Lunderskov Boligforening

Lunderskov Boligforening Bestyrelsesmøde Mødetid: Onsdag den 3. juni 2015 kl. 18.00 Bemærk at vi starter kl. 17.00 med besigtigelse af arealer ved Hellas. Mødested: Kongsbjerghjemmet, Reinholdts Bakke 27A, Lunderskov Mødedeltagere: Inga Holm IH Johnny Frederiksen JF Jørn Lorentsen JL Leif Lauritsen LL Ulla Fischer UF Afbud: Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik Bethina J. Lorentzen Leif Nygaard Jensen (afbud) PN DOR BJL LNJ Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 12. marts 2015 2. Konstituering i bestyrelsen 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 4. Bestyrelseshonorar for 2016 5. Budget for hovedforeningen 2016 6. Kommunal anvisningsret boligplacering af flygtninge 7. Frederiksberggade i Lunderskov fylder 10 år afsnit 15 8. Landsbyggefonden orienterer 9. BL informerer 10. Nyt fra administrationen Bovia 11. Nyt fra formandskabet 12. Eventuelt

Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 12. marts 2015 Referatet fra bestyrelsesmøde den 12. marts 2015 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Konstituering i bestyrelsen På det førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen skal bestyrelsen konstituere sig. Valg af næstformand. Efter generalforsamlingen den 26. marts 2015 konstituerede bestyrelsen sig med Johnny Frederiksen som næstformand. Referat er udarbejdet. Bestyrelsen vælger næstformand på mødet (er foretaget efter generalforsamlingen) Johnny Frederiksen genvalgt som næstformand jf. referatet. 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen skal have godkendt forretningsgange vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v. I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om

inhabilitet hvis det ønskes. Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Nyt medlem af bestyrelsen Ulla Fischer afleverede udfyldt og underskrevet skema omkring inhabilitet ingen anmærkninger. Øvrige bestyrelsesmedlemmer havde ingen tilføjelser til tidligere afleverede habilitetserklæringer. 4. Bestyrelseshonorar for 2016 Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelsen om drift af almene boliger. Honoraret fastsættes i gang årligt og reguleres med beregnet lønindeks. BL udsender nye satser via BL-informerer. Bestyrelsen fastsætter selv fordelingen mellem bestyrelsesmedlemmerne. Jf. tidligere beslutning i bestyrelsen (besluttet i anden bestyrelsessammensætning) modtager formanden hele bestyrelseshonoraret. Honoraret iht lovgivningen udgør ca. 10.000 kroner. Honoraret udbetales med et fast beløb pr. måned. Det indstilles at fordeling af og det beregnede vederlag 2016 modtages af formanden. Indstillingen godkendt. 5. Budget for hovedforeningen 2016 Budget for 2016 vil blive gennemgået i hovedtal på bestyrelsesmødet. Administrationen arbejder p.t. med at udarbejde budgetterne for AAB, Billund Boligforening, Lunderskov Boligforening, Boligorganisationen Grønnevangen og Bovia, da det jo naturligt hænger sammen. Det fastsatte administrationsbidrag er godkendt i Bovias bestyrelse. Generel information: I forbindelse med udarbejdelse af budget for hovedforeningen samt budgetter for afdelingerne vil administrationen ligger der faste planlagte forretningsgange på området.

Bestyrelsen skal efterfølgende godkende budgettet for hovedforeningen, hvorimod afdelingsbudgetterne godkendes på de kommende beboermøder. For at opnå optimale resultater er det nødvendigt, at der er målsætninger og forretningsgange og disse kan defineres således: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Boligforeningen ønsker, at Boligforeningens og afdelingernes driftsbudgetter er realistiske. Det skal tilstræbes, at der er tilstrækkelige midler i boligafdelingerne til kommende års nødvendige og planlagte vedligeholdelsesarbejder. En jævn huslejeudvikling skal tilstræbes. Det er formålet, at sikre en struktureret budgetprocedure for både Boligforeningens og afdelingernes budgetter, hvor afdelingsbestyrelsernes og beboernes indflydelse på deres respektive budgetter skal sikres. Det er endvidere formålet at sikre en struktureret regnskabsprocedure med definerede tidsfrister og krav mellem de forskellige parter, som er involveret i regnskabsproceduren. Formålet med forretningsgange på budgetområdet er bl.a.: - At sikre en struktureret budgetprocedure med definerede tidsfrister mellem forskellige dele af organisationen - At sikre afdelingsbestyrelsen den krævede/ønskede indflydelse på udarbejdelsen af budgettet - At give beboerne indblik i og overblik over budgettet og dermed give en reel mulighed for indflydelse. - At sikre at de nødvendige informationer mellem parterne i budgetproceduren bliver udvekslet, så arbejdet omkring budgettet kan udføres med et minimum af spildtid og derigennem frigøre ressourcer til andre opgaver. På baggrund af gennemgangen på bestyrelsesmødet indstilles det at budget for hovedforeningen 2016 godkendes at bidrag til dispositionsfond for 2016 godkendes at administrationsbidraget 2016 godkendes Indstillingen godkendt. 6. Kommunal anvisningsret boligplacering af flygtninge I forbindelse med kommunens udfordringer med at finde det nødvendige antal boliger har administrationen modtaget følgende mail fra kommunen: I bestræbelserne på at skaffe tag over hovedet til de mange flygtninge, som kommunen modtager, besluttede Byrådet mandag den 18. maj 2015, at tage anvisningsretten til de almene

boliger i brug pr. 1. juni 2015. For kommunen er det vigtigt, at sikre en god modtagelse af flygtningene og en vellykket integration - herunder hensigtsmæssig adgang til sprogskole/undervisningstilbud. Det betyder, at flygtninge skal tilbydes et permanent boligtilbud så hurtigt som muligt, der skal ske spredning på de forskellige boligtilbud, og der skal i videst muligt omfang være kollektiv trafikforsyning i området. Desuden er det afgørende, at flygtningene har økonomi til at betale huslejen og at boligen ikke er beliggende i et område omfattet af reglerne om kombineret udlejning (ghettoreglen). I forhold til økonomi, er de boliger, der primært efterspørges, boliger med en husleje på maksimalt 4500 kr. pr. måned excl. forbrug. Årsagen til denne grænse er, at kommunen ikke må boligplacere flygtninge i boliger, som de ikke selv kan betale husleje og forbrug til. Der er således ikke mulighed for, at kommunen må give tilskud til huslejen eller forbrug. Anvisningsretten gælder således denne kategori af de billigste familie- og ungdomsboliger. I forlængelse af det fælles dialogmøde i slutningen af marts måned, hvor boligorganisationerne gav udtryk for en velvilje til at bidrage til boligplaceringen af de flygtningene som kommunen modtager, opfordres der til at boligorganisationerne og kommunen i fællesskab aftaler nogle retningslinjer for, hvordan ordningen i praksis skal håndteres, ligesom det vil være interessant se på muligheden for at omsætte anvisningsretten til en mere fleksibel samarbejdsaftale med boligorganisationerne. I den forbindelse vil vi gerne høre fra jer, hvis I har gode erfaringer med indgåelse og håndtering af sådanne aftaler og meget gerne i løbet af de kommende dage. Under alle omstændigheder vil vi kontakte jer i løbet af uge 22 for at få aftalt, hvordan vi får samarbejdet i gang. Venlig hilsen Mads Kastrup Forslund Erhvervsjurist Administrationen vil på mødet orientere om status for området. Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning, idet det bemærkes af der arbejdes mod en fleksibel ordning gældende for alle boligorganisationer i kommunen. 7. Frederiksberggade i Lunderskov fylder 10 år afsnit 15 Generel drøftelse af hvorledes boligforeningen forholder sig til ansøgninger fra afsnit i boligforeningens afdeling 1, når der er ønske om at markere årsdage i afsnittene. Evt. bilag: Skrivelse fra Svend Damgaard, afsnit 15 Emnet drøftes på mødet og beslutning føres til referat.

Bestyrelsen besluttede, ikke at imødekomme ansøgningen om økonomisk støtte. Der vil fra boligforeningens side blive betalt for lidt drikkevarer til arrangementet. Orienteringssager ( 8-12 ) 8. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 669 Årlige henlæggelser til vedligeholdelse i den almene boligsektor 2009-13 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april 2015 671 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 672 Årsberetning 2014 673 Radonsikring og renovering bør gå hånd i hånd 674 Forvaltnings Klassifikation - Kontoplan 675 Indberetning af ledige boliger pr. 1. maj 2015 9. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 1315 Fugtsugende vindspærreplader 1415 Nordic Built Cities Challenge - En nordisk konkurrence om løsninger til smarte, attraktive og bæredygtige byrum 1515 Fire ændringer af almenboligloven vedtaget i Folketinget 1615 Støtte til solcelleanlæg 1715 BL udvider praktikpladsindsatsen 1815 Refusion af sygedagpenge 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader 2015 Hjælp til økonomisk rådgivning i almene boliger 2115 Ændringer af sideaktivitetsbekendtgørelsen og driftsbekendtgørelsen vedrørende erhvervsarealer, fælleslokaler, socialøkonomiske virksomheder og oprettelse af nye boligorganisationer og institutioner 2215 Debat om frit valg på kabel-tv-området 2315 Boligorganisationernes indbetaling til diverse fonde i landsdækkende overenskomster 2415 Arbejdsklausul og vejledning 2515 Støtte til energihandlingsplaner 2615 Almen Energisparemodel 10. Nyt fra administrationen Bovia Friarealer ved Afsnit 13,Hellas idet der er lavet et oplæg ved Landskabsarkitektfirmaet Moos/Looft - orientering

Bestyrelsen blev orienteret om, at afdelingsbestyrelsen havde en besigtigelse af arealerne ved afsnit 13, Hellas. Afdelingsbestyrelsen besluttede at arbejde videre med oplægget, idet kommunen kontaktes samt evt. fonde der kan bidrage til finansieringen. Landskabsarkitektfirmaet Moos/Looft varetager boligforeningens interesser, og laver et oplæg til det videre forløb. Honorar m.v. for dette arbejde indarbejdes i budgettet budgettet tager højde for at arbejdes skal laves af entreprenører. Afsnit 15, Frederiksberggade, skrivelse vedr. flugtveje Bestyrelsen tog afdelingsbestyrelsens beslutning om at håndhæve kommunens skrivelse til efterretning. Mail fra antenneforeningen antennetilslutninger bl.a. i Mølleparken, Valhal. Bestyrelsen tog afdelingsbestyrelsens beslutning om at lade administrationen arbejde videre med sagen til efterretning. Afdelingsbestyrelsen orienterede kort om forskellige driftsmæssige forhold i afdelingen. Administrationen orienterede kort om at D. Bauer v/trekantens Skurvognsfabrik, som står for renholdelse af en stor del af de grønne områder ved de enkelte afsnit, har et ønske om nedtrapning af timer. Der er lavet en aftale med et andet eksternt firma som står for den fremtidige græsklipning af arealerne. Der må forventes økonomiske driftsforskydninger i den forbindelse. 11. Nyt fra formandskabet Evaluering af generalforsamlingen Der var bred enighed om at generalforsamlingen var forløbet stille og rolig. Der er stadig større og større tillid til det arbejde der udføres af bestyrelse og administration. Formanden orienterede kort om henvendelse fra tidligere anvendt VVS firma - John Mortensen omkring samarbejde og fremtiden. Der er udarbejdet svarskrivelse underskrevet af formanden. 12. Eventuelt Intet til eventuelt Referat godkendt den 17. september 2015 Inga Holm Jørn Lorentzen Johnny Frederiksen Leif Lauritsen Ulla Fischer