Baggrundsnotat vedr. entreprenøraftaler mellem de fynske kommuner Dette notat indeholder en kortfattet redegørelse af den generelle opbygning af aftaleskabelon, som de vedlagte udkast til entreprenøraftaler er baseret på. Aftaleudkastene kan på enkelte punkter afvige fra den generelle skabelon. Notatet indeholder endvidere de aftalevilkår, der kan betegnes som generelle, og som er indarbejdet i næsten alle udkast til entreprenøraftaler. For de væsentligste aftalevilkår, som er specifikke i forhold til det enkelte entreprenørområde, henvises til det indledende mavebælte i den enkelte entreprenøraftale. Endeligt indeholder notatet et generelt bilag til aftalerne, der indeholder en dokumentationsskabelon. Skabelonen skal ses som et generelt minimumsniveau for information og dokumentation fra entreprenøren til aftaleparterne. Baggrund Som følge af kommunalreformen besluttede de 10 kommuner på Fyn at etablere entreprenøraftaler på en række specialiserede områder, som kommunerne overtog fra Fyns Amt pr. 1. januar 2007. Områderne er gengivet nedenstående med entreprenør(er) i parentes: Begrebet entreprenørvirksomhed dækker over, at 1-2 af de fynske kommuner løser en specifik driftsopgave for de øvrige kommuner mod betaling. Der blev oprindeligt udpeget følgende entreprenørområder, entreprenør(er) er angivet i parentes: Specialtandplejen (Odense) Stofmisbrug (Odense og Svendborg) Behandling for alkoholmisbrug (Odense og Svendborg) Specialundervisning for voksne (Odense og Svendborg) Specialrådgivning for småbørn (Odense) Hjerneskaderådgivningen (Odense) Godkendelse af private opholdssteder (Faaborg-Midtfyn) Sygehusundervisning for indlagte børn på OUH (Odense) Udredning og specialundervisning af børn med erhvervet hjerneskade (Odense) Fysio- og ergoterapi til børn med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, også kaldt Fynsordningen (Odense) Ovenstående entreprenøraftaler blev indgået for 2007 og 2008 og skal nu revideres til at gælde for 2009. I den forbindelse har en arbejdsgruppe, nedsat af fagchefgruppen, arbejdet med bl.a. dokumentation og opfølgning på brugere og ydelser. På baggrund af dette arbejde er der udarbejdet en dokumentationsskabelon (Bilag 1). Dokumentationsskabelonen skal opfattes som generel for alle aftaler og bør kun fraviges efter forudgående aftale med de øvrige aftaleparter i den konkrete aftale. Dog skal skabelonen opfattes som et minimumsniveau for information mellem entreprenørkommunen og de øvrige aftaleparter. 1/7
Skabelon til entreprenøraftaler Ved udarbejdelsen af entreprenøraftalerne er brugt en overordnet aftaleskabelon med henblik på at sikre ensartet vilkår omkring aftaleforholdet. Skabelonen er på enkelte områder afveget i de aftaler, hvor dette er vurderet relevant. Aftaleskabelonens hovedpunkter: Formål Aftalens parter Ydelser omfattet af aftalerne Visitation eller henvisning Ydelsens pris Betaling Aftalens varighed Overskudskapacitet Herudover er enkelte andre forhold også reguleret i enkelte aftaler f.eks. overgangsbestemmelser i forbindelse med nedlæggelse af amtet. Som en del af aftaleudkastet er der endvidere udarbejdet udkast til takst-/abonnementsbetalinger for 2009. Misligholdelsesbestemmelser og bestemmelser vedrørende eventuelle tvistligheder mellem aftaleparterne er bevidst udeladt og forventes afklaret politisk aftalepartnerne imellem. De væsentligste generelle aftalevilkår I det følgende beskrives de væsentligste aftalevilkår, hvor en enslydende formulering er indarbejdet i alle aftaleudkast med ganske få undtagelser. Ydelser omfattet af aftalen: Næsten alle aftaleudkast indeholder i paragraf vedr. ydelser omfattet af aftalen en bestemmelse om, at ydelsesbrugeren (bopælskommunen) forpligtiger sig til ikke at anvende andre leverandører end entreprenøren i aftaleperioden. Bestemmelsen er dog ikke gældende på områder, hvor bopælskommunen ikke har mulighed for at styre visitationen til ydelsen (fx på alkoholområdet, hvor den enkelte bruger har ret til fuld anonymitet). Som udgangspunkt er brugernes befordring ikke del af aftalerne. Dog lægger aftaleudkast vedrørende lov om specialundervisning af voksne (ASV) op til at inddrage befordring i ydelsen ud fra lovmæssige og socialfaglige hensyn. Visitation til ydelser omfattet af aftalen: 2/7
Som udgangspunkt er det bopælskommunen, der har ansvaret for at visitere egne borgere til ydelserne. Entreprenøren har ret til at afvise visiterede personer, hvis de efter en konkret vurdering falder uden for tilbuddets målgruppe. På de områder, hvor viderevisitation kan være relevant har entreprenøren en indstillingsret (men ikke pligt). Beslutning om viderevisitation træffes til endelig afgørelse af ydelsesbrugeren (bopælskommunen) Dette gælder fx ved viderevisitation til døgnbehandling for stofmisbrug, som ikke er omfattet af entreprenøraftalen. Behandlingens omfang: Entreprenøren beslutter ud fra en faglig vurdering behandlingens omfang. Der, hvor det er muligt og forsvarligt, skal entreprenøren anvende billigste behandlingsmetode. Entreprenøren er forpligtet til at gennemføre behandlingen i overensstemmelse med de behandlingsprincipper, der er fastsat ved lov og i faglige vejledninger. Ydelsernes pris: Takst-/abonnementsbetalingen for entreprenørydelserne beregnes af entreprenøren i overensstemmelse med de retningslinjer, der er optaget som bilag til rammeaftalen på det sociale og socialpsykiatriske område i Region Syddanmark. Abonnementspris beregnes enten på baggrund af befolkningsandel for de tilsluttede kommuner pr. 1. januar det foregående år eller på baggrund af det forholdsmæssige antal normerede pladser for de institutioner, der er tilsluttet aftalen jf. det foregående års budget. Senest 1. juni melder entreprenøren takser/abonnement ud for det kommende år (jf. senere omkring tids- og procesplan). Betaling: Abonnementsbetalinger sker via en månedlig a conto betaling på 1/12 af ydelsesbrugeren samlede abonnementspris for året. Takstfinansierede ydelser afregnes via en månedlig betaling (bagudrettet) for ydelsesbrugerens faktiske træk på ydelserne. Samlet pris og specificering af ydelser og enhedspriser skal fremgå af regningsmaterialet ved takstafregning. Ved abonnementsafregning tilsender entreprenøren ydelsesbrugeren (bopælskommunen) oversigter over forbruget efter nærmere aftalte intervaller (fx kvartalsvise- eller halvårlige oversigter over kommunens træk på ydelserne). Ydelsesbrugerens betalingsforpligtigelser reguleres efter samme regler, som fastsat i rammeaftalen på det sociale og socialpsykiatriske område i Region Syddanmark for det pågældende år. 3/7
Entreprenøren kan vælge af overføre over-/underskud på driften til senere regnskabsår efter gældende regler i entreprenørkommunen. Aftalens varighed: Aftalerne træder i kraft den 1. januar og løber i et kalenderår. Aftalerne er uopsigelige i aftaleperioden. Såfremt en aftalepart ikke senest den 1. juli skriftligt har meddelt de øvrige aftaleparter, at de ønsker at udtræde af aftalen fra og med kommende kalenderår, anses aftalen for forlænget med et kalenderår. Forlængelsen af aftalen sker på uændrede vilkår bortset fra de årlige ændringer i takster/abonnementsbetaling. Såfremt aftalen ikke forlænges for en eller flere aftalepartnere, udarbejdes refusionsopgørelse for den udtrædende kommunes andel af over-/underskud for det seneste regnskabsår. Salg af overskudskapacitet: Entreprenøren er forpligtet til at informere ydelsesbrugerne om evt. overskudskapacitet. Entreprenøren er endvidere forpligtet til at søge overskudskapacitet, som ikke kan fjernes af hensyn til beredskabet, solgt til andre kommuner i eller uden for regionen. Ved salg af overskudskapacitet må dette ikke ske på vilkår mere favorable, end de vilkår der følger af entreprenøraftalen. Indtægter ved salg af overskudskapacitet m.v. skal indgå i det samlede regnskab for driften. Tids-/procesplan for entreprenøraftalerne i 2009: Det foreslås, at entreprenøraftalerne fremover følger tids-/ og procesplanen omkring rammeaftalen i Region Syddanmark. I forlængelse af dette er der ultimo 2008 bl.a. igangsat et arbejde med at samtænke kadencen i rammeaftalen med entreprenøraftalerne. Dette arbejde implementeres i aftalerne for 2010. For 2009 er følgende datoer er vigtige at bemærke sig: Senest 1. april fremlægger entreprenøren et endeligt regnskab for det foregående års drift. Tidspunkt er valgt således, at et politisk godkendt regnskab kan forventes at foreligge. Senest 1. maj tilkendegiver ydelsesbrugerne eventuelle forventninger om ændringer i forbrug af ydelser. Tidspunktet er valgt således, at det falder parallelt sammen med kommunernes indmelding i forbindelse med rammeredegørelse. Der tages kontakt til Region Syddanmark mhp. koordination, så kommunerne kun skal sende en samlet kommuneredegørelser, der omfatter indmeldinger til både rammeaftale og entreprenøraftaler. Senest 1. juni offentliggør entreprenøren takster-/abonnement for det kommende kalenderår. 4/7
Hvis en aftalepart ikke ønsker at forlænge aftalen, skal de øvrige aftaleparter have meddelelse om dette senest 1. juli. Denne bestemmelse afviger fra rammeaftalens bestemmelser og gælder således alene for entreprenøraftalerne. Bestemmelsen er foreslået med henblik på at give entreprenøren fair vilkår til at tilpasse sin produktionskapacitet til det nye forventede aktivitetsniveau. 5/7
Bilag 1: Vejledning: Dokumentationsskabelonens dokumenter udfyldes ad den fagligt ansvarlige for entreprenøraftalen og sendes til projektgruppens kontaktperson. Projektgruppen samler dokumenterne og sender ét samlet dokument med dokumentation for alle aftaler til fagcheferne i hver køberkommune. Udover fagcheferne er dokumentationen tiltænkt fagpersonale og til dels økonomisk ansvarlige på området. 1. Beskrivelse af udviklingen og tendenser i det forgangne år. Her beskrives i prosa udviklingen og tendenser for aftalen. Afhængig af aftalens indhold vil det være elementer som: En overordnet beskrivelse af udviklingen på området. Efterspørgsel og dennes udvikling i op- eller nedadgående retning og forklaringer på udviklingen. Tendens i retning af, at målgruppen skifter karakter, behov e.l. Væsentlige økonomiske forhold, der har ændret sig siden sidste orientering. Øvrige væsentlige ændringer, der har betydning for køberkommunerne under ét. Evt. venteliste (antal personer) opgjort ved årets udgang. 2. Samlet forbrug Her angives med tal hhv. den samlede normering (pladser mv.) for hvert tilbud (institution), samt hver enkelt køberkommunes antal borgere, fordelt på hvert tilbud. Endeligt angives den samlede belægning for hvert tilbud. Dette element indgår både i opgørelsen januar/februar samt september. 3. Beskrivelse af den forventede udvikling i det nuværende år. Her beskrives i prosa udviklingen og tendenser for aftalen. Afhængig af aftalens indhold vil det være elementer som: En overordnet beskrivelse af forventningerne til udviklingen på området. Forventningerne til efterspørgsel i det nuværende år. Forventninger til målgruppens karakter, behov mv. Forventninger til de økonomiske forhold. Forventninger om ændringer i øvrige væsentlige forhold, der har betydning for kommunerne under ét. Forventninger om venteliste i fremtiden. 6/7
Dokument A: Opgørelse for det forgange år, samt udvikling for kommende år Udsendes ultimo januar / primo februar Entreprenøraftale vedr. Beskrivelse af udviklingen og tendenser i det forgangne år: Samlet forbrug: Samlet normering Kommune X Samlet belægning Tilbud A Tilbud B Tilbud C Beskrivelse af den forventede udvikling og tendenser i det nuværende år: Dokument B: Opgørelse for 1. halvår Udsendes primo september Entreprenøraftale vedr. Samlet forbrug: Samlet normering Kommune X Samlet belægning Tilbud A Tilbud B Tilbud C 7/7