Annoncering Udbud af autolifte for: ERHVERVSSKOLEN NORDSJÆLLAND Milnervej 48 3400 Hillerød Januar 2014
1. Indledning... 2 1.1 Udbuddets omfang... 2 2. Udbudsbetingelser... 3 2.1 Udbudsform... 3 2.2 Tilbud og tilbudsfrist... 3 2.3 Åbning af de indkomne tilbud... 3 2.4 Vedståelsesfrist... 3 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 3 2.6 Ejendomsret... 3 2.7 Forventet tidsplan... 4 2.8 Alternative ydelser... 4 2.9 Tilbudsgivers forbehold... 4 2.10 Præsentation af det tilbudte udstyr... 4 2.11 Kriterier for valg af leverandør... 4 2.12 Udvælgelseskriterier og dokumentation... 5 2.13 Underretning om tildeling... 5 2.14 Fakturering... 5 3. Kravspecifikation... 6 4. Tildelingskriterium og evalueringskrav... 7 5. Tilbudsdisposition... 8 Bilag 1 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... 9 Bilag 2 Øvrige dokumenter... 10 1
1. Indledning De inviteres hermed til at afgive tilbud på levering, montering og service på autolifte for ordregiver. Ordregiver har annonceret udbuddet på udbud.dk. Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakten er underskrevet af begge parter. 1.1 Udbuddets omfang Ordregiver ønsker tilbud på levering, montering og 2 års fri service af autolifte til nyindrettede autoværksteder beliggende på Erhvervsskolens Nordsjællands afdeling på Peder Oxes Allé 4, 3400 Hillerød. Der skal gives tilbud på følgende leverance: 48 stk. sakselifte: a) 18 stk. sakselifte med 2 løftepunkter for indstøbning i gulvet b) 21 stk. sakselifte med 2 løftepunkter for montering oven på gulvet c) 6 stk. kørebanelifte med frihjulsløft (4 søjlet) for indstøbning i gulvet d) 3 stk. kørebanelifte med frihjulsløft (4 søjlet) for montering oven på gulvet 2 års fri service inkl. eventuelle reservedele (fra aflevering til 1. august 2016) 2
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Tilbudsindhentning sker i henhold til annonceringspligten jf. bestemmelserne i Tilbudslovens afsnit II LBK nr. 1410 af 07/12/2007 15c, for så vidt angår indkøb, der overstiger en beløbsgrænse på 500.000 kr. 2.2 Tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal sendes elektronisk til JSI-Consult, Egebjerghuse 34, 2750 Ballerup senest den 10. februar 2014, kl. 12.00 på e-mail jsi@jsiconsult.dk. Tilbuddet skal være skriftligt og være skrevet på dansk. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk og forventer, at al kommunikation med tilbudsgiver kan ske på dansk. Efter tilbudsfristens udløb er det ikke længere muligt at redigere i dokumenter eller fremsende tilbud. 2.3 Åbning af de indkomne tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbning af tilbud. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet vil i udbudsperioden blive behandlet af ordregiver. Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen med spørgsmål til udbudsmaterialet, yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes skriftligt til JSI-Consult på e-mail jsi@jsiconsult.dk. Telefoniske henvendelser besvares ikke. Ordregiver henleder tilbudsgivers opmærksomhed på, at alle spørgsmål bør fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål stillet senest 10 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, dog senest 6 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål og svar i anonymiseret form uploades løbende på udbud.dk dog senest den 04.02.2014. Tilbudsgiver modtager besked via e-mail, når der indkommer nye spørgsmål/svar, såfremt tilbudsgiver via e-mail jsi@jsiconsult.dk har tilkendegivet, at man forbereder udarbejdelse af tilbud. 2.6 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmaterialet. 3
2.7 Forventet tidsplan 16-01-2014 Offentliggørelse af udbuddet 04-02-2014 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 10-02-2014 kl. 12:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud Uge 7, 2014 Eventuel præsentation af tilbudt udstyr 01-03-2014 Forventet beslutning om leverandørvalg 05-06-2014 Forventet montagestart 24-06-2014 Forventet aflevering 2.8 Alternative ydelser Der kan ikke afgives tilbud på alternative ydelser. 2.9 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle forbehold, uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.5. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. 2.10 Præsentation af det tilbudte udstyr Ordregiver forbeholder sig, at indkalde alle tilbudsgivere til en præsentation af det af dem tilbudte udstyr. 2.11 Kriterier for valg af leverandør Ved udbuddet kan alle interesserede tilbudsgivere afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser, udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at løse den udbudte opgave. Formålet er at sikre, at konkurrencen herom kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som har den nødvendige kapacitet og formåen i forhold til opgavens omfang og karakter i henhold til specifikationen. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud. På baggrund heraf besluttes, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt leverancerne til ordregiver. De tildelingskriterier, der anvendes i nærværende udbud, fremgår af afsnit 4. 4
2.12 Udvælgelseskriterier og dokumentation Forud for tildelingen, gennemføres en egnethedsvurdering af tilbudsgiver. Vurderingen omfatter nedenstående minimumskrav. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. Tilbudsgiver som har ubetalt, forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige vil ikke komme i betragtning. Referenceliste Tilbuddet skal indeholde referenceliste med maksimalt 5 referencer over tilsvarende udstyr, som tilbudsgiver har leveret eller har modtaget kontrakt på inden for de seneste 5 år (2009-13). For hver reference oplyses kundenavn, type af udstyr, kontraktsum og leveringstidspunkt. Såfremt referencelisten ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Minimumskrav: Dokumentation i form af produktblade og / eller beskrivelser af hvorledes de tilbudte produkter opfylder de i afsnit 3 anførte minimumskrav. 2.13 Underretning om tildeling Samtlige konditionsmæssige tilbudsgivere vil som underretning om tildelingsbeslutningen modtage et brev, hvori følgende fremgår: - Antal indkomne tilbud - Antal konditionsmæssige tilbudsgivere - Det vindende tilbuds pris - Evaluering af eget tilbud Ukonditionsmæssige tilbudsgivere vil modtage underretning med en begrundelse for afvisning af tilbud, det samlede antal konditionsmæssige tilbudsgivere samt oplysninger om den vindende tilbudsgiver. 2.14 Fakturering Betalingen sker således: - 50 % af tilbudssummen kan faktureres, når udstyret er leveret på montagestedet hos ordregiver - 43 % af tilbudssummen kan faktureres ved mangelfri aflevering - 5 % af tilbudssummen kan faktureres 1 år efter aflevering - 2 % af tilbudssummen kan faktureres 2 år efter aflevering Betalingsbetingelserne er 30 dage fra fakturadato. Fakturaer skal fremsendes elektronisk f.eks. ved anvendelse af virk.dk. For eventuelle tilvalgsydelser foretages særskilt fakturering. 5
3. Kravspecifikation Nedenstående minimumskrav skal være opfyldt for det tilbudte udstyr. 1. 48 sakselifte a. 18 stk. med 2 løftepunkter ( 2-søjlet ) til nedstøbning i gulv b. 21 stk. med 2 løftepunkter ( 2-søjlet ) til montering på gulv c. 6 stk. kørebanelifte med frihjulsløft ( 4-søjlet ) til nedstøbning i gulv d. 3 stk. kørebanelifte med frihjulsløft ( 4-søjlet ) til montering på gulv 2. Alle 48 lifte skal være af samme fabrikat og skal leveres rustbehandlede og i samme farve efter ordregivers valg. 3. Alle lifte skal være produceret indenfor EU. 4. Minimal sidefølsomhed. Ordregiver har valgt at dette kriterium er opfyldt, hvis liften med belastning på ca. 2.000 kg og i en højde på 180 cm, maksimalt kan bevæge sig 15 mm, når den påvirkes på siden af en voksen normalperson. 5. Stålkonstruktioner i løfte- og bæredele skal være af stærkeste karakter. Ordregiver har valgt at dette kriterium er opfyldt, hvis liftens bærende krydsvanger er udført med en godstykkelse på minimum 20 mm. 6. Kørebaneliftene skal være forberedt til 4-hjulsudmåling og integreret til 3-D-udmåling 7. Der skal være hydraulisk nivellering af liftenes løftebaner 8. Løfteevnen skal være på min. 3.000 kg og maksimum 3.500 kg. 9. Løftehøjden skal være på min. 185 cm 10. Minimumsafstand (arbejdsareal) mellem løftepladerne skal være 800 mm 11. Maksimum gulv- /overkørselshøjde på 100 mm for lifte monteret på gulvet. 6
4. Tildelingskriterium og evalueringskrav Tildeling af ordren vil ske til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium Vægtning Tilbudssummen 70 % Serviceomfang og garantier 30 % Valg af tilbudsgiver som skal tildeles kontrakten vil ske på baggrund af en samlet vurdering af de 2 underkriterier. Ved vurderingen vil der blive anvendt en model, efter hvilken hvert tilbud uafhængigt af hinanden stilles op mod de enkelte underkriterier (absolut evaluering). 4.1 Underkriterium 1, Tilbudssummen Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive tilbudslisten vedlagt som selvstændigt bilag. Den optimale pris er den samlede laveste pris afgivet af nogen tilbudsgiver. 4.2 Underkriterium 2, Serviceomfang og garantier Tilbudsgiver skal redegøre for hvorledes firmaets serviceorganisation er opbygget og hvilke responstider ordregiver kan forvente i tilfælde af fejl eller svigt ved det leverede udstyr. Redegørelse for udførelse af det lovpligtige årlige serviceeftersyn efter gældende dansk standard og At-krav samt oplysning om hvilken årlig prisramme der kan forventes efter udløbet af den 2 års fri service. Der skal ligeledes redegøres for hvilken åremåls garanti tilbudsgiver vil stille på det leverede udstyr. Tilbudsgiver skal endvidere redegøre for responstider ved rekvirering af reservedele, og i hvor mange år der kan forventes lagerført reservedele til udstyret. 7
5. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er, at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer den i udbudsmaterialet opstillede beskrivelse, samt de opstillede krav dertil. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 Indledning (tilbudsbrev) Herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Tilbuddet skal vedstås 3 måneder fra tilbudsfristen. 2 Referenceliste: Jf. afsnit 2.12 3 Underkriterium 1 - Tilbudslisten Vedhæftet bilag skal anvendes 4 Underkriterium 2 Serviceomfang og garantier Redegørelse for serviceomfang, responstider, garantier m.v. 5 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.8. 6 Tro og love erklæring, skal underskrives og vedlægges (Bilag 1). 7 Dokumentation for opfyldelse af minimumskrav jf. afsnit 3. 8
Bilag 1 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. - - - I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift: 9
Bilag 2 Øvrige dokumenter Bilagt dette udbudsmateriale følger: Plantegninger hal B: A.(99).2.11 Plantegninger hal C: A.(99).3.11 Tilbudsliste dateret 15-01-2014 10