Referat Kollegieboligselskabet referat fra bestyrelsesmødet onsdag den 5. september 2012, kl. 17 00 på Hinderupgaard, Niels Bohrs Allé 21, 5230 Odense M. Dagsorden: 1. Besigtigelse Cortex Park 2. Protokol 3. Konstituering 4. Meddelelser fra formanden/bestyrelsen 5. Meddelelser fra administrationen 6. Budgetter 2013 7. Styringsdialog med kommunen 8. Byggeprojekter 9. Næste møde 10. Eventuelt Formand: Per Andersen (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) Næstformand: Jan Lynge Pedersen (beboervalgt, Teknisk Kollegium) Medlemmer: Kenneth Nielsen (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) - fravær Elisa Hansen (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Robert Kyhnel (beboervalgt, Rasmus Raskkollegiet) Alex Vanopslagh (beboervalgt Rasmus Raskkollegiet) Julie Thorgaard (beboervalgt, Carl Nielsenkollegiet) Kasper Mikkelsen (beboervalgt, Bredstedgadekollegiet) - fravær Lars Høst-Madsen (udpeget af uddannelsesinstitutionerne) 1. Besigtigelse Cortex Park Mødet blev indledt med besigtigelse af nybyggeri på Cortex Park. 3 beboere var behjælpsomme og givet tilsagn om, at bestyrelsen kunne besigtige deres lejemål. Der var generel tilfredshed med det flotte byggeri. 2. Protokol Referat fra mødet 11. april blev underskrevet. 3. Konstituering Bestyrelses konstituerede sig med Per Andersen som formand og Jan Pedersen som næstformand. 4. Meddelelser fra formanden/bestyrelsen Alle deltager præsenterede sig kort.
PA orienterede om det overordentligt positive i optag af mange nye studerende på SDU. Endvidere om universitetets ønske om flere boliger til de studerende og dialog med kommunen herom. 5. Meddelelser fra administrationen Meddelelser fra direktør Peter Kjærsgaard Fælles opnotering på www.studiebolig-odense.dk Der er modtaget tilbud fra 2 leverandører på udarbejdelse af ny opnotering.. KtP Data er billigst og umiddelbart vil de blive valgt. Arbejdsgruppen vurderer og indstiller til chefkreds for beslutning. Afdeling 15, Tornbjergkollegiet Refinansiering af realkreditlån er gennemført i afdeling 15. I den forbindelse har FS Bank vederlagsfrit aflyst pantebrev i størrelsesordenen 2,2 mil. kr. Boligsamarbejdet i Odense Sekretariatet er etableret i lokaler hos FAB. se www.bf-odense.dk Administrationen anbefaler, at man tilmelder sig sekretariatets nyhedsbrev. Overenskomster BL og HK har tidligere indgået overenskomst for det administrative personale med en samlet ramme på 5,63 % over 2 år. Forhandlingerne mellem BL og ESL (ejendomsfunktionærerne) er brudt sammen og der er i september mæglingsmøde i Kooperationen. Økonomi Budgetopfølgning ses i bilag 4. Beløbet er uden indregning af renter og fonds. Der er p.t. et positivt afkast. Meddelelser fra Teknisk chef Ib Christensen Oversigt over igangværende arbejder blev kort omtalt. IC henledte opmærksomheden på udfordringen i afdeling 10, Åløkke, hvor der skal udbedres efter vandskade og laves opretning af mangler. Bilag 1 var udsendt med indkaldelsen. 6. Budgetter for år 2013 Kollegieboligselskabet Kollegieboligselskabets budget, bilag 2 blev kommenteret af PK. Administrationsbidraget foreslås uændret på. kr. 2.665.- pr. lejemålsenhed. Administrationshonoraret er over en 8-årig periode steget med 1 % (altså 1/100-del) Lønudgifter er budgetteret med uændret personalestab, men reguleret overenskomstmæssigt. Der er budgetteret med nedlukning af afd. 5 teknisk Kollegium i 1. halvår (intet adm. honorar). Der er medregnet 12 måneders med drift af Cortex Park. Og der er forsøgt taget højde for flytning af kontor (husleje, belåning, afskrivning på inventar mm). Der er budgetteret et mindre beløb til byggesagshonorar fra ombygningen af teknisk Kollegium.
Sideaktiviteter er budgetteret som nettoindtægt efter moms. Der er ikke budgetteret med renter eller kursreguleringer. Afdelingerne Ændringer i afdelingernes budgetter ses i nedenstående tabel. Der var ved udsendelse af dagsorden afholdt budgetmøder med Pjentedam, Bredstedgade og Carl Nielsenkollegiet som indstiller budget til vedtagelse på beboermødet i september. Hans Tausenkollegiet og Tornbjerg havde ikke udtrykt ønske om afholdelse af budgetmøde. Afdelinger med fælles forbrug af el, vand eller varme er budgetteret ud fra forventet forbrug til forventet 2013 pris. På Rasmus Rask og Tornbjerg er vedtaget budget uden varme, og posten overgår til særskilt regnskab. Budget for Bredstedgade er nu foreslået efter samme model. Budget 2013 afd. navn husleje ændring % kr. 2 RRK 0 0 4 JBW 2,24 77.336 5 TK - - 6 BRED -4,89-72.630 7 CN 2,90 32.830 8 PJED 4,84 44.384 10 ÅLØKKE 0,83 11.732 11 HT 2,25 24.060 12 LINDE 3,00 38.942 13 SLOT 2,81 24.240 14 BLANG 1,15 13.550 15 TORN 1,41 16.104 Bredstedgade viser huslejenedsættelse, idet varme er taget ud af budget med kr. 115.000. Beløbet påkræves i stedet som aconto varme. Ved uændret budgetpraksis ville der være huslejeændring med +2,85 % Generelt er der tale omstigninger indenfor følgende konti energi (el, vand og varme) henlæggelse til vedligeholdelse konto 120 væsentlig stigning i forsikringspræmie Samtlige budgetter er i kortfattet udgave samlet i bilag 3. Beslutning: Bestyrelsen godkendte budgetter som indstillet af administrationen. 7. Styringsdialog med kommunen
Er aftalt til fredag den 21. september. På mødet deltager formand, næstformand, direktør og teknisk chef. Dagsorden forventes at foreligge til mødet. Det blev aftalt at holde møde på Rasmus Raskkollegiet. EH og RK vil være behjælpelig med det praktiske. 8. Byggeprojekter Afdeling 16. campus. Kort status på udfordringer i fortsættelse af mail af 20.07.2012 og det problematiske forhold til totalrådgiver COWI blev diskuteret. Udsendte invitationer og planen for indvielsen den 3. oktober kl. 14 blev gennemgået. Bestyrelsen godkendte budget for indvielsen. IC oplyste, at afleveringsforretningen afventer samlet færdiggørelse. Bestyrelse tiltrådte optagelse af lån i boligorganisationens ejerlejlighed. Enighed om at lånet optages som 30-årigt fastforrentet. Afdeling 5, Teknisk Kollegium Entreprenør Egil Rasmussen vandt licitationen. Resultatet var bedre end frygtet og vi arbejder p.t. med et budget med forventet balance, bilag 5. Astma og Allergiforeningen er fraflyttet efter gensidig aftale. Vi har købt dem ud af den uopsigelige lejekontrakt. Udover sædvanligt erstatning efter erhvervslejeloven er der skønsmæssigt betalt kr. 90.000 for uopsigeligheden. I alt kr. 287.000 kr. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Næste møde Der er aftalt følgende mødedatoer i år 2012. Møde Ugedag Dato Tidspunkt Bestyrelsesmøde onsdag 31. oktober 17 Bestyrelsesmøde/julefrokost torsdag 13. december 17 10. Eventuelt Bestyrelsesmedlem gjorde opmærksom på underskrift på habilitetserklæringer. PK tager hån herom. 24. september 2012 Peter Kjærsgaard
Bestyrelsens underskrift: Referat fra bestyrelsesmøde den 05.09.2012 Odense den Per Andersen Jan Pedersen Elisa S. Hansen Alex Vanopslagh Kenneth Nielsen Robert Kyhnel Julie Thorgaard Kasper Mikkelsen Lars Høst Madsen