Middelfart Andelsboligforening af 1946 Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 20. februar 2014, kl. 10.00 på kontoret, Brovejen 210 A, 5500 Middelfart. Til stede: Fra bestyrelsen: Fra Administrationen: Afbud: DAGSORDEN: Ruth Christensen, Knud Erik Bødker, Lis Sørensen, Kirsten Jørgensen, Inga Kristiansen og Egon Lorenzen Jørn Stiil Frederiksen. Lene Jensen og Jan Olrik Pkt. 1) Pkt. 2) Pkt. 3) Pkt. 4) Pkt. 5) Pkt. 6) Pkt. 7) Godkendelse af dagsorden, samt af referat fra bestyrelsesmødet den 9. januar 2014. Revisionsprotokollen. Der er Intet til behandling. Orientering fra formanden, herunder: Status administrationsaftale. Forhandlinger med Boligkontoret Danmark, v/ Ruth Christensen. Fastlæggelse af generalforsamlingen 2014. Møde m. afdelingsbestyrelserne den 27. maj 2014. Tema for mødet. Status ejendomsfunktionærer/fraværsplan 1. halvår 2014 v/ Jørn Stiil Frederiksen. Orientering fra administrationen. Plan for nyt målsætningsprogram 2014 v/ Jørn Stiil Frederiksen (koncept for revideret målsætningsprogram er vedlagt indkaldelsen). Nyt fra udvalgene: FU. Byggeudvalg. Udlejningsudvalg. IT-udvalg. Ny hjemmeside. Styregruppen for Melfarparkens boligsociale plan. Planen afsluttes pr. 31. juli 2014. Orientering fra afdelingerne. Forslag om bredbånd fra Trefor i afdeling 01 og 02 v/ Knud Erik Bødker. Eventuelt. Forslag til Mødekalender 1. halvår 2014: Formanden bød velkommen. Ad 01 - Godkendelse af dagsorden og referat. Dagsorden blev forelagt og godkendt. Referatet blev godkendt og underskrevet. Side 1/7
Ad 02 Revisionsprotokollen. Der var intet til behandling. Ad 03 Orientering fra formanden. Fornyelse af administrationsaftalen: Formanden og næstformanden orienterede om forhandlingsforløb med Boligkontoret Danmark: Bestyrelsen har i efteråret 2013 besluttet, at opsige den nuværende administrationsaftale med Boligkontoret Danmark. Efter opsigelsen af aftalen valgte bestyrelsen at indlede et forhandlingsforløb med Boligkontoret Danmark, ud fra det synspunkt, at boligforeningen såvel på kortere, som på længere sigt har størst fordel af at være en del af et større kollektiv. Formanden og næstformanden (formandskabet) bemyndigedes til at forhandle med Boligkontoret Danmarks administrerende direktør Michael Demsitz. Der har været afholdt 3 møder med Michael Demsitz henover vinteren, hvor boligforeningens ønsker og krav til en administrationsaftale detaljeret er drøftet, og hvor der til sammenligning med prissætningen er indhentet priser fra en række andre boligorganisationer og administrationsselskaber, der vil kunne levere disse ydelser, og hvor boligforeningen vil kunne bevare tilknytningen til et større kollektiv. Der valgtes en model, hvor formandskabet i samarbejde med Boligkontoret udarbejdede en liste over de serviceydelser boligforeningen efterspørger og prioriterer højest. Herefter er der foretaget en sammenligning af servicetilbud og priser fra udvalgte administrationer på Fyn. Efter kontakt med ledelserne i de udvalgte boligselskaber, Højstrup Bolig, Kristiansdal, Fyns Almennyttige Boligselskab og Domea er der udfyldt det udarbejdede skema over de ønskede serviceydelser. Der er samtidig foretaget en prissammenligning mellem Boligkontoret og de 4 øvrige administrationer. Beslutningen blev taget, fordi der på den sidste ordinære generalforsamling blev vedtaget en udtalelse, som opfordrede bestyrelsen til at tjekke priser og produkt (bestyrelsen skal tjekke markedet) inden indgåelse af ny aftale. Bestyrelsen har fået tilsendt det udarbejdede skema incl. de priser som er taget fra Landsbyggefondens database, og beregnet efter ekstern administration, hvor moms er tillagt, men uden de omkostninger boligforeningen selv har på konto 112, bl.a. udgifter til revision, mødevirksomhed m.m. Priserne skulle således umiddelbart være sammenlignelige. Dels har man sammen udarbejdet et skema til kravspecifikation af serviceydelser som boligforeningen fokuserer højt, dels har man sammen drøftet resultaterne af forespørgslen til de øvrige boligselskaber. Hele formålet har været, at sikre, at de ydelser som boligforeningen i dag får som medlem af Boligkontoret svarer til ønsker og forventninger, samt at disse ydelser også er konkurrencedygtige i forhold til andre leverandører på markedet. Side 2/7
Det fremgår af skemaet (priserne), at de 5 administrationer deler sig i 3 grupper som angivet i bilagene. Med udgangspunkt i overnævnte, er det derfor formandskabets vurdering, at boligforeningen, alt taget i betragtning, får den samlede bedste aftale med Boligkontoret Danmark, både prismæssigt og servicemæssigt. Formandskabet lægger i sin vurdering også vægt på de store økonomiske udfordringer, som boligforeningen og dens afdelinger får de kommende år, til udlejning, moderniseringer, effektiv drift samt et moderne IT administrativt system. Det er klart formandskabets samlede vurdering, at Boligkontoret Danmark vil være den mest kompetente partner at samarbejde med, ligesom den kommende tids drøftelser omkring en eventuel fusion med et anden boligorganisation, alt andet lige vil pege mod Nordvestfyn, som det store boligselskab i Middelfart kommune. En øvelse som Boligkontoret har stor erfaring og kompetence til at være rådgiver på, ligesom Boligkontoret i forvejen administrerer de øvrige større boligforeninger i Middelfart kommune. Derfor indstiller formandskabet, at bestyrelsen giver forretningsudvalget bemyndigelse til at færdiggøre en ny administrationsaftale med Boligkontoret gældende for perioden 2015-2016. Generalforsamlingen 2014: Generalforsamlingen 2014 blev drøftet ud fra terminerne på regnskabsfremsendelsen. Det blev foreslået, at afholde generalforsamlingen den 20. maj 2014 i Dråben. Alex Gren foreslås som dirigent, JSF inviterer Alex Gren. Generalforsamlingen lægges ud på hjemmesiden, og skal i h.t. vedtægterne annonceres i Melfarposten 4 uger før (23. april 2014). Fællesmøde med afdelingsbestyrelserne: Der afholdes det halvårlige fællesmøde møde med afdelingsbestyrelserne den 27. maj 2014, kl. 17.30. Afdeling 06 Hans Bangsvej er vært ved mødet. RC kontakter afdelingen (Ulla Bækkelund) for det praktiske og for reservationer. Der blev foreslået en demonstration af den nye hjemmeside. JSF undersøger, hvorvidt der kan komme en medarbejder fra kommunikation til at forestå demonstrationen. Driftsmæssige tiltag: Jan Olrik har grundet ferie meldt afbud til mødet, men har fremsendt mail med følgende oplysninger: Der afholdes markvandringer i afdelinger uge 18. Indkaldelser m.v. tilgår snarest afdelingsbestyrelserne. De 2 nye lærlinge er faldet godt til, og er glade for at være her. Der er efterspurgt en samlet plan for varmemestrenes fravær (kurser, ferier m.v.) for første halvår 2014. JO eftersender denne til organisationsbestyrelsen snarest. LUKKET PUNKT Orientering fra formanden: Der er udsendt indbydelse til kursus i hjemmesiden. Afholdes den 18. marts 2014. Tilmelding til RC. Side 3/7
Der er udsendt indbydelse til kursus i Energibesparelser. Afholdes den 23. april 2014. Tilmelding til RC. Der er modtaget kontoudtog fra Middelfart Sparekasse, på kontoen vedrørende den boligsocial plan i Melfarparken. Der er overtræksrenter kr. 124,06, hvilket er uacceptabelt. JSF følger op overfor projektlederen. Der er udsendt evalueringsskema fra 24 timers seminaret i Bogense. Skemaet er udsendt til alle deltagere i seminaret. Flotte tilbagemeldinger indikerer tilfredshed med arrangementet. Der afholdes bestyrelsesmøde i lokalrådsbestyrelsen den 25. ds. på kontoret på Brovejen. Dagsorden er evaluering, godkendelse af regnskab, Bo-prisen 2014, samt seminaret 2015. Der er udsendt Budget- og statusrapport 2013. Rapporterne (6-sides rapport pr. afdeling) er udsendt til formanden, og vedlægges referatet. Fremover udsendes rapporterne kvartalsvis elektronisk til alle bestyrelsesmedlemmer. Restancelister blev gennemgået, og refereres ikke. BESLUTNING Bestyrelsen godkendte formandskabets indstilling om fornyelse af administrationsaftalen, og bemyndigede forretningsudvalget, at indgå en ny 2 årig aftale med Boligkontoret Danmark (2015-2016). Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning Ad 04 Orientering fra administrationen Revidering af Målsætningsprogrammet: Behandling af målsætninger for de almene boligorganisationer knytter sig til lovgivningen regnskabsaflæggelse og forvaltningsrevision. Lovgivningen er ændret, og kravene til såvel regnskabsaflæggelse som revision er blevet skærpede ved flere anledninger, bl.a. ved indførelse af krav om forvaltningsrevision fra 1999. Hvis disse nye krav ikke er opfyldt, påhviler der kommunen som tilsynsmyndighed en forpligtelse til at gribe ind. Middelfart Andelsboligforening har tidligere (2009 2010) valgt at følge administrationens koncept til udarbejdelse af lokale målsætninger. Der er udarbejdet 49 målsætninger. Konceptet er nu revideret og gjort mere overskuelig og operationel, og foreligger i form med 5 overordnede emner: 1. Økonomi og drift. 2. Ledelse og beboerdemokrati. 3. Udlejning. 4. Boligafdelingerne. 5. Nybyggeri. Opstår en tvist mellem boligorganisation og øverste myndighed (generalforsamlingen) eller mellem boligorganisation og boligafdeling om budget eller regnskab, er boligorganisationen forpligtet til at indbringe denne tvist for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige afgørelse. Det er vigtigt, at målsætningerne til stadighed er opdaterede. Nyt koncept til målsætninger og opfyldelse af kravene i loven om forvaltningsrevision blev udleveret til medlemmerne. Det indstilles, at forretningsudvalget gennemgår konceptet og tilføjer lokale forhold, således der kan ske indstilling til bestyrelsens godkendelse inden udgangen af 2014. Side 4/7
BESLUTNING Bestyrelsen bemyndigede forretningsudvalget, at gennemgå konceptet til nye målsætninger for boligorganisationen, således der kan ske indstilling til bestyrelsens gonkendelse inden udgangen af 2014. Ad 05 Nyt fra udvalgene Der orienteredes om følgende fra udvalgene: Forretningsudvalg: Intet nyt. Byggeudvalg: KEB fremviste en beboerinformation fra anden boligorganisation om en løsningsmulighed for lejere ved at erstatte parabolantenner med en Zaap TV modtager som alternativ til pa- rabolen. Der skal monteres en boks i lejemålet, som tilkobles internettet og fjernsynet (trådløst). Det betyder der ikke bruges parabol, men signalet modtages via internettet. Boksen koster ca. kr. 2.600,- excl. moms og opsætning. Forslaget videregives til byggeudvalg og rådgivere i renoveringsprojektet i Melfarparken, men kan benyttes i alle afdelinger med samme behov. Udlejning: Der er udsendt ca. 500 breve og girokort til fornyelse af ventelisten. Ca. 50 har ikke betalt på nuværende tidspunkt. Formanden efterlyser, at bestyrelsen melder sig til bemanding af kontoret i åbningstiden. Kalenderen går rundt. IT: Afventer den nye hjemmeside fra Boligkontoret. Efter det planlagte skal den gå i luften den 26. februar 2014. Der skal tages stilling til egen hjemmeside. JSF undersøger driftsudgifter/år ved fortsat opretholdelse af egen hjemmeside. Boligsociale plan: Den boligsociale plan i Melfarparken afsluttes planmæssigt jfr. kontrakterne. Det betyder, at kontrakten med Boligkontoret (udviklingsafdelingen), og med projektleder Flemming Koch ophører med virkning fra den 31. juli 2014. Der pågår frem til udløb kun vedligeholdelsesarbejder, og arbejder med at forankre aktiviteterne i afdelingen og afdelingsbestyrelsen. Der vil blive afholdt en naboskabsundersøgelse tilsvarende den undersøgelse projektet indledtes med, ligesom der vil blive foretaget samlet evaluering af projektet og resultatet. Det sidste styregruppemøde afholdes den 18. juni 2014, hvor alle interessenter indbydes af styregruppen. BESLUTNING: Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. Ad 07 Orientering fra afdelingerne Markvandringer 2014: Der afholdes markvandring i uge 18. JO orienterer afdelingsbestyrelserne og indkalder. Side 5/7
Råderetskatalog for afdelingerne: I forbindelse med afholdelse af markvandringer, skal råderetskataloger gennemgås, og eventuelt tilrettes aktuelt. Afdelinger der ikke p.t. har råderetskatalog skal eventuelt have det. Råderetskataloger skal være behandlede af afdelingsbestyrelserne så betids, at de kan komme på dagsorden til efterårets ordinære afdelingsmøder. JO har initiativet. Afdeling 01. KEB fremlagde forslag om foreningstilslutning af bredbånd fra Trefor (Waoo Forening). Trefor tilbyder vederlagsfrit at lægge bredbånd i samtlige lejemål i afdelingen, mod at alle tilslutter at betale et mindre gebyr, som skal opkræves administrativt sammen med huslejen. Tilslutter man Waoo Forening modregnes gebyret i abonnementet, så udgiften er neutral. Ønsker man ikke tilslutning skal beløbet alligevel betales. KEB udleverede kompendiemateriale fra Trefor til medlemmerne. En eventuel beslutning om afdelingens tilslutning skal vedtages på et beboermøde, enten ekstraordinært inden sommerferien, alternativt på det ordinære møde i september 2014. Afdeling 03. Renovering af afdelingen forløber planmæssigt. I løbet af marts måned afleveres de sidste lejemål i blok 3. Renovering af blok 2 er påbegyndt med opgang 27. Der er andre udfordringer m.h.t. miljøsaneringen i blok 1 og 2, hvorfor tidsplanen for disse blokke endnu ikke ligger fast. Forsinkelser i størrelsesorden ca. 10 12 uger må forventes (i for hold til det oprindelig udbudte 1. oktober 2014). Genhusningen forløber ligeledes planmæssigt. Indtil dato er 81 af de 93 lejemål placeret. Hovedparten af genhusningerne er sket i Melfarparken. Kommunens lejemål af Dråben løber fortsat, og der er ikke taget endelig stilling til en eventuel opsigelse fra kommunens side. Foreløbig er lejemålet sikret 2014, og hertil kommer opsigelsesvarslet. Der foreligger skitseprojekt til ombygning af vaskeri- og ejendomskontoret. Dette er ikke en del af renoveringsprojektet, men må i givet fald finansieres ved siden af den støttede renovering. Der må forventes af skulle ske forbedringer af viceværtsfaciliteterne. Afdeling 04. KJ orienterede om igangværende aktiviteter i afdelingen, herunder retablering af plantestens mure, undersøgelser og målinger fra Fjernvarmeværkets side af forbrug. Der er tidligere foretaget målinger, som ikke anerkendes af fjernvarmeværket. Der er indhentet tilbud på tag rensning. Igangsætning afventer dog. Afd. 5 Der var intet fra afdelingen. Afd. 6 RC orienterede, at der pågår udskiftning af vinduespartier i fælleshuset. Afd. 7 LS oplyste, at der skal udarbejdes forslag til råderetskatalog i forbindelse med markvandringen i uge 18. Afd. 8 Der var intet fra afdelingen. Side 6/7
BESLUTNING: Bestyrelsen besluttede, at KEB og administrationen arbejder videre, og indbyder afdelingsbestyrelsen til et møde og præsentation af Waoo Forening snarest muligt. Efter mødet er der aftalt møde med Trefor tirsdag den 10. marts 2014, kl. 14.30 på kontoret. KEB inviterer. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Ad 08 Eventuelt Kommende møder er aftalt: Regnskabsgennemgang, torsdag den 6. marts 2014, kl.10.00. Regnskabsmøde, torsdag den 24. april 2014, kl. 10.00 (revisor Jens A. Mogensen deltager). Generalforsamling, tirsdag den 20. maj 2014, kl. 18.30 (bestyrelsen mødes kl. 16.00). Konstituerende møde torsdag den 12. juni 2014, kl. 10.00. Mødet sluttede kl. 14.10 Referent Jørn Stiil Frederiksen Udsendt den 29. februar 2014 Referatet udsendes til bestyrelsen, Boligkontoret Danmark, samt boligforeningens viceværter. Bestyrelsens underskrift: Ruth Christensen Knud Erik Bødker Egon Lorenzen Inga Kristiansen Lis Sørensen Kirsten Jørgensen Lene Jensen Side 7/7