Uddrag af beslutningsprotokol for Odense Byr d 25. april 2007 1. Aktivt ejerskab vedrłrende de kommunalt ejede aktieselskaber i Odense. bent - 00.01.00A04-2007/25747 SAGSRESUM Odense Kommune har valgt at organisere opgaverne vedrłrende vandforsyning, spildevandsh ndtering, renovation, elforsyning og fjernvarmeforsyning i aktieselskabsform. Herudover er der p park- og vejomr det etableret et f lleskommunalt selskab med Vejle Kommune (Infra-Service I/S), ligesom Odense Kommune ejer ca. 84% af Odense Lufthavn s.m.b.a. Med henblik p at s tte varetagelsen af kommunens interesser i selskaberne p den politiske dagsorden, fremsender Borgmesterforvaltningen forslag til ejerstrategier for selskaberne til byr dets godkendelse. Det bem rkes, at forslag til ejerstrategier alene vedrłrer selskaber, hvor Odense Kommune har bestemmende indflydelse. Ejerstrategierne er bygget op om fłlgende overskrifter: Hvad vil Odense Kommune med det p g ldende omr de (politiske og driftsm ssige m ls tninger) Hvad skal Odense Kommune vide om det p g ldende selskab Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer. Der er udarbejdet en ejerstrategi for hvert selskab, men del 2 og 3 er som udgangspunkt f lles for alle selskaber. Det bem rkes, at del 1 af ejerstrategi for Odense Energi A/S er godkendt af byr det p młdet den 10/5 2007. Odense Lufthavn s.m.b.a. og Infra Service I/S h ndteres s rskilt. Odense Havn er en kommunal selvstyrehavn. N rv rende sag indeholder ikke forslag til ejerstrategi for Odense Havn, men det indstilles, at der senere freml gges sag for byr det herom. INDSTILLING Borgmesterforvaltningenindstiller til konomiudvalget, at byr det godkender: I. Ejerstrategier Del 1: Hvad vil Odense Kommune med det p g ldende omr de (politiske og driftsm ssige m ls tninger) F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Odense Energi A/S og
Fjernvarme Fyn A/S Borgmesterforvaltningen gennemfłrer i samarbejde med selskaberne og revisionsfirmaet PriceWaterhouseCoopers en analyse af den samlede selskabsstruktur og de łkonomiske relationer mellem kommunen og selskaberne. Der udarbejdes en redegłrelse herom inden udgangen af 3. kvartal 2007 Selskaberne skal lłbende vurdere, p hvilke omr der Odense Kommunes erhvervs- og v kstpolitik kan understłttes Selskaberne skal bidrage til, at miljłet generelt f r det bedre, bl.a. gennem en b redygtig udvikling F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S Selskabernes ledelser skal udarbejde en strategi for effektiviseringer Spłrgsm let om selskabernes fremtidige anvendelse af udbud indg r i ejerstrategierne, s fremt det senere m tte vise sig, at selskabernes udbud medregnes i kommunens "Privat Leverandłr Indeks" konomiske v rdier i selskaberne skal bevares og udbygges, samtidig med, at borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. Inden selskabernes generalforsamlinger i 2008 udarbejder selskaberne i samarbejde med Borgmesterforvaltningen en redegłrelse for de mulige prioriteringer mellem v rdiopbygning i selskabet, udbytte til aktion ren og lavere priser Mulighederne for at arbejde og konkurrere i et frit marked skal lłbende styrkes gennem effektivisering, łget indtjening, stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder og overtagelser F lles for Odense Vandselskab as og Odense Renovationsselskab A/S Senest med udgangen af 3. kvartal 2007 forel gges sag for byr det om overfłrsel til kommunen af det sagsforberedende plan- og myndighedsarbejde De mellem Odense Kommune og selskaberne indg ede Hovedaftaler revideres i forbindelse hermed S rligt vedrłrende Odense Vandselskab as Selskabet skal bidrage til et bedre vandmiljł i Odenses er og Odense Fjord samt udarbejde klare strategier for vandindvinding og grundvandsbeskyttelse. Selskabet skal lłbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljł S rligt vedrłrende Odense Renovationsselskab A/S Selskabet skal udbygge sin position som miljłrigtig affaldsbehandler. I forbindelse hermed skal selskabet sikre, at man kan honorere de sk rpede krav, som et markant voksende affaldsmarked stiller til sortering, indsamling og oparbejdning af affaldet. Selskabet skal
lłbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljł S rligt vedrłrende Fjernvarme Fyn A/S Selskabet skal udarbejde handlingsplaner for mindskelse af fjernvarmeforsyningens miljłp virkning og skal lłbende arbejde for at nedbringe energiforbruget i forbindelse med den daglige drift af materiel og bygninger. Selskabet skal arbejde for bedre udnyttelse af industriel overskudsvarme, nettabet skal mindskes, og forbruget hos slutbrugerne skal optimeres. Selskabet skal lłbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljł Del 2: Hvad skal Odense Kommune vide om selskabet F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Odense Energi A/S og Fjernvarme Fyn A/S: Selskabet er forpligtet til lłbende at informere kommunen om selskabets virksomhed, ligesom kommunen er pligtig til at informere selskabet om alle relevante forhold, der m antages at have selskabets interesse Selskabet er forpligtet til lłbende at have fokus p en ben og trov rdig kommunikation med mest mulig indsigt for brugerne Efter afholdelse af selskabets ordin re generalforsamling sendes selskabets rsrapport til byr det til orientering. rsrapporten gennemg s p en s rlig byr dsorientering i november m ned, hvorp der ogs orienteres om selskabets udviklingsplaner for de kommende r Selskabet udarbejder et sammendrag af rets resultat og status, og disse oplysninger indg r som bilag i kommunens rsregnskab F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S: Forslag til anl gsbudgetter og takster for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S skal indtil videre godkendes af Odense Byr d Del 3: Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Odense Energi A/S og Fjernvarme Fyn A/S: Det indstilles at det i sagsfremstillingen beskrevne styringsgrundlag godkendes Senest pr. 1/9 2009 udarbejdes der en kompetenceprofil for hver bestyrelse. Samtidig vurderes det, hvorvidt antallet af bestyrelsesmedlemmer i de kommunale aktieselskaber błr harmoniseres S fremt byr det finder, at der błr udbetales honorar til bestyrelsesmedlemmerne i Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S, indstilles det, at honorering sker med virkning fra 1/1 2007 og med belłb, der tager udgangspunkt i Styringsrapportens gennemsnitstal for vederlagte bestyrelsesposter, jf. sagsfremstillingen. Det
indstilles s ledes, at honorarerne udgłr 75.000 kr. pr. r for bestyrelsesform nd, 50.000 kr. pr. r for n stform nd og 25.000 kr. pr. r for łvrige bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles endvidere, at der i forbindelse med udarbejdelse af kompetenceprofiler for bestyrelserne sker en fornyet vurdering af honorarernes stłrrelse, herunder, om der skal ske en harmonisering af det i Odense Energi A/S og de łvrige selskaber oppeb rne honorar. II. Opfłlgning p del 1 af ejerstrategi for Odense Energi A/S Redegłrelse for mulige prioriteringer af v rditilv kst i Odense Energi A/S Borgmesterforvaltningen indstiller: Byr det tager redegłrelse af 11/4 2007 vedr. mulige prioriteringer af v rditilv kst i Odense Energi A/S til efterretning. Odense Kommune modtager frem til 31/12 2010 udbytte p baggrund af den tidligere godkendte udbyttepolitik for Odense Energi A/S: "Ved overskud af koncernens prim re drift kan bestyrelsen beslutte at udlodde op til 30% af dette overskud, idet den langsigtede m ls tning er at forrente den investerede kapital p 50.000.000 kr. (aktiekapitalen) med den toneangivende lange byggeobligationsrente tillagt 1 procentpoint". I forbindelse med vedtagelsen af ejerstrategi for perioden 1/1 2011 til 31/12 2014 gennemfłres der en fornyet vurdering af de mulige prioriteringer mellem v rdiopbygning i selskabet, udbytte til Odense Kommune og lavere elpriser. III. S rligt vedrłrende Odense Lufthavn s.m.b.a. Det indstilles, at Odense Kommunes repr sentanter i lufthavnens repr sentantskab bemyndiges til at stemme for et udbud af lufthavnens driftsopgaver IV. S rligt vedrłrende Infra Service I/S Det indstilles, at Borgmesterforvaltningen i samarbejde med By- og Kulturforvaltningen bemyndiges til at gennemfłre en analyse vedr. den fremtidige organisering af omr det. Analysen forel gges senere for byr det. V. S rligt vedrłrende Odense Havn Det indstilles, at der inden udgangen af 3. kvartal 2007 freml gges forslag til ejerstrategi for Odense Havn konomiudvalgetanbefaler Borgmesterforvaltningens indstilling. konomiudvalget finder, for s vidt ang r alle selskaber, at der skal v re fokus p forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anl g. Endvidere błr der v re fokus p systemeksport. Spłrgsm let om honorar henskydes til byr dets behandling.
R dmand Anker Boye deltog p grund af inhabilitet ikke i behandlingen af sagen for s vidt ang r indstillingen om honorar til de tre selskaber (Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S). BESLUTNING Indstillingen godkendt med de af konomiudvalget anfłrte bem rkninger. Spłrgsm let om honorar udsat. SAGSFREMSTILLING Odense Kommune har valgt at organisere opgaverne vedrłrende vandforsyning, spildevandsh ndtering, renovation, elforsyning og fjernvarmeforsyning i aktieselskabsform. Herudover er der p park- og vejomr det etableret et f lleskommunalt selskab med Vejle Kommune (Infra-Service I/S), ligesom Odense Kommune ejer ca. 84% af Odense Lufthavn s.m.b.a. De p g ldende selskaber skal ses som en meget vigtig del af den samlede kommune"koncern". Arbejdet med aktivt ejerskab har til form l at s tte varetagelsen af kommunens interesser i selskaberne p den politiske dagsorden. Varetagelsen af kommunens interesser vedrłrer fastholdelse og udvikling af kommunens łkonomiske v rdier sikring af, at der er sammenh ng mellem selskabernes virksomhed og de strategier, som byr det og de st ende udvalg har vedtaget for byens udvikling, herunder f.eks. kommune- og lokalplaner, erhvervs- og miljłpolitik. Byr det har p młdet den 10/5 2006 tiltr dt forslag til ejerstrategi for Odense Energi A/S. Af dagsordenen fremg r det, at der skal udarbejdes et generelt forslag til at sikre god information samt łvrige rammevilk r mellem de kommunale selskaber og byr det. Dette skal ske parallelt med udarbejdelse af ejerstrategier for de łvrige selskaber. konomiudvalget drłftede p młdet den 7/6 2006 et opl g om offentligt-privat samspil i Odense Kommune, herunder spłrgsm let om, hvordan Odense Kommune fremover kan udłve aktivt ejerskab i forhold til de kommunale aktieselskaber. konomiudvalget har senere den 6/9 2006 taget et notat om den videre proces vedr. ejerstrategier for de kommunale selskaber til efterretning. Herudover har der v ret afholdt byr dsorientering den 8/11 2006. I. Ejerstrategier Ejerstrategierne for de kommunale aktieselskaber er bygget op om fłlgende overskrifter: Hvad vil Odense Kommune med det p g ldende omr de (politiske og driftsm ssige m ls tninger)
Hvad skal Odense Kommune vide om det p g ldende selskab Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer. Der er udarbejdet en ejerstrategi for selskaber, hvor Odense Kommune har bestemmende indflydelse. Der er udarbejdet ejerstrategi for hvert af disse selskaber, men del 2 og 3 er som udgangspunkt f lles for alle selskaber. Det bem rkes, at del 1 af ejerstrategi for Odense Energi A/S er godkendt af byr det den 10/5 2007. Odense Lufthavn s.m.b.a. og Infra Service h ndteres s rskilt, jf. nedenfor. I forbindelse med udarbejdelsen af de fremlagte forslag til ejerstrategier har der v ret afholdt en r kke młder mellem selskabernes direktłrer og Borgmesterforvaltningen. Herudover har konkrete forslag til ejerstrategier v ret udsendt i hłring hos selskabernes bestyrelser. Strategiperiode Ejerstrategierne for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S foresl s at v re g ldende for perioden 1/1 2007-31/12 2010. Der kan i strategiperioden opst behov for opfłlgning eller justering af ejerstrategierne, f.eks. som fłlge af ny lovgivning eller andre ndrede forhold. Det er et element i ejerstrategien, at der afholdes to rlige młder mellem selskabernes direktłrer og Borgmesterforvaltningen. Młderne foruds ttes anvendt til gensidig orientering og til drłftelser af opfłlgning, justering mv. Borgmesterforvaltningen vurderer konkret, om der er behov for at forel gge ndringer eller justeringer for konomiudvalget. Vedr. Odense Energi A/S foresl s det, at den pr. 10/5 2006 vedtagne ejerstrategi revideres med udgangen af 2010, s ledes at der fremover vedtages ejerstrategier for samtlige selskaber hvert 4. r. Bestyrelsesmedlemmerne i de n vnte selskaber er valgt for den kommunale valgperiode. Ved at lade strategiperioden lłbe 1 r ind i en ny valgperiode sikres det, at en nyvalgt selskabsbestyrelse f r et grundigt kendskab til selskabets forhold, inden der i et samarbejde mellem Borgmesterforvaltningen og selskabet skal formuleres en ny ejerstrategi for den n ste 4 rs periode. Ny lovgivning Et bredt flertal i Folketinget indgik den 1/2 2007 forlig om en aftale om en mere effektiv vandsektor. Der er p nuv rende tidspunkt ikke fuld klarhed over, hvad dette vil indeb re for Odense Vandselskab as, men det forventes, at der med virkning fra 1/1 2009 vil blive fastsat regler om bl.a. benchmarking, prisloftsregulering, miljł- og energiledelse samt adskillelse af myndighed og drift. Samtidig blev der fremsat et lovforslag vedr. kommuners afst else af vandforsyninger og spildevandsforsyninger. Loven indeb rer, at der vil ske modregning i en kommunes bloktilskud, hvis kommunen selv eller en kommunalt ejet virksomhed v lger at s lge sin vand- eller spildevandsforsyning. P affaldsomr det har regeringen i februar 2007 udsendt et ideopl g om en ny organisering af
affaldssektoren. Der er endnu ikke fremsat lovforslag vedr. affaldssektoren, men det m forventes, at der vil komme lovforslag om bl.a. styrkelse af konkurrencen p genanvendelsesmarkedet. De fremlagte forslag til ejerstrategier er formuleret i henhold til g ldende lovgivning. Fremtidige lov ndringer vil blive indarbejdet i forbindelse med de rlige opfłlgninger/justeringer af ejerstrategierne. Del 1: Hvad vil Odense Kommune med det p g ldende omr de F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Odense Energi A/S og Fjernvarme Fyn A/S Analyse af den samlede selskabsstruktur og de łkonomiske relationer mellem kommunen og selskaberne I Borgmesterforvaltningens notat af 18/8 2006 er det foresl et, at det drłftes med revisionsfirmaet PriceWaterhouseCoopers (som er revisor for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Odense Energi A/S), hvorvidt et aktivt ejerskab fra kommunens side mest hensigtsm ssigt organiseres gennem et holdingselskab omfattende alle de kommunale aktieselskaber. P baggrund heraf har revisionsfirmaet gennemfłrt en indledende analyse af den samlede selskabsstruktur og de łkonomiske relationer mellem kommunen og selskaberne. Revisionsfirmaet har forelłbig peget p, at man gennem en ndret organisering af de helejede aktieselskaber vil kunne opn skattem ssige fordele, ligesom der i et vist omfang vil v re mulighed for at h ve udbytte uden bloktilskudsmodregning. Endvidere p peger revisionsfirmaet, at det vil v re muligt at honorere kommunen i forbindelse med gennemfłrelse af en evt. ndret organisering. Endelig peges der p, at Odense Kommune med likviditetsm ssig fordel vil kunne overtage pensionsforpligtelsen vedrłrende de tjenestem nd, der er udl nt til Odense Vandselskab as og Odense Renovationsselskab A/S. P denne baggrund indstilles det, at Borgmesterforvaltningen i samarbejde med revisionsfirmaet og aktieselskaberne gennemfłrer en analyse af den samlede selskabsstruktur og de łkonomiske relationer mellem kommunen og selskaberne. Der udarbejdes en redegłrelse herom inden udgangen af 3. kvartal 2007. Odense Kommunes erhvervs- og v kstpolitik Selskaberne skal lłbende vurdere, p hvilke m der Odense Kommunes erhvervs- og v kstpolitik kan understłttes. B redygtig udvikling Selskaberne skal bidrage til, at miljłet generelt f r det bedre, bl.a. gennem en b redygtig udvikling, hvor nuv rende generationers behov opfyldes, uden at bringe fremtidige generationers mulighed for at opfylde deres behov i fare.
Udfłrelse af opgaver for offentlige myndigheder Borgmesterforvaltningen foruds tter, at selskaberne inden for lovgivningens rammer kan udfłre opgaver for andre kommuner, jf. lov nr. 548 af 8/6 2006. F lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S Effektivisering Borgmesterforvaltningen finder, at selskaberne, i lighed med kommunen, błr v re underlagt et grundvilk r om, at driften skal v re s effektiv som muligt. Med henblik p at sikre, at en del af fokus i det fremadrettede planl gnings- og budgetarbejde fortsat rettes mod effektivisering, foresl s det, atselskabernes ledelser skal udarbejde en strategi for effektiviseringer. Effektiviseringsstrategien skal synliggłre form l og b rende principper for effektivisering i det enkelte budget r, og beskrive konkrete fokusomr der og m l/delm l og forslag til efterfłlgende effektm ling. Som udgangspunkt fasts ttes der ikke en fast belłbsgr nse for, hvilke effektiviseringer, der skal opn s. I stedet identificeres specifikke omr der med effektiviseringspotentiale, bl.a. ved gennemfłrelse af analyser, benchmark mv. Effektiviseringsstrategien indg r som en del af grundlaget for de rlige młder mellem ejer og selskab, ligesom selskabet efterfłlgende i forbindelse med afl ggelsen af rsregnskabet dokumenterer effekterne af de iv rksatte tiltag. Udbud Da KL og regeringen indgik aftale om kommunernes łkonomi for 2007 blev det aftalt, at kommunerne skal udbyde flere opgaver til private. Den enkelte kommunes udbudsgrad m les via det s kaldte Privat Leverandłr Indeks (PLI). Det er p.t. uafklaret, hvorvidt udbud gennemfłrt i et kommunalt aktieselskab medregnes i kommunens PLI.S fremt det senere m tte vise sig, at et af selskaberne gennemfłrt udbud medregnes i kommunens PLI, indg r spłrgsm let om selskabernes fremtidige anvendelse af udbud i de rlige drłftelser om opfłlgning/justering af ejerstrategien. Udbytte til aktion ren konomiske v rdier i selskaberne skal bevares og udbygges, samtidig med, at borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. Inden selskabernes generalforsamlinger i 2008 udarbejder selskaberne i samarbejde med Borgmesterforvaltningen en redegłrelse for de mulige prioriteringer mellem v rdiopbygning i selskabet, udbytte til aktion ren og lavere priser. Det bem rkes, at udbetaling af udbytte til aktion ren foruds tter, at hele eller dele af selskabets
egenkapital kan anses for fri egenkapital. Dette forhold afklares, fłrend arbejder med mulige prioriteringer iv rks ttes. Samarbejde med andre kommuner/aktłrer Samarbejdet med forsyningsvirksomheder, myndigheder, r dgivere og entreprenłrer i regionen skal lłbende styrkes. Mulighederne for at arbejde og konkurrere i et frit marked skal lłbende styrkes gennem effektivisering, łget indtjening, stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling og strategiske samarbejder og overtagelser. Selskabets samarbejde med Odense Kommune, kommunens łvrige selskaber, kommunens erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner skal prioriteres hłjt. Selskabet kan overtage eller sammensluttes med andre selskaber/forsyningsvirksomheder, hvis form l falder inden for selskabets kerneydelser. Proceduren skal forinden aftales med Borgmesterforvaltningen. F lles for Odense Vandselskab as og Odense Renovationsselskab A/S Sagsforberedende arbejde p myndighedsomr det Af de indg ede Hovedaftaler mellem kommunen og selskaberne fremg r det, at det sagsforberedende arbejde p myndighedsomr det varetages af selskaberne. Borgmesterforvaltningen og By- og Kulturforvaltningen er af den principielle opfattelse, at det sagsforberedende arbejde plan- og myndighedsarbejde samt tilsynsopgaver błr overg til kommunen pr. 1/1 2008. Senest med udgangen af 3. kvartal 2007 forel gges sag herom for byr det. En arbejdsgruppe med deltagelse fra Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Byog Kulturforvaltningen og Borgmesterforvaltningen arbejder i łjeblikket p at kortl gge opgavernes omfang i s vel tid som kroner. Herudover arbejdes der p en afklaring af, i hvilket omfang, der kan ske takstfinansiering af det sagsforberedende arbejde. Der er lagt en tidsplan for arbejdet, som muliggłr, at opgaverne kan overg til kommunen pr. 1/1 2008. Hovedaftaler Hovedaftalerne mellem kommunen og selskaberne er ikke revideret siden indg elsen i 1994.Det indstilles, at Hovedaftalerne revideres i forbindelse med, at s rskilt sag om overfłrelse af det sagsforberedende arbejde til kommunen forel gges for byr det. S rligt vedrłrende Odense Vandselskab as Miljłprofil
Selskabet skal bidrage til et bedre vandmiljł i Odenses er og Odense Fjord samt udarbejde klare strategier for vandindvinding og grundvandsbeskyttelse. Selskabet skal lłbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljł. Selskabet skal s ledes sikre tilstr kkelig spildevandsrensning og fastl ggelse af klare m l for tilladelige udledninger fra s vel transportsystemet som renseanl g for spildevand. Miljłet skal ligeledes sikres gennem klare strategier for vandindvinding og grundvandsbeskyttelse. Opfyldelse af krav til godt arbejdsmiljł skal v re et v sentligt grundlag for tilfredse og effektive medarbejdere. M lrettet information og r dgivning skal sikre endnu flere tilfredse og miljłbevidste kunder, samt słge at pr ge błrns og unges adf rd og bevidsthed om vandressourcer. Et kvalitets- og miljłledelsessystem indfłres i 2007 med henblik p certificering. S rligt vedrłrende Odense Renovationsselskab A/S Miljłprofil Selskabet skal udbytte sin position som miljłrigtig affaldsbehandler. I forbindelse hermed skal selskabet sikre, at man kan honorere de sk rpede krav, som et markant voksende affaldsmarked stiller til sortering, indsamling og oparbejdning af affaldet. Selskabet skal lłbende arbejde for at sikre et godt arbejdsmiljł. Selskabet skal m lrettet arbejde for, at affaldet behandles efter fłlgende prioritering: get genanvendelse, mindre forbr nding og mindst muligt til deponering. Det skal sikres, at m lene i "Affaldsplan 2005-2016" opfyldes. Selskabet skal aktivt og m lrettet arbejde for at udbygge selskabets image som en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne sikres tryghed og udvikling gennem fokus p sikkerhed, arbejdsmiljł og efteruddannelse. S rligt vedrłrende Fjernvarme Fyn A/S Miljłprofil Selskabet skal udarbejde handlingsplaner for mindskelse af fjernvarmeforsyningens miljłp virkning og skal lłbende arbejde for at nedbringe energiforbruget i forbindelse med den daglige drift af materiel og bygninger. Der skal arbejdes for bedre udnyttelse af industriel overskudsvarme, nettabet skal mindskes, og forbruget hos slutbrugerne skal optimeres. Et godt arbejdsmiljł for medarbejderne skal sikres, bl.a. via fokus p sikkerhed og efteruddannelse. Del 2: Hvad skal Odense Kommune vide om det p g ldende selskab
Bortset fra spłrgsm let om byr dets godkendelse af anl gsbudgetter og takster er denne del af ejerstrategien f lles for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S, Odense Energi A/S og Fjernvarme Fyn A/S. Spłrgsm let om, hvad kommunen skal vide om selskaberne, er bl.a. berłrt i Borgmesterforvaltningens notat af 31/8 2006, i selskabernes vedt gter, og i de Hovedaftaler, der er indg et mellem Odense Kommune og hhv. Odense Vandselskab as og Odense Renovationsselskab A/S. Herudover findes der en r kke anbefalinger i "Rapport vedrłrende de styringsm ssige relationer mellem kommunalbestyrelser og kommunale selskaber" fra december 2006. Rapporten er afgivet af et udvalg under Indenrigs- og Sundhedsministeriet, og er i det fłlgende ben vnt "Styringsrapporten". Styringsrapporten anbefaler, at der etableres retningslinier for kommunikationen mellem selskabet og kommunalbestyrelsen. I lighed med, hvad der allerede fłlger af Hovedaftalerne med Odense Vandselskab as og Odense Renovationsselskab A/S foresl s det derfor, atselskabet forpligtes til lłbende at informere kommunen om selskabets virksomhed, ligesom kommunen er pligtig til at informere selskabet om alle relevante forhold, der m antages at have selskabets interesse. Styringsrapporten anbefaler endvidere, at kommunalbestyrelsen stiller krav om, at selskabet udarbejder en information- og kommunikationspolitik. Borgmesterforvaltningen finder ikke, at det er nłdvendigt at have en f lles kommunikationspolitik for alle selskaber, ligesom det ikke findes at v re behov for at etablere f lles retningslinier p omr det. Borgmesterforvaltningen foruds tter herved, at selskaberne til stadighed har fokus p en ben og trov rdig kommunikation med mest mulig indsigt for brugerne. Det pr ciseres, at byr det som hidtil godkender anl gsbudgetter og takster for Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S. Det foresl s, at byr dsmedlemmerne ved en s rlig byr dsorientering i november m ned f r forelagt rsrapporterne fra selskaberne, ligesom der orienteres om selskabernes udviklingsplaner for de kommende r. Det foruds ttes, at forel ggelsen forest s af de respektive selskabsdirektłrer, og at form nd og n stform nd for selskabernes bestyrelser er til stede under orienteringen. Byr det har indsigt i alle kommunens aktiviteter, uanset om de er organiseret i forvaltningsform eller selskabsform. Med henblik p at synliggłre resultater og statusposter for de brugerfinansierede omr der foresl s det derfor, at derudarbejdes et resume af resultat og status for aktieselskaberne, og at disse resumeer medtages som bilag til kommunens rsregnskab. Det foruds ttes, at resumeet sammenholder selskabets rsrapport med budget, likviditetsbudget og pengestrłmsopgłrelse, og at v sentlige afvigelser rsagsforklares. I det omfang, der er sket v sentlige ndringer af de foruds tninger, der fremg r af tidligere rs ledelsesberetning, redegłres der n rmere herfor. Del 3: Styringsgrundlaget, herunder udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer I konsekvens af foranst ende forslag vedr. strategiperiode, byr dsorientering og synliggłrelse af
selskabernes resultater og status i kommunens rsregnskab kan det rlige styringsgrundlag sammenfattes i fłlgende rsplan, g ldende fra og med 2007: November December Januar Marts April-maj Maj Juni November Byr dsorientering. Forel ggelse af rsrapporter, orientering om udviklingsplaner for det kommende r. Młder mellem selskabsdirektłrerne og Borgmesterforvaltningen Byr dsbeslutning om takster for det fłlgende r p vand-, renovations- og fjernvarmeomr det konomiudvalget fastl gger tidsterminer for budget- og regnskabsafl ggelse, herunder selskabernes bidrag til kommunens rsregnskab Eventuel forel ggelse af justerings- og/eller opfłlgningspunkter for konomiudvalget Borgmester pr senterer rlige justerings- /opfłlgningspunkter p selskabernes ordin re generalforsamlinger Młder mellem selskabsdirektłrerne og Borgmesterforvaltningen Byr det behandler sag om "samlet regnskab" (incl. selskabsoplysninger) for Odense Kommune Byr dsorientering etc. Kompetenceprofil for bestyrelsen Styringsrapporten indeholder en r kke overordnede anbefalinger i relation til god selskabsledelse. I selskaber, hvor aktiviteterne udłves p forretningsm ssigt grundlag, som f.eks. p forsyningsomr det, anbefaler udvalget, at det głres til en m ls tning at de drives professionelt. Udvalget finder, at kommunalbestyrelsen som ejer skal arbejde for, at bestyrelsen har de nłdvendige forretningsm ssige og ledelsesm ssige kompetencer i forhold til selskabets karakter og aktuelle situation, og anbefaler, at der tegnes en kompetenceprofil for det enkelte selskabs bestyrelse. Kompetenceprofilen kan indeholde krav om faglig indsigt, personlige egenskaber, evt. bestyrelseseller ledelseserfaring mv. P denne baggrund indstilles det, at der i et samarbejde mellem Borgmesterforvaltningen og de enkelte selskaber udarbejdes en kompetenceprofil for bestyrelsen. Kompetenceprofilen skal foreligge senest pr. 1/9 2009, s ledes at den kan indg i konstitueringen efter kommunalvalget i november 2009. Der er p nuv rende tidspunkt forskel p selskabernes vedt gtsbestemmelser om antallet af bestyrelsesmedlemmer.det indstilles, at det i forbindelse med udarbejdelse af kompetenceprofiler overvejes at harmonisere antallet af bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelseshonorar Om bestyrelseshonorar i aktieselskaber anfłrer Styringsrapporten bl.a.:
"I medfłr af aktieselskabslovens 64 er der mulighed for at tr ffe beslutning om at aflłnne bestyrelsen med et fast vederlag eller med tantieme (eller med en kombination heraf). Bestyrelsesmedlemmer har s ledes ikke automatisk noget krav p at modtage honorar for at varetage bestyrelseshvervet.... Bestemmelser om vederlag kan fremg af selskabets vedt gter eller fasts ttes rligt p baggrund af rets resultat. Generalforsamlingen tager stilling til vederlaget p selskabets ordin re generalforsamling i forbindelse med godkendelse af rsrapporten. Aktieselskabslovens 64 fasts tter ganske vide rammer for stłrrelsen af bestyrelsesmedlemmernes og direktłrernes vederlag. Det fremg r s ledes alene af bestemmelsen, at vederlaget ikke m overstige, hvad der anses for s dvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, samt hvad der m anses for forsvarligt i forhold til selskabets łkonomiske stilling. I tilknytning til kriteriet om, at der ikke m betales mere, end der er s dvanligt, indg r en vurdering af bestyrelsesmedlemmets ydelse til selskabet. Der m ikke betales mere, end hvad denne ydelse (fra en anden person, i et andet selskab) rimeligvis skulle koste. I tilknytning til kriteriet om forsvarlighed indg r en vurdering af selskabets łkonomiske situation. Uanset den konkrete ydelse m selskabet s ledes ikke betale mere, end det har r d til." Udvalget bag Styringsrapporten har i 2005 undersłgt, hvilke bestyrelseshonorarer, der pt. oppeb res af kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Undersłgelsen viste, at der oppeb res honorar for 248 ud af i alt 419 bestyrelsesposter, dvs. 61% af bestyrelsesposterne. Det gennemsnitlige honorar for vederlagte bestyrelsesposter fordelt p karakteren af hvervet kunne opgłres som fłlger: Form nd : 70.746 kr/ r N stform nd : 49.500 kr/ r vrige : 23.533 kr/ r Udvalget har ikke fundet grundlag for at opstille et generelt forbud mod at oppeb re vederlag ud over de vederlag, der oppeb res for varetagelse af hvervene i kommunalbestyrelsen. Dette udgangspunkt g lder ogs for fuldtidsaflłnnede politikere. Til brug for tidligere drłftelser har Borgmesterforvaltningen udarbejdet notat af 14/2 2007 om bestyrelsessammens tning og honorar. I notatet redegłres for den nug ldende praksis for udpegning og honorering af bestyrelsesmedlemmer. Det fremg r heraf, at der udbetales honorar til bestyrelsesmedlemmerne i Odense Energi A/S, medens der ikke udbetales bestyrelseshonorar i de łvrige kommunale aktieselskaber og Odense Havn. I notatet redegłres endvidere for aktieselskabslovens regler om bestyrelseshonorar og om reglerne i bekendtgłrelse nr. 625 af 30/6 2003 om vederlag mv. til medlemmer af havnebestyrelser. Notatet findes p politikerportalen. Juridisk Kontor har endvidere i notat af 20/3 2007 redegjort for forskellige modeller for bestyrelsesvederlag i kommunale aktieselskaber. Notatet behandler bl.a. spłrgsm let om, hvorvidt bestyrelsesmedlemmerne i et aktieselskab kan vederl gges med di ter og/eller godtgłrelse for tabt
arbejdsfortjeneste. Juridisk Kontor konkluderer, at dette er tvivlsomt, idet aktieselskabslovens bestemmelser om honorering anses for udtłmmende. Notatet findes p Politikerportalen. Juridisk Kontor har endelig udarbejdet en oversigt over honorarer og godtgłrelse af udgifter i forskellige selskaber, hvor Odense Kommune er involveret. Oversigten findes p politikerportalen. Spłrgsm let om honorar til bestyrelsesmedlemmerne i Odense Energi A/S er behandlet i byr det den 10/5 2007, hvor byr det godkendte, at der fortsat udbetales honorar. Borgmesterforvaltningen foruds tter, at denne beslutning g lder i indev rende byr dsperiode. S fremt byr det finder, at der błr udbetales honorar til bestyrelsesmedlemmerne i Odense Vandselskab as, Odense Renovationsselskab A/S og Fjernvarme Fyn A/S, indstilles det, at honorering sker med virkning fra 1/1 2007 og med et belłb, der tager udgangspunkt i Styringsrapportens gennemsnitstal for vederlagte bestyrelsesposter, jf. ovenfor.det indstilles s ledes, at honorarerne udgłr 75.000 kr. pr. r for bestyrelsesform nd, 50.000 kr. pr. r for n stform nd og 25.000 kr. pr. r for łvrige bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles endvidere, at der i forbindelse med udarbejdelse af kompetenceprofiler for bestyrelserne sker en fornyet vurdering af honorarernes stłrrelse, herunder om der skal ske en harmonisering af det i Odense Energi A/S og de łvrige selskaber oppeb rne honorar. Administrationsaftaler I forbindelse med vedtagelsen af ejerstrategierne skal der udarbejdes nye administrationsaftaler mellem kommunen og selskaberne. I administrationsaftalerne fastl gges det rlige administrationsbidrag, som selskaberne betaler for de opgaver og ydelser, som kommunen lłser og stiller til r dighed for selskaberne. Det drejer sig eksempelvis om sagsbehandling i forbindelse med selskabernes forel ggelse af sager for byr det, l noptagelse, garantier, r dgivning og vejledning i personaleanliggender, og diverse udrednings-, planl gnings- og udviklingsarbejder mv. I administrationsbidraget indg r tillige et beregnet belłb for tilknyttede overhead-omkostninger. Opl g til en ny administrationsaftale er under udarbejdelse og vil blive udsendt til selskaberne ultimo april 2007. Herefter vil der blive gennemfłrt en forhandling med selskaberne i maj 2007, s ledes at sag om ny administrationsaftale kan indg i byr dets vedtagelse af budget 2008 i oktober 2007. Det forventes, at de nye administrationsaftaler vil omfatte perioden 1/1 2008 til 31/12 2010, og at der rligt sker en prisregulering af administrationsbidragene. II. Opfłlgning p del 1 af ejerstrategi for Odense Energi A/S Mulige prioriteringer af v rditilv kst Som n vnt ovenfor godkendte byr det den 10/5 2006 del 1 af ejerstrategi for Odense Energi A/S. Af ejerstrategien fremg r det, at "łkonomiske v rdier i selskabet skal bevares og udbygges, samtidig med, at borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige elpriser. Inden generalforsamlingen for Odense Energi A/S i 2007 udarbejder Odense Energi, i samarbejde med Borgmesterforvaltningen, en
redegłrelse for de mulige prioriteringer mellem v rdiopbygning i selskabet, udbytte til Odense Kommune og lavere elpriser". Samtidig blev det besluttet, at Odense Kommune indtil videre skulle modtage et rligt udbytte p baggrund af den tidligere godkendte udbyttepolitik for Odense Energi A/S: "Ved overskud af koncernens prim re drift kan bestyrelsen beslutte at udlodde op til 30% af dette overskud, idet den langsigtede m ls tning er at forrente den investerede kapital p 50.000.000 kr. (aktiekapitalen) med den toneangivende lange byggeobligationsrente tillagt 1 procentpoint" Redegłrelse af 11/4 2007 vedrłrende mulige prioriteringer af v rditilv kst i Odense Energi A/S er vedlagt sagen. Redegłrelsens konklusioner kan sammenfattes s ledes: Vurderingen af selskabets fremtidige łkonomiske situation er beh ftet med usikkerheder. De v sentligste usikkerheder er begrundet i fłlgende forhold: Energitilsynet har endnu ikke godkendt priserne for 2005 og 2006 Energitilsynets effektivitetskrav i forl ngelse af den kommende benchmarking for elselskaberne er endnu ikke kendt Selskabets fremtidige skatteforhold er uafklarede. Der er fremsat et lovforslag vedrłrende begr nsninger af elselskabers afskrivningsmuligheder, men det vides endnu ikke, om lovforslaget vedtages. Scenario for den łkonomiske udvikling viser, at der fra 2012 formentlig vil v re et łkonomisk r derum, som kan prioriteres mellem łget udbytte til Odense Kommune eller neds ttelse af nettariffen. Baggrunden for ndringen omkring 2012 er, at Odense Energi p dette tidspunkt forventes at have gennemfłrt investeringer i kabell gninger og fjernafl ste m lere. P denne baggrund indstilles det, at der frem til 31/12 2010 udbetales udbytte som hidtil, og at der i forbindelse med vedtagelsen af ejerstrategi for perioden 1/1 2011 til 31/12 2014 gennemfłres en fornyet vurdering af de mulige prioriteringer mellem v rdiopbygning i selskabet, udbytte til Odense Kommune og lavere elpriser. III. S rligt vedrłrende Odense Lufthavn s.m.b.a. Odense Kommune overtog pr. 1/1 2007 Fyns Amts andel af Odense Lufthavn. Odense Kommunes ejerandel er herefter 84,38%. I Borgmesterforvaltningens notat af 18/8 2006 er det anfłrt, at der udarbejdes ejerstrategi for Odense Lufthavn i 1. halv r 2007. Odense Lufthavn indgik i 2000 en forpagtningsaftale med Plane Station Denmark A/S, som er et datterselskab af det engelske selskab Wiggins Group PLC. Forpagteren levede imidlertid ikke op til den indg ede aftale, hvorfor forpagtningsforholdet ophłrte i 2005. Efterfłlgende har man undersłgt mulighederne for at bortforpagte driften. P nuv rende tidspunkt,
hvor driften forest s af Odense Lufthavn s.m.b.a., er driften underskudsgivende. Odense Kommune betaler et rligt tilskud til lufthavnens drift. Det forventes, at Odense Kommunes tilskud til lufthavnen vil udgłre 3.397.000 kr. i 2007. Med henblik p fremover at kunne łge aktivitetsniveauet i lufthavnen og at kunne opn et tilfredsstillende driftsresultat, indstilles det, at der gennemfłres et udbud afdriftsopgaverne. Spłrgsm let om udbud af driftsopgaverne forventes behandlet p lufthavnens repr sentantskabsmłde i maj 2007. IV. S rligt vedrłrende Infra Service Siden 1/1 2005 har Odense Kommune v ret interessent i Infra Service I/S, hvor Vejle Kommune er medinteressent. Infra Service I/S har overtaget medarbejdere, maskinpark og andre aktiver fra den tidligere udfłrende kommunale afdeling Park & Vej Service. Byr det behandlede den 26/4 2006 en sag vedr. den fremtidige varetagelse af driftsopgaverne under Park- og Vejafdelingen. P dav rende tidspunkt fortolkede man interessentskabskontrakten s ledes, at Infra Service I/S rligt fik overfłrt opgaver for 68.000.000 kr, uden at disse opgaver forinden havde v ret i udbud. Byr det besluttede, at alle relevante park- og vejdriftsopgaver som udgangspunkt skal udbydes i fri konkurrence fra 2010. Det blev samtidig besluttet, at man i 2008 ville tage stilling til, om og i givet fald i hvilket omfang, Infra Service I/S fortsat skal varetage opgaver uden forudg ende licitation. Interessentskabets ledelse har udarbejdet et notat, der under hensyntagen til byr dets signaler om den fremtidige łgede konkurrenceuds ttelse belyser fordele og ulemper ved den nuv rende organisering. I notatet peges der bl.a. p, at det er en łkonomisk ulempe for selskabet, at man er bundet af det offentlige overenskomstkompleks, ligesom ny lovgivning, der begr nser kommuners adgang til at lłse opgaver for hinanden, begr nser selskabets udviklingsmuligheder. P denne baggrund indstilles det, at Borgmesterforvaltningen i samarbejde med By- og Kulturforvaltningen bemyndiges til at gennemfłre en analyse vedr. den fremtidige organisering af omr det. Analysen forel gges senere for byr det. V. S rligt vedrłrende Odense Havn Odense Havn er en kommunal selvstyrehavn. En kommunal selvstyrehavn er en selvst ndig virksomhed, som styres af kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor havnen ligger. Havnens ledelse varetages af havnebestyrelsen, der v lges af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen skal efter havnebestyrelsens indstilling godkende bestyrelsesvedt gt og regnskaber samt beslutninger om optagelse af l n og om ans ttelse af havnechef. Havnens daglige administration skal holdes adskilt fra kommunens, og havnens midler skal v re regnskabsm ssigt adskilt fra kommunens. Odense Havn er inde i en markant udviklingsperiode p havnedriften, som sker p forretningsm ssige vilk r.
P denne baggrund indstilles det, at p samme m de som for de kommunale aktieselskaber udarbejdes en ejerstrategi for Odense Havn. Sag herom forel gges for byr det inden udgangen af 3. kvartal 2007. konomi Sagen har ingen łkonomiske konsekvenser for Odense Kommune. Administrative konsekvenser Udłvelsen af et mere aktivt ejerskab vil fremover stille stłrre krav til den kommunale sagsbehandling, hvorfor det m forventes, at der medg r flere personaleressourcer til lłsning af opgaven.