Kapitel 3: Outlook-synkronisering 0KAPITEL 3: OUTLOOK-SYNKRONISERING 1Målsætninger Målsætningerne er at: Definere grundlæggende begreber vedrørende synkronisering. Oprette synkroniseringsniveauer. Oprette synkroniseringsbrugeren. Oprette enhedstilknytninger. Installere og konfigurere synkroniseringstilføjelsen til Microsoft Dynamics NAV. Køre fejlfinding. Få vist synkroniseringsstatus. 2Introduktion Synkronisering i Outlook giver brugere mulighed for at holde dataene i Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Outlook opdateret. Når der f.eks. er sket ændringer af oplysninger i Microsoft Dynamics NAV, kan brugeren opdatere data i de tilknyttede Microsoft Outlook-elementer, så disse ændringer afspejles. Synkronisering indledes i Outlook og kan udføres enten automatisk i foruddefinerede perioder eller manuelt ved hjælp af en brugervenlig grænseflade. Dette afsnit indeholder generelle oplysninger om synkronisering og forklarer de mest almindelige synkroniseringsprocedurer. Demonstrationer giver en praktisk forståelse af de mest almindelige administrator- og brugerhandlinger. Side 41
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 3Sammenligning med Outlook-integration Outlook-synkronisering i Microsoft Dynamics NAV 5.0 er blevet omdesignet i forhold til Outlook-integration til version 4.0. Den er blevet nemmere at tilpasse og er blevet mere fleksibel. Følgende tabel indeholder en sammenligning mellem den tidligere Outlookintegration og den nye Outlook-synkronisering, der findes i Microsoft Dynamics NAV 5.0: Tidligere Outlook-integration Baseret på begivenheder Meget få tilpasningsindstillinger Baseret på indstillingerne for en bestemt sælger Sender beskeder om ændringer i Microsoft Dynamics NAV Deaktiverer påmindelser om Outlook-aftaler, der starter om mindre end 15 minutter Ny Outlook-synkronisering Baseret på periodiske aktiviteter eller en brugeranmodning Kan tilpasses fra både Microsoft Dynamics NAV og Outlook på baggrund af det bruger-id og de indstillinger, som er angivet under konfigurationen af synkroniseringen Baseret på bruger-id'et og de indstillinger, som er angivet under konfigurationen af synkroniseringen I Outlook har brugeren adgang til oversigten over emner, der er synkroniseret, oprettet, ændret eller slettet, eller oversigten over synkroniseringskonflikter Deaktivering af påmindelser understøttes ikke Side 42
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 4Synkroniseringsenhed Under synkronisering overføres dataene fra ét program til et andet. Et emne, der kan synkroniseres, kaldes en synkroniseringsenhed. I Microsoft Dynamics NAV kan en synkroniseringsenhed være et af følgende: Tabeller Felter Sæt af filtrerede enheder, der overholder kundens udvælgelseskriterier I Microsoft Outlook kan følgende objekter knyttes til synkroniseringsenheder: Varer Samlinger Egenskaber 5Synkroniseringsniveauer Synkroniseringsniveauerne findes i en hierarkisk struktur, der består af visse Microsoft Dynamics NAV-elementer og de specifikke Outlook-emner, disse elementer er knyttet til. Brugere kan bruge denne struktur til at konfigurere tilknytninger til både Outlook-emner og til egenskaberne for disse emner. Der findes tre synkroniseringsniveauer, hvor de øverste niveauer er overordnede i forhold til de nederste. Synkroniseri ngsniveau Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Beskrivelse Det øverste synkroniseringsniveau, hvor de mest generelle Microsoft Dynamics NAV-elementer kan angives, f.eks. overordnede tabeller. Enheder på dette niveau kan enten være direkte forbundet med Outlook-emner, eller brugeren kan angive, hvilke Microsoft Dynamics NAV-elementer på 2. synkroniseringsniveau der er logisk forbundet med, medtaget i og direkte knyttet til de valgte Outlook-emner. Enheder på dette niveau skal altid knyttes til den tilsvarende egenskab eller samling i Outlook. Hvis det andet niveau skal angives automatisk, skal niveau 3 konfigureres. Et Microsoft Dynamics NAV-element opfattes kun som synkroniseringsniveau 3, hvis det er en del af et Microsoft Dynamics NAV-element for synkroniseringsniveauerne 1 og 2 og er knyttet til det tilsvarende samlingselement i Outlook. Side 43
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 6Demonstration Opsætning af synkronisering på niveau 1 I denne demonstration skal brugere definere en Microsoft Dynamics NAV-enhed på niveau 1. Normalt konfigureres overordnede tabeller på dette niveau. Vær opmærksom på, at muligheden for at redigere disse indstillinger afhænger af de tilladelser, der er tildelt af administratoren. 33Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. FIGUR 3-1: VINDUET OUTLOOK-SYNKRONISERINGSENHED 2. Tryk på F3 for at oprette en ny synkroniseringsenhed, og skriv dens navn i feltet Kode. 3. I feltet Beskrivelse skal du skrive tekst, der beskriver denne enhed. Husk, at denne beskrivelse anvendes i Outlook som etiket for den tekstboks, der indeholder de Outlook-mapper, der er valgt til synkronisering. 4. Find synkroniseringsenheden, der skal angives en overordnet tabel for. Der skal allerede være defineret en kode og en beskrivelse for denne enhed. 5. Klik på AssistButton til højre for feltet Tabelnr. i sidehovedet i vinduet. I vinduet Tabelliste til Outlook-synkronisering, der åbnes, skal du vælge en tabel og derefter klikke på OK for at bekræfte dit valg. Feltet Tabelnavn i sidehovedet i vinduet Outlooksynkroniseringsenhed udfyldes automatisk med navnet på den valgte overordnede tabel. Side 44
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 6. Hvis du vil definere betingelsen som kilden for valg af poster fra den overordnede tabel, som skal synkroniseres, kan du anvende et bestemt filter på den overordnede tabel. 7. Hvis du vil angive betingelsen for de elementer fra den overordnede tabel, som skal svare til en Outlook-samling, der bruges til synkronisering, skal du klikke på AssistButton til højre for feltet Outlook-element. Vælg et element på listen over tilgængelige Outlook-elementer, og klik på OK. BEMÆRK! Den eneste overordnede Microsoft Dynamics NAV-tabel, der er angivet i sidehovedet i dette vindue, fører til niveau 1-synkronisering. Niveau 2-synkronisering organiseres ved at definere én eller flere supplerende Microsoft Dynamics NAV-tabeller på linjerne i dette vindue. 7Demonstration Opsætning af synkronisering på niveau 2 Til niveau 2-synkronisering skal du definere én eller flere samlinger af Microsoft Dynamics NAV-elementer, der logisk hører til en bestemt Microsoft Dynamics NAV-enhed, der er defineret på synkroniseringsniveau 1. Brugere kan opdatere bestemte Microsoft Dynamics NAV-elementer med enten Outlook-elementer eller -samlinger. Dette kræver også beslutninger om, hvilke Microsoft Dynamics NAV-objekter der påvirkes. 34Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed, og find det eksisterende enhed, der skal konfigureres niveau 2-synkronisering for. 2. Klik på AssistButton til højre for feltet Tabelnr. på den første tomme linje. 3. I vinduet Tabelliste til Outlook-synkronisering, der åbnes, skal du vælge den supplerende tabel og klikke på OK. Feltet Tabelnavn udfyldes automatisk med tabelnavnet, så snart dets nummer er angivet. 4. Definer et filter for den valgte tabel. Her kan brugere angive relationer mellem tabeller, der er valgt til niveau 1- og niveau 2- synkronsering. BEMÆRK! Hvis vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre åbnes fra linjerne i vinduet Outlook-synkroniseringsenhed, skal der defineres filtre for både Microsoft Dynamics NAV-overordnet tabellerne og de supplerende Microsoft Dynamics NAV-tabeller. Hvis Side 45
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre derimod åbnes fra sidehovedet i vinduet Outlook-synkroniseringsenhed, skal der kun defineres filtre for den overordnede tabel, der er defineret i sidehovedet i dette vindue. 5. Vælg en Outlook-samling til synkronisering med Microsoft Dynamics NAV-tabellen. 6. Angiv antallet af afhængige poster. BEMÆRK! Hvis den valgte samling afhænger af andre enheder, skal du definere disse afhængigheder i vinduet Afhængigheder for Outlook-synkronisering. Hvis der ikke er nogen afhængigheder, forbliver feltet Antal afhængige poster tomt. 8Demonstration Definering af tabelrelationer Hvis du vil sammenknytte overordnet tabeller og supplerende tabeller i synkroniseringsenheden, skal du definere, hvordan disse tabeller er relaterede. Tabellerne defineres ved at associere felterne i overordnet tabellen med felterne i den supplerende tabel. 35Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Find den synkroniseringsenhed, der skal angives en supplerende tabel til niveau 2-synkronisering for. 3. Klik på AssistButton i feltet Tabelrelation. Vinduet Outlooksynkroniseringsfiltre åbnes. 4. I feltet Feltnavn skal du klikke på AssistButton for at åbne listen over felter for den valgte tabel på linjerne. 5. I vinduet Tabelfelter til Outlook-synkronisering skal du markere en tabel og derefter klikke på OK. 6. I feltet Type i vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre skal du markere FIELD. I feltet Værdi skal du klikke på AssistButton til højre for det. Dette åbner vinduet Tabelfelter til Outlook-synkronisering med en liste over felter fra den hovedtabel, der blev valgt i hovedet i vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 7. Marker en tabel, og klik derefter på OK for at indsætte dette felt i feltet Værdi. Det endelige filtreringsudtryk vises i feltet Filtreringsudtryk. Klik på OK for at anvende filtrene, når du er færdig med dem. Side 46
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 9Demonstration Tilknytning af felter til Outlook-egenskaber Det tredje synkroniseringsniveau er, hvor bestemte Microsoft Dynamics NAVfelter er associerede med de påkrævede Outlook-egenskaber. Når denne associering foretages, oprettes et dokument, der indeholder oplysninger om, hvilke emner der skal synkroniseres. Dette dokument kaldes et tilknytningsskema. Der udføres felttilknytning ved først at definere tabellerne til niveau 1 eller niveau 2 for synkroniseringsenheden: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Felterne til den overordnede tabel, der er valgt i sidehovedet, defineres ved at klikke på SYNKRONISERINGSENHED FELTER. Felterne til den supplerende tabel, der er valgt på linjerne, defineres ved at klikke på LINJE FELTER. I begge tilfælde åbnes vinduet Outlook-synkroniseringsfelter. 3. Du specificerer et felt, der skal tilknyttes en Outlook-egenskab, ved at klikke på AssistButton i feltet Feltnr. og markere feltet. Hvis feltet Tabelnr. er tomt, når et feltnavn er markeret, skal du vælge et felt på listen over felter til den overordnede tabel eller den valgte supplerende tabel, afhængigt af hvorfra vinduet Outlooksynkroniseringsfelter blev åbnet. Nummeret på tabellen kommer fra feltet Overordnet tabelnr. fra kildetabellen for dette vindue. Angiv nummeret på en anden tabel, hvis felter er inkluderet i synkroniseringen. Hvis der angives et andet tabelnummer, skal du definere tabelrelationerne mellem de valgte tabeller og de overordnede tabeller. 4. Begræns antallet af felter, der inkluderes i synkroniseringen, ved at køre et filter på den aktuelle overordnede tabel. 5. I feltet Outlook-egenskab skal du indtaste nummeret på den Outlook-egenskab, der skal synkroniseres med feltet Microsoft Dynamics NAV-tabel. Dette nummer er tilgængeligt i feltet Feltnr. 6. Microsoft Dynamics NAV-tabelfelter tilknyttes Outlook-egenskaben ved at klikke på AssistButton til højre for feltet Feltnr. I vinduet Tabelfelter til Outlook-synkronisering, der åbnes, skal du markere et felt til tilknytning. Sættet af felter afhænger af den tabel, der er angivet i feltet Tabelnavn. Så snart du har valgt feltnummeret, udfyldes feltet Feltnavn automatisk med feltnavnet. 7. I vinduet Outlook-synkroniseringsfelter skal du udfylde de felter, der har Outlook-egenskaber, og Microsoft Dynamics NAVtabelfelterne for at indstille tilknytningen. Udfyld andre felter i dette vindue, hvis det er nødvendigt. Side 47
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 10Arbejde med ændringslogposter ved hjælp af C/AL Funktionen Ændringslog anvendes til at logføre de ændringer, som brugeren foretager i data i Microsoft Dynamics NAV. Ændringsloggen gør det muligt at: Få vist en kronologisk ordnet liste over alle ændringer i ethvert felt i enhver tabel. Få vist, hvem (efter bruger-id) der foretog ændringerne af felterne. Give organisationen mulighed for at spore, hvem der foretog ændringer, og hvornår de blev foretaget. Give organisationen mulighed for at angive både de tidligere og de nye værdier. Vinduet Opsætning af ændringslog i Microsoft Dynamics NAV gør det muligt for brugeren at angive tabeller til lagring af oplysninger om registrerede ændringer. Alle direkte ændringer, som brugeren foretager i dataene i disse tabeller, logføres. Brugere kan tilpasse, hvilke tabeller og felter der registreres i ændringsloggen. Det gør det muligt for organisationer at rapportere om alt fra finanser til drift. BEMÆRK! Der tilsikres optimal kapacitet af Microsoft Dynamics NAV-databasen ved at gemme en sikkerhedskopi af ændringsloggen eller udskrive den og derefter slette den fra arkivdatabasen. Opsætningen af synkroniseringsenheden forenkles ved, at tabellerne og felterne, der er inkluderet i synkroniseringen, automatisk registreres i ændringsloggen. Dog kan ændringsloggen ikke aktiveres fra koden, fordi der kræves, at den aktuelle virksomhed lukkes og åbnes igen efter aktiveringen. Brugere skal starte ændringsloggen manuelt. Dette aktiverer funktionen fra vinduet Opsætning af ændringslog. Derefter skal de lukke og genåbne virksomheden. I ændringsloggen registreres kun de ændringer, der blev foretaget af brugeren. Ændringer, der foretages gennem C/AL-koden, logføres ikke. Outlook-synkroniseringstilføjelsen anvender ændringslogfunktionen (ændret for Microsoft Dynamics NAV-serverniveau) til at registrere ændringer i Microsoft Dynamics NAV-poster. Det er kun poster med ændringer, der er logført her, som synkroniseres i overensstemmelse med synkroniseringsopsætningen. Side 48
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 11Enhedstilknytning Før start af synkroniseringen skal Microsoft Dynamics NAV-enheder korreleres med bestemte Outlook-elementer. Så snart synkroniseringen startes, oprettes et dokument til lagring af disse korrelationer i programmet. Dette dokument kaldes et tilknytningsskema. Den Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelse, der installeres på Outlook-siden, modtager tilknytningsskemaet og gemmer det i det isolerede lager for at gøre enhedstilknytningen tilgængelig for Outlook. Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringen omfatter en række standardenhedstilknytninger for at gøre arbejdet lettere. Ligesom i Outlookintegration til Microsoft Dynamics NAV version 4.0 er følgende tilknytninger allerede konfigureret: Microsoft Dynamics NAV Kontakter af typen Person og Firma Sælgere Opgaver Møder Microsoft Office Outlook Kontakter Kontakter Opgaver Aftaler BEMÆRK! Brugere skal først definere tabellerne til niveau 1 eller niveau 2 for synkroniseringsenheden for at kunne udføre felttilknytning (synkroniseringsniveauer forklares yderligere i emnet 0Synkroniseringsniveauer). 56Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Angiv en kode til identificering af den nye enhedstilknytning. 3. I feltet Beskrivelse skal du skrive en præcis beskrivelse af enheden. 4. Klik på knappen Opslag i feltet Tabelnr., og vælg den relevante Microsoft Dynamics NAV-tabel i den liste, der vises. Så snart Tabelnr. er angivet, udfyldes feltet Tabelnavn automatisk. 5. I feltet Betingelse skal du angive ét kriterium eller flere kriterier. På denne måde synkroniseres kun bestemte poster fra den tabel, der blev valgt i feltet Tabelnr.. 6. Klik på AssistButton for at vælge det Outlook-element, der skal tilknyttes den valgte Microsoft Dynamics NAVsynkroniseringsenhed. Side 49
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Brugeren skal desuden angive tilknytningen for specifikke Microsoft Dynamicsfelter og Outlook-egenskaber, der hører til de valgte synkroniseringsenheder: 1. Klik på SYNKRONISERINGSENHED FELTER for at definere felterne til den overordnede tabel, der er valgt i sidehovedet. Klik på LINJE FELTER for at definere felterne til den supplerende tabel, der er valgt på linjerne. I begge tilfælde åbnes vinduet Outlooksynkroniseringsfelter. 2. Du kan specificere et felt, der skal tilknyttes en Outlook-egenskab, ved at klikke på AssistButton i feltet Feltnr. og markere feltet. BEMÆRK! Hvis feltet Tabelnr. er tomt, når du markerer et feltnavn, skal du vælge et felt på listen over felter til den overordnede tabel eller den valgte supplerende tabel, afhængigt af hvorfra vinduet Outlook-synkroniseringsfelter blev åbnet. Nummeret på tabellen kommer fra det overordnede Tabelnr. fra kildetabellen for dette vindue. Angiv nummeret på en anden tabel, hvis felter er inkluderet i synkroniseringen. Definer tabelrelationer mellem de valgte tabeller og de overordnede tabeller. 3. Begræns antallet af felter, der inkluderes i synkroniseringen, ved at anvende et filter på den aktuelle overordnede tabel. 4. I feltet Outlook-egenskab skal du indtaste nummeret på den Outlook-egenskab, der skal synkroniseres med feltet Microsoft Dynamics NAV-tabel. Dette nummer er tilgængeligt i feltet Feltnr. 5. Microsoft Dynamics NAV-tabelfelter tilknyttes Outlook-egenskaben ved at klikke på AssistButton til højre for feltet Feltnr. I vinduet Tabelfelter til Outlook-synkronisering, der åbnes, skal du markere et felt til tilknytning. Sættet af felter afhænger af den tabel, der er angivet i feltet Tabelnavn. Når feltnummeret er valgt, udfyldes feltet Feltnavn automatisk med feltnavnet. I vinduet Outlook-synkroniseringsfelter skal du udfylde de felter, der har Outlook-egenskaber, og derefter udfylde Microsoft Dynamics NAV-tabelfelterne for at indstille tilknytningen. Udfyld andre felter i dette vindue, hvis det er nødvendigt. Side 50
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 12Brugerroller ved Outlook-synkronisering Muligheden for at ændre synkroniseringsskemaet afhænger af de tilladelser, der er associeret med en bestemt foruddefineret rolle. Roller bestemmer, hvilke specifikke handlinger brugeren kan foretage for hver synkroniseringsrelateret tabel i Microsoft Dynamics NAV. Brugeren kan med andre ord læse, indsætte, redigere eller slette poster i de synkroniseringsrelaterede Microsoft Dynamics NAV-tabeller på grundlag af de tilladelser, der er tilgængelige for en bestemt rolle. I Outlook-synkronisering er der tre roller: Bruger Superbruger Administrator 36Bruger En bruger er en rolle, hvis tilladelser er begrænset til visning af næsten alle synkroniseringsobjekter. Brugeren kan ikke oprette, ændre eller fjerne nogen synkroniseringsrelaterede objekter under denne rolle. 37Superbruger I modsætning til brugerrollen kan superbrugeren ændre en anden brugers certificeringer og indstillinger i Microsoft Dynamics NAV. Superbrugeren kan kun bruge brugeropsætningsfunktionen. 38Administrator Administratoren har mulighed for at definere synkroniseringsretningerne og ændre tilknytningsskemaet for enhver anden synkroniseringsbrugerrolle. Side 51
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 13Demonstration Definering af brugerens synkroniseringscertificeringer I denne demonstration skal du tilføje en bruger, der allerede er registreret med et Windows-logon i Microsoft Dynamics NAV, angive en række enheder, som brugeren kan arbejde med, og definere i hvilken retning brugeren kan synkronisere data. BEMÆRK! Der kræves administratorrettigheder for at brugere kan angive certificeringer og indstillinger. 39Trin 1. Åbn vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. FIGUR 3-2: VINDUET BRUGERKONFIGURATION AF OUTLOOK-SYNKRONISERING 2. På den første tomme linje skal du skrive navnet på brugeren i feltet Bruger-id. Denne bruger skal allerede være registreret i systemet og have et gyldigt Windows-logon. 3. Tildel den angivne bruger en synkroniseringsenhed. 4. Klik på AssistButton i feltet Synkroniseringsretning for at vælge retning af synkroniseringen: Begge retninger, Microsoft Dynamics NAV til Outlook eller Outlook til Microsoft Dynamics NAV. Side 52
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 14Demonstration Tildeling af synkroniseringsenheder til brugere I denne demonstration skal du definere, hvilke synkroniseringsenheder der skal arbejdes med. Resultat skal være, at brugere kun kan synkronisere de Microsoft Dynamics NAV-enheder og Outlook-elementer, de er tildelt. BEMÆRK! Det er kun superbrugere eller administratorer, der kan tildele synkroniseringsbrugere enheder. 57Trin 15Administrationsscenarier 1. Åbn vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. 2. Gå til den valgte bruger,der skal angives en synkroniseringsenhed for. 3. Klik på knappen Assistance til højre for feltet Synkroniseringsenhedskode for at tildele synkroniseringsenheder. 4. I vinduet Liste over Outlook-synkroniseringsenheder skal du vælge en enhed på listen over alle tilgængelige enheder. 5. Klik på OK for at bekræfte valget. Feltet Beskrivelse udfyldes automatisk med beskrivelsen af den valgte synkroniseringsenhed. I de følgende demonstrationer vises de hidtil behandlede emner i typisk anvendelse. Demonstrationer simulerer et virkeligt scenario for at gøre dem så lette at forstå som muligt. I dette eksempel modtager en sælger opgaver fra CRM-afdelingen. Sælgeren arbejder ude af huset og er kun lejlighedsvist på kontoret. I sit daglige arbejde bruger sælgeren Outlook og har ikke installeret Microsoft Dynamics NAV. Sælgeren ville gerne forenkle kommunikationen med CRM-afdelingen ved automatisk at modtage opgaver i Outlook. Side 53
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 16Demonstration Oprettelse af en ny synkroniseringsenhed Denne demonstration illustrerer en situation, hvor administratoren modtager en anmodning om at oprette Outlook-synkronisering for en sælger, der vil modtage opdateringer af aftaler. Outlook-synkroniseringsfunktionen omfatter en række standardsynkroniseringsenheder. Administratoren bruger én af disse til at aktivere synkronisering af Microsoft Dynamics NAV-opgaver og Outlookaftaler. 50Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Tryk på F3 for at oprette en ny enhed ved hjælp af oplysningerne i følgende tabel. Feltnavn Kode Værdi APPOINT 3. Klik på SYNKRONISERINGSENHED GENDAN STANDARDVÆRDIER. 4. I vinduet, der åbnes, skal du markere indstillingen Microsoft Dynamics NAV - møder. 5. Programmet opretter relationen til Outlook-elementet AppointmentItem og udfylder automatisk felterne i vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. FIGUR 3-3: VINDUET OUTLOOK-SYNKRONISERINGSENHED Side 54
Kapitel 3: Outlook-synkronisering Derefter registrerer administratoren synkroniseringsenheden APPOINT i ændringsloggen for at aktivere sporing af denne enhed: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Gå til synkroniseringsenheden APPOINT. 3. Klik på SYNKRONISERINGSENHED REGISTRER I OPSÆTNING AF ÆNDRINGSLOG. Vinduet Opsætning af ændringslog for Outlooksynkronisering åbnes. 4. Klik på OK. 17Demonstration Konfiguration af den nye synkroniseringsenhed til sælgeren I denne demonstration vises administratorens næste trin. Denne skal nu konfigurere synkroniseringen for brugeren. Den sælgere, der indstilles synkronisering for, skal allerede være registreret med et gyldigt Windows-logon i Microsoft Dynamics NAV. Efter gennemførelse af følgende procedure synkroniseres kun opgaver, der er tildelt en bestemt bruger. 40Trin: 1. Åbn vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. 2. Opret en ny post ved hjælp af oplysningerne i følgende tabel. Feltnavn Bruger-id Synkroniserings - enhed Beskrivelse Betingelse Værdi Et gyldigt Windows-logon APPOINT (Navnet på den enhed, der blev oprettet i forrige demonstration). Microsoft Dynamics NAV - Møder (Feltet udfyldes automatisk). Klik på knappen AssistEdit. I vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre, der åbnes, skal du angive følgende: Feltnavn: Sælgerkode Type: CONST Værdi: AH Klik på OK for at anvende den nye betingelse. (Det er kun de opgaver, der er tildelt sælgeren med AH-koden, som synkroniseres for denne Side 55
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Feltnavn Værdi synkroniseringsbruger). Synkroniserings Begge retninger - retning 3. Luk vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. FIGUR 3-4: VINDUET BRUGERKONFIGURATION AF OUTLOOK-SYNKRONISERING Administratoren sender en e-mail til sælgeren, der informerer denne om de indstillinger, der skal foretages i Outlook. 18Demonstration Konfiguration af afhængigheder I denne demonstration anmoder sælgeren om at ændre synkroniseringsindstillingerne for at kunne synkronisere møder med kontakter. Det betyder, at den synkronisering, der er oprettet for denne sælger, skal udvides til at omfatte synkronisering af kontakter. Disse kan være mødedeltagere og relaterede kontakter. Udover den eksisterende APPOINT-enhed, skal administratoren oprette synkronisering for de Modtagere- og Links-samlinger, som hører til aftaleemnet. 41Trin: 1. Åbn vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. 2. Klik på OPSÆTNING SYNKRONISERINGSELEMENTER. Vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering åbnes. 3. Klik på opslagsknappen for at oprette en ny post. 4. Vinduet Opslagsnavne til Outlook-synkronisering åbnes. Dette vindue indeholder listen over samlinger, der hører til det relaterede Outlook-element. 5. Marker samlingen Recipients, og klik på OK. Side 56
Kapitel 3: Outlook-synkronisering Samlingen bliver dog ikke markeret, og der vises en fejlmeddelelse, der fortæller, at denne samling er baseret på elementer, der ikke er indstillet til at blive synkroniseret for den aktuelle synkroniseringsbruger. Systemadministratoren stopper denne procedure og opretter de påkrævede enheder for den aktuelle bruger. Administratoren gennemser, hvilke afhængigheder der findes for samlingen Modtagere: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Vælg enheden APPOINT i sidehovedet i vinduet. 3. På linjerne i vinduet skal markøren placeres på den post, hvor feltet Outlook-samling indeholder Recipients. 4. Klik på LINJE AFHÆNGIGHEDER. 5. Vinduet Afhængigheder for Outlook-synkronisering åbnes. I dette vindue vises en liste over enheder, der kræves til synkronisering af den enhed, der er valgt på linjerne i vinduet Outlooksynkroniseringsenhed. Administratoren opretter følgende enheder for den aktuelle bruger: CONT_COMP. Denne enhed kræves til synkronisering af Microsoft Dynamics NAV-kontakter af typen Firma. CONT_PERS. Denne enhed kræves til synkronisering af Microsoft Dynamics NAV-kontakter af typen Person. CONT_SP. Denne enhed kræves til synkronisering af Microsoft Dynamics NAV-sælgere. Derefter skal administratoren også konfigurere afhængighederne for synkroniseringsenheden APPOINT: 1. Åbn vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. 2. Opret en ny post for samme bruger. 3. I feltet Synkroniseringsenhedskode skal der angives enheden CONT_COMP. 4. Gentag trin 2 og 3 for enhederne CONT_PERS og CONT_SP. Side 57
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I FIGUR 3-5: VINDUET BRUGERKONFIGURATION AF OUTLOOK-SYNKRONISERING MED AFHÆNGIGHEDER Når der er taget højde for afhængighederne, kan administratoren vende tilbage til proceduren med at oprette modtagerne for synkroniseringsenheden APPOINT: 1. I vinduet Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering skal der vælges den post, hvor feltet Synkroniseringsenhed indeholder værdien APPOINT. 2. Klik på OPSÆTNING SYNKRONISERINGSELEMENTER. 3. Vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering åbnes. 4. Klik på knappen Opslag i den første post. Vinduet Opslagsnavne til Outlook-synkronisering åbnes. 5. Marker posten Recipients, og klik på OK. Nu indeholder vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering navnet på samlingen Recipients i feltet Outlook-samling. 6. Luk vinduet Konfigurationsdetaljer for Outlook-synkronisering. Feltet Antal elementer i vinduet Brugerkonfiguration af Outlooksynkronisering angiver, at den aktuelle synkroniseringsenhed indeholder én samling. Side 58
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 19Demonstration Specialopsætning af synkronisering Denne demonstration illustrerer en situation, hvor sælgeren anmoder om, at der føjes tilpassede felter til de Outlook-synkroniseringsenheder, der bruges i synkroniseringen. Sælgeren vil tilføje navnet på sproget for en kontakt, hvis kontakten er en person og ikke en virksomhed. Disse oplysninger er allerede angivet for Microsoft Dynamics NAV-kontakter, men er ikke tilgængelige for Outlook-kontakter. Administratoren bruger et specielt brugerdefineret felt til at føje navnet på sproget til Outlook-synkroniseringsenheden: 42Trin: 1. Åbn vinduet Outlook-synkroniseringsenhed. 2. Tryk på F5 i feltet Kode. Vinduet Liste over Outlooksynkroniseringsenheder åbnes. 3. Vælg enheden CONT_PERS, og klik derefter på OK. Vinduet Outlook-synkroniseringsenhed lukkes. 4. Klik på SYNKRONISERINGSENHED FELTER. Vinduet Outlooksynkroniseringsfelter åbnes. 5. Klik på SYNKRONISERINGSENHED FELTER i vinduet Outlooksynkroniseringsenhed. Vinduet Outlook-synkroniseringsfelter åbnes. 6. I vinduet Outlook-synkroniseringsfelter skal du tilføje en post med følgende feltværdier: Feltnavn Værdi Tabelnr. 8 Tabelnavn Tabelrelation Sprog 1. Klik på knappen AssistEdit. Vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre åbnes. 2. Opret en ny post: Feltnavn: Kode Type: FIELD Værdi: Sprogkode Feltnr. 2 Feltnavn Brugerdefineret Navn Ja Side 59
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Feltnavn Outlook-egenskab Værdi Language 20Demonstration Tilpasning af synkroniseringsenheder I denne demonstration vil sælgeren ikke synkronisere alle møder. Sælgeren anmoder om, at kun møder, der har normal eller høj prioritet, synkroniseres. Din opgave er at begrænse udvalget af møder, der skal synkroniseres, for at opfylde denne betingelse. 43Trin: 1. Åbn tabellen Brugerkonfiguration af Outlook-synkronisering. 2. Marker den linje, hvor feltet Synkroniseringsenhed indeholder værdien APPOINT. 3. Klik på knappen AssistEdit i feltet Betingelse. Vinduet Outlooksynkroniseringsfiltre åbnes. 4. I vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre skal du tilføje et filter ved hjælp af oplysningerne i følgende tabel. Feltnavn Feltnavn Type Værdi Feltværdi Prioritet FILTER High Normal 5. Klik på OK for at lukke vinduet Outlook-synkroniseringsfiltre og returnere til vinduet Brugerkonfiguration af Outlooksynkronisering. Side 60
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 21Brug af Outlook-synkronisering Hvis brugeren vil justere synkroniseringsindstillingerne, angive indstillinger for fejlfinding og udføre synkronisering, skal det gøres via den tilgængelige brugergrænseflade i Outlook. Hvis der foretages ændringer i Microsoft Dynamics NAV og Outlook samtidigt, kan brugeren bestemme, hvilken side har prioritet ved at angive den mest relevante regel for en bestemt synkroniseringsprocedure. 22Synkroniseringstilføjelse til Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelsen er en vigtig komponent i synkroniseringsopsætningen og hovedbrugergrænsefladen til kontrol af arbejdsgang og synkroniseringsindstillinger. Denne komponent omfatter også en mekanisme til løsning af synkroniseringskonflikter og -fejl. Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelsen installeres på Outlook-siden. 23Installation af synkroniseringstilføjelse til Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelsen indeholder de nødvendige metoder til opsætning og justering af synkroniseringsindstillinger. Tilføjelsen er den eneste del af Outlook-synkroniseringen, som brugere skal installere på Outlook-siden. Det næste emne omhandler installation, opsætning og fjernelse af Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelsen. Microsoft Dynamics NAV-synkroniseringstilføjelsen installeres separat fra Microsoft Dynamics NAV-installationen. Der er to mulige opsætningsscenarier: Når en ny version af Microsoft Dynamics NAV 5.0 installeres, og der oprettes en virksomhed. Ved opgradering af databasen fra Microsoft Dynamics NAV version 4.0 til version 5.0. Fremgangsmåden for installation af tilføjelseskomponenten er del af den almindelige Microsoft Dynamics NAV-installation. BEMÆRK! Efter installation af tilføjelsen vises Microsoft Dynamics NAVsynkroniseringsværktøjslinjen i Outlook, næste gang programmet startes. Side 61
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 24Opsætning af tilføjelsesprogrammet til synkronisering Dette afsnit omhandler de tilgængelige indstillinger for justering af synkroniseringen. 44Synkroniseringsværktøjslinje Værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization gør det muligt at udføre følgende: Starte synkronisering. Angive indstillinger for synkroniseringen. Løse synkroniseringskonflikter. Teste forbindelsesstatus. FIGUR 3-6: SYNKRONISERINGSVÆRKTØJSLINJEN Knappen Synchronize gør det muligt for brugere at synkronisere to typer Outlook-elementer: Elementer eller felter, der ikke er synkroniseret siden sidste ændring. Elementer, der ikke er blevet synkroniseret før. Knappen Full Synchronization gør det muligt for brugere at synkronisere alle Outlook-elementer, der er gemt i mapper, der er angivet under fanen Folders i vinduet Settings. Outlook-elementer synkroniseres ikke, hvis ingen felter er ændret siden sidste synkronisering. Fuld synkronisering skal muligvis udføres, hvis der sker en ændring af tidszone. I så fald ændres den sidste redigeringsdato/-klokkeslæt, og dette skal justeres. Som standard vises knappen Full Synchronization ikke. Den kan dog føjes til værktøjslinjen via fanen Customize i vinduet Settings. BEMÆRK! Hvis der findes en tilpasset værktøjslinje med navnet Microsoft Dynamics NAV-synkronisering, fjernes den under installationen af tilføjelsen. Alle knapper på den tilpassede værktøjslinje, går tabt. Side 62
Kapitel 3: Outlook-synkronisering Når en bruger klikker på knappen Settings, åbnes vinduet Settings, hvor indstillinger for synkronisering og konfliktløsning kan justeres. Dette vindue indeholder fem faner: General Connection Folders Filters Customize 51Fanen General Fanen General indeholder de primære indstillinger for synkronisering. Her kan brugeren angive oplysninger om forskellige aspekter af synkroniseringsprocessen. Hvis der opstår en konflikt, skal brugere vælge en foretrukket indstilling i gruppen for løsning af synkroniseringskonflikter for at definere, hvordan programmet skal reagere i tilfælde af en konflikt. Dette er også tilgængelig på denne fane. FIGUR 3-7: FANEN GENERAL I VINDUET SETTINGS Side 63
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 52Fanen Connection Fanen Connection indeholder indstillinger for opsætning af en server til kommunikation mellem Outlook og Microsoft Dynamics NAV. FIGUR 3-8: FANEN CONNECTION I VINDUET SETTINGS I feltet Virksomhedsnavn skal brugeren skrive navnet på den påkrævede virksomhed, som allerede findes i Microsoft Dynamics NAV. Angiv den servertype, som Microsoft Dynamics NAV fungerer med. Der er følgende tilgængelige indstillinger: Indstilling Microsoft Dynamics NAV Server Tier Microsoft Dynamics NAV-Database Server Microsoft SQL Server Beskrivelse Kommunikationen udføres via NST. Hvis denne indstilling er markeret, kan brugeren justere indstillinger for webtjenesten. Kommunikationen udføres gennem Microsoft Dynamics NAV-databaseserveren. Hvis brugeren markerer denne indstilling, er det muligt at få vist C/FRONT.NET-relaterede indstillinger i området Connection type i dette vindue. SQL-serveren vil være ansvarlig for kommunikationen. Hvis du markerer denne indstilling, vil du kunne vælge et Microsoft Dynamics NAV-databasenavn i området Connection type. Side 64
Kapitel 3: Outlook-synkronisering Desuden skal du angive transportlaget som en forbindelsestype. De indstillinger, der vil være tilgængelige til justering, er enten Web Service eller C/FRONT.NET afhængigt af den valgte servertype. 53Fanen Folders Brug fanen Folders til at vælge mapper til synkronisering af Outlook-elementer med Microsoft Dynamics NAV-enheder og til lagring af allerede synkroniserede elementer. FIGUR 3-9: FANEN FOLDERS I VINDUET SETTINGS Objekterne i vinduet Indstillinger tilføjes dynamisk ud fra de oplysninger om de synkroniserede enheder, som modtages fra tilknytningsskemaet på Microsoft Dynamics NAV-serviceniveauet. Der skulle være en separat mappe for hver synkroniseringsenhed, som brugeren definerede i Microsoft Dynamics NAV. Etiketterne for disse objekter svarer til værdierne for feltet Beskrivelse i tabellen Synkroniseringsenhed i Microsoft Dynamics NAV. BEMÆRK! Angivelse af mapper er meget vigtigt. Hvis der ikke er angivet en mappe, vil løsningen ikke fungere. 54Fanen Filters Under fanen Filters kan du angive kriterier for mere nøjagtigt at definere de Outlook-elementer, der skal synkroniseres med Microsoft Dynamics NAVenheder. De frasorterede elementer synkroniseres ikke. De elementer, som brugere anvender filtre på, stammer fra de mapper, der er angivet under fanen Folders. Side 65
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I FIGUR 3-10: FANEN FILTERS I VINDUET SETTINGS Hver emnetype har sit eget sæt filtre, der kan redigeres i vinduet Filter. Brugeren kan klikke på knappen Edit under fanen Filters ud for det filter, der skal redigeres. Side 66
Kapitel 3: Outlook-synkronisering FIGUR 3-11: VINDUET FILTER Filterudtrykkene er vist i rækkerne i området Do not synchronize items that match these criteria. I dette område kan brugeren slette overskydende kriterier eller tilføje flere ved hjælp af funktionen, der findes i området Define more criteria i vinduet Filter. 55Fanen Customize Under denne fane skal du vælge, hvilke kommandoknapper der skal være tilgængelige på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronizationn. Vær opmærksom på, at knappen Settings ikke findes på listen over indstillinger, fordi den altid er synlig. FIGUR 3-12: FANEN CUSTOMIZE I VINDUET SETTINGS 25Fejlfinding Brugeren kan få adgang til en liste over synkroniseringsfejl og -konflikter, der opstod under synkroniseringen. Disse oplysninger gøres tilgængelige ved at åbne vinduet Troubleshooting. Det gøres ved at klikke på knappen Troubleshooting på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. Der kan vælges en af to mulige statusser: No errors or conflicts have been logged. I dette tilfælde er knappen ikke tilgængelig og er helt hvid. At least one conflict or error has been logged. Knappen er rød, og når der klikkes på den, åbnes vinduet Troubleshooting. Vinduet Troubleshooting indeholder to faner: Errors. Her vises synkroniseringsfejl. Conflicts. Her vises synkroniseringskonflikter. Side 67
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 45Fanen Errors Tekniske problemer, f.eks. forbindelsesfejl, der opstod under synkroniseringen, gemmes i den logfil, der blev oprettet ved første kørsel af Outlook. Denne logfil er beregnet til systemadministratorer. På fanen Errors vises posterne i logfilen med synkroniseringsfejl. Der tilføjes f.eks. nye poster, når der forsøges at synkronisere elementer fra mapper, der er blevet slettet. Efter hver synkroniseringsforekomst opdateres listen over fejl under fanen Errors. Efter afhjælpning af en fejl kan brugeren slette den tilsvarende fejlpost manuelt ved at klikke på knappen Delete på fanen Errors. Med knappen Delete All er det muligt at slette alle poster i fejlloggen. FIGUR 3-13: FANEN ERRORS I VINDUET TROUBLESHOOTING BEMÆRK! Nye fejl gør listen længere, selvom der allerede findes identiske poster. Dette skyldes, at en fejl kan registreres mere end én gang. 46Fanen Conflicts Fanen Conflicts indeholder oplysninger om de tilknyttede Outlook-elementer og Microsoft Dynamics NAV-enheder, som er ændret siden forrige synkronisering på både Microsoft Dynamics NAV- og Outlook-siden. De elementer, der vises på fanen Conflicts, angiver, hvilke objekter der ikke kan synkroniseres automatisk. Brugeren skal beslutte, hvordan konflikten skal løses. Side 68
Kapitel 3: Outlook-synkronisering Hvis der registreres nogen konflikter i programmet, opdateres listen over konflikter. BEMÆRK! Poster for synkroniseringskonflikter gemmes og vises derefter på fanen Conflicts, hvis indstillingen Log Conflicts er markeret på fanen General i vinduet Settings. Hvis du markerede nogen anden indstilling for konfliktløsning, løses synkroniseringskonflikter automatisk i overensstemmelse med den markerede indstilling og kan derfor ikke logføres. FIGUR 3-14: FANEN CONFLICTS I VINDUET TROUBLESHOOTING BEMÆRK! Konflikter fra den foregående synkronisering slettes. 26Vinduet Synchronization Progress Vinduet Synchronization Progress viser status for den synkronisering, der udføres. Det svarer til vinduet Send/modtag i Outlook. FIGUR 3-15: VINDUET SYNCHRONIZATION PROGRESS Side 69
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Brugeren får vist vinduet Synchronization Progress ved at klikke på knappen Synchronize på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. BEMÆRK! Vinduet Synchronization Progress åbnes kun, hvis indstillingen Show synchronization progress er markeret i vinduet Settings. Hvis indstillingen Schedule automatic synchronization every... minutes er markeret under fanen General i vinduet Settings, og synkroniseringen startes automatisk, vises vinduet Synchronization Progress ikke. Hvis en bruger klikker på knappen Synchronize på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization, mens synkroniseringen er i gang i baggrunden, åbnes vinduet Synchronization Progress og viser den aktuelle status for synkroniseringen. Vinduet Synchronization Progress kan give brugeren oplysninger om den aktuelle synkroniseringsproces. Når der klikkes på knappen Details vises synkroniseringsstatus for: Synkroniseringsprocessen Outlook- og Microsoft Dynamics NAV-elementer Afslutning Når synkroniseringen er færdig, vises et resumé over de udførte handlinger i vinduet Synchronization Progress. BEMÆRK! Indstillingen Show synchronization summary skal være markeret i vinduet Settings, før der kan vises en synkroniseringsoversigt. 27Demonstration Automatisk synkronisering En sælger skal synkronisere Outlook-elementer og Microsoft Dynamics NAVobjekter. Microsoft Dynamics NAV-objekterne er kontakter af virksomhedstype, Møder og Opgaver. Synkroniseringsindstillingerne giver automatisk synkroniseringskørsel hvert 60. minut. Efter synkroniseringen skal alle Microsoft Dynamics NAV-enheder erstattes med Outlook-elementer. Anvend et filter med forskellige betingelser, der begrænser antallet af Outlook-elementer, der synkroniseres, på hver mappe i Outlook, hvori der skal opbevares synkroniserede elementer. Sælgeren benytter følgende fremgangsmåde til at synkronisere elementer: 1. Klik på knappen Settings på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. Derefter åbnes vinduet Settings. Side 70
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 2. Udfyld de tilgængelige felter under fanen General på følgende måde: Feltnavn Schedule automatic synchronization every Show synchronization progress Show synchronization summary Synchronisation conflicts resolution Værdi Marker dette felt. Angiv 60 som frekvens for automatisk synkronisering. Marker dette felt. Marker dette felt. Marker indstillingen Replace Microsoft Dynamics NAV records with Outlook items. 3. Udfyld de tilgængelige felter under fanen Connection på følgende måde: Feltnavn Company Name Server Type Connection Type Server Name Database Name Værdi Skriv navnet på demovirksomheden: CRONUS Danmark A/S Marker indstillingen Microsoft SQL Server. C/FRONT.NET vælges automatisk. Angiv navnet på den påkrævede server. Vælg den relevante database. 4. Klik på fanen Folders for at tildele mapper til lagring af synkroniserede data. På denne fane findes felter, der har mappenavne som titler. 5. Klik på Browse ud for feltet for at definere en sti for hver af disse mapper. Vinduet Select Folder åbnes. Vælg Contacts til "contacts of the Company type". Vælg mappen Appointments til Meetings. Vælg Tasks til Tasks. 6. På fanen Filters skal du angive filtre for hver enhed, der skal synkroniseres. Klik på Edit ud for Kontakter af virksomhedstype for at starte med at definere filtre. Vinduet Filter vises. Brug oplysningerne i følgende tabel. Side 71
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Feltnavn Field Name Condition Value Værdi Categories Contains Important 7. Klik på OK for at anvende filteret. 8. Klik på Edit ud for etiketten for mappen Møde i vinduet Settings. Angiv følgende værdier i vinduet Filter: Feltnavn Field Name Condition Værdi Værdi Subject Contains Outlook 9. Klik på OK. 10. Klik på Edit ud for etiketten for mappen Tasks i vinduet Settings. Angiv følgende værdier i vinduet Filter: Feltnavn Field Name Condition Værdi Creation Time on or after Value 01/01/2006 11. Klik på OK. 12. Når du har oprettet alle indstillinger, der kræves for at gennemføre demonstrationen, skal du klikke på OK for at anvende ændringerne. 28Demonstration Manuel synkronisering Denne demonstration er baseret på resultaterne af demonstrationen 1Automatisk synkronisering. I denne demonstration synkroniserer brugeren Outlook-elementer og Microsoft Dynamics NAV-objekter manuelt i stedet for automatisk. BEMÆRK! Synkroniseringen udføres fra Outlook til Microsoft Dynamics i denne demonstration, men den kan også udføres fra Microsoft Dynamics til Outlook. I denne demonstration opretter sælgeren en aftale, en opgave og en kontakt i Outlook for at synkronisere med de tilsvarende Microsoft Dynamics NAVobjekter. Det gøres med følgende fremgangsmåde: 1. Angiv nøjagtigt samme emne, sted, tekst og tidspunkt for aftalen. Side 72
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 2. Få vist aftalen i kalenderen som "ikke til stede"-tid. 3. Start synkroniseringen manuelt, i stedet for at vente til den køres automatisk. 4. Kontroller, at elementerne i de mapper, der er angivet i vinduet Indstillinger, synkroniseres med Microsoft Dynamics NAVobjekter. Hvis sælgeren vil synkronisere Outlook-elementer med Microsoft Dynamics NAV-enheder manuelt, benyttes følgende fremgangsmåde: 1. Åbn den mappe, der blev angivet til lagring af kalenderemner, i Outlook, og klik derefter på Ny, Aftale. Brug oplysningerne i følgende tabel. Feltnavn Emne Sted Kategori Starttidspunkt Hele dagen Vis tidspunkt som Værdi Møde med kunder Angiv, hvor mødet finder sted. Arbejde Den 12. i den aktuelle måned Markeres Ikke til stede 2. I vinduet Opgaver skal du åbne den mappe, der blev angivet til opbevaring af opgaver, og derefter klikke på NY OPGAVE. Udfyld alle felter, der kræves for at udføre opgaven. 3. I vinduet Kontaktpersoner skal du åbne den mappe, der blev angivet til opbevaring af kontaktpersoner, og derefter klikke på NY KONTAKTPERSON. Udfyld alle felter, der kræves for at oprette kontaktpersonen. 4. Klik på knappen Settings på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization for at åbne vinduet Settings. 5. Under fanen General skal du markere afkrydsningsfeltet Show synchronization summary. Denne indstilling sikrer, at vinduet Synchronization Summary åbnes og viser de elementer, der er blevet synkroniseret, efter du har udført synkroniseringen. I henhold til de indstillinger, du foretog i demonstrationen 2Automatisk synkronisering, skal synkroniseringen køres hvert 60. minut. 6. Klik på knappen Synchronize på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. 7. Åbn vinduet Synchronization Summary for at få vist antallet af elementer, der blev synkroniseret. Side 73
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 29Demonstration Løsning af synkroniseringskonflikter Denne demonstration er baseret på resultaterne af demonstrationen 3Manuel synkronisering. I denne demonstration løser brugeren manuelt de konflikter, der opstod under synkroniseringen. Marketingmedarbejderen ringer og beder dig udsætte en aftale til den 14. i den aktuelle måned. Brugeren kom dog ved et uheld til at ændre datoen til den 13. Løs den logførte konflikt ud fra de oplysninger, du har fået af marketingmedarbejderen. 1. Klik på knappen Settings på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. Vinduet Settings åbnes. 2. På fanen General skal du markere indstillingen Log Conflicts i området Synchronization conflicts resolution. Denne indstilling medfører, at enhver synkroniseringskonflikt gemmes i fejlfindingsloggen. Klik på OK for at anvende ændringerne og lukke vinduet Settings. 3. I Outlook skal du åbne den aftale, du oprettede til demonstrationen 4Manuel synkronisering. Rediger datoen til den 13. i denne måned, og gem aftalen. 4. Klik på knappen Synchronize på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization for at køre synkroniseringen. Knappen Troubleshooting bliver rød, hvilket betyder, at der opstod synkroniseringskonflikter, der er blevet logført. 5. Klik på Troubleshooting på værktøjslinjen Microsoft Dynamics NAV Synchronization. Vinduet Troubleshooting åbnes. Klik på fanen Conflicts for at få vist synkroniseringskonflikten. 6. Dobbeltklik på den relevante post for at få vist detaljer om den pågældende konflikt. Vinduet Conflict Details åbnes og viser, hvilke data der ikke var overensstemmende under synkroniseringen. I dette tilfælde vil det være datoer. Klik på OK for at lukke vinduet og begynde at løse konflikten. 7. Du løser konflikten til fordel for marketingmedarbejderen ved at markere konflikten og derefter klikke på knappen Replace Outlook Item på værktøjslinjen. Klik på OK for at lukke vinduet Troubleshooting. Klik på OK for at anvende ændringerne på den bekræftelsesmeddelelse, der vises. 8. Åbn den aftale, du synkroniserede med Microsoft Dynamics NAV. Du vil bemærke, at datoen er ændret til den 14. Side 74
Kapitel 3: Outlook-synkronisering 30Ting at huske Når der synkroniseres mellem så forskellige programmer som Microsoft Dynamics NAV og Outlook, skal brugeren tage begge programmers funktion i betragtning. Dette afsnit giver tip til at undgå de mange faldgruber i forbindelse med synkronisering. 47Arbejde med kontakter Når du arbejder med kontakter, skal du huske følgende: Sælgere kan kun oprettes i Microsoft Dynamics NAV. De funktionsmæssige begrænsninger i Microsoft Dynamics NAV i forbindelse med tilføjelse af sælgere betyder, at hver Outlookkontaktperson, der synkroniseres med en Microsoft Dynamics NAVsælger, skal oprettes som sælger i Microsoft Dynamics NAV og derefter synkroniseres med Outlook. Når sælgeren er oprettet på denne måde, kan egenskaberne for denne synkroniseres begge veje. Kontroller, at feltet Fulde navn er tomt i vinduet Kontaktpersoner i Outlook, eller kopier værdien fra feltet Firma for de kontakter, som skal synkroniseres med Microsoft Dynamics NAV-kontakter af typen Company. Da navnet på kontakter af typen Comapany altid er det samme som virksomhedsnavnet, skal der enten ikke angives det fulde navn for de relaterede Outlook-kontaktpersoner, eller det fulde navn skal være identisk med værdien i feltet Firma. Hvis brugeren angiver det fulde navn, så det adskiller sig fra firmanavnet, kan dataene i Microsoft Dynamics NAV blive uoverensstemmende. Luk Microsoft Dynamics NAV-vinduet for at anvende ændringer på en enhed, der skal synkroniseres. Ændringer af Microsoft Dynamics NAV-enheder kan ikke registreres, før brugeren lukker alle relevante vinduer. Når vinduer lukkes, fuldføres ændringerne, som så registreres korrekt i ændringsloggen. Derfra bliver de tilgængelige til Outlook-synkronisering. Der sikres, at e-mail-adressen for en sælger, der netop er synkroniseret, er gemt i korrekt format, ved at udføre den første synkronisering for den relaterede kontaktperson i Outlook. Selve processen med at lagre e-mail-adresser på Exchange-serveren i Outlook betyder, at det korrekte e-mail-format kun anvendes, når adressen føjes til kontaktpersonen i Outlook. Hvis sælgeren derfor synkroniseres for første gang, eller sælgeren endnu ikke er synkroniseret, skal du sikre, at kontaktpersonens e-mail-adresse er defineret for den relaterede kontaktperson i Outlook. Hvis du indtaster engelske firmanavne, skal du ikke starte med ordet "The". Outlooks funktionsmåde medfører, at ordet "The", der ofte findes i starten af et engelsk firmanavn, automatisk afkortes. Derfor vil synkroniseringen mislykkes, fordi den relaterede Microsoft Dynamics NAV-kontaktperson af typen Company ikke bliver fundet. Side 75