Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. marts 2012, kl. 19.00 Egedal Centret 53 C 1, Stenløse

Referat Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. marts 2012, kl. 19.00 Egedal Centret 53 C 1, Stenløse Til stede: Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Anna Christina Sørensen, Anne Larsen, Brian Øllegaard, Hanne Brandt, Jens Kristensen, Jette Thaarup, Jørgen Hansen, Jørn Schmidt, Leif Fynbo, Lene Søberg Petersen, Mogens Poulsen, Mogens Søttrup Olsen, Nina Møller, Ole Jensen, Tina Degn, Torben Tingstrup, Vanda Jakobsen, Sanne Skogstad Afbud: Ingen Fraværende: Sonja Hansen Fra KAB: Lone Skriver, Christen Mors, John Gilbert Nielsen, Michael Bjørn Larsen, Lars Simonsen Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 16. januar 2012... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsens sammensætning... 3 4. Meddelelser fra formanden... 4 5. Ændring af forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 5 6. Vedtægtsforslag om personlige suppleanter erstattes af tre suppleanter... 6 7. 5716-6 Stengården II, afdeling 16 tagudskiftning. Godkendelse af projekt... 6 8. Lærlinge til uddannelsen som ejendomsservicetekniker... 7 9. Byggeskadeforsikring i renoveringssager... 9 Sager til orientering... 10 1/13

11. Beboerklagenævnssager... 10 12. Nyt fra afdelingerne... 11 13. Nyt fra udvalgene... 11 14. Emner til næste møde... 12 15. Kommende møder... 13 16. Eventuelt... 13 Bilag 1: Udkast til ny forretningsorden... 5 Bilag 2: Udkast til nye vedtægter... 6 Bilag 3: Lønudgifter lærlinge... 8 Bilag 4: Beboerklagenævnssager 2008 2012... 10 Bilag 5: Skrivelse til beboerne i Teglværksparken... 12 2/13

1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 16. januar 2012 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 16. januar 2012 er udsendt den 23. januar 2012. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 10. oktober 2011 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Næstformand Leif Gade Heller er fraflyttet boligforeningen og derfor udtrådt af organisationsbestyrelsen, og suppleant Sanne Skogstad indtræder som bestyrelsesmedlem. Kate Mogensen, der hidtil har været personlig suppleant for Leif Fynbo, er fraflyttet boligforeningen. Der er derfor ikke længere en personlig suppleant for Leif Fynbo. Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Næstformand, Lene Pedersen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Ole Jensen (Afd. 2) 2013 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Anna Sørensen (Afd. 5) 2012 Medlem, Michael Adelsbæk som suppleant Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Sanne Skogstad (Afd. 7) 2013 Medlem Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Jens Kristensen (Afd. 11) 2012 Medlem 3/13

Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2013 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem Jette Thaarup (Afd. 14) 2013 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2013 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant Sonja Hansen (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2013 Medlem, Christina Borgen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2013 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant Mogens Poulsen (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 3) 2013 Medlem Lene Søberg (Afd. 3) 2013 Medlem, Susse Bargholz som suppleant Hanna Brandt (Afd. 14) 2013 Medlem 4. Meddelelser fra formanden På sidste møde, hvor vi fandt ud af, at vi ville spare ca. 100.000 kr. om året på nedsættelse af kontortimer og på grund af de nye åbningstider, meddelte formandskabet, at vi ville bruge nogle af disse penge på lønninger til vores ansatte på kontoret som et fastholdelsestillæg. Dette skal ses i lyset af de mange udskiftninger, vi ser i KAB. Vi vil gerne beholde Lars og Charlotte i deres stillinger. Da Lars for ca. 6 år siden blev ansat på kontoret, mistede han ca. 3.300 kr. om måneden i tillæg. Den gang lovede vi ham, at det ville vi se på hen af vejen. Der har siden ikke rigtigt været råd til større løntillæg og derfor ikke sket noget i den sag, men nu følte formandskabet, at tiden var inde, hvor vi uden ekstra udgift kunne kompensere en lille smule. Vi har derfor brugt knapt ¼ del af besparelsen til at tilgodese en lille del af Lars tab og et lille fastholdelsestillæg til Charlotte. Pr. 1.4.12 starter der en ny kontordame. Hun hedder Tine Rommedahl og virker som en åben og dygtig pige. Vi tror, kemien passer sammen med de øvrige på kontoret. Hun er 44 år og bor i Frederikssund. Hun er gift og har 2 børn på 9 og 18 år. Vi glæder os meget til at byde hende velkommen. Hun vil være ansat i KAB-regi, men siddende på vores kontor de timer, hvor vi har åbent for personlig betjening. På formandskabets vegne Bjørli 4/13

Organisationsbestyrelsen drøftede formandskabets beslutning om løntillæg til Lars Simonsen og Charlotte Konstantin Hansen. Medlemmer af organisationsbestyrelsen gav udtryk for, at sagen om løntillæg burde være behandlet på organisationsbestyrelsesmødet. Formanden anmoder KAB ved forretningsfører om at undersøge retningslinjer for formandsskabets beslutningskompetence. Sager til beslutning 5. Ændring af forretningsorden for organisationsbestyrelsen Formandskabet indstiller, at forretningsordenen for organisationsbestyrelsen ændres således at konstituering af næstformænd foretages for to år af gangen. Herved sikres kontinuitet i formandskabet, idet formanden også vælges for 2-årig periode. Da hidtidig næstformand Leif Gade Heller fraflytter boligforeningen, indstilles det til organisationsbestyrelsen at konstituere ny næstformand i stedet for Leif Gade Heller. Steffen Bargholz fortsætter som hidtil. Bilag 1: Udkast til ny forretningsorden at organisationsbestyrelsen godkender ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen, og at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med ny næstformand. Godkendelse af ny forretningsorden: Organisationsbestyrelsen godkendte ved afstemning ny forretningsorden. For stemte 16, ingen stemte imod, og 3 undlod at stemme. Konstituering af ny næstformand Opstillede til ny næstformand: Torben Tingstrup, Brian Øllegaard, Nina Møller, Lene Søberg Petersen. Afstemning Stemmelighed mellem Torben Tingstrup og Nina Møller. Ny afstemning: Nina Møller fik 11 stemmer, og Torben Tingstrup fik 9 stemmer. 5/13

Organisationsbestyrelsen konstituerede Nina Møller til ny næstformand. 6. Vedtægtsforslag om personlige suppleanter erstattes af tre suppleanter Organisationsbestyrelsen godkendte på det seneste møde, den 16. januar 2012, at arbejde på en ændring af vedtægterne, således at organisationsbestyrelsen har tre suppleanter. Udkast til nye vedtægter vedlægges til bestyrelsens godkendelse. Bilag 2: Udkast til nye vedtægter at organisationsbestyrelsen godkender udkast til nye vedtægter. Organisationsbestyrelsen godkendte udkast til nye vedtægter. Indstillingen forelægges repræsentantskabet til godkendelse. 7. 5716-6 Stengården II, afdeling 16 tagudskiftning. Godkendelse af projekt Hermed ønskes organisationsbestyrelsens godkendelse af ovenstående projekt herunder optagelse af kreditforeningslån til finansiering samt igangsættelse af projektet. Beboerne i Stengården II, afdeling 16 har på afdelingsmøde den 3. oktober 2011 vedtaget at udskifte afdelingens tage og efterisolere tagrum. Beskrivelse Afdelingens tagbelægning er udført i bølgeeternit fra den tidlige generation af asbestfrie eternitplader. Ud fra tilstandsvurderingen, foretaget af ekstern rådgiver i april 2010, kan der konstateres væsentlige problemer med tagpladerne. Der er et stort omfang af afskalninger på pladerne, omfattende smuldring af pladernes kanter, løse rygninger samt revner og krakeleringer. Skaderne er typiske for eternitplader, som er produceret i perioden 1984-88, da produktionsomstilling af forbudte asbestcementplader til nye asbestfrie plader medførte materialeproblemer. Følgende budget er anvendt som grundlag for udførelse af ovenstående arbejder: 6/13

Projektøkonomi Håndværkerudgifter inkl. honorar til tekniker 10.779.658 kr. Omkostninger Byggesagshonorar 341.000 kr. Gebyr, stempel, byggetilladelse m.m. 797.200 kr. Diverse, forsikring, eftersyn mv. 353.500 kr. 1.491.700 kr. Anskaffelsessum i alt 12.271.358 kr. Finansiering 30-årigt annuitetslån Huslejevirkning pr. år Årlig annuitetsydelse 6,5 % Årlig husleje pr. m² 12.271.358 kr. 797.638 kr. 1.059 kr. Afdelingen besluttede, på et afdelingsmøde den 20. september 2010, at øge henlæggelserne til en fremtidig tagudskiftning fra 500.000 kr. til 800.000 kr. fra 2012 og frem. Det var på daværende tidspunkt planlagt at udskifte tagene løbende, men det har efterfølgende vist sig, at en samlet udskiftning kan finansieres med et 30-årigt annuitetslån med en årlig ydelse på 797.638 kr. Huslejeforhøjelsen til finansiering af projektet er derfor vedtaget i budgettet for 2012. at organisationsbestyrelsen godkender projektet vedrørende udskiftning af tage samt budget og finansiering. På mødet blev der rejst spørgsmål, om huslejeforhøjelsen er indregnet i budgettet, og om der grundet tagpladernes ringe kvalitet er mulighed for at få godtgørelse/tilskud til finansiering af tagudskiftningen. KAB ved forretningsfører svarede, at huslejeforhøjelsen er medtaget i budgettet, og vedrørende muligheder for godtgørelse/tilskud er det tidligere undersøgt, og det er ikke muligt få godtgørelse/tilskud til tagudskiftning. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet vedrørende udskiftning af tage samt budget og finansiering. 8. Lærlinge til uddannelsen som ejendomsservicetekniker KAB-administrerede boligorganisationer har en god tradition for at give unge mennesker praktikpladser til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Det burde der være gode mu- 7/13

ligheder for i KAB-fællesskabet, der består af 35 boligorganisationer og 285 boligafdelinger med ca. 600 ansatte i driften. Nogle boligorganisationer har også elever i dag. Regeringen har sammen med Venstre, Dansk Folkeparti, Enhedslisten og Det konservative Folkeparti indgået Aftale om en forstærket indsats for flere praktikpladser i 2012. Aftalen betyder, at arbejdsgivere i dette tilfælde boligorganisationer - der indgår en uddannelsesaftale i 2012 med en elev, får en præmie på kr. 70.000 det første år. Tilskuddet er indregnet i bilaget til denne manchet, Lønudgifter lærlinge. Med tanke på den stigende ungdomsarbejdsløshed er der nu god grund til at tiltrække flere til den tre år og tre måneder lange svendeuddannelse. I løbet af få år vil mange virksomheder mangle kvalificeret arbejdskraft, så det er ikke kun for den unges skyld, men også til boligorganisationens egen fordel. Uddannelsesaftalerne kan være meget fleksible, og boligorganisationen kan få en aftale, der passer til jeres afdelinger. F.eks. er det muligt at deles med en anden afdeling om en elev eller at indgå en uddannelsesaftale for kun et år ad gangen. Bonuspræmien på de 70.000 kr. betyder, at den samlede lønudgift til en lærling under 25 år pr. d.d. er ca. 408.000 kr. fordelt på de tre år og tre måneders læretid. Det svarer til en gennemsnitlig lønudgift på ca. 125.600 kr. pr. år. Driftschef Carsten Have og driftschef Michael Bjørn Larsen vurderer, at det vil være en gevinst for, hvis man indgik aftale om at ansætte en lærling. Bilag 3: Lønudgifter lærlinge at organisationsbestyrelsen beslutter, om boligorganisationen ønsker at ansætte en lærling til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. Organisationsbestyrelsen drøftede forslag om ansættelse af en lærling til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. På mødet blev der rejst spørgsmål om mulighederne for ansættelse af en voksenlærling, samt om der er midler i budgettet til ansættelse af lærling. Det blev endvidere bemærket, at det er et problem med yderligere udgifter, hvis det betyder en stigning i huslejen. KAB ved forretningsfører svarede, at ansættelse af voksenlæring er en mulighed, og det er beskrevet i materialet, samt at der er midler i budgettet til ansættelse af lærling. Organisationsbestyrelsen besluttede at ansætte en lærling til uddannelsen som ejendomsservicetekniker. 8/13

9. Byggeskadeforsikring i renoveringssager Siden 1986 har Byggeskadefonden haft en byggeskadeforsikring, hvor samtlige nybyggerier har været omfattet. Pr. 1. juli 2011 trådte en lignende forsikringsordning i kraft for renoveringssager. Det betyder, at der i renoveringssager opnås en forsikringsordning for et bidrag på 1 % af renoveringssummen i op til 20 år efter byggeriets aflevering mod fejl og mangler, som kan henføres til byggeriets renovering er en ordning, der træder i kraft der, hvor de ansvarlige parter ikke længere kan løfte deres ansvar grundet udløb af deres 5-årige ansvarsperiode eller af andre årsager. Obligatoriske sager, der skal være omfattet af ordningen, er renoveringssager, der opnår støtte via Landsbyggefonden - herunder også sager, som alene opnår støtte via egen trækningsret. Frivillige sager, der kan omfattes af ordningen, er andre renoveringssager, som finansieres uden støtte, altså primært via egne henlæggelsesmidler eller ustøttet lånefinansiering. For alle sager er bagatelgrænsen på 1 mio. kr. eller 100.000 kr. pr. bolig. Det udførte arbejde skal i al væsentlighed have karakter af forbedring eller opretning og ikke af vedligehold. Håndteringen i KAB Byggeskadeforsikring af renoveringsprojekter betyder, at mange renoveringssager kan omfattes af den attraktive forsikringsordning fra Byggeskadefonden. KAB anbefaler derfor, at alle renoveringssager, der kan omfattes af forsikringsordningen, faktisk bliver omfattet. Det betyder, at de ustøttede renoveringssager også bliver omfattet af Byggeskadefondens byggeskadeforsikring med mindre den enkelte boligorganisationen beslutter sig for noget andet. at organisationsbestyrelsen beslutter, at ustøttede renoveringssager, der frivilligt kan omfattes af byggeskadeforsikringen for renoveringssager, bliver omfattet af ordningen. Det indstilles også, at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at støttede renoveringssager, som er iværksat efter 1. juli 2011, er omfattet af Byggeskadefondens byggeskadeforsikring for renoveringssager. Medlemmer af organisationsbestyrelsen gav udtryk for, at forslaget er en god ide, men at det bør være muligt at undlade byggeskadeforsikring i de renoveringssager, hvor det vurderes ikke at være relevant. 9/13

Organisationsbestyrelsen beslutter, at ustøttede renoveringssager, der frivilligt kan omfattes af byggeskadeforsikringen for renoveringssager, bliver omfattet af ordningen. Organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at støttede renoveringssager, som er iværksat efter 1. juli 2011, er omfattet af Byggeskadefondens byggeskadeforsikring for renoveringssager. 10. ipads til organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen godkendte på det seneste møde den 16. januar indkøbet af ipads som arbejdsredskab til organisationsbestyrelsen. KAB, Christen Mors forventede, at medlemmerne var i besiddelse af en e-mail-brugerpakke. Det viste sig imidlertid ikke at være tilfældet. Der skal derfor etableres e-mail-brugerpakker for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Det indebærer en ekstraudgift på 21 gange 600 kr. på i alt 12.600 kr. at organisationsbestyrelsen godkender udgift til e-mail-brugerpakker for medlemmer af organisationsbestyrelsen på 21 gange 600 kr. på i alt 12.600 kr. KAB ved forretningsfører oplyste, at der ved skift af organisationsbestyrelsesmedlem er en udgift på 400 kr. ekskl. moms til ændring af e-mail-brugerpakke. Endvidere oplyses, at medlemmer ikke skal betales skat af e-mail-brugerpakken. Organisationsbestyrelsen godkendte udgift til e-mail-brugerpakker for medlemmer af organisationsbestyrelsen for 21 gange 600 kr. på i alt 12.600 kr. Sager til orientering 11. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008 2012. Bilag 4: Beboerklagenævnssager 2008 2012 10/13

12. Nyt fra afdelingerne Periodisk bygningseftersyn Der er i marts 2012 planlagt periodisk bygningseftersyn i afdelingerne 5 Boelholm, 25 Marienlyst Park og 26 Æblehaven. Stenløsebo Efter udskiftning af afdelingens gaskedler har der været problemer med udbedring af fejl og mangler fra entreprenørens side. Fristerne er ikke overholdt, så udbedring af fejl og mangler er derfor overgået til Sternberg VVS. Udgifterne til udbedringen af fejl og mangler afholdes af de tilbageholdte midler fra byggesagen. Skibsted Afdelingsbestyrelsen ønsker, at der hjemtages tilbud på en total udskiftning af afdelingens køkkener. Når tilbud og huslejeberegning foreligger, skal sagen behandles af afdelingsbestyrelsen og derefter på et afdelingsmøde. Halkærgård Ungdomsboliger Den 5. marts 2012 er der indkaldt til fem års gennemgang på badeværelsesrenoveringen. Der er først i februar omdelt fejl- og mangellister ud til beboerne, og vi har fået fire retur. Fortehusene og Teglværksparken Der er i disse afdelinger planlagt udskiftning af boligernes gaskedler i regnskabsåret 2012. Sagen forventes at opstarte efter fyringssæsonen. 13. Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. Kursusudvalg: (Bjørli Denbak og Steffen Bargholz). Budgetkontroludvalg: (Brian Øllegaard og Mogens Olsen). Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard). 11/13

Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo). Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen). Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn). Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). Teglværksparken følgegruppe: (Jørn Schmidt og Torben Tingstrup). Følgegruppen for Teglværksparken har udsendt skrivelse om slaggeforurening til beboerne i afdelingen. Fortehusene følgegruppe: (Nina Møller, Brian Øllegaard og Anna Sørensen). Bilag 5: Skrivelse til beboerne i Teglværksparken Vedrørende Stenløse Syd har følgegruppen endnu ikke modtaget byggeregnskab. KAB ved forretningsfører rykker projektleder for byggeregnskab og afholdelse af følgegruppemøde. Vedrørende Boelholm er der utilfredshed med, at følgegruppen ikke løbende bliver orienteret, ligesom der ikke bliver afholdt møder med følgegruppen. KAB ved forretningsfører rykker projektleder for indkaldelse til møde med følgegruppen. På mødet blev der truffet beslutning om nedsættelse af energiudvalg. Energiudvalget består af Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo og Brian Øllegaard. Brian Øllegaard er tovholder for udvalget. 14. Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. 12/13

Organisationsbestyrelsen ønsker gennemgang af regnskaberne af regnskabskyndig på næste organisationsbestyrelsesmøde den 7. maj 2012. KAB imødekommer ønsket og oplyser, at regnskaberne er færdige til udsendelse medio april 2012. På mødet blev der efterspurgt regnskabskurser for boligafdelinger. Der har tidligere været afholdt regnskabskurser, og de kan sagtens genoptages. Afdelingen skal selv betale for kurserne. 15. Kommende møder Mandag den 7. maj 2012, kl. 19.00 Mandag den 3. september 2012, kl. 19.00 Mandag den 5. november 2012, kl. 19.00 Repræsentantskabsmøder Mandag den 21. maj 2012, kl. 19.00 (behandling af regnskab) Mandag den 8. oktober 2012, kl. 19.00 (valg af medlemmer) 16. Eventuelt På mødet blev der rykket for svar vedrørende ejendomsskatter på Teglværkssparken. Svar vil blive eftersendt. Det blev aftalt, at kontaktoplysninger på ny forretningsfører John Gilbert Nielsen vil blive medsendt referatet. 13/13