TIL BEBOERNE I AFDELING 57

TIL BEBOERNE I AFDELING 57 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse 2015-2034 Årsregnskab 9. september 2015

Dato 9. september 2015 Afdeling 57 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset tirsdag den 22. september 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for 2016 5. Indkomne forslag 6. Valg a. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Keld Danielsen) b. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 57 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 57 Åvænget Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2016. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2016. Huslejen stiger ikke i 2016 Din husleje stiger ikke fra 1. januar 2016. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (27 m2) 1.991 kr. 1.991 kr. 0 kr. 2-rumsbolig (44 m2) 3.132 kr. 3.132 kr. 0 kr. 3-rumsbolig (85 m2) 7.029 kr. 7.029 kr. 0 kr. 4-rumsbolig (95 m2) 7.732 kr. 7.732 kr. 0 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 177 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 213 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Ændring (betyd.) Almindelig vedligeholdelse 108.160 51.500 80.204 +56% Ejendomsfunktionær og renholdelse 297.686 315.500 316.356 Drift af fællesvaskeri 17.310 30.000 17.310 Drift af fællesfaciliteter 11.793 14.280 11.793 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 17.997 16.045 17.366 El og varme 42.340 55.000 43.609 Renovation m.m. 57.650 58.373 53.343-9% Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 330.000 380.000 403.000 +6% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 35.146 55.000 35.146 Andre udgifter - 1.615 340 Ydelser på prioritetslån 877.708 889.332 871.475-2% Ydelse på forbedringslån 39.060 40.000 65.100 +63% Administrationsbidrag 197.662 197.662 197.662 Ejendomsskatter 49.532 52.667 56.174 +7% Forsikringer 19.488 25.306 20.562 Overført til resultatkonto 38.671 - - I alt 2.140.203 2.182.280 2.189.440 Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje 2.051.796 2.092.808 2.092.812 Renter 33.827 13.000 11.000 Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v. 27.414 43.472 59.050 +36% Andre indtægter 27.166 33.000 26.578 I alt 2.140.203 2.182.280 2.189.440 Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 4% 1% 1% 14% 20% 9% 8% 43% Du kan få det fulde budget for afdeling 57 Åvænget på mkl@bk-aarhus.dk eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk. Boligkontoret Århus afdeling 57 2 af 2

Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 57 Åvænget Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i 2016. Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Opretning af fliser og stenmel * 1.218 Belægninger Terrasser hæves og flethegn erstattes af havemur * 100.000 Afløbssystem (samlet) Rep. og vedligehold kloak * 8.000 Buske Vedligehold udearealer * 10.000 Gulv Vinylbelægning i bad * 20.736 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * 30.219 Tagkonstruktion Vedlighold af tag, udhæng og stern * 15.000 Vindue Rep. og vedligehold døre og vinduer * 5.482 Ydervæg Rep. og vedligehold af facadebeklædning * 5.000 Belysningsanlæg Rep. og vedligehold afbrydere/kontakter * 6.091 Forbrugsanlæg Rep. og vedligehold VVS * 11.000 Målerarrangement Udskiftning af varmemålere til fjernaflæste 50.000 Varmeanlæg (samlet) Udskift veksler / ventiler (AVTQ)* 34.608 Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning i vaskeri * 5.881 Ventilationsanlæg (samlet) Udsugning i bad * 7.000 Køkkeninventar Rep. og vedligehold af inventar * 7.309 Køkkeninventar Rep. komfurer * 2.437 Køkkeninventar Udskift dropinetter * 9.548 Møbler Udstyr fælleslokale 3.000 Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner 2.437 Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse 334.966 Budgetteret henlæggelse 403.000 Henlæggelser først på året 520.445 Henlæggelser sidst på året 588.480 Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 57 Åvænget er vedlagt til orientering.

Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 57 Åvænget Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså 2016. Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt 2.050.000 kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Belægninger Opretning af fliser og stenmel 1.218 1.218 12.000 1.218 100.000 1.218 1.218 12.000 1.218 1.218 32.525 165.049 Belægninger Terrasser hæves og flethegn erstattes af havemur 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 500.000 Afløbssystem (samlet) Rep. og vedligehold kloak 122.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 72.000 266.000 Legepladsudstyr Nyt legehus 5.000 5.000 Småbygninger ikke reg. som bygninger Malerbehandling af skure 50.000 100.000 150.000 Småbygninger ikke reg. som bygninger Udvidelse af cykelskur ved blok 5 25.000 25.000 Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Udskift postkasser 29.274 29.274 58.549 Buske Vedligehold udearealer 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 90.000 190.000 Gulv Vinylbelægning i bad 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 20.736 207.361 414.722 Gulv fællesarealer Udskift gulvbelægning i fælleshuset 30.457 30.457 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 30.219 302.188 604.376 Tagkonstruktion Vedlighold af tag, udhæng og stern 3.000 15.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 21.000 63.000 Tagkonstruktion Nyt tagpap på skure samt ny bund 200.000 200.000 Vindue Rep. og vedligehold døre og vinduer 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 5.482 54.824 109.647 Vindue Vinduer i bad 250.000 250.000 Indervægge i fællesarealer Indvendig malerbehandling af fællesrum, vaskeri og kontor 20.000 20.000 40.000 Ydervæg Rep. og vedligehold af facadebeklædning 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 50.000 100.000 Belysningsanlæg Rep. og vedligehold afbrydere/kontakter 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 6.091 60.913 121.825 Forbrugsanlæg Rep. og vedligehold VVS 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 11.000 110.000 220.000 Målerarrangement Udskiftning af varmemålere til fjernaflæste 50.000 50.000 100.000 Varmeanlæg (samlet) Udskift veksler / ventiler (AVTQ) 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 34.608 346.080 692.160 Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning i vaskeri 5.881 5.881 5.881 5.881 170.000 5.881 5.881 5.881 5.881 55.000 205.285 477.331 Ventilationsanlæg (samlet) Udsugning i bad 33.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 7.000 63.000 159.000 Ventilationsanlæg (samlet) Udskift emhætter 98.703 98.703 197.405 Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation 200.000 200.000 Køkkeninventar Rep. og vedligehold af inventar 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 7.309 73.090 146.181 Køkkeninventar Rep. komfurer 10.000 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 2.437 21.931 53.861 Køkkeninventar Udskift komfurer 100.000 100.000 200.000 Køkkeninventar Udskift dropinetter 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 9.548 95.481 190.962 Køkkeninventar Udskiftning af køkkener 1.600.000 1.600.000 Møbler Udstyr fælleslokale 3.000 3.000 3.000 3.000 35.129 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 59.129 121.258 Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskiftning af maskiner 2.437 2.437 5.000 2.437 2.437 180.000 4.500 4.500 4.500 4.500 216.000 428.747 Total 595.529 334.966 315.586 272.966 617.996 2.380.986 493.732 185.811 175.029 224.148 2.483.782 8.080.530 Boligkontoret Århus afdeling 57

Tekst 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Planlagt vedligeholdelse 595.529 334.966 315.586 272.966 617.996 2.380.986 493.732 185.811 175.029 224.148 2.483.782 8.080.530 Optagelse af lån 250.000 1.800.000 2.050.000 Budgetteret henlæggelse 380.000 403.000 426.000 449.000 472.000 472.000 472.000 472.000 472.000 472.000 4.720.000 9.210.000 Henlæggelser sidst på året 520.445 588.480 698.894 874.928 728.932 619.946 598.214 884.403 1.181.374 1.429.226 3.665.444 3.665.444 3.000.000 2.500.000 Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Boligkontoret Århus afdeling 57

Regnskab 2014 Afdeling 57 Åvænget Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter 2014 2014 2015 kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen 877.708 889.332 889.332 Vand- og vandafledningsafgifter 0 0 0 Renovation 57.650 69.775 58.373 Afdelingens energiforbrug 42.340 63.479 55.000 Administrationsbidrag 197.662 197.662 197.662 Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital 0 3.572 0 Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud 69.020 82.419 77.973 Offentlige og andre faste udgifter i alt 366.672 416.907 389.008 Ejendomsfunktionær og renholdelse 290.944 294.647 307.500 Almindelig vedligeholdelse 108.160 51.500 51.500 Planlagt og periodisk vedligeholdelse 369.761 469.834 345.529 Vedligeholdelse dækket af henlæggelser -369.761-469.834-345.529 Istandsættelse ved fraflytning m.v. 24.675 0 0 Istandsættelse dækket af henlæggelser -24.675 0 0 Vaskeri, fælleslokaler m.m. 29.102 41.280 44.280 Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 24.739 26.396 25.660 Variable udgifter i alt 452.946 413.823 428.940 Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning 365.146 365.146 435.000 Samlede ordinære udgifter 2.062.472 2.085.208 2.142.280 Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v. 39.060 40.000 40.000 Tab ved lejeledighed m.v. 0 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser 0 0 0 Tab ved fraflytning 3.386 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser -3.386 0 0 Overført fra resultatkonto 0 0 0 Andre ekstraordinære udgifter 0 0 0 Ekstraordinære udgifter i alt 39.060 40.000 40.000 Udgifter i alt 2.101.532 2.125.208 2.182.280 Årets overskud overført til resultatkonto 38.671 0 0 Udgifter og evt. overskud i alt 2.140.203 2.125.208 2.182.280 Indtægter Leje 2.051.796 2.051.794 2.092.808 Renter 33.827 12.000 13.000 Drift af fællesfaciliteter 26.578 34.000 33.000 Overført fra resultatkonto 27.414 27.414 43.472 Andre ordinære indtægter 0 0 0 Ordinære indtægter i alt 2.139.615 2.125.208 2.182.280 Tilskud og driftsstøtte 0 0 0 Ekstraordinære indtægter 587 0 0 Indtægter i alt 2.140.203 2.125.208 2.182.280 Årets underskud overført til resultatkonto 0 0 0 Indtægter og evt. underskud i alt 2.140.203 2.125.208 2.182.280

Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver 2014 2013 kr. kr. Anlægsaktiver i alt 33.661.677 33.387.458 Omsætningsaktiver i alt 843.644 1.090.047 Aktiver i alt 34.505.321 34.477.505 Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse 485.974 525.735 Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) 10.471 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning 46.239 49.625 Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto 141.676 130.419 Langfristet gæld i alt 33.498.677 33.387.458 Kortfristet gæld i alt 322.283 384.267 Passiver i alt 34.505.321 34.477.505 Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på www.bk-aarhus.dk.