Gevinstrealisering i Banedanmark Teori og praksis Marts 2016 - Årsdage for offentlige indkøb - Laura Tomassini og Nina Uldal 1
Banedanmark hvem er vi? Ejer og forvalter det danske jernbanenet Statsejet virksomhed under Transport- og Bygningsministeriet Ca. 2.300 medarbejdere, hvoraf størstedelen arbejder med at styre trafikken og sørge for, at jernbanenettet bliver vedligeholdt, ombygget og udbygget Vi køber ind for ca. 7,5 mia. årligt 2
Gevinstrealisering en generel udfordring i offentlige og private organisationer! Kun 10% af deltagerne i undersøgelsen definerer ejerskab og målbar realisering (i 2014 var der 14%) 33% gør for lidt eller ingenting ifm. gevinstrealisering (i 2014 var der 21%) 19% skærer i budgetterne (i 2014 var der 24%) Kilde: Peak Consulting, gevinstsurvey 2015 3
Eksempler på gevinster I BDK arbejder vi bl.a. med gevinstrealisering på : Rejsetidsbesparelser Øget antal passagerer eller gods på en strækning Færre forsinkelser Skabe forudsætning for lavere vedligeholdelsesomkostninger Øget Kundetilfredshed Økonomiske besparelser Effektivisering Øget Compliance 4
Hvorfor fokuserer Banedanmark på gevinstrealisering? Strategisk målsætning: Mere jernbane for pengene Aktivitetsniveauet på både fornyelse og vedligeholdelse skal fastholdes Omkostningsniveauet skal reduceres i perioden frem til 2020 Forudsætning: Systematisk og målrettet arbejde med gevinstrealisering i forretnings- og anlægsprojekter. 5
Projektleverancer Projektet alene skaber ikke den samlede gevinstrealisering! Forandring i forretning Ønsket resultat Sideeffekter og konsekvenser Gevinster Negative konsekvenser Strategisk målsætning 6
Banedanmarks organisatoriske rejse mod gevinstrealisering 2011 Projekter Programmer 2012 2013 Porteføljer 7
Gevinstrealisering og programstyring 8 8
Programorganisation Sponsoring Group PMO Programme Board Programme Manager Senior Responsible Owner (SRO) Business Change Manager(s) BCM Business Change Team 9 9
Benefits map for strategisk program om professionalisering af projekter Nyt kontraktstyringssystem, SAP Skabeloner til produktplaner Ny proces og værktøj til understøttelse af ændringshåndterings BDK projektstyringsmodel + værktøjskasse Projektstyringssystem SAP Revideret budget- og prognosesystem SAP Vejledning er til projektstyring Medarbejdere uddannede i de nye processer og værktøjer Nye processer forankret i Ledelsessytem Færre entreprenør claims Mindre replanlægning Mere effektiv kommunikation på tværs Mere effektiv samarbejde med leverandører Mindre ressourceforbrug og højere kvalitet ved styring af kontrakter og kontraktporteføljer Øget fokus på gevinstrealisering (2% i samlet portefølje 2014Q4) Rettidige projekter (75% - 2014Q4) Billigere projekter (Fra 10 til 5 % i meromkostninger) Mere professionel projekt - gennemførelse Uddannelse af medarbejdere i nye projektstyringsproces ser Model for udbudsformer med værktøjskasse Effektiv og proaktiv ændringshåndtering Mindre ressourceforbrug, mindre tidsforbrug og bedre kvalitet i projektstyringen Bedre rapportering Projektleverance Forandringsevne Resultat Gevinst Strategisk målsætning 10
Benefits map for infrastrukturprogram Ringsted-Fehmarn Partly delivery from the Electrificati on Programm e Delivery from the Signalling Programm e Electrification Ringsted Holeby Shorter block sections Detaljering af BDK brug af PRINCE2 Double Tracks Vordingborg- Holeby Conversion of tracks to 200 KM/Hour Passing tracks for passing of 1000 meter long trains Passenger turned station on Lolland New platform on Vordingborg station Rebuilding of Nykøbing F and Nykøbing Vest stations Proven lower unit prices than initially budgeted for xxx Traffic operation with 200 KM/Hour on the line Traffic operation with greater density Divided operation of traffic going north/south Operation with electric locomotive possible Passing of freight trains by passenger trains Infrastructure can be maintained without complete line closure Extended accessability for passengers Reduces NAB unit prices Departures CPH- Hamburg: 1 dept./hour Nykøbing- Hamburg 1 dept./4 hours Departures: CPH-Næstved: 3dept./hour CPH-Nykøbing F: 2 dept./hour Shorter Travel Time (cross border) Copenhagen- Hamburg: 100 minutes Alternative route through Denmark in case of line closure on the Great Belt route Use of new options when running the traffic in case of slow moving trains on the line or slow moving passentgers on the stations Departures with electric freight trains on the Ringsted- Fehmarn line Copenhagen- Hamburg 78 dept./24 hours (from 2028) Shorter Travel Time (regional) Copenhagen Nykøbing F: 15 minutes Nykøbing F Copenhagen: 24 miinutes Traffic operation during construction and maintenance work Improved trainchannel regularity Future projects use new methods and budget for new NAB prices 1. Increased number of pendlers on the xx line by xx % 2. Increased number of cross-border (Fehmarn) passengers by xx % 3. Increased number of passenger train departures in the Great Belt Tunnel by xx % 4. Reduced construction costs of new railways by xx /% 5. Increased volume of freight in transit by xx % 6. Improved punctuality by fullfilling Ringsted- Fehmarns proportion of the corporate punctuality target. Mere jernbane for pengene Project output Capability Outcome Benefit Corporate Objective 11
Gevinstrealisering og porteføljestyring Gevinstrealiseringsplan 12
Banedanmarks gevinstrealisering Tips & Tricks Husk: 1. SMART formulering af gevinster og målemetode. 2. Trænede og engagerede forandringsagenter (BCM er) og gevinstejere. 3. Gode vejledninger og understøttende værktøjer. 4. Opfølgning på gevinsterne skal ske i en større sammenhæng (i porteføljen og ikke i projekterne) Undgå: 1. Uklart formulerede og/ eller ikke-målbare gevinster. 2. Utydelig rolle- og ansvarsfordeling iht. Gevinstrealisering. 3. Fokus på produkter frem for gevinster. 4. Fokus på enkelte projekter frem for porteføljen. 13