller der oprettes en ny sag, hvor dokumentet tilknyttes. Undersøg altid om der findes en sag i forvejen. Post fordelt forkert Postfordelerens opgave er at sende forkert fordelt post til rette postfordeler. Sagsbehandlerens opgave er at sende forkert fordelt post videre til rette sagsbehandler/postfordeler. 9/21

Ved gentagelse af forkert fordelt post bedes dette meddelt til postfordeleren i Sekretariat og Borgerservice. Dokumenter Et dokument kan være: Henvendelse fra en borger Egenproducerede dokumenter E-post Fax Tegninger Billeder m.v. Dokumenttyper Indgående (Anvendes på scannede dokumenter, e-mail, fax, digital post) Intern (Anvendes på interne dokumenter) Notat (Anvendes til øvrige dokumenter) Papirdok (Anvendes til ikke elektroniske dokumenter) Udgående (Anvendes på udgående breve og e-mail) X-Kladde dokumenttyper fra DOCSOpen X-Mål - dokumenttyper fra DOCSOpen X-Slettes - dokumenttyper fra DOCSOpen X-Ajournal X-Blanket X-Dagpunkt X-Dagsorden X-Dokument X-Rapport X-dokumenter er konverterede dokumenter fra DOCSOpen. Denne dokumenttype må ikke anvendes som dokumenttyper fremover. Interne dokumenter Interne dokumenter er arbejdsdokumenter, der anvendes inden for egen afdeling eller mellem afdelingerne, som ikke er omfattet af aktindsigt. Disse dokumenter skal have dokumenttypen Intern, offentlighed Lukket, aktsindsigt Nej og være oprettet fra en sag. Når interne dokumenter ændrer status, skal dokumenttypen, aktsindsigt og evt. offentlighed ændres. 10/21

Godkendelse af dokumenter Alle udgående dokumenter skal godkendes, når dokumentet er afsendt af hensyn til den juridiske retsgyldighed. Når dokumenter er administrativt færdigbehandlet, skal de godkendes, dog senest ved sagens afslutning. Når et dokument er godkendt, kan der ikke længere redigeres i det. Tilknyt dokument fast Dokumentet skal tilknyttes fast til sagen, og herefter kan det ikke fjernes fra sagen. Superbruger i den enkelte afdeling kan dog ændre tilknytningen samt ophæve godkendelsen. Udfyldelse af dokumentoplysninger Dokumenttype: Overskrift: Dokument vedr.: Skal udfyldes. Skal udfyldes. Skal udfyldes. - Personnummer: Anvendes på dokumenter der direkte kan henføres til en person. - CVR-nr.: Anvendes på dokumenter der direkte kan henføres til en virksomhed. - Ejendomsnummer: Anvendes på dokumenter der direkte kan henføres til en ejendom. 11/21

- Frit: Anvendes på dokumenter, der ikke kan henføres til en af ovenstående. - Produktionsenhedsnummer (en underopdeling af CVR) Beskrivelse: Kan udfyldes med en uddybende beskrivelse. Afdeling: Skal udfyldes (kan være forudfyldt). Sagsbehandler: Er forudfyldt (kan ændres) Sikkerhedsenhed: Der skal tages stilling til dette, hvis man har flere sikkerhedsmæssige enheder. Kopimodtager: Anvendes hvis der er kollegaer, der skal have et dokument til orientering. Må kun anvendes til orientering. Offentlighed: Der skal tages stilling til om dokumentet er åbent eller lukket for offentligheden, da dette bruges i forbindelse med dannelse af postlister. Som udgangspunkt er alle indscannede dokumenter lukket for offentligheden. Dokumenter skal altid tilknyttes en sag. Sager Definition på en sag En sag er et elektronisk omslag, der indeholder alle dokumenter om det enkelte emne. Organisatoriske sager Organisatoriske sager er emnesager, der oprettes med KL-journalnr., samt evt. ejendomsnr. eller CVR-nr. og personnummer- Oprettelse af sag En sag skal oprettes på baggrund af enhver henvendelse til kommunen, hvis henvendelsen ikke kan indgå i en allerede eksisterende sag. En sag kan også oprettes på eget initiativ ved nye opgaver eller tiltag. Journalisering Alle organisatoriske personssager oprettes på personnummer og KL Journalnummer undtaget personalesager. Alle ejendomssager oprettes på ejendomsnummer og KL-journalnummer. Alle virksomhedssager på CVR-nr. og KL-journalnummer. Øvrige sager oprettes med Frit og KL-journalnummer. Kassationskode Idet KL journalplan anvendes, udfyldes kassationskoden automatisk. Ved personalesager skal sagsbehandleren selv vælge den rette kassationskode ved oprettelse af sagen. 12/21

Det er muligt at vælge mellem B, K20, K10, K, K1 eller K. B betyder, at sagen/materialet skal bevares til evig tid. K20 betyder, at Kommunen kan kassere sagen/materialet, når Kommunen ikke længere har retligt eller administrativt brug for den. Den kan kasseres 20 år efter afslutningen. K10 er som K20, men her kan materialet kasseres efter 10 år. K5 er som K10, men her kan materialet kasseres efter 5 år. K1 er som K5, men her kan materialet kasseres efter 1 år. K er som K1, men her kan materialet kasseres, når der ikke længere er retligt eller administrativt brug for den normalt inden for 1 år. Udfyldelse af sagsforside 13/21

Overskrift: Skal udfyldes. Sag vedr.: Skal udfyldes. Personnummer: Anvendes på personsager CVR-nr.: Anvendes på virksomhedssager Ejendomsnummer: Anvendes på ejendomssager Frit: Anvendes på de sager, der ikke kan henføres til en af ovenstående Produktionsenhed (en underopdeling af CVR) Beskrivelse: Her kan påføres en uddybende beskrivelse. Kassation: Skal udfyldes. Sikkerhedsenhed: Der skal tages stilling til dette, hvis man har flere sikkerhedsmæssige enheder. Sagshenvisning: Skal udfyldes, hvis der eksisterer en papirsag eller ved sager der hænger sammen. Gul lap Gul lap må kun anvendes på sager og må kun benyttes som note, f.eks. telefonnr., -henvisning m.v. Der skal altid startes med sagsbehandlers fulde navn og dato. Fanebladet parter Parter må kun anvendes på sager. Fanebladet Erindring/advis. Ved oprettelse af en sag eller igennem sagsbehandlingen skal KMD Sagsystemets erindringsmuligheder anvendes. Erindringsfanebladet på sagsprofilen skal bruges i forbindelse med registrering. Når erindringsfanebladet anvendes, skal den enkelte sagsbehandler fremsøge erindringen via Advis. Det betyder, at erindringen er en hjælp til at overholde svarfrister, høringsfrister, tidsfrister og almindelig opfølgning på igangværende sager. Hændelser sættes til: Ubehandlet (når man ikke er begyndt på sagsbehandlingen). I gang (når man begynder på sagsbehandlingen). Færdig (når sagsbehandlingen er afsluttet). Erindringer må ikke slettes, men skal afsluttes. Dette giver et overblik over, hvad der er sket i sagen (historik). I forbindelse med modtagelse af post fremgår det, at hver medarbejder skal sikre, at der er en stedfortræder til at overtage posten i forbindelse med sagsbehandlerens fravær. Dette er også tilfældet ved erindringer. 14/21

Håndtering af interne dokumenter (mellem afdelinger) Til brug for sagsbehandlingen af en given sag, kan der være behov for at indhente oplysninger fra en anden afdeling. Det kan f.eks. være i forbindelse med en sag, der skal til høring/udtalelse hos en anden afdeling. For at have dokumentationen i orden og for at sikre, at det kommer den pågældende afdeling/sagsbehandler i hænde, skal følgende fremgangsmåde anvendes: Sagen sættes i erindring til pågældende sagsbehandler. Hvis denne ikke kendes, sættes sagen i erindring til postfordeleren for den pågældende afdeling. Postfordeleren sørger for, at sagen sendes videre til den rigtige sagsbehandler. I erindringstekst angives, hvilke handlinger den pågældende sagsbehandler skal gennemføre. Sagen sættes ligeledes i erindring til dig selv, så du kan følge op på, at det forhold du beder om, bliver/er gennemført. Når sagsbehandleren har foretaget det, han/hun er blevet bedt om, sættes erindringen til færdig, hvorefter sagen sendes tilbage med en erindring til den sagsbehandler, der fremsendte sagen. Erindringer skal hver dag søges frem via Advis. Afslutning af sager Det er sagsbehandlerens ansvar at afslutte organisatoriske sager, når de er færdigbehandlet, da de skal elektronisk arkiveres jf. Arkivloven. 15/21

Udvalgsbehandling KMD Sag Dagsorden Møder der er omfattet af dagsordensystemet Kommunalbestyrelse Økonomiudvalg Fagudvalg, råd, nævn og kommissioner. Administrative udvalg, hvor Ærø Kommune forestår dagsordenen Oprettelse af medlemmer til de enkelte udvalg Kommunalbestyrelsesmedlemmer oprettes og vedligeholdes af sekretariatet. Øvrige medlemmer af udvalg, kommissioner og nævn med videre oprettes og vedligeholdes af de respektive dagsordensamlere. Oprettelse af udvalg og møder Den respektive dagsordensamler opretter og vedligeholder mødeplan for de respektive udvalgs-, kommissions- og nævnsmøder. Dagsordenspunkter Det kræver PRO version af Office, hvis man skal oprette punkter i dagsordensystemet. Kontakt IT-kontoret, hvis der er behov for disse rettigheder. Det er den enkelte sagsbehandler, der opretter dagsordenspunkter og indsætter i det aktuelle møde. Det er dagsordensamleren, der sender dagsordenspunkter videre til behandling i andre udvalg. Det er den enkelte sagsbehandler, der sætter punktet klar til dagsorden. Hvis punktet skal påtegnes i en eller flere afdelinger, er det den sidste sagsbehandler, der sætter punktet klar til dagsorden. Dagsordensamlere kan ophæve klar til dagsorden, hvis punktet efterfølgende skal rettes. Dagsorden Dagsordensamleren sammensætter dagsordenen og publicerer. Beslutninger og referat Beslutninger indskrives under/efter mødet og referatet dannes, underskrives og publiceres. Når referatet er godkendt, kan dette ikke ændres. Sager der overgår fra et udvalg til et andet Dagsordensamleren sender dagsordenspunkter videre til behandling i andre udvalg. 16/21

Sletning Sletning af sager En sag kan ikke slettes. Hvis man ønsker en sag slettet, kan man i overskriften foran navnet skrive Slet mig, således at det fremgår, at sagen ikke er aktuel. Dokumenterne kan herefter tilknyttes en anden sag, hvis de stadig er aktuelle. Dokumenter kan ikke fjernes fra en sag, hvis det er fast tilknyttet til sagen, men dokumenterne fra en sag kan lægges på en anden sag. Sletning af dokumenter Hvis man ønsker at slette et dokument skriver man Slet mig foran dokumentnavn. Det forklarer for andre, at dokumentet ikke er aktuelt, herefter skal dokumentet tilknyttes sagen Slettede dokumenter for hver afdeling. Overgang til ny sagstype Hvis en borger overgår til en ny sagstype, skal den nye/afgivende sagsbehandler i samarbejde sørge for at relevante dokumenter tilknyttes den nye sagstype. Åbne postlister Pr. 1. januar 2010 udarbejdes åbne postlister. Ansvaret for postlister ligger i sekretariatet. Da sagsbehandlerne skal have navngivet indgående post senest kl. 10.00 dagen efter indscanning, skal der umiddelbart herefter dannes en åben postliste over indgående dokumenter, som gøres offentlig tilgængelig på kommunens hjemmeside senest kl. 12.00. Søgningen foretages på dokumenter, der er åben for offentligheden. Der kan efterfølgende foretages en søgning på dokumenter lukket for offentligheden, så det sikres, at alle dokumenter har den rette status. Fra ibrugtagningen af systemet foretager superbrugerne en kontrol af, at alle sagsbehandlere får navngivet deres indgående dokumenter senest kl. 10.00 næste dag, da dette er en nødvendighed for udarbejdelse af postlister. 17/21

Superbrugere Superbrugerne er førsteledssupport i forbindelse med anvendelse af systemet. Hvis superbrugerne ikke kan løse de aktuelle problemer, er det kun dem, der retter henvendelse til KMD. Ved tekniske problemer skal henvendelse rettes til IT-kontoret Se vedlagte fortegnelse over superbrugere, bilag 3. Vedligeholdelse og evaluering af håndbogen Håndbogen vedligeholdes løbende og mindst 1 gang om året af superbrugergruppen. Superbrugerne afholder møder efter behov til erfaringsudveksling samt vedligeholdelse af håndbogen. Tovholder på superbrugergruppen er Mona Madsen. 18/21

Bilag 1 Liste over poståbnere og scanningsoperatører Papir poståbnere: Navn: Rolle: Kontakt, e-mail: Kornelia Podbielski poståbner kpo@aeroekommune.dk stedfortræder Medarbejder i Borgerservice i Ærøskøbing Elektronisk poståbnere: Navn: Rolle: Kontakt, e-mail: Kornelia Podbielski poståbner kpo@aeroekommune.dk stedfortræder Medarbejder i Borgerservice Scanningsoperatører: Navn: Rolle: Kontakt, e-mail: Kornelia Podbielski poståbner stedfortræder Medarbejder i Borgerservice i Ærøskøbing kpo@aeroekommune.dk Det er den enkelte afdelings superbruger der har ansvaret for at opdatere liste til brug for indscanning til Borgerservice, så det er klart hvad der skal scannes, efterscannes og ikke scannes. 19/21

Bilag 2 Liste over postfordelere/stedfortrædere Afdeling: Navn: Rolle: Kontakt: Teknisk afdeling Kirsten Johansen Postfordeler kjo@aeroekommune.dk Karen Pedersen Stedfortræder kap@aeroekommune.dk Løn- og økonomi Helga Groth Postfordeler hgr@aeroekommune.dk Birgitte Nymann Stedfortræder bnp@aeroekommune.dk Løn- og økonomi Bente Mose Postfordeler bmo@aeroekommune.dk Hanne Hansen Stedfortræder hbh@aeroekommune.dk Kultur og socialafdeling Mona Madsen Postfordeler mrm@aeroekommune.dk Lisette Pedersen Stedfortræder lis@aeroekommune.dk Sekretariat Anne Bille Postfordeler amb@aeroekommune.dk Nadja Kildegård Boye Stedfortræder nkb@aeroekommune.dk Borgerservice Anne Bille Postfordeler amb@aeroekommune.dk På skift mellem de andre i Stedfortræder afdelingen It afdeling Bettina Rosenbæk Postfordeler bro@aeroekommune.dk Jesper Rosenbeck Stedfortræder jr@aeroekommune.dk Direktionen Post til Kommunaldirektø r Lars Rud Post til Vicekommunaldir ektør Jørgen Friis Post til kommunalbestyre lsen, ØK, TEU Post til udvalg Personalesager sendes til løn og personalekontorets postfordeler Øvrigt sendes til Sekretariat- og Borgerservice. Tekniksager sendes til teknisk afdelings postfordeler Økonomisager sendes til økonomiafdelings postfordeler Socialsager sendes til socialafdelingens postfordeler. Post sendes til Sekretariat- og Borgerservice postfordeler. Post sendes til de respektive afdelingers postfordelere. 20/21

Bilag 3 Liste over superbrugere Superbrugere: Navn: Afdeling Telefon/email Nadja Kildegård Boye Sekretariat- og nkb@aeroekommune.dk Borgerservice Barbra Morgana Jobcenter bmh@aeroekommune.dk Hyldgård Maja Johansen Teknisk Afdeling mjo@aeroekommune.dk Bente Mose Løn- og økonomi bmo@aeroekommune.dk Mona Madsen Kultur- og Socialafdeling mrm@aeroekommune.dk Anette Jønsson Ældre- og anj@aeroekommune.dk sundhedskontoret Jan Pedersen It-afdeling jpe@aeroekommune.dk 21/21