Skriftlig eksamen i faget Organisation 4 timers skriftlig prøve Dette opgavesæt består af 4 delopgaver, der indgår i bedømmelsen af den samlede opgavebesvarelse med følgende omtrentlige vægte: Opgave 1 25% Opgave 2 25% Opgave 3 25% Opgave 4 25% I alt 100% Til prøven er alle skriftlige hjælpemidler tilladt. Opgavebesvarelsen skal afleveres i henhold til skolens eksamensreglement jf. bekendtgørelse nr. 1021 af 20. november 2000 ændret ved bekendtgørelse nr. 537 af 28. juni 2002 Tirsdag den 1. juni 2004 Kl. 14.00 18.00
Organic Food Danmark A/S Organic Food Ltd. Selskabet Organic Food Ltd. 1, der er hjemmehørende i England, blev dannet for 12 år siden og sælger økologiske fødevarer. Firmaet opererer i flere lande, men startede i Holland og England. I dag er aktiviteterne udvidet til Frankrig, Sverige og Tyskland, men da firmaets hovedledelse har tradition for at tænke ekspansivt, er den nye EU-udvidelse allerede medtænkt i strategiplanen for 2005 2010. Ikke mindst på grund af mulighederne for gode leveringskontrakter. Den overordnede idé i selskabet udspringer af detailhandlens struktur i dag. Tendensen er, at der bliver flere og flere store varehuse og supermarkeder. Ofte foregår kundernes indkøb i indkøbscentre, hvor mange forretninger er samlet, eller også etablerer flere og flere forretninger sig tæt på de store varehuse, så der opstår områder med mange indkøbsmuligheder. Derimod uddør stadig flere lokalforretninger. I særdeleshed i de mindre samfund kan det være svært af finde tilstrækkeligt grundlag for at holde liv i en forretning. Ian Barnes, som er hovedmanden bag konceptet for Organic Food og hovedaktionær i selskabet, så nogle muligheder i denne struktur. Hans billede var (og er stadig), at hvis et kar fyldes af store sten, så bliver der luft inde mellem de enkelte sten til mindre sten af en ganske bestemt form. Den samme plads ville ikke være der, hvis karret var fyldt med mellemstore sten. Med dette billede mener han, at de store forretninger ikke kun fjerner grundlaget for de små. Der skabes også et nyt og anderledes grundlag for forretningsformer og produkttyper, som de store af forskellige årsager ikke dækker. Under dette billede har han skabt konceptet for Organic Food, som i store træk er ens i de lande, hvor selskabet opererer. Grundlæggende tror man på, at økologi indenfor 10 20 år bliver den bærende folkebevægelse i den vestlige verden. Organic Food Danmark A/S Selskabet i Danmark er et selvstændigt datterselskab, som har opereret på markedet i tre år. Det er i snæver konkurrence med selskabet Årstiderne 2, som er i stor vækst efter en del medieomtale. Organic Food Danmark A/S har følgende 5 produktgrupper: P1 (økologisk grønt): Baserer sig grundlæggende på store leverandører i England og Holland, som fastlægger produktprogrammet i samarbejde med firmaets internationale produktionsdirektør. Leverandørerne er delvist ejet af Organic Food Ltd. 1 Organic er den engelske betegnelse for økologisk 2 Årstiderne er en internetbaseret forretning, som ugentlig leverer kasser med økologiske produkter (primært frugt og grønt) til deres abonnenter. Side 2 af 7
P2 (økologisk frugt): Minder i opbygningen meget om P1, men der er et langt mere variabelt net af indkøbskanaler, som ikke i samme grad er ejet af Organic Food Ltd. P3 (økologisk kød): Dette marked, som er virksomhedens største i Danmark, er under en del konkurrence fra detailhandlen og de mange private udbydere. Det er et lovende område, som dog også er stærkt kontrolleret af myndighederne med deraf følgende omkostninger. Leverandører er Organic Foods egne producenter. P4 (økologisk ost og vin): Denne produktgruppe er under positiv indflydelse fra de formindskede afgifter og fra den seneste tids positive omtale af mindre mejerier i Danmark. Indkøb sker hos faste producenter. P5 (fisk): Der findes ikke en klassifikation af vildtlevende økologisk fisk i Europa. Fisk kan således ikke sælges som statskontrolleret økologisk i Danmark. Derimod kan det godt rummes under betegnelsen organic food. Fisken købes udelukkende lokalt og findes derfor ikke i alle butikker, ligesom den ikke forsendes. Fisken sælges samme dag, som den er landet. Lykkes det ikke, fryses den og afhændes til anden side. Især P1 og P2 er under stærk konkurrence fra Årstiderne og den øvrige detailhandel. P1 og P2 udgør hver 25% af omsætningen, mens P3 tegner sig for 40 %. De sidste 10% deles mellem P4 og P5. Det er endvidere karakteristisk, at der er en stigende vækstrate på markedet fra P1 til P5, således at P5 har den største vækst. Organic Food Danmark A/S sælger primært sine produkter via såkaldte gårdbutikker, der typisk er beliggende i periferien af store og middelstore byer. Butikkerne er etableret efter franchise konceptet 3 og er præget af samme indretning og markedsføring. 25 % af omsætningen kommer dog fra direkte salg, hvor kunder enten ringer eller sender en mail, hvorefter varerne bliver bragt ud til adressen på en fast ugedag. Organisationen er indrettet som følger: Den danske direktør er John Gillingham (JG), der som Ian Barnes har været med fra starten og har haft god succes med at opbygge forretningen i England sammen med Ian Barnes. Han er en slider, som virker utrættelig i sine bestræbelser for at gennemføre de planer, som er vedtaget. I samarbejde med et rekrutteringsbureau ansatte han de 6 ledere, som nu refererer til ham efter linje-stabs princippet. Peter Petersen (PP) er indkøbschef og har ansvaret for alt indkøb til lageret. Der er i alle franchise kontrakter fastlagt betingelser for, hvor stor en del af indkøbet fra produktgruppe P1 P4, der må foretages uden om Organic Foods faste indkøbskanaler. Disse regler håndhæver han nøje. Hvis indkøbstallene ændrer sig, forlanger han af salgsafdelingen, at sælgerne kontrollerer varerne i butikkerne og om nødvendigt kontakter han butikkerne for at indskærpe kontraktens aftaler. I det hele taget varetager han en stor del af sin kontrol via nøgletal. Han har 4 medarbejdere fordelt på hver sin produktgruppe. PP har jævnligt konflikter med sine kolleger. Kritik fejer han af bordet med 3 Butikkerne er privatejede, men via en kontrakt forpligtet til at indgå i konceptet for Organic Food. Side 3 af 7
rationelle argumenter. P5 har han frasagt sig ansvaret for. Han huskes blandt andet for følgende udtalelse: Det er alt for besværligt. Kassationen er for stor og desuden kan jeg ikke lide fisk! Anders Andreasen (AA) er salgschef og meget resultatorienteret. Han har organiseret afdelingen med 6 sælgere i hver sin region samt 3 folk i ordremodtagelsen. Salgsmaterialer med videre varetages af afdelingen for information og PR. Styring sker på baggrund af salgsbudgetter. Han er kendt for at skifte folk ud, hvis resultaterne udebliver. Han lægger suverænt selv planer for sælgernes besøg og har senest haft en konflikt med JG om en region, som helt var blevet slettet af besøgslisten, hvorfor butikkerne her måtte klare sig med selv at rekvirere varer. John Jacobsen (JJ) er lagerchef. Hans afdeling består af lager, distribution og pakkeri, hvoraf pakkeriet har selvstændig leder, mens JJ selv varetager de to andre funktioner. Der er for længst lagt detaljerede planer for kørslen, og han kontrollerer nøje, at disse bliver overholdt. Skulle der være behov for ændringer, er han meget uvillig til dette og er af den mening, at sådanne afvigelser alene kan komme som et diktat fra JG. Således er JJ ikke specielt vellidt i salgsafdelingen og har ry for at være vranten og ufleksibel. Såvel distribution som lagerarbejde foregår meget tidligt. De 6 biler er læsset kl. 8.00 og spredes herefter rundt i landet. Varer fra leverandørerne ankommer typisk om formiddagen. Herefter er der ro et par timer, indtil der kommer liv i pakkeriet. Her foregår pakningen af de enkelte små ordrer direkte til kunderne. Der er tale om standardordrer (fx ugens grøntkasse) og arbejdet er stærkt rutinepræget. De ansatte er alle på deltid og udgøres i stort omfang af studerende. Somme tider er der to timers arbejde. Somme tider mere. Men der er generelt godt humør. De ansatte kan lide at have fingrene i alt det grønne. Lederen arbejder typisk selv med og man slutter med kaffe og kage. John Jacobsen plejer at gå hjem, når han har konstateret, at der er gang i pakkeriets arbejde. Information og PR varetages af Lene Larsen (LL), der er meget optaget af virksomhedens idé. Hun mener, der er for lidt kontakt til kunderne og for megen fokus på effektivitet og systemer. Hun lægger stor vægt på at aflure de andre udbydere på markedet og lære af deres erfaringer. Sammen med IT afdelingen arbejder hun på at udbygge hjemmesiden med spændende links og informationer. Hun arbejder med planer om informationsaftener med foredrag. Hun har planer om virksomhedsordninger med levering af frugt. Hun undersøger muligheder for at opnå hædersbevisninger indenfor økologi og bæredygtig produktion. Virksomhedens mission ser hun gerne omtalt i medierne mv. Hun viser sig ofte i de forskellige afdelinger for at snuse til stemningen og høre nyt. IT afdelingen består ligeledes af en enkelt person, som i praksis danner gruppe med LL. Tæt på denne gruppe er også Signe Sørensen (SS), der har titel af økonomichef og i sin afdeling har to folk til fakturering, løn, bogholderi og regnskab. Arbejdet er tilrettelagt som et teamwork bortset fra, at SS selv varetager afrapporteringen til John Gillingham. Da JG arbejdede med grundlæggelsen af datterselskabet i Danmark, var det med det klare sigte at opnå en andel af den vækst, som var at spore på økologiske produkter. Det var en del af strategipla- Side 4 af 7
nen 2000 2005, at Organic Food Danmark A/S i denne periode skulle etableres i en form, som var passende til markedet. Herefter skulle hovedinvesteringerne være på plads, og der skulle komme positive tal på bundlinien. Indtil nu går det mindre godt. Underskuddet har år for år været indenfor det acceptable, men den tilsigtede vækst har været langt under det planlagte. Ligeledes er JG utilfreds med udviklingen. Navnet Organic Food er ikke slået igennem i fornødent omfang og den struktur og salgsform, som burde være fundamentet for udvikling, er utilstrækkelig. Når han diskuterer det i ledergruppen, mødes han af konkrete argumenter, som alle sammen peger på, at enhver af afdelingerne gør det godt nok indenfor de rammer, der er afstukket. Det er som om enhver af lederne søger at dække sig ind ved at præsentere gode nøgletal og passende justeringer af omkostningerne. Det påvirker ham også, at der er en del stridigheder i ledergruppen. Der er i hvert fald manglende enighed om, hvor skoen trykker. Begrebet ansvarsforflygtigelse strejfer ham og et eller andet sted føler han, at det kan blive meget svært at løse problemerne. Han kan gribes af tvivl om sine egne lederevner og savner reelt et redskab til at komme videre. Alligevel er han fortrøstningsfuld over visse dele af konceptet. Gårdbutikkerne er en god idé. De drives typisk af folk med jord under neglene og interesse for den økologiske tanke. Ganske vist føler de sig bundet af kravene om at aftage virksomhedens egne produkter, men de må erkende, at det gode islandske lammekød, Limousine bøfferne, frilandsgrisene, og de mange gode pølsespecialiteter er stærke salgsvarer, som folk gerne aftager til de gældende priser. Lidt mere moderat begejstring er der over de grønne varer, men nogle steder er oste og fisk noget, der vækker begejstring. Ikke mindst, fordi produkterne ofte er lokale. Kasserne med frugt og grønt til private kunder er også et tilfredsstillende forretningsområde med en vækst, der svarer til det budgetterede. Problemet er omkostningerne til distribution, idet firmaets egne biler ikke kan dække alle områder. I kulissen spøger nye forretningsområder: Lene Larsens forslag om virksomhedsordninger og foredragsaftener. Levering til restaurationer eller måske ligefrem etablering af restaurationer er også et interessant område, der med succes er afprøvet i England og Holland. John Gillingham kan se frem til det kommende møde 22.06.04 med nogen bekymring. Ian Barnes har forlangt et udkast til strategiplanen, i hvilket han som minimum skal have et oplæg til fremtidig organisering og styring af Organic Food Danmark A/S. Endvidere har Ian Barnes sendt resultaterne af en international analyse samt en kommentar hertil. Dette er vedlagt som bilag 1. Side 5 af 7
Spørgsmål: (Spørgsmålene har alle en vægt på 25%) 1. Ud fra en analyse af situationen i Organic Food Danmark A/S bedes du lave en begrundet opstilling af organisationens hovedproblemer. 2. Du bedes udarbejde en analyse af den ledelsesmæssige situation, samt give begrundede forslag til, hvad John Gillingham kan gøre for at forbedre forholdene. 3. Giv et begrundet forslag til, hvad John Gillingham i øvrigt skal gøre for at sikre den fremtidige eksistens af Organic Food Danmark A/S. 4. Giv en begrundet redegørelse for, hvordan du vil indføre de af dig foreslåede ændringer bedst muligt. Side 6 af 7
BILAG 1: Hovedkonklusioner fra en international undersøgelse foretaget af human resource instituttet Kubiks 4 : Har en dårlig leder nogensinde fået dig til at forlade en virksomhed? Danmark: 67% ja 33% nej Holland: 51% ja 49% nej England: 50% ja 50% nej Har en dårlig leder nogensinde fået dig til at gøre dit job dårligere end du behøvede? Danmark: 87% ja 13% nej Holland: 57% ja 43% nej England: 61% ja 39% nej Kære John Gillingham Dette er blot til almindelig orientering, men som du kan se, er det ikke let at være leder i Danmark. En af undersøgelsens hovedkonklusioner er, at danskere er de mest kritiske og konsekvente, hvis de oplever dårlig ledelse. Jeg synes, det giver stof til eftertanke. Venlig hilsen & på gensyn Ian Barnes 4 Undersøgelsen er foretaget i 2003 / 2004 blandt et stort antal små og store virksomheder i flere lande. Side 7 af 7