Vejledning til KLIAKT for institutionsadministratorer

Vejledning til KLIAKT for institutionsadministratorer Dette er en vejledning til brug for indberetning af kollektive tjenesteforseelser i kommunerne.

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Oprettelse af institutionsadministrator... 4 3. Log ind... 5 3.1. Ændring af adgangskode... 5 3.2. Glemt adgangskode... 5 3.2.1. Ved aktivering af link i fremsendte e-mail... 6 3.3. Ved institutionsadministratorens og/eller institutionsbrugerens glemte adgangskode... 7 4. Oprettelse af kommunens institutioner i KLIAKT... 8 4.1. Manuel indtastning af institutioner... 8 4.2. XML-fil-inkorporering af institutioner... 9 4.3. Redigering af rettigheder hos institutionsadministratoren/institutionsbrugeren... 11 4.3.1. Tilknytning/fravalg af tilknytning af bruger og institution... 11 4.3.2. Ændring af brugerens rolle (hvis personen skal have rettigheder som institutionsadministrator/institutionsadministrator/institutionsbruger)... 14 4.3.3. Ændring af brugernavn, navn, e-mail og adgangskode (fx ved overdragelse af opgaven til en ny medarbejder)... 15 5. Opret sag... 16 5.1. Stamdata... 16 5.2. Indberetning af medarbejdere... 18 5.2.1. Manuel indtastning af medarbejdere... 19 5.2.2. Import af medarbejdere via XML-filer... 23 5.3. Bodsberegning... 25 6. Sagssøgning... 26 6.1. Den ønskede sag kommer ikke frem ved sagssøgning... 27 6.2. Åbne sager... 27 7. Rediger sager... 28 2

1. Indledning Dette er en vejledning for institutionsadministratorer til brug for indberetning af kollektive tjenesteforseelser i det ny indberetningssystem KLIAKT. Hvis fx en overenskomststridig arbejdsnedlæggelse forekommer, har den pågældende arbejdsplads, hvor arbejdsnedlæggelsen finder sted, kommunens løn- og personalekontor og KL i fællesskab en række opgaver med henblik på at sikre, at arbejdet genoptages og holdes normaliseret, samt at de relevante arbejdsretlige og tjenestemandsretlige sanktioner bringes i anvendelse. Varetagelsen af disse opgaver forudsætter en effektiv udveksling af informationer mellem KL og kommunerne. KLIAKT er et nyt indberetningssystem til brug for udveksling af relevante informationer mellem selve arbejdspladsen, hvor arbejdsnedlæggelsen forekommer, kommunen og KL. Med dette system har kommunen mulighed for at uddelegere selve indberetningsopgaven til både en institutionsadministrator og institutionsbruger, såfremt de ønsker dette. Det er kommunens opgave at oprette institutioner samt alle institutionsadministratorer og institutionsbrugere i systemet. KLIAKT kan korrespondere med XML-filer. Det vil derfor være muligt at indlæse og indhente eksisterende data, som er XML-filer. Dette vil lette arbejdsgangen for kommunen, institutionsadministratorer og institutionsbrugere, da indberetning kun vil skulle ske én gang. Herefter vil oplysningerne kunne importeres elektronisk i systemet til kommunens løntræk og interne statistik samt til brug for KL s videre sagsbehandling. KL s videre sagsbehandling ved kollektive tjenesteforseelser, består af beregning af bod (for overenskomstansatte) / bøde (for tjenestemands- og reglementsansatte), som den enkelte medarbejder skal betale. Derudover samles oplysningerne til en årlig indberetning til Danmarks Statistik. Ønskes mere information om KL s sagsbehandling, henvises der til Vejledning om kollektive arbejdsnedlæggelser som er tilgængelig på http://www.kl.dk/fagomrader/jura-ogforvaltning/arbejdsnedlaggelse/ 3

2. Oprettelse af institutionsadministrator Det er kommuneadministrator, der opretter institutionsadministratorer til brug i institutionerne. Ønsker man som institutionsadministrator at blive oprettet i systemet, skal man kontakte sin kommuneadministrator, der vil sørge for oprettelsen. E-mailen skal indeholde følgende oplysninger om den/de medarbejder, der ønskes oprettet som institutionsadministrator: Navn Kommune E-mail-adresse Man modtager af sin kommuneadministrator bruger navn og password samt et link til systemet. Linket findes også på http://kliakt.kl.dk 4

3. Log ind http://kliakt.kl.dk Indtast brugernavn og adgangskode og tryk Log ind. 3.1. Ændring af adgangskode Log ind > Min profil Ved ændring af adgangskode, tryk da på Min profil i øverste højre hjørne. Herefter kommer nedenstående skærmbillede frem. Tast den tidligere adgangskode ind i rubrikken Gammel adgangskode og tast den nye adgangskode ind i rubrikken Adgangskode samt i Gentag adgangskode. Tryk til slut Gem. 3.2. Glemt adgangskode Nedenstående skærmbillede vises, hvis man trykker på Glemt kode. 5

I tilfælde af, man som institutionsadministrator har glemt sin adgangskode til KLIAKT, skal man kontakte sin kommuneadministrator. Herefter modtager man en e-mail med et link til oprettelse af en ny adgangskode. 3.2.1. Ved aktivering af link i fremsendte e-mail Aktivering af link i den fremsendte e-mail Nedenstående skærmbillede vises når man har aktiveret linket i den fremsendte e-mail. Tast herefter en ny adgangskode ind i rubrikken Ny adgangskode og gentag den i Gentag ny adgangskode. Klik til slut Gem og man dirigeres automatisk videre til den sædvanlige log ind-side. 6

3.3. Ved institutionsadministratorens og/eller institutionsbrugerens glemte adgangskode Administration > Brugere Adgangskoder > Tryk Send mail ud for vedkommende, der har glemt sin adgangskode I tilfælde af en institutionsbruger har glemt sin adgangskode, er det institutionsadministratoren eller kommuneadministratoren, der skal sørge for at få sendt en ny kode til vedkommende. Om det er kommuneadministratorens eller institutionsadministratorens opgave at sørge for at få sendt en ny kode, afhænger af om man i kommune har valgt at operer med både institutionsadministratorer og institutionsbrugere. Tryk først Administration, dernæst Brugere Adgangskoder og så kommer ovenstående skærmbillede frem. Rubrikken med Vælg Kommune vil være låst på den kommune man er administrator for. Under Vælg Bruger kan du se en liste over alle de institutionsadministratorer/institutionsbrugere der er i kommunen. Man kan herefter vælge at sætte (flueben) ud fra det/de brugere man ønsker at fremsende link til oprettelse af ny kode eller man kan trykke Send Mail ud for den enkelte bruger. OBS! DER KOMMER INGEN TILBAGEMELDING PÅ OM MAILEN ER SENDT. 7

4. Oprettelse af kommunens institutioner i KLIAKT Det er institutionsadministratorens ansvar og opgave, at oprette kommunens institutioner i KLIAKT. Oprettelsen kan ske enten manuelt eller ved indlæsning af data gennem en XML-fil. Det er først muligt at oprette sager, når institutionerne er oprettet i KLIAKT og institutionerne er blevet knyttet til specifikke institutionsbrugere. 4.1. Manuel indtastning af institutioner Administration > Kommune > Institutioner Tryk på Opret Administration > Kommune > Institutioner > Opret Ved manuel indtastning udfyldes rubrikkerne manuelt. Tryk på Opret og herefter indtastes institutionens navn og adresse (samt institutionsnummer, hvis det forefindes). Se nedenstående skærmbillede. 8

4.2. XML-fil-inkorporering af institutioner Denne information findes også under Systemintegration på forsiden ved log ind. Da kommunerne har mange institutioner der potentielt kan blive ramt af kollektive tjenesteforseelser, har vi gjort det muligt for kommunens IT-afdeling at holde information til systemet opdateret via XML filer. Således har kommunen systemet opdateret når nedlæggelserne opstår og undgår derved at skulle hasteoprette de omfattede institutioner og brugere. XML filer er fra Microsoft Office, og kan være et Word, Excel eller PowerPoint dokument. XML fylder halvt så meget som andre filer hvilket gør den mere brugervenlige i vores program. XML er et dataformat, som bruges til at kommunikere mellem to systemer. XML har den fordel, at det er læsbart for det almindelige øje. Kommunikation med KIAKT sker på en sikker forbindelse (SSL) hvilket gør transaktionen mellem kommunen og systemet sikker. Det er væsentligt at kommunens brugere og institutioner oprettes med korrekte data. Institutioner skal således have: 1) id = kommunens identifikator af enheden 2) name = institutionens navn 3) address = første adresselinie 4) address2 = anden adresselinie 5) zip = postnummer 9

Brugere skal have: 1) username = brugerens navn til at logge ind med 2) email = emailadresse, som kan bruges til at sende oplysninger fra systemet til 3) name = brugerens navn Brugere bliver automatisk tildelt rettigheder ud fra deres placering i systemet. En bruger direkte under kommunen bliver således kommuneadministrator og en bruger under institutioner bliver institutionsadministrator eller institutionsbruger. Såfremt en bruger ikke er kendt af systemet, skal man sende en mail til brugeren med oplysninger om den nye brugerkonto, herunder brugernavn og password Synkronisering af institutioner og brugere Da kommunerne har mange institutioner der potentielt kan blive ramt af kollektive tjenesteforseelser, har vi gjort det muligt for kommunens IT-afdeling at holde information til systemet opdateret. Således har kommunen systemet opdateret når nedlæggelserne opstår og undgår derved at skulle hasteoprette de omfattede institutioner og brugere. Synkroniseringen foregår ved hjælp af en Webservice. Webservicen findes på: http://kliakt.kl.dk/ws/municipalimporter.asmx AddMunicipal (int MunicipalID, string MunicipalPassword, string MunicipalXml); MunicipalID = kommunekode MunicipalPassword = adgangskode tildelt af KL MunicipalXml = XML med data om institutioner og brugere (se nedenfor) Den XML, som KLIAKT skal bruge for at importere tager højde for at organisationsstrukturen er hierarkisk og at den samme bruger kan have rettigheder flere steder. - <Municipal id="101"> - <Users> <User username="kommuneadmin" email="admin@kommune.dk" name="kommune Administratoren" /> </Users> - <Institutions> - <Institution id="78092" name="børn / Unge" address="kommunevej 1" address2="opgang 2B" zip="1000"> - <Users> <User username="institutionsadmin" email="born@kommune.dk" name="personaleadministratoren" /> </Users> - <Institutions> <Institution id="78123" name="klokkeblomsten" address="institutionsvej 1" address2="" zip="1023" /> </Institutions> </Institution> </Institutions> </Municipal> 10

4.3. Redigering af rettigheder hos institutionsadministratoren/institutionsbrugeren Administration > Kommune > Brugere Når man skal redigere rettighederne for en bestemt bruger, skal man trykke Rediger ud fra brugerens, hvis rettigheder man ønsker at ændre. Herefter har institutionsadministratoren flere muligheder: 4.3.1. Tilknytning/fravalg af tilknytning af bruger og institution Administration > Kommune > Brugere > Rediger 11

Rubrikken Kommune er låst fast på den kommune, man er administrator for. 4.3.1.1. Tilknytning 12

Når man ønsker at tilknytte en eller flere institutioner til en bestemt bruger, skal man markere de institutioner vedkommen skal tilknyttes i feltet Alle institutioner. Derefter tryk Tilføj. Når man har klikket Tilføj, bør de valgte institutioner blive vist i feltet Brugerens institutioner. Til slut skal man trykke Gem. Ellers bliver ændringer ikke registreret. 4.3.1.2. Fravalg af tilknyttede institutioner Hvis man ønsker en eller flere institutioner ikke længere skal være tilknyttet en bestemt bruger, skal man markere de institutioner i feltet Brugerens institutioner. Derefter trykkes der Fjern. Når der er klikket Fjern bør de valgte institutioner være fjernet fra feltet Brugerens institutioner. Til slut skal man trykke Gem. Ellers bliver ændringer ikke registreret. 13

4.3.2. Ændring af brugerens rolle (hvis personen skal have rettigheder som institutionsadministrator/institutionsadministrator/institutionsbruger) Ved ændring af brugerens rolle, kan man administrere og ændre de rettigheder, som de enkelte brugere har. Hvis en institutionsbruger pludselig får ansvaret for flere institutioner, og dermed bør blive institutionsadministrator, er der mulighed for at ændre rettighederne, således at man ikke behøver oprette en ny bruger i systemet. Det kan også skiftes tilbage igen, hvis det blot er i en overgangsperiode. Man klikker på den lille pil yderst til højre (under Rolle ), og frem kommer et såkaldt rullegardin med mulighed for at ændre rollen til Institutionsbruger, Institutionsadministrator eller Institutionsadministrator. Man klikker herefter på den ønskede rolle. Til slut skal man trykke Gem. Ellers bliver ændringer ikke registreret. 14

4.3.3. Ændring af brugernavn, navn, e-mail og adgangskode (fx ved overdragelse af opgaven til en ny medarbejder) Ved ændring af brugerens brugernavn, navn, e-mail og/eller adgangskode er det muligt at overdrage en eksisterende bruger, fx ved overdragelse af opgaven til en ny medarbejder. Hvis der kun skal ske midlertidig overdragelse, foretager man bare samme procedure, når overdragelse ikke længere er aktuelt. I rubrikken Brugernavn skriver man en e-mailadresse. Brugernavnet skal indeholde et @. I rubrikken Navn skrives vedkommendes navn og i rubrikken Email skrives vedkommendes e- mailadresse. OBS! Det er vigtigt, at e-mailadressen er aktiveret, da der i tilfælde af glemt kodeord vil blive fremsendt et link til oprettelse af nyt kodeord til denne adresse. 15

5. Opret sag Sager > opret sag Ved overenskomststridige tjenesteforseelser, skal der ske en indberetning til KL. Alle de institutioner man har ansvaret for i kommunen, vil blive vist i et rullegardin, og herefter vælger man den institution, hvor tjenesteforseelsen er foregået. Derefter vælger man hvilken tjenesteforseelse, der er tale om i rullegardinet ud for Tjenesteforseelse *. Tryk til slut Opret. Herefter dirigeres man automatisk videre til siden Rediger sag. Nu mangler institutionsadministratoren bare at oprette selve indholdet på sagen, såsom 1) stamdata, 2) medarbejdere og 3) bodsberegning. Til orientering! Det er muligt for kommunerne at indberette andre forseelser til eget brug, evt. hvis kommunen ønsker en intern statistik over særlige forseelser. 5.1. Stamdata Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Stamdata 16

Under Stamdata skal man udfylde flere rubrikker. Under Opret sag har man udfyldt, hvilken institution og hvilken tjenesteforseelse der er tale om. Disse rubrikker er derfor udfyldt på forhånd, men man kan også ændre dette, såfremt man har klikket forkert ved oprettelsen af sagen. Har medarbejderne forladt arbejdspladsen, skal man sætte (flueben) i rubrikken Har medarbejderne forladt arbejdspladsen?. Dette gøres ved at venstreklikke i rubrikken foran Ja, medarbejder har forladt arbejdspladsen. Årsag til tjenesteforseelsen skal udfyldes. Her skrives medarbejdernes begrundelse for at begå en tjenesteforseelse, fx utilfredshed med lederen. 17

Såfremt tillidsrepræsentanter har deltaget i tjenesteforseelsen skal rubrikken Bemærkninger, herunder organisation/tillidsrepræsentantens rolle udfyldes. Indsendelse af bilag til KL, kan ske ved enten 1) eftersendelse med post eller 2) ved at uploade filer. Ved post skal der angives, hvor mange bilag, der indsendes til KL. Bilag som altid skal vedlægges, er a) tjenestemandsansattes lønsedler, b) beviser på der foreligger organisationsansvar og/eller c) relevante dokumenter for sagen. Dato og tidspunkt for tjenesteforseelsens begyndelse og afslutning skal påføres. Det er dog kun overtrædelsens start, der er vist på siden med det samme. Tryk på det lille kalender-ikon for at vælge datoen for tjenesteforseelsens begyndelse. Når datoen er udfyldt, trykkes der på det lille ur-ikon og tidspunktet for tjenesteforseelsens begyndelse vælges. Er tjenesteforseelsen ophørt igen, skal der sættes (flueben) i rubrikken Er overtrædelsen ophørt?. Dette gøres ved at venstreklikke i rubrikken foran Ja, jeg vil gerne angive overtrædelsens ophør. Når der er sat flueben i rubrikken, opdateres siden, og frem kommer en ny linje Overtrædelsens ophør med mulighed for at angive tidspunkt for tjenesteforseelsens ophør. Her anvendes den samme fremgangsmåde, som ved angivelse af dato og tidspunkt for tjenesteforseelsens begyndelse. Til slut skal man trykke Gem. Ellers bliver indtastningerne (eller ændringerne) ikke registreret. 5.2. Indberetning af medarbejdere Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Medarbejdere 18

På ovenstående skærmbillede er der endnu ikke oprettet nogen medarbejdere. Der er flere muligheder for at oprette/importere medarbejdere i systemet. Alle medarbejdere kan 1) indtastes manuelt eller de kan 2) importeres via XML-filer. 5.2.1. Manuel indtastning af medarbejdere Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Medarbejdere > Opret 19

Nu skal medarbejderne indberettes for den tjenesteforseelsen de har begået. Det er vigtigt at alle rubrikker med * udfyldes. Det vil sige, at rubrikkerne 1) navn, 2) løn-id (eller fødselsdato), 3) faglig organisation, 4) faggruppe og 5) hvilken overenskomst de tilhører, skal udfyldes. Ved nummer 3), 4) og 5) skal der vælges én ud fra rullegardinet (dvs. pilen i højre side af rubrikken). Såfremt der er tale om tjenestemandsansatte, skal den månedlige indkomst også angives, da dette skal anvendes til udregning af bøde. Til slut skal man trykke Gem. Ellers bliver indtastningerne (eller ændringerne) ikke registreret. 5.2.1.1. Uploading af dokumenter på den enkelte medarbejder Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Medarbejdere > Opret > Gem > Rediger Hvis man ønsker at uploade dokumenter (fx lønseddel for tjenestemandsansat) skal man først gemme registreringen af de ovenstående oplysninger. Derefter trykkes der på Rediger ud for vedkommende man ønsker at uploade dokumenter på (se nedenstående skærmbillede). 20

Herefter kan der foretages ændringer i oplysningerne af medarbejderen eller man kan uploade dokumenter. Uploading sker at trykke Gennemse, vælge det dokument man ønsker vedhæftet og til slut trykke Upload (se skærmbillede nedenfor). 21

5.2.1.2. Indtastning af tid for den enkelte medarbejder (tjenesteforseelsens forløb) Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Medarbejdere > Opret > Gem > Rediger Når man har tastet/importeret alle de nødvendige oplysninger om medarbejderen ind i rubrikkerne, (som vist under pkt. 5.2.1. og 5.2.2.) skal timeantallet for den enkelte medarbejder tastes ind såfremt tjenesteforseelsen er ophørt. Der kan ske en løbende indberetning af timeantallet medarbejderne har begået tjenesteforseelsen, men det indebærer at man taster at forseelsen er ophørt pr. dag, selvom den ikke nødvendigvis er ophørt. Man kan ændre ophørsdatoen dag for dag, og på den måde taste informationerne ind løbende. Dette kan kun gøres manuelt, og skal gøres for hver enkelt medarbejder, der har begået en tjenesteforseelse. 22

I ovenstående skærmbillede er rubrikken, hvori indberetning om timeantal skal ske, markeret. Det markerede felt er nyt ift. det skærmbillede, som vises når man blot skal indtaste den nødvendige information om medarbejderne, som har deltaget/deltager i tjenesteforseelsen, og når tjenesteforseelsen er igangværende (dvs. ikke ophørt endnu). Herefter skal det timeantal medarbejderen har deltaget i tjenesteforseelsen, for hver dag tjenesteforseelsen har fundet sted, indtastes i de dertilhørende rubrikker. For at ændre 0,00 til det antal timer medarbejderen har deltaget, venstreklikkes der i feltet. Man taster herefter det antal timer (i 100-dele) ind, som medarbejderen har deltaget. Fx 4 timer og 30 minutter skal derfor tastes ind som 4,50 i feltet. Timeindberetningen skal indberettes i hele kvarter, dvs. 0,25, 0,50 eller 0,75 eller hele tal. Fx hvis en medarbejder har været deltagende i 2 timer og 10 minutter, rundes det op til 2 timer og 15 minutter, således tastes der 2,25. Det er meget vigtigt at der tastet korrekt ind i systemet, så dobbelttjek derfor altid. For hver gang der tastes ind i et af timeantalsrubrikkerne, opdateres siden automatisk. Der skal derfor ikke tastes gem. Ønsker man at starte forfra med timeindberetningen, tryk da Ryd alle felter og alle felterne nulstilles til 0,00. 5.2.2. Import af medarbejdere via XML-filer Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Medarbejdere 23

På ovenstående skærmbillede er der endnu ikke indberettet nogen medarbejdere. Ved import af medarbejdere via XML-filer, tryk på Importer XML. Dernæst kommer nedenstående skærmbillede frem. Tryk nu Gennemse og vælg den XML-fil, der ønskes uploaded. Tryk til slut Upload ellers vil filen ikke blive importeret til KLIAKT. Vejledningen til oprettelse af medarbejdere via XML-filer kan findes på startsiden under systemintegration. 24

5.2.2.3. Uploading af dokumenter på den enkelte medarbejder Se pkt. 5.2.1.1. 5.2.2.4. Indtastning af tid for den enkelte medarbejder (tjenesteforseelsens forløb) Se pkt. 5.2.1.2. 5.3. Bodsberegning Sager > Opret sag > Opret (efter data er indtastet) > Bodsberegning Dette ovenstående skærmbillede vises ved at trykke på Bodsberegning. Her kan du se den overordnede information om tjenesteforseelsen, såsom den berørte faglige organisation, hvilken faggruppe der har deltaget i tjenesteforseelsen, om fællesmødet er afholdt, om arbejdet er blevet genoptaget og i givet fald om der er indgået forlig eller om Arbejdsretten har afsagt dom i sagen. Det vil her være muligt for institutionsadministrator at se bodsberegningen, når denne er udfyldt af KL. KL udfylder denne side snarest muligt. Har tjenesteforseelsen varet mere end 2 dage, vil KL have indkaldt den faglige organisation (og nogen gange kommunen) til fællesmøde på tjenesteforseelsens 2. dag. Til orientering: Der kan ikke opkræves bod for en overenskomststridig tjenesteforseelse, hvis der ikke er afholdt fællesmøde. 25

6. Sagssøgning Sager > Sagssøgning Det er muligt at søge på flere kriterier i sagssøgning. Fx kan man søge på om sagen er åben eller lukket eller direkte på sagsnummer, institution, organisation, faggruppe og/eller et datointerval. Derudover kan man kombinere de forskellige og lave en søgning ud fra en/flere/alle søgekriterierne. Man kan dog kun søge på sager i den kommune man er ansvarlig for, og derfor er rubrikken Kommune låst. Indtast de ønskede søgekriterier og tryk Søg. Herefter kommer en liste med de sager, der passer på den søgning man har gjort. 26

6.1. Den ønskede sag kommer ikke frem ved sagssøgning Prøv at søg med færre søgekriterier, og se om den bliver opfanget som en del af de udvalgte sager. Hvis den stadig ikke dukker op, prøv da at tryk Sager > Åbne Sager og find den ud fra listen der. Hvis den ikke fremgår af listen der, så er sagen i hver fald ikke åben, og man kan evt. gå tilbage til sagssøgning og søge på lukkede sager. 6.2. Åbne sager Sager > Åbne Sager 27

Åbne Sager er en liste over alle de åbne sager, som er i kommunen. Denne funktion kan fx benyttes hvis kommunen bliver opmærksom på en fejl i sagen. Det vil således være muligt, at redigere i sagen så længe den er åben. KL holder typisk sagen åben i 3 måneder efter indberetningen af den overenskomststridige arbejdsnedlæggelse. Tryk Rediger ud fra den sag, der ønskes redigeret. 7. Rediger sager Der er flere måde man kan fremfinde den sag man ønsker at redigere i. 1) Sager > Åbne sager > tryk Rediger ud for den sag, der ønskes redigeret 2) Sager > Sagssøgning > søg den sag, der ønskes redigeret frem > tryk Rediger ud for denne Herefter kommer det samme skærmbillede, som under pkt. 5.1. 28