Afdelingsmøde for afd. 36 Viborg Landevej 44 Torsdag, den 17. september 2015 kl. 16.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TP) og Karina Karlsen. Fra bestyrelsen var Mette Juul Nyholm mødt. KTH startede mødet med, at byde de 2 fremmødte fra afd. 36 velkommen. KTH gennemgik kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2014: KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca. 400 600 tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet. Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Kollektiv råderet
Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening. Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås. Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed 1.508 tkr., mens tabene i 2014 er nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på
tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Orientering om året i afdeling 36: Næsten ingen tomgang. 2 opsigelser i 2014. Afdelingen er koblet på Arden-teamet. Teamet består af 3 viceværter, som dækker alle omegnsbyerne. Der er kommet fibernet i afdeling. Det har givet lidt gravearbejde, hvilket Boligforeningen beklager, men vi var desværre ikke vidende om det. Orientering om regnskabsåret 2014: KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som kan ændres. Der blev spurgt til hvad henlæggelser til tab ved fraflytninger dækker. Dette er nogle penge som spares op til evt. tab ved fraflytninger. Godkendelse af afdelingens budget 2016: Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. TP forklarede at der ca. er 1 times viceværtydelse til rådighed om ugen iflg. regnskabet. Grunden til at hans forklaring var at der blev nævnt, at man ser viceværten for lidt. Der var også lidt klager over hækklipning. Der blev spurgt om Boligforeningen skal betale et bruserhoved. KTH forklarede, at alt indvendig vedligehold påhviler lejeren. Der blev spurgt til et gennemslidt gulv, som har været slidt siden indflytning. KTH anbefalede at man kontakter viceværten. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro Boligforening. Tidligere har det været sådan, at en afdeling udskiftede alle køkkener eller badeværelser på en gang. I 2005 blev kollektiv råderet indført. Boligforeningen ønsker at få den kollektive råderet formaliseret, så derfor stilles dette som forslag fra organisationsbestyrelsen. Et eksempel på den kollektive råderet kan være, at ønsker man nyt køkken kan man kontakte Boligforeningen. Boligforeningen indhenter pris, og kan derefter udregne den huslejestigning man får og hvornår man er færdig med at betale det. Huslejestigningen følger lejemålet, så ved fraflytning overtager ny lejer lånet. Der blev spurgt om man selv kan have indflydelse på køkkenet udseende. KTH svarede, at det kan man godt, til en vis grænse. Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Lene Jensen blev valgt som repræsentant til 2017. Else Sørensen blev valgt som suppleant 5. Eventuelt: Der holder scootere i cykelskuret, det er man ikke tilfreds med. En af de fremmødte har en barnevogn stående i skuret og den lugter slemt af benzin. TP svarede, at det er op til afdelingen selv at lave regler om sådanne ting. Det kan evt. foreslås på et afdelingsmøde. KTH foreslog, at man tager en snak med ejeren af scooteren, da der evt. kan findes en fornuftig løsning. Der har været problemer med nogle i afdelingen, som ikke vil acceptere, at afdelingen gerne må have husdyr. Der har desværre været nogle konflikter vedr. dette indbyrdes mellem beboerne, men KTH pointerede, at når der i afdelingen er besluttet, at man gerne må have husdyr, er det selvfølgeligt den regel der gælder. Der var ønske om opmaling og evt. nummerering af parkeringsbåse. Problemet er opstået efter at nogle af beboerne har store handicapbiler. Disse biler bliver ofte parkeret uhensigtsmæssigt. KTH svarede, at en evt. nummerering af p-pladser kræver, at det kommer på som et punkt på dagsorden og dermed stilles som et forslag, som afdelingen skal vedtage. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.