Ansøgning om puljemidler fra Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø Overordnede informationer Projektets titel: Dynamisk Virksomhedsmentornetværk Projektperiode: 12 måneder startende fra 1/8-2009 til 31/7-2010. Målgruppe: Medarbejdere fra områdets virksomheder, der tidligere er uddannet som virksomhedsmentorer. Projektansvarlig organisation Navn: MENTOR company A/S Adresse: Hasselager Centervej 35, 8260 Viby J Telefon: 82 10 00 10 Email: Kontaktperson Navn: Frank Egsvang Adresse: Hasselager Centervej 35, 8260 Viby J Telefon: 41 33 08 73 Email: feg@mentorcompany.dk Projektbeskrivelse Baggrunden for projektet: Der er i løbet af 2008 uddannet 65 mentorer i området, som var klar til at modtage udsatte borgere. Efter uddannelsen og igangsættelsen er det erfaringsmæssigt en stor udfordring at sikre, at mentornetværket bliver vedligeholdt og udbygget, så det også over tid fortsat er et værdifuldt redskab for Jobcentret og de enkelte konsulenter og rådgivere. Erfaringer fra andre kommuner viser entydigt, at netværksmetoden er med til at fastholde mentorerne, bevare deres motivation og øge deres kompetencer inden for opgaven som mentor. Samtidig viser erfaringerne ligeledes, at netværksmøderne styrker samarbejdet og den tætte dialog mellem virksomhedsmentorerne og jobcentret, hvilket er en stor hjælp for jobkonsulenterne, som derved får frigivet ressourcer til andre opgaver. Uden netværket og databasen udnyttes ressourcerne ikke optimalt og Jobcentret har vanskeligt ved at bevare overblikket over, hvor mange af de uddannede mentorer, der stadig er aktive og hvordan de bedst matches med borgeren.
Mål med projektet: Projektet har til formål igennem etableringen af et egentligt netværk af medarbejdere fra områdets virksomheder, der tidligere er uddannet som virksomhedsmentorer, og igennem relationsskabende aktiviteter i netværket, at medvirke til at: Støtte og øge udslusningen og fastholdelsen af udsatte borgere på arbejdsmarkedet igennem et aktivt mentornetværk, der sikres opretholdt på nærmere aftalt størrelse, baseret på jobcentrets behov og indsatsområder (som fx unge på kanten, der kræver en særlig indsats) Styrke indsatsen for arbejdsfastholdelse internt i Sikre og uddybe samarbejdet mellem og jobcentret Styrke dialogen i forhold til Øge informationsformidlingen fra jobcentret til og udbrede kendskabet til de muligheder, der ligger i beskæftigelsessystemet for Fastholde virksomhedsmentorerne i en svær tid Hvilket problem skal løses? På trods af enighed om (både fra jobcentret og områdets virksomheder) at brugen af mentorer er et effektivt redskab til at fastholde udsatte borgere på arbejdsmarkedet, så er det ikke lykkedes at bruge mentorer i den rette udstrækning. I den tidligere bevilling til uddannelse af mentorer var der ikke afsat midler til etableringen af Det Dynamiske Virksomhedsmentornetværk. Det har besværliggjort Jobcentret muligheder for at holde kontakt med de uddannede mentorer, så med dette projekt får Jobcentret hjælp til at administrere de rigtige værktøjer for at sikre et overblik over mentorerne og kan dermed bruge
det som et effektiv redskab i hverdagen for at sikre en bedre udslusning af borgere til varig beskæftigelse. Forventet effekt? Projektet skal sikre at mentorordningen bliver mere udbredt og brugt endnu mere til gavn for kommunens udsatte borgere og ledige i al almindelighed. Vi forventer i første omgang, at ca. 40 mentorer bliver tilknyttet netværket. Deltagerantal: Indhold i projektet: Beskriv de centrale aktiviteter i projektet. Ca. 40 mentorer + Jobkonsulenter og rådgivere. Prisen for etableringen af netværket gælder dog for et netværk på op til 100 mentorer. I projektet er indeholdt følgende aktiviteter og i følgende omfang over 12 måneder: Telefonisk opfølgning på tidligere uddannede virksomhedsmentorer med henblik på tilknytning til netværket anslået omfang ca. 40 mentorer. I dag er der ikke kontakt med mentorerne og det er vigtigt at få denne reetableret. Etablering af mailliste over samtlige uddannede virksomhedsmentorer. Oprettelse og ajourføring af hjemmeside, hvor jobcentret konstant kan se oversigt over mentorer, ledige mentorer, mentorer i brug. Det er et afgørende redskab for Jobcentrets medarbejdere, at de til stadighed har overblik over, hvilke mentorer de kan bruge, og samtidig er det vigtigt, at det sikres, at mentorerne bliver brugt jævnligt, så de fastholdes. Udsendelse af nyhedsmail en gang månedligt til alle virksomhedsmentorer for at opretholde kontakten og for at dele ideer og tanker. Udsendelse af indbydelse til virksomhedsmentornetværksmøde en gang pr. kvartal. Telefonisk opfølgning hver gang på samtlige mentorer, der ikke har tilmeldt sig netværksmøde.
Gennemførelse af virksomhedsmentornetværksmøder o o o Fastsættelse af fagligt indhold/tema og evt. eksterne indlægsholdere sammen med en fast gennemgående kursusholder Indlæg fra jobcentret (aktuelt) Networking og erfaringsudveksling imellem samt med Jobcentret. Det er vigtigt, at mentorerne får genopfrisket deres viden og samtidig får mulighed for at udveksle erfaringer. Ligeledes er det vigtigt, at der sker en fortsat udvikling af mentorerne ved at tilføre ny viden, som bestemmes af Jobcentret eller mentorerne i forhold til ønsker og behov. Udarbejdelse af materiale til uddeling og Hotlinetelefon med adgang til rådgivning og sparring fra MENTOR company tovholderen og den faste kursusholdere. Dette skal støtte mentorerne, så de hele tiden har mulighed for søge støtte, hvis de står overfor udfordringer, der er svære at løse og dermed sikres, at de ikke står alene og senere falder fra. Kontakt til lokalpressen med forslag om artikler og cases en gang pr. kvartal. Det er vigtigt at den gode historie udbredes og at virksomheder, mentorer og mentees bliver bekræftet i, at mentorordningen virker. Udarbejdelse af nyhedsblad, som udsendes til en gang pr. halvår. På den måde sikres, at alle også ved, hvad der foregår og derved forstærkes interessen også i de respektive virksomhedsledelser.
Alle aktiviteter gennemføres af MENTOR company. Jobcenter Svendborg får alt materiale til evt. gennemsyn inden udsendelse ligesom Jobcenter Svendborg naturligvis har indflydelse på faglige tiltag/emner. Tids- og handleplan: Projektet opstartes 1/8-2009 og løber i 12 måneder til 31/7-2010. August oktober 2009: Telefonisk opfølgning på tidligere uddannede mentorer Kontakt til lokalpressen Etablering af mailliste Etablering af hjemmeside Udsendelse af nyhedsbrev til mentorer Udsendelse af invitationer til netværksmøde Telefonisk opfølgning på invitation Afholdelse af netværksmøde Udarbejdelse af materiale til uddeling, Opfølgningsmøde i Styregruppen November 2009 januar 2010: Ajourføring af hjemmeside Udsendelse af nyhedsbrev til mentorer Udsendelse af invitationer til netværksmøde Telefonisk opfølgning på invitation Afholdelse af netværksmøde Udarbejdelse af materiale til uddeling, Kontakt til lokalpressen Udarbejdelse af nyhedsbrev til Opfølgningsmøde i Styregruppen Februar april 2010: Ajourføring af hjemmeside Udsendelse af nyhedsbrev til mentorer Udsendelse af invitationer til netværksmøde Telefonisk opfølgning på invitation Afholdelse af netværksmøde Udarbejdelse af materiale til uddeling,
Kontakt til lokalpressen Opfølgningsmøde i Styregruppen Maj juli 2010: Ajourføring af hjemmeside Udsendelse af nyhedsbrev til mentorer Udsendelse af invitationer til netværksmøde Telefonisk opfølgning på invitation Afholdelse af netværksmøde Udarbejdelse af materiale til uddeling, Kontakt til lokalpressen Udarbejdelse af nyhedsbrev til Opfølgningsmøde i Styregruppen Evaluering af projektet Forventede resultater: (Hvordan opgøres disse?) Etableringen af et dynamisk virksomhedsmentornetværk skal resultere i følgende: Fastholde og udbygge mentorordningen Jobkonsulenter & rådgivere bliver bevidst om netværket og bruger det Frigive ressourcer på jobcentret Styrke dialogen og samarbejdet med Øget arbejdsfastholdelse i de medvirkende virksomheder Udvikle et koncept med henblik på at Jobcentret efter projektets udløb for egne midler kan drive netværket selv eller i fortsat samarbejde med MENTOR company Støtte og øge udslusningen og fastholdelsen af udsatte borgere på arbejdsmarkedet Fastholde mentorerne i en svær tid Evaluering og formidling: I forbindelse med afholdelse af netværksmøder gennemføres udbytte- og tilfredshedsevaluering efter hver afholdt aktivitet.
Der laves et spørgeskema til Jobcentrets medarbejdere, der dels skal afdække deres brug og kendskab til mentornetværket og dels skal afklare om deres samarbejde med er forbedret. Evaluering af det samlede forløb sker dels via fokusinterviews med tilfældigt udvalgte virksomheder, dels via en elektronisk spørgeskemaundersøgelse til alle deltagere. Desuden undersøges den beskæftigelsesmæssige effekt igennem analyse på jobcentret. Den projektansvarlige fra MENTOR company vil i samarbejde med styregruppe/kontaktansvarlig fra jobcentret foretage en samlet afrapportering for hele forløbet, herunder en opsummering af erfaringer og resultater i forhold til de forventede resultater. Økonomi Samlet ansøgt beløb: DKK 149.200 Udspecificeret budget for projektet: - Opdeles i budgetposter - Såfremt projektet strækker sig over flere finansår, bedes budgettet endvidere udspecificeres på år. 2009: Per måned: dkk 11.600 i alt dkk 58.000 2010: Per måned: dkk 11.600 i alt dkk 81.200 Evaluering dkk 10.000 I alt dkk 91.200 Budgetposter: Telefonisk opfølgning dkk 21.000 Mailliste og hjemmeside dkk 58.100 Netværksmøder dkk 60.100 Evaluering dkk 10.000
Øvrige betingelser Beløbet bevilges som et rammebeløb og udbetales efter indsendelse af dokumenteret faktura for faktisk afholdte udgifter. Med dokumentation menes opgørelser over indkøb af materiale, annoncering, undervisning mm. eller timeopgørelser over brugte personaletimer. Fakturaen skal være opdelt på de i ansøgningen opstillede budgetposter. Hvis der sker en væsentlig forskydning (10 pct) af udgifternes fordeling på de enkelte budgetposter, skal LBR underrettes skriftligt, hvilket kan ske i de løbende evalueringer jf. nedenstående. Det forventes, at den samlede ramme overholdes. Hvis projektet strækker sig over flere finansår, afregnes hvert finansår for sig, hvorfor faktura for det første finansår skal være sekretariatet i hænde senest 5. januar. Seneste frist for øvrig afregning er 1 mdr. efter projektets afslutning. Ved væsentlige ændringer af projektformål, målgruppe eller indhold skal der sendes en skriftlig begrundet ansøgning til LBR, der skal godkende disse inden de iværksættes. Hvis der sker ændringer i projektets tidsplan skal LBR straks underrettes. Ved ændringer der medfører forskydninger i budgettet for de enkelte finansår skal disse godkendes af LBR. Der skal afgives status for projektet løbende. Status skal afgives på en særlig skabelon. Datoerne for status er : 1. marts, 1. maj, 1. august, 1. oktober, 1. december. Senest 1 mdr. efter projektets afslutning fremsendes samlet regnskab og samlet evaluering af projektet. Regnskabet skal opstilles i de budgetposter der er opstillet i ansøgningen. Evalueringen indeholder som minimum en deltagerliste, en beskrivelse af projektets gennemførelse, projektets resultater og evt. videre forankring. Ansøgning fremsendes pr. e-mail til : jobcenter@svendborg.dk att.: Anja Jørgensen/Jacob Bojesen Larsen