Håndter post, scanning og journalisering, samt

Håndter post, scanning og journalisering, samt Håndter post uden relevans for Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark, 23. december 2011 Version 1.4 1

Processen igangsættes af modtagelse af fysisk post; breve, blanketter m.v. i papirform. Posten kan komme fra borgere, kommuner, arbejdsgivere og en lang række andre aktører og interessenter. Størstedelen af den fysiske post kommer ind til posthåndteringsleverandøren fra Post Danmark, som har grovsorteret posten. Det betyder, at posthåndteringsleverandøren modtager den ordningsspecifikke post, grovsorteret pr. ordning. Posten modtages uåbnet fra Post Danmark. Navngiven og fortrolig post (attentionnavn på kuverten) sendes direkte fra Post Danmark til ATP Administration, som håndterer denne. Dette beskrives på slide 3. Underproces Åbn, finsorter og klassificer post til UDK Posthåndteringsleverandøren åbner den fysiske post og identificerer type. Det vil sige, at Posthåndteringsleverandøren identificerer, hvilken af UDKs sagsområder, posten vedrører, og at post, der ikke skal scannes, identificeres. Der er forskellige typer post, der ikke skal scannes. Disse beskrives på slide 3. Hvis der er tale om post til UDK, men der er tvivl om klassificering skal posten scannes. Der sker ikke mere finsortering. Henvendelse om UDK-ordning Posthåndteringsleverandøren sorterer forsendelser til det rette UDK-sagsområde. Hvis forsendelsen skal opdeles i flere forsendelser (post der vedrører flere UDK-sagsområder), eller hvis der er tale om en forsendelse, der skal tillægsjournaliseres, tager posthåndteringsleverandøren en kopi af papirer til hver forsendelse. Hvis der er flere sider i samme forsendelse (fx ansøgningsblanket og lønsedler) lægger posthåndteringsleverandøren disse papirer i rigtig rækkefølge i henhold til instruks for dette. Hvis der er særlige dokumenttyper i forsendelsen (værdipost eller originaldokument såsom checks, gældserklæring og fx vielsesattest), kopierer posthåndteringsleverandøren disse papirer. 2

Hvis der er tale om et originaldokument (dåbsattest, vielsesattest m.v.), der skal retur til afsender, samler posthåndteringsleverandøren originaldokumentet med kopi af følgebrevet fra afsender. Hvis der er tale om værdipost eller et dokument, der skal langtidsarkiveres (fx gældserklæring), registrerer posthåndteringsleverandøren dokumenttypen og dato for modtagelsen i en separat oversigt. Posthåndteringsleverandøren lægger værdimiddel/originaldokument i forsendelsesbunke, der skal fremsendes til ATP Administration. Post der ikke skal scannes: Navnebestemt/fortrolig post Der er tale om post, som viser sig at være personligt stilet (navnebestemt), når brevet bliver åbnet (altså uden attentionnavn på kuverten). Posthåndteringsleverandøren datostempler kuverten fra den navnebestemte post. Forsendelse inkl. kuvert skal fremsendes til ATP Administration. Kuverten kan være det eneste sted, afsenderoplysninger fremgår, derfor skal kuverten fremsendes til ATP Administration sammen med brevets indhold. Derefter lægger posthåndteringsleverandøren den navnebestemte post i en forsendelsesbunke, der skal fremsendes til ATP Administration. Post uden relevans for Udbetaling Danmark Der er her tale om post, der ikke angår Udbetaling Danmark, og som skal videreformidles til rette modtager, hvis muligt. Posthåndteringsleverandøren datostempler kuverten fra posten uden relevans for Udbetaling Danmark. Forsendelse inkl. kuvert skal fremsendes til ATP Administration. Kuverten kan være det eneste sted, afsenderoplysninger fremgår, derfor skal kuverten fremsendes til ATP Administration sammen med brevets indhold. Derefter lægger posthåndteringsleverandøren posten uden relevans for Udbetaling Danmark i en forsendelsesbunke, der skal fremsendes til ATP Administration. 3

Uscanbar post Der er her tale om post, der er uscanbar. Posthåndteringsleverandøren datostempler kuverten fra den uscanbare post. Forsendelse inkl. kuvert skal fremsendes til ATP Administration. Kuverten kan være det eneste sted, afsenderoplysninger fremgår, derfor skal kuverten fremsendes til ATP Administration sammen med brevets indhold. Derefter lægger posthåndteringsleverandøren den uscanbare post i en forsendelsesbunke, der skal fremsendes til ATP Administration. Den finsorterede post, der ikke skal/kan scannes, sender posthåndteringsleverandøren fysisk til ATP Administration. Posthåndteringsleverandøren scanner al øvrig post, der skal scannes. Posthåndteringsleverandøren sender genscannede dokumenter, der efter genscan ikke kan læses, fysisk til ATP Administration. Efterfølgende skal det indscannede dokument journaliseres. Dette fremgår af et særskilt procesdiagram Journaliser dokument/sag, der beskrives på næste slide. 4

Underproces: Journaliser dokument/sag Der vil være forskellige forløb for journalisering af dokumenter/sager alt efter situationen. For al ny post, der er kommet ind til posthåndteringsleverandøren i fysisk form, og som kan blive indlæst automatisk i KMD Sag EDH el.lign., indlæser posthåndteringsleverandøren billedfil og metadata i KMD Sag EDH el.lign. Der sker derved automatisk afsendelse af billedfil og metadata, som modtages og valideres automatisk i KMD Sag EDH el.lign. Dette gælder også dokumenter, som tidligere har været uklassificerbare. Dette flow omfatter hovedparten af al journalisering. Når billedfil og metadata er modtaget og valideret i KMD Sag EDH el.lign. fremsøger posthåndteringsleverandøren dokumentet via KMD Sag EDH el.lign. For dokumenter, hvor der skal ske omjournalisering, fremsøger posthåndteringsleverandøren ligeledes dokumentet. Dernæst omjournaliserer posthåndteringsleverandøren dokumentet/sagen, og omjournalisering er dermed foretaget. Hvis der skal oprettes en sag, opretter posthåndteringsleverandøren ny sag og tilknytter dokumentet. Hvis der ikke skal oprettes en sag fordi der findes en sag på borgeren i forvejen, og der ikke er problemer med sagstilknytningen, tilknytter posthåndteringsleverandøren dokumentet til den eksisterende sag. Hvis der er problemer med sagstilknytningen, fordi dokumentet ikke kan tilknyttes, stopper journaliseringsforløbet. Processen fortsætter på LF Håndter post, scanning og journalisering, hvor posthåndteringsleverandøren sender en email til Kunderådgiver i Udbetaling Danmark med dokumentet vedhæftet og forespørger om klassificeringsoplysninger. Når Posthåndteringsleverandøren modtager svar fra kunderådgiver i form af email med klassificeringsoplysninger, kan Posthåndteringsleverandøren foretage omjournalisering jf. ovenstående proces. 5

Når journaliseringen er afsluttet, og der ikke er problemer med tilknytning af dokumentet til en sag, lægger posthåndteringsleverandøren den fysiske post på arkiv. Efter 3 måneder kasserer posthåndteringsleverandøren den fysiske post jf. forskrifterne. Håndtering af grovsorteret fysisk post ATP Administration vurderer den fysiske post/dokument, der enten er kommet direkte fra Post Danmark i grovsorteret form, eller fra posthåndteringsleverandøren i form af post, der ikke skal scannes, eller genscannede dokumenter med scanningsudfordringer. Herefter er der en række handlinger, afhængig af posttypen: Dokument med læsningsudfordringer: ATP Administration sender dokument med intern post til kunderådgiver i UDK med henblik på klassificering. ATP Administration lægger dernæst det fysiske dokument på arkiv. ATP Administration kasserer det fysiske dokument efter kassationsreglerne. Navnebestemt post: ATP Administration fordeler den navnebestemte post, der er kommet ind fra Post Danmark uåbnet, eller som hos posthåndteringsleverandøren ifm. finsorteringen har vist sig at være navnebestemt. Post uden relevans for Udbetaling Danmark: ATP Administration håndterer post uden relevans for Udbetaling Danmark. Dette er beskrevet i et separat procesflow Håndter post uden relevans for Udbetaling Danmark. Originaldokument retur: ATP Administration sender originaldokument (vielsesattest etc.) retur til afsender. Originaldokument langtidsarkiveres: ATP Administration lægger originaldokument på arkiv. Værdimidler: ATP Administration registrerer værdimidler i relevante systemer. Post der skal scannes: Post der er kommet ind til ATP Administration, og som viser sig at tilhøre en UDK-ordning, skal scannes hos posthåndteringsleverandøren. ATP Administration sender den fysiske post anbefalet til posthåndteringsleverandøren mhp. scanning og journalisering. 6

Journaliser dokument/sag kunderådgivers opgaver Digital post modtaget fra Borger.dk og Virk.dk Kunderådgiver modtager digital post fra borger.dk og Virk.dk. Hvis emailen skal journaliseres, journaliserer kunderådgiver denne. Hvis der skal oprettes en sag, opretter kunderådgiver ny sag og tilknytter det digitale dokument. Hvis der ikke skal oprettes en sag fordi der findes en sag på borgeren i forvejen tilknytter posthåndteringsleverandøren det digitale dokument til den eksisterende sag. Hvis emailen ikke skal journaliseres, sker der ikke yderligere i denne proces. Dokument ikke journaliseret korrekt Hvis det ifm sagsbehandling viser sig, at et dokument ikke er journaliseret korrekt, sender kunderådgiver dokumentet retur til posthåndteringsleverandør med oplysninger om korrekt klassificering. Omjournaliseringen kan dernæst foretages, og er beskrevet i underprocessen for journalisering på side 4. Sammenlægning af sager ikke mulig Hvis kunderådgiver modtager infoadvis fra KMD Sag om, at sammenlægning af flere sager ikke er mulig, sammenlægger kunderådgiver sagen i KMD Sag. 7

Underproces: Håndter post uden relevans for Udbetaling Danmark Processen forbundet med håndtering af post uden relevans for Udbetaling Danmark er en proces, der varetages af Udbetaling Danmark i dialog med afsender af forsendelsen Processen omfatter kommunikation til afsender og evt. videreforsendelse til rette instans. Forsendelsen er sendt fra posthåndteringsleverandøren til ATP Administration, eller den er sendt direkte fra Post Danmark til ATP Administration, hvis forsendelsen har været navnebestemt (attentionnavn eller mærket fortrolig på kuverten). Processen starter, når man i forbindelse med modtagelse af henvendelser til Udbetaling Danmark konstaterer, at der er tale om en henvendelse, som ikke vedrører Udbetaling Danmark. Processen indledes med en vurdering af, om henvendelsen har relevans for en anden myndighed end Udbetaling Danmark. Hvis vurderingen resulterer i, at henvendelsen ikke har relevans for Udbetaling Danmark, videresender ATP Administration forsendelsen den til rette myndighed, hvis det er muligt af forsendelsen at vurdere, hvilken myndighed der bør modtage den. Udbetaling Danmark sender orientering til borger om, at forsendelsen er videreformidlet til rette instans. Udbetaling Danmark journaliserer orienteringen af borger/arbejdsgiver/anden afsender af forsendelsen om, at forsendelsen er videreformidlet. Udbetaling Danmark kommunikerer via borger.dk eller virk.dk, hvis dette er muligt. Hvis det ikke er muligt at videresende forsendelsen til rette instans, sender Udbetaling Danmark posten retur sammen med en orientering til borger/arbejdsgiver/anden afsender om, at forsendelsen er modtaget i Udbetaling Danmark, og at Udbetaling Danmark ikke er rette modtager af henvendelsen. Denne orientering journaliseres. 8