Deltagere: Annette, Bente, Kim, Susanne, Hasse Afbud: Mads, Søren Referent: Annette

Dagsorden og referat Dato: 14. november 2013 Tidspunkt: kl. 18.00 Hos: Kim Deltagere: Annette, Bente, Kim, Susanne, Hasse Afbud: Mads, Søren Referent: Annette Agenda 1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat... 1 2. Information fra formanden... 2 3. Budgetopfølgning... 2 4. Kalender... 2 5. Presse m.m.... 3 6. Hedeland... 3 7. Hedelandsløbet... 4 8. Festivaludvalget... 4 9. Fest- og arrangementudvalget... 5 10. Fundraiserudvalget... 5 11. Langrend og rulleskiafdelingen... 5 12. Rulleskøjteafdelingen... 5 13. Skigymnastik, yoga og crossfit... 6 14. Turudvalget... 6 15. Ungdoms/udviklingsudvalget... 7 16. Nyhedsbrev... 8 17. Hjemmeside... 8 18. Danmarks Skiforbund... 8 19. Anskaffelse af skilift... 8 20. Roskilde Idrætsunion (RIU)... 9 21. Eventuelt...10 1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat Kommentarer til sidste mødes referat indføres i referatet, hvis der er enighed derom. Referatet godkendes efterfølgende. Dagsordenen godkendes, evt. med tillægspunkter Side 1 af 10

1. Referat godkendt. 2. Dagsorden godkendt. 2. Information fra formanden Orientering: Tages under øvrige punkter. 3. Budgetopfølgning Ny medlemsliste lægges løbende på hjemmesiden, minimum efter kontingentopkrævning Der orienteres om forbrug/indtægter i forhold til budget, samt medlemsstatistik. 1. Økonomien blev ikke gennemgået, da vi er midt i måneden og bogføringen ikke er lavet endnu 2. Vi følger op på forbruget på Hedeland Medlemsstatistik 2011: 1/2: 673, 22/8: 710, 6/9: 731, 29/9: 734, 20/10: 750, 8/12: 680. 2012: 12/1: 700, 2/2: 715, 1/3: 726, 25/4: 734, 14/6: 734, 16/8: ca. 750, 24/9: 753, 25/10: 632, 6/12: 680. 2013: 10/1: 701, 28/2: 733, 11/4: 749, 30/5: 755, 29/8: 780, 26/9: 813, 24/10: 828, 14/11:855 Der 85 medlemmer der skal rykkes, da de ikke har betalt kontingent, så er vi nede på 760 medlemmer. Bente sender rykkermail ud. Hvad med medlemsstatistik og aldersfordeling på forsiden af hjemmesiden? Ideen tages op senere. : 28-02-2013 o Søren kigger på skimedlem.dk sammen med Annette. 4. Kalender Kalenderen opdateres. Herunder aftales hos hvem næste bestyrelsesmøde afholdes. 1. Bestyrelsesmøder a. 05-12-2013 hos Annette inkl. påhæng. Bente har bestilt mad til 14. b. 09-01-2014 hos Hasse. c. 27-02-2014 hos Bente. d. 10-04-2014 hos Susanne. e. 22-05-2014 hos Søren. 2. Pasning af hjemmeside m.m. i hele november. a. Mads og Jens Ole. Webmaster@roskildeskiklub.dk omstilles af Mads til Mads. Side 2 af 10

5. Presse m.m. 26-09-2013 Tilbud om fotoopgaver Jesper T. Christensen, 23713123, jtc@vikingekniven.dk 26-09-2013 Annoncer skal fremover ikke ligge sammen med f.eks. bilannoncer. Claes vil gerne være med i et presse-udvalg. o Claes og Allan Carstens har fået roskildeskiklub mailadresser. o Danmarks Skiforbund har ansat presseansvarlig, som vi kan få hjælp fra. Vi har meldt os til pilotprojekt. 6. Hedeland 26-09-2013 Beslutning om varmepumpe udsættes til senere. 1. Arbejdsdag lørdag 9. november 2013. Gik godt, der var en stor arbejdsindsat. 2. Kursusdag den 10. november 2013 om produktion m.m. Der var flere nye medlemmer der fik instruktion. Der blev endvidere afholdt preseason hyggesession af Rider.dk. Der blev kørt sne på bakken. 3. Vi skal lave en plan for arbejdsopgaver på Hedeland. Der indkaldes til møde. Der skal drøftes arbejdsopgaver og økonomi. Annette laver oversigt over hvad der er forbrugt på Hedeland i 2013. 4. Lær at vokse dine ski den 28. november. 5. Lansen til sneproduktion er ankommet den 14. november. 6. Arbejdsdag til voksning af skiene i skistalden den 1. december 10-01-2013 o Oplæg vedr. regler for brug af Pistemaskine, ATV, snescooter fra Hasse. o Oplæg vedr. snefabrikation fra Mads. 28-02-2013 o Når de enkelte har beskrevet de forskellige arbejdsopgaver på Hedeland, så samler Søren det hele i en samlet manual. 29-08-2013 o Det skal afklares generelt om hvordan og hvornår der afholdes og indkaldes til arbejdsdage. o Udlejning af ski må kun finde sted, når de bliver skannet. Ingen udlån uden forudgående aftale. Dette skal formidles til dem med nøgler. o Skiene i skistalden skal slibes og vokses. Maskinen virker. Gøres på en arbejdsdag. Side 3 af 10

26-09-2013 o Allan Carstens har kontakt til en skibakke ved Gøteborg, som drives på frivillig basis og ligner vores. Studietur bør arrangeres max. 2 biler. o Tænd/sluk ur på strøm/varme via mobil skal undersøges. o Kim tager møde med arbejdsholdet om forbrug, arbejdsopgaver og prioritering. o Enige i Mads s betragtninger om støvler. o Mærkning af hjelme er foretaget på klargøringsdagen den 9/11. o Arbejdsdagen 9/11 er der styr på. o Kursusdagen 10/11 er der styr på. Mads har fremstillet en flot beskrivelse. o Gammelt fjernsyn med afspiller sættes op i fællesrummet. Skal afspille medlemmernes videoer. Skal køre uden lyd. o Måtter indkøbes, som kan ligge om sommeren og evt. når der fremstilles sne. Vi tjekker lige priserne før de bliver købt. 14-11-2013 o Der er forespurgt om anskaffelse af en slæde til transport af elektriske ledninger på skibakken. Anskaffelsen vil blive drøftet på et møde. o Vi skal udbedre hjulsporerne i bakken ved børneliften. 7. Hedelandsløbet 1. Hjertestarter til Hedeland. Anni har fremsendt en ansøgning, men det varer længe før vi får svar da fristen er 1. marts og herefter 3 måneders behandlingstid. 2. Datoer for 2014 er lagt på hjemmesiden og kalenderen. 8. Festivaludvalget 1. Skiburger på Facebook - hvad skal ske?. 26-09-2013 o Overvej længere åbningstid, da vi tjener godt på de sene timer. Måske ikke torsdag aften/nat. o Overvej madkuponer til medarbejdere, f.eks. 8 gratis til vagt og 8 til halvpris når de ikke er på vagt. o Rammerne for hvad Medarbejder-pleje er, bør defineres, f.eks. drinks og happy-hour er de i skiklubbens ånd også i forhold til under 18 år. o Skiburgeren skal ikke have en selvstændig side, men for at udbrede kendskabet til klubben, så facebook-siden Roskilde Skiklub også bruges til Skiburgeren. Administratorer kan uddelegeres. Henvendelse til Mads eller Søren. 14-11-2013 o Ansøgning til 2014 går i gang i næste uge. Side 4 af 10

o Der er ikke afholdt evaluering, men bestyrelsen har givet input. 9. Fest- og arrangementsudvalget Modtager af Årets skistøvle skal findes i september forude for årets skifest (november) 1. Førstehjælp planlægges til afholdelse på Hedeland et tidspunkt. 2. Klubfesten gik godt. Det var en god fest. 10. Fundraiserudvalget 29-08-2013 Husk kontakt til Roskilde kommune og fremdrift på liftprojektet i november 2013. 1. www.udlodningsmidler.dk - annonce i Roskilde Avis. 2. Sponsorportal skilt er sat op i Hedeland. a. Mail til sponsorer om hvad vi har gjort. 3. Vi har modtaget kr. 12.000 fra Casino Ros. 4. Vi har søgt 80 fonde, og fået afslag fra et par stykker. 11. Langrend og rulleskiafdelingen 1. Mail fra Poul Erik. Bent Michael og undertegnede har talt med Jørgen Snow Fun. Han vil godt give 10.000 kr. til sporsætter. Hvor meget kan vi regne med fra klubben? Jeg regner med at søge Høje Tåstrup og Greve kommuner. Det er vel OK? o Ingen tilskud før det er afprøvet med lånt materiel, samt et tilbud på et rimeligt niveau. Søren svarer. 12. Rulleskøjteafdelingen 1. Side 5 af 10

13. Skigymnastik, yoga og crossfit 1. Det er alt sammen godt i gang - succes. 2. Der er afslutning af Skigymnastik den 18. december. 3. Der er afslutning af Crossfit den 16. december. 4. Bente kontakter Kate omkring afslutning af Yoga. 5. Bjarne, som er paramediciner, gerne demonstrerer en hjertestarter kl. 19.00 i Himmelev hallen på 2 aftalte dag før skigymnastikken. 14. Turudvalget Aften (f.eks. i august) med turlederne om retningslinjer for ture, hvordan de kommer i gang m.m. Lokaler til sociale aktiviteter? Retningslinjer for direkte booking Skiskole Kørsel i egen bil Aflysning af busser m.m. Regler for refusion når det arrangeres gennem rejsebureau. Forsikringer (police m.m. medbringes på turen) Tilstræbes pistevisning og kør-sammen-hold Klarer retningslinjer for hvornår der kan aflyses, kørsel i privatbil, m.m. Skiture for 2014 - Status o Uge 50-2013: Val d Isere (turledelse: Klaus Truesen og Thomas Schiøler) Er udbudt. o Uge 3: Abtenau (turledelse: Lisbeth Winge, Michael Egholm) Er udbudt. o Uge 4: Langrendtur til Kvitåvatn (turledelse: Poul Erik Hansen) Er udbudt også for ikke medlemmer. o Uge 6: Ischgl og Kappl Onsdag-lørdag: Alm. Kort tur (turledelse: Anne og Kim Truesen) Er udsolgt. Ekstra pladser er udbudt. o Uge 8: Schladming - Familie/børne/ungdomstur (turledelse: Hasse Olsen og Vivi) Er udbudt. o Uge 8: Sunne, Sverige Børnetur med forældre og bedsteforældre (turledelse: Jens Ole Jensen). Er udbudt. Skal udbydes også tilbydes til ikke medlemmer om 14 dage. o Uge 11: La Plagne (turledelse: Grete Lindsgren og Palle Skjaldgaard) Er udsolgt. Ekstra pladser er udbudt. o Uge 17: Familietur til Hemsedal (turledelse: Gurli Vittrup + assistent?). Side 6 af 10

o Uge 2: Isola 2000 Allan Carstens OK fra bestyrelsen til uge 9 eller 13. o Heldagstur til Alpincenter Hamborg - Allan Carstens OK fra bestyrelsens side. La Plagne 2015. Grete vil gerne booke en option. Der arbejdes på en detaljeret beskrivelse af niveauerne på skiskole/undervisning. 06-12-2012: o Retningslinjer for bus skal afklares på næste møde, så klar til Hemsedal. o Uge 11 Dansk instruktør kommer med hvilket dækker behovet. o La Plagne 2015. Princippet er at vi tager et nyt sted hvert år, så vi kan ikke tage stilling til 2014/2015. Bente svarer. o Retningslinjerne for skiskole skal evalueres. Bente kigger på det. 14-11-2013 o Kim laver et oplæg omkring ture vor der deltager ikke medlemmer, for ture som vi selv arrangerer udenom rejsebureau. o Der mangler 9 deltagere på uge 3 o Der mangler 22 deltagere på uge 4 o Der mangler 20 deltagere på uge 8, Sunne o Der arrangeres en instruktørtur til Isaberg den 11. og 12. januar. Danmarks Skiforbund sponserer instruktør. 15. Ungdoms/udviklingsudvalget 1. Instruktørmøde afholdt 15-10-2013. Bente har udsendt referat. 2. Skitøj - 2 forslag/tilbud fra Andreas. Præsentation er fremsendt. a. Foresight som er en skal jakke og buks, hvilket gør at man lettere selv kan styre hvor varmt man vil have det. den har en rigtig god membran, som kan tåle storm og slud uden problemer. Alt i alt et fedt sæt som er rigtig alsidigt. b. Brilliant som har samme membran som den ovenstående jakke, denne er til Damer og er derfor isoleret, og er pænere skåret så hvis man ikke er interesseret i at kører i Herre sættet som er lidt mere funktionelt så er dette en god mulighed. c. Jeg har reserveret 20x alle størrelser i 1. sæt og 10x alle størrelser i sæt 2. d. Vi har ingen rigtig begrænsning på hvem der kan få sættet, udover at vi ikke har flere end max 30x alle størrelser, så det op til jer i bestyrelsen at finde ud af. e. Jeg vil gerne sørge for at der bliver bestilt 1x hver størrelse hjem til butikken og så kan vi arrangere en dag i nærmeste fremtid hvor folk kan prøve. 3. Henvendelse om støtte mail fra Kim. o Godt initiativ. Vi vil gerne kigge på det senere, men takker nej til dette forslag. Bente skriver til Andreas. Side 7 af 10

16. Nyhedsbrev o Henvendelse om støtte vi sender vores regler fra hjemmesiden og en fornyet henvendelse vil blive behandlet. Mads svarer. 1. Deadline for næste nyhedsbrev er 08-12-2013. 06-12-2012 o Søren lægger regler for udlån af headcam og kamera på hjemmesiden og tager det med i nyhedsbrev. 10-01-2013 o Indlæg om brug af arbejdstøj på Hedeland. 28-02-2013 o Søren efterlyser kameraet. o Kaniner til instruktørerne skal efterlyses. Bente kommer med oplæg. o Ny skibog - DEN ULTIMATIVE SKIFERIE - inspiration til nye skioplevelser. 17. Hjemmeside 1. Ny hjemmeside. a. Der arbejdes på den. 18. Danmarks Skiforbund 1. Skiavis modtaget og omdelt. 2. Repræsentantskabsmøde den 24. maj 2014. o Skiavis går næste gang til Bente. Det skal koordineres med Slagelse om hvordan der leveres til Snow Fun. Kan også lægges i diverse outdoor og sportsforretninger. Bente undersøger. o Repræsentantskabsmøde den 24. maj 2014 Bente og Mads har noteret at deltage. 19. Anskaffelse af skilift 1. Intet nyt. Side 8 af 10

20. Roskilde Idrætsunion (RIU) Normeringer løbende indstilling Frivillig fredag Koordineret tilmelding Alle møder op i f.eks. skiburger t-shirt Idrætspriser: Nordea Gør det muligt-pris kr. 75.000,00 Face Book 31. oktober 2013 Roskilde Kommunes Idrætspris kr. 15.000,00 ansøgningsfrist 10. juni - 1. september, ansøgning via Roskilde Kommunes hjemmeside. Uddeles sidste fredag i september, Frivillig Fredag Nordea Idrætsprisen, uddeles 6 gange årligt kr. 4.000,00 Nordea Årets Idrætsklub kr. 15.000,00 indstilles inden udgangen af året ansøgningsskema via RIU oktober/ november, ansøgningsfrist 30. december. Idrættens dag januar/februar mdr. o Roskilde Avis Prisen - bemærkelsesværdig præsentation kr. 5.000 o Dagbladet Roskildes Ungdomspokal- u. 18 år Idrætsudøver/hold, bedste idrætsresultat kr. 5.000 o Dagbladet Roskildes Æres pokal - over 18 år Idrætsudøver/hold, bedste idrætsresultat kr. 5.000 o Danske Bank/ Roskilde Handels Ildsjæls Pris Person, der får forening og idræt til at stå stærkere kr. 10.000 o Forum Advokaternes Lederpris- leder i en årrække kr. 5.000 Ansøgningsskema? 1. Hvem er vores lokale helt? Nordeas Gør det muligt-pris. Deadline 31. oktober kl. 12.00 på Facebook. http://www.riu.dk/default.asp?id=3&groupid=6&show=nyhed&nyhedid=71 2. Nordea prisen Årets Idrætsklub 2013 Julen står snart for døren, og årsskiftet nærmer sig også med hastige skridt. Så... hvem skal have prisen som "Årets Idrætsklub 2013", og de 15.000,- kr.? som uddeles i et samarbejde mellem Roskilde Idræts Union, Roskilde Avis og Nordea. HUSK - Deadline for indstilling til Årets Idrætsklub 2013 er Mandag den 30. december 2013 http://www.riu.dk/default.asp?id=3&groupid=6&show=nyhed&nyhedid=83 3. Idrætspolitisk Valgmøde den 31. oktober 2013 kl. 19.00 http://www.riu.dk/default.asp?id=4&groupid=5&show=aktivitet&kalenderid=16 4. Liste fra Bente, se i. 5. Sportsgalla i Herning den 4. januar 2014 (Danmarks idrætsforbund). Tilmelding af 1 navn senest den 4/11. o Bente følger op på deadlines og husker os på at vi skal sende ansøgninger. Side 9 af 10

21. Eventuelt 1. Samarbejdsaftale med Hareskovens Skiklub. Mail fra Flemming Steenvinkel til Mads Jeg har snakket med Frederik Skriver, der fortæller, at I har drøftet planer om få sat vore bokse op på Hedeland. det synes jeg, lyder meget positivt. I den forbindelse kommer jeg også i tanke om, at vi for 2 år siden lavede en samarbejdsaftale, som vi egentlig ikke har drøftet siden (fremsendt til Mads). Jeg ved faktisk ikke, om nogle af vore medlemmer benytter, men kan se, at vi jævnt har haft deltagelse på Vallåsen af en mindre gruppe fra Roskilde også sidste år. Jeg er frisk på at forny aftalen, og få markedsført den bedre internt i klubben. Priserne for Vallåsen har vi dog først om en måneds tid. I havde en specielpris som "klubpartner", der lå omkring kostprisen. 2. Forsikringsoversigt o Mads tager kontakt og vi kører videre med uændret aftale. Der skal annonceres noget mere. 14-11-2013 o Forsikringsoversigten blev gennemgået. Susanne sørger for at justere dem og taler med Tryg. Vi kan sparre ca. kr. 10.000 om året. Side 10 af 10