Kommunikationsplan for SAPA-projektet:

Kommunikationsplan for SAPA-projektet: 1. BAGGRUND Beskriv kort: Hvad er der sket? Hvorfor skal der kommunikeres? Er der lig i lasten? Sker der andet, som kan forplumre billedet netop nu? Som et element i monopolbruddet afløses KMD Sag Basis af SAPA en fælleskommunal it-løsning, der sikrer sags og partsoverblik. Brøndby Kommune er med i pilotprojektet, der løber frem til udrulningen i 2017. Da SAPA er første step i Monopolbrudsprojektet, er der nogle principielle spørgsmål, der skal afklares i forbindelse med dette projekt, som også kommer til at få betydning for de efterfølgende projekter (KY og KSD). Projekterne er en del af det paradigmeskift, som det offentlige er på vej mod i forbindelse med monopolbruddet. Helt konkret skal chefgruppen tage stilling til brugen af de muligheder SAPA giver for en mere helhedsorienteret sagsbehandling og dermed lægger op til et mere tværfagligt samarbejde og samt de eventuelle ændringer i opgaveløsningen det indebærer. Derudover er der nogle afledte projekter af Monopolbruddet, der også skal tages hånd om i samme ombæring fx udbud af systemer, der er afhængige af KMD Sag Basis. Dette er opmærksomhedspunkter. Denne kommunikationsplan er kun en plan over kommunikationen i forbindelse med SAPA. De øvrige spørgsmål og afledte projekter er opmærksomhedspunkter, der tages hånd om sideløbende eller i selvstændige projekter/kommunikationsplaner. I forbindelse med projekt SAPA skal der kommunikeres til ledere, medarbejdere og andre interessenter, der vil blive berørt af skiftet til SAPA. Kommunikationen skal tilpasses målgruppen og afhængigt af den, skal kommunikationen være mere eller mindre omfangsrig og deltaljeret. 2. KOMMUNIKATIONSMÅL Opstil mål for, hvad I ønsker at opnå med kommunikationen. Vil I skabe opmærksomhed? Forståelse? Ændre holdninger eller adfærd? Hos hvem og hvor meget? Målet er at skabe forståelse for, hvorfor og hvordan vi skal arbejde med SAPA. Dette indebærer også, at man i chefgruppen har forståelse for, at der fortsat skal allokeres ressourcer til at få SAPA til at fungere. Der er tale om større ressourceforbrug (brug af superbrugere) end til den nuværende løsning. Målet er også, at der via informationen og forståelsen af denne, skabes et ejerskab ift. projektet. Kommunikationen skal minimum give: baggrundsinfo om og forståelse for, hvorfor man skifter til SAPA overblik over evt. fordele og ulemper ved SAPA (= forventningsafstemning) indtryk af, hvad betyder det for den enkeltes arbejde/indsats. 1

3. BUDSKABER Formuler tre kernebudskaber og prioriter dem. SAPA kan som minimum det samme som KMD Sag Basis SAPA kan løfte de samme opgaver, som nu løftes i KMD Sag Basis. På sigt vil SAPA kunne vise sagsoverblik fra systemer med andre leverandører hvor det idag kun er systemer fra KMD. Besparelser og bedre sagsbehandling Man forventer, at SAPA kan lette sagsbehandlingen og gøre den mere helhedsorienteret og professionel. Man forventer også, at systemet vil betyde en økonomisk besparelse på it-udgifterne. Kræver ansvar og ressourcer Vi må forvente, at superbrugerne må bruge mere tid på og skal tage mere ansvar for systemet, end de er vant til, da spørgsmål, fejl, opdateringer, integrationer etc. fremover skal løses i vores egen organisation og ikke hos KMD, som vi er vant til. 4. MÅLGRUPPER Beskriv, hvem I skal have fat i for at nå kommunikationsmålet. Vigtigste målgrupper er involverede medarbejdere, superbrugere og deres ledere. Se særskilt interessentanalyse. 5. SPØRGSMÅL OG SVAR Formuler kritiske spørgsmål, som modtagerne kan have, når de modtager budskabet og svar, på spørgsmålene. 1 Hvorfor skal vi have et nyt system? Kommunerne er gået sammen med KOMBIT om etableringen af en fælleskommunal infrastruktur for at sikre, at en leverandør (som KMD) ikke har monopol på løsningen. Derfor overgår vi fra KMD Sag Basis til SAPA. 2 SAPA kræver mere hvor skal tiden og ressourcerne komme fra? Vi forventer at kunne høste både besparelser og øget kvalitet i sagsbehandlingen som følge af SAPA, men det er korrekt, at systemet kræver flere ressourcer af os, end vi er vant til især af superbrugere og administratorer. Det er ledernes ansvar at sikre, at de rette kompetencer er til stede og at understøtte, at superbrugerne kan bruge flere ressourcer (mandetimer) på SAPA. 3 Er SAPA bedre end KMD Sag Basis? Som udgangspunkt kan SAPA skabe samme overblik som KMD Sag Basis. SAPA vil på sigt kunne vise sagsoverblik fra systemer med andre leverandører i takt med at snitflader etableres. Vi forventer dermed, at systemet på sigt vil kunne understøtte en mere helhedsorienteret og professionel sagsbehandling. 4 Betyder besparelserne i SAPA, der skal afskediges medarbejdere? Nej, indførelse af SAPA medfører ikke en ressourcebesparelse i form af afskedigelser. Besparelsen går på IT-udgifterne. 5 2

6. STRATEGI Hvilken kommunikationsstrategi skal bruges: massekommunikation, målrettet kommunikation, cen/lokstrategi? Hvordan skal projektet lanceres for medarbejderne, hvilken rolle har direktionen, de lokale ledelser og mellemlederne? Beskriv, hvilke medier/kanaler og/eller produkter I vil bruge. SAPA kommer til at berøre en hel del medarbejdere men i forskellig grad. Informationen skal tilpasses de forskellige målgruppers behov. Der skal kommunikeres specifikt til: Chefgruppen/styregruppen Orienteres løbende mundtligt og skriftligt af projektlederen. De skal særligt gøres opmærksomme på de udfordringer, projektet giver, som fx lokalisering af de rette kompetencer (superbruger/underviser) og et ressourcetræk fra afdelingerne i forbindelse med dette og fokus på, at chefgruppen skal kommunikere med deres tilknyttede ledere om dette. Chefgruppen skal på sigt tage stilling til, om de forventede muligheder for med SAPA at give et IT-værktøj til bedre understøttelse af helhedsorienteret sagsbehandling. Berørte medarbejdere (SSF og BKI) Medarbejderne klædes på til at løse deres arbejdsopgaver i systemet. Medarbejderne introduceres for de positive forventede gevinster for at overkomme evt. modstand. Relevante medarbejdere skal orienteres mundligt af leder eller projektleder, de skal møde info om systemet via Bølgen, særligt grupperum for de berørte på Bølgen. Superbrugere/undervisere/administratorer Denne gruppe er særlig vigtig, da de får en ny funktion. Disse skal uddannes grundigt i systemet. De skal også klædes på til at kunne håndtere evt. kritiske spørgsmål om systemet og baggrunden for at bruge det. Overvej om det er relevant, at de løbende får en særskilt information (mail, særligt grupperum på Bølgen eller andet) for at fastholde deres engagement og ejerskab. Ledere i de berørte forvaltninger Ledere for superbrugere skal kende superbrugernes nye rolle og øgede ansvar og de skal sørge for, at ressourcerne og kompetencerne er til stede. Disse skal have grundig information fra deres chef/styregruppen. Borgmester Orienteres løbende af styregruppen. Lederne skal klædes på først de skal ikke orienteres af deres superbrugere/medarbejdere. Det er vigtigt at de forstår deres rolle, kan være ambassadører og støtte deres superbrugere og medarbejdere i overgangen til det nye system. Chef og aktuel projektleder tager på roadshow hos først ledergruppe og efterfølgende personalegrupper i berørte forvaltninger. Så får alle samme overordnede introduktion med den samme fortælling om projektet, der er mulighed for at stille spørgsmål og komme evt. modstand/rygter i møde. Der udarbejdes PowerPoint til de forskellige mødetyper. Derudover lægges der generel information på intranettet, bl.a. spørgsmål og svar, tidsplan m.m. Når vi nærmer os udrulning for alvor informeres direkte via ledere og generelt via Intranet og Personaleblad. 3

Informationsmaterialer Intranet Generel information om Monopolbrug og de enkelte projekter på Intranettet, fx tidsplan og spørgsmål/svar PowerPoint-præsentationer til brug for roadshow PowerPoint om Monopolbruddet - til chefgruppen - til lederne i berørte afdelinger - til medarbejdere i berørte afdelinger PowerPoint om de enkelte projekter - til lederne i berørte afdelinger - til medarbejdere i berørte afdelinger Artikel i Personaleblad Kommunikation, der kan bruges til alle målgrupper: Kort og faktuel FAQ på Bølgen ikke for luftig, tilpasset Brøndby Overskuelig tidsplan på Bølgen 4

7. AKTIONS- OG TIDSPLAN Hvad skal der ske? Hvem gør hvad? Hvornår? Afventer godkendelse af ovenstående. Bliver udarbejdet ift. projektets tidsplan. 8. EVALUERING Evaluer kommunikationsindsatsen: Nåede I målene? Hvordan gik samarbejdet? Hvad har I lært til næstegang? 5