Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 3. december 2015 kl. 18.30-20.00 I afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Britta Christensen, Beth Hørsted, Inge Nielsen, Karen Løvendahl Jensen, John Frederiksen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Bo Andersen og Bjørn Rasmussen, Lis Wexøe Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og driftsleder Ivan Stokic. Fraværende: Johnna Brandal, Marianne Salomonsen (orlov) Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Ansøgning kr. 100.000 til sommerfest 2016, Beboerrådgiver b. Vagtordning, Bilag c. Askebægre og beholdere til batterier i Lille Friheden, bilag dueslaget d. Ny modulator kr. 40.000 forhandling med YouSee, Lokal TV e. Ansøgning kr. 10.000 til ny computer, Lokal TV f. Etablering af el-oplader til el-bil, Ejendomskontoret, bilag dueslaget g. Ansøgning kr.500,- for optagelse af afdelingsmøde den 11/3-2015, Lokal TV h. Afdelingsmødet 11/11-2015. Gennemgang i. Robust Borger, Bilag udleveret den 5. november 2015 j. Budgetmøde den 8. marts 2016 k. Status Helhedsplan 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 1
Der var nogle rettelser til referatet, som blev rettet hvorefter referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Nyt fra: a. Formanden Næstformand Jørnanker Døpke havde fået materiale fra YouSee angående lukning af analog fjernsyn den 9. februar 2016. Materialet vil blive omdelt til beboerne. I organisationsbestyrelsen var det besluttet at beboere, som ved fraflytning af en lejlighed har løsøre, såsom køleskab eller lign., som den indflyttende part ønsker at overtage, skal der underskrives en Løsørekontrakt på, at vedkommende ønsker at overtage dette ifølge lejeloven. Organisationsbestyrelsen er gået ind i projektet Konfliktmægling i KAB, man betaler efter behov. Organisationsbestyrelsen har besluttet at yde tilskud til 10 pladser á 1.000 kr. til beboerophold (tidligere Højskole) i 2016. Der er temamøde angående flygtninge i KAB den 7.december 2015. b. Ejendomskontoret/KAB V/Ivan Stokic Der har været store vandskader i forbindelse med kraftigt snevejr og efterfølgende tøvejr i weekenden 21.-22. november 2015. Indtil nu 105 vandskader i lejlighederne efter nedsivning fra tagene efter uvejret i Friheden I. I forhold til forsikringen er der diskussion om det er manglende vedligeholdte tage eller et ekstraordinært vejrfænomen. I Boligselskabet Friheden er tagene til stadighed vedligeholdt. I samme anledning var Ivan på arbejde hele søndagen for at registrere og tage imod besked fra beboere idet vagtselskabet ikke arbejdede tilfredsstillende. I samme forbindelse var der strømsvigt om søndagen, dette blev i løbet af ca. 30 minutter genetableret. Firmaet Cura skadeservice begyndte hurtigt at arbejde med fugtmåling, etablering af affugtere og undersøge for skimmel samtidig med at de stillede med mandskab og faglig bistand. I forbindelse med vandskaden er der tilkøbt resurser til en projektleder fra Orbicon 20 timer/ugentlig samt 4 medarbejdere til igangsætning af reparation af skaderne på tagene og hjælp til beboere med affugtning af lejligheder med mere. Arbejdet foregår i samarbejde med ejendomskontoret. Som udgangspunkt betales dette af byggesagen men der en forhandling i gang. Duebekæmpelsen i højhuset forsætter. Om den løse belægning ved Lille Frihedens Aktivitetshus vides det endnu ikke om det er Hvidovre Kommune der skal reparere det og betale for det. Britta anbefalede, at man skriftligt eventuelt med kopi til borgmesteren, beder forvaltningen om et matrikelkort over området. 2
Det er undersøgt at kommunen betaler for varme, vand og el i bygningen Ejendomskontoret aflæser målere og KAB sender regninger videre til kommunen. Rottesikring i ejendomskontorets garageanlæg er igangsat. Der har været henvendelse fra beboere i højhuset vedrørende personer, der ryger hash og drikker alkohol på brandtrappen. De kommer ind via rygskolens ringklokke. Hvis man skal gøre noget ved indgangsforholdene, skal det aftales med højhuset. Bjørn Rasmussen foreslog alligevel at der foretages en markvandring vedrørende manglende lys ved Hvidovrevej 476-478 i begge ender af blokken. I første omgang ser ejendomskontoret på det. Skaktrummet i kælderen i blok 12 kan let åbnes og nogle personer placerer affald der. EK. Ser på det. Computeren, som er i forbindelse med vaskeriernes betalingssystem og vaskekort virker ikke. Det er et gammelt system som vil være vanskeligt at reparere på. Det er allerede konstateret, at der i visse vaskerier vaskes gratis. Ingen har nævnt det for ejendomskontoret, som først hører om det nu. Inden længe forudser man at computeren ikke kan mere. Gert oplyste, at der er henlagte midler til nyt betalingsanlæg til alle vaskerier i 2018. Det blev besluttet: at når den pågældende computer er helt ude af drift er man nødt til at lade folk vaske gratis indtil et nyt betalingssystem er etableret. Bo udarbejder forslag til nyt betalingsanlæg til alle vaskerier til næste afdelingsmøde, dermed også til at fremrykke henlæggelsen fra 2018 til 2016. Etablering af flytbare vejbump besluttet på afdelingsmødet den 11. november 2015 vil blive etableret i forår 2016. Ejendomskontoret har for et stykke tid siden indført elektronisk flyttesyn og vil snart ibrugtage elektronisk indflytningssyn. Ikke alle radiatorer i Oasen og i udlejningskontoret virker. Opfølgning på afdelingernes regnskaber Budgetopfølgning Vand El Varme V/Gert Wandahl Forbruget af vand og el i Friheden udvikler sig som forventet. Der er i øvrigt ingen bemærkninger til budgetopfølgningen. Angående opgavebeskrivelse og statuslisten: I Lille Friheden er gartneren færdig med de 3 minihaver. Isætning af de 3 døre er udsat en uge p.g.a. snefaldet. 3
Udskiftning af faldstammer i Friheden VI: Forundersøgelser er i sat i gang 3. december 2015. Der arbejdes videre på Oasens åbningstid i forbindelse med renoveringen af Friheden I. Karen og Britta vil gerne stille sig til rådighed nogle timer på formiddage med deres tilstedeværelse i Oasen men man arbejder på en tidslås. Der meldes snart ud. c. Udvalg Der afholdes julestue i Oasen lørdag den 5. december kl. 12.00-16.00. Julebanko søndag den 7. december 2015. Der afholdes nytårskur for de frivillige den 29. januar 2015. d. Beboerrådgiver Der er juletræsfest i Oasen den 13. december 2015. Der er 69 tilmeldte. Julepakkerne er i gang, det menes der er flere ansøgere i år end sidste år. Street Art kunstnerne går i gang ved Hvidovrevej 450-454 når vejret bliver bedre. John laver et udkast til regler i By-haverne i foråret 2016. Beboerrådgiver indkalder frivillige til sommerfestmøde i begyndelsen af 2016. Følgende har meldt sig: Beth, Lis, Jørnanker, Karen, Inge og Rikke. Ligeledes vil der blive inviteret frivillige fra grupper, klubber og børnefamilier. Den 22.december kl. 14.00 holder John et lille julemøde med afdelingsbestyrelsen og siger Glædelig Jul i Oasen. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Intet til dette punkt 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen Der var intet til dette punkt 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Ansøgning 100.000 kr. til sommerfest 2016, Beboerrådgiver Bevilget 100.000 kr. Det anbefales at bugtaler Peter Nørgaard underholder. b. Vagtordning Ejendomskontoret er ikke tilfreds med vagtordningen med Dansk Total Vagt. Der er især i forbindelse med beboernes henvendelser med vandskader. Ejendomskontoret vil derfor gerne finde et nyt vagtfirma og høre afdelingsbestyrelsens holdning. Afdelingsbestyrelsen fulgte ejendomskontorets indstilling om at finde et nyt vagtselskab. c. Askebægre og beholdere til batterier i Lille Friheden. 4
På et ekstraordinært afdelingsmøde i Lille Friheden har punktet været på under punktet eventuelt. Det viser sig at der er penge til etablering af askebægre og beholdere til batterier. Det blev godkendt at der opsættes askebægre og beholdere til batterier. d. Ny Modulator kr. 40.000 forhandling med YouSee Som skal betales af YouSee, ved genforhandling af kontrakt. e. Ansøgning kr. 10.000 til ny computer til Lokal TV 10.000 kr. bevilget f. Etablering af el-oplader til el-bil Der har været en beboerhenvendelse på ejendomskontoret om muligheden for at få etableret en el-oplader til en el-bil. Det er meddelt beboeren, at man selv skal betale etablering og elforbrug. Der skal stilles et forslag på et afdelingsmøde af beboeren. Så kan man måske finde ud af hvor mange der har interesse i det. Ejendomskontoret undersøger finansieringen. g. Ansøgning 500,- kr. for optagelse af afdelingsmøde den 11/3-2015. Lokal TV Bevilget h. Afdelingsmødet den 11. november 2015, gennemgang Bjørn var ikke enig i punktet om hundegården og udgangen på punktet. Desuden ville han gerne have haft at næstformanden kort havde talt om de forskellige punkter i Afdelingsbestyrelsens Årsberetning. Jørnanker tog dette til efterretning. Bo mente ikke at Medborgersalen er et godt sted at have afdelingsmøde, der kommer for få beboere. Desuden skal man fremover kontakte de beboere, som stiller forslag, som man på forhånd ved ikke kan lade sig gøre og bede dem trække forslaget. (Dette i forhold til forslag om udefrakommendes deltagelse i Frihedens arrangementer til samme pris som Frihedens beboere betaler). i. Robust Borger, bilag fra den 5/11-2015 Der var ingen der ønskede at deltage i kursus i dette. Brochuren omdeles til beboerne. j. Budgetmøde den 8. marts 2016 Der er økonomiudvalgsmøde den 1. februar 2016. Bo, Beth, Johnna og Marianne er medlemmer k. Status Helhedsplan 5
På organisationsbestyrelsesmødet besluttede man, at ikke alle skakter skulle lukkes samtidig. Der er udsendt meddelelse om dette. En ejendomsfunktionær ansættelse er forlænget indtil januar 2016 og der fastansættes en person efter nytår. Samtidig går der en person på efterløn. Ovenstående er foregået uden afdelingsbestyrelsens vidende, hvor det rettelig burde have været besluttet. Ejendomskontoret er blevet gjort opmærksom på dette. Den 9. december er der blokmøde i Oasen for blok 8, Hvidovre Enghavevej 72-80. kl. 18.00-20.00. Jørnanker, Inge og Beth deltager. Den 15.december er der blokmøde i Teatersalen, Frihedens Idrætscenter for blok 9, Hvidovre Enghavevej 56-70 fra kl. 18.00-20.00. Inge, Jørnanker, Beth, Lis og Bjørn deltager. Den 16. december er der følgegruppemøde, evalueringsmøde af blok 10 prøveblok i Oasen kl. 09.00-12.00. Følgegruppen deltager. Blok 10 er færdig på nær en inspektionslem i loft i entre og en skabslem i entre i lejlighederne grundet forsinket levering. Det forventes leveret i uge 51. Til beboerne i blok 10 er der udmeldt Godkendelse/mangelafhjælpning den 9. december 2015. I blok 10 har der været forsinkelser grundet udførelse af ventilationsanlæg og manglende leverance af hylder på endevæg af badeværelse. Dog har der været funktionsdueligt køkken og badeværelse, som ikke har været berørt af forsinkelsen. Hvidovre Enghavevej 82 forsinket 6 uger Hvidovre Enghavevej 84 forsinket 4 uger Hvidovre Enghavevej forsinket 3 ½ uge. Dermed er de indvendige arbejder samlet for hele blokken blevet ca. 4 uger forsinket. Følgegruppen har ikke tidligere været informeret om den rette forsinkelse. Udførelsen i den efterfølgende blok 7 er påbegyndt som planlagt og følger den aftalte tidsplan. Hovedtidsplanen forskydes ikke. Den store græsplæne hvor der holdes sommerfest er indrettet til parkeringsplads og er åben for beboere. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Ønske fra Lille Friheden om at blive taget først som punkt på afdelingsmøder Matrikelkort over Lille Frihedens Aktivitetssal og området deromkring Åbning af Oasen i renoveringsperioden 6
7. Eventuelt Frihedens hjemmeside savnes stadig voldsomt. Sidst man hørte om den ville den gå i luften omkring den 1. december 2015. Mødet sluttede kl. 22.15 Referent: Beth Hørsted 7
Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Marianne Salomonsen Formand (orlov) Jørnanker Døpke Næstformand Johnna Brandal Kasserer Beth Hørsted Sekretær Inge Nielsen Bo Henrik Andersen John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Britta Christensen Bjørn Rasmussen Lis Wexøe Rasmussen 8
9