Lean Enterprise Academy Find vejen til flow Undgå brandslukning og få en bedre kundeservice af Ian Glenday Forord af Daniel T. Jones Et Lean Action-arbejdshæfte fra Lean Enterprise Academy
Find vejen til flow Undgå brandslukning og få en bedre kundeservice af Ian Glenday Forord af Daniel T. Jones Et Lean Action-arbejdshæfte fra Lean Enterprise Academy Version 1.0 Ross-on-Wye, UK december 2005 www.leanuk.org
Copyright 2005 Lean Enterprise Academy Ltd. Sterling House 17 Church Street Ross-on-Wye Herefordshire HR9 5HN, UK www.leanuk.org Version 1.0 december 2005 Udgivet af Dansk Industri Bogen er oversat under ledelse af konsulenterne Jakob Brix Danielsen og Mikkel Kloster, Dansk Industri i et tæt samarbejde med: Katrine Grankær Carøe, Grundfos A/S Kurt Bech Christensen, Grundfos A/S Thorkild Jacobsen, Post Danmark A/S Jann Hedelund Jørgensen, Radiometer Medical ApS Torben Kallestrup, Danfoss A/S Frits Nygaard, Radiometer Medical ApS John Perry, Danfoss A/S Birgit Platou, Radiometer Medical ApS Bjørn Sommer, BJ-Gear A/S Tryk: Salogruppen A/S ISBN 87-7353-599-0 1500.6.06 ii
Baggrund for dansk udgave Bjarne Palstrøm, Produktivitetschef, Dansk Industri Lean har nu været på dagsordenen i en årrække, og mange af vores medlemsvirksomheder er kommet godt i gang. Vi ser mange eksempler på, at virksomheder har taget de første skridt i form af kortlægning af værdistrømme evt. suppleret af mere eller mindre sporadisk fjernelse af spild. En god start men kun en start! Det er nu tid til at arbejde målrettet med at komme videre og tage de næste skridt på lean-rejsen. Personer, der har arbejdet med lean,vil vide, at når værdien er identificeret og kortlagt vha. værdistrømskortlægning, er det næste skridt at skabe flow i værdistrømmen. Dette er bevæggrunden for, at Dansk Industri har valgt at oversætte denne bog. Vores mål med denne oversættelse er at give danske virksomheder endnu et værdifuldt redskab at bruge på deres lean-rejse. Bogen henvender sig således til personer, der vil bidrage til at sætte virksomheder og offentlige institutioner i stand til at udvikle, producere og levere service, produkter og viden i takt med kundernes aktuelle ønsker og behov. Bogen tager sit afsæt i lean-tankegangen og idealet om at skabe perfekt flow i værdistrømmen fra virksomhedens leverandører til dens kunder. For at bevæge sig i retning af dette ideal, skal der gøres op med den konventionelle tænkning, som langt størstedelen af alle virksomheder baserer sig på. Nøglen til at få succes med lean ligger i at få ændret arbejdsgange og forretningsprocesser sådan, at virksomhederne bliver i stand til at opfylde kravene om at kunne skabe fleksibilitet og levere i takt med de aktuelle behov gennem flow. Det helt centrale budskab er, at skiftet fra at tænke i batchlogik til at tænke i flowlogik er et paradigmeskift, der for de fleste synes at gå imod den sunde fornuft, men som er nødvendigt for at opnå de markante forbedringer, lean i de senere år har vist os. Problemstillingen er imidlertid, at de fleste virksomheders kunder ikke vil affinde sig med et indskrænket produktsortiment, som kunne være én måde at skabe bedre flow på. Tendensen er nærmest den modsatte, hvor mange virksomheder oplever, at kunderne efterspørger en større og større grad af tilpasning til netop deres behov. Den virkelige udfordring for virksomheder i dag er derfor: Hvordan skaber vi flow i vores virksomhed, når vi producerer/sælger så mange forskellige produkter? Find vejen til flow giver et bud på, hvordan netop denne problemstilling kan håndteres gennem en meget praktisk orienteret gennemgang af et værktøj, der kaldes Glenday-sien, som i høj grad sætter læseren i stand til at arbejde systematisk med implementering af flow i egen virksomhed, uanset om det er en produktions- eller en servicevirksomhed. En anden sideeffekt af at bruge denne metode er, at man reducerer den konstante ændring af planer og deraf følgende ressourcekrævende brandslukning. Den danske udgave er blevet mulig gennem financiering af Industriens Realkreditfond. iii
Forord Hvis du vil være virkelig lean, men har svært ved at forestille dig, hvordan du kommer ud over den brandslukning, der er forbundet med hele tiden at ændre planer, så er dette arbejdshæfte noget for dig. Et voksende antal mennesker er ved at indse, at der er meget mere i lean end blot at reducere spild i de nuværende processer. Men de kæmper med, hvordan de kan omdefinere deres arbejdsgange og afskaffe gamle arbejdsmetoder. Dette arbejdshæfte introducerer en ny vej, som hjælper mange organisationer med at overvinde denne forhindring og sætter dem i gang med næste etape af deres rejse ad vejen til flow. Det centrale udgangspunkt for denne vej er at sætte spørgsmålstegn ved batchlogikken, som er baseret på økonomiske ordrestørrelser (EOQ), som driver de fleste planlægningssystemer. Batchlogik skaber en ond cirkel, hvor hver eneste ændring medfører en ny plan, som atter medfører yderligere ændringer og brandslukning. Dette arbejdshæfte beskriver, hvordan det er muligt at bevæge sig skridt for skridt i retning af en udjævnet produktion og senere producere i overensstemmelse med kundernes ønsker. Det skaber samtidig den stabilitet, som er nødvendig for at drive en god cirkel med standardarbejde, løbende forbedringer og forøget ydelse. Enhver virksomhed er i virkeligheden en samling af forskellige produktstrømme. Dette arbejdshæfte introducerer et værktøj og et ledelsessystem, vi endte med at kalde Glenday-sien, som sætter dig i stand til hurtigt at skabe et stabilt flow og genforsyningstræksystem for de få produkter, som står for en væsentlig del af din produktion, mens halen af ordreproducerede produkter med lavt volumen og uforudsigelig efterspørgsel styres særskilt. Med tiden kan der føjes flere produkter til dette flow, og omkostningen ved produktkompleksitet kan nedbringes. Første gang jeg mødte Ian Glenday og stiftede bekendtskab med denne vej til flow, var for over ti år siden, da jeg var ved at skrive Lean Thinking. Han arbejdede dengang i et firma, som fremstillede forskellige slags fødevarer. Jeg var i færd med at blive hyret til at gentænke forsyningskæden for kolonialvarer hos Tesco. Det undrede mig, at fødevareproducenter fik tomme øjne, når man talte om etstyks-flow og synkroniseret produktion. De forstod godt omkostningsreduktion, som de havde udført i årevis, men de kunne ikke forestille sig at synkronisere produktionen med efterspørgslen på grund af de kaotiske ordresignaler, de modtog fra detailhandlerne. Denne situation er ved at ændre sig i takt med, at Tesco og andre indfører kontinuerlige genforsyningssystemer til butikkerne og afhenter produkter fra deres leverandører hver dag. Tiden er nu moden til at etablere lean flowlogik i forsyningskæderne på tværs af et bredt spektrum af brancher. Dette arbejdshæfte viser dig hvordan. iv
Mens det måske ikke er overraskende, at denne vej først blev udviklet i procesindustrien, viser vores forskning, at den også er nyttig i mange andre omgivelser. Disse spænder fra behandling af skadesanmeldelser over at organisere eftersyn og reparation af biler til at styre flowet af patienter gennem hospitalsafdelinger. Den centrale forskel, når Glenday-sien benyttes uden for produktion er, at man analyserer de opgaver, der skal udføres, i stedet for de produkter, der skal produceres. Kunsten består i at si disse opgaver under brug af forskellige kriterier for at afdække de underliggende strømme gennem organisationen. Ian begyndte at udvikle denne vej for mange år siden ud fra sine egne erfaringer inden for lægemidler og fødevareproduktion. Han mødte senere Yoshiki Iwata, grundlæggeren af Shingijutsu, som i Toyota Gosei var én af de første Toyota Group-leverandører, som lærte Toyota-produktionssystemet af Taiichi Ohno og hans hold. Han viste Ian de udjævningsskridt, som Toyota benyttede til at nå frem til et-styks-flow, og tilskyndede ham til at udvikle sine ideer yderligere. Ian tilbragte mange år med at lære alle de færdigheder inden for forandringsledelse, som er nødvendige for at hjælpe folk til at udføre dette gennembrud til flow. Slutresultatet holder du i hånden. Dette er ikke et arbejdshæfte om Toyota-produktionssystemet. Det er en vej til at hjælpe medarbejdere til at foretage en grundlæggende ændring af deres tankegang og arbejdsgang, som er helt central for lean skiftet fra batch- til flowlogik. Glenday-sien hjælper med at identificere de rigtige værdistrømme at kortlægge ved hjælp af arbejdshæftet Learning to See af Mike Rother og John Shook. Du får også brug for alle de andre leanværktøjer, som er beskrevet i LEI-arbejdshæfterne Creating Continuous Flow og Making Materials Flow og andre steder, for at opnå de fremtidige værdistrømme. Det vil hjælpe dig til at forstå den fulde betydning af de forskellige træksystemer, som er beskrevet i arbejdshæftet Creating Level Pull af Art Smalley. Dette arbejdshæfte beskriver et stort spring i tænkemåde og handling. Vi ved af erfaring, at det at udføre disse skridt i forskellige organisationer meget hurtigt kan føre til store ydelsesforbedringer fremkaldt af medarbejderne en begejstring de medbringer på deres vej til flow. Vi har med tiden lært, at de eneste ting, der hænger ved, er dem, man selv udfører. Det er nu op til dig at se, hvad denne vej kan gøre for dig. Lad mig høre om dine erfaringer og alle de erkendelser, du har fået undervejs, på dan@leanuk.org. Jeg ønsker dig held og lykke. Daniel T. Jones Grundlægger og formand Lean Enterprise Academy Ross-on-Wye, UK december 2005 v
Der er en verden til forskel mellem at benytte leanværktøjer i en funktion og at være en virksomhed, som fungerer lean vi
INDHOLD Forord af Daniel T. Jones... iv Introduktion... ix Del 1 : Om at forstå det nye ved flowlogik... 1 Del 2 : Gradvise trin til udjævning... 11 Del 3 : Glenday-sien... 19 Del 4 : ACE Products planlægning af det første flow... 37 Del 5 : ACE Products implementering af det første flow... 55 Del 6 : Efter det første flow... 67 Konklusion... 83 Ordliste... 84 Om forfatteren... 85 Appendiks 1... 87 vii
Introduktion Folk finder batchlogik intuitivt rigtig, hvilket er grunden til, at batchlogik stadig driver de fleste virksomhedsprocesser i de fleste organisationer både inden for og uden for produktion. Men batchlogik er selve roden til kortsigtede ændringer af planer og den kroniske brandslukning, som plager de fleste virksomheders daglige aktiviteter. Folk finder flowlogik kontraintuitiv, fordi den strider mod sund fornuft. Det er ikke overraskende, når nu batchlogik synes intuitivt rigtig, at flowlogik normalt har ringe bevågenhed om overhovedet nogen. Dette arbejdshæfte beskriver forskellene mellem batch- og flowlogik på en måde, som medarbejdere kan forholde sig til uden at stå af. At implementere flow handler om at ændre logikken, som driver alle virksomhedsprocesser, ikke blot i arbejdsgange eller den fysiske bevægelse af materialer. Den viser, hvordan batchlogik nødvendigvis er årsag til konflikt mellem folk i organisationer og reduceret produktkvalitet. Og den viser, hvorfor det ligger i selve flowlogikkens natur at tilskynde til større delegering og motivation for alle, mens produktkvaliteten forøges. Mange organisationer er i dag på jagt efter fleksibilitet og effektivitet, og de håber, at høje kapitalinvesteringer vil føre til disse mål. Arbejdshæftet viser, hvordan denne jagt hurtigt kan blive til en forbandelse, specielt på nutidens detailmarkeder. Evnen til at operere med lave omkostninger og at have fokus på reaktionsevne er nøglen til at imødekomme nutidens krav fra forbrugere og detailhandlere. Glenday-sien er et værktøj, som hjælper folk med at implementere flow hurtigt i en stor del af virksomheden, mens de fortsat kører resten af virksomheden med succes. Den hjælper derefter folk med at udstrække flowet gennem hele organisationen i en serie skridt, som skaber en god cirkel af forbedret ydeevne og reaktionsevne til at imødekomme de skiftende krav. En gennemarbejdet case illustrerer, hvordan Glenday-sien benyttes i praksis. Desuden viser tre andre cases fra endoskopi-afdelingen på et hospital, fornyelse af erhvervspolicer i et forsikringsselskab, og eftersyn og reparation af hurtige sportsvogne hvordan de samme principper kan anvendes i mange forskellige miljøer og brancher. Altsammen for at hjælpe dig til at indse, hvor det kan benyttes i din situation. Når de fleste medarbejdere støder på flow, er deres første reaktion at afvise det som vanvittigt og umuligt at anvende i deres virksomhed. Dette arbejdshæfte er udviklet til skridt for skridt at hjælpe dem til at se et langt bedre alternativ til de nuværende fremgangsmåder bedre for de medarbejdere, der arbejder i organisationen, og bedre med hensyn til lavere samlede omkostninger, højere kvalitet og bedre reaktionsevne over for detailhandlernes efterspørgsel samt med fokus på at levere øget værdi til forbrugerne. Vær indstillet på at ændre dit syn på, hvordan organisationer bør arbejde. Det ændrede mit syn grundlæggende. Ian F. Glenday Bath, UK ix
Paradigmeskift Det synes umuligt at gøre i dag. Men hvis det kunne gøres, ville det grundlæggende ændre måden, man gør ting på. En ændring fra én tænkemåde til en anden. En revolution og transformation. xi