Byrådet Beslutningsreferat af møde den kl. 18:30 Åbne punkter i Byrådssalen
Indholdsfortegnelse ÅBEN DAGSORDEN 507 GODKENDELSE AF DAGSORDEN... 4 SAGER TIL EFTERRETNING 508 LANDSSTÆVNE I FOLKEDANS 2013... 5 509 OPFØLGNING PÅ TILLÆGSAFTALER... 8 510 2011 - INDBERETNING TIL INDENRIGS- OG SUNDHEDSMINISTERIET VEDR. DET SPECIALISEREDE SOCIALOM- RÅDE 2. KVARTAL 2011... 10 511 PERSONFØLSOMME OPLYSNINGER PÅ HJEMMESIDEN... 12 SAGER TIL BEHANDLING 512 MOVIAS REPRÆSENTANTSKAB... 14 513 HALVÅRSREGNSKAB 2011... 16 514 IVÆRKSÆTTELSE AF ØKONOMISK BEREDSKAB 2011... 19 515 1. BEHANDLING BUDGET 2012-2015... 23 516 EFFEKTIVISERINGSSTRATEGI... 28 517 BORGERSERVICEPOLITIK, PROCES- OG TIDSPLAN... 30 518 ERHVERVSPOLITIK 2011-2014 - ENDELIG GODKENDELSE EFTER HØRINGSFASE... 33 519 ETABLERING AF MUSEUM FOR KNUD RASMUSSEN I HUNDESTED... 35 520 NÆRDEMOKRATI - EN TEMADRØFTELSE... 38 521 FORHANDLINGSRESULTAT VEDRØRENDE INDGÅELSE AF EVENTUELT 60-SELSKAB OM MADPRODUKTION... 40 522 PLEJECENTER HALSNÆS - GODKENDELSE AF SKEMA B... 45 523 PRAKSIS I FORHOLD TIL BORGERE DER FÅR MASSIV HJÆLP - KVALITETSSTANDARDER TIL GODKENDELSE... 47 524 ENDELIG VEDTAGELSE AF KOMMUNEPLANTILLÆG 8 OG TILLÆG 1 TIL LOKALPLAN 65 FOR UDVIDELSE AF SPODSBJERG BØRNEHUS... 49 525 ENDELIG VEDTAGELSE AF LOKALPLAN 09.2 FOR UDVIDELSE AF HUNDESTED BØRNEHUS... 51 526 UNDERSØGELSE AF BEHOV FOR ÆNDRING AF LOKALPLAN FOR TRAFIKHAVNEN I HUNDESTED... 53 527 FORSLAG TIL PLAN- OG AGENDA 21 STRATEGI 2011-2023... 57 528 PCB UNDERSØGELSER I HALSNÆS KOMMUNE... 60 529 FÆLLESKOMMUNALT PROJEKT FOR KYSTSIKRING AF NORDKYSTEN MED SANDFODRING... 65 530 ANSØGNING OM ANLÆGSBEVILLING TIL VEJPROJEKT I FORBINDELSE MED OPSTART AF FREDERIKSVÆRK BØR- NEHUS... 69 531 FRIGIVELSE AF MIDLER TIL ANLÆGSPROJEKTER FINANSIERET AF DRIFTSOVERFØRSLER PÅ SKOLEOMRÅDET... 71 532 FRIGIVELSE AF MIDLER TIL ANLÆGSPROJEKTER FINANSERET AF DRIFTSOVERFØRSLER PÅ DAGPLEJE OG DAGIN- STITUTIONSOMRÅDET.'... 74 533 ANSØGNING OM TILLÆGSBEVILLING FREDERIKSVÆRK BØRNEHUS... 76 Side 2 af 79
Medlemmer: Helge Friis (A) borgmester Bertil Nyenstad (A) Steen Hasselriis (V) 2. viceborgmester Torben Hedelund (A) Hans Jørgen Larsen (A) Helle Vibeke Lunderød (A) Annette Westh (A) viceborgmester Ole S. Nielsen (O) Jens Tusgaard (O) Jens Raunkjær (V) Bent Andreasen (V) Hanne Kjær Knudsen (V) Verner Jensen (A) Kirsten A. Lauritsen (A) Jørgen L. Hansen (F) Trine S. Torp (F) Lars C. K. Frederiksen (V) Anne-Marie Tørnes-Hansen (V) Per S. Løth (C) Walter G. Christophersen (O) Jane Howe Gersager (F) : Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Øvrige deltagere: Michael Graatang, kommunaldirektør Finn Gaarskjær, vicekommunaldirektør Helle Hagemann Olsen, direktør Svend-Erik Nielsen, direktør Peter Aslund, sekretariatschef Side 3 af 79
Åben dagsorden 507. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Byrådet, den, punkt 507 Godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Side 4 af 79
Sager til efterretning 508. 18.20.04A00 2011/08016 Landsstævne i Folkedans 2013 Sagens kerne Landsforeningen for Danske Folkedansere og Danske Folkedanseres Spillemandskreds har sammen med GDV Hundested Folkedansere ansøgt Halsnæs Kommune om, at tage værtskabet for Landsstævne i Folkedans i 2013. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati tilbyder at tage værtskabet for Landsstævne i Folkedans i 2013 med placering i Hundested. Herunder at administrationen inden for en økonomisk ramme på 75.000 kr. bemyndiges til at forhandle en aftale om værtskabet på plads med arrangørerne. Beslutning: Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati, den 22. august 2011, punkt 174 Direktionens indstilling godkendt. Sagen sendes til efterretning for Byrådet. Fraværende: Ole S. Nielsen, O, forlod mødet kl. 17.15. Beslutning: Byrådet, den, punkt 508 Til efterretning. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Landsforeningen for Danske Folkedansere og Danske Folkedanseres Spillemandskreds har sammen med GDV Hundested Folkedansere ansøgt Halsnæs Kommune om, at tage værtskabet for Landsstævne i Folkedans i uge 29 i 2013 med placering i Hundested. Landsstævne i Folkedans afholdes hvert andet år (ulige år) i en by i Danmark. Stævnet strækker sig over 5 dage med folkedans, sang, musik, udflugter samt udstilling af historiske folkedragter m.m. Aktiviteterne vil være meget synlige i det offentlige byrum og vil således kunne nydes af såvel lokalbefolkningen som af tilrejsende turister. Arrangørerne tilbyder endvidere, at afholde opvisninger på plejehjem og lignende institutioner. Side 5 af 79
Arrangørerne forventer at mellem 1.000 og 1.400 vil tilmelde sig stævnet og angiver, at de tilmeldte hver især lokalt forbruger mellem 1.500 og 2.000 kr., der tilfalder den lokale handel i form af øget omsætning. Repræsentanter for stævnets arrangører har holdt et møde med administrationen ligesom der er fremsendt et prospekt, der angiver i hvilket omfang den kommune, der påtager sig værtskabet, skal bidrage med ressourcer i form af f.eks.: Gratis lokaler og faciliteter til opvisninger, fest, overnatning, sekretariat m.m. Areal til nødcamping. Bidrage med ressourcer til branding og PR for arrangementet. Administrative ressourcer til i form af hjælp til, at etablere kontakt til relevante lokale myndigheder. Praktisk bistand lige før og under arrangementet med henblik på, at understøtte logistik og praktiske udfordringer. Ud over ovennævnte vil der givet være øvrige punkter, der i et eller andet omfang vil kræve et træk på Halsnæs Kommunes ressourcer. Administrationen peger derfor på, at det vil være essentielt, at en aftale om, at påtage sig værtskabet for Landsstævne i Folkedans 2013 skal præcisere og afgrænse ansvarsfordeling og snitflader. Overordnet er det administrationens anbefaling, at Halsnæs Kommune inden for en nærmere aftalt ramme, påtager sig værtskabet for Landsstævne i Folkedans 2013 Lov- og plangrundlag Intet at bemærke. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Halsnæs Kommunes historiske rammer vil blive eksponeret idet det forudsættes, at der afvikles opvisning med aktører i gamle danske folkedragter i de historiske rammer på f.eks. Krudtværksområdet. Her til kommer, at Industrimuseet vil blive medinddraget i projektet med henblik på i samspil med de kulturhistoriske værdier, som folkedansen repræsenterer, at sikre den bedst mulige historiske formidling. Økonomi og afledt drift Halsnæs Kommune yder til arrangementet et bidrag inden for en ramme af 75.000 kr. til dækning af direkte og indirekte omkostninger. Beløbet finansieres som en særskilt bevilling i budget 2013. Personaleforhold Intet at bemærke. Side 6 af 79
Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati tilbyder at tage værtskabet for Landsstævne i Folkedans i 2013 med placering i Hundested. Herunder at administrationen inden for en økonomisk ramme på 75.000 kr. bemyndiges til at forhandle en aftale om værtskabet på plads med arrangørerne. Bilag 1. Notat om Landsstævne i Folkedans 2013 dateret 12. juli 2011 (2 sider). Side 7 af 79
509. 00Ø09 2011/08583 Opfølgning på tillægsaftaler Sagens kerne 00Ø09 2011/08583 Opfølgning på tillægsaftaler Sagens kerne Der er foretaget en opfølgning på de tillægsaftaler, der på baggrund af virksomhedernes merforbrug i 2009, blev indgået mellem Byrådet og 12 af kommunens virksomheder i april 2010. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget og Byrådet tager opfølgningen til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 459 Direktionens indstilling taget til efterretning. Beslutning: Byrådet, den, punkt 509 Til efterretning. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Byrådet indgik i april 2010 tillægsaftaler med 12 af kommunens virksomheder i forlængelse af det dårlige regnskabsresultat for 2009. Virksomhedernes mulighed for at oparbejde og overføre underskud blev suspenderet af Byrådet i 2009 på grund af kommunens betrængte økonomi. Ved regnskabsafslutningen for 2009 viste det sig, at 20 virksomheder havde oparbejdet underskud, som skulle overføres til 2010. Der var 12 virksomheder, som havde et underskud af en sådan størrelse, at det ikke var muligt at afvikle merforbruget i 2010. Der blev derfor indgået tillægsaftaler med disse 12 virksomheder, således at de fik ret til at overføre en del af underskuddet til 2011 og for enkelte skolers vedkommende til 2012. Tillægsaftalerne har vist sig at være en god mulighed for virksomhederne til via flerårige handleplaner at kunne sikre budgetoverholdelse og samtidig indhente deres underskud fra tidligere år. Virksomhederne har med en enkelt undtagelse opnået markante forbedringer af driftsresultaterne og har i løbet af aftaleperioden fået vendt store underskud til pæne overskud. Aftalerne har desuden været med til at skabe klare spilleregler for virksomhedernes vilkår og handlemuligheder. Side 8 af 79
Lov- og plangrundlag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune Byrådsbeslutning på mødet 11. maj 2010, (punkt 193 Tillægsaftaler for virksomheder 2010). Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Ingen bemærkninger. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift De økonomiske virkninger af aftalerne er beskrevet i vedlagte bilag. Personaleforhold Ingen bemærkninger. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget og Byrådet tager opfølgningen til efterretning. Bilag Opfølgning på tillægsaftaler til virksomhedsaftaler for 2010 (6 sider). Oversigt over virksomhedernes handleplaner 2010-2011 (2 sider). Side 9 af 79
510. 00.01Ø09 2011/04323 2011 - Indberetning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet vedr. det specialiserede socialområde 2. kvartal 2011 Sagens kerne I aftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi for 2010 blev det pålagt kommunerne hvert kvartal at udarbejde en oversigt over forbruget på det specialiserede socialområde, som fremsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Socialministeriet og drøftes snarest muligt på et møde i kommunalbestyrelsen. Kravet er videreført i økonomiaftalen for 2011. Hermed foreligger oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde tages til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 460 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Byrådet, den, punkt 510 Til efterretning. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling I den kommunale økonomiaftale for 2010 blev det aftalt, at der iværksættes en række tiltag, som kan medvirke til en opbremsning i de senere års markante udgiftsstigninger på det specialiserede socialområde, blandt andet ved at have særlig fokus på den løbende udgiftsudvikling på området. Det sker ved, at Byrådet hvert kvartal modtager en oversigt over den økonomiske udvikling på det specialiserede socialområde. Den samlede oversigt er delt op i tre dele: 1. Børn og unge med særlige behov 2. Udsatte voksne og handicappede 3. Udgifter der både vedrører ældre og handicappede Del 3 omhandler udgifter der kan vedrøre såvel ældre som udsatte voksne og handicappede. Derfor skal kommunen også indberette oplysninger vedrørende ældreområdet, selvom del 3 ikke er en del af det specialiserede socialområde. Det skyldes at de løbende drøftelser mellem KL og regeringen tager udgangspunkt i total udgifterne på socialområdet, som både omfatter det specialiserede socialområde og ældeområdet. Det er således ikke et krav, at oversigtens del 3 skal forelægges for Byrådet. Side 10 af 79
Den forelagte oversigt indeholder derfor ikke ældreområdet, da det vurderes, at den månedlige økonomirapportering, der sker til udvalg og byråd, giver en mere detaljeret rapportering på virksomhedsniveau frem for den rapportering, der sker på overordnede områdeniveau i oversigten. De kvartalvise oversigter skal samtidig være et afsæt for en løbende drøftelse mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om udviklingen på det specialiserede socialområde med henblik på eventuelt at iværksætte yderligere initiativer. Derfor skal den kvartalsvise oversigt efterfølgende indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Oversigten vedrørende det specialiserede socialområde har været behandlet i Udvalget for Voksne og Sundhed, og Udvalget for Familie og Børn. Nedenfor er gengivet beslutningerne fra disse møder. Beslutning: Udvalget for Voksne og Sundhed, den 29. august 2011, punkt 233 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn, den 31. august 2011, punkt 227 Direktionens indstilling anbefales. Lov- og plangrundlag Aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2010. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke Økonomi og afledt drift Forskellen mellem budgettet og det forventede regnskab 2011 svarer til de forventninger der er på nuværende tidspunkt til udviklingen i regnskabet. Ligeledes er Budgetrevisionen pr. 31. maj 2011 indarbejdet i korrigerede budget 2011 og forventningen til regnskab 2011. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at oversigt for 2. kvartal 2011 vedrørende det specialiserede socialområde tages til efterretning. Bilag Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Voksne og Sundhed, 2. kvartal 2011 (8 sider). Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Familie og Børn, 2. kvartal 2011 (4 sider). Side 11 af 79
511. 00A00 2011/05621 Personfølsomme oplysninger på hjemmesiden Sagens kerne Halsnæs Kommunes håndtering af sagen om offentliggørelse af personfølsomme oplysninger på hjemmesiden. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Byrådet tager sagen til efterretning. Beslutning: Byrådet, den, punkt 511 Til efterretning. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Halsnæs Kommune lagde ved en fejl et bilag med navne, personnummer mv. på hjemmesiden. Datatilsynet gjorde kommunen opmærksom på fejlen, og bilaget blev straks fjernet. Bilaget blev senere erstattet med en anonymiseret udgave. Datatilsynet bad tillige kommunen om en udtalelse. Kommunen har sendt en udtalelse til Datatilsynet indeholdende de tiltag som kommunen sæter i værk, som følge af det skete. Datatilsynet har efterfølgende sendt et afsluttede brev til kommunen. Halsnæs Kommune har desuden ved brev orienteret de 32 berørte borgere og redegjort for fejlen. Brevkorrespondancen i sagen er vedlagt som bilag. Lov- og plangrundlag Persondataloven. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Side 12 af 79
Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Borgmesteren indstiller, at Byrådet tager sagen til efterretning. Bilag Datatilsynet: Ønske om udtalelse omkring sikkerhedsbrist - følsomme oplysninger på hjemmesiden, 2 sider. Personfølsomme oplysninger på internettet - Halsnæs Kommunes brev til berørte borgere af 12. maj 2011, 2 sider. Redegørelse om personfølsomme oplysninger på internettet - Halsnæs Kommunes svar til Datatilsynet af 26. maj 2011, 5 sider. Udtalelse fra Datatilsynet 2011-632-0097 af 25. august 2011, 1 side. Side 13 af 79
Sager til behandling 512. 00A00 2009/09084 Movias repræsentantskab Sagens kerne Udpegning af 1 medlem samt 1 stedfortræder til Movias repræsentantskab. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Byrådet udpeger 1 medlem samt 1 stedfortræder blandt Byrådets medlemmer til Movias repræsentantskab. Beslutning: Byrådet, den, punkt 512 Helge Friis udpeges som medlem og Hans Jørgen Larsen som stedfortræder. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Ved det konstituerende møde den 9. december 2009 blev Torben Hedelund og Bertil Nyenstad valgt som henholdsvis medlem og stedfortræder til Movias repræsentation. Byrådet skal udpege et 1 nyt medlem samt 1 ny stedfortræder til Movias repræsentation, da både Torben Hedelund og Bertil Nyenstad udtræder. Lov- og plangrundlag Vedtægt for Trafikselskabet Movia, 6. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. Personaleforhold Intet at bemærke. Side 14 af 79
Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Borgmesteren indstiller, at Byrådet udpeger 1 medlem og 1 stedfortræder til Movias repræsentantskab blandt Byrådets medlemmer. Bilag Ingen. Side 15 af 79
513. 00.01.00Ø09 2011/05243 Halvårsregnskab 2011 Sagens kerne Fra 2011 skal kommunerne udarbejde et halvårsregnskab, som viser forbruget i de første seks måneder samt det forventede regnskabsresultat. Dette skal sammenholdes med budgettet og kommenteres, hvor det er relevant. Det forventede resultat i halvårsregnskabet for 2011 stemmer overens med budgetrevisionen pr. 31. maj 2011. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at halvårsregnskabet for 2011 godkendes. Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 464 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Byrådet, den, punkt 513 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Halvårsregnskabet indeholder det samme resultat som budgetrevisionen pr. 31. maj 2011. Der er altså ikke nye forventninger til årets resultat, og der er heller ikke nogen nye forklaringer på afvigelser mellem det forventede årsresultat og budgettet. Resultatet er opsummeret i nedenstående tabel: Side 16 af 79
Driftsregnskab (I mio. kr.) Oprindeligt budget Korrigeret budget (30.6) Halvårsregnskab Forventet regnskab Forskel ml. forventet regnskab og korr. budget Indtægter 1.806,6 1.859,8 982,7 1.849,6-10,2 Driftsudgifter -1.769,2-1.815,6-906,0-1.850,4-34,8 Udvalget for Familie og Børn -540,3-532,8-254,4-532,5 0,3 Udvalget for Voksne og Sundhed -645,9-637,7-324,3-643,2-5,6 Udvalget for Beskæftigelse, Erhverv og Turisme -185,2-235,8-135,7-277,4-41,7 Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati -40,2-40,2-18,5-40,6-0,4 Udvalget for Miljø og Teknik -111,5-112,3-59,4-113,6-1,3 Økonomiudvalget -246,1-257,0-113,7-243,1 13,9 Renter m.v. -23,6-23,6 0,0-16,4 7,2 Resultat af ordinær driftsvirksomhed 13,8 20,5 76,7-17,2-37,8 Anlægsudgifter (ekskl. jordforsyning) -119,9-155,5-39,4-122,4 33,1 Udvalget for Familie og Børn -43,4-52,0-23,6-48,2 3,8 Udvalget for Voksne og Sundhed -3,7-7,3-0,2 1,0 8,3 Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati -3,7-12,4-6,4-10,8 1,6 Udvalget for Miljø og Teknik -79,5-100,9-16,0-81,1 19,8 Økonomiudvalget 10,4 17,1 6,8 16,7-0,4 Jordforsyning 0,8 2,9 1,3 3,0 0,1 Anlægsudgifter i alt -119,1-152,6-38,1-119,4 33,2 Samlet resultat 2011-105,3-132,1 38,6-136,6-4,5 Finansieringsoversigt (I mio. kr.) Oprindeligt budget Korrigeret budget Halvårsregnskab Forventet regnskab Forskel ml. forventet regnskab og korr. budget Kommunens resultat jfr. regnskabsoversigten -105,3-132,1 38,6-136,6-4,5 Optagne lån (langfristet gæld) 93,2 115,7 93,2 115,7 0,0 Øvrige finansforskydninger 15,0-28,7-67,6-18,6 10,0 Afdrag på lån (langfristet gæld) -38,9-38,9-25,3-39,9-1,0 Ændring i likvide aktiver -35,9-83,9-38,9-79,4 4,5 Det korrigerede budget ved afslutningen af 1. halvår 2011 indeholdt ikke budgetrevisionen, som først er godkendt på Byrådets møde den 23. august 2011. Derfor præsenterer halvårsregnskabet en forskel mellem korrigeret budget og forventet regnskab på netto 4,5 mio. kr. i likviditetsvirkning. Dette svarer til den nettopåvirkning, som budgetrevisionen medførte. I bilaget Autoriseret regnskabsopgørelse vises den opstilling, som indsendes til Indenrigsog Sundhedsministeriet. Den viser det samme resultat, men er opdelt på funktioner i kontoplanen i stedet for politikområder. På denne måde kan man sammenligne kommunernes ud- Side 17 af 79
gifter på tværs, hvorimod politikområder/bevillingsområder er forskellige fra kommune til kommune. Halvårsregnskabet skal godkendes af Byrådet inden 1. behandlingen af budgettet for det kommende år, og det skal indsendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Der er ikke krav om, at halvårsregnskabet skal revisionspåtegnes, og derfor sendes det ikke til revisionen. Det samlede regnskabsresultat forventes, at påvirke kommunens kassebeholdning med 79,4 mio. kr., hvilket er en forbedring på 4,5 mio. kr. i forhold til korrigeret budget på -83,9 mio. kr. Til dette resultat skal der dog lægges forventning om frigivelse af kvalitetsfondstilskud, restrefusion på særligt dyre enkeltsager fra 2010, samt yderligere mindre reguleringer, som samlet påvirker kommunens kassebeholdning positivt således, at den forventede ultimolikviditet forventes at blive på i alt -44,1 mio. kr. I det oprindeligt vedtagne budget 2011-14 var der forventet en ultimolikviditet på -38,8 mio. kr. i 2011. Den gennemsnitlige likviditet, beregnet efter kassekreditreglen, er i løbet af 1. halvår af 2011 steget fra omkring 55 mio. kr. til omkring 100 mio. kr. I 2. halvår forventes den at ligge mellem 100 mio. kr. og 120 mio. kr. Lov- og plangrundlag Lov om kommunernes styrelse Indenrigs- og Sundhedsministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner" Halsnæs Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Ingen. Konsekvenser for kulturarven Ingen. Økonomi og afledt drift Halsnæs Kommune forventer på ovennævnte baggrund at overholde den udmeldte servicedriftsramme for 2011 med et forbrug der er ca. 14,9 mio. kr. lavere end rammen. Personaleforhold Ingen. Forslag til handlemuligheder Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at halvårsregnskabet for 2011 godkendes. Bilag Halvårsregnskab 2011 Autoriseret Regnskabsopgørelse Side 18 af 79
514. 00A00 2010/15165 Iværksættelse af økonomisk beredskab 2011 Sagens kerne Der fremsættes forslag om gennemførelse af en række beredskabsforslag af politisk karakter, som indgik i det økonomiske beredskab, etableret af Byrådet den 5. april 2011. Formålet med iværksættelsen er at forbedre driftsresultatet og likviditeten i forhold til det korrigerede budget 2011, som er resultatet af budgetrevisionen pr. 31. maj 2011. Indstilling Direktionen indstiller, at nedennævnte forslag af politisk karakter i alt 2.528.000 kr. - gennemføres og at besparelsen tilføres kommunens kassebeholdning. Mødedeltagelse i Økonomiudvalgets møde den 7. september 2011 Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 465 Direktionens indstilling anbefales overfor Byrådet. Beslutning: Byrådet, den, punkt 514 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Byrådet godkendte på mødet den 5. april 2011 i sagen om økonomisk beredskab 2011, at beredskabsforslagene af teknisk karakter i alt 7.116.000 kr. - gennemføres og besparelsen tilføres en bufferpulje til imødegåelse af merudgifter på servicedrift at såfremt der opstår et behov for iværksættelse af beredskabsforslag af politisk karakter fremsendes en sag til Økonomiudvalget med henblik på at foretage en tværgående prioritering af forslagene. Byrådet godkendte desuden under et andet punkt på mødet den 5. april 2011, at et pres på servicedriftsrammen som følge af omkontering af personale fra konto 5 til konto 6 (Job og Arbejdsmarked) på 1,9 mio. kr. skulle løses via forslaget til økonomisk beredskab på Økonomiudvalgets område: Rammebesparelse på rådhuset (1,9 mio. kr. ud af det oprindelige beredskabsforslag på 2,5 mio. kr.). Beredskabsforslag af teknisk karakter er forslag, som bygger på en vurdering af, at der på et bestemt område eller en given budgetkonto kan gennemføres en reduktion, når budgettets størrelse holdes op imod det faktiske forbrug. Det vil sige, at der forventes at være et mindre budgetbehov end det der lå til grund for det oprindelige budget. Beredskabsforslag af politisk karakter er forslag, som indebærer en opbremsning eller udskydelse af det planlagte forbrug Side 19 af 79
på et givent område. Det indebærer et lavere aktivitetsniveau, som i nogle tilfælde også vil kunne mærkes i form af et ringere serviceniveau over for borgerne. Nedenstående liste viser de forslag til økonomisk beredskab af politisk karakter, som blev godkendt på byrådsmødet den 5. april 2011 men som endnu ikke er iværksat. Det er i skemaet tydeliggjort, hvilke konsekvenser forslagene har. I starten af skemaet er oplistet forslag, som alene indebærer et reduceret forbrugs- og aktivitetsniveau uden at det vil medføre konsekvenser for den oplevede service over for borgerne. De resterende forslag indebærer alle servicereduktioner. De forslag, som direktionen indstiller iværksat er markeret med et kryds i skemaets yderste højre kolonne. Tilsammen udgør disse forslag en besparelse på 2.528.000 kr. i 2011. Side 20 af 79
Beredskabsforslag af politisk karakter: Udvalg Forslag Beskrivelse/ Konsekvenser Besparelse kr. i 2011 Bemærkninger Forslag, som medfører et lavere forbrugsniveau uden direkte konsekvenser for borgerne: UKFN Idrætshallerne 12. Generel rammebesparelse. -53.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. x UMT Natur og Vej 13. Undlade udskiftning af maskiner. UMT Miljø 14. Mindre indsats på grundvandsområdet. UMT Ejendomsvedligeholdelse 15. Mindre bygningsvedligeholdelse. UMT Rengøring 16. Indkøb af rengøringsmidler og maskiner. -300.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. -100.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. -113.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. -400.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. Forslag, som medfører servicereduktioner for borgerne: UFB Stillinger på skoleområdet 17. Reduktion af budget til skoler afsat som pulje. -725.000 1/8 Efter 1/8 vil effekten være faldende. UFB UFB UFB UFB UFB Vikarer på skoleområdet Materialer i SFO Skolekonsulenter Skolebiblioteksområdet Rammebesparelse på skoleområdet 18. Nedsættelse af vikarprocent på skoler og SFO er med 25 %. 19. Nedsættelse af budget til materialer i SFO + SFO klub. 20. Reduktion af skolekonsulenter med 1 fuldtidsstilling. 21. Nedskrivning af pulje. 22. Rammebesparelse, som skolerne udmønter efter lokale forhold. UKFN Biblioteket 23. Henstand med besættelse af vakant stilling. UKFN Pulje, kultur- og fritid 24. Regulering af Udviklings- og materielpuljen. UMT Veje 25. Mindre slidlag på kommunale veje. UMT ØKU Grønne områder Rammebesparelse på Rådhuset -979.000 1/8 Efter 1/8 vil effekten være faldende -511.000 1/8 Efter 1/8 vil effekten være faldende -170.000 15/4 Delvis effekt i 2011 grundet opsigelsesvarsler. -100.000. 1/8 Efter 1/8 vil effekten være faldende -930.000 1/8 Efter 1/8 vil effekten være faldende -101.000 1/7 Forsinket genansættelse efter 1 medarbejder overgår til efterløn pr. 1/8. -50.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. -100.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. 26. Rammebesparelse -100.000 31/12 Beløbet kan tilbageholdes hele året. 27. Personalereduktioner. Længere sagsbehandlingstid. -600.000 (restbeløb) 1/7 Faldende effekt ved senere iværksættelse Seneste iværksættelsesdato fuld effekt Indstilles iværksat (x) X X X X x x X X X X X Side 21 af 79
Med hensyn til de øvrige beredskabsforslag af politisk karakter, så omfatter de fortrinsvis personalereduktioner på skoleområdet, der ikke kan indhøstes med kortrækkende effekt og som ydermere ikke alle følges op af tilsvarende reduktioner i budget 2012, hvorfor deres gennemslagskraft vil være stærkt begrænsede. Lov- og plangrundlag Byrådets møde den 5. april 2011 (pkt. 418, Økonomisk beredskab 2011). Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Ingen bemærkninger. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift Den økonomiske effekt af iværksættelse af de indstillede beredskabsforslag vil være en forbedring af driftsresultatet for 2011 med ca. 2,5 mio. kr. og en forbedring af ultimolikviditeten med et tilsvarende beløb. Dette indgår som forudsætning for budgetforslaget til 1. behandling af budget 2012-15. Det forventede mindreforbrug på kommunens samlede servicedriftsudgifter i 2011 forventes på ovennævnte baggrund at blive 17,4 mio. kr. Personaleforhold De personalemæssige konsekvenser af beredskabsforslagene er beskrevet i de notater, som har været forelagt udvalgene ved udarbejdelse af beredskabsforslagene. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at nedennævnte forslag af politisk karakter i alt 2.528.000 kr. - gennemføres og at besparelsen tilføres kommunens kassebeholdning. Bilag Ingen. Side 22 af 79
515. 00Ø02 2011/09417 1. behandling budget 2012-2015 Sagens kerne Byrådet gennemførte den 24. og 25. august 2011 et budgetseminar vedrørende budget 2012-2015. I forbindelse med budgetseminaret blev der indgået en delforligsaftale mellem alle byrådets partier som grundlag for udarbejdelse af budget 2012-2015 vedrørende kapacitetsudbygning på Arresø Skole, oprettelse af et familiehus, samling af træning og aktivitet på Skovbrynet i Frederiksværk, etablering af et 60 selskab til produktion og levering af mad til ældre og udbredelse af et leve-bo-koncept til alle kommunens plejecentre (aftalen er gengivet i bilag 10). Med baggrund heri og en række øvrige justeringer fremlægger borgmesteren hermed budgetforslag 2012-15 til 1. behandling. Indstilling Borgmesteren indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at budgetforslaget fremsendes til 2. behandling i Økonomiudvalget og Byrådet at følgende datoer i forhold til det videre arbejde med budgetforslaget godkendes: - den 21. september 2011 kl. 12.00: Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger - den 7. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag - den 10. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Mødedeltagelse i Økonomiudvalgsmødet den 7. september 2011 Trine Torp, udvalgsformand for udvalget for Familie og Børn Direktionen Michael Ballegaard, økonomichef Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 466 Borgmesterens indstilling godkendt. Beslutning: Byrådet, den, punkt 515 Budgetforslaget oversendes til 2. behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Følgende datoer i forhold til det videre arbejde med budgetforslaget godkendes: - den 21. september 2011 kl. 12.00: Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger - den 7. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag - den 10. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Side 23 af 79
Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Byrådet gennemførte den 24.-25. august 2011 et budgetseminar vedrørende Budget 2012-2015. På seminaret foregik der drøftelser mellem partigrupperne i Byrådet om forslag til overordnede mål for budgettet en række øvrige konkrete budgetforslag. Direktionen havde til seminaret udarbejdet et budgetforslag 2012-15 indeholdende en række anbefalinger. Med afsæt heri forelægges hermed borgmesterens forslag til 1. behandlingsbudget 2012-15. Nedenstående tabel er en hovedoversigt, som opsamler borgmesterens forslag: Side 24 af 79
Budgetforslag 2012 Budgetoverslag 2013 Budgetoverslag 2014 Budgetoverslag 2015 Indtægter i alt Skatter Tilskud og udligning Forventet ejendomsskat fra Forsyningsselskabet Drift inkl. Refusion før prioritering - driftsønsker - driftsreduktioner - afledt drift anlæg I alt drift efter prioritering Renter Pris- og lønfremskrivning Resultat af ordinær drift 1.963.164.000 1.995.090.000 2.055.592.000 2.108.090.000 1.287.196.000 1.293.589.000 1.370.874.000 1.425.718.000 674.968.000 700.501.000 683.718.000 681.372.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000-1.904.311.000-1.906.374.000-1.907.734.000-1.903.467.000-13.388.000-3.196.000-3.196.000-3.196.000 30.517.750 43.559.000 41.728.000 49.355.000 0-450.000-200.000 50.000-1.887.181.250-1.866.461.000-1.869.402.000-1.857.258.000-20.803.000-22.806.349-23.727.539-25.636.009 0-33.040.000-66.738.000-110.710.000, 55.179.750 72.782.651 95.724.461 114.485.991 Anlæg -53.516.000-32.000.000-20.900.000-21.800.000 -anlægsønsker -29.945.000-1.500.000-1.500.000-1.500.000 Anlæg i alt -83.461.000-33.500.000-22.400.000-23.300.000 Jordforsyning (anlæg) -11.808.000 742.000 2.650.000 2.680.000 -udgifter -13.080.000-530.000-530.000-500.000 -indtægter 1.272.000 1.272.000 3.180.000 3.180.000 Resultat i alt ekskl. jordforsyning -28.281.250 39.282.651 73.324.461 91.185.991 Resultat i alt inkl. jordforsyning -40.089.250 40.024.651 75.974.461 93.865.991 Finansiering 21.326.535-740.446-16.341.316-36.547.979 Optagne lån 55.107.000 14.260.000 10.460.000 10.460.000 Afdrag på lån -39.099.465-36.946.446-38.385.316-39.747.979 Balanceforskydninger 5.319.000 21.946.000 11.584.000-7.260.000 Helhedsplaner Høje Tøpholm og Magleblik -7.000.000-7.000.000-1.000.000-1.000.000 Justering af Varmeforsyningens afdrag på gæld -6.870.000-2.306.000 9.176.000 Samlet resultat = Likviditetspåvirkning -32.632.715 29.978.205 67.809.144 56.318.011 Reduktion i likviditet ved udbetaling DK -38.000.000 Forventet ultimolikviditet 2011-42.547.000 Forventet ultimolikviditet -75.179.715-83.201.510-15.392.366 40.925.646 Laveste forventede gennemsnitslikviditet 71.898.524 35.798.666 35.249.769 81.650.722 De enkelte reduktions- og ønskeforslag, som indgår i budgetforslaget fremgår af vedlagte oversigter over driftsreduktioner, driftsønsker og anlægsønsker (bilag 5) samt uddybende be- Side 25 af 79
skrivelser i vedlagte notater (bilag 6-8). Der er enkelte nye forslag, som ikke var indeholdt i materialet til Byrådets budgetseminar og forslag der er ændret i forhold til det tidligere fremsendte. Disse er markeret med en stjerne * i oversigterne. 1. behandlingsbudgetforslagets hovedresultater er: En gradvis styrkelse af kassebeholdningen, således at den ved udgangen af 2015 er 40,9 mio. kr. En laveste gennemsnitslikviditet på 35,2 mio. kr. (i 2014) Overholdelse af servicedriftsrammen inkl. udgifter som følge af et ekstraordinært demografisk pres. Forslaget ligger således 59,3 mio. kr. under servicedriftsrammen inkl. udgifter til ekstraordinært demografisk pres. Et overskud på de skattefinansierede drifts- og anlægsudgifter ekskl. jordforsyning (indtægter fra ejendomssalg) i alle budgetoverslagsår. I 2012 er der budgetlagt med underskud på drift og anlæg. En anlægsaktivitet, der gør, at kommunen kan oppebære det fulde statslige tilskud til investeringer på kvalitetsfondsområderne (dagpasnings-, skole-, ældreområdet samt idrætsfaciliteter til børn og unge) på 11,2 mio. kr. i alle budgetårene. Budgetforslaget er baseret på uændrede skatteprocenter- og promiller: Indkomstskat: 25,4% Grundskyldspromille: 34 Dækningsafgiftspromille: 7,1 Fastlæggelse af kirkeskatten vil ske til Byrådets 2. behandling, idet der ikke til 1. behandlingen foreligger et budgetforslag fra Provstiudvalget. Der er i 1. behandlingsbudgettet indarbejdet en række tekniske ændringer i forhold til det budgetforslag, som blev fremsendt til Byrådets budgetseminar. Der er nærmere redegjort herfor i vedlagte notat (bilag 9). Lov- og plangrundlag Lov om kommunernes styrelse: Ifølge styrelseslovens 37 skal forslag til kommunens budget for det kommende år samt tre overslagsår udarbejdes senest den 15. oktober året forud for det kommende budgetår. Budgetforslaget skal undergives to behandlinger i byrådet med mindst tre ugers mellemrum. Tidsplan og rammer for budget 2012-2015, seneste ændringer vedtaget af Byrådet den 10. maj 2011. Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Følgende tidsforløb er planlagt i forhold til den videre behandling af Budget 2012-2015: Den 1. september 2011: Udsendelse af budgetforslag til de formelle høringsberettigede parter. Den 2. september 2011: Informationsmøde om budgetforslaget for Lederforum. Den 7. september 2011: Økonomiudvalgets 1. behandling af budgetforslaget. Side 26 af 79
Den 12. september 2011 kl. 19.00: Dialogmøde om budgetforslaget for borgere, brugerråd og brugerbestyrelser (Gjethuset). Den : Byrådets 1. behandling af budgetforslaget. Den 21. september 2011 kl. 12.00: Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger til budgetforslaget. Den 28. september 2011: Økonomiudvalgets 2. behandling af budgetforslaget. Den 7. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag. Den 10. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Den 11. oktober 2011: Byrådets 2. behandling af budgetforslaget. Konsekvenser for kulturarven Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift Fremgår af ovennævnte budgetforslag og bilagene til dagsordenen. Personaleforhold De personalemæssige og øvrige konsekvenser af de enkelte budgetforslag er beskrevet i de notater, der uddyber de enkelte budgetforslag (jf. bilag 6-8). Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Borgmesteren indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at budgetforslaget fremsendes til 2. behandling i Økonomiudvalget og Byrådet at følgende datoer i forhold til det videre arbejde med budgetforslaget godkendes: - den 21. september 2011 kl. 12.00: Tidsfrist for indsendelse af høringssvar og bemærkninger - den 7. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af ændringsforslag - den 10. oktober 2011 kl. 10.00: Tidsfrist for indsendelse af underændringsforslag. Bilag 1. Hovedoversigt 2012-2015 2. Bevillingsoversigt 2012-2015; opdelt i politikområder og underliggende aktivitetsområder 3. Investeringsoversigt 2012-2015 4. Takstblad 2012 5. Oversigter over budgetforslag, som indgår i 1. behandlingsbudgettet driftsreduktioner, driftsønsker og anlægsønsker 6. Beskrivelse af driftsreduktioner, som indgår i 1. behandlingsbudgettet 7. Beskrivelse af driftsønsker, som indgår i 1. behandlingsbudgettet 8. Beskrivelse af anlægsønsker, som indgår i 1. behandlingsbudgettet 9. Notat om tekniske ændringer fra budgetforslag til budgetseminaret til 1. behandlingsbudgettet 10. Delforligsaftale mellem partierne i Halsnæs Byråd Side 27 af 79
516. 00.01.00A00 2010/14376 Effektiviseringsstrategi Sagens kerne Der er udarbejdet et udkast til effektiviseringsstrategi. Effektiviseringsstrategien er i overskrifter formidlet til byrådet ved budgetkonferencen i juni 2011. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at udkast til effektiviseringsstrategi godkendes. Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 467 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Byrådet, den, punkt 516 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Halsnæs kommune har siden kommunesammenlægningen arbejdet med at effektivisere og optimere organisationen, processerne, opgaverne og økonomien. I forlængelse heraf er der i 2010 udarbejdet et effektiviseringskatalog, der viser alle de effektiviseringsindsatser som Halsnæs kommune har gennemført siden 2007 og eller er i gang med at gennemføre. Effektiviseringskataloget er opbygget efter de 10 indsatsområder der i en undersøgelse fra Kommunerne- og regionernes evaluerings institut har vist, at kommunerne effektiviserer i deres organisationer. Effektiviseringskataloget er dynamisk og opdateres løbende i takt med, at nye effektiviseringer gennemføres. Økonomiudvalget har i oktober 2010 taget effektiviseringskataloget til efterretning. Økonomiudvalget havde i januar 2011 en temadrøftelse om effektivisering, og i den forbindelse anbefalede direktionen, at der i 2011 og 2012 sættes særligt fokus på indsatsområderne; tværgående samarbejder og ny teknologi og digitalisering. Sideløbende blev det, i forbindelse med Byrådets godkendelse af de tværgående resultatkrav for 2011 besluttet, at der inden udgangen af 2011 skulle udarbejdes en effektiviseringsstrategi. Der er nu udarbejdet et udkast til effektiviseringsstrategi. Udkastet har i overskrifter været formidlet til byrådet ved budgetkonferencen i juni 2011. Lov- og plangrundlag Intet at bemærke Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke Side 28 af 79
Høring, dialog og formidling I det seneste år har der været afholdt forskellige møder med dialog om effektivisering. I den forbindelse har både MEDudvalg, ledere og økonomiudvalg været inddraget. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke Økonomi og afledt drift Det forventes, at de konkrete effektiviseringsindsatser, som igangsættes i forbindelse med udmøntning af effektiviseringsstrategien, vil føre til konkrete besparelser eller skabe råderum til gavn for driften. Personaleforhold Intet at bemærke Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler, at udkast til effektiviseringsstrategi godkendes. Bilag Udkast til effektiviseringsstrategi Side 29 af 79
517. 00.01.00A00 2011/06925 Borgerservicepolitik, proces- og tidsplan Sagens kerne Som del af den Politiske Masterplan har Byrådet besluttet, at der skal udarbejdes en borgerservicepolitik. Byrådet besluttede i februar 2009 at arbejdet med borgerservicepolitikken udsættes til den nuværende byrådsperiode. Der foreligger nu et forslag til at igangsætte arbejdet med borgerservicepolitikken, herunder en tidsplan. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler at igangsætte udarbejdelsen af en borgerservicepolitik for hele kommunen og godkender den vedlagte tidsplan. Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 468 Direktionens indstilling anbefales, idet politikken også henvender sig til erhverv/virksomheder. Beslutning: Byrådet, den, punkt 517 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Borgerservicepolitikken skal være med til at fastlægge de overordnede rammer for mødet mellem kommunens borgere og medarbejdere. Borgerservicepolitikken skal beskrive, hvorledes vi i samspillet med borgerne handler og forholder os. Borgerservice vedrører hele kommunens betjening af borgerne, ikke kun på rådhuset, men i alle de situationer, hvor borgerne i Halsnæs møder den kommunale service. Det være sig i ældreplejen, på skolerne eller på bibliotekerne. Borgerkontakten kan være personlig, skriftlig, telefonisk eller digital. Borgerservicepolitikken er derfor hele kommunens politik for, hvordan borgerne modtages og betjenes samt kommunikationen af hvilken service, de kan forvente. Behovet for at igangsætte borgerservicepolitikken netop nu skal ses i lyset af øget budgetpres, forventninger om effektivisering af den kommunale administration, stadig flere digitale selvbetjeningsmuligheder samt udsigten til borgernes elektroniske adgang til egen sag i 2012. Side 30 af 79
Derudover har ændringer i borgerserviceorganiseringen, hvor en del af opgaverne i afdelingen Borgerservice fra sommeren 2012 overgår til Udbetaling Danmark begrundet, at arbejdet med borgerservicepolitikken nu igangsættes. KL s bestyrelse har vedtaget et såkaldt e2012-mål om, at samtlige kommuner skal have udviklet en service- og kanalstrategi for, hvordan kommunen fremmer anvendelsen af digital service. KL har desuden som en del af den Fælleskommuale Borgerbetjeningsstrategi vedtaget et overordnet mål om, at 30 % af alle henvendelser til kommunerne skal være digitale i 2012 stigende til 50% i 2015. Formålet med processen er, at der udarbejdes en politik, der beskriver de politiske visioner og målsætninger for Halsnæs Kommunes borgerservice overfor borgerne. Borgerservicepolitikken kommer ud over overordnede visioner og målsætninger til at omhandle temaerne tilgængelighed og service. Tilgængelighed handler om, hvordan borgerne kommer i kontakt med kommunen, herunder principper for brug af digitale løsninger og åbningstid mv. Service handler om, hvordan borgerne bliver betjent, når vedkommende er kommet i kontakt. Konkretiseringen af ovennævnte temaer vil ske i form af en kanalstrategi med fastlæggelse af målsætninger for telefonisk, skriftlig, personlig samt digital betjening af kommunens borgere. Herudover skal kanalstrategien indeholde målsætninger for borgerselvbetjening, med særlig fokus på udvidelse af brugen af digitale selvbetjeningsløsninger. Her er det vigtigt, at kanalstrategien tilgodeser de borgere, som ikke er selvhjulpne og som ikke har et behjælpeligt netværk. Kanalstrategien kommer til at fungere som løftestang for, at målene i Digitaliseringsstrategien kan blive realiseret og som afgørende forudsætning for at flytte borgerne over på billigere digitale kanaler i forhold til deres henvendelser til kommunen. Tidsplan og sammensætning af styregruppe for forløbet fremgår af bilag 1 og 2. Lov- og plangrundlag Borgerservicepolitikken indgår som del af den politiske masterplan, som er godkendt af Byrådet og som rummer aftaler om de politikker, der skal udarbejdes og godkendes i indeværende byrådsperiode. Borgerservicepolitikken forholder sig til de fællekommunale/fællesoffentlige strategier for god borgerbetjening, som er formuleret af KL. Borgerservicepolitikken udarbejdes desuden, så den er i overensstemmelse med allerede gældende politikker (sundheds- og ældrepolitikken m.fl.) samt borgerinddragelses- og digitaliserings- og effektiviseringsstrategien. Procesplanen følger retningslinjerne i beskrivelse af en generel proces for udarbejdelse af politikker. Side 31 af 79
Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling For at skabe ejerskab til borgerservicepolitikken skal høringsudkastet til borgerservicepolitikken behandles i Byrådet. På baggrund af en nærmere interessentanalyse skal det afklares, hvilke interessenter, der skal inddrages i processen samt hvornår og hvordan. Konsekvenser for kulturarven Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Der er aktuelt ikke afsat penge specifikt til udarbejdelse af politikker. Personaleforhold Borgerservicepolitikken forventes ikke at indeholde en personalemæssig dimension, der vil ændre personalets arbejdsforhold betydeligt. Der kan dog opstå behov for faglig kompetenceudvikling af medarbejderne i det omfang borgerservicepolitikken og kanalstrategien peger på nye/ændrede indsatsområder, eksempelvis digital selvbetjening. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1: Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler at igangsætte udarbejdelsen af en borgerservicepolitik for hele kommunen og godkender den vedlagte tidsplan. Bilag Bilag 1: Tidsplan for borgerservicepolitik (2 sider) Bilag 2: Procesplan for borgerservicepolitik (3 sider) Side 32 af 79
518. 00.01A00 2010/02393 Erhvervspolitik 2011-2014 - endelig godkendelse efter høringsfase Sagens kerne 3. udkast af Erhvervspolitikken er efter Byrådets vedtagelse d. 31. maj 2011 blevet sendt i høring med en frist på afgivelse af høringssvar senest mandag d. 1. august 2011. Der er ikke indkommet høringssvar i høringsfasen. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Beskæftigelse, Erhverv og Turisme overfor Økonomiudvalg og Byråd anbefaler, at 3. udkast til Erhvervspolitik for Halsnæs Kommune vedtages endeligt på Byrådsmødet den. Beslutning: Udvalget for Beskæftigelse, Erhverv og Turisme, den 22. august 2011, punkt 170 Direktionens indstilling godkendt. Fraværende med afbud: Torben Hedelund Fraværende med afbud: Jane Howe Gersager Beslutning: Økonomiudvalget, den 7. september 2011, punkt 469 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Byrådet, den, punkt 518 Økonomiudvalgets indstilling godkendt. Rolf Møller Hansen er indkaldt som stedfortræder for Torben Hedelund. Merete Graae er indkaldt som stedfortræder for Walter G. Christophersen. Sagsfremstilling Erhvervspolitikken fremlægges nu i 3. udkast. Der er tale om den første erhvervspolitik i Halsnæs Kommune. Erhvervspolitikken blev sendt i høring af Byrådet den 31. maj med høringsfase frem til 1. august 2011. Der er ikke modtaget høringssvar i perioden, hvorfor der lægges op til, at politikken godkendes i den allerede fremlagte udgave. Der vil efter en eventuel godkendelse blive udarbejdet en detaljeret implementeringsplan for erhvervspolitikken. Der gives i implementeringsplanen et bud på projekter, som kan medvirke til at skabe konkrete effekter for kommunens erhvervsliv i politikperioden. Lov- og plangrundlag Den politiske Masterplan af d. 22. april 2010. Side 33 af 79
Konsekvenser for miljø og sundhed Erhvervspolitikken skal bidrage til at sikre en bæredygtig udvikling i Halsnæs Kommune. Høring, dialog og formidling Høringsfristen udløb d. 1. august 2011. Der indkom ingen høringssvar. Konsekvenser for kulturarven Erhvervspolitikken er afstemt i forhold til blandt andet Plan- og Agenda 21 strategien, Kulturog Fritidspolitikken samt Beskæftigelsespolitikken. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Udvalget for Beskæftigelse, Erhverv og Turisme overfor Økonomiudvalget og Byråd anbefaler, at 3. udkast af Erhvervspolitikken endeligt vedtages på Byrådsmødet d.. Bilag Erhvervspolitik for Halsnæs Kommune 2011 2014 3. udkast, 14 sider. Side 34 af 79